Hay algunos malentendidos y, por lo tanto, un uso confuso de los términos cuando se trata de gestión de programas. A veces un programa se llama proyecto. A veces un proyecto se llama programa. Además, a veces se utilizan por error el portafolio y el programa uno en lugar del otro. Este artículo le ayudará a comprender las diferencias clave e identificar los aspectos únicos de la gestión de carteras, programas y proyectos.

Para empezar a distinguir entre estos conceptos, conviene imaginar una pirámide jerárquica. En la cima de la pirámide se encuentra la gestión de cartera, que contiene todos los programas y proyectos priorizados en función de sus objetivos comerciales. Debajo se encuentra la gestión de programas, que contiene muchos proyectos que están interrelacionados ya que respaldan objetivos comerciales específicos. Los programas contienen muchos proyectos, pero los proyectos pueden ser independientes y formar parte de una cartera. Los proyectos se diferencian de los programas en que son de naturaleza táctica.

Exploremos cada concepto con más detalle:

Gestión de cartera

Uno de los aspectos clave de la gestión de carteras de proyectos es que es un proceso que está claramente alineado con la dirección del negocio. Las prioridades se establecen mediante un proceso de optimización adecuado para la organización. Los riesgos y recompensas se consideran y equilibran, y los programas se seleccionan en función de su alineación con la estrategia organizacional. Se proporciona una visión general de la implementación de programas y proyectos para que se puedan realizar adaptaciones del portafolio si es necesario. Los cambios estratégicos también pueden provocar ajustes de cartera.

Gestión de programas

Una característica clave de la gestión de programas es el apoyo y la financiación empresarial. A partir de una definición basada en decisiones tomadas a nivel de gestión de cartera, los programas están patrocinados por las necesidades del negocio. El programa se hace cargo de los beneficios y se mide esencialmente por el logro de esos beneficios. Los programas también pueden tener “flujos de beneficios”, o conjuntos de beneficios interrelacionados, como mayores capacidades de I+D combinadas con una mayor penetración en el mercado que abarca múltiples funciones de la organización. Debido a que los programas, que por su naturaleza consisten en múltiples proyectos, fluyen a través de funciones en una organización, tienen todos los elementos de un sistema empresarial y, por lo tanto, están orientados a la gestión.

Gestión de proyectos

La gestión de proyectos se ocupa de entregar capacidades típicamente definidas dentro de un programa. Los proyectos están impulsados ​​por estrategias, pero no tienen la iniciativa estratégica que tienen los programas. En cambio, el proyecto recibe elementos de entrada, luego diseña e implementa plan táctico. El seguimiento y la medición final del éxito a menudo se basan en consideraciones tácticas como el presupuesto y el plan, más que en el logro de objetivos comerciales estratégicos.

Ahora que conoce las diferencias básicas entre la gestión de carteras, programas y proyectos, cada organización debe especializarse en implementar estos tres procesos. A continuación se describen algunos factores clave y cómo influirán en sus decisiones de implementación:

• Industria: La industria proporciona información sobre la estabilidad y coherencia de las operaciones. Algunas industrias, como la farmacéutica, están impulsadas por los ciclos de vida de los productos, aunque hay ciclos más largos que implican procesos regulatorios extensos. Las empresas de electrónica de consumo están impulsadas por ciclos de vida más cortos y tecnologías en rápida evolución, con poca estabilización. Las empresas constructoras están muy centradas en los proyectos y trabajan con tecnologías y productos muy estables.
• Tamaño de la organización: Considerándolo todo, tamaño más grande requiere más formalidades. Sin una estructura en las relaciones entre estrategias, la gestión de carteras, programas y proyectos puede volverse un poco inconexa. Los dos puntos de enfoque demuestran la presencia de estructuras organizativas deliberadas para la gestión de carteras, programas y proyectos, así como un enfoque en la construcción de vínculos fuertes entre ellos para el flujo de información, comunicación y colaboración.
• Volumen de transacciones: La capacidad operativa definida más estrechamente presente en las organizaciones basadas en producción o ventas tenderá hacia una menor formalidad y la información fluirá libremente entre los procesos de gestión de carteras, programas y proyectos. En organizaciones que están bien integradas horizontalmente y que contienen competencias centrales bien desarrolladas en investigación, marketing, producción, suministro, etc., habrá divisiones inherentes que deberán controlarse. Esto hará que el programa sea más difícil de gestionar, ya que se violarán estas restricciones.
• Estrategias: Al igual que varias consideraciones operativas, la estrategia influirá en la organización de la gestión de carteras, programas y proyectos dependiendo de cuán compleja sea la estrategia. Un punto clave que no se mencionó anteriormente es que las alianzas estratégicas tienen un impacto significativo en el grado en que estos procesos están bien estructurados y controlados.

Existen estándares para la gestión de carteras, programas y proyectos y entre ellos se pueden encontrar definiciones claras. El Worldwide Project Management Institute (PMI) ha desarrollado y publicado los siguientes estándares (gratuitos para sus miembros):

• El estándar para la gestión de carteras
• El estándar para la gestión de programas
• Una guía para los conocimientos sobre gestión de proyectos (PMBOK) Tercera edición, tercera edición

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Es posible llegar al destino sólo cuando el rumbo del movimiento está correctamente establecido y todos los participantes saben hacia dónde y por qué se dirigen. Proyecto y programa son categorías de gestión occidental, donde se presta mayor atención a una planificación competente. ¿Cómo entender la diferencia entre ellos y a qué afectan las diferencias?

¿Qué es un proyecto y programa?

• Proyecto– un conjunto interconectado de actividades y procesos, cuyo objetivo principal es la implementación tarea a gran escala. Sus principales atributos son los plazos, los recursos y la misión. La implementación del proyecto se puede calcular tanto cuantitativa como cualitativamente (los objetivos establecidos se logran o fracasan).
• Programa– un grupo de proyectos unidos por un objetivo, gestión, recursos y misión comunes. Su resultado es un cambio cualitativo de estado provocado por la implementación de las tareas planificadas. El programa de desarrollo de la atención sanitaria implica la implementación de una serie de proyectos: construcción de hospitales, realización de investigaciones, formación de personal y mucho más.

Diferencia entre proyecto y programa

Entonces, la diferencia más importante entre estos conceptos es su escala. Un programa son varios proyectos unidos por un objetivo. No se mide cuantitativamente, sino cualitativamente e implica un cambio de estado. Los plazos para la implementación del proyecto, por regla general, están estrictamente definidos y su aplazamiento afectará inevitablemente la implementación del programa.

También existen diferencias en la complejidad de implementar las tareas asignadas. La implementación del proyecto parece más sencilla, ya que para tener éxito basta con alcanzar los objetivos en un período de tiempo determinado. El programa es sólo una hipótesis (la lucha contra el alcoholismo o la drogadicción) que debe confirmarse en la práctica. Los proyectos interrelacionados y su implementación exitosa no siempre conducen a un cambio de estado y el resultado puede ser completamente impredecible.

La diferencia entre un proyecto y un programa es la siguiente:

• Alcance del concepto. Un programa es un concepto más amplio que incluye un conjunto de proyectos.
• Duración. El plazo para implementar el programa es amplio, el plazo para el proyecto es específico y mensurable.
• Resultado. El proyecto se implementa cuando las actividades planificadas se completan en la fecha especificada. El resultado del programa es un cambio de estado, un impacto en la situación. Por lo tanto, incluso su implementación parcial puede tener éxito y el efecto resultante puede superar todas las expectativas.
• Complejidad. Implementar un programa es más difícil que ejecutar un proyecto, ya que todas las tareas involucradas deben coordinarse.

EN mundo moderno Solo gana el que esté mejor preparado para las próximas acciones. El programa y el plan son dos partes importantes de la gestión de proyectos, cuya implementación de ideas puede conducir al éxito de cualquier empresa. Comprender la diferencia entre ellos es muy importante para los futuros líderes que quieren no sólo ser un engranaje en el sistema, sino también gestionar de manera competente los recursos y determinar su futuro.

Programa– un algoritmo secuencial de acciones, cuya implementación permitirá al artista lograr un objetivo determinado. El programa puede ser informático, electoral o laboral. Todos ellos tienen algo en común: un conjunto de actividades interrelacionadas destinadas a lograr las tareas asignadas.
Plan– una serie de acciones unidas por un único objetivo y destinadas a completarse antes de una fecha determinada. El plan le permite crear un horario de trabajo que disciplina tanto a un individuo como a un grupo de personas, ayudándolos a navegar en el tiempo y el espacio.

Diferencia entre programa y plan

Por tanto, un programa es un concepto amplio que denota una estrategia para lograr resultados. Ninguna actividad está completa sin él. gran empresa y una organización cuyo líder realmente quiere tener éxito. El programa es flexible; para alcanzar los objetivos, los puntos individuales se pueden cambiar y adaptar a las condiciones reales. Además, puede tener varios planes ejecutados en paralelo.
Un plan es una forma obsoleta de implementar tareas de gestión de proyectos. Es detallado y cada evento tiene un marco de tiempo, pero está lejos de ser un hecho que completar todas las tareas conducirá a la consecución de los objetivos.

TheDifference.ru determinó que la diferencia entre el programa y el plan es la siguiente:

Amplitud del concepto. El programa es una categoría más amplia que puede incluir múltiples planes.
Progresividad. El programa es más flexible que el plan y puede ajustarse y dirigirse durante el proceso de implementación.
Flexibilidad. Los elementos individuales del programa se pueden ejecutar independientemente unos de otros, con múltiples resultados posibles. El plan es siempre lineal y, por tanto, debe implementarse de forma coherente.
Detallando. El programa contiene sólo disposiciones y objetivos generales, y el plan contiene una elaboración detallada de cada paso, plazos y recursos.
Evaluación del resultado. Para comprender la eficacia del plan, es necesario comparar las actividades planificadas con las realmente realizadas. La eficacia del programa sólo se puede evaluar cuando se logra el objetivo.

¿Alguna vez has confundido el término? escenario con el término proceso? y el término maletín con el término resultado final? Quizás no, pero la terminología de gestión de proyectos puede resultar confusa. Este artículo le ayudará a encontrar respuestas a sus preguntas.

En este artículo

Introducción a los conceptos básicos: etapas, procesos, portafolios y productos.

Un proyecto es simplemente un conjunto de actividades que ocurren de acuerdo con un cronograma y producen algún resultado. Algunos proyectos son autónomos; otros tienen una actitud de "No", mientras que otros se integran en la organización. Por otro lado, algunos proyectos forman parte de actividades más amplias, como hitos, procesos, programas y carteras.

Etapas

Los proyectos se pueden planificar basándose en etapas, que permite gestionar de forma conjunta múltiples proyectos relacionados con un mismo objetivo. Digamos que una organización benéfica necesita realizar una recaudación de fondos todos los años. Para gestionar todos los proyectos asociados a esta tarea, la organización benéfica divide los proyectos en tres etapas: planificación, evento y seguimiento. Cada etapa contiene varios proyectos.

Procesos

Las actividades de dos proyectos diferentes pueden estar interrelacionadas; formando así procesos. Digamos que hay dos proyectos: uno contiene las actividades necesarias para desarrollar un sistema de seguimiento de problemas técnicos y el otro contiene las actividades necesarias para contratar y capacitar al personal de soporte.

El conjunto combinado de actividades de los dos proyectos forma el proceso de creación de un call center. El resultado del proceso es un call center en pleno funcionamiento.

Programas

Programa es un grupo de proyectos que se gestionan en conjunto para aprovechar eficazmente sus relaciones. Por ejemplo, una empresa constructora que está trabajando en un nuevo vecindario administra cada casa del vecindario como un proyecto separado. Agrupar proyectos en un programa de vecindario facilita el seguimiento del progreso de todo un vecindario y la planificación de recursos externos, como camiones de cemento o contratistas de jardinería.

Portafolios

Algunos gerentes de proyectos pueden usar carteras para alinear proyectos y programas con objetivos comerciales estratégicos relevantes. Por ejemplo, una empresa de desarrollo. software identificó tres objetivos comerciales estratégicos: “Innovación industrial”, “Desarrollo de software seguro” y “Atención al cliente de alta calidad”. La organización crea carteras para cada uno de estos objetivos (Innovación, Seguridad y Soporte) y les asigna proyectos y programas actuales.

Resultados finales del proyecto.

Los proyectos, etapas y procesos conducen a algún resultado, que se llama resultado final. Normalmente, el resultado final es un elemento tangible específico, como un documento o un producto terminado. Los resultados finales pueden ser no sólo productos y bienes, sino también resultados o servicios. La siguiente tabla muestra algunos ejemplos de estos tipos.

Microsoft Project y sistema de gestión de proyectos existente

Yendo paso a paso aún más lejos, un "sistema" de gestión de proyectos se refiere a un conjunto integrado de procesos, técnicas, metodologías y herramientas que se utilizan para planificar y realizar un seguimiento de los proyectos. Microsoft Project es una herramienta dentro de un sistema de gestión de proyectos más amplio. Los proyectos, también llamados planes de proyecto, se guardan como archivos separados dentro de Project 2010 y se pueden agrupar en actividades más grandes, como hitos, procesos, programas y carteras.