Principi efektivne povratne informacije

Zašto je ovaj razgovor važan i koristan je njegova svestranost. Principi o kojima će biti reči savršeno funkcionišu u svim oblastima našeg života. I svuda donose odlične rezultate – kada se pravilno koriste. Tokom treninga obično ne preporučujemo uvježbavanje vještina javnog govora na porodici i prijateljima. Ali po ovom pitanju, naprotiv, toplo preporučujemo da se principi efektivne povratne informacije uvedu i koriste u svom privatnom životu što je prije moguće.

Kvalitet povratnih informacija je možda ključno pitanje u svakoj obuci i, općenito, u procesu razvoja. Dobar feedback (skraćeno feedback) signalizira na vrijeme koliko se dobro krećemo prema cilju, da li trebamo korigirati kurs ili promijeniti brzinu (a možda čak i hitno skrenuti u suprotnom smjeru i promijeniti vrstu prijevoza). OS također utječe na same ciljeve - moraju se prilagoditi, ili čak promijeniti. Jednom riječju, važnost kvalitetnog OS-a u našim životima teško se može precijeniti – nažalost, mnogi nisu uspjeli postići ono za što su bili sposobni zbog pogrešnog OS od svojih mentora.

Osvrnite se oko sebe - stalno dobijamo snažan tok ocjena, kritika, savjeta, rasprava i osuda nas samih i svakog našeg postupka. Šta pršti u ovom potoku?

Empatija?

Kritičareva želja da pokaže svoju inteligenciju?

Želja da nas povredi?

Namjera da se postavi?

Ravnodušno izvršavanje protokola?

Jao, ponekad čak i iskrena želja da se pomogne nalikuje snažnom prijateljskom zagrljaju dikobraza - i ubode i trpa u njega. Uostalom, konteksti za proces prenošenja znanja i iskustva mogu biti veoma različiti. Uporedite: „Učim te – još si mlad i glup – nesposoban si i generalno bezvredan” i „učiš – težiš da postaneš majstor – super si!” U kom ste od "zamotača" najčešće pohađali obuku?

Naravno, iz svakog dodira u životu možete naučiti korisne lekcije – ako ste bili dovoljno jaki da stanete na noge nakon ovog dodira. Pa ipak, sa stanovišta efikasnosti i brzine učenja, mnogo je bolje kada se OS daje u skladu sa određenim principima.

Dakle - kompetentni savjeti, odnosno principi efikasnog OS.

1. PRIJATELJSKI.

Najvažniji uslov da osoba posluša vaš savjet je da stvori prijateljsku atmosferu povjerenja. Ovo je možda osnovna razlika između konstruktivnog savjeta i zlonamjerne kritike.

Pokušajte odmah ispred ogledala napraviti nezadovoljnu grimasu, stati u prkosnu borbenu pozu i napraviti agresivan gest rukama. Pa kako? Mislim da odraz koji se vidi u ogledalu zaista želi da odgovori istom agresijom (a ako ste se potrudili grimasom, onda samo pobegnite) - kakva je to povratna informacija!

Atmosfera povjerenja i druželjubivosti stvara pozitivno radno raspoloženje, podstiče potpuno otkrivanje kreativnog potencijala i pomaže da se OS prihvati „po zaslugama“ bez „zamaranja“ mogućim „tajnim motivima“ njegovog autora. Štaviše, ovo važi i za rad sa drugim ljudima i za procenu sopstvenog učinka.

Stvaranje takve atmosfere ponekad je teško, ali gotovo uvijek neophodno!

2. ISKRENO.

Ponekad, prožeti željom da postignemo maksimalnu ljubaznost, počnemo proizvoditi OS koji ne odgovara sasvim realnosti. Bilo da se radi o želji da se ugodi, ili o strahu od uznemirenja - rezultat je tužan. Govornik koji dobije takav OS "u ružama" prestaje da se razvija.

Da bi bio efikasan i pomogao da vaša vještina raste, vaš OS mora biti pošten i iskren. Ne treba šutjeti o nedostacima - inače čovjek nikada neće znati za njih. Nema potrebe izmišljati nepostojeće prednosti - inače osoba neće razumjeti na čemu dalje raditi. Neiskreni OS je besmislen jer ne ispunjava svoju glavnu svrhu.

Kada govorimo o ovom principu na treninzima, uvijek naglašavamo da je također važno da se ne bojite dati svoju iskrenu povratnu informaciju ako radite u grupi, a povratne informacije drugih učesnika (pa čak i trenera!) se ne poklapaju s vašim mišljenjem. To je normalno, ukupna objektivna slika uvijek se sastoji od mnogo ličnih ISKRENIH mišljenja koja se ne prilagođavaju jedno drugom.

3. PRVO POHVALA! Kažemo da nam se dopalo.

Tokom treninga, ovo je najstrastvenije podržano načelo kada se o njemu raspravlja i najteže za implementaciju)))

Činilo bi se tako lako čovjeku prije svega reći šta dobro radi, pohvaliti ga, radovati se s njim! Ali u stvarnom životu, iz nekog razloga, sve ispada obrnuto - je li to naš mentalitet, ili šta?

Zašto je tako važno početi s pohvalom?

Osoba je uložila veliki trud, pokušala - važno je to primijetiti kako bi se konsolidirala pozitivna motivacija, dala pozitivna ocjena postignutog rezultata;

To će ojačati atmosferu druželjubivosti i povjerenja jedni u druge i pomoći da se informacije o nedostacima sagledaju konstruktivnije;

Osoba će znati za svoje snage ah, na šta se može osloniti u budućem radu, to će ojačati njegovo povjerenje u svoje sposobnosti.

Vi sami, obraćajući pažnju, prije svega, na snage govornika, imat ćete odličnu priliku da ih "uzimate" za sebe, naučite da radite isto i obogatite svoj "arsenal" jakih tehnika, korisnih navika i duhovitih rješenja - odličan materijal za vaš sistem za samorazvoj!

Dodajte nešto svoje...

Ponekad se tokom treninga postavlja pitanje: šta učiniti ako nema za šta pohvaliti? Izmišljanje nečega što krši princip iskrenosti? Ili odmah kritizirati, kršeći princip druželjubivosti?

Odgovor je ovdje jednostavan. I moje kolege i ja, nakon što smo proveli popriličan broj treninga i vidjeli jako veliki broj slušalaca na njima, složili smo se u mišljenju da se uvijek ima za što pohvaliti čovjeka. Koliko god njegov govor izgledao neuspešno, njegov nastup na poslu, odgovor na seminaru, pokušaj da skuva večeru... lista se nastavlja.

Ako ne možete pronaći razloge za pohvalu, znači da nešto nije u redu s vama kao stručnjaku, kao treneru, kao roditelju, kao lideru... nastavite listu. To znači da hitno morate raditi na sebi u tom pravcu.

Što se tiče pohvala kao osnove za povratne informacije, podijelit ću zanimljivu parabolu:

“Jedan mlad, bogat čovjek kupio je prekrasnu kuću sa prekrasnim vrtom. A njegov komšija je bio zavidnik. Toliko zavidan da svaki put uradi nešto gadno. A onda je jednog lijepog jutra, mladi imućni čovjek otvorio vrata svoje kuće i na tremu ugledao kantu punu šljake. Uzeo je ovu kantu, izlio pomet, uglancao kantu do sjaja, otišao u svoju baštu i napunio ovu kantu najzrelijim, najljepšim jabukama i otišao kod komšije. Jedan zavidnik, ugledavši komšiju kako mu se približava kući, obradovao se: „Konačno sam ga uhvatio!“ i otrčao da otvori vrata svoje kuće, nadajući se skandalu. Ali, otvarajući vrata, ugleda komšiju koji je, pružajući kantu punu lepih jabuka, rekao: „Ko je bogat čime, deli...“
Prijatelji, molim vas da podijelite jabuke jedni s drugima u povratnim informacijama!

Inače, u recenzijama, učesnici naših treninga rekli su da je ovaj princip - prije svega, uočavanje pozitivnih stvari i pojava oko sebe - postepeno prerastajući u naviku, radikalno promijenio njihov sistem pogleda na svijet oko sebe u cjelini. . I život je postao mnogo radosniji, ljubazniji i bogatiji. Probajte i vi!

Razgovor o ostalim principima nastavit će se u sljedećem broju. Mi ćemo razgovarati

Kako se može kritikovati?

Kako pravilno osvetliti oči

Zašto je kratkoća zapravo sestra talenta

Ko bi trebao imati prvu riječ?

I druge zanimljive stvari...

Vjerne riječi i istinite odluke Vama!

Vjačeslav Salomasov
Psiholog, trener, poslovni trener.
Direktor i vodeći trener škole javnog govora "Prava riječ"
https://vernoeslovo.com/

Ovo je informacija o prošlom ponašanju osobe koja joj se saopštava u sadašnjosti sa očekivanjem da će uticati na njegovo ponašanje u budućnosti.
Povratne informacije je ključna komponenta u razvoju zaposlenih. Ne samo da pomaže u ispravljanju grešaka zaposlenika prije nego što postanu navike, već i jača željena ponašanja, podstiče profesionalni razvoj i na kraju pomaže zaposlenima da postignu svoje ciljeve.
Da bi poboljšali sopstvenu efikasnost u budućnosti, ljudi treba da imaju vrlo precizno razumevanje koliko su efikasni sada. Potrebne su im specifične informacije o prednostima i oblastima koje treba razviti. Povratne informacije i samo je ono „ogledalo“, gledajući u koje ljudi imaju priliku da vide sebe, planiraju sopstveni razvoj i prate napredak.

Vrste i svrha povratnih informacija
Pozitivne povratne informacije služi za procjenu efektivnog ponašanja zaposlenika i na taj način jača ovu liniju ljudskog ponašanja u takvim situacijama. U slučajevima pozitivnih povratnih informacija, kaže se da Šta dobro je urađeno Zašto bilo je dobro i šta pozitivno rezultate uzrokovano radnjama zaposlenog.

Pozitivne povratne informacije je moćno sredstvo za motivaciju zaposlenih. Posebno je efikasan kada se odnosi na specifično ponašanje, iako i opšte pohvale motivišu zaposlene i povećavaju njihovo samopouzdanje. Između ostalog, pozitivna povratna informacija obavlja još jednu važnu funkciju – govori drugima da vođa vidi i cijeni doprinos drugih zajedničkom cilju.

Negative Feedback služi za prenošenje ocjene neefikasnog ponašanja i usmjeren je na promjenu radnji zaposlenika. U ovom slučaju je naznačeno da Šta urađeno pogrešno koje su alternative ponašanje u ovoj situaciji i zašto njihov rezultat može biti bolje nego rezultat preduzetih radnji.

Po pravilu, menadžeru to nije teško vidi nedostaci u radu podređenih. Mnogo teže komunicirati konstruktivno prijaviti ove nedostatke podređenima na način da se osigura njihovo ispravljanje u budućnosti.

Smjernice za davanje konstruktivnih, pozitivnih i negativnih povratnih informacija

Principi konstruktivne povratne informacije
Specifično– opisuje konkretan primjer ponašanja koje zavisi od osobe; ne sadrži sveobuhvatne generalizacije.
Pravovremeno– odnosi se na nedavnu situaciju koja je još uvijek svježa u glavama vas i drugog učesnika u povratnoj informaciji.
Konstruktivno– predlaže opcije ponašanja koje biste željeli vidjeti u budućnosti (posebno s negativnim povratnim informacijama).
Sa posledicama– ukazuje na posledice ovakvog ponašanja: kako ono utiče na vas, druge i na radni proces.
Razvojni– ima za cilj da pomogne u razvoju.

Principi za davanje pozitivne povratne informacije zaposleniku
Da bi vaše pozitivne povratne informacije bile upečatljivije:

1. Kada izražavate svoju pohvalu zaposlenom, istaknite određeni aspekt ponašanja, konkretan trend – jasno stavite do znanja šta najviše cijenite u njegovim postupcima (na primjer, poštovanje rokova, visoka produktivnost, posvećenost kvalitetu, spremnost da radite prekovremeno kako biste postići rezultate).

2. Ukažite svom podređenom pozitivne posledice njegove radnje. Dajte mu do znanja zašto toliko cijenite njegov uspjeh i zašto vam je toliko važno da to ponovi: pričajte o uticaju koji će ovaj uspjeh imati na vas, na vaš tim, na organizaciju u cjelini.

3. Izrazite svoja osećanja – pričajte o zadovoljstvu, radosti ili divljenju postupcima vašeg podređenog.

4. Jasno i jasno saopćite podređenom kakvog ponašanja treba da se pridržava u budućnosti.

5. Potražite mogućnosti da nagradite zaposlenog za specifično pozitivno ponašanje. Razvijte naviku da vidite situacije koje zaslužuju ohrabrenje. Uz takvu vašu podršku za željeno ponašanje, podređeni će to češće demonstrirati.

♦ Koliko često ih hvalite?
♦ Vidite li doprinos pojedinaca ukupnom uspjehu?
♦ Da li cijenite ovaj doprinos?
♦ Da li vaše pohvale odgovaraju? konkretna dostignuća ili uzrokovano povoljnim stanjem stvari općenito, dobrim raspoloženjem?

Smjernice za davanje negativnih povratnih informacija

Da bi kritika bila konstruktivnija i djelotvornija, slijedite ove principe:

1. Poštujte potrebu osobe za povjerljivošću kritike. Pokušajte izraziti svoje komentare licem u lice.

2. Razgovarajte o ponašanju zaposlenog (na primjer, „dva dana ste odložili donošenje odluke o ovom pitanju“), a ne o njegovoj ličnosti (na primjer, „niste sposobni da donosite odluke i preuzimate odgovornost“).

3. Recite zaposlenom o konkretnim činjenicama, izbjegavajte generalizacije.

4. Navedite konkretne negativne posljedice radnji podređenog. Poznato je da se u 90% slučajeva „neefikasne“ kritike šefovi izvlače opštim frazama („pad produktivnosti rada“, „pad morala“ itd.).

5. Personalizirajte svoje izjave – pričajte o svojim osjećajima. Fraza “Bio sam jako uznemiren kada sam saznao...” imaće jači efekat od bezličnog uzvika “Ovo je jednostavno neprihvatljivo!”

6. Dajte komentare na miran način. Budite sigurni da imate kontrolu i da ste sposobni da opišete svoja osećanja, a ne da ih „ispraznite“.

7. Budite kratki - pređite direktno na stvar i govorite direktno. Zapamtite da osoba doživljava gore kada postane predmet kritike.

8. Budite spremni na činjenicu da zaposlenik neće odmah prepoznati valjanost vaših komentara. Kada su suočeni s kritikom, ljudi imaju tendenciju da postanu defanzivni, pa nemojte pokušavati da odmah dobijete saglasnost svog podređenog. Samo mu recite svoju ocjenu i uvjerite se da je razumije. Dajte mu priliku da razmisli o vašim riječima.

9. Održavajte potrebnu ravnotežu pozitivnih i negativnih informacija. Prije nego što date ozbiljan komentar zaposleniku, recite nekoliko riječi o kvalitetama koje cijenite. Počevši sa svojim komentarima, završite razgovor izražavajući sveukupno povjerenje u sposobnost vašeg podređenog da uspije.

10. Težite dijalogu, izbjegavajte čitanje predavanja. Dajte podređenom priliku da izrazi svoje viđenje problema

11. Fokusirajte se na buduće akcije. Nemojte se zadržavati na otkrivanju razloga za učinjene greške - to će podređenog samo natjerati da traži nove izgovore. Brzo prijeđite na „Šta ćete učiniti da se ovo ne dogodi u budućnosti?“

12. Saopštite svom podređenom ne samo kazne za loše ponašanje, već i prednosti dobrog ponašanja.

13. Na kraju sastanka zamolite podređenog da svojim riječima ponovi šta treba da uradi da poboljša rezultate. Ovo ne samo da će testirati razumevanje, već i potvrditi posvećenost podređenog poboljšanju.

14. Ako se suočavate sa posebno teškim razgovorom, mentalno odigrajte moguće scenarije. Razmislite ne samo o formi u kojoj ćete izraziti svoje komentare, već i o tome šta biste mogli čuti kao odgovor i kako ćete na to reagovati.

Najnovije recenzije (0)

Podijelio sam sedam važnih pravila koja uspješni menadžeri koriste kada daju povratne informacije zaposlenima. U ovom materijalu ćemo pogledati nekoliko modela koji vam omogućavaju da efikasno izgradite takav razgovor. Radi praktičnosti, koristit ćemo primjere.

"Sendvič" povratnih informacija

Najpoznatiji model - i široko korišten. Jednostavan za razumijevanje, lako za pamćenje, jednostavan za korištenje.

Opis: razvojni blok povratne sprege se nalazi između dva bloka pozitivne povratne sprege. Otuda i naziv "sendvič". Koristi se u razgovorima o postavljanju ciljeva, prilagođavanju rezultata i razvoju zaposlenih. Obično se ne koristi za disciplinske razgovore, situacije koje uključuju prekršaje, neispunjavanje dužnosti, gdje je potrebno prilagođavanje ponašanja zaposlenika.

situacija: Sergej, zaposlenik odjela prodaje, ispunio je plan prema dva pokazatelja (obim prodaje i broj aktivnih kupaca). Međutim, cilj za prodaju novog proizvoda je ostvaren samo 50%.

primjer:

Počnite s pozitivnom ocjenom. “Sergey, lijepo je primijetiti da ste ovog mjeseca uvršteni u grupu najprodavanijih koji su ispunili plan obima prodaje za 100%. Vidim da ste se morali potruditi i uspostaviti odnose sa brojnim klijentima – takođe ste lider po broju aktivnih klijenata.” Nakon ovakvih riječi ohrabrenja, zaposlenik će biti spreman da razgovara o područjima rada koja zahtijevaju poboljšanje.


Razgovarajte o tome šta treba poboljšati i promijeniti i dogovoriti akcioni plan. „Istovremeno, još ima prostora za rast. Obratite pažnju na prodaju novog brenda. Ovog mjeseca ste ostvarili samo polovinu onoga što ste planirali. Za kompaniju je sada važno da ovaj proizvod iznese na tržište. Hajde da razgovaramo o tome šta možete da uradite sljedeći mjesec poboljšati ovaj pokazatelj." Imajte na umu da nema kritike. Postoji dijalog i konstruktivna diskusija.


Završite razgovor pozitivno. “Super, plan je usaglašen, sad idemo u akciju. Siguran sam da se sa svojom sposobnošću rada sa klijentima možete nositi sa ovim zadatkom. Zapamtite: ako povećate prodaju novog brenda, možete ući u tri najbolja pobjednika u natjecanju koje je trenutno u tijeku. Ako ti treba pomoć, uđi."

B.O.F.F.

Opis: skraćenica početnih slova engleskog naziva četiri faze modela. Ponašanje (Ponašanje) - Rezultat (Ishod) - Osjećaji (Osjećaji) - Budućnost (Budućnost).

situacija: nova uposlenica odjela za korisničku podršku, Irina, redovno krši standarde kvaliteta usluge, odnosno: ne pozdravlja klijente, nepristojna je, ignorira zahtjeve klijenata, ne odgovara na telefonske pozive i kasni za vrijeme pauze za ručak.

primjer:

Ponašanje. Reci Irini svoja zapažanja o njenom radu. Konkretno, jezikom činjenica, po mogućnosti sa detaljima, datumima zapažanja. Razgovarajte o razlozima. Ponekad se dešava da zaposleni nije u potpunosti svjestan šta se od njega očekuje.


Ishod. Razgovarajte sa Irinom kako njeno ponašanje (iritacija i nepristojnost u radu sa klijentima, ignorisanje zahteva, dugo odsustvovanje sa posla posle pauze) utiče na poslovne rezultate, broj pritužbi klijenata i broj usluženih klijenata.


Osjecanja. Razgovarajte o tome kako se osjećate znajući da Irina radi na ovaj način. Uznemireni ste, tužni, niste baš srećni, to vam je neprijatno da shvatite. Razgovarajte o tome kako se drugi zaposleni osjećaju kada je Irina dugo odsutna s posla i moraju raditi s dodatnim opterećenjem. Time ćete pomoći Irini da shvati da je njeno ponašanje neprihvatljivo.


Budućnost. Razgovarajte sa Irinom o tome šta ona može učiniti u budućnosti da eliminiše ovo ponašanje. Najbolje je postavljati pitanja i dobiti odgovore od zaposlenika. To će joj omogućiti da preuzme odgovornost za odluke i postupke u budućnosti. Na kraju razgovora dogovorite se o konkretnim radnjama i rokovima – zacrtajte akcioni plan za budućnost. I vrlo je preporučljivo zakazati termin sastanka na kojem ćete sumirati rad na sebi koji će Irina obaviti.

Opis: Standard - Zapažanje - Rezultat.

situacija: Andrey, zaposlenik centra za tehničku podršku, nije odgovorio na zahtjev odjela za razvoj poslovanja za rješavanje problema.

primjer:

Standard. Podsjetite na postavljene standarde. “Već drugu godinu naš odjel ima standard brzog odgovora – na svaki zahtjev mora se odgovoriti u roku od 15 minuta. To ne znači da će kvar nužno biti otklonjen u ovih 15 minuta, ali će naš kupac dobiti odgovor da je prijava prihvaćena i da smo počeli s radom.”


Opservation. Navedite činjenice i zapažanja. “Na prijavu koju ste jučer u 10:25 zaprimili od odjela za razvoj poslovanja, korisnik nije dobio odgovor do početka današnjeg dana. Problem nije riješen: još uvijek nema pristupa sistemu.”


Rezultat. Razgovarajte o uticaju ponašanja na posao, tim, klijente, zaposlene. “Kao rezultat toga, odjel za poslovni razvoj jučer je bio primoran da odgodi pregovore sa glavnim klijentom, nisu mogli dobiti informacije potrebne za pripremu. Ovo je važan klijent za kompaniju i nemamo garancije da neće započeti pregovore sa konkurentima zbog naše tromosti.”

Logično je da bi sljedeći korak bio da se zaposlenik obaveže na promjenu vlastitog ponašanja.

Opis: Uspjesi - Lekcije (učite) - Promjena (promjene). Ovaj model povratnih informacija dobro se uklapa u timski rad: rad projektnih grupa pri sumiranju konačnih ili međurezultata, sastanci tima.

situacija: Projektni tim je završio prvu fazu razvoja novog sistema.

primjer:

Zamolite svakog člana projektnog tima da navede 2 najvažnija lična postignuća koja su postigli tokom projekta, 1 najvažniju lekciju koju su naučili i 1 promjenu koju su trebali napraviti u drugoj fazi projekta. Onda neka svako kaže svoje. Napravite liste i izaberite 5 najviše važna dostignuća, 2 lekcije i 1 najvažnija promjena. Broj stavki na listi može varirati ovisno o situaciji i veličini projektnog tima.

Naravno, postoji mnogo drugih načina za strukturiranje razgovora sa zaposlenim. Ovaj članak daje pregled najpoznatijih i uspješno korištenih modela povratnih informacija u praksi.

Vladimir Belyaev
Na osnovu materijala"B-trening"

• Liderstvo, menadžment, upravljanje kompanijom

Izvor: http://www.b17.ru/article/learn_to_give_feedback_to_guide_the/

Za svakog lidera koji poštuje sebe veoma je važno da nauči kako da pravilno daje povratnu informaciju podređenima. Uostalom, uspjeh kompanije na čijem ste čelu uvelike će zavisiti od ove vještine. Možemo reći da je ova vještina umjetnost hvaljenja i grdenja svojih učenika. Ali, najviše od svega, želeo bih da se fokusiram na to kako ispravno reći podređenom o grešci koju je napravio, o grešci koju je napravio, da se ne uvredi ili, kako kažu u Japanu, da mu sačuvam obraz?

Pogledajmo prvo koncept: Šta je povratna informacija?

Ukratko, radi se o određenom mehanizmu za prenošenje informacija, koji se sastoji od nekoliko pitanja ili prijedloga od menadžera do njegovih zaposlenika, od zaposlenika do kolega i nazad, u različitim verzijama itd. U svakom slučaju, ovo je više dijalog nego monolog, iako mnogi menadžeri iz nekog razloga to ne razumiju.

Pravilno pružanje informacija svom podređenom općenito, a posebno u obliku povratnih informacija, jednostavno je neophodno.

Zašto? Da, makar samo zato što će pravovremenost ove akcije motivirati vašeg zaposlenika da bude kreativan i da preventivno radi kako bi izbjegao greške u budućnosti. Uostalom, svi znamo o važnosti i neophodnosti blagovremenog djelovanja. I što je najvažnije, ispravne povratne informacije će nam pomoći da postignemo željene rezultate u našem radu!

Ako ćete zaposlenima dati povratne informacije, onda to treba učiniti. PRAVO! Ni u kom slučaju ne biste se trebali ograničiti na kategorije evaluacije kao što su “LOŠ” ili “DOBRO”. To očito neće biti dovoljno za adekvatnu povratnu informaciju, osim toga, profit vaše kompanije od ovakvog crno-bijelog pristupa rješavanju organizacijskih problema može uvelike stradati, a time i emocionalna pozadina zaposlenih. U nedostatku dobre povratne informacije u organizaciji, nastaje neka vrsta „mrtve“ tišine koja dovodi do izostanka bilo kakve interakcije u kompaniji.

Da biste uspostavili povratnu informaciju sa osobljem, možete jednostavno pitati tri jasna pitanja:

1) Šta već radite?

2) Kako vidite svoj rad?

3) Da li mislite da je moguće bolje raditi ovaj posao i šta je za to potrebno?

●Važno! U ovom bloku glavni kriterijum treba da bude pozitivan. Ne bi trebalo biti kritike ili drugih negativnih verbalnih ili neverbalnih manifestacija. Stoga uvijek treba početi s dobrim. Iz onoga što se može primijetiti sa najbolje strane.

Sljedeći blok bi trebao biti želja da stimulišete rast vašeg zaposlenika. To znači da ima smisla usmjeriti svoje misli ka kreativnosti, ka poboljšanju svojih aktivnosti. Dajte mu smjernice da ubrza i modernizira svoje aktivnosti. Ovdje možete početi postavljati pitanja: Šta se sada može učiniti? Ovo će omogućiti vašem zaposleniku da se pripremi za aktivnu akciju upravo sada.

●Važno! Ako morate da date komentar, uradite to konstruktivno, u suštini pokušavajući da promenite ponašanje osobe. Ni pod kojim okolnostima ne kritikujte njegovu ličnost. Ličnost zaposlenog za vas treba da bude, da tako kažem, NEDOdirljiva!

Možemo preporučiti korištenje sheme: «+», «-», «+». To znači: HVALA (+) = BODOVANJE (NAKAZI, UBRZAJ, PRAVAC)(-) =PONOVNO HVALA (HRABRI) (+).

Najzanimljivije je to što nije potrebno samo postavljati pitanja, možete u istom ili sličnom obliku dati zaposlenima u obrascu izjave:

1) Recite zaposlenom šta je dobro uradio.

2) Podstaknite mu (deklarirajte) šta može još bolje da uradi u procesu obavljanja svog posla.

3) Pozovite ga da to uradi odmah ili preporučite implementaciju procesa u određenom trenutku.

Dakle, ako u svom rukovodstvu koristite sličnu shemu povratnih informacija s podređenima, oni vas ni u kom slučaju neće uvrijediti.

Iskoristite ovo i rezultati će vas ugodno iznenaditi!

Štaviše, primetićete značajne promene u motivacionoj sferi zaposlenih u vašoj organizaciji u pravcu koji vam je, kao lideru, potreban.

Iskoristite ovo i rezultati će vas ugodno iznenaditi!

Povratna informacija je alat za upravljanje kadrovima i povećanje efikasnosti poslovnih procesa, koji se mora uzeti u obzir u svakom aspektu svake organizacije. i omogućava menadžeru da prima ažurne informacije o posljedicama rukovodnih odluka, prilagoditi rad pojedinih zaposlenih i cijelih odjela.

Iskusan menadžer koristi povratne informacije kako bi postigao maksimalnu efikasnost interakcije i produktivnost svojih podređenih: usmjerava njihove napore, identifikuje uzroke neuspjeha i niske motivacije zaposlenih, ohrabruje i inspiriše. Povratna informacija omogućava zaposlenima da izvrše potrebna prilagođavanja u procesu obavljanja posla, a djeluje i kao snažan motivacijski faktor, doprinoseći ispoljavanju zadovoljstva rezultatima rada.

Kao što pokazuje praksa, mnogi menadžeri ne pridaju veliku važnost tome kako tačno daju povratne informacije podređenima, često radeći to u hodu. A često i vrhunski stručnjaci u svojoj profesiji, ali bez menadžerskih znanja i vještina, postaju menadžeri. Takvim menadžerima može biti teško da kompetentno komuniciraju sa podređenima.

Ali povratne informacije bi trebale biti prirodno radno oruđe u svakodnevnom radu.

VRIJEDNOST POVRATNIH SREDSTAVA

Povratne informacije – to je informiranje partnera u interakciji o percepciji njegove aktivnosti od strane drugih, reakcijama na nju, rezultatima i posljedicama te aktivnosti; Ovo je prijenos evaluativnih ili korektivnih informacija o radnji, događaju ili procesu do izvornog ili kontrolnog izvora.

Potreba za povratnom informacijom je prirodna za svaku osobu, bilo da je top menadžer ili običan zaposlenik. Radim li ono što kompaniji treba? U pravu ili ne? Hoće li moj trud biti prepoznat? Nedostatak povratne informacije, kao i grubo kršenje pravila za njeno pružanje, lišava čovjeka smjernica u organizaciji i smanjuje njegovu želju za radom.

Za menadžera, povratne informacije su alat koji vam omogućava da:

Izrazite priznanje zaposleniku i podržite njegovu visoku motivaciju;

Promijenite očekivanja, procjenu i samopoštovanje zaposlenika;

Povećati produktivnost i performanse;

Pojasnite ciljeve i razjasnite zadatke sa kojima se zaposleni suočava;

Razumjeti razloge nepoželjnog ponašanja zaposlenika;

Prilagodite ponašanje i očekivanja zaposlenih kako biste racionalnije iskoristili prilike situacije;

Ciljajte zaposlenika za razvoj u određenom pravcu;

Razvijati međusobno razumijevanje i međusobno povjerenje;

Održavati pozitivnu atmosferu u organizaciji;

Razvijati koheziju i timski rad među zaposlenima, stvarajući timski pristup radu;

Utvrdite da proces ili alat ne daje željeni rezultat;

Identificirati područja koja zahtijevaju modernizaciju, promjenu ili razvoj kako bi se osigurao održiv rast i napredak organizacije;

Odredite nivo zadovoljstva zaposlenih radom u kompaniji ili timu.

Kao rezultat povratnih informacija, menadžer prima informacije o napretku zadataka, što mu omogućava da brzo identifikuje i riješi nastajuće organizacijske probleme. On može suditi o svojim podređenima (njihova raspoloženja, očekivanja, sposobnosti, motivacija, planovi za bližu i dalju budućnost, procjene itd.) i kako ocjenjuju stil i kvalitet upravljanja, lični doprinos menadžera, njihov autoritet i uticaj na organizacione i poslovne procese.

Da bi održao povratnu informaciju, menadžeru je potrebno određeno iskustvo i vještine u konstruktivnom korištenju primljenih informacija; sprovođenje odgovarajućih organizacionih procedura i uspostavljanje standarda; odvajanje vremena za pružanje povratnih informacija i razmišljanje o rezultatima; unošenje promjena na osnovu povratnih informacija.

Uobičajene greške u povratnim informacijama

Prilikom davanja povratnih informacija, menadžeri bi trebali izbjegavati sljedeće greške:

Nekonstruktivna kritika. Gruba i agresivna osuda postupaka podređenog, pretjerana emocionalnost, koja se manifestira u vidu sarkazma, arogancije i nepoštovanja, može poljuljati samopouzdanje zaposlenika i narušiti njegov moral. Na primjer, ako je menadžer dodijelio podređenom da napiše izvještaj i bio je nezadovoljan rezultatom, u ovom slučaju, umjesto direktne kritike („ovaj izvještaj ne sadrži informacije koje su mi potrebne“, „ovo treba u potpunosti preraditi“) , trebalo bi da se zapitate šta je, po njegovom mišljenju, bio ciljni zadatak, da li je zaposleni uspeo da ga ostvari, kako se rezultat može poboljšati. Prije nego što pređete na temu kritike, prepoznajte određene prednosti podređenog, njegove pozitivne doprinose i postignuća, počevši od pohvale.

Lično. Menadžer mora osigurati da se povratne informacije koje daje podređenima odnose isključivo na njihove postupke, a ne na njihove lične kvalitete. Menadžer koji daje negativnu procjenu karaktera zaposlenog (recimo, "Previše si grub") čini da se ta osoba osjeća defanzivno i mentalno kontradiktorno. Kritikujte postupke osobe, a ne samu osobu. Jedno je reći: „Ti si pametna osoba koja razmišlja, ali nisi postupila sa predviđanjem“, druga: „Ti si idiot, uradio si tako glupu stvar!“

Koristite samo uobičajene fraze. Menadžer koji zaposleniku daje povratnu informaciju u obliku („vi ste dobar vođa“, „odradili ste ozbiljan posao“ itd.) možda neće postići željeni rezultat. Podređeni može biti polaskan komplimentom, ali mu to neće dati korisne informacije o tome šta je uradio ispravno i šta treba poboljšati.

PRAVILA ZA POVRATNE INFORMACIJE

Da bi povratna informacija bila efikasna, ne treba joj pribjegavati ako se niste pripremili za sastanak, ako ste loše raspoloženi ili nemate slobodnog vremena.

Prije nego što date povratnu informaciju, morate razumjeti koji rezultat želite dobiti od razgovora sa zaposlenim. Tada će biti mnogo lakše pravilno strukturirati razgovor. Bez obzira na svrhu razgovora, korisno je pridržavati se sljedećih pravila:

Proučite sve informacije o problemu i pripremite se za davanje povratnih informacija koristeći sljedeći algoritam. Tabela 1.

Tabela 1. Priprema za pružanje povratnih informacija

Povratne informacije treba da budu pružene u odgovarajućim uslovima, u prijateljskom okruženju i bez spoljnih smetnji.Ako je moguće, Spriječite prekide, telefonske pozive itd.

Povratne informacije trebaju biti konstruktivne. Prvo razgovarajte o tome šta je dobro, šta i zašto je loše i kako to treba ispraviti. Povratna informacija idealno bi trebala sadržavati isticanje prednosti u aktivnostima i ponašanju zaposlenika i slabosti – mjesta koja zahtijevaju korekciju, rezerve za poboljšanje zaposlenika. Razgovarajte o tome šta se može promijeniti/dodati na nivou akcije kako bi se postigao rezultat blizu idealnog.

Povratne informacije trebaju biti pravovremene i činjenične.
Dajte povratne informacije ubrzo nakon događaja o kojem razgovarate sa zaposlenim. Ne bi trebalo da vodite „Debrifing“ pre dva ili tri meseca, to će izazvati odbrambenu reakciju podređenog. Razgovarajte o konkretnom događaju. Na primjer: Danas ste se pojavili na poslu u 10:45. Ovo je drugi put u sedmici, hajde da razgovaramo o tome? Ali ne ovako: spavate li uvijek do jedanaest i uvijek kasnite?

Povratna informacija treba da bude konkretna, jasno izražena i razumljiva vašem sagovorniku. Trebalo bi da sadrži primjere ponašanja, a ne da opisuje opšte obrasce ponašanja.Nekoristite opšte fraze i ne koristite nagoveštaje.

Razgovarajte o događajima i aktivnostima. Ne osoba.

Održavajte ravnotežu između pozitivne i negativne ocjene. Trebalo bi da počnete sa „dobrim“ delom.

Uključite zaposlenog u diskusiju i pustite ga da govori. Važno je da znate njegovo mišljenje! Zamolite svog podređenog da da svoje prijedloge. Šta mislite da će učiniti kupac koji je htio da naruči hitnu narudžbu, ali nije mogao doći do nas u 9:30? Šta učiniti da se ovakve situacije ne ponove?

Jasno iznesite svoje zaključke i zabilježite postignuti sporazum u pisanoj formi.

Redovno proveravajte da li se poštuju dogovori.

Odmah podržite sve pozitivne promjene. Osigurajte ih.

Ne zaboravite dati povratne informacije ne samo o ishodu zadatka, već i tokom aktivnosti.

Vaši sastanci sa zaposlenima bit će produktivniji ako počnete koristiti ova pravila.

Dakle, razvijanje vještina davanja i primanja povratnih informacija pomaže menadžeru da stvori atmosferu međusobnog povjerenja i otvorenosti, koja promoviše konstruktivne promjene u radu.

Lider mora zapamtiti da uz efikasnu komunikaciju i stalne povratne informacije postoji neograničen potencijal za poboljšanje u svim oblastima poslovanja i upravljanja ljudima.