Басқару жүйесінің ішкі аудиті басқару жүйесінің негізгі процестерінің бірі болып табылады. Батыс сарапшыларының пікірінше, егер мұндай басқару жүйесі процестері сияқты

Басқару жауапкершілігі;

Түзету және алдын алу шаралары;

Ішкі аудиттер (тексерулер);

Деректерді талдау;

Үздіксіз жетілдіру

стандарт талаптарына сәйкес жөнделіп, енгізілсе, онда сапа менеджменті жүйесінің және/немесе қоршаған ортаны басқару жүйесінің барлық басқа процестері жұмыс істеп қана қоймайды, сонымен қатар үнемі жетілдіріліп отырады.

Ішкі аудит кезінде ұйымның басқару жүйесіндегі қызметтің жекелеген құжаттардың талаптарына сәйкестігі тексеріледі. Сонымен қатар, менеджмент жүйесін сертификаттауға дайындау кезінде стандарттың (мысалы, ISO 9001, ISO 14001) және басқа да ISO стандарттарының (мысалы, ISO 19011) талаптарына сәйкестігіне ішкі аудит жүргізіледі. Дегенмен, менеджмент жүйесін сертификаттау сәтінен бастап менеджмент жүйесінің бекітілген құжаттарына (Сапа саясаты мен мақсаттары, Сапа жөніндегі нұсқаулық, құжатталған процедуралар және төменгі деңгейдегі құжаттар) сәйкестігіне ішкі аудит жүргізіледі.

Басқару жүйесінің ішкі аудиті келесі міндеттерді шешуге мүмкіндік береді:

Менеджмент жүйесіндегі қызметтің және олардың нәтижелерінің белгіленген талаптарға сәйкестігін растау;

Анықталған сәйкессіздіктердің себептерін талдау және жою;

Сапа мәселелерінің туындауының алдын алу;

Түзету әрекеттерінің орындалуын растау;

Жұмыс істеп тұрған басқару жүйесінің тиімділігін бағалау;

Басқару жүйесінің құжаттарында белгіленген мақсаттарды, міндеттер мен талаптарды қызметкерлердің түсіну дәрежесін белгілеу;

Жалпы және оның жекелеген процестерінде сапа менеджменті жүйесін және/немесе қоршаған ортаны басқару жүйесін одан әрі жетілдіру жолдарын анықтау.

1.6.1. Сыртқы аудитпен салыстырғанда ішкі аудиттің артықшылықтары мен кемшіліктері

Ішкі аудиттің сыртқы аудитке қарағанда артықшылықтарына мыналар жатады:

Ішкі аудиторлардың өз кәсіпорнының ерекшеліктерін білуі;

Аудиттелетін бөлімшелер қызметкерлерінің кәсіпорынға бөгде адамдар ретінде қабылданбайтын ішкі аудиторларға деген теріс көзқарасының болмауы;

Ішкі аудиторлардың кәсіпорында жұмыс істейтін нақты байланыс арналарын білуі;

Ішкі аудиторлардың ақпараты аудитте ең пайдалы болуы мүмкін бейресми басшылар туралы білімі;

Аудиторлық есептердегі құпия ақпаратты пайдалану мүмкіндігі;

Ішкі аудит кезінде уақыт қысымының болмауы, тексерілетін объектіні неғұрлым егжей-тегжейлі зерттеу мүмкіндігін шектеу;

Ішкі аудиторлар жұмысының тексерілетін бөлімше қызметкерлерінің жұмыс кестесінен тәуелсіздігі;

Ішкі аудиторларды сарапшы ретінде де пайдалану мүмкіндігі;

Ішкі аудитті жүргізуге салыстырмалы түрде төмен шығындар. Ішкі аудиттің сыртқы аудитпен салыстырғандағы кемшіліктеріне мыналар жатады:

Кәсіпорынның кейбір қызметкерлеріне ішкі аудиторлардың ықтимал бейтараптылығына байланысты сыртқы аудитке қарағанда қорытындылардың объективтілігінің төмен деңгейі;

Қатаң мерзімдердің аз болуына байланысты ішкі аудиторлар жұмысының сыртқы аудитке қарағанда жоғары қарқындылығы;

Ішкі аудиторлардың сыны ауыррақ қабылданады;

Ішкі аудиторлардың біліктілік деңгейі әдетте сыртқы аудиторлардың дайындық деңгейінен төмен;

Ішкі аудит нәтижелерін сыртқы аудитпен салыстырғанда кәсіпорынның басқару жүйесінің тиімділігі мен тиімділігі туралы объективті емес ақпарат ретінде қарастыруға болады;

Ішкі аудит нәтижелерін кәсіпорынды жарнамалау үшін пайдалануға болмайды;

Ішкі аудит шығындары сыртқы аудитке қарағанда дәлірек анықталады.

Басқару жүйесінің ішкі аудитінің ұйымдастырушылық принциптері

Менеджмент жүйесінің ішкі аудитін ұйымдастыру келесі жеті принципке негізделуі керек:

1. Біркелкілік принципі: әрбір нақты аудит кәсіпорын басшылығы ресми түрде белгілеген, оның реттілігін, анық еместігін және салыстырмалылығын қамтамасыз ететін бірыңғай тәртіп бойынша жүргізіледі;

2. Жүйелі принцип: басқару жүйесінің әртүрлі процестеріне (функцияларына, жұмыстарына) нақты аудитті жоспарлау және жүргізу олардың белгіленген құрылымдық байланысын ескере отырып жүзеге асырылуы тиіс;

3. Құжаттау принципі: әрбір аудит тексерілетін объектінің нақты жағдайы туралы ақпараттың сақталуын және салыстырмалылығын қамтамасыз ету мақсатында белгілі бір жолмен құжатталады;

4. Сақтық қағидасы: аудитке барынша толық дайындықты қамтамасыз ету және тексеруді болдырмау үшін әрбір аудит жоспарланады және аудиттелетін бөлімшенің қызметкерлеріне аудит жүргізу мақсаты, көлемі, уақыты және әдістері туралы алдын ала хабарланады. персоналдың барлық қажетті деректерді беруден және көрсетуден жалтару мүмкіндігі;

5. Жүйелілік принципі: басқару жүйесінің және кәсіпорынның барлық бөлімшелерінің барлық процестері кәсіпорын басшылығының тұрақты талдау және бағалау пәні болатындай аудит белгілі бір аралықта жүргізіледі;

6. Тәуелсіздік принципі: аудитті жүргізетін тұлғалар тексерілетін жұмысқа тікелей жауапты болмауы керек және аудиттің біржақты нәтижелерінің шығу мүмкіндігін болдырмау мақсатында тексерілетін бөлімшенің басшысына тәуелді болуы керек;

7. Ашықтық принципі: әрбір аудиттің нәтижесі ашық болуы керек.

1.6.3. Сапа менеджменті жүйесінің және/немесе қоршаған ортаны басқару жүйесінің ішкі аудитін жүргізу

Сапа менеджменті жүйесінің ішкі аудитін жүргізудің типтік процедурасын қарастырайық, ол суретте технологиялық схема (блок-схема) түрінде берілген. 1.4.

Суретте көрсетілген. 1.4 блок 2 түрінде, «аудит жүргізу» процесі, өз кезегінде, суретте ұсынылған блок-схема (ағындық диаграмма) түрінде бейнеленуі мүмкін. 1.5.

Сауалнама жүргізу кезінде аудитор сұрақтарға жауап түрінде тексерілетін объект туралы алғашқы ақпаратты алуы керек. Сауалнама сауалнама арқылы немесе тексерілетін бөлімшенің қызметкерлерімен әңгімелесу (сұхбат) кезінде жүргізілуі мүмкін. Бұл жағдайда аудиторға әңгімелесуді ұйымдастыру мен әдістемесі бойынша келесі он үш ұсынысты қолдану ұсынылады:

1. Әңгімелесушіні таңдау тексерілетін қызметті тікелей жүзеге асыратындар арасынан жүргізілуге ​​тиіс.

таныстыру жиналысын өткізу; аудит жүргізу; қорытынды мәжіліс өткізу; аудиторлық есепті дайындау; есепті бекітуге ұсыну; есепті қорытындылау;

есепті мүдделі тұлғаларға тарату; аудит нәтижелерін тіркеу; түзету әрекеттерін әзірлеу; сәйкессіздіктердің себептерін жою; инспекциялық бақылау; түзету әрекеттерін тіркеу; сәйкессіздіктерді жою туралы мүдделі тараптарды хабардар ету;

Күріш. 1.4. Ішкі аудиттің блок-схемасы (блок-схемасы).

2. Әңгімелесуді жоспарлау кезінде ол мыналарға қатысты болуы керек:

Бір қызметкер (оның міндеттері мен өкілеттігі, білім деңгейі және кәсіптік даярлығы);

Қызметкер орындайтын қызмет (оны құжаттау, еңбек тәжірибесіне сәйкестігі);

Қызметкердің жұмыс жабдығы (жабдықтар, оргтехника, олардың құжатталған процедуралардың немесе жұмыс нұсқауларының талаптарына сәйкестігі);

Қызметкердің жұмысында қолданылатын материалдар (олардың техникалық талаптарға сәйкестігі, рұқсат етілген бақылау және сынақ мәртебесі).

Күріш. 1.5. Учаскедегі (ұйымда, қызметте, цехта, бөлімде) аудит процесінің ағымдық схемасы (блок-схемасы).

3. Әңгімелесудің тақырыбы мен тәртібі қызметкерге алдын ала хабарлануы тиіс.

4. Әңгімелесуге жеткілікті уақыт бөлінуі керек, ал әңгіме барысында аудитор мен сұхбаттасушы мүмкіндігінше сырттан араласудан қорғалуы керек.

5. Әңгімелесу барысында аудитор әңгімелесушіні тоқтата алады, бірақ ол тақырыптан анық ауытқыған жағдайда ғана. Дегенмен, бұл оған берілген ақпарат мардымсыз деген әсер қалдырмайтындай етіп жасалуы керек.

6. Егер әңгімелесуді бірден екі (немесе одан да көп) аудитор жүргізетін болса, онда сұрақтарды бірінші кезекте олардың біреуі қоюы керек, ал екіншісі ескертулер алуы керек (дәл әңгімелесу кезінде, одан кейін емес).

Әңгімелесу техникасы үшін сұрақты қалай құрастыру керектігін дұрыс таңдаудың маңызы зор. Кестеде 1.4 аудиторлық тәжірибеде туындауы мүмкін сұрақтардың түрлерін және оларды тұжырымдау мысалдарын береді (сұрақтардың бір немесе басқа түрін таңдау әңгіменің нақты мақсатына және оның жүргізілетін жағдайына байланысты);

58_SV. Пономарев, С.В. Мищенко, В.Я. Белобрагин және т.б. «Өнім сапасын басқару».

1.4-кесте

Ішкі аудит тәжірибесінде туындауы мүмкін сұрақтардың негізгі түрлері Сұрақ түрі Анықтама және мысалдар Жабық сұрақ, жауабы тек «иә» немесе «жоқ» түрінде күтіледі («Сіз осы құжатты (әдісті) пайдаланасыз ба) Сіздің жұмысыңызда?») Ашық сұрақ , оның жауабы тек бір буынды «иә» немесе «жоқ» болуын талап етпейді («Сіз жұмысыңызда тағы қандай әдістерді (бақылау құралдарын) пайдаланасыз?») Түсіндіруді, растауды талап ететін түсіндірме сұрақ (« Не айтқыңыз келетінін түсіндіріп бере аласыз ба?») Жетекші (қайтару) Жауапқа апаратын немесе дайын жауапты қамтитын сұрақ («Сіз солай деп ойламайсыз ба? Сіз үнемі талдау жасайсыз, солай емес пе?») Балама Қарама-қарсы екі нұсқаның бірі болуы мүмкін сұрақ, жауап («Бұл сәйкессіздіктің себебі мынау ма, әлде анау ма?») Мәлімдемені қамтитын растаушы сұрақ («Бұл жағдайда бұл басқаша болуы мүмкін бе?») Коммуникация-қиындық Қарым-қатынаста кедергі тудыратын сұрақ («Басқаша болуы мүмкін бе?» Сізге бұлай істемеу туралы ескертпеді ме? Дәл осы жерден табылатынын айтпадым ба?») Жеке тұлғалардың (тұлғалардың) іс-әрекетін бағалауды қамтитын жекелендіру сұрағы («Сіздің ойыңызша, бұл сәйкессіздікке кім кінәлі?» ?») Назар аударыңыз!

Аудиторға ұнайтын сұрақтардың түрлері ашық және түсіндірмелі болып табылады. Ұсынылмайтын сұрақтар: жабық, жетекші, балама, растайтын және қиындататын сұрақтар. Сұрақтың жекелендірілген түрі қабылданбайды.

Назар аударыңыз!

Дұрыс емес сұрақтың мысалы: «Бөлімде қажетті бақылау-өлшеу құралдары бар ма?»

Жақсы сұрақтардың мысалы: «Аспаптарға қажеттілік қалай анықталады? Жабдықтың қажетті дәлдігін анықтау тәртібі қандай? Жабдықты уақтылы калибрлеу (тексеру) тәртібін сақтауға кім жауапты?».

7. Әңгімелесу барысында аудитор әңгімелесушінің дәлелдемелері тиісті фактілермен расталған жағдайда объективті деп санауға болатынын есте сақтауы керек. Әйтпесе, олар субъективті сипатта болады, сондықтан аудитор талдау және бағалау үшін пайдалана алмайды.

8. Әңгімелесу барысында «не», «кім», «қайда», «қашан», «қалай» және «неге» деген сөздерден басталатын тікелей сұрақтар қою керек. Сәйкестік дәлелін алу үшін аудитор: «Маған көрсете аласыз ба...?»

1-тарау_Сапа менеджменті жүйелерін тексеру 59

9. Әңгімелесу барысында әңгімелесушіге түсініксіз терминологияны қолданбау керек.

10. Жұмыс орнында («далада») жүргізілетін әңгіме әңгімелесушінің қобалжуын тудырмас үшін тым ұзақ болмауы керек. Егжей-тегжейлі әңгімелесуді әңгіменің тақырыбынан ештеңе алшақтатпайтын жерлерде (кеңселерде) жүргізген жөн.

11. Әңгімелесу барысында анықталған сәйкессіздіктерді аудитор тексеру парағына жазуы керек немесе дәптернормативтік құжаттың орындалмаған тармағына (бөліміне) міндетті түрде сілтеме жасай отырып.

12. Әңгімелесу соңында аудитор алынған ақпаратты қорытындылауы, негізгі (жағымды және теріс) әсерлері мен тірек пункттерін тұжырымдау керек. Сұхбат алушыға аудиторлық есеп бойынша аудитордың ескертулерін оқуға рұқсат беру қолайлы.

13. Әңгімелесу кезінде алынған ақпаратты осы тақырып бойынша басқа қызметкерлермен әңгімелесуден және аудитордың жеке бақылауларынан алынған ақпаратпен салыстыру арқылы талдау қажет.

1.6.5. Аудитор мінез-құлқының психологиясы

Жалпы тексерілетін бөлімшенің персоналымен және оның жеке қызметкерлерімен қарым-қатынасының сипатына, сондай-ақ оның сезімдеріне қарамастан, аудитор олармен аудиттің табысты болуын қамтамасыз ететіндей мінез-құлық жүргізуі керек. Аудитор аудиттелетін бөлімшедегі кез келген ішкі мәселелер аудитке теріс көзқарас тудыруы мүмкін екендігіне дайын болуы керек. Жұмыс процесінде аудитор өзіне деген анық дұшпандық қатынаспен де, тексерілетін субъектінің деструктивті мінез-құлқымен де кездесуі мүмкін. Ол бұған дайын болып қана қоймай, сондай-ақ мұндай жағдайды өз пайдасына өзгертуге мүмкіндік беретін әдістер мен әдістерге ие болуы керек.

Жоғарыда айтылғандарға байланысты ішкі аудиторларға аудит барысында оның мінез-құлқының психологиясы бойынша мынадай ұсыныстар беруге болады:

1. Бастапқыда аудитор аудиттің оң нәтижесіне міндеттелуі керек. Аудитор аудитті бастаған сайын оның сараптама объектісі қойылған талаптарға сәйкес ұйымдастырылған және жұмыс істейді деген болжамнан шығуы керек. Бұл қылмыстық-құқықтық тәжірибеде басқасы дәлелденбейінше күдіктінің кінәсіз деп танылу фактісін білдіретін кінәсіздік презумпциясына ұқсас.

2. Аудитор өзінің барлық мінез-құлқымен тексерілетін бөлімшенің қызметкерлеріне өзінің негізгі міндетін сәйкессіздіктерді анықтауда емес, дәлелді дәлелдемелерді жинауда және тексерілетін объектінің жай-күйі туралы объективті қорытынды жасауда көретінін көрсетуі керек.

Бұл позиция тексерілетін бөлімше персоналының аудитор жұмысына деген сенімін арттыруға көмектеседі және оған тексерілетін объектінің жай-күйі туралы ақпаратты ұсыну кезінде үлкен ашықтықты қамтамасыз етеді.

3. Аудитор тексерілетін бөлімшенің қызметкерлерін аудиттің бөлімше үшін тиімді екеніне сендіре алуы керек. Аудитор аудит барысында анықталған әрбір сәйкессіздіктің себептерін жою тексерілетін бөлімшенің жұмысын жақсартуға көмектесетінін дәлелдеу керек. Аудитор бұл мәселені неғұрлым табысты шешсе, оның тексерілетін бөлімшенің қызметкерлерімен өзара әрекеттесуі соғұрлым тиімді болады.

4. Сапа менеджменті жүйесіндегі іс-әрекеттер аудит пәні болып табылады, оларды орындайтын қызметкерлер емес. Аудитор сәйкессіздіктер мен олардың кінәлілерін емес, фактілерді іздейді. Ол қызметкерлердің жеке күшті және әлсіз жақтарын емес, фактілерді талдайды және бағалайды. Осыған сәйкес аудитор кәсіпорынның кейбір қызметкерлерінің мінез-құлқын талқылауға және анықталған сәйкессіздіктерге олардың кінәлілік дәрежесін анықтауға болмайды.

5. Аудитор жақсы тыңдаушы болуы керек. Бұл оның ең басты шеберлігінің бірі, өйткені шығыс даналығы: «Шындық айтушының аузында емес, тыңдаушының құлағында» деп бекер айтылмаған. Әңгімелесушіні мұқият тыңдай отырып, аудитор өзіне қажетті ақпаратты алып қана қоймайды, сонымен қатар әңгімелесушіге сенім ұялатады, оны жеңеді. Бұл жағдайда аудитор сұхбаттасушыны «ашырады» және ең маңызды ақпаратты алады.

6. Қарым-қатынас кезінде аудитор әңгімелесушінің мәлімдемелеріне толығымен назар аударуы керек. Түсінудің дұрыстығын растау үшін әңгімелесушінің ұзақ немесе ерекше маңызды мәлімдемелерін қорытындылаған жөн. Бұл әңгімелесушінің түсінбеуінен туындаған түсініспеушіліктерді болдырмайды және оның айтқандары аудиторды қызықтыратынын көрсетеді. Аудитор сұхбаттасушыға қолдауды ауызша түрде де (мысалы, «Иә, мен сені түсінемін» сияқты жігерлендіретін өрнектерді қолдану арқылы) және мимика және ым-ишара арқылы білдіруі керек.

Аудитор әңгімелесушінің үнсіздігінен қорықпауы керек. Әңгімелесушіге ойлануға және оның ақпаратына қызығушылықты және көбірек білу қажеттілігін атап өту үшін алынған үзілісті пайдалану үшін уақыт берген жөн.

7. Аудитор әңгімені (сауалнаманы) алдын ала ойластырылған жоспар бойынша дұрыс бағытқа бағыттауы керек. Сізді шатастыратын жағдайға жол бермеу керек. Ол үшін әңгімені бөтен тақырыптарға алаңдамай, арнайы жүргізіп, жалпы сөз тіркестерінен аулақ болған дұрыс. Уақыт өте келе қысқа үзілістер жасаған жөн, оның барысында сіз байланыссыз нәрселер туралы сөйлесе аласыз.

8. Аудитор тексерілетін бөлімшенің қызметкерлерімен қарым-қатынас жасағанда эмоционалды толқуларға жол бермеу керек. Кез келген жағдайда сіз эмоцияларға берілмей, сабырлы және іскер болуыңыз керек. Сіз ақтауға немесе әңгімелесушіңіздің шыдамсыздығына шыдауыңыз керек. Сонымен қатар, сіз өз тарапыңыздан агрессиядан аулақ болуыңыз керек.

Сіз әңгімелесушімен ашық және дөрекі пікірталасқа түсе алмайсыз, тіпті егер ол анық қателессе де және өз көзқарасын талап ете берсе де: психологтар эмоционалды дау ешкімді сендірмейтінін, тек дауласушыларды тітіркендіретінін және олардың қарым-қатынасына әкеледі деп куәландырады. тұйық.

9. Аудитор аудит объектісі қызметкерлерінің назарын аудармауы керек

тексеру барысында анықталған жағымсыз жақтары бойынша ғана бөлу. Сондай-ақ сынақтан өтіп жатқандарды жұмысын жақсартуға ынталандырудан айыра алмау үшін оң аспектілерді атап өткен жөн.

10. Анықталған сәйкессіздіктердің маңыздылығын бағалау кезінде аудитор мамандардың пікірін тыңдауы керек. Ең бастысы, оның маңыздылығын анықтау емес, сәйкессіздікті анықтау. Күмәнді жағдайда анықталған сәйкессіздікті оның маңыздылығын анықтамай атап өту керек.

11. Тексерілетін персоналмен қарым-қатынас жасау кезінде аудитор ізгі ниет пен ынтымақтастық атмосферасын құруы керек. Сіз өзіңіздің тәуелсіздігіңізді қызметкерлерге қатысты ешқашан көрсетпеуіңіз керек, бұл иеліктен шығаруға және жағымсыз ниетті тудыруы мүмкін. Керісінше, өзінің және ұжымның арасындағы ортақ кәсіби мүдделердің пайда болуына және тереңдетілуіне жан-жақты ықпал ету қажет. Өзіңізді тексерілетін адамның орнына ойша қойып, бұл рөлде болуды ұнататын адамдар аз екенін есте ұстаған жөн.

12. Аудитор өзінің эрудициясын әдейі көрсетпеуі немесе сұхбаттасушыны тексеруге (біліктілігін тексеруге) болмайды. Әңгімелесушінің: «Бұл анық ақымақтық» деген сияқты мәлімдемелерін бағалауға немесе: «Мұны бәрі біледі», «Жоқ, жағдай мүлдем басқаша» деген категориялық мәлімдемелерді жасауға болмайды.

Мінез-құлықтың бұл түрі әңгімелесушіні «басып» алады және оны аудиторға қажетті ақпаратты «алу» үшін «жабады».

Әңгімелесушінің қате пікірлеріне аудитордың жұмсақ реакциясы жақсырақ, мысалы: «Сіздің мәселені түсінуіңіз мүлде дұрыс емес деп ойлаймын» немесе «Мәселені келесі жолмен қарастырайық».

Сапа менеджменті жүйесінің аудиті

13.Аудитор өз сұхбаттастарын дұрыс шешімдерді табуға ынталандыруы керек. Бұған жіберілген қателерді түсіндіру арқылы қол жеткізіледі. Осылайша, аудитор олардың алдында өзінің беделін арттырып қана қоймайды, сонымен қатар аудит тексерілетін бөлімшеге тиімді деген тезисті растайды. Егер аудитор даудан аулақ бола алмаса, ол сабырлы болып, кәсіби білімін және өз пайымдауларының дәлелдерін көрсетуі керек.

14 Аудитор сенімді болатын барлық нәрсені тануы және бекітуі керек. Күдік пен күмән аудитордың бағалауының объективтілігінен басым болмауы керек. Барлық жағдайларда, мысалы, аудитор бейресми процедуралардың тиімділігін анықтаған болса, олар мақұлдануы және тиісті құжаттамаға ұсынылуы керек. Бұл жағдайда аудитордың оң бағасын көпшілік алдында, мысалы, қорытынды жиналыста берген жөн. Аудитор мақтауға сараң болмауы керек.

15. Аудитор дөрекі түсініктемелер мен бағалаулардан аулақ болуы керек. «Мен сіз ұсынған жобалық құжаттарды мұқият зерттедім, бірақ олардан жобаның сапасын бағалау критерийлерін көрсететін құжатты таппадым. Мен осы критерийлерді әзірлеуді және құжаттандыруды сұраймын». Әңгімені қиындататын сөздерден аулақ болу керек. Мысалы, «Менің ойымша...» дегеннің орнына: «Олай деп ойламайсың ба...» немесе «Енді мен саған ақыры дәлелдеймін...» дегеннің орнына: «Енді сіз бұған сенімді бола аласыз ...»

16.5 Тексерілетін бөлімшенің қызметкерлерімен қарым-қатынас жасау кезінде аудитор сыни ескертулер мен кеңестерден аулақ болуы керек, олардың орындалуы бөлімше жұмысында елеулі өзгерістерге әкелуі мүмкін. Мұндай ескертулер мен кеңестерді бөлім басшысымен қорытынды отырыста талқылауға болады.

17. Аудитор аудиттелетін бөлімше персоналының уақытты жоғалтуға және аудитордың алдында тұрған міндеттерді шешуден алшақтатуға әкелетін түрлі айла-амалдарына дайын болуы керек. Бұл аудиторды абстрактілі тақырыптар бойынша әңгімелесуге тарту әрекеттерінде көрінуі мүмкін, аудиторды қызметкерлердің әңгімелесу немесе презентация үшін келуін күтуге мәжбүрлеу қажетті құжаттар, тексеру басталғанға дейінгі жағдайды безендіру және т.б.

18. Тексерілетін бөлімшенің қызметкерлері тарапынан аудиторға ашық қарсылық немесе жеке дұшпандық болған жағдайда, аудитор бұл туралы бас аудиторға немесе сапа қызметінің басшысына хабарлауға міндетті.

Мұндай ақпаратты алғаннан кейін бас аудитор (сапа қызметінің басшысы) тексеруді кем дегенде басқа аудитормен аяқтау үшін шаралар қабылдауы керек.

Ең алдымен, сіз СМЖ деген не екенін және ол не үшін қажет екенін түсінуіңіз керек. QMS (сапа менеджменті жүйесі)сапа саласындағы саясатты жүзеге асыру және қойылған мақсаттарға жету үшін ұйымда құрылған жүйе болып табылады. СМЖ – тұтынушылардың қажеттіліктері мен күтулерін ескере отырып, кәсіпорын шығаратын өнімнің (өнімнің немесе қызметтің) сапасын басқаруға және олардың қанағаттануын арттыруға бағытталған шаралар кешені. Сапа менеджменті жүйесін енгізетін әрбір компания өз мақсаттарын көздейді: мысалы, өнімнің мәлімделген сапасын қамтамасыз ету, оның ресурстарын, персоналдың жауапкершілігі мен өкілеттіктерін тиімді бөлу, басқару жүйесін оңтайландыру, процестің ашықтығын арттыру және ресурстарға шығындарды ықтимал азайту, т.б.

Тегін кеңес алуға өтініш қалдырыңыз

Негізгі мақсатқа сүйене отырып, аудиттің міндеттері анықталады:

• Аудит сапа менеджменті жүйесінің жұмысы мен тиімділігін анықтауы тиіс. Анау. Аудит барысында ұйымда сапа жүйесі қаншалықты енгізілгені, оның жұмыс істеп тұрғаны және сапа жүйесі ұйымның негізгі қызметінде нәтижелерге жетуге көмектесетіні анықталады.
• Аудит сапа жүйесінің тиімділігі туралы ақпарат беруі керек - яғни. аудит сапа жүйесінің дәл жүйе ретінде жұмыс істейтінін немесе осы жүйенің жеке элементтері ғана жұмыс істейтінін, ал қалған барлық талаптардың тек ресми түрде орындалатынын немесе мүлде орындалмайтынын көрсетуі керек.
• СМЖ стандарттары мен процедураларына сәйкестік деңгейін анықтау қажет - т.б. Аудит ұйымдағы жұмыстың сапа жүйесінің процедураларында белгіленген ережелерге қаншалықты сәйкес жүргізілетінін және нақты жұмыс пен сапа жүйесінің құжаттамасында белгіленген арасындағы айырмашылықтардың бар-жоғын көрсетеді.
• Келесі тапсырма жұмыстың сапасын тексеру болады - яғни. Аудит барысында жұмыс нәтижелерінің шарттарда немесе техникалық шарттарда белгіленген талаптарға сәйкестігін тексеруге болады.
• Аудит ұйымдағы өзгерістердің сапа менеджменті жүйесіне әсерін бағалауға мүмкіндік беруі керек – ұйым ешқашан бір орында тұрмайды, кез келген ұйымда кез келген өзгерістер орын алады. Бұл өзгерістер әртүрлі дәрежеде сапа жүйесіне әсер етуі мүмкін. Сапа жүйесінің аудиті бұл өзгерістердің сапа жүйесіне қалай әсер еткенін, сапа жүйесінде ұйымдағы өзгерістерге барабар өзгерістер болып жатқанын көрсете алады.

Аудит әкелуі тиіс негізгі нәтиже ұйымның қызметін жақсарту мүмкіндіктерін анықтау болып табылады. Сондықтан кез келген аудитте аудиторлар аудит кезінде анықтайтын объективті дәлелдер маңызды болып табылады. Мұндай дәлелдемелер аудит критерийлері мен сәйкессіздіктерді бағалау ережелері анық болған жағдайда және әртүрлі түсіндіруге жол бермейтін жағдайда ғана алынуы мүмкін.

Аудитке қатысушылар

Аудит - бұл әрқашан көптеген қатысушыларды қамтитын процесс. Қатысушылар осы процесте қандай міндеттерді шешетініне байланысты бірнеше негізгі рөлдерді бөліп көрсетуге болады.

Әдетте, сыртқы немесе ішкі аудит екеніне қарамастан, аудитке қатысушылардың келесі рөлдері бар:

• Аудит клиенті – ISO 19011:2011 аудит клиентін аудитті тапсыратын ұйым немесе тұлға ретінде анықтайды. Аудит клиенті оны жүргізуге және аудит нәтижелерін алуға барынша мүдделі тарап болып табылады. Аудитке тапсырыс беруші әдетте тексерілетін ұйымның басшылығы болып табылады. Ішкі аудит жүргізілген жағдайда ұйым басшылығы аудиторлардың сапа жүйесінің жұмысын объективті және нақты бағалауына және жұмыстағы барлық сәйкессіздіктер мен жұмысты оңтайландыру мүмкіндіктері туралы мәліметтерді ұсынуына мүдделі. Сыртқы аудит жүргізілген жағдайда ұйымның басшылығы сапа жүйесінің талаптарға сай деп танылуын және бұл құжаттармен расталуын қамтамасыз етуге мүдделі (сертификат беру арқылы – сертификаттау аудиті кезінде, немесе шарт жасасу – ұйымның өнімдерін, жұмыстарын немесе қызметтерін әлеуетті тұтынушы тексерген жағдайда).
• Аудиторлар – аудит жүргізуге құзыретті тұлғалар (ISO 19011:2011). Аудиттің сапасы мен тиімділігі көбінесе аудиторлардың біліктілігі мен дайындығына байланысты. Осыған байланысты аудиторлардың біліктілігіне ерекше көңіл бөлінеді. Аудиторлардың біліктілігіне қойылатын жалпы талаптар ISO 19011:2011 стандартында берілген. Олар әдетте сертификаттау органдарында жұмыс істейтін кәсіби аудиторларға қолданылады. Ұйым ішкі аудиторлардың біліктілігіне қойылатын талаптарды өзі белгілей алады, бірақ бұл ұйымның кез келген қызметкері аудитор болып тағайындалуы мүмкін дегенді білдірмейді. Ұйымның қызметкері ішкі аудитті тиімді және нәтижелі жүргізу үшін ол аудитті жүргізу әдістері мен әдістеріне оқытылуы, сапа жүйесінің талаптарын білуі, ұйымның сапа жүйесінің қалай жұмыс істейтінін білуі және оны жақсы түсінуі керек. ол аудит жүргізетін қызмет саласы.
• Техникалық сарапшылараудиторларға арнайы білім немесе тәжірибе беретін тұлғалар. Аудит барысында аудиторлардың білімі мен біліктілігі жеткіліксіз мәселелер туындауы мүмкін. Мұндай жағдайларда аудитке техникалық сарапшылар тартылуы мүмкін. Ішкі аудит кезінде де, сыртқы аудит кезінде де техникалық сарапшыларды тартуға болады. Ішкі аудит жағдайында техникалық сарапшылар тексерілетінге ұқсас жұмыстарды орындайтын бөлімшелердің қызметкерлері бола алады, бірақ олар өз жұмысын немесе өз бөлімшесінің жұмысын тексеруге міндетті емес. Мысалы, ұйымда екі жобалау бөлімі болса, онда бір бөлімнің маманы екінші бөлімнің аудитінде техникалық сарапшы қызметін атқара алады және керісінше. Сыртқы аудит кезінде техникалық сарапшыларды үшінші тұлғалардың сыртқы аудиторлары тартады.
• Тексерілетін тарап. Тексерілетін тарап – тексерілетін ұйымның қызметкерлері. Ішкі және сыртқы аудиттер кезінде тексерілетін тарап ұйымның кез келген қызметкері, оның ішінде ұйым басшылығы мен ішкі аудиторлар болуы мүмкін.

Сапа менеджменті жүйесінің аудитінің күйі

Сапа менеджменті жүйесінің аудиті федералдық немесе халықаралық заңнамамен реттелмейтін аудит түрлеріне жатады. Тиісінше, сапа жүйелеріне аудит жүргізу тәртібі мен ережелерін, аудиторларға қойылатын талаптарды және талап етілетін есептілікті айқындайтын міндетті заңнамалық ережелер жоқ. Себебі, сапа жүйелерін сертификаттау ерікті сертификаттау саласына жатады және сапа жүйесін құру мен енгізуге байланысты барлық жұмыстар ұйымның ерікті бастамасы болып табылады. Тиісінше, сапа жүйесінің аудитімен айналысатын ұйымдар үшін бұл қызметті жүзеге асыру үшін лицензиялар немесе басқа рұқсаттар алудың қажеті жоқ. Ішкі аудит жүргізу үшін мұндай құжаттар әсіресе талап етілмейді.

СМЖ-нің ішкі аудиті қызметі оларда енгізілген сапа менеджменті жүйесінің ережелеріне сәйкес жүзеге асырылатын кәсіпорындарда жүзеге асырылады. Бұл мақалада сіз осындай тексерулерді жүргізу тәртібі туралы ақпаратты таба аласыз, сонымен қатар аудитордың аудит кезінде пайдаланатын жұмыс құжаттарының тізімімен танысасыз.

СМЖ аудиті – мақсаттар мен ақпарат көздері

Сапа менеджменті жүйесінің (СМЖ) аудиті – бұл СМЖ жұмыс істеуі және оның қолданыстағы стандарттармен белгіленген критерийлерге сәйкестігі туралы ақпарат алудың жүйелі процесі.

СМЖ аудиті келесідей болуы мүмкін:

• сыртқы – тексеруді бөгде мамандандырылған ұйымдардың қызметкерлері жүргізеді;
• ішкі – аудитті тексерілетін кәсіпорынның сапа қызметінің қызметкерлері жүргізеді (ішкі аудит қызметі туралы толық ақпаратты табасыз).

Сапа менеджменті жүйесінің ішкі аудиті келесі мақсаттармен жүзеге асырылады:

• кәсіпорында жұмыс істейтін СМЖ проблемалары мен сәйкессіздіктерді дер кезінде анықтау;
• мұндай сәйкессіздіктердің себептерін анықтау және оларды жою әдістерін әзірлеу;
• бұрын аяқталған аудиторлық тексерулердің нәтижелері бойынша жүргізілген түзету әрекеттерінің тиімділігін тексеру;
• ISO 9001 және басқа стандарттарға сәйкестік сертификатын алу үшін сыртқы аудитке дайындық.

Мұндай тексеру кезінде ақпарат көздері мыналар болуы мүмкін:

• кәсіпорынның тексерілетін бөлімшелерінің қызметкерлерімен жеке әңгімелесу;
• қызметкерлердің қызметіне, олардың жұмыс орындарының жай-күйіне, еңбек жағдайларына және т.б. аудиторлардың тәуелсіз бақылау нәтижелері;
• кері байланыс арқылы тұтынушылардан алынған ақпарат;
• бөлімнің ішкі құжаттары (есептер, шарттар, нұсқаулар, есептеулер, конструкторлық-технологиялық құжаттама және т.б.);
• жүргізілген аудиттер және олардың нәтижелері бойынша бұрын жасалған түзетулер туралы есептер.

СМЖ ішкі аудитін жүргізу принциптері

Ішкі аудитті жүргізу принциптері ГОСТ Р ИСО 19011-2012 белгіленген. Оларға мыналар жатады:

• бейтараптық: аудитор алынған ақпарат пен құжаттарды объективті бағалауы, шынайы және нақты есептерді жасауы керек;
• құпиялылық: аудитор үшінші тұлғалардан алған ақпаратты құпия ұстауы керек;
• кәсіби ұқыптылық: аудитор ұқыпты болуы, аудит объектісіне қатысты өзінің бар кәсіби білімін қолдануы керек;
• тәуелсіздік: аудитор өзі алған ақпарат негізінде шешімді өз бетінше қабылдауға және мүдделі тұлғалардың сыртқы ықпалына байланысты оларды өзгертпеуге тиіс;
• дәлелді тәсіл: аудит жүргізу қажет уақыттың шектеулі ұзақтығына байланысты аудитор тұтастай СМЖ жұмыс істеуі туралы ақпаратты алу үшін нақты ақпарат үлгілерін пайдалануы керек;
• адалдық: аудитордың қызметі жоғарыда аталған барлық принциптерге бір уақытта сәйкес келуі керек.

Ішкі аудитті жүргізу тәртібі

Ішкі аудит процедурасы келесі ретпен бірнеше кезеңдерден тұрады:

1. Аудит жүргізуге бұйрық беру (онда тексерілетін бөлімше және тексеру тобының құрамы туралы ақпарат көрсетіледі).
2. Тексеру жоспарын жасау және бекіту.
3. Аудиторлық топ мүшелерімен семинар өткізу.
4. Аудит жүргізу үшін жұмыс құжаттамасын әзірлеу.
5. Тексерілетін бөлімшеге алдағы тексеру туралы хабарлама.
6. Тексерілетін бөлімше өкілдерімен алдын ала кеңес өткізу.
7. Емтихан.
8. Тексерілетін бөлімше өкілдерімен қорытынды кездесу.
9. Есеп беру құжаттамасын жасау және оны мүдделі тұлғаларға тарату.

Аудит бағдарламасы

Ішкі аудит бағдарламасы – бұл кәсіпорында белгілі бір уақыт аралығында (әдетте алты ай немесе бір жыл) жүргізілуі тиіс аудиттер туралы ақпаратты қамтитын құжат. Оны әзірлеуді оның бөлімшелерінде тексеру жүргізуге құқығы бар кәсіпорынның сапалы қызметінің өкілі жүзеге асырады.

СМЖ ішкі аудит бағдарламасы мыналарды анықтайды:

• аудит мақсаттары;
• тексерілетін процестер (бөлімшенің қызмет түрлері);
• тексерілген бірлік;
• аудит критерийлері;
• оқиғаның уақыты (әдетте айы көрсетіледі);
• Аудитордың толық аты-жөні.

Құжатты кәсіпорын басшысы (бас директор, бас инженер және т.б.) бекітеді. Осыдан кейін сапа қызметінің басшысы нақты тексерулердің кестелерін жасайды және оларды тексерілетін бөлімдердің басшылығымен келіседі.

СМЖ ішкі аудит жоспарының мазмұны және мысалы

Аудит тобының жетекшісі аудит жоспарын дайындап, оны тексерілетін бөлімшемен бөлісуі керек. Бұл құжат келесі ақпаратты қамтиды:

• тексерудің мақсаты;
• аудит жүргізілетін критерийлер, сондай-ақ тексерілетін құжаттар тізбесі;
• аудит саласы (тексерілетін бөлімше, оның ішінде онда болып жатқан ұйымдастырушылық және функционалдық процестер);
• тексеру жүргізу күні мен орнын көрсету;
• аудит тобы мүшелерінің және олармен бірге жүретін адамдардың рөлдері мен жауапкершілігі.

Құжатты бөлімшелері тексерілетін кәсіпорын басшысы бекітеді. Аудит барысында жоспарды тексеру тобының басшысы түзете алады. Ішкі аудит жоспарының мысалы келесідей болуы мүмкін:

БЕКІТЕДІМ

«ФТОРОПЛАСТ» АҚ

(қолы) /Мальченков Е.А./

01.08.2018

Ішкі аудит жоспары

Тексеру себебі: 2018 жылға сапа менеджменті жүйесінің ішкі аудит бағдарламасы.

Тексеру объектісі: бақылау және өлшеулер үшін ресурстарды басқару, метрологиялық қамтамасыз ету.

Аудиттелген бөлімше: құрал-саймандар және дайындау цехы.

Тексеру мерзімі: 09.08.2018-08.10.2018 ж.

Аудит критерийлері (құжаттарды немесе олардың бөлімдерін белгілеу): 7.1.5-тармақ ГОСТ Р ISO 9001-2012, СТО СМК 7.021-2017.

Аудиттің мақсаты: белгіленген талаптарға сәйкестігін тексеру және бағалау.

Есепті беру күні: 13.08.2018 ж.

Есептің көшірмелері ұсынылатын лауазымды тұлғалардың тізімі: СМЖ басқармасының өкілі, құрал-саймандар және дайындау цехының бастығы.

Қолтаңбалар:

(қолы) /Ю. Н.Евсеева / 01.08.2018 ж

Аудиторлар:

Өз құқықтарыңызды білмейсіз бе?

(қолы) /Е. П.Артемов / 01.08.2018 ж

(қолы) /А. С.Клинкова / 01.08.2018 ж

Бақылау тізімі негізгі аудитор құралы ретінде

Аудитордың негізгі жұмыс құжаты бақылау парағы болып табылады. Бұл сұрақтардың алдын ала құрастырылған жүйелі тізімі, оның жауаптары инспекторға толық және өзекті ақпаратбөлімдерде СМЖ жұмыс істеуі туралы.

Қолданыстағы стандарттарда бұл құжаттың нақты нысаны жоқ, сондықтан аудитор оны өз бетінше дайындай алады. Бақылау парағының нысаны аудит барысында алынған ақпаратты оған енгізуге және кейінгі талдауда пайдалануға мүмкіндік беруі маңызды.

Қолдану мақсаты осы құжаттың— аудиторға ол алуы тиіс ақпаратты және тексеру барысында тексерілуі тиіс фактілерді еске салу. Сонымен қатар, мұндай парақты пайдалану аудиторға алдағы жұмыс көлемін бағалауға, оны уақыт бойынша дұрыс бөлуге және берілген мерзімдерге сәйкес аудитті аяқтауға мүмкіндік береді.

Алдын ала дайындалған бақылау парақтарын пайдалану аудитті жүргізуге әсер етпеуі керек. Аудит барысы өзгерген жағдайда (мысалы, егер оны жүзеге асыру барысында аудитор тексерілетін, тексеру жоспарланбаған фактілерді анықтаса), тексеру парақтарына тиісті түзетулер енгізу қажет.

Жұмыс құжаттары мен ескертулер аудиттің соңына дейін сақталуы керек. Егер оларда құпия болып табылатын ақпарат болса, оларды рұқсат етілмеген қол жеткізуден қорғаудың тиісті деңгейін қамтамасыз ету қажет.

Ішкі аудит нәтижесінде анықталған сәйкессіздіктерді жою

Тексеру нәтижесінде анықталған барлық сәйкессіздіктер құжатталуы керек. Бұл процедура мыналарды қамтиды:

• сәйкессіздіктерді анықтау, сәйкестендіру және есепке алу;
• сәйкессіздіктерді маңыздылық дәрежесіне қарай жіктеу;
• сәйкессіздіктер хаттамаларын жасау.

Сәйкессіздік туралы хаттамада мыналар көрсетіледі:

• оның ашылған уақыты мен орны;
• сәйкессіздіктің мазмұны мен маңызы;
• аудит критерийі ретінде қызмет ететін кәсіпорын стандартының немесе ГОСТ-тың белгілі бір тармағын бұзуға сілтеме.

Сәйкессіздік хаттамасы анықталған кемшіліктерді жою бойынша түзету және алдын алу шараларын кейіннен әзірлеу үшін ақпарат көзі болып табылады.

СМЖ ішкі аудитіндегі сәйкессіздіктердің мысалдары

Ішкі аудит процесінде анықтауға болатын сәйкессіздіктер тізімі өте кең, өйткені ұйымда болып жатқан кез келген процестің сипаттамалары стандартта көрсетілген критерийлерге толық немесе ішінара сәйкес келмеуі мүмкін.

Міне, негізгі критерийлердің тізімі және олармен жиі кездесетін сәйкессіздіктер:

1. Басқару міндеттері:

• басшылық СМЖ талдау жасамайды;
• Компанияның сапа саласындағы саясаты мен мақсаттары қызметкерлердің назарына жеткізілмейді;
• Қызметкерлер арасында жауапкершілікті бөлу матрицасы жоқ.

• сапа бойынша нұсқаулық жоқ;
• СМЖ процедуралары құжатталмаған;
• сапаны жоспарлау процедурасы жүргізілмейді.

1. Құжаттарды басқару:

• құжаттаманы басқару процедурасы орындалмаған;
• басқаруға жататын құжаттар мен деректердің тізбесі белгіленбеген;
• Құжаттар мен деректерді өзгерту процедурасы орындалмайды.

1. Тұтынушыларға жеткізілетін өнімді басқару:

• тұтынушыларға жеткізілетін өнімді басқару тәртібі сақталмаған;
• мұндай рәсімдердің болмауы уәждеме болып табылмайды.

1. Сәйкес келмейтін өнімдерді басқару:

• сәйкес келмейтін өнімдер басқарылмайды;
• ақаулық изоляторы жоқ немесе дұрыс емес жерде орналасқан;
• оқшаулағышта орналасқан сәйкес келмейтін өнімдер басқарылмайды.

1. Кадрларды оқыту:

• кадрларды іріктеу және оқыту рәсімдері құжатталмаған;
• Кадрлар бөлімінің жұмыс құжаттамасында біліктілікті арттыру жоспары жоқ.

СМЖ ішкі аудит есебінің мазмұны және мысалы

Ішкі аудитті аяқтағаннан кейін тексеру тобының басшысы атқарылған жұмыстардың нәтижелері туралы акт жасайды.

Аудиторлық есепті дайындау мыналарды қамтамасыз етеді:

1. Тексеру нәтижелерінің көрінуі.
2. Ағымдағы бағдарламаға сәйкес жүргізілген барлық тексерулердің нәтижелерін қорытындылау және талдау мүмкіндігі.
3. Түзету шараларын дайындау және енгізу тәртібін жеңілдету.

Мұндай есептің нысаны қолданыстағы стандарттармен реттелмейді, сондықтан ол кәсіпорынға байланысты өзгеруі мүмкін. Жалпы есеп келесідей болуы мүмкін:

БЕКІТЕДІМ

СМЖ басқару өкілі

«ФТОРОПЛАСТ» АҚ

(қолы) /Е. А.Мальченков/

14.08.2018

Ішкі аудит нәтижелері туралы есеп беру

Тіркеу No 21 13.08.2018 ж

Процестің немесе қызмет түрінің атауы: мониторинг пен өлшеулер үшін ресурстарды басқару, метрологиялық қамтамасыз ету.

Тексерілетін бөлімшенің атауы: құрал-саймандар және дайындау цехы.

Тексеру күні: 09.08.2018 ж.-08.10.2018 ж.

Аудит критерийлері (құжаттың немесе оның бөлімдерінің белгіленуі): 7.1.5-тармақ ГОСТ Р ISO 9001-2012, СТО СМК 7.021-2017.

Ішкі аудиттің мақсаты: белгіленген талаптарға сәйкестігін тексеру және бағалау.

Тексеру тобының жетекшісі: Евсеева Ю.

Аудиторлар: Артемов Е.П., Клинкова А.С.

Тест нәтижелері

Аудит көлемі: толық.

Анықталған сәйкессіздіктер саны: 0

Аудит нәтижелері бойынша қорытынды

Тексерілетін бөлімшелердің қызметі белгіленген талаптарға сәйкес келеді. Түзету әрекеті қажет емес.

Аудиторлық топ басшысы:

(қолы) /Ю. Н.Евсеева/)

Сонымен, ішкі аудит СМЖ тиімділігін бағалаудың негізгі құралдарының бірі болып табылады. Мұндай аудиттерді жүргізу басшылыққа қолданыстағы стандарттарда көрсетілген аудит критерийлеріне сәйкессіздікті анықтауға, сондай-ақ өндірісті сертификаттау шеңберінде жүргізілетін сыртқы аудитке дайындалуға мүмкіндік береді. Тексеру аудит тобының басшысы дайындаған тексеру жоспары негізінде қолданыстағы аудит бағдарламасына сәйкес жүргізіледі. Тексеру нәтижелері бойынша аудиторлық акт жасалады, онда анықталған сәйкессіздіктер туралы ақпарат және (бар болса) оларды жоюға бағытталған түзету шаралары ұсынылады.

1. Сапа менеджменті жүйесінің аудиті. Аудиттің түрлері. СМЖ аудитін жүргізудің негізгі кезеңдері. СТБ ISO 9000 – 2006 сәйкес аудитке қатысты анықтамалар.

Сапа менеджменті аудитінің анықтамасы

Аудит (аудиттік тексеру) – сенімділік туралы пікір білдіру мақсатындағы тәуелсіз тексеру. «Аудит» сөзі латын тілінен аударғанда «тыңдау» дегенді білдіреді және әлемдік тәжірибеде тексеру деген мағынада қолданылады.

Аудит деп тәуелсіз сарапшы жүргізетін кез келген құбылысты немесе әрекетті тексеру (аудиттің операциялық, техникалық, экологиялық және басқа да түрлері бар) түсініледі. Аудиттің кейбір түрлерінің маңыздылығы сертификаттауға жақын.

Сапа аудиті – аудиторлық дәлелдемелерді алудың және келісілген аудит критерийлерінің қаншалықты орындалғанын анықтау үшін оны объективті бағалаудың жүйелі, тәуелсіз және құжатталған процесі (ISO 19011:2002 «Сапа менеджменті жүйелері және/немесе қоршаған ортаны басқару жүйелері аудиті бойынша нұсқаулық») . Бұл анықтама бірнеше нақтылауды қажет етеді:

Біріншіден, аудит жүйелі процесс, сондықтан ол ұйымда белгілі, жоспарланған жиілікте жүргізілуі керек. Аудиттің жиілігі аудиттің түріне байланысты болады - ішкі немесе сыртқы. Егер ішкі аудит жүргізілсе (яғни ұйым өзін тексереді), онда ұйым мұндай аудиттің жиілігін дербес белгілейді. Егер сыртқы аудит жүргізілсе, онда мұндай тексерудің кезеңділігі сертификаттау жөніндегі органның немесе тапсырыс берушінің ережелерімен белгіленеді.

Екіншіден, тәуелсіздік дегеніміз аудитті жүргізетін мамандар өздері тексеріп отырған жұмыстың нәтижелері үшін жауап бермеу керек. Бұл тәуелсіздік әртүрлі жолдармен қамтамасыз етіледі. Ішкі аудит үшін тәуелсіздік ұйымның әртүрлі бөліктерінен аудиторларды таңдау арқылы қамтамасыз етіледі. Сыртқы аудит үшін тәуелсіздік аудиттелетін ұйымда сапа жүйесін әзірлеуге және енгізуге аудиторлардың «қатыспауымен» қамтамасыз етіледі. Сыртқы аудиторлар ұйымға кейіннен аудит жүргізетін сапа менеджменті жүйесін енгізу бойынша кеңесші ретінде әрекет ете алмайды.

Үшіншіден, аудит құжатталған процесс – аудиттің барлық кезеңдері, оны жүргізу тәртібі, аудитке қойылатын талаптар және тексеру нәтижелері құжаттарда көрсетілуі керек. Аудиторлық дәлелдеме жазбаларды, құжаттарды немесе орындалған жұмыстың дәлелдерін қамтуы мүмкін.

Төртіншіден, аудит келісілген аудит критерийлері бойынша жүргізілуі керек. Келісілген аудит критерийлері нормативтік құжаттардың талаптарына (сыртқы стандарттар, мысалы, ISO 9001:2008 немесе ішкі стандарттар – процедуралар, жұмыс жоспарлары, ережелер және т.б.) жатады. Осылайша, тексерілетін талаптарды ұсынатын кез келген нормативтік құжаттар аудит критерийлері ретінде қызмет ете алады. Аудит критерийлерінің сәйкестігі аудит субъектілерінің осы критерийлерді қабылдауымен қамтамасыз етіледі. Мысалы, ұйым ISO 9001:2008 стандартының талаптарын орындауға міндеттенеді, ал сертификаттау органы оның сапа жүйесінің ISO 9001:2008 талаптарына сәйкестігін тексеруге міндеттенеді.

Аудиттің мақсаттары мен міндеттері

Сапа аудиті ұйымның сапа жүйесіндегі, процестеріндегі немесе өніміндегі (қызметтеріндегі) сәйкессіздіктердің себептерін анықтауға бағытталған. Осыдан аудиттің негізгі мақсаты туындайды - процестердегі, өнімдердегі (қызметтердің) немесе сапа жүйесіндегі сәйкессіздіктерді анықтауға мүмкіндік беретін объективті дәлелдемелерді жинау.

Негізгі мақсатқа сүйене отырып, аудиттің міндеттері анықталады:

Аудит сапа менеджменті жүйесінің жұмысы мен тиімділігін анықтауы тиіс. Анау. Аудит барысында ұйымда сапа жүйесі қаншалықты енгізілгені, оның жұмыс істеп тұрғаны және сапа жүйесі ұйымның негізгі қызметінде нәтижелерге жетуге көмектесетіні анықталады.

Аудит сапа жүйесінің тиімділігі туралы ақпарат беруі керек - яғни. аудит сапа жүйесінің дәл жүйе ретінде жұмыс істейтінін немесе осы жүйенің жеке элементтері ғана жұмыс істейтінін, ал қалған барлық талаптардың тек ресми түрде орындалатынын немесе мүлде орындалмайтынын көрсетуі керек.

СМЖ стандарттары мен процедураларына сәйкестік деңгейін анықтау қажет - т.б. Аудит ұйымдағы жұмыстың сапа жүйесінің процедураларында белгіленген ережелерге қаншалықты сәйкес жүргізілетінін және нақты жұмыс пен сапа жүйесінің құжаттамасында белгіленген арасындағы айырмашылықтардың бар-жоғын көрсетеді.

Келесі тапсырма жұмыстың сапасын тексеру болады - яғни. Аудит барысында жұмыс нәтижелерінің шарттарда немесе техникалық шарттарда белгіленген талаптарға сәйкестігін тексеруге болады.

Аудит ұйымдағы өзгерістердің сапа менеджменті жүйесіне әсерін бағалауға мүмкіндік беруі керек – ұйым ешқашан бір орында тұрмайды, кез келген ұйымда кез келген өзгерістер орын алады. Бұл өзгерістер әртүрлі дәрежеде сапа жүйесіне әсер етуі мүмкін. Сапа жүйесінің аудиті бұл өзгерістердің сапа жүйесіне қалай әсер еткенін, сапа жүйесінде ұйымдағы өзгерістерге барабар өзгерістер болып жатқанын көрсете алады.

Аудит әкелуі тиіс негізгі нәтиже ұйымның қызметін жақсарту мүмкіндіктерін анықтау болып табылады. Сондықтан кез келген аудитте аудиторлар аудит кезінде анықтайтын объективті дәлелдер маңызды болып табылады. Мұндай дәлелдемелер аудит критерийлері мен сәйкессіздіктерді бағалау ережелері анық болған жағдайда және әртүрлі түсіндіруге жол бермейтін жағдайда ғана алынуы мүмкін.

Аудитке қатысушылар

Аудит - бұл әрқашан көптеген қатысушыларды қамтитын процесс. Қатысушылар осы процесте қандай міндеттерді шешетініне байланысты бірнеше негізгі рөлдерді бөліп көрсетуге болады. Әдетте, сыртқы немесе ішкі аудит екеніне қарамастан, аудитке қатысушылардың келесі рөлдері бар:

Аудит клиенті – ISO 19011:2002 аудит клиентін аудитті тапсыратын ұйым немесе тұлға ретінде анықтайды. Аудит клиенті оны жүргізуге және аудит нәтижелерін алуға барынша мүдделі тарап болып табылады. Аудитке тапсырыс беруші әдетте тексерілетін ұйымның басшылығы болып табылады. Ішкі аудит жүргізілген жағдайда ұйым басшылығы аудиторлардың сапа жүйесінің жұмысын объективті және нақты бағалауына және жұмыстағы барлық сәйкессіздіктер мен жұмысты оңтайландыру мүмкіндіктері туралы мәліметтерді ұсынуына мүдделі. Сыртқы аудит жүргізілген жағдайда ұйымның басшылығы сапа жүйесінің талаптарға сай деп танылуын және бұл құжаттармен расталуын қамтамасыз етуге мүдделі (сертификат беру арқылы – сертификаттау аудиті кезінде, немесе шарт жасасу – ұйымның өнімдерін, жұмыстарын немесе қызметтерін әлеуетті тұтынушы тексерген жағдайда).

Аудиторлар – аудит жүргізуге құзыретті тұлғалар (ISO 19011:2002). Аудиттің сапасы мен тиімділігі көбінесе аудиторлардың біліктілігі мен дайындығына байланысты. Осыған байланысты аудиторлардың біліктілігіне ерекше көңіл бөлінеді. Аудиторлардың біліктілігіне қойылатын жалпы талаптар ISO 19011:2002 стандартында берілген. Олар әдетте сертификаттау органдарында жұмыс істейтін кәсіби аудиторларға қолданылады. Ұйым ішкі аудиторлардың біліктілігіне қойылатын талаптарды өзі белгілей алады, бірақ бұл ұйымның кез келген қызметкері аудитор болып тағайындалуы мүмкін дегенді білдірмейді. Ұйымның қызметкері ішкі аудитті тиімді және нәтижелі жүргізу үшін ол аудитті жүргізу әдістері мен әдістеріне оқытылуы, сапа жүйесінің талаптарын білуі, ұйымның сапа жүйесінің қалай жұмыс істейтінін білуі және оны жақсы түсінуі керек. ол аудит жүргізетін қызмет саласы.

Техникалық сарапшылар – аудиторларға арнайы білім немесе тәжірибе беретін тұлғалар. Аудит барысында аудиторлардың білімі мен біліктілігі жеткіліксіз мәселелер туындауы мүмкін. Мұндай жағдайларда аудитке техникалық сарапшылар тартылуы мүмкін. Ішкі аудит кезінде де, сыртқы аудит кезінде де техникалық сарапшыларды тартуға болады. Ішкі аудит жағдайында техникалық сарапшылар тексерілетінге ұқсас жұмыстарды орындайтын бөлімшелердің қызметкерлері бола алады, бірақ олар өз жұмысын немесе өз бөлімшесінің жұмысын тексеруге міндетті емес. Мысалы, ұйымда екі жобалау бөлімі болса, онда бір бөлімнің маманы екінші бөлімнің аудитінде техникалық сарапшы қызметін атқара алады және керісінше. Сыртқы аудит кезінде техникалық сарапшыларды үшінші тұлғалардың сыртқы аудиторлары тартады.

Расталған тарап. Тексерілетін тарап – тексерілетін ұйымның қызметкерлері. Ішкі және сыртқы аудиттер кезінде тексерілетін тарап ұйымның кез келген қызметкері, оның ішінде ұйым басшылығы мен ішкі аудиторлар болуы мүмкін.

Сапа менеджменті жүйесінің аудитінің күйі

Сапа менеджменті жүйесінің аудиті федералдық немесе халықаралық заңнамамен реттелмейтін аудит түрлеріне жатады. Тиісінше, сапа жүйелеріне аудит жүргізу тәртібі мен ережелерін, аудиторларға қойылатын талаптарды және талап етілетін есептілікті айқындайтын міндетті заңнамалық ережелер жоқ. Себебі, сапа жүйелерін сертификаттау ерікті сертификаттау саласына жатады және сапа жүйесін құру мен енгізуге байланысты барлық жұмыстар ұйымның ерікті бастамасы болып табылады. Тиісінше, сапа жүйесінің аудитімен айналысатын ұйымдар үшін бұл қызметті жүзеге асыру үшін лицензиялар немесе басқа рұқсаттар алудың қажеті жоқ. Ішкі аудит жүргізу үшін мұндай құжаттар әсіресе талап етілмейді.