การตรวจสอบภายในของระบบการจัดการเป็นหนึ่งในกระบวนการสำคัญของระบบการจัดการ ตามที่ผู้เชี่ยวชาญชาวตะวันตกกล่าวว่าหากระบบการจัดการดังกล่าวมีกระบวนการเช่น

ความรับผิดชอบในการบริหารจัดการ;

การดำเนินการแก้ไขและป้องกัน

การตรวจสอบภายใน (การตรวจสอบ);

การวิเคราะห์ข้อมูล;

พัฒนาอย่างต่อเนื่อง

ได้รับการดีบั๊กและนำไปใช้ตามข้อกำหนดของมาตรฐาน ดังนั้นกระบวนการอื่นๆ ทั้งหมดของระบบการจัดการคุณภาพและ/หรือระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมจะไม่เพียงทำงานได้ แต่ยังได้รับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องอีกด้วย

ในระหว่างการตรวจสอบภายในจะมีการตรวจสอบการปฏิบัติตามกิจกรรมในระบบการจัดการขององค์กรตามข้อกำหนดของเอกสารบางอย่าง นอกจากนี้ในระหว่างการจัดทำระบบการจัดการเพื่อการรับรองจะมีการตรวจสอบภายในเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของมาตรฐาน (เช่น ISO 9001, ISO 14001) และมาตรฐาน ISO อื่น ๆ (เช่น ISO 19011) อย่างไรก็ตาม ตั้งแต่เวลาที่ได้รับการรับรองระบบการจัดการ การตรวจสอบภายในจะดำเนินการเพื่อให้สอดคล้องกับเอกสารที่ได้รับอนุมัติของระบบการจัดการ (นโยบายคุณภาพและวัตถุประสงค์ คู่มือคุณภาพ ขั้นตอนเอกสาร และเอกสารระดับล่าง)

การตรวจสอบภายในของระบบการจัดการช่วยให้คุณสามารถแก้ไขงานต่อไปนี้:

การยืนยันการปฏิบัติตามกิจกรรมและผลลัพธ์ในระบบการจัดการตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้

การวิเคราะห์และกำจัดสาเหตุของความไม่สอดคล้องที่ระบุ

ป้องกันการเกิดปัญหาด้านคุณภาพ

การยืนยันการดำเนินการแก้ไข

การประเมินประสิทธิผลของระบบการจัดการการทำงาน

การสร้างระดับความเข้าใจโดยเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับเป้าหมายวัตถุประสงค์และข้อกำหนดที่กำหนดโดยเอกสารระบบการจัดการ

การกำหนดแนวทางในการปรับปรุงระบบการจัดการคุณภาพและ/หรือระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมโดยรวมและในแต่ละกระบวนการให้ดียิ่งขึ้น

1.6.1. ข้อดีและข้อเสียของการตรวจสอบภายในเมื่อเทียบกับการตรวจสอบภายนอก

ข้อดีของการตรวจสอบภายในเมื่อเปรียบเทียบกับการตรวจสอบภายนอกมีดังต่อไปนี้:

ความรู้ของผู้ตรวจสอบภายในเกี่ยวกับข้อมูลเฉพาะขององค์กรของตน

การไม่มีทัศนคติที่มีอคติของพนักงานในแผนกที่ได้รับการตรวจสอบต่อผู้ตรวจสอบภายในซึ่งไม่ถูกมองว่าเป็นบุคคลภายนอกขององค์กร

ความรู้โดยผู้ตรวจสอบภายในเกี่ยวกับช่องทางการสื่อสารเฉพาะที่ดำเนินงานในองค์กร

ความรู้ของผู้ตรวจสอบภายในเกี่ยวกับผู้นำนอกระบบซึ่งข้อมูลอาจเป็นประโยชน์มากที่สุดในการตรวจสอบ

ความเป็นไปได้ของการใช้ข้อมูลที่เป็นความลับในรายงานการตรวจสอบ

ขาดแรงกดดันด้านเวลาในระหว่างการตรวจสอบภายในซึ่งจำกัดความเป็นไปได้ของการศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมของวัตถุที่ได้รับการตรวจสอบ

ความเป็นอิสระในการทำงานของผู้ตรวจสอบภายในจากตารางการทำงานของพนักงานของหน่วยงานที่ตรวจสอบ

ความเป็นไปได้ในการใช้ผู้ตรวจสอบภายในเป็นผู้เชี่ยวชาญ

ต้นทุนค่อนข้างต่ำในการดำเนินการตรวจสอบภายใน ข้อเสียของการตรวจสอบภายในเมื่อเปรียบเทียบกับการตรวจสอบภายนอกมีดังต่อไปนี้:

ข้อสรุปที่เป็นกลางในระดับที่น้อยกว่าการตรวจสอบภายนอกเนื่องจากผู้ตรวจสอบภายในมีอคติต่อพนักงานบางคนขององค์กร

ผู้ตรวจสอบภายในมีความเข้มข้นน้อยกว่าในระหว่างการตรวจสอบภายนอก เนื่องจากกรอบเวลาที่เข้มงวดน้อยกว่า

การวิพากษ์วิจารณ์จากผู้ตรวจสอบภายในนั้นเจ็บปวดยิ่งกว่า

ระดับคุณสมบัติของผู้ตรวจสอบภายในมักจะต่ำกว่าระดับการฝึกอบรมของผู้ตรวจสอบภายนอก

ผลลัพธ์ของการตรวจสอบภายในถือได้ว่าเป็นข้อมูลที่มีวัตถุประสงค์น้อยกว่าเกี่ยวกับประสิทธิภาพและประสิทธิผลของระบบการจัดการขององค์กรเมื่อเปรียบเทียบกับการตรวจสอบภายนอก

ผลการตรวจสอบภายในไม่สามารถใช้ในการโฆษณากิจการได้

ต้นทุนการตรวจสอบภายในถูกกำหนดให้แม่นยำน้อยกว่าต้นทุนการตรวจสอบภายนอก

หลักการองค์กรของการตรวจสอบภายในของระบบการจัดการ

การจัดองค์กรตรวจสอบภายในของระบบการจัดการควรยึดหลักการ 7 ประการดังต่อไปนี้

1. หลักการของความสม่ำเสมอ: การตรวจสอบเฉพาะแต่ละครั้งจะดำเนินการตามขั้นตอนเดียวที่ฝ่ายบริหารขององค์กรกำหนดขึ้นอย่างเป็นทางการซึ่งทำให้มั่นใจในความเป็นระเบียบเรียบร้อยไม่มีความคลุมเครือและเปรียบเทียบได้

2. หลักการที่เป็นระบบ: การวางแผนและดำเนินการตรวจสอบเฉพาะของกระบวนการต่าง ๆ (หน้าที่งาน) ของระบบการจัดการควรดำเนินการโดยคำนึงถึงความสัมพันธ์เชิงโครงสร้างที่กำหนดไว้

3. หลักการจัดทำเอกสาร: การตรวจสอบแต่ละครั้งได้รับการจัดทำเป็นเอกสารในลักษณะใดลักษณะหนึ่งเพื่อให้มั่นใจในความปลอดภัยและการเปรียบเทียบข้อมูลเกี่ยวกับสถานะที่แท้จริงของวัตถุที่ได้รับการตรวจสอบ

4. หลักข้อควรระวัง: มีการวางแผนการตรวจสอบแต่ละครั้ง และแจ้งให้บุคลากรของหน่วยงานตรวจสอบทราบล่วงหน้าถึงวัตถุประสงค์ ขอบเขต เวลา และวิธีการดำเนินการตรวจสอบ เพื่อให้มีการเตรียมการสำหรับการตรวจสอบได้ครบถ้วนที่สุด ขจัดความเป็นไปได้ที่บุคลากรจะหลบเลี่ยงการจัดหาและการสาธิตข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด

5. หลักการของความสม่ำเสมอ: การตรวจสอบจะดำเนินการในช่วงเวลาหนึ่งเพื่อให้กระบวนการทั้งหมดของระบบการจัดการและทุกแผนกขององค์กรอยู่ภายใต้การวิเคราะห์และประเมินผลอย่างต่อเนื่องโดยฝ่ายบริหารขององค์กร

6. หลักการแห่งความเป็นอิสระ: บุคคลที่ดำเนินการตรวจสอบไม่ควรรับผิดชอบโดยตรงต่องานที่ได้รับการตรวจสอบและขึ้นอยู่กับหัวหน้าหน่วยงานที่ได้รับการตรวจสอบเพื่อขจัดความเป็นไปได้ของผลการตรวจสอบที่มีอคติ

7. หลักการเปิดกว้าง: จะต้องเปิดผลการตรวจสอบแต่ละครั้ง

1.6.3. ดำเนินการตรวจสอบภายในระบบบริหารคุณภาพ และ/หรือ ระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม

พิจารณาขั้นตอนทั่วไปในการดำเนินการตรวจสอบภายในของระบบการจัดการคุณภาพซึ่งนำเสนอในรูปแบบของแผนภาพการไหล (แผนภาพบล็อก) ในรูปที่ 1 1.4.

แสดงในรูปที่. 1.4 ในรูปแบบของบล็อก 2 กระบวนการ "ดำเนินการตรวจสอบ" ในทางกลับกันสามารถแสดงในรูปแบบของแผนภาพบล็อก (แผนภาพการไหล) นำเสนอในรูปที่ 1 1.5.

เมื่อดำเนินการสำรวจ ผู้ตรวจสอบจะต้องได้รับข้อมูลหลักเกี่ยวกับวัตถุที่ได้รับการตรวจสอบในรูปแบบของคำตอบสำหรับคำถาม การสำรวจสามารถทำได้ผ่านแบบสอบถามหรือระหว่างการสนทนา (สัมภาษณ์) กับพนักงานของหน่วยงานที่ได้รับการตรวจสอบ ในกรณีนี้ผู้ตรวจสอบบัญชีแนะนำให้ใช้คำแนะนำสิบสามข้อต่อไปนี้สำหรับองค์กรและเทคนิคการสนทนา:

1. ควรเลือกคู่สนทนาจากผู้ที่ดำเนินกิจกรรมที่ได้รับการตรวจสอบโดยตรง

จัดให้มีการประชุมเบื้องต้น ดำเนินการตรวจสอบ; จัดประชุมปิดการประชุม การจัดทำรายงานการตรวจสอบ การส่งรายงานเพื่อขออนุมัติ การสรุปรายงาน

การแจกจ่ายรายงานให้กับผู้มีส่วนได้เสีย การบันทึกผลการตรวจสอบ การพัฒนาการดำเนินการแก้ไข ขจัดสาเหตุของความไม่สอดคล้อง; การควบคุมการตรวจสอบ การลงทะเบียนการดำเนินการแก้ไข แจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับการขจัดการไม่ปฏิบัติตาม;

ข้าว. 1.4. Flowchart (ผังงาน) ของการตรวจสอบภายใน

2. เมื่อวางแผนการสนทนา จำเป็นต้องคำนึงถึง:

พนักงานหนึ่งคน (หน้าที่และอำนาจ ระดับการศึกษา และการฝึกอบรมวิชาชีพ)

กิจกรรมที่พนักงานดำเนินการ (เอกสารประกอบการปฏิบัติตามแนวทางการทำงาน)

อุปกรณ์ในการทำงานของพนักงาน (อุปกรณ์ อุปกรณ์สำนักงาน การปฏิบัติตามข้อกำหนดของขั้นตอนที่จัดทำเป็นเอกสารหรือคำแนะนำในการทำงาน)

วัสดุที่ใช้ในการทำงานของพนักงาน (การปฏิบัติตามข้อกำหนดทางเทคนิค สถานะการควบคุมและการทดสอบที่ยอมรับได้)

ข้าว. 1.5. แผนภาพการไหล (แผนภาพบล็อก) ของกระบวนการตรวจสอบที่ไซต์งาน (ในองค์กร การบริการ การประชุมเชิงปฏิบัติการ แผนก)

3. ต้องสื่อสารหัวข้อและลำดับการสนทนาให้พนักงานทราบล่วงหน้า

4. ควรจัดสรรเวลาที่เพียงพอสำหรับการสนทนา และในระหว่างการสนทนา ผู้ตรวจสอบบัญชีและคู่สนทนาควรได้รับการปกป้อง หากเป็นไปได้ จากการแทรกแซงจากภายนอก

5. ในระหว่างการสนทนา ผู้ตรวจสอบสามารถหยุดคู่สนทนาได้ แต่เฉพาะในกรณีที่เขาวอกแวกจากหัวข้ออย่างชัดเจน อย่างไรก็ตาม จะต้องกระทำในลักษณะที่เขาไม่ได้รับความรู้สึกว่าข้อมูลที่เขาได้รับนั้นไม่มีนัยสำคัญ

6. หากการสนทนาดำเนินการโดยผู้ตรวจสอบบัญชีสองคน (หรือมากกว่า) พร้อม ๆ กัน คำถามควรถามโดยคนใดคนหนึ่งเป็นหลัก และอีกคนหนึ่งควรจดบันทึก (แม่นยำในระหว่างการสนทนา ไม่ใช่หลังจากนั้น)

สำหรับเทคนิคการสนทนา การเลือกวิธีตั้งคำถามที่ถูกต้องมีความสำคัญอย่างยิ่ง ในตาราง 1.4 ระบุประเภทของคำถามที่อาจเกิดขึ้นในการปฏิบัติงานของผู้สอบบัญชีและตัวอย่างของการกำหนด (การเลือกคำถามประเภทใดประเภทหนึ่งขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์เฉพาะของการสนทนาและสถานการณ์ที่ดำเนินการ)

58_SV. โปโนมาเรฟ, SV. Mishchenko, V.Ya. Belobragin และคณะ “การจัดการคุณภาพผลิตภัณฑ์”

ตารางที่ 1.4

ประเภทคำถามหลักที่อาจเกิดขึ้นในการปฏิบัติงานของการตรวจสอบภายใน ประเภทคำถาม คำจำกัดความและตัวอย่าง คำถามปิด คำตอบที่คาดหวังเฉพาะในรูปแบบ "ใช่" หรือ "ไม่" (“ คุณใช้เอกสารนี้ (วิธีการ)) ในงานของคุณ?”) คำถามเปิด คำตอบที่ไม่เพียงต้องการเพียงพยางค์เดียวว่า "ใช่" หรือ "ไม่" (“ คุณใช้วิธีการอื่นใด (วิธีการควบคุม) ในการทำงานของคุณ?”) คำถามอธิบายที่ต้องการคำชี้แจงการยืนยัน (“ คุณช่วยอธิบายหน่อยได้ไหมว่าคุณหมายถึงอะไร?”) คำถามนำ (กลับมา) คำถามที่นำไปสู่คำตอบหรือมีคำตอบพร้อม (“คุณไม่คิดว่าเป็นเช่นนั้นเหรอ คุณทำการวิเคราะห์อย่างสม่ำเสมอใช่ไหม?”) ทางเลือก คำถาม คำตอบซึ่งอาจมีหนึ่งในสองตัวเลือกที่ตรงกันข้าม ("สาเหตุของความคลาดเคลื่อนนี้เป็นสิ่งนี้หรือสิ่งนั้น") คำถามเชิงยืนยันที่มีข้อความ ("ในกรณีนี้จะแตกต่างออกไปหรือไม่") ความยากลำบากในการสื่อสาร คำถามที่สร้างอุปสรรคในการสื่อสาร (“เป็นอย่างอื่นได้ไหม?” เตือนแล้วอย่าทำแบบนี้เหรอ? ฉันไม่ได้บอกคุณหรือว่านี่คือสิ่งที่จะพบได้ที่นี่?”) คำถามส่วนบุคคล คำตอบที่เกี่ยวข้องกับการประเมินกิจกรรมของบุคคล (บุคคล) (“ใครจะตำหนิในความเห็นของคุณสำหรับความคลาดเคลื่อนนี้ ?") ความสนใจ!

ประเภทของคำถามที่ผู้สอบบัญชีต้องการจะเป็นคำถามปลายเปิดและมีคำอธิบาย คำถามที่ไม่แนะนำ ได้แก่ คำถามแบบปิด คำถามนำ ทางเลือก การยืนยันและการสื่อสารที่ซับซ้อน เราไม่สามารถยอมรับคำถามแบบปรับเปลี่ยนในแบบของคุณได้

ความสนใจ!

ตัวอย่างคำถามที่ไม่ถูกต้อง “หน่วยงานมีอุปกรณ์ควบคุมและตรวจวัดที่จำเป็นหรือไม่”

ตัวอย่างคำถามที่ดี: “ความต้องการเครื่องมือวัดถูกกำหนดอย่างไร? ขั้นตอนในการพิจารณาความแม่นยำที่ต้องการของอุปกรณ์มีอะไรบ้าง? ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการสังเกตขั้นตอนการสอบเทียบ (ทวนสอบ) อุปกรณ์อย่างทันท่วงที”

7. ในระหว่างการสนทนา ผู้ตรวจสอบบัญชีควรจำไว้ว่าหลักฐานของคู่สนทนาสามารถถือว่าเป็นกลางได้หากได้รับการสนับสนุนจากข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง มิฉะนั้นจะมีลักษณะเป็นอัตนัย ดังนั้นผู้ตรวจสอบบัญชีจึงไม่สามารถใช้เพื่อการวิเคราะห์และประเมินผลได้

8. ในระหว่างการสนทนา คุณควรถามคำถามโดยตรงโดยเริ่มจากคำว่า "อะไร" "ใคร" "ที่ไหน" "เมื่อไหร่" "อย่างไร" และ "ทำไม" เพื่อให้ได้หลักฐานการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ผู้ตรวจสอบบัญชีอาจถามว่า “คุณช่วยแสดงให้ฉันเห็นหน่อยได้ไหม…?”

บทที่ 1_การตรวจสอบระบบการจัดการคุณภาพ 59

9. ในระหว่างการสนทนา คุณไม่ควรใช้คำศัพท์ที่ไม่ชัดเจนกับคู่สนทนา

10. การสนทนาที่จัดขึ้นในที่ทำงาน (“ในสนาม”) ไม่ควรยาวเกินไปเพื่อไม่ให้คู่สนทนาเกิดความกังวลใจ ขอแนะนำให้ดำเนินการสนทนาที่มีรายละเอียดมากขึ้นในสถานที่ (สำนักงาน) ซึ่งไม่มีอะไรจะหันเหความสนใจไปจากหัวข้อสนทนา

11. ความไม่สอดคล้องที่ระบุในระหว่างการสนทนาควรได้รับการบันทึกโดยผู้ตรวจสอบในใบตรวจสอบหรือ สมุดบันทึกโดยมีการอ้างอิงที่ขาดไม่ได้ไปยังข้อไม่ปฏิบัติตาม (ส่วน) ของเอกสารกำกับดูแล

12. ในตอนท้ายของการสนทนา ผู้ตรวจสอบบัญชีจะต้องสรุปข้อมูลที่ได้รับ กำหนดความประทับใจหลัก (เชิงบวกและเชิงลบ) และประเด็นสนับสนุน อนุญาตให้ผู้ให้สัมภาษณ์อ่านความเห็นของผู้สอบบัญชีเกี่ยวกับรายงานการตรวจสอบได้

13. ข้อมูลที่ได้รับระหว่างการสนทนาควรได้รับการวิเคราะห์โดยเปรียบเทียบกับข้อมูลในหัวข้อนี้ที่ได้รับจากการสนทนากับพนักงานคนอื่น ๆ และข้อสังเกตส่วนตัวของผู้สอบบัญชี

1.6.5. จิตวิทยาพฤติกรรมผู้ตรวจสอบบัญชี

ไม่ว่าลักษณะของความสัมพันธ์กับบุคลากรของหน่วยงานที่ได้รับการตรวจสอบโดยรวมและพนักงานแต่ละคนตลอดจนความรู้สึกของเขาจะเป็นอย่างไรผู้ตรวจสอบบัญชีจะต้องประพฤติตนร่วมกับพวกเขาในลักษณะที่ทำให้มั่นใจได้ถึงความสำเร็จของการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบบัญชีต้องเตรียมพร้อมสำหรับข้อเท็จจริงที่ว่าปัญหาภายในใด ๆ ที่มีอยู่ในหน่วยตรวจสอบอาจทำให้เกิดทัศนคติเชิงลบต่อการตรวจสอบได้ ในกระบวนการทำงาน ผู้ตรวจสอบบัญชีอาจเผชิญกับทั้งทัศนคติที่ไม่เป็นมิตรต่อตนเองอย่างเห็นได้ชัดและพฤติกรรมทำลายล้างของผู้ตรวจสอบ เขาต้องไม่เพียงแต่พร้อมสำหรับสิ่งนี้เท่านั้น แต่ยังต้องมีวิธีการและเทคนิคที่ทำให้เขาสามารถเปลี่ยนสถานการณ์เช่นนี้ได้ตามใจชอบ

จากสิ่งข้างต้น ผู้ตรวจสอบภายในสามารถให้คำแนะนำต่อไปนี้เกี่ยวกับจิตวิทยาของพฤติกรรมของเขาในระหว่างการตรวจสอบ:

1. ในขั้นต้น ผู้ตรวจสอบจะต้องมุ่งมั่นที่จะให้ผลการตรวจสอบเป็นบวก แต่ละครั้งที่เริ่มการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบบัญชีจะต้องดำเนินการตามสมมติฐานว่าวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบนั้นได้รับการจัดระเบียบและดำเนินการตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้ สิ่งนี้คล้ายกับข้อสันนิษฐานว่าเป็นผู้บริสุทธิ์ ซึ่งในทางปฏิบัติกฎหมายอาญาหมายถึงการยอมรับความจริงที่ว่าผู้ต้องสงสัยนั้นถือว่าบริสุทธิ์จนกว่าจะพิสูจน์เป็นอย่างอื่นได้

2. จากพฤติกรรมทั้งหมดของเขา ผู้ตรวจสอบบัญชีจะต้องแสดงให้พนักงานของหน่วยงานตรวจสอบเห็นว่าเขาเห็นงานหลักในการรวบรวมหลักฐานที่น่าเชื่อถือและในการนำเสนอข้อสรุปที่เป็นกลางเกี่ยวกับสถานะของวัตถุที่ได้รับการตรวจสอบ และไม่ตรวจจับความไม่สอดคล้องกัน

ตำแหน่งนี้ช่วยเพิ่มความมั่นใจในการทำงานของผู้ตรวจสอบในส่วนของบุคลากรของหน่วยงานที่ได้รับการตรวจสอบและช่วยให้เกิดความเปิดกว้างมากขึ้นเมื่อนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับสถานะของวัตถุที่ได้รับการตรวจสอบแก่เขา

3. ผู้ตรวจสอบบัญชีต้องสามารถโน้มน้าวพนักงานในหน่วยงานที่ได้รับการตรวจสอบว่าการดำเนินการตรวจสอบเป็นประโยชน์ต่อหน่วยงาน ผู้ตรวจสอบจะต้องพิสูจน์ว่าการกำจัดสาเหตุของความไม่สอดคล้องแต่ละอย่างที่พบในระหว่างการตรวจสอบจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของหน่วยงานที่ได้รับการตรวจสอบ ยิ่งผู้ตรวจสอบประสบความสำเร็จในการแก้ปัญหานี้มากเท่าใด ปฏิสัมพันธ์ของเขากับพนักงานของหน่วยงานที่ได้รับการตรวจสอบก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น

4. หัวข้อของการตรวจสอบคือกิจกรรมในระบบการจัดการคุณภาพ ไม่ใช่พนักงานที่ปฏิบัติงาน ผู้ตรวจสอบจะค้นหาข้อเท็จจริง ไม่ใช่เพื่อหาข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกันและผู้กระทำผิด เขาวิเคราะห์และประเมินข้อเท็จจริง ไม่ใช่จุดแข็งและจุดอ่อนส่วนบุคคลของพนักงาน ด้วยเหตุนี้ผู้ตรวจสอบบัญชีไม่ควรเข้าร่วมการอภิปรายเกี่ยวกับพฤติกรรมของพนักงานบางคนขององค์กรและกำหนดระดับความผิดของพวกเขาในความไม่สอดคล้องที่ตรวจพบ

5. ผู้ตรวจสอบบัญชีจะต้องเป็นผู้ฟังที่ดี นี่เป็นหนึ่งในทักษะที่สำคัญที่สุดของเขา เพราะภูมิปัญญาตะวันออกกล่าวว่า: "ความจริงไม่ได้อยู่ในปากของผู้พูด แต่อยู่ในหูของผู้ฟัง" ด้วยการฟังคู่สนทนาอย่างระมัดระวัง ผู้ตรวจสอบบัญชีไม่เพียงแต่ได้รับข้อมูลที่เขาต้องการเท่านั้น แต่ยังสร้างแรงบันดาลใจให้กับคู่สนทนาและเอาชนะใจเขาอีกด้วย ในกรณีนี้ผู้ตรวจสอบบัญชีจะ "เปิดเผย" คู่สนทนาและรับข้อมูลที่สำคัญที่สุด

6. ในระหว่างการสื่อสารผู้ตรวจสอบบัญชีควรมีสมาธิกับข้อความของคู่สนทนาอย่างเต็มที่ ขอแนะนำให้สรุปข้อความที่ยาวหรือสำคัญเป็นพิเศษของคู่สนทนาเพื่อได้รับการยืนยันความถูกต้องของความเข้าใจ วิธีนี้จะหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดอันเนื่องมาจากความเข้าใจผิดของคู่สนทนาและแสดงให้เห็นว่าสิ่งที่เขาพูดเป็นที่สนใจของผู้ตรวจสอบบัญชี ผู้ตรวจสอบบัญชีจะต้องแสดงการสนับสนุนคู่สนทนาทั้งทางวาจา (เช่น การใช้ เช่น ส่งเสริมการแสดงออกเช่น “ใช่ ฉันเข้าใจคุณ”) และการแสดงออกทางสีหน้าและท่าทาง

ผู้ตรวจสอบบัญชีไม่ควรกลัวความเงียบของคู่สนทนา ขอแนะนำให้ให้เวลาคู่สนทนาในการคิดและใช้การหยุดชั่วคราวที่เกิดขึ้นเพื่อเน้นความสนใจในข้อมูลของเขาและความจำเป็นในการเรียนรู้เพิ่มเติม

7. ผู้ตรวจสอบจะต้องกำหนดทิศทางการสนทนา (แบบสำรวจ) ไปในทิศทางที่ถูกต้องตามแผนที่คิดไว้ล่วงหน้า คุณไม่ควรปล่อยให้สถานการณ์ที่ทำให้คุณสับสน ในการทำเช่นนี้ เป็นการดีกว่าที่จะดำเนินการสนทนาโดยเฉพาะโดยไม่ถูกรบกวนจากหัวข้อที่ไม่เกี่ยวข้อง และหลีกเลี่ยงวลีทั่วไป ขอแนะนำให้หยุดพักเป็นระยะๆ เพื่อพูดคุยเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกัน

8. เมื่อสื่อสารกับพนักงานของหน่วยงานที่ได้รับการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบไม่ควรปล่อยอารมณ์ออกมา ในทุกสถานการณ์ คุณควรสงบสติอารมณ์และเป็นเหมือนธุรกิจโดยไม่ยอมแพ้ต่ออารมณ์ คุณต้องอดทนต่อข้อแก้ตัวหรือความไม่อดทนของคู่สนทนาของคุณ และยิ่งกว่านั้น คุณควรหลีกเลี่ยงความก้าวร้าวในส่วนของคุณ

คุณไม่สามารถโต้แย้งอย่างเปิดเผยและหยาบคายกับคู่สนทนาของคุณได้แม้ว่าเขาจะผิดอย่างชัดเจนและยังคงยืนกรานในมุมมองของเขาต่อไป: นักจิตวิทยาให้การเป็นพยานว่าการโต้แย้งทางอารมณ์ไม่ได้โน้มน้าวใครเลย แต่เพียงทำให้ผู้โต้แย้งหงุดหงิดและนำไปสู่การสื่อสารของพวกเขา ทางตัน

9. ผู้ตรวจสอบบัญชีไม่ควรมุ่งความสนใจไปที่พนักงานของผู้ถูกตรวจสอบ

หน่วยงานเฉพาะด้านลบที่ค้นพบระหว่างการตรวจสอบ ขอแนะนำให้สังเกตแง่มุมเชิงบวกเพื่อไม่ให้กีดกันผู้ที่ได้รับการทดสอบสิ่งจูงใจในการปรับปรุงงานของพวกเขา

10. เมื่อประเมินนัยสำคัญของความไม่สอดคล้องที่ตรวจพบ ผู้ตรวจสอบบัญชีควรรับฟังความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ สิ่งสำคัญคือการตรวจจับความคลาดเคลื่อน ไม่ใช่เพื่อกำหนดความสำคัญของมัน ในกรณีที่เป็นหนี้สงสัยจะสูญ ควรสังเกตความคลาดเคลื่อนที่ตรวจพบโดยไม่ต้องระบุนัยสำคัญ

11. เมื่อสื่อสารกับบุคลากรที่ได้รับการตรวจสอบ ผู้สอบบัญชีควรสร้างบรรยากาศของความปรารถนาดีและความร่วมมือ คุณไม่ควรแสดงความเป็นอิสระเกี่ยวกับพนักงาน ซึ่งอาจทำให้เกิดความแปลกแยกและเจตนาร้ายได้ ในทางตรงกันข้าม มีความจำเป็นต้องส่งเสริมในทุกวิถีทางที่เป็นไปได้ให้เกิดและเจาะลึกความสนใจทางวิชาชีพร่วมกันระหว่างตนเองและเจ้าหน้าที่ ขอแนะนำให้เอาตัวเองไปอยู่ในบทบาทของผู้เข้ารับการตรวจและจำไว้ว่ามีเพียงไม่กี่คนที่ชอบที่จะมีบทบาทนี้

12. ผู้ตรวจสอบบัญชีไม่ควรจงใจแสดงให้เห็นถึงความรู้หรือการตรวจสอบ (ตรวจสอบความสามารถ) ของคู่สนทนา เป็นที่ยอมรับไม่ได้ในการประเมินคำพูดของคู่สนทนาเช่น: "นี่เป็นความโง่เขลาที่เห็นได้ชัด" หรือจัดทำข้อความที่เป็นหมวดหมู่เช่น: "ทุกคนรู้เรื่องนี้" "ไม่ สถานการณ์แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง"

พฤติกรรมลักษณะนี้สามารถ "ระงับ" คู่สนทนาและทำให้เขา "ปิด" กับผู้ตรวจสอบบัญชี "รับ" ข้อมูลที่จำเป็น

ปฏิกิริยาที่เบากว่าจากผู้ตรวจสอบบัญชีต่อการตัดสินใจที่ผิดพลาดของคู่สนทนาจะดีกว่า เช่น: “ฉันเชื่อว่าความเข้าใจของคุณเกี่ยวกับปัญหานั้นไม่ถูกต้องทั้งหมด” หรือ “มาดูปัญหาด้วยวิธีต่อไปนี้กันดีกว่า”

การตรวจสอบระบบการจัดการคุณภาพ

13.ผู้ตรวจสอบบัญชีควรสนับสนุนให้คู่สนทนาค้นหาแนวทางแก้ไขที่เหมาะสม ทำได้โดยการอธิบายข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น ดังนั้นผู้ตรวจสอบบัญชีจึงไม่เพียงเพิ่มอำนาจในสายตาของตนเท่านั้น แต่ยังยืนยันวิทยานิพนธ์ว่าการตรวจสอบเป็นประโยชน์ต่อหน่วยที่ได้รับการตรวจสอบอีกด้วย หากผู้ตรวจสอบบัญชีไม่สามารถหลีกเลี่ยงข้อพิพาทได้ เขาควรสงบสติอารมณ์และแสดงให้เห็นถึงความรู้ทางวิชาชีพและหลักฐานการตัดสินใจของเขา

14ผู้ตรวจสอบบัญชีต้องรับรู้และอนุมัติทุกสิ่งที่น่าเชื่อถือ ความสงสัยและความสงสัยไม่ควรอยู่เหนือความเที่ยงธรรมของการประเมินของผู้สอบบัญชี ในทุกกรณีที่ผู้ตรวจสอบบัญชีได้พิจารณาความมีประสิทธิผลของกระบวนการที่ไม่เป็นทางการ ควรได้รับการอนุมัติและแนะนำสำหรับเอกสารที่เหมาะสม ในกรณีนี้ แนะนำให้ประเมินผลเชิงบวกของผู้สอบบัญชีต่อสาธารณะ เช่น ในการประชุมครั้งสุดท้าย ผู้ตรวจสอบบัญชีไม่ควรตระหนี่ในการชมเชย

15. ผู้ตรวจสอบบัญชีควรหลีกเลี่ยงการแสดงความคิดเห็นและการประเมินผลที่รุนแรง ความคิดเห็นที่ต้องการเช่น: “ฉันศึกษาเอกสารการออกแบบทั้งหมดที่คุณส่งมาอย่างรอบคอบ แต่ไม่พบเอกสารในเอกสารที่จะสะท้อนถึงเกณฑ์ในการประเมินคุณภาพของโครงการ ฉันขอให้มีการพัฒนาและจัดทำเกณฑ์เหล่านี้” ควรหลีกเลี่ยงถ้อยคำที่ทำให้การสนทนาซับซ้อน ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า “ฉันคิดว่า...” แนะนำให้ถามว่า: “คุณไม่คิดว่า…” หรือแทนที่จะพูดว่า “ในที่สุดฉันก็จะพิสูจน์ให้คุณเห็น...” เป็นการดีกว่าที่จะพูดว่า: “ตอนนี้คุณมั่นใจได้เลยว่า... »

16.5 เมื่อสื่อสารกับพนักงานของหน่วยงานที่ได้รับการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบจะต้องหลีกเลี่ยงความคิดเห็นและคำแนะนำที่สำคัญ ซึ่งการดำเนินการดังกล่าวอาจนำมาซึ่งการเปลี่ยนแปลงร้ายแรงในการทำงานของหน่วยงาน ความคิดเห็นและคำแนะนำดังกล่าวสามารถหารือกับหัวหน้าแผนกได้ในการประชุมครั้งสุดท้าย

17. ผู้ตรวจสอบบัญชีจะต้องเตรียมพร้อมสำหรับกลอุบายต่าง ๆ ของบุคลากรในหน่วยงานที่ได้รับการตรวจสอบ ส่งผลให้เสียเวลา และเสียสมาธิในการแก้ปัญหางานที่ผู้ตรวจสอบต้องเผชิญ สิ่งนี้อาจแสดงออกในความพยายามที่จะให้ผู้ตรวจสอบมีส่วนร่วมในการสนทนาในหัวข้อที่เป็นนามธรรม บังคับให้ผู้ตรวจสอบบัญชีรอให้พนักงานมาถึงเพื่อการสนทนาหรือการนำเสนอ เอกสารที่จำเป็น, ประดับประดาสถานภาพก่อนเริ่มการตรวจสอบ ฯลฯ

18. หากมีการคัดค้านอย่างเปิดเผยหรือแสดงความเกลียดชังต่อผู้ตรวจสอบในส่วนของพนักงานของหน่วยงานที่ได้รับการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบบัญชีจะต้องแจ้งให้หัวหน้าผู้ตรวจสอบบัญชีหรือหัวหน้าฝ่ายบริการที่มีคุณภาพทราบเกี่ยวกับเรื่องนี้

เมื่อได้รับข้อมูลดังกล่าวแล้ว หัวหน้าผู้ตรวจสอบบัญชี (หัวหน้าฝ่ายบริการคุณภาพ) จะต้องดำเนินมาตรการเพื่อให้แน่ใจว่าการตรวจสอบจะเสร็จสิ้น อย่างน้อยก็โดยผู้ตรวจสอบบัญชีรายอื่น

ก่อนอื่น คุณต้องเข้าใจว่า QMS คืออะไร และเหตุใดจึงจำเป็น QMS (ระบบการจัดการคุณภาพ)เป็นระบบที่สร้างขึ้นในองค์กรเพื่อใช้นโยบายและบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ในด้านคุณภาพ QMS เป็นชุดของมาตรการที่มุ่งจัดการคุณภาพของผลิตภัณฑ์ (ผลิตภัณฑ์หรือบริการ) ที่ผลิตโดยองค์กรโดยคำนึงถึงความต้องการและความคาดหวังของผู้บริโภคและเพิ่มความพึงพอใจ แต่ละบริษัทที่ใช้ระบบการจัดการคุณภาพจะบรรลุเป้าหมายของตนเอง ตัวอย่างเช่น การรับรองคุณภาพของผลิตภัณฑ์ที่ได้รับการประกาศ การกระจายทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ ความรับผิดชอบและอำนาจของบุคลากร การเพิ่มประสิทธิภาพของระบบการจัดการ การปรับปรุงกระบวนการที่โปร่งใส และการลดต้นทุนทรัพยากรที่เป็นไปได้ ฯลฯ

ฝากคำขอเพื่อรับคำปรึกษาฟรี

ตามเป้าหมายหลัก งานตรวจสอบจะถูกกำหนด:

• การตรวจสอบต้องกำหนดการดำเนินงานและประสิทธิผลของระบบบริหารคุณภาพ เหล่านั้น. ในระหว่างการตรวจสอบ จะพิจารณาว่าระบบคุณภาพได้ถูกนำมาใช้ในองค์กรมากน้อยเพียงใด ใช้งานได้หรือไม่ และระบบคุณภาพช่วยให้บรรลุผลลัพธ์ในกิจกรรมหลักขององค์กรหรือไม่
• การตรวจสอบควรให้ข้อมูลเกี่ยวกับประสิทธิผลของระบบคุณภาพ เช่น การตรวจสอบควรแสดงให้เห็นว่าระบบคุณภาพทำงานเหมือนกับระบบทุกประการ หรือมีเพียงองค์ประกอบเดียวของระบบนี้เท่านั้นที่ทำงาน และข้อกำหนดอื่น ๆ ทั้งหมดได้รับการปฏิบัติตามอย่างเป็นทางการเท่านั้น หรือไม่ปฏิบัติตามเลย
• มีความจำเป็นต้องกำหนดระดับการปฏิบัติตามมาตรฐานและขั้นตอน QMS - เช่น การตรวจสอบแสดงให้เห็นว่างานในองค์กรได้รับการปฏิบัติอย่างใกล้ชิดตามกฎที่กำหนดไว้ในขั้นตอนของระบบคุณภาพเพียงใด และมีความแตกต่างระหว่างงานจริงกับสิ่งที่กำหนดไว้ในเอกสารระบบคุณภาพหรือไม่
• ภารกิจต่อไปคือการตรวจสอบคุณภาพของงาน - เช่น ในระหว่างการตรวจสอบ สามารถตรวจสอบการปฏิบัติตามผลการทำงานตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้ในสัญญาหรือข้อกำหนดทางเทคนิคได้
• การตรวจสอบควรทำให้สามารถประเมินผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงในองค์กรต่อระบบการจัดการคุณภาพ - องค์กรไม่เคยหยุดนิ่งการเปลี่ยนแปลงใด ๆ เกิดขึ้นในองค์กรใด ๆ การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ในระดับที่แตกต่างกันอาจส่งผลกระทบต่อระบบคุณภาพ การตรวจสอบระบบคุณภาพสามารถแสดงให้เห็นว่าการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ส่งผลต่อระบบคุณภาพอย่างไร ไม่ว่าการเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้นในระบบคุณภาพที่เพียงพอต่อการเปลี่ยนแปลงในองค์กรหรือไม่ก็ตาม

ผลลัพธ์หลักที่การตรวจสอบควรนำไปสู่คือการระบุโอกาสในการปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กร ดังนั้นในการตรวจสอบใดๆ หลักฐานที่เป็นกลางซึ่งผู้ตรวจสอบพบระหว่างการตรวจสอบจึงเป็นสิ่งจำเป็น หลักฐานดังกล่าวสามารถรับได้ก็ต่อเมื่อเกณฑ์การตรวจสอบและกฎเกณฑ์ในการประเมินความไม่สอดคล้องมีความชัดเจน และไม่อนุญาตให้มีการตีความที่แตกต่างกัน

ผู้เข้าร่วมการตรวจสอบ

การตรวจสอบเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับผู้เข้าร่วมจำนวนมากเสมอ ขึ้นอยู่กับงานที่ผู้เข้าร่วมแก้ไขในกระบวนการนี้ สามารถแยกแยะบทบาทหลักหลายประการได้

ตามกฎแล้ว ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบภายนอกหรือภายใน ผู้เข้าร่วมการตรวจสอบมีบทบาทต่อไปนี้:

• ลูกค้าตรวจสอบ – ISO 19011:2011 กำหนดลูกค้าตรวจสอบเป็นองค์กรหรือบุคคลที่มอบหมายการตรวจสอบ ลูกค้างานตรวจสอบคือฝ่ายที่สนใจดำเนินการและรับผลการตรวจสอบมากที่สุด ลูกค้างานตรวจสอบมักจะเป็นฝ่ายบริหารขององค์กรที่ได้รับการตรวจสอบ ในกรณีที่มีการดำเนินการตรวจสอบภายในฝ่ายบริหารขององค์กรมีความสนใจในตัวผู้ตรวจสอบในการประเมินประสิทธิภาพของระบบคุณภาพอย่างเป็นกลางและแม่นยำและให้ข้อมูลเกี่ยวกับความไม่สอดคล้องทั้งหมดในงานและโอกาสในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ในกรณีที่มีการดำเนินการตรวจสอบภายนอกฝ่ายบริหารขององค์กรสนใจที่จะรับรองว่าระบบคุณภาพได้รับการยอมรับว่าตรงตามข้อกำหนดและได้รับการยืนยันจากเอกสาร (โดยการออกใบรับรอง - ในกรณีของการตรวจสอบรับรอง หรือการสรุปสัญญา - ในกรณีของการตรวจสอบโดยผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของผลิตภัณฑ์งานหรือบริการขององค์กร)
• ผู้ตรวจสอบคือบุคคลที่มีความสามารถในการดำเนินการตรวจสอบ (ISO 19011:2011) คุณภาพและประสิทธิผลของการตรวจสอบส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับคุณสมบัติและการฝึกอบรมของผู้ตรวจสอบ โดยคำนึงถึงคุณสมบัติของผู้ตรวจสอบบัญชีเป็นพิเศษ ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับคุณสมบัติของผู้ตรวจสอบแสดงอยู่ในมาตรฐาน ISO 19011:2011 โดยทั่วไปจะใช้กับผู้ตรวจสอบมืออาชีพที่ทำงานให้กับหน่วยรับรอง องค์กรสามารถกำหนดข้อกำหนดสำหรับคุณสมบัติของผู้ตรวจสอบภายในได้ แต่ไม่ได้หมายความว่าพนักงานขององค์กรคนใดสามารถแต่งตั้งเป็นผู้ตรวจสอบภายในได้ เพื่อให้พนักงานขององค์กรดำเนินการตรวจสอบภายในได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เขาจะต้องได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับวิธีการและเทคนิคในการดำเนินการตรวจสอบ รู้ข้อกำหนดของระบบคุณภาพ รู้ว่าระบบคุณภาพขององค์กรทำงานอย่างไร และมีความเข้าใจที่ดีเกี่ยวกับ สาขาวิชากิจกรรมที่เขาจะตรวจสอบ
• ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคคือบุคคลที่จัดให้มีผู้สอบบัญชีที่มีความรู้หรือประสบการณ์เฉพาะทาง ในระหว่างการตรวจสอบอาจเกิดปัญหาซึ่งความรู้และคุณสมบัติของผู้ตรวจสอบบัญชีไม่เพียงพอ ในกรณีเช่นนี้ ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคอาจมีส่วนร่วมในการตรวจสอบ การมีส่วนร่วมของผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคเป็นไปได้ทั้งในระหว่างการตรวจสอบภายในและภายนอก ในกรณีการตรวจสอบภายใน ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคอาจเป็นพนักงานของแผนกที่ทำงานคล้ายกับงานที่ได้รับการตรวจสอบ แต่ไม่จำเป็นต้องตรวจสอบงานของตนเองหรืองานของแผนกของตน ตัวอย่างเช่น หากองค์กรมีแผนกออกแบบสองแผนก ผู้เชี่ยวชาญจากแผนกหนึ่งสามารถทำหน้าที่เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคในการตรวจสอบแผนกที่สองและในทางกลับกัน ในกรณีของการตรวจสอบภายนอก ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคจะมีส่วนร่วมโดยผู้ตรวจสอบภายนอกจากบุคคลที่สาม
• ฝ่ายที่ได้รับการตรวจสอบแล้ว- ฝ่ายที่ได้รับการตรวจสอบคือพนักงานขององค์กรที่ได้รับการตรวจสอบ ในกรณีของการตรวจสอบทั้งภายในและภายนอก ผู้ตรวจสอบสามารถเป็นพนักงานขององค์กรใดก็ได้ รวมถึงฝ่ายบริหารขององค์กรและผู้ตรวจสอบภายใน

สถานะของการตรวจสอบระบบบริหารคุณภาพ

การตรวจสอบระบบการจัดการคุณภาพหมายถึงประเภทของการตรวจสอบที่ไม่ได้ถูกควบคุมโดยกฎหมายของรัฐบาลกลางหรือระหว่างประเทศ ดังนั้นจึงไม่มีบทบัญญัติทางกฎหมายที่บังคับใช้ในการกำหนดขั้นตอนและหลักเกณฑ์สำหรับการตรวจสอบระบบคุณภาพ การกำหนดข้อกำหนดสำหรับผู้ตรวจสอบ และการรายงานที่จำเป็น นี่เป็นเพราะความจริงที่ว่าการรับรองระบบคุณภาพเป็นของสาขาการรับรองโดยสมัครใจและงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการสร้างและการนำระบบคุณภาพไปใช้นั้นเป็นความคิดริเริ่มโดยสมัครใจขององค์กร ดังนั้น สำหรับองค์กรที่มีส่วนร่วมในการตรวจสอบระบบคุณภาพ ไม่จำเป็นต้องได้รับใบอนุญาตหรือใบอนุญาตอื่นๆ เพื่อดำเนินกิจกรรมนี้ ในการดำเนินการตรวจสอบภายใน ไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารดังกล่าวเป็นพิเศษ

การตรวจสอบภายในของ QMS ดำเนินการในองค์กรที่มีการดำเนินกิจกรรมตามกฎของระบบการจัดการคุณภาพที่นำมาใช้ในองค์กรนั้น ในบทความนี้คุณจะพบข้อมูลเกี่ยวกับลำดับการดำเนินการตรวจสอบดังกล่าวและทำความคุ้นเคยกับรายการเอกสารการทำงานที่ผู้ตรวจสอบใช้ในระหว่างการตรวจสอบ

การตรวจสอบ QMS - เป้าหมายและแหล่งข้อมูล

การตรวจสอบระบบการจัดการคุณภาพ (QMS) เป็นกระบวนการที่เป็นระบบในการรับข้อมูลเกี่ยวกับการทำงานของ QMS และการปฏิบัติตามเกณฑ์ที่กำหนดโดยมาตรฐานปัจจุบัน

การตรวจสอบ QMS สามารถ:

• ภายนอก - การตรวจสอบดำเนินการโดยพนักงานขององค์กรพิเศษบุคคลที่สาม
• ภายใน - การตรวจสอบดำเนินการโดยพนักงานของบริการที่มีคุณภาพขององค์กรที่ได้รับการตรวจสอบ (คุณจะพบรายละเอียดเกี่ยวกับบริการตรวจสอบภายใน)

การตรวจสอบภายในของระบบการจัดการคุณภาพดำเนินการโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อ:

• การระบุปัญหาและความไม่สอดคล้องอย่างทันท่วงทีในระบบ QMS ที่ดำเนินงานในองค์กร
• การกำหนดสาเหตุของความไม่สอดคล้องดังกล่าวและพัฒนาวิธีการกำจัด
• การตรวจสอบประสิทธิผลของการดำเนินการแก้ไขที่ดำเนินการตามผลการตรวจสอบที่เสร็จสิ้นก่อนหน้านี้
• เตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจสอบภายนอกเพื่อรับใบรับรองการปฏิบัติตาม ISO 9001 และมาตรฐานอื่น ๆ

แหล่งที่มาของข้อมูลระหว่างการตรวจสอบดังกล่าวอาจเป็น:

• การสนทนาส่วนตัวกับพนักงานของหน่วยงานที่ได้รับการตรวจสอบขององค์กร
• ผลการสังเกตการณ์อย่างเป็นอิสระของผู้ตรวจสอบเกี่ยวกับกิจกรรมของพนักงาน สภาพสถานที่ทำงาน สภาพการทำงาน ฯลฯ
• ข้อมูลที่ได้รับจากผู้บริโภคผ่านการตอบรับ
• เอกสารภายในของแผนก (รายงาน สัญญา คำแนะนำ การคำนวณ การออกแบบและเอกสารทางเทคโนโลยี ฯลฯ )
• รายงานเกี่ยวกับการตรวจสอบที่ดำเนินการและการปรับปรุงตามผลลัพธ์ที่รวบรวมไว้ก่อนหน้านี้

หลักการดำเนินการตรวจสอบภายในของระบบบริหารคุณภาพ

หลักการดำเนินการตรวจสอบภายในกำหนดไว้ใน GOST R ISO 19011-2012 ซึ่งรวมถึง:

• ความเป็นกลาง: ผู้ตรวจสอบบัญชีจะต้องประเมินข้อมูลและเอกสารที่ได้รับอย่างเป็นกลาง สร้างรายงานที่เป็นความจริงและถูกต้อง
• การรักษาความลับ: ผู้ตรวจสอบบัญชีจะต้องเก็บข้อมูลที่เขาได้รับจากบุคคลที่สามเป็นความลับ
• ความขยันหมั่นเพียรทางวิชาชีพ: ผู้ตรวจสอบบัญชีจะต้องขยันใช้ความรู้ทางวิชาชีพที่มีอยู่ที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ
• ความเป็นอิสระ: ผู้ตรวจสอบบัญชีจะต้องตัดสินใจอย่างอิสระตามข้อมูลที่เขาได้รับและไม่เปลี่ยนแปลงเนื่องจากอิทธิพลภายนอกของผู้มีส่วนได้เสีย
• แนวทางตามหลักฐานเชิงประจักษ์: เนื่องจากระยะเวลาที่จำกัดในการดำเนินการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบต้องใช้ตัวอย่างข้อมูลเฉพาะเพื่อให้ได้ข้อมูลเกี่ยวกับการทำงานของ QMS โดยรวม
• ความซื่อสัตย์: กิจกรรมของผู้ตรวจสอบจะต้องปฏิบัติตามหลักการทั้งหมดที่ระบุไว้ข้างต้นไปพร้อมๆ กัน

ขั้นตอนการดำเนินการตรวจสอบภายใน

ขั้นตอนการตรวจสอบภายในประกอบด้วยหลายขั้นตอนตามลำดับดังต่อไปนี้:

1. การออกคำสั่งให้ดำเนินการตรวจสอบ (ระบุข้อมูลเกี่ยวกับหน่วยงานที่ได้รับการตรวจสอบและองค์ประกอบของทีมตรวจสอบ)
2. จัดทำและอนุมัติแผนการตรวจสอบ
3. ดำเนินการประชุมเชิงปฏิบัติการโดยสมาชิกของทีมตรวจสอบ
4. การพัฒนาเอกสารการทำงานเพื่อการตรวจสอบ
5. แจ้งหน่วยตรวจสอบเกี่ยวกับการตรวจสอบที่กำลังจะเกิดขึ้น
6. ดำเนินการประชุมเบื้องต้นกับผู้แทนหน่วยงานที่ได้รับการตรวจสอบ
7. การตรวจสอบ.
8. การประชุมครั้งสุดท้ายกับผู้แทนหน่วยงานตรวจสอบ
9. จัดทำเอกสารการรายงานและแจกจ่ายให้กับผู้มีส่วนได้เสีย

โปรแกรมตรวจสอบ

โปรแกรมการตรวจสอบภายในเป็นเอกสารที่มีข้อมูลเกี่ยวกับการตรวจสอบที่ต้องดำเนินการในองค์กรในช่วงระยะเวลาหนึ่ง (โดยปกติคือหกเดือนหรือหนึ่งปี) การพัฒนาดำเนินการโดยตัวแทนของบริการที่มีคุณภาพขององค์กรซึ่งมีอำนาจดำเนินการตรวจสอบในแผนกของตน

โปรแกรมการตรวจสอบภายใน QMS ระบุ:

• วัตถุประสงค์การตรวจสอบ
• กระบวนการที่ได้รับการตรวจสอบ (ประเภทของกิจกรรมของหน่วย)
• หน่วยตรวจสอบ;
• เกณฑ์การตรวจสอบ
• เวลา (โดยปกติจะระบุเดือน) ของกิจกรรม
• ชื่อเต็มของผู้สอบบัญชี

เอกสารได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร (ผู้อำนวยการทั่วไป, หัวหน้าวิศวกร ฯลฯ ) หลังจากนั้น หัวหน้าฝ่ายบริการคุณภาพจะสร้างกำหนดการสำหรับการตรวจสอบเฉพาะและประสานงานกับฝ่ายบริหารของแผนกที่จะได้รับการตรวจสอบ

เนื้อหาและตัวอย่างแผนการตรวจสอบภายในระบบ QMS

หัวหน้าทีมตรวจสอบจะต้องจัดทำแผนการตรวจสอบและแบ่งปันกับหน่วยงานที่ได้รับการตรวจสอบ เอกสารนี้มีข้อมูลต่อไปนี้:

• วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ
• เกณฑ์ที่ใช้ในการตรวจสอบรวมถึงรายการเอกสารที่จะตรวจสอบ
• พื้นที่การตรวจสอบ (หน่วยที่ได้รับการตรวจสอบรวมถึงกระบวนการขององค์กรและการทำงานที่เกิดขึ้นในนั้น)
• การระบุวันที่และสถานที่ตรวจสอบ
• บทบาทและความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมตรวจสอบและผู้ติดตาม

เอกสารดังกล่าวได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กรที่กำลังตรวจสอบแผนกต่างๆ ในระหว่างการตรวจสอบ หัวหน้าทีมตรวจสอบสามารถปรับแผนได้ ตัวอย่างแผนการตรวจสอบภายในอาจมีลักษณะดังนี้

ฉันอนุมัติแล้ว

JSC "ฟโตโรพลาสต์"

(ลายเซ็น) /มัลเชนคอฟ อี.เอ./

01.08.2018

แผนการตรวจสอบภายใน

เหตุผลในการตรวจสอบ: โครงการตรวจสอบภายในของระบบบริหารคุณภาพ ปี 2561

วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ: การจัดการทรัพยากรสำหรับการติดตามและการวัดผล การสนับสนุนทางมาตรวิทยา

แผนกตรวจสอบ: ร้านเครื่องมือและจัดซื้อจัดจ้าง

ระยะเวลาการตรวจสอบ : 08/09/2561-08/10/2561

เกณฑ์การตรวจสอบ (การกำหนดเอกสารหรือส่วนต่างๆ): ข้อ 7.1.5 GOST R ISO 9001-2012, STO SMK 7.021-2017

วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ: การตรวจสอบและประเมินการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้

วันที่ส่งรายงาน: 08/13/2018

รายชื่อเจ้าหน้าที่ที่ควรส่งสำเนารายงาน: ตัวแทนฝ่ายบริหาร QMS หัวหน้าร้านเครื่องมือและจัดซื้อจัดจ้าง

ลายเซ็น:

(ลายเซ็น) /ยู. N. Evseeva / 08/01/2018

ผู้ตรวจสอบบัญชี:

ไม่รู้สิทธิของคุณ?

(ลายเซ็น) /จ. ป. อาร์เตมอฟ / 08/01/2018

(ลายเซ็น) /ก. ส. คลินโควา / 08/01/2018

รายการตรวจสอบเป็นเครื่องมือตรวจสอบหลัก

เอกสารการทำงานหลักของผู้สอบบัญชีคือรายการตรวจสอบ เป็นรายการคำถามที่รวบรวมไว้อย่างเป็นระบบซึ่งคำตอบจะช่วยให้ผู้ตรวจสอบได้รับข้อมูลที่สมบูรณ์และ ข้อมูลที่ทันสมัยเกี่ยวกับการทำงานของ QMS ในแผนกต่างๆ

มาตรฐานที่มีอยู่ไม่มีแบบฟอร์มเฉพาะสำหรับเอกสารนี้ ดังนั้นผู้ตรวจสอบบัญชีจึงสามารถจัดเตรียมได้โดยอิสระ สิ่งสำคัญคือรูปแบบของรายการตรวจสอบอนุญาตให้ป้อนข้อมูลที่ได้รับระหว่างการตรวจสอบและใช้ในการวิเคราะห์ในภายหลัง

วัตถุประสงค์ของการใช้งาน ของเอกสารนี้- เตือนผู้สอบบัญชีถึงข้อมูลที่ต้องได้รับและข้อเท็จจริงที่ต้องตรวจสอบระหว่างการตรวจสอบ นอกจากนี้ การใช้แผ่นงานดังกล่าวจะช่วยให้ผู้ตรวจสอบประเมินปริมาณของงานที่จะเกิดขึ้น แจกจ่ายงานได้อย่างถูกต้องเมื่อเวลาผ่านไป และทำการตรวจสอบให้เสร็จสิ้นตามกำหนดเวลาที่กำหนด

การใช้รายการตรวจสอบที่เตรียมไว้ไม่ควรส่งผลกระทบต่อการดำเนินการตรวจสอบ ในกรณีที่ความคืบหน้าของการตรวจสอบเปลี่ยนแปลง (ตัวอย่างเช่น หากในระหว่างการดำเนินการ ผู้ตรวจสอบระบุข้อเท็จจริงที่จะตรวจสอบ ซึ่งไม่ได้วางแผนการตรวจสอบ) ต้องทำการปรับเปลี่ยนที่เหมาะสมในรายการตรวจสอบ

ควรเก็บเอกสารการทำงานและบันทึกการทำงานไว้จนกว่าจะสิ้นสุดการตรวจสอบ หากมีข้อมูลที่เป็นความลับ จะต้องได้รับการปกป้องในระดับที่เหมาะสมจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

การจัดการกับความไม่สอดคล้องที่ระบุอันเป็นผลมาจากการตรวจสอบภายใน

ความไม่สอดคล้องทั้งหมดที่ระบุอันเป็นผลจากการตรวจสอบจะต้องได้รับการจัดทำเป็นเอกสาร ขั้นตอนนี้รวมถึง:

• การตรวจจับ การระบุ และการบันทึกสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด
• การจำแนกความไม่สอดคล้องตามระดับความสำคัญ
• จัดทำระเบียบการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด

เกณฑ์วิธีของการไม่ปฏิบัติตามจะต้องระบุ:

• เวลาและสถานที่ของการค้นพบ
• เนื้อหาและความสำคัญของความไม่เป็นไปตามข้อกำหนด
• การอ้างอิงถึงการละเมิดจุดเฉพาะของมาตรฐานองค์กรหรือ GOST ซึ่งทำหน้าที่เป็นเกณฑ์การตรวจสอบ

ระเบียบการไม่เป็นไปตามข้อกำหนดเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับการพัฒนาการดำเนินการแก้ไขและป้องกันในภายหลังเพื่อขจัดข้อบกพร่องที่ระบุ

ตัวอย่างความไม่สอดคล้องกันในการตรวจสอบภายในของระบบบริหารคุณภาพ

รายการความไม่สอดคล้องกันที่สามารถระบุได้ในระหว่างกระบวนการตรวจสอบภายในนั้นมีมากมาย เนื่องจากลักษณะของกระบวนการใด ๆ ที่เกิดขึ้นในองค์กรอาจไม่ตรงตามเกณฑ์ที่กำหนดโดยมาตรฐานทั้งหมดหรือบางส่วน

นี่คือรายการเกณฑ์หลักและความไม่สอดคล้องกันที่พบบ่อยที่สุด:

1. ความรับผิดชอบของฝ่ายบริหาร:

• ฝ่ายบริหารไม่ได้วิเคราะห์ QMS
• นโยบายและเป้าหมายคุณภาพของบริษัทจะไม่ได้รับความสนใจจากพนักงาน
• ไม่มีเมทริกซ์สำหรับการกระจายความรับผิดชอบระหว่างพนักงาน

• ไม่มีคู่มือคุณภาพ
• ขั้นตอน QMS ไม่ได้รับการจัดทำเป็นเอกสาร
• ไม่ได้ดำเนินการตามขั้นตอนการวางแผนคุณภาพ

1. การจัดการเอกสาร:

• ไม่มีการใช้ขั้นตอนการจัดการเอกสาร
• ยังไม่ได้จัดทำรายการเอกสารและข้อมูลภายใต้การจัดการ
• ไม่มีการดำเนินการขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงเอกสารและข้อมูล

1. การจัดการผลิตภัณฑ์ที่จำหน่ายให้กับผู้บริโภค:

• ไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนการจัดการผลิตภัณฑ์ที่จำหน่ายให้กับผู้บริโภค
• การไม่มีขั้นตอนดังกล่าวไม่ถือเป็นแรงจูงใจ

1. การจัดการผลิตภัณฑ์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด:

• ผลิตภัณฑ์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดไม่ได้รับการจัดการ
• ฉนวนข้อบกพร่องหายไปหรืออยู่ผิดที่
• ผลิตภัณฑ์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดที่อยู่ในตัวแยกจะไม่ได้รับการจัดการ

1. การฝึกอบรมบุคลากร:

• ขั้นตอนในการสรรหาและฝึกอบรมบุคลากรไม่ได้รับการจัดทำเป็นเอกสาร
• ไม่มีแผนการฝึกอบรมขั้นสูงด้านเอกสารการทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคล

เนื้อหาและตัวอย่างรายงานการตรวจสอบภายในของ QMS

หลังจากเสร็จสิ้นการตรวจสอบภายใน หัวหน้าทีมตรวจสอบจะจัดทำรายงานผลการปฏิบัติงาน

การจัดทำรายงานการตรวจสอบทำให้แน่ใจได้ว่า:

1. การมองเห็นผลการตรวจสอบ
2. ความสามารถในการสรุปและวิเคราะห์ผลการตรวจสอบทั้งหมดที่ดำเนินการตามโปรแกรมปัจจุบัน
3. ลดความซับซ้อนของขั้นตอนในการเตรียมและดำเนินการแก้ไข

รูปแบบของรายงานดังกล่าวไม่ได้รับการควบคุมโดยมาตรฐานปัจจุบัน ดังนั้นอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับองค์กร โดยทั่วไป รายงานอาจมีลักษณะดังนี้:

ฉันอนุมัติแล้ว

ตัวแทนฝ่ายบริหารระบบ QMS

JSC "ฟโตโรพลาสต์"

(ลายเซ็น) /จ. อ. มัลเชนคอฟ/

14.08.2018

รายงานผลการตรวจสอบภายใน

ทะเบียนเลขที่ 21 ลงวันที่ 08/13/2561

ชื่อของกระบวนการหรือประเภทของกิจกรรม: การจัดการทรัพยากรสำหรับการติดตามและการวัดผล การสนับสนุนทางมาตรวิทยา

ชื่อหน่วยงานที่ตรวจสอบ: ร้านเครื่องมือและจัดซื้อจัดจ้าง

วันที่ตรวจสอบ: 08/09/2018-08/10/2018.

เกณฑ์การตรวจสอบ (การกำหนดเอกสารหรือส่วนต่างๆ): ข้อ 7.1.5 GOST R ISO 9001-2012, STO SMK 7.021-2017

วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบภายใน: การตรวจสอบและประเมินการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่กำหนด

หัวหน้าทีมตรวจสอบ: Evseeva Yu.

ผู้ตรวจสอบ: Artemov E. P. , Klinkova A. S.

ผลการทดสอบ

ขอบเขตการตรวจสอบ: เต็ม

จำนวนความคลาดเคลื่อนที่ตรวจพบ: 0

สรุปตามผลการตรวจสอบ

กิจกรรมของหน่วยตรวจสอบเป็นไปตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้ ไม่จำเป็นต้องดำเนินการแก้ไข

หัวหน้าทีมตรวจสอบ:

(ลายเซ็น) /ยู. เอ็น. เอฟเซวา/)

ดังนั้นการตรวจสอบภายในจึงเป็นหนึ่งในเครื่องมือหลักในการประเมินประสิทธิผลของระบบบริหารคุณภาพ การดำเนินการตรวจสอบดังกล่าวช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถระบุการไม่ปฏิบัติตามเกณฑ์การตรวจสอบที่ระบุโดยมาตรฐานที่มีอยู่ รวมทั้งเตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจสอบภายนอกที่ดำเนินการซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการรับรองการผลิต การตรวจสอบดำเนินการตามโปรแกรมการตรวจสอบที่มีอยู่ตามแผนการตรวจสอบที่จัดทำโดยหัวหน้าทีมตรวจสอบ จากผลการตรวจสอบจะมีการจัดทำรายงานการตรวจสอบซึ่งประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับความไม่สอดคล้องที่ระบุและ (ถ้ามี) มาตรการแก้ไขที่แนะนำเพื่อกำจัดสิ่งเหล่านั้น

1. การตรวจสอบระบบบริหารคุณภาพ ประเภทของการตรวจสอบ ขั้นตอนหลักของการดำเนินการตรวจสอบ QMS คำจำกัดความที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบตามมาตรฐาน STB ISO 9000 – 2006

คำจำกัดความของการตรวจสอบการจัดการคุณภาพ

การตรวจสอบ (ตรวจสอบการตรวจสอบ) - การตรวจสอบอิสระเพื่อวัตถุประสงค์ในการแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับความน่าเชื่อถือ คำว่า "การตรวจสอบ" แปลจากภาษาละตินแปลว่า "การฟัง" และใช้ในทางปฏิบัติทั่วโลกเพื่อหมายถึงการตรวจสอบ

การตรวจสอบหมายถึงการตรวจสอบปรากฏการณ์หรือกิจกรรมใดๆ ที่ดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญอิสระ (มีทั้งการตรวจสอบด้านการปฏิบัติงาน เทคนิค สิ่งแวดล้อม และประเภทอื่นๆ) การตรวจสอบบางประเภทมีความสำคัญใกล้เคียงกับการรับรอง

การตรวจสอบคุณภาพเป็นกระบวนการที่เป็นระบบ เป็นอิสระ และจัดทำเป็นเอกสารในการได้รับหลักฐานการตรวจสอบ และการประเมินอย่างเป็นกลาง เพื่อกำหนดขอบเขตที่เป็นไปตามเกณฑ์การตรวจสอบที่ตกลงกันไว้ (ISO 19011:2002 “แนวทางสำหรับการตรวจสอบระบบการจัดการคุณภาพและ/หรือระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม”) . คำจำกัดความนี้ต้องการคำชี้แจงบางประการ:

ประการแรก การตรวจสอบเป็นกระบวนการที่เป็นระบบ ดังนั้นจึงต้องดำเนินการในองค์กรตามความถี่ที่วางแผนไว้ ความถี่ของการตรวจสอบจะขึ้นอยู่กับประเภทของการตรวจสอบ - ภายในหรือภายนอก หากมีการดำเนินการตรวจสอบภายใน (เช่น องค์กรตรวจสอบตัวเอง) องค์กรจะกำหนดความถี่ของการตรวจสอบดังกล่าวอย่างเป็นอิสระ หากมีการดำเนินการตรวจสอบภายนอก ความถี่ของการตรวจสอบดังกล่าวจะถูกกำหนดตามกฎของหน่วยรับรองหรือลูกค้า

ประการที่สอง ความเป็นอิสระหมายความว่าผู้ตรวจสอบไม่จำเป็นต้องรับผิดชอบต่อผลงานที่พวกเขาตรวจสอบ ความเป็นอิสระนี้ได้รับการรับรองในรูปแบบต่างๆ สำหรับการตรวจสอบภายใน มั่นใจในความเป็นอิสระโดยการคัดเลือกผู้ตรวจสอบจากส่วนต่างๆ ขององค์กร สำหรับการตรวจสอบภายนอก จะรับประกันความเป็นอิสระโดย "การไม่มีส่วนร่วม" ของผู้ตรวจสอบในการพัฒนาและการนำระบบคุณภาพไปใช้ในองค์กรที่ได้รับการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบภายนอกไม่สามารถทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาในการดำเนินการตามระบบการจัดการคุณภาพสำหรับองค์กรที่จะตรวจสอบในภายหลัง

ประการที่สาม การตรวจสอบเป็นกระบวนการที่จัดทำเป็นเอกสาร - ทุกขั้นตอนของการตรวจสอบ, ขั้นตอนการดำเนินการ, ข้อกำหนดสำหรับการตรวจสอบและผลการตรวจสอบจะต้องแสดงเป็นเอกสาร หลักฐานการตรวจสอบอาจรวมถึงบันทึก เอกสาร หรือหลักฐานการปฏิบัติงาน

ประการที่สี่ การตรวจสอบจะต้องดำเนินการตามเกณฑ์การตรวจสอบที่ตกลงกันไว้ เกณฑ์การตรวจสอบที่ตกลงกันหมายถึงข้อกำหนดของเอกสารกำกับดูแล (มาตรฐานภายนอก เช่น ISO 9001:2008 หรือมาตรฐานภายใน - ขั้นตอน แผนงาน กฎระเบียบ ฯลฯ) ดังนั้นเอกสารกำกับดูแลใด ๆ ที่นำเสนอข้อกำหนดที่ต้องตรวจสอบสามารถใช้เป็นเกณฑ์การตรวจสอบได้ ความสอดคล้องของเกณฑ์การตรวจสอบทำให้มั่นใจได้โดยการยอมรับเกณฑ์เหล่านี้โดยฝ่ายตรวจสอบ ตัวอย่างเช่น องค์กรดำเนินการปฏิบัติตามข้อกำหนดของมาตรฐาน ISO 9001:2008 และหน่วยรับรองดำเนินการตรวจสอบระบบคุณภาพเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของ ISO 9001:2008

เป้าหมายและวัตถุประสงค์การตรวจสอบ

การตรวจสอบคุณภาพมุ่งเน้นไปที่การระบุสาเหตุของความไม่สอดคล้องกันในระบบคุณภาพ กระบวนการ หรือผลิตภัณฑ์ (บริการ) ขององค์กร ดังนั้นวัตถุประสงค์หลักของการตรวจสอบจึงเกิดขึ้น - เพื่อรวบรวมหลักฐานที่เป็นรูปธรรมซึ่งจะระบุความไม่สอดคล้องกันในกระบวนการ ผลิตภัณฑ์ (บริการ) หรือระบบคุณภาพ

ตามเป้าหมายหลัก งานตรวจสอบจะถูกกำหนด:

การตรวจสอบต้องกำหนดการดำเนินงานและประสิทธิผลของระบบบริหารคุณภาพ เหล่านั้น. ในระหว่างการตรวจสอบ จะพิจารณาว่าระบบคุณภาพได้ถูกนำมาใช้ในองค์กรมากน้อยเพียงใด ใช้งานได้หรือไม่ และระบบคุณภาพช่วยให้บรรลุผลลัพธ์ในกิจกรรมหลักขององค์กรหรือไม่

การตรวจสอบควรให้ข้อมูลเกี่ยวกับประสิทธิผลของระบบคุณภาพ เช่น การตรวจสอบควรแสดงให้เห็นว่าระบบคุณภาพทำงานเหมือนกับระบบทุกประการ หรือมีเพียงองค์ประกอบเดียวของระบบนี้เท่านั้นที่ทำงาน และข้อกำหนดอื่น ๆ ทั้งหมดได้รับการปฏิบัติตามอย่างเป็นทางการเท่านั้น หรือไม่ปฏิบัติตามเลย

มีความจำเป็นต้องกำหนดระดับการปฏิบัติตามมาตรฐานและขั้นตอน QMS - เช่น การตรวจสอบแสดงให้เห็นว่างานในองค์กรได้รับการปฏิบัติอย่างใกล้ชิดตามกฎที่กำหนดไว้ในขั้นตอนของระบบคุณภาพเพียงใด และมีความแตกต่างระหว่างงานจริงกับสิ่งที่กำหนดไว้ในเอกสารระบบคุณภาพหรือไม่

ภารกิจต่อไปคือการตรวจสอบคุณภาพของงาน - เช่น ในระหว่างการตรวจสอบ สามารถตรวจสอบการปฏิบัติตามผลการทำงานตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้ในสัญญาหรือข้อกำหนดทางเทคนิคได้

การตรวจสอบควรทำให้สามารถประเมินผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงในองค์กรต่อระบบการจัดการคุณภาพ - องค์กรไม่เคยหยุดนิ่งการเปลี่ยนแปลงใด ๆ เกิดขึ้นในองค์กรใด ๆ การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ในระดับที่แตกต่างกันอาจส่งผลกระทบต่อระบบคุณภาพ การตรวจสอบระบบคุณภาพสามารถแสดงให้เห็นว่าการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ส่งผลต่อระบบคุณภาพอย่างไร ไม่ว่าการเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้นในระบบคุณภาพที่เพียงพอต่อการเปลี่ยนแปลงในองค์กรหรือไม่ก็ตาม

ผลลัพธ์หลักที่การตรวจสอบควรนำไปสู่คือการระบุโอกาสในการปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กร ดังนั้นในการตรวจสอบใดๆ หลักฐานที่เป็นกลางซึ่งผู้ตรวจสอบพบระหว่างการตรวจสอบจึงเป็นสิ่งจำเป็น หลักฐานดังกล่าวสามารถรับได้ก็ต่อเมื่อเกณฑ์การตรวจสอบและกฎเกณฑ์ในการประเมินความไม่สอดคล้องมีความชัดเจน และไม่อนุญาตให้มีการตีความที่แตกต่างกัน

ผู้เข้าร่วมการตรวจสอบ

การตรวจสอบเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับผู้เข้าร่วมจำนวนมากเสมอ ขึ้นอยู่กับงานที่ผู้เข้าร่วมแก้ไขในกระบวนการนี้ สามารถแยกแยะบทบาทหลักหลายประการได้ ตามกฎแล้ว ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบภายนอกหรือภายใน ผู้เข้าร่วมการตรวจสอบมีบทบาทดังต่อไปนี้:

ลูกค้าตรวจสอบ – ISO 19011:2002 กำหนดลูกค้าตรวจสอบเป็นองค์กรหรือบุคคลที่มอบหมายการตรวจสอบ ลูกค้างานตรวจสอบคือฝ่ายที่สนใจดำเนินการและรับผลการตรวจสอบมากที่สุด ลูกค้างานตรวจสอบมักจะเป็นฝ่ายบริหารขององค์กรที่ได้รับการตรวจสอบ ในกรณีที่มีการดำเนินการตรวจสอบภายในฝ่ายบริหารขององค์กรมีความสนใจในตัวผู้ตรวจสอบในการประเมินประสิทธิภาพของระบบคุณภาพอย่างเป็นกลางและแม่นยำและให้ข้อมูลเกี่ยวกับความไม่สอดคล้องทั้งหมดในงานและโอกาสในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ในกรณีที่มีการดำเนินการตรวจสอบภายนอกฝ่ายบริหารขององค์กรสนใจที่จะรับรองว่าระบบคุณภาพได้รับการยอมรับว่าตรงตามข้อกำหนดและได้รับการยืนยันจากเอกสาร (โดยการออกใบรับรอง - ในกรณีของการตรวจสอบรับรอง หรือการสรุปสัญญา - ในกรณีของการตรวจสอบโดยผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของผลิตภัณฑ์งานหรือบริการขององค์กร)

ผู้ตรวจสอบคือบุคคลที่มีความสามารถในการดำเนินการตรวจสอบ (ISO 19011:2002) คุณภาพและประสิทธิผลของการตรวจสอบส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับคุณสมบัติและการฝึกอบรมของผู้ตรวจสอบ โดยคำนึงถึงคุณสมบัติของผู้ตรวจสอบบัญชีเป็นพิเศษ ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับคุณสมบัติของผู้ตรวจสอบแสดงอยู่ในมาตรฐาน ISO 19011:2002 โดยทั่วไปจะใช้กับผู้ตรวจสอบมืออาชีพที่ทำงานให้กับหน่วยรับรอง องค์กรสามารถกำหนดข้อกำหนดสำหรับคุณสมบัติของผู้ตรวจสอบภายในได้ แต่ไม่ได้หมายความว่าพนักงานขององค์กรคนใดสามารถแต่งตั้งเป็นผู้ตรวจสอบภายในได้ เพื่อให้พนักงานขององค์กรดำเนินการตรวจสอบภายในได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เขาจะต้องได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับวิธีการและเทคนิคในการดำเนินการตรวจสอบ รู้ข้อกำหนดของระบบคุณภาพ รู้ว่าระบบคุณภาพขององค์กรทำงานอย่างไร และมีความเข้าใจที่ดีเกี่ยวกับ สาขาวิชากิจกรรมที่เขาจะตรวจสอบ

ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคคือบุคคลที่ให้ความรู้หรือประสบการณ์เฉพาะทางแก่ผู้ตรวจสอบบัญชี ในระหว่างการตรวจสอบอาจเกิดปัญหาซึ่งความรู้และคุณสมบัติของผู้ตรวจสอบบัญชีไม่เพียงพอ ในกรณีเช่นนี้ ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคอาจมีส่วนร่วมในการตรวจสอบ การมีส่วนร่วมของผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคเป็นไปได้ทั้งในระหว่างการตรวจสอบภายในและภายนอก ในกรณีการตรวจสอบภายใน ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคอาจเป็นพนักงานของแผนกที่ทำงานคล้ายกับงานที่ได้รับการตรวจสอบ แต่ไม่จำเป็นต้องตรวจสอบงานของตนเองหรืองานของแผนกของตน ตัวอย่างเช่น หากองค์กรมีแผนกออกแบบสองแผนก ผู้เชี่ยวชาญจากแผนกหนึ่งสามารถทำหน้าที่เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคในการตรวจสอบแผนกที่สองและในทางกลับกัน ในกรณีของการตรวจสอบภายนอก ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคจะมีส่วนร่วมโดยผู้ตรวจสอบภายนอกจากบุคคลที่สาม

บุคคลที่ได้รับการยืนยัน ฝ่ายที่ได้รับการตรวจสอบคือพนักงานขององค์กรที่ได้รับการตรวจสอบ ในกรณีของการตรวจสอบทั้งภายในและภายนอก ผู้ตรวจสอบสามารถเป็นพนักงานขององค์กรใดก็ได้ รวมถึงฝ่ายบริหารขององค์กรและผู้ตรวจสอบภายใน

สถานะของการตรวจสอบระบบบริหารคุณภาพ

การตรวจสอบระบบการจัดการคุณภาพหมายถึงประเภทของการตรวจสอบที่ไม่ได้ถูกควบคุมโดยกฎหมายของรัฐบาลกลางหรือระหว่างประเทศ ดังนั้นจึงไม่มีบทบัญญัติทางกฎหมายที่บังคับใช้ในการกำหนดขั้นตอนและหลักเกณฑ์สำหรับการตรวจสอบระบบคุณภาพ การกำหนดข้อกำหนดสำหรับผู้ตรวจสอบ และการรายงานที่จำเป็น นี่เป็นเพราะความจริงที่ว่าการรับรองระบบคุณภาพเป็นของสาขาการรับรองโดยสมัครใจและงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการสร้างและการนำระบบคุณภาพไปใช้นั้นเป็นความคิดริเริ่มโดยสมัครใจขององค์กร ดังนั้น สำหรับองค์กรที่มีส่วนร่วมในการตรวจสอบระบบคุณภาพ ไม่จำเป็นต้องได้รับใบอนุญาตหรือใบอนุญาตอื่นๆ เพื่อดำเนินกิจกรรมนี้ ในการดำเนินการตรวจสอบภายใน ไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารดังกล่าวเป็นพิเศษ