Det er en viss misforståelse og derfor forvirrende bruk av begreper når det gjelder programadministrasjon. Noen ganger kalles et program et prosjekt. Noen ganger kalles et prosjekt et program. I tillegg blir porteføljen og programmet feilaktig brukt i stedet for hverandre. Denne artikkelen vil hjelpe deg å forstå de viktigste forskjellene og identifisere de unike aspektene ved portefølje-, program- og prosjektledelse.

For å begynne å skille mellom disse konseptene, bør du forestille deg en hierarkisk pyramide. Helt øverst i pyramiden er porteføljestyring, som inneholder alle programmer og prosjekter som er prioritert ut fra deres forretningsmål. Under dette er programledelse, som inneholder mange prosjekter som henger sammen da de støtter spesifikke forretningsmål. Programmer inneholder mange prosjekter, men prosjekter kan være uavhengige og del av en portefølje. Prosjekter skiller seg fra programmer ved at de er taktiske.

La oss utforske hvert konsept mer detaljert:

Porteføljeforvaltning

En av nøkkelaspektene ved prosjektporteføljestyring er at det er en prosess som er tydelig på linje med retningen til virksomheten. Prioriteringer etableres gjennom en hensiktsmessig optimaliseringsprosess for organisasjonen. Risikoer og belønninger vurderes og balanseres, og programmene velges basert på at de stemmer overens med organisasjonens strategi. Det gis en oversikt ved program- og prosjektgjennomføring slik at tilpasninger av porteføljen kan gjøres ved behov. Strategiske endringer kan også føre til porteføljejusteringer.

Program ledelse

Et sentralt trekk ved programledelse er forretningsstøtte og finansiering. Basert på en definisjon basert på beslutninger tatt på porteføljestyringsnivå, er programmene sponset av forretningsbehov. Programmet tar eierskap til fordelene og måles i hovedsak ved oppnåelse av disse fordelene. Programmer kan også ha "fordelstrømmer" eller sett med innbyrdes relaterte fordeler, for eksempel økte FoU-evner kombinert med økt markedspenetrasjon som går på tvers av flere funksjoner i organisasjonen. Fordi programmer, som i sin natur består av flere prosjekter, flyter gjennom funksjoner i en organisasjon, har de alle elementene i et forretningssystem og er derfor ledelsesorienterte.

Prosjektledelse

Prosjektledelse er opptatt av å levere evner som vanligvis er definert i et program. Prosjekter er drevet av strategier, men de har ikke det strategiske initiativet som programmer har. I stedet mottar prosjektet input-elementer, deretter designer og implementerer taktisk plan. Overvåking og endelig måling av suksess er ofte basert på taktiske hensyn som budsjett og plan i stedet for å oppnå strategiske forretningsmål.

Nå som du vet de grunnleggende forskjellene mellom portefølje-, program- og prosjektledelse, bør enhver organisasjon spesialisere seg i å implementere disse tre prosessene. Noen nøkkelfaktorer og hvordan de vil påvirke implementeringsvalgene dine er skissert nedenfor:

• Industri: Industri gir innsikt i stabilitet og konsistens i driften. Noen bransjer, som for eksempel legemidler, er drevet av produktlivssykluser, selv om det er lengre sykluser som involverer omfattende reguleringsprosesser. Forbrukerelektronikkbedrifter drives av kortere livssykluser og raskt utviklende teknologier, med liten stabilisering. Entreprenørselskaper er svært prosjektfokuserte og jobber med svært stabile teknologier og produkter.
• Organisasjonsstørrelse: Alt i alt, større størrelse krever flere formaliteter. Uten struktur i forholdet mellom strategier, kan forvaltning av porteføljer, programmer og prosjekter bli litt usammenhengende. De to fokuspunktene viser tilstedeværelsen av bevisste organisasjonsstrukturer for portefølje-, program- og prosjektledelse, samt et fokus på å bygge sterke koblinger mellom dem for flyt av informasjon, kommunikasjon og samarbeid.
• Volum av transaksjoner: Den mer snevert definerte operasjonelle evnen som finnes i produksjons- eller salgsbaserte organisasjoner vil tendere mot mindre formalitet og informasjon vil flyte fritt mellom portefølje-, program- og prosjektstyringsprosesser. I organisasjoner som er godt integrert horisontalt, som inneholder velutviklet sentral kompetanse innen forskning, markedsføring, produksjon, forsyning etc., vil det være iboende splittelser som må kontrolleres. Dette vil gjøre programmet mer utfordrende å administrere ettersom disse begrensningene vil bli brutt.
• Strategier: I likhet med ulike operasjonelle hensyn vil strategi påvirke organiseringen av portefølje-, program- og prosjektledelse avhengig av hvor kompleks strategien er. Et sentralt poeng som ikke er nevnt ovenfor er at strategiske allianser har en betydelig innvirkning på i hvilken grad disse prosessene er godt strukturert og kontrollert.

Standarder for portefølje-, program- og prosjektledelse finnes og klare definisjoner finnes blant dem. The Worldwide Project Management Institute (PMI) har utviklet og publisert følgende standarder (gratis for medlemmene):

• Standarden for porteføljestyring
• Standarden for programledelse
• En veiledning til Project Management Body of Knowledge (PMBOK) tredje utgave, tredje utgave

Nyere nyheter:

• 07/03/2010 23:15 - Hvor ofte bør du gjennomgå prosjektporteføljen din?
• 17/01/2010 16:22 - Hva er prosjektporteføljestyring
• 01/01/2010 20:58 - Fire nivåer av prosjektsuksess
• 01/01/2010 20:41 -

Det er kun mulig å ankomme målet når bevegelsesforløpet er riktig innstilt, og alle deltakere vet hvor og hvorfor de skal. Prosjekt og program er kategorier av vestlig ledelse, hvor det rettes økt oppmerksomhet mot kompetent planlegging. Hvordan forstå forskjellen mellom dem og hva påvirker forskjellene?

Hva er et prosjekt og program

• Prosjekt– et sammenkoblet sett med aktiviteter og prosesser, hvis hovedmål er gjennomføringen storstilt oppgave. Hovedattributtene er tidsfrister, ressurser og oppdrag. Gjennomføringen av prosjektet kan beregnes kvantitativt så vel som kvalitativt (de fastsatte mål oppnås eller mislykkes).
• Program– en gruppe prosjekter forent av et felles mål, ledelse, ressurser, oppdrag. Resultatet deres er en kvalitativ tilstandsendring forårsaket av gjennomføringen av planlagte oppgaver. Helseutviklingsprogrammet innebærer gjennomføring av en rekke prosjekter: bygge sykehus, drive forskning, lære opp personalet og mye mer.

Forskjellen mellom prosjekt og program

Så den viktigste forskjellen mellom disse konseptene er deres skala. Et program er flere prosjekter samlet av ett mål. Det måles ikke kvantitativt, men kvalitativt og innebærer en tilstandsendring. Fristene for prosjektgjennomføring er som regel strengt definert, og utsettelse av dem vil uunngåelig påvirke implementeringen av programmet.

Det er også forskjeller i kompleksiteten ved å implementere de tildelte oppgavene. Gjennomføringen av prosjektet virker enklere, siden for å lykkes er det nok å oppnå mål innen en viss tidsperiode. Programmet er kun en hypotese (kampen mot alkoholisme eller narkotikaavhengighet), som må bekreftes i praksis. Sammenhengende prosjekter og deres vellykkede implementering fører ikke alltid til en tilstandsendring, og resultatet kan være helt uforutsigbart.

Forskjellen mellom et prosjekt og et program er som følger:

• Omfanget av konseptet. Et program er et bredere konsept som inkluderer et sett med prosjekter.
• Varighet. Tidsrammen for implementering av programmet er bred, tidsrammen for prosjektet er spesifikk og målbar.
• Resultat. Prosjektet er iverksatt når de planlagte aktivitetene er avsluttet innen angitt dato. Resultatet av programmet er en endring i tilstanden, en innvirkning på situasjonen. Dermed kan selv den delvise implementeringen være vellykket, og den resulterende effekten kan overgå alle forventninger.
• Kompleksitet.Å implementere et program er vanskeligere enn å gjennomføre et prosjekt, siden alle oppgavene som er involvert må koordineres.

I moderne verden Bare den som er best forberedt på de kommende handlingene vinner. Programmet og planen er to viktige deler av prosjektledelse, hvis implementering av ideer kan føre til suksess for enhver bedrift. Å forstå forskjellen mellom dem er veldig viktig for fremtidige ledere som ikke bare ønsker å være et tannhjul i systemet, men å kompetent administrere ressurser og bestemme fremtiden deres.

Program- en sekvensiell algoritme av handlinger, hvis implementering vil tillate utøveren å oppnå et bestemt mål. Programmet kan være datamaskin, valg eller arbeid. De har alle én ting til felles: et sett med sammenhengende aktiviteter rettet mot å oppnå de tildelte oppgavene.
Plan– en serie handlinger forent av et enkelt mål og ment å være fullført før en bestemt dato. Planen lar deg lage en arbeidsplan som disiplinerer både et individ og en gruppe mennesker, og hjelper dem med å navigere i tid og rom.

Forskjellen mellom program og plan

Dermed er et program et vidt begrep som betegner en strategi for å oppnå resultater. Ingen aktivitet er komplett uten den. stort selskap og en organisasjon hvis leder virkelig ønsker å lykkes. Programmet er fleksibelt for å nå mål kan enkeltpoeng endres og tilpasses reelle forhold. Dessuten kan den ha flere planer utført parallelt.
En plan er en utdatert måte å implementere prosjektledelsesoppgaver på. Den er detaljert, og hver begivenhet har en tidsramme, men det er langt fra et faktum at gjennomføring av alle oppgaver vil føre til å nå mål.

TheDifference.ru bestemte at forskjellen mellom programmet og planen er som følger:

Bredde i konseptet. Program er en bredere kategori som kan inkludere flere planer.
Progressivitet. Programmet er mer fleksibelt enn planen, og det kan justeres og styres under gjennomføringsprosessen.
Fleksibilitet. Individuelle programelementer kan utføres uavhengig av hverandre, med flere mulige utfall. Planen er alltid lineær, og må derfor implementeres konsekvent.
Detaljering. Programmet inneholder kun generelle bestemmelser og mål, og planen inneholder en detaljert utdyping av hvert trinn, tidsramme og ressurser.
Evaluering av resultatet. For å forstå effektiviteten av planen, er det nødvendig å sammenligne de planlagte aktivitetene med de faktisk fullførte. Effektiviteten av programmet kan først vurderes når målet er oppnådd.

Har du noen gang forvekslet begrepet scene med begrepet prosess? Og begrepet stresskoffert med begrepet endelig resultat? Kanskje ikke, men prosjektledelsesterminologi kan være forvirrende. Denne artikkelen hjelper deg med å finne svar på spørsmålene dine.

I denne artikkelen

Introduksjon til det grunnleggende: stadier, prosesser, porteføljer og produkter

Et prosjekt er ganske enkelt et sett med aktiviteter som skjer i henhold til en tidsplan og produserer noe resultat. Noen prosjekter er autonome, andre har en «Nei»-holdning og overgang inn i organisasjonen. På den annen side er noen prosjekter en del av større aktiviteter, som milepæler, prosesser, programmer og porteføljer.

Stadier

Prosjekter kan planlegges ut fra etapper, som lar deg administrere flere prosjekter knyttet til samme mål i fellesskap. La oss si at en veldedig organisasjon må holde en pengeinnsamling hvert år. For å administrere alle prosjekter knyttet til denne oppgaven deler velforeningen prosjekter inn i tre stadier: planlegging, arrangement og oppfølging. Hvert trinn inneholder flere prosjekter.

Prosesser

Aktiviteter i to ulike prosjekter kan henge sammen; dermed dannes prosesser. La oss si at det er to prosjekter: det ene inneholder aktivitetene som kreves for å utvikle et teknisk problemsporingssystem, og det andre inneholder aktivitetene som kreves for å ansette og trene støttepersonell.

Det kombinerte settet med aktiviteter fra de to prosjektene danner prosessen med å opprette et kundesenter. Resultatet av prosessen er et fullt operativt kundesenter.

Programmer

Program er en gruppe prosjekter som administreres sammen for å effektivt utnytte relasjonene deres. For eksempel administrerer et byggefirma som jobber med et nytt nabolag hver bolig i nabolaget som et eget prosjekt. Å gruppere prosjekter i et nabolagsprogram gjør det lettere å spore fremdriften til et helt nabolag og planlegge for eksterne ressurser som sementbiler eller landskapsentreprenører.

Porteføljer

Noen prosjektledere kan bruke porteføljerå samkjøre prosjekter og programmer med relevante strategiske forretningsmål. For eksempel et utviklingsselskap programvare identifisert tre strategiske forretningsmål: «Industriinnovasjon», «Utvikling av sikker programvare» og «Kundestøtte av høy kvalitet». Organisasjonen oppretter porteføljer for hvert av disse målene (innovasjon, sikkerhet og støtte) og kartlegger aktuelle prosjekter og programmer til dem.

Endelige resultater av prosjektet

Prosjekter, stadier og prosesser fører til et eller annet resultat, som kalles sluttresultat. Vanligvis er sluttresultatet en spesifikk håndgripelig gjenstand, for eksempel et dokument eller et ferdig produkt. Sluttresultatene kan ikke bare være produkter og varer, men også resultater eller tjenester. Tabellen nedenfor viser noen eksempler på disse typene.

Microsoft Project og eksisterende prosjektstyringssystem

For å ta det steg for steg enda lenger, refererer et prosjektledelse "system" til et integrert sett med prosesser, teknikker, metoder og verktøy som brukes til å planlegge og spore prosjekter. Microsoft Project er et verktøy innenfor et større prosjektstyringssystem. Prosjekter, også kalt prosjektplaner, lagres som separate filer i Project 2010 og kan grupperes i større aktiviteter, som milepæler, prosesser, programmer og porteføljer.