Вътрешният одит на системата за управление е един от ключовите процеси на системата за управление. Според западни експерти, ако такива процеси на система за управление като

Отговорност на управлението;

Коригиращи и превантивни действия;

Вътрешни одити (инспекции);

Анализ на данни;

Непрекъснато усъвършенстване

са отстранени грешки и внедрени в съответствие с изискванията на стандарта, тогава всички други процеси на системата за управление на качеството и/или системата за управление на околната среда не само ще работят, но и ще се подобряват постоянно.

При вътрешен одит се проверява съответствието на дейностите в системата за управление на организацията с изискванията на определени документи. Освен това при подготовката на системата за управление за сертифициране се извършва вътрешен одит за съответствие с изискванията на стандарта (например ISO 9001, ISO 14001) и други стандарти ISO (например ISO 19011). Въпреки това, от момента на сертифициране на системата за управление се провежда вътрешен одит за съответствие с одобрените документи на системата за управление (Политика и цели по качеството, Ръководство по качеството, документирани процедури и документи от по-ниско ниво).

Вътрешният одит на системата за управление ви позволява да решавате следните задачи:

Потвърждаване на съответствието на дейностите и резултатите от тях в системата за управление с установените изисквания;

Анализ и отстраняване на причините за установените несъответствия;

Предотвратяване възникването на проблеми с качеството;

Потвърждение за изпълнение на коригиращи действия;

Оценка на ефективността на функциониращата система за управление;

Установяване на степента на разбиране от персонала на целите, задачите и изискванията, установени от документите на системата за управление;

Определяне на начини за по-нататъшно подобряване на системата за управление на качеството и/или системата за управление на околната среда като цяло и в нейните отделни процеси.

1.6.1. Предимства и недостатъци на вътрешния одит в сравнение с външния одит

Предимствата на вътрешните одити в сравнение с външните включват следното:

Познаване на вътрешните одитори на спецификата на тяхното предприятие;

Липса на предубедено отношение на служителите от одитираните отдели към вътрешните одитори, които не се възприемат като външни лица за предприятието;

Познаване от страна на вътрешните одитори на специфични комуникационни канали, работещи в предприятието;

Познания на вътрешните одитори за неформални лидери, чиято информация може да бъде най-полезна при одита;

Възможност за използване на поверителна информация в одитни доклади;

Липса на времеви натиск по време на вътрешния одит, ограничаващ възможността за по-подробно проучване на одитирания обект;

Независимост на работата на вътрешните одитори от работния график на служителите на одитираното звено;

Възможност за използване на вътрешни одитори и като експерти;

Сравнително ниски разходи за извършване на вътрешен одит. Недостатъците на вътрешните одити в сравнение с външните включват следното:

По-малко високо ниво на обективност на заключенията, отколкото при външен одит поради възможното пристрастие на вътрешните одитори към някои служители на предприятието;

По-малко висока интензивност на работа на вътрешните одитори, отколкото по време на външен одит, поради по-малко строги времеви рамки;

Критиката от страна на вътрешните одитори се възприема по-болезнено;

Нивото на квалификация на вътрешните одитори обикновено е по-ниско от нивото на обучение на външните одитори;

Резултатите от вътрешния одит могат да се разглеждат като по-малко обективна информация за ефективността и ефективността на системата за управление на предприятието в сравнение с външния одит;

Резултатите от вътрешния одит не могат да се използват за реклама на предприятието;

Разходите за вътрешен одит се определят по-малко точно от тези за външен одит.

Организационни принципи на вътрешния одит на системата за управление

Организацията на вътрешния одит на системата за управление трябва да се основава на следните седем принципа:

1. Принцип на еднаквост: всеки конкретен одит се извършва по единна процедура, официално установена от ръководството на предприятието, което осигурява неговата систематичност, еднозначност и съпоставимост;

2. Принцип на систематичност: планирането и провеждането на специфични одити на различни процеси (функции, работи) на системата за управление трябва да се извършва, като се отчита тяхната установена структурна връзка;

3. Принцип на документиране: всеки одит се документира по определен начин, за да се гарантира безопасността и съпоставимостта на информацията за действителното състояние на одитирания обект;

4. Принципът на предпазливостта: всеки одит е планиран, като персоналът на одитираното звено е предварително уведомен за целта, обхвата, времето и методите на провеждане на одита, за да се даде възможност за най-пълна подготовка за одита и да се елиминират възможността персоналът да избегне предоставянето и демонстрирането на всички необходими данни;

5. Принципът на регулярност: одитите се извършват на определени интервали, така че всички процеси на системата за управление и всички подразделения на предприятието да бъдат обект на постоянен анализ и оценка от ръководството на предприятието;

6. Принцип на независимост: лицата, извършващи одита, не трябва да носят пряка отговорност за одитираната работа и да зависят от ръководителя на одитираното звено, за да се елиминира възможността за необективни резултати от одита;

7. Принцип на откритост: резултатите от всеки одит трябва да бъдат открити.

1.6.3. Провеждане на вътрешен одит на системата за управление на качеството и/или системата за управление на околната среда

Нека разгледаме типична процедура за провеждане на вътрешен одит на система за управление на качеството, която е представена под формата на блокова диаграма (блокова диаграма) на фиг. 1.4.

Показано на фиг. 1.4 под формата на блок 2, процесът на „извършване на одит“ от своя страна може да бъде изобразен под формата на блокова диаграма (диаграма на потока), представена на фиг. 1.5.

При провеждане на проучване одиторът трябва да получи първична информация за одитирания обект под формата на отговори на въпроси. Проучването може да се проведе чрез въпросник или по време на разговор (интервю) със служители на одитираното звено. В този случай на одитора се препоръчва да използва следните тринадесет препоръки за организацията и техниката на разговора:

1. Изборът на събеседник се извършва измежду тези, които пряко извършват одитираната дейност.

провеждане на опознавателна среща; извършване на одит; провеждане на заключителна среща; изготвяне на одитен доклад; предаване на доклада за одобрение; финализиране на доклада;

раздаване на доклада на заинтересованите страни; записване на резултатите от одита; разработване на коригиращи действия; отстраняване на причините за несъответствията; инспекционен контрол; регистрация на коригиращи действия; информиране на заинтересованите страни за отстраняването на несъответствието;

ориз. 1.4. Блок-схема (блок-схема) на вътрешния одит.

2. При планирането на разговор е необходимо той да засяга:

Един служител (неговите задължения и правомощия, степен на образование и професионална подготовка);

Извършваната от служителя дейност (документирането й, спазване на трудовата практика);

Работно оборудване на служителя (оборудване, офис оборудване, съответствието им с изискванията на документирани процедури или работни инструкции);

Материали, използвани в работата на служителя (тяхното съответствие с техническите изисквания, приемлив статус на контрол и тестване).

ориз. 1.5. Диаграма (блокова схема) на процеса на одит на място (в организация, служба, цех, отдел).

3. Темата и редът на разговора трябва да бъдат предварително съобщени на служителя.

4. За разговора трябва да се отдели достатъчно време, като по време на разговора одиторът и събеседникът трябва да бъдат защитени, ако е възможно, от външна намеса.

5. По време на разговора одиторът може да спре събеседника, но само ако е явно разсеян от темата. Това обаче трябва да стане така, че да не остане с впечатлението, че информацията, която му се дава, е незначителна.

6. Ако разговорът се провежда от двама (или повече) одитори едновременно, тогава въпросите трябва да се задават предимно от единия от тях, а другият трябва да си води бележки (именно по време на разговора, а не след него).

За техниките на разговор правилният избор на формулиране на въпрос е от голямо значение. В табл 1.4 предоставя видове въпроси, които могат да възникнат в практиката на одитора, и примери за тяхното формулиране (изборът на един или друг тип въпрос зависи от конкретната цел на разговора и ситуацията, в която се провежда);

58_SV. Пономарев, СВ. Мишченко, В.Я. Белобрагин и др. “Управление на качеството на продукта”

Таблица 1.4

Основните типове въпроси, които могат да възникнат в практиката на вътрешния одит Тип въпрос Определение и примери Затворен въпрос, чийто отговор се очаква само под формата на „да” или „не” („Използвате ли този документ (метод) във вашата работа?“) Отворен въпрос, чийто отговор изисква не само едносрично „да“ или „не“ („Какви други методи (средства за контрол) използвате в работата си?“) Обяснителен въпрос, изискващ изясняване, потвърждение („ Бихте ли обяснили какво имате предвид?”) Водещ (връщане) Въпрос, водещ към отговор или съдържащ готов отговор („Не мислите ли, че е така? Очевидно правите редовни анализи, нали?”) Алтернатива Въпрос, отговорът на който може да има една от двете противоположни опции („Причината за това несъответствие тази или онази ли е?“) Утвърдителен въпрос, съдържащ твърдение („В този случай можеше ли да е различно?“) Комуникационна трудност Въпрос, който създава бариера в общуването („Може ли да бъде иначе?“ Не бяхте ли предупредени да не правите това? Нали ви казах, че точно това ще се намери тук?“) Персонализиращ въпрос, отговорът на който включва оценка на дейността на индивидите (лицата) („Кой е виновен според вас за това несъответствие ?“) Внимание!

Предпочитаните от одитора типове въпроси са отворени и обяснителни. Въпросите, които не се препоръчват са: затворени, насочващи, алтернативни, утвърждаващи и затрудняващи комуникацията. Персонализиращият тип въпрос е неприемлив.

внимание!

Пример за некоректен въпрос: „Разполага ли отделът с необходимото контролно-измервателно оборудване?“

Пример за добри въпроси: „Как се определя необходимостта от инструменти? Каква е процедурата за определяне на необходимата точност на оборудването? Кой е отговорен за спазването на процедурата за навременно калибриране (проверка) на оборудването?“

7. По време на разговора одиторът трябва да помни, че доказателствата на събеседника могат да се считат за обективни, ако са подкрепени от релевантни факти. В противен случай те имат субективен характер и следователно не могат да бъдат използвани от одитора за анализ и оценка.

8. По време на разговора трябва да задавате директни въпроси, започвайки с думите „какво“, „кой“, „къде“, „кога“, „как“ и „защо“. За да получи доказателства за съответствие, одиторът може също да попита: „Бихте ли ми показали...?“

Глава 1_Проверки на системи за управление на качеството 59

9. По време на разговор не трябва да използвате терминология, която е неясна за събеседника.

10. Разговорът на работното място („на терен”) не бива да бъде твърде дълъг, за да не предизвиква нервност у събеседника. Препоръчително е да провеждате по-подробни разговори на места (офиси), където нищо няма да отвлече вниманието от предмета на разговора.

11. Несъответствията, установени по време на разговора, трябва да бъдат записани от одитора в одитния лист или бележниксъс задължителна препратка към неспазената клауза (раздел) от нормативния документ.

12. В края на разговора одиторът трябва да обобщи получената информация, да формулира основните (положителни и отрицателни) впечатления и опорни точки. Приемливо е да се позволи на интервюирания да прочете коментарите на одитора по одиторския доклад.

13. Информацията, получена по време на разговора, трябва да се анализира, като се сравни с информацията по тази тема, получена от разговори с други служители и личните наблюдения на одитора.

1.6.5. Психология на поведението на одитора

Независимо от естеството на взаимоотношенията с персонала на одитираното звено като цяло и неговите отделни служители, както и чувствата си, одиторът трябва да се държи с тях по такъв начин, че да гарантира успеха на одита. Одиторът трябва да бъде подготвен за факта, че всички вътрешни проблеми, съществуващи в одитираното звено, могат да предизвикат негативно отношение към одита. В процеса на работа одиторът може да се сблъска както с очевидно враждебно отношение към себе си, така и с деструктивното поведение на одитирания. Той трябва не само да е готов за това, но и да притежава методи и техники, които му позволяват да промени такава ситуация в своя полза.

Във връзка с горното на вътрешните одитори могат да бъдат дадени следните препоръки относно психологията на поведението му по време на одита:

1. Първоначално одиторът трябва да се ангажира с положителен резултат от одита. Всеки път, когато започва одит, одиторът трябва да изхожда от предположението, че обектът на неговото изследване е организиран и функционира в съответствие с изискванията, поставени към него. Това е подобно на презумпцията за невиновност, която в практиката на наказателното право се отнася до признаването на факта, че заподозреният се счита за невинен до доказване на противното.

2. С цялото си поведение одиторът трябва да демонстрира на служителите на одитираното звено, че вижда основната задача в събирането на убедителни доказателства и в представянето на обективно заключение за състоянието на одитирания обект, а не в откриването на несъответствия.

Тази позиция спомага за повишаване на доверието в работата на одитора от страна на персонала на одитираното звено и осигурява по-голяма откритост при предоставянето му на информация за състоянието на одитирания обект.

3. Одиторът трябва да може да убеди служителите на одитираното звено, че одитът е от полза за звеното. Одиторът трябва да докаже, че премахването на причините за всяко несъответствие, открито по време на одита, ще помогне за подобряване на работата на одитираното звено. Колкото по-успешно одиторът реши този проблем, толкова по-ефективно ще бъде взаимодействието му със служителите на одитираното звено.

4. Предмет на одита са дейностите в системата за управление на качеството, а не служителите, които ги извършват. Одиторът търси факти, а не несъответствия и техните виновници. Той анализира и оценява фактите, а не личните силни и слаби страни на служителите. В съответствие с това одиторът не трябва да влиза в обсъждане на поведението на определени служители на предприятието и да определя степента на тяхната вина за откритите несъответствия.

5. Одиторът трябва да бъде добър слушател. Това е едно от най-важните му умения, защото не без основание източната мъдрост казва: „Истината не е в устата на говорещия, а в ушите на слушащия.“ Изслушвайки внимателно събеседника, одиторът не само получава необходимата му информация, но и вдъхва доверие на събеседника, като го печели. В този случай одиторът, така да се каже, „разкрива“ събеседника и получава най-важната информация.

6. По време на комуникацията одиторът трябва да се концентрира изцяло върху твърденията на събеседника. Препоръчително е да обобщите дълги или особено важни изявления на събеседника, за да получите неговото потвърждение за правилността на разбирането. По този начин се избягват недоразумения поради неразбиране на събеседника и се демонстрира, че казаното от него представлява интерес за одитора. Одиторът трябва да изрази подкрепа на събеседника както устно (използвайки например насърчителни изрази като: „Да, разбирам те“), така и чрез изражения на лицето и жестове.

Одиторът не трябва да се страхува от мълчанието на събеседника. Препоръчително е да дадете време на събеседника да помисли и да използвате получената пауза, за да подчертаете интереса към неговата информация и необходимостта да научите повече.

7. Одиторът трябва да насочи разговора (проучването) в правилната посока по предварително обмислен план. Не трябва да допускате ситуация, която може да ви обърка. За да направите това, по-добре е да провеждате разговора конкретно, без да се разсейвате от странични теми и да избягвате общи фрази. От време на време е препоръчително да правите кратки почивки, през които можете да говорите за несвързани неща.

8. При общуване със служители на одитираното звено одиторът не трябва да допуска емоционални изблици. Във всяка ситуация трябва да запазите спокойствие и делови характер, без да се поддавате на емоциите. Трябва да търпите извиненията или нетърпението на събеседника си. И още повече, трябва да избягвате агресивността от ваша страна.

Не можете да влизате в открит и груб спор със събеседника си, дори ако той очевидно греши и продължава да настоява на своята гледна точка: психолозите свидетелстват, че емоционалният спор не убеждава никого, а само дразни спорещите и води комуникацията им до задънена улица.

9. Одиторът не трябва да фокусира вниманието върху служителите на одитирания

разделения само по отрицателните аспекти, открити по време на одита. Препоръчително е да се отбележат и положителните аспекти, за да не се лишават тестваните от стимули да подобрят работата си.

10. Когато оценява значимостта на откритите несъответствия, одиторът трябва да се вслушва в мненията на професионалистите. Основното нещо е да се открие несъответствието, а не да се определи неговата значимост. В съмнителен случай установеното несъответствие трябва да се отбележи, без да се определя неговата значимост.

11. Когато комуникира с одитирания персонал, одиторът трябва да създаде атмосфера на добра воля и сътрудничество. Никога не трябва да демонстрирате своята независимост по отношение на персонала, което може да предизвика отчуждение и лоша воля. Напротив, необходимо е по всякакъв начин да се насърчава появата и задълбочаването на общи професионални интереси между себе си и персонала. Препоръчително е мислено да се поставите на мястото на одитирания и да запомните, че малко хора обичат да бъдат в тази роля.

12. Одиторът не трябва умишлено да демонстрира своята ерудиция или да проверява (проверява компетентността) на събеседника. Недопустимо е да се оценяват изявленията на събеседника като: „Това е очевидна глупост“ или да се правят такива категорични изявления като: „Всички знаят това“, „Не, ситуацията е съвсем различна“.

Този начин на поведение може да "потисне" събеседника и да го направи "затворен" за одитора, който "получава" необходимата информация.

За предпочитане е по-меката реакция на одитора към погрешните преценки на събеседника, например: „Смятам, че вашето разбиране на проблема не е напълно правилно“ или „Нека да разгледаме проблема по следния начин“.

Одити на системата за управление на качеството

13. Одиторът трябва да насърчава своите събеседници да намират правилните решения. Това се постига чрез обяснение на допуснатите грешки. По този начин одиторът не само повишава авторитета си в техните очи, но и потвърждава тезата, че одитът е от полза за одитираното звено. Ако одиторът не може да избегне спор, той трябва да запази спокойствие и да демонстрира професионални познания и доказателства за своите преценки.

14 Одиторът трябва да признае и одобри всичко, което е достоверно. Подозрението и съмненията не трябва да надделяват над обективността на оценките на одитора. Във всички случаи, когато например одиторът е установил, че неофициалните процедури са ефективни, те трябва да бъдат одобрени и препоръчани за правилно документиране. В този случай е препоръчително положителната оценка на одитора да бъде направена публично, например на заключителната среща. Одиторът не бива да пести с похвали.

15. Одиторът трябва да избягва грубия тон на коментари и оценки. Предпочитани коментари като: „Внимателно проучих всички предоставени от вас проектни документи, но не намерих в тях документ, който да отразява критериите за оценка на качеството на проекта. Искам тези критерии да бъдат разработени и документирани.“ Трябва да се избягват формулировки, които усложняват разговора. Например, вместо „Мисля, че...” е препоръчително да попитате: „Не мислите ли, че...” или вместо „Сега най-накрая ще ви докажа...” е по-добре да кажете: „Сега можете да се убедите, че... »

16.5 Когато общува със служители на одитираното звено, одиторът трябва да избягва критични коментари и съвети, чието изпълнение може да доведе до сериозни промени в работата на звеното. Такива коментари и съвети могат да бъдат обсъдени с ръководителя на отдела на последната среща.

17. Одиторът трябва да е подготвен за различни трикове на персонала на одитираното звено, водещи до загуба на време и отвличане на вниманието от решаване на задачите, стоящи пред одитора. Това може да се изрази в опити за включване на одитора в разговори по абстрактни теми, принуждаване на одитора да изчака служителите да пристигнат за разговор или презентация необходими документи, разкрасяват състоянието на нещата преди началото на одита и др.

18. Ако има открито противопоставяне или лична враждебност към одитора от страна на служители на одитираното звено, одиторът трябва да информира за това главния одитор или ръководителя на службата по качеството.

След като получи такава информация, главният одитор (ръководителят на службата по качеството) трябва да вземе мерки, за да гарантира, че одитът е завършен поне от друг одитор.

На първо място, трябва да разберете какво е QMS и защо е необходимо. QMS (система за управление на качеството)е система, създадена в организация за прилагане на политики и постигане на поставените цели в областта на качеството. СУК е набор от мерки, насочени към управление на качеството на продукт (продукт или услуга), произвеждан от предприятие, като се вземат предвид нуждите и очакванията на потребителите и се повишава тяхната удовлетвореност. Всяка компания, прилагаща система за управление на качеството, преследва свои собствени цели: например осигуряване на декларираното качество на продуктите, ефективно разпределение на своите ресурси, отговорности и правомощия на персонала, оптимизиране на системата за управление, подобряване на прозрачността на процеса и възможно намаляване на разходите за ресурси, и т.н.

Оставете заявка за безплатна консултация

Въз основа на основната цел се определят задачите на одита:

• Одитът определя действието и ефективността на системата за управление на качеството. Тези. По време на одита се определя до каква степен системата за качество е внедрена в организацията, дали работи и дали системата за качество помага за постигане на резултати в основните дейности на организацията.
• Одитът трябва да предостави информация за ефективността на системата за качество – т.е. одитът трябва да покаже дали системата за качество работи точно като система или работят само отделни елементи от тази система, а всички останали изисквания са изпълнени само формално или изобщо не са изпълнени.
• Необходимо е да се определи нивото на съответствие със стандартите и процедурите за СУК – т.е. Одитът показва доколко работата в организацията се извършва спрямо правилата, установени в процедурите на системата за качество и дали има разлики между действителната работа и това, което е установено в документацията на системата за качество.
• Следващата задача ще бъде проверка на качеството на работата - т.е. По време на одита може да се провери съответствието на резултатите от работата с изискванията, установени в договори или технически спецификации.
• Одитът трябва да даде възможност да се оцени въздействието на промените в организацията върху системата за управление на качеството - организацията никога не стои неподвижна, във всяка организация настъпват промени. Тези промени в различна степен могат да повлияят на системата за качество. Одитът на системата за качество може да покаже как тези промени са повлияли на системата за качество, дали настъпват промени в системата за качество, които са адекватни на промените в организацията.

Основният резултат, до който трябва да доведе одитът, е идентифицирането на възможности за подобряване на работата на организацията. Следователно при всеки одит обективните доказателства, които одиторите откриват по време на одита, са от съществено значение. Такива доказателства могат да бъдат получени само ако критериите за одит и правилата за оценка на несъответствията са ясни и не позволяват различни тълкувания.

Участници в одита

Одитът е процес, който винаги включва много участници. В зависимост от това какви задачи решават участниците в този процес, могат да се разграничат няколко основни роли.

Като правило, независимо дали е външен или вътрешен одит, съществуват следните роли на участниците в одита:

• Клиент за одит – ISO 19011:2011 определя клиент за одит като организация или лице, което възлага одита. Клиентът на одита е страната, която е най-заинтересована от провеждането му и получаването на резултати от одита. Клиентът на одита обикновено е ръководството на одитираната организация. В случай, че се извършва вътрешен одит, ръководството на организацията е заинтересовано одиторите да оценят обективно и точно работата на системата за качество и да предоставят данни за всички несъответствия в работата и възможностите за оптимизиране на работата. В случай, че се извършва външен одит, ръководството на организацията е заинтересовано системата за качество да бъде призната за отговаряща на изискванията и това да се потвърди документално (с издаване на сертификат - в случай на сертификационен одит, или сключване на договор - в случай на проверка от потенциален клиент на продукти, работи или услуги на организацията).
• Одиторите са лица, компетентни да извършват одит (ISO 19011:2011). Качеството и ефективността на одита до голяма степен зависи от квалификацията и обучението на одиторите. В тази връзка се обръща специално внимание на квалификацията на одиторите. Общите изисквания за квалификацията на одиторите са представени в стандарта ISO 19011:2011. Те обикновено се прилагат за професионални одитори, работещи за сертифициращи органи. Организацията може сама да определя изискванията за квалификацията на вътрешните одитори, но това не означава, че всеки служител на организацията може да бъде назначен за одитор. За да може един служител на една организация ефективно и ефикасно да провежда вътрешни одити, той трябва да бъде обучен в методите и техниките за провеждане на одити, да познава изискванията на системата за качество, да знае как работи системата за качество на организацията и да разбира добре предметната област на дейност, която ще одитира.
• Технически експертиса лица, които предоставят на одиторите специализирани знания или опит. По време на одита могат да възникнат проблеми, за които знанията и квалификацията на одиторите не са достатъчни. В такива случаи технически експерти могат да бъдат включени в одита. Привличането на технически експерти е възможно както при вътрешни, така и при външни одити. В случай на вътрешен одит, техническите експерти могат да бъдат служители на отдели, които извършват работа, подобна на тази, която се одитира, но те не трябва да преглеждат собствената си работа или работата на своя отдел. Например, ако една организация има два отдела за проектиране, тогава специалист от един отдел може да действа като технически експерт при одита на втория отдел и обратно. В случай на външен одит техническите експерти се наемат от външни одитори от трети страни.
• Инспектирана страна. Одитираната страна са служителите на одитираната организация. В случай на вътрешни и външни одити, одитираната страна може да бъде всеки служител на организацията, включително ръководството на организацията и вътрешни одитори.

Състояние на одита на системи за управление на качеството

Одит на системи за управление на качеството се отнася до видове одити, които не са регулирани от федерално или международно законодателство. Съответно, няма задължителни законови разпоредби за определяне на процедурата и правилата за одит на системите за качество, определяне на изискванията към одиторите и изискваното докладване. Това се дължи на факта, че сертифицирането на системи за качество принадлежи към доброволната област на сертифициране и цялата работа, свързана с изграждането и внедряването на система за качество, е доброволна инициатива на организацията. Съответно, за организациите, занимаващи се с одит на системи за качество, не е необходимо да получават лицензи или други разрешения за извършване на тази дейност. За извършване на вътрешни одити такива документи особено не са необходими.

Вътрешен одит на СУК се извършва в предприятия, чиято дейност се извършва в съответствие с правилата на внедрената в тях система за управление на качеството. В тази статия ще намерите информация за реда, в който се извършват такива одити, както и ще се запознаете със списъка на работната документация, използвана от одитора по време на одита.

Одит на СУК – цели и източници на информация

Одитът на системата за управление на качеството (СУК) е систематичен процес на получаване на информация за функционирането на СУК и нейното съответствие с критериите, установени от действащите стандарти.

Одитът на QMS може да бъде:

• външна - проверката се извършва от служители на специализирани организации на трети страни;
• вътрешен - одитът се извършва от служители на службата по качеството на одитираното предприятие (ще намерите подробности за службата за вътрешен одит).

Вътрешен одит на системата за управление на качеството се извършва с цел:

• своевременно идентифициране на проблеми и несъответствия в СУК, работеща в предприятието;
• определяне на причините за такива несъответствия и разработване на методи за тяхното отстраняване;
• проверка на ефективността на коригиращите действия, извършени въз основа на резултатите от предварително завършени одити;
• подготовка за външен одит за получаване на сертификат за съответствие с ISO 9001 и други стандарти.

Източници на информация по време на такава проверка могат да бъдат:

• лични разговори със служители на одитираните поделения на предприятието;
• резултати от независимо наблюдение на одитори върху дейността на служителите, състоянието на техните работни места, условията на труд и др.;
• информация, получена от потребителите чрез обратна връзка;
• вътрешни документи на отдела (доклади, договори, инструкции, изчисления, проектна и технологична документация и др.);
• доклади за проведени одити и направени корекции въз основа на техните резултати, съставени по-рано.

Принципи за провеждане на вътрешен одит на СУК

Принципите за провеждане на вътрешни одити са изложени в GOST R ISO 19011-2012. Те включват:

• безпристрастност: одиторът трябва обективно да оцени получената информация и документи, да генерира верни и точни отчети;
• конфиденциалност: одиторът трябва да пази в тайна информацията, която получава от трети лица;
• професионална грижа: одиторът трябва да бъде старателен, да прилага наличните си професионални знания във връзка с обекта на одита;
• независимост: одиторът трябва самостоятелно да взема решения въз основа на информацията, която получава, и да не ги променя поради външно влияние на заинтересовани страни;
• подход, основан на доказателства: поради ограничената продължителност на времето, през което трябва да се извърши одитът, одиторът трябва да използва извадки от специфична информация, за да получи информация за функционирането на СУК като цяло;
• почтеност: дейностите на одитора трябва едновременно да отговарят на всички изброени по-горе принципи.

Ред за извършване на вътрешен одит

Процедурата по вътрешен одит включва няколко етапа в следния ред:

1. Издаване на заповед за извършване на одит (посочва се информация за одитираното звено и състава на одитния екип).
2. Изготвяне и утвърждаване на план за проверка.
3. Провеждане на семинар от членове на одиторския екип.
4. Разработване на работна документация за одита.
5. Уведомяване на проверяваното звено за предстояща проверка.
6. Провеждане на предварителна среща с представители на одитираното звено.
7. преглед.
8. Заключителна среща с представители на одитираното звено.
9. Съставяне на отчетна документация и раздаването й на заинтересованите страни.

Програма за одит

Програмата за вътрешен одит е документ, съдържащ информация за одитите, които трябва да бъдат извършени в предприятието за определен период от време (обикновено шест месеца или година). Разработването му се извършва от представител на службата за качество на предприятието, който има правомощия да извършва проверки в отделите си.

Програмата за вътрешен одит на QMS определя:

• цели на одита;
• процеси, които се одитират (видове дейност на звеното);
• одитирани звена;
• критерии за одит;
• време (обикновено се посочва месецът) на събитието;
• Пълно име на одитора.

Документът се одобрява от ръководителя на предприятието (генерален директор, главен инженер и др.). След това ръководителят на службата по качеството създава графици за конкретни одити и ги съгласува с ръководството на отделите, които ще бъдат одитирани.

Съдържание и пример на план за вътрешен одит на СУК

Ръководителят на одитния екип трябва да подготви план за одит и да го сподели с одитираното звено. Този документ съдържа следната информация:

• целта на проверката;
• критериите, по които се извършва одитът, както и списъкът на документите, които се проверяват;
• област на одит (одитираната единица, включително организационните и функционалните процеси, протичащи в нея);
• посочване на датата и мястото на проверката;
• ролите и отговорностите на членовете на одиторския екип и придружаващите ги лица.

Документът се утвърждава от ръководителя на предприятието, чиито подразделения се проверяват. По време на одита планът може да бъде коригиран от ръководителя на одиторския екип. Пример за план за вътрешен одит може да изглежда така:

ОДОБРИХ

АД "ФТОРОПЛАСТ"

(подпис) /Малченков Е.А./

01.08.2018

План за вътрешен одит

Основание за проверка: Програма за вътрешен одит на системата за управление на качеството за 2018г.

Обект на проверка: управление на ресурсите за мониторинг и измервания, метрологично осигуряване.

Одитиран отдел: магазин за инструменти и снабдяване.

Срокове на огледа: 09.08.2018-10.08.2018г.

Критерии за одит (обозначаване на документи или техните раздели): клауза 7.1.5 GOST R ISO 9001-2012, STO SMK 7.021-2017.

Цел на одита: проверка и оценка на съответствието с установените изисквания.

Дата на подаване на доклада: 13.08.2018 г.

Списък на длъжностните лица, на които трябва да се представят копия от доклада: представител на ръководството на СУК, началник на цеха за инструментална екипировка и снабдяване.

Подписи:

(подпис) /Ю. Н. Евсеева / 01.08.2018 г

Одитори:

Не знаете правата си?

(подпис) /Е. П. Артемов / 01.08.2018 г

(подпис) /А. С. Клинкова / 01.08.2018г

Контролен списък като основен инструмент на одитора

Основният работен документ на одитора е контролният лист. Това е предварително съставен систематичен списък от въпроси, отговорите на които ще позволят на инспектора да получи пълна и актуална информацияотносно функционирането на СУК в отделите.

Съществуващите стандарти не съдържат конкретен формуляр за този документ, така че одиторът може да го подготви самостоятелно. Важно е формата на контролния лист да позволява информацията, получена по време на одита, да бъде въведена в него и използвана в последващия анализ.

Предназначение на този документ- напомняне на одитора за информацията, която той трябва да получи, и фактите, които трябва да бъдат проверени по време на одита. В допълнение, използването на такъв лист ще позволи на одитора да оцени обема на предстоящата работа, правилно да я разпредели във времето и да завърши одита в съответствие с дадените срокове.

Използването на предварително изготвени контролни списъци не трябва да влияе върху провеждането на одита. В случай, че ходът на одита се промени (например, ако в процеса на неговото изпълнение одиторът идентифицира факти за разследване, проверката на които не е планирана), трябва да се направят подходящи корекции в контролните списъци.

Работните документи и бележките трябва да се съхраняват до края на одита. Ако съдържат поверителна информация, те трябва да бъдат осигурени с подходящо ниво на защита от неоторизиран достъп.

Справяне с несъответствията, установени в резултат на вътрешния одит

Всички несъответствия, установени в резултат на проверката, трябва да бъдат документирани. Тази процедура включва:

• откриване, идентифициране и записване на несъответствия;
• класифициране на несъответствията според тяхната степен на значимост;
• съставяне на протоколи за несъответствия.

В протокола за несъответствие се отбелязват:

• време и място на откриването му;
• съдържание и значение на несъответствието;
• позоваване на нарушение на конкретна точка от корпоративния стандарт или GOST, което служи като критерий за одит.

Протоколът за несъответствие е източник на информация за последващо разработване на коригиращи и превантивни действия за отстраняване на установени недостатъци.

Примери за несъответствия във вътрешния одит на СУК

Списъкът с несъответствия, които могат да бъдат идентифицирани по време на процеса на вътрешен одит, е обширен, тъй като характеристиките на всеки процес, протичащ в организацията, може да не отговарят напълно или частично на критериите, определени от стандарта.

Ето списък на основните критерии и най-честите несъответствия с тях:

1. Управленски отговорности:

• ръководството не анализира СУК;
• Политиката и целите на компанията по качеството не се довеждат до вниманието на служителите;
• Няма матрица за разпределение на отговорностите между служителите.

• няма ръководство за качество;
• Процедурите на СУК не са документирани;
• не е проведена процедурата по планиране на качеството.

1. Управление на документи:

• не е внедрена процедурата за управление на документацията;
• не е съставен списъкът на документацията и данните, подлежащи на управление;
• Процедурата по промяна на документи и данни не се извършва.

1. Управление на продуктите, доставяни на потребителите:

• не е спазен редът за управление на продуктите, доставяни на потребителите;
• липсата на такива процедури не е мотивирана.

1. Управление на несъответстващи продукти:

• несъответстващите продукти не се управляват;
• изолаторът на дефекта липсва или е разположен на грешно място;
• несъответстващите продукти, намиращи се в изолатора, не се управляват.

1. Обучение на персонала:

• процедурите за набиране и обучение на персонал не са документирани;
• В работната документация на отдел „Човешки ресурси“ няма планове за повишаване на квалификацията.

Съдържание и пример на доклад от вътрешен одит на СУК

След приключване на вътрешния одит ръководителят на одитния екип изготвя доклад за резултатите от извършената работа.

Изготвянето на одиторския доклад гарантира:

1. Видимост на резултатите от проверката.
2. Възможност за обобщаване и анализ на резултатите от всички одити, проведени в съответствие с текущата програма.
3. Опростяване на процедурата за подготовка и прилагане на коригиращи действия.

Формата на такъв отчет не се регулира от настоящите стандарти, така че може да варира в зависимост от предприятието. Най-общо отчетът може да изглежда така:

ОДОБРИХ

Представител на ръководството на СУК

АД "ФТОРОПЛАСТ"

(подпис) /Е. А. Малченков/

14.08.2018

Доклад за резултатите от вътрешния одит

Рег.№ 21 от 13.08.2018г

Наименование на процеса или вид дейност: управление на ресурсите за мониторинг и измервания, метрологично осигуряване.

Наименование на одитираното подразделение: цех за инструменти и снабдяване.

Дата на одита: 09.08.2018 г.-10.08.2018 г.

Критерии за одит (обозначаване на документа или неговите раздели): клауза 7.1.5 GOST R ISO 9001-2012, STO SMK 7.021-2017.

Целта на вътрешния одит: проверка и оценка на съответствието с установените изисквания.

Ръководител на одиторския екип: Евсеева Н.

Одитори: Артемов Е. П., Клинкова А. С.

Резултати от теста

Обхват на одита: пълен.

Брой открити несъответствия: 0

Заключение въз основа на резултатите от одита

Дейността на проверените звена отговаря на установените изисквания. Не са необходими коригиращи действия.

Ръководител на одитния екип:

(подпис) /Ю. Н. Евсеева/)

И така, вътрешните одити са един от основните инструменти за оценка на ефективността на СУК. Провеждането на такива одити позволява на ръководството да идентифицира несъответствие с критериите за одит, определени от съществуващите стандарти, както и да се подготви за външен одит, извършен като част от сертифицирането на производството. Одитът се извършва в съответствие с действащата одитна програма въз основа на плана за одит, изготвен от ръководителя на одитния екип. Въз основа на резултатите от проверката се изготвя одитен доклад, който съдържа информация за установените несъответствия и (ако има такива) препоръчва коригиращи мерки, насочени към отстраняването им.

1. Одит на системата за управление на качеството. Видове одити. Основните етапи на провеждане на одит на СУК. Дефиниции, свързани с одитиране съгласно СТБ ISO 9000 – 2006.

Определение за одит на управлението на качеството

Одит (одиторска проверка) - независима проверка с цел изразяване на мнение относно надеждността. Думата „одит” в превод от латински означава „слушане” и в световната практика се използва за проверка.

Под одит се разбира всяка проверка на всяко явление или дейност, извършена от независим експерт (има оперативен, технически, екологичен и други видове одит). Някои видове одит са близки по важност до сертифицирането.

Одитът на качеството е систематичен, независим и документиран процес за получаване на одитни доказателства и обективното им оценяване, за да се определи степента, до която са изпълнени договорените критерии за одит (ISO 19011:2002 „Насоки за одит на системи за управление на качеството и/или системи за управление на околната среда“) . Това определение изисква няколко пояснения:

Първо, одитът е систематичен процес, следователно трябва да се извършва в организация с определена, планирана честота. Честотата на одита ще зависи от вида на одита – вътрешен или външен. Ако се извършва вътрешен одит (т.е. организацията проверява себе си), тогава организацията определя честотата на такъв одит независимо. Ако се извършва външен одит, честотата на такъв одит се определя от правилата на сертифициращия орган или клиента.

Второ, независимост означава, че одиторите не трябва да носят отговорност за резултатите от работата, която одитират. Тази независимост се осигурява по различни начини. За вътрешния одит независимостта се гарантира чрез избор на одитори от различни части на организацията. За външен одит независимостта се осигурява чрез „неучастието“ на одиторите в разработването и прилагането на система за качество в одитираната организация. Външните одитори не могат да действат като консултанти по внедряването на система за управление на качеството на организацията, която впоследствие ще одитират.

Трето, одитът е документиран процес - всички етапи на одита, процедурата за провеждането му, изискванията към одита и резултатите от одита трябва да бъдат представени в документи. Одитните доказателства могат да включват записи, документи или доказателства за извършената работа.

Четвърто, одитът трябва да се проведе в съответствие с договорени критерии за одит. Договорените критерии за одит се отнасят до изискванията на нормативните документи (външни стандарти, например ISO 9001:2008 или вътрешни стандарти - процедури, работни планове, наредби и др.). По този начин всички регулаторни документи, които представят изискванията за проверка, могат да действат като критерии за одит. Последователността на критериите за одит се гарантира чрез приемането на тези критерии от страните по одита. Например една организация се задължава да спазва изискванията на стандарта ISO 9001:2008, а сертифициращ орган се задължава да одитира своята система за качество за съответствие с изискванията на ISO 9001:2008.

Цели и задачи на одита

Одитът на качеството е фокусиран върху идентифицирането на причините за несъответствия в системата за качество, процесите или продуктите (услугите) на организацията. Оттук възниква основната цел на одита - да се съберат обективни доказателства, които ще идентифицират несъответствия в процесите, продуктите (услугите) или системата за качество.

Въз основа на основната цел се определят задачите на одита:

Одитът определя действието и ефективността на системата за управление на качеството. Тези. По време на одита се определя до каква степен системата за качество е внедрена в организацията, дали работи и дали системата за качество помага за постигане на резултати в основните дейности на организацията.

Одитът трябва да предостави информация за ефективността на системата за качество – т.е. одитът трябва да покаже дали системата за качество работи точно като система или работят само отделни елементи от тази система, а всички останали изисквания са изпълнени само формално или изобщо не са изпълнени.

Необходимо е да се определи нивото на съответствие със стандартите и процедурите за СУК – т.е. Одитът показва доколко работата в организацията се извършва спрямо правилата, установени в процедурите на системата за качество и дали има разлики между действителната работа и това, което е установено в документацията на системата за качество.

Следващата задача ще бъде проверка на качеството на работата - т.е. По време на одита може да се провери съответствието на резултатите от работата с изискванията, установени в договори или технически спецификации.

Одитът трябва да даде възможност да се оцени въздействието на промените в организацията върху системата за управление на качеството - организацията никога не стои неподвижна, във всяка организация настъпват промени. Тези промени в различна степен могат да повлияят на системата за качество. Одитът на системата за качество може да покаже как тези промени са повлияли на системата за качество, дали настъпват промени в системата за качество, които са адекватни на промените в организацията.

Основният резултат, до който трябва да доведе одитът, е идентифицирането на възможности за подобряване на работата на организацията. Следователно при всеки одит обективните доказателства, които одиторите откриват по време на одита, са от съществено значение. Такива доказателства могат да бъдат получени само ако критериите за одит и правилата за оценка на несъответствията са ясни и не позволяват различни тълкувания.

Участници в одита

Одитът е процес, който винаги включва много участници. В зависимост от това какви задачи решават участниците в този процес, могат да се разграничат няколко основни роли. Като правило, независимо дали става въпрос за външен или вътрешен одит, съществуват следните роли на участниците в одита:

Клиент за одит – ISO 19011:2002 определя клиента за одит като организация или лице, което възлага одита. Клиентът на одита е страната, която е най-заинтересована от провеждането му и получаването на резултати от одита. Клиентът на одита обикновено е ръководството на одитираната организация. В случай, че се извършва вътрешен одит, ръководството на организацията е заинтересовано одиторите да оценят обективно и точно работата на системата за качество и да предоставят данни за всички несъответствия в работата и възможностите за оптимизиране на работата. В случай, че се извършва външен одит, ръководството на организацията е заинтересовано системата за качество да бъде призната за отговаряща на изискванията и това да се потвърди документално (с издаване на сертификат - в случай на сертификационен одит, или сключване на договор - в случай на проверка от потенциален клиент на продукти, работи или услуги на организацията).

Одиторите са лица, компетентни да извършват одит (ISO 19011:2002). Качеството и ефективността на одита до голяма степен зависи от квалификацията и обучението на одиторите. В тази връзка се обръща специално внимание на квалификацията на одиторите. Общите изисквания за квалификацията на одиторите са представени в стандарта ISO 19011:2002. Те обикновено се прилагат за професионални одитори, работещи за сертифициращи органи. Организацията може сама да определя изискванията за квалификацията на вътрешните одитори, но това не означава, че всеки служител на организацията може да бъде назначен за одитор. За да може един служител на една организация ефективно и ефикасно да провежда вътрешни одити, той трябва да бъде обучен в методите и техниките за провеждане на одити, да познава изискванията на системата за качество, да знае как работи системата за качество на организацията и да разбира добре предметната област на дейност, която ще одитира.

Техническите експерти са лица, които предоставят на одиторите специализирани знания или опит. По време на одита могат да възникнат проблеми, за които знанията и квалификацията на одиторите не са достатъчни. В такива случаи технически експерти могат да бъдат включени в одита. Привличането на технически експерти е възможно както при вътрешни, така и при външни одити. В случай на вътрешен одит, техническите експерти могат да бъдат служители на отдели, които извършват работа, подобна на тази, която се одитира, но те не трябва да преглеждат собствената си работа или работата на своя отдел. Например, ако една организация има два отдела за проектиране, тогава специалист от един отдел може да действа като технически експерт при одита на втория отдел и обратно. В случай на външен одит техническите експерти се наемат от външни одитори от трети страни.

Проверена страна. Одитираната страна са служителите на одитираната организация. В случай на вътрешни и външни одити, одитираната страна може да бъде всеки служител на организацията, включително ръководството на организацията и вътрешни одитори.

Състояние на одита на системи за управление на качеството

Одит на системи за управление на качеството се отнася до видове одити, които не са регулирани от федерално или международно законодателство. Съответно, няма задължителни законови разпоредби за определяне на процедурата и правилата за одит на системите за качество, определяне на изискванията към одиторите и изискваното докладване. Това се дължи на факта, че сертифицирането на системи за качество принадлежи към доброволната област на сертифициране и цялата работа, свързана с изграждането и внедряването на система за качество, е доброволна инициатива на организацията. Съответно, за организациите, занимаващи се с одит на системи за качество, не е необходимо да получават лицензи или други разрешения за извършване на тази дейност. За извършване на вътрешни одити такива документи особено не са необходими.