Внатрешната ревизија на системот за управување е еден од клучните процеси на системот за управување. Според западните експерти, доколку таквиот систем за управување процеси како

Одговорност за управување;

Корективни и превентивни активности;

Внатрешни ревизии (инспекции);

Анализа на податоци;

Континуирано подобрување

се дебагирани и имплементирани во согласност со барањата на стандардот, тогаш сите други процеси на системот за управување со квалитет и/или системот за управување со животната средина не само што ќе функционираат, туку и постојано ќе се подобруваат.

При внатрешна ревизија се проверува усогласеноста на активностите во системот за управување на организацијата со барањата на одредени документи. Исто така, при подготовката на системот за управување за сертификација, се врши внатрешна ревизија за усогласеност со барањата на стандардот (на пример, ISO 9001, ISO 14001) и другите ISO стандарди (на пример, ISO 19011). Меѓутоа, од моментот на сертификација на системот за управување, се врши внатрешна ревизија за усогласеност со одобрените документи на системот за управување (Политика и цели за квалитет, Прирачник за квалитет, документирани процедури и документи од пониско ниво).

Внатрешната ревизија на системот за управување ви овозможува да ги решите следниве задачи:

Потврда за усогласеност на активностите и нивните резултати во системот за управување со утврдените барања;

Анализа и елиминација на причините за идентификуваните недоследности;

Спречување на појава на проблеми со квалитетот;

Потврда за спроведување на корективни активности;

Проценка на ефективноста на функционалниот систем за управување;

Утврдување на степенот на разбирање од страна на персоналот за целите, целите и барањата утврдени со документите на системот за управување;

Утврдување начини за понатамошно подобрување на системот за управување со квалитет и/или системот за управување со животната средина како целина и во неговите поединечни процеси.

1.6.1. Предности и недостатоци на внатрешната ревизија во споредба со надворешната ревизија

Предностите на внатрешната ревизија во споредба со надворешните го вклучуваат следново:

Познавање на внатрешните ревизори за спецификите на нивното претпријатие;

Отсуство на предрасуден однос на вработените во ревидираните одделенија кон внатрешните ревизори, кои не се перципирани како аутсајдери на претпријатието;

Познавање на внатрешните ревизори за специфичните комуникациски канали кои работат во претпријатието;

Знаењето на внатрешните ревизори за неформалните лидери чии информации може да бидат најкорисни во ревизијата;

Можност за користење на доверливи информации во ревизорските извештаи;

Отсуство на временски притисок за време на внатрешната ревизија, ограничување на можноста за подетално проучување на предметот на ревизија;

Независност на работата на внатрешните ревизори од распоредот за работа на вработените во единицата за ревизија;

Можност за користење на внатрешни ревизори и како експерти;

Релативно ниски трошоци за спроведување на внатрешна ревизија. Недостатоците на внатрешната ревизија во споредба со надворешните ревизии го вклучуваат следново:

Помалку високо ниво на објективност на заклучоците отколку со надворешна ревизија поради можната пристрасност на внатрешните ревизори кон некои вработени во претпријатието;

Помал висок интензитет на работа на внатрешните ревизори отколку при надворешна ревизија, поради помалку строги временски рамки;

Поболно се доживуваат критиките од внатрешните ревизори;

Нивото на квалификација на внатрешните ревизори обично е пониско од нивото на обука на надворешните ревизори;

Резултатите од внатрешната ревизија може да се сметаат како помалку објективни информации за ефикасноста и ефективноста на системот за управување на претпријатието во споредба со надворешната ревизија;

Резултатите од внатрешната ревизија не можат да се користат за рекламирање на претпријатието;

Трошоците за внатрешна ревизија се одредуваат понепрецизно од оние на надворешната ревизија.

Организациски принципи на внатрешна ревизија на системот за управување

Организацијата на внатрешната ревизија на системот за управување треба да се заснова на следните седум принципи:

1. Принцип на униформност: секоја конкретна ревизија се врши според единствена процедура официјално воспоставена од раководството на претпријатието, со што се обезбедува нејзина уредност, недвосмисленост и споредливост;

2. Систематски принцип: планирањето и спроведувањето специфични ревизии на различни процеси (функции, работи) на системот за управување треба да се спроведуваат земајќи ги предвид нивните воспоставени структурни односи;

3. Принцип на документација: секоја ревизија е документирана на одреден начин со цел да се обезбеди сигурност и споредливост на информациите за фактичката состојба на предметот на ревизија;

4. Принцип на претпазливост: секоја ревизија е планирана, а персоналот на ревидираната единица е однапред известен за целта, обемот, времето и методите на спроведување на ревизијата, со цел да се овозможи најцелосна подготовка за ревизијата и да се елиминираат можноста персоналот да избегне обезбедување и демонстрација на сите потребни податоци;

5. Принцип на регуларност: ревизиите се вршат во одредени интервали така што сите процеси на системот за управување и сите поделби на претпријатието се предмет на постојана анализа и евалуација од страна на раководството на претпријатието;

6. Принцип на независност: лицата што ја вршат ревизијата не треба да сносат директна одговорност за работата што се ревидира и да зависат од раководителот на единицата за ревизија со цел да се елиминира можноста за пристрасни резултати од ревизијата;

7. Принцип на отвореност: резултатите од секоја ревизија мора да бидат отворени.

1.6.3. Спроведување на внатрешна ревизија на системот за управување со квалитет и/или системот за управување со животната средина

Да разгледаме типична постапка за спроведување на внатрешна ревизија на систем за управување со квалитет, која е претставена во форма на дијаграм на проток (блок дијаграм) на Сл. 1.4.

Прикажано на Сл. 1.4 во форма на блок 2, процесот на „спроведување ревизија“, пак, може да се прикаже во форма на блок дијаграм (дијаграм на проток), претставен на Сл. 1.5.

При спроведување на анкета, ревизорот мора да добие примарни информации за предметот на ревизија во форма на одговори на прашања. Анкетата може да се спроведе преку прашалник или за време на разговор (интервју) со вработени во ревидираната единица. Во овој случај, на ревизорот му се препорачува да ги користи следните тринаесет препораки за организација и техника на разговор:

1. Изборот на соговорник треба да се направи од оние кои директно ја вршат ревидираната активност.

одржување на воведен состанок; вршење на ревизија; одржување на завршна средба; подготовка на ревизорски извештај; поднесување на извештајот за одобрување; финализирање на извештајот;

дистрибуција на извештајот до заинтересираните страни; евидентирање на резултатите од ревизијата; развој на корективни активности; елиминирање на причините за неусогласеност; инспекциска контрола; регистрација на корективни активности; информирање на засегнатите страни за елиминирање на неусогласеноста;

Ориз. 1.4. Графикон на текови (дијаграм на текови) на внатрешна ревизија.

2. Кога планирате разговор, неопходно е да се однесува на:

Еден вработен (неговите должности и овластувања, степен на образование и професионална обука);

Дејноста што ја врши работникот (неговата документација, усогласеност со работната практика);

Опрема за работа на вработениот (опрема, канцелариска опрема, нивна усогласеност со барањата на документирани процедури или упатства за работа);

Материјали што се користат во работата на вработениот (нивната усогласеност со техничките барања, прифатлива контрола и статус на тестирање).

Ориз. 1.5. Проточен дијаграм (блок дијаграм) на процесот на ревизија на лице место (во организација, сервис, работилница, оддел).

3. Темата и редоследот на разговорот мора однапред да му се соопштат на вработениот.

4. Треба да се одвои доволно време за разговор, а во текот на разговорот ревизорот и соговорникот треба да бидат заштитени, доколку е можно, од надворешно мешање.

5. За време на разговорот, ревизорот може да го запре соговорникот, но само ако е јасно одвлечен од темата. Но, тоа мора да се направи на тој начин што тој нема да добие впечаток дека информациите што му се даваат се безначајни.

6. Доколку разговорот го водат двајца (или повеќе) ревизори одеднаш, тогаш прашањата треба да ги поставува првенствено едниот од нив, а другиот да забележува (точно за време на разговорот, а не по него).

За техниките на разговор, од големо значење е правилниот избор како да се формулира прашање. Во табелата 1.4 ги дава видовите прашања што може да се појават во практиката на ревизорот и примери за нивно формулирање (изборот на еден или друг тип на прашање зависи од специфичната цел на разговорот и ситуацијата во која се води);

58_SV. Пономарев, СВ. Мишченко, В.Ја. Белобрагин и сор. „Управување со квалитетот на производите“

Табела 1.4

Главните видови прашања што може да се појават во практиката на внатрешна ревизија Тип на прашање Дефиниција и примери Затворено прашање, чиј одговор се очекува само во форма на „да“ или „не“ („Дали го користите овој документ (метод) во вашата работа?“) Отворено прашање , чиј одговор бара не само едносложно „да“ или „не“ („Кои други методи (значи за контрола) ги користите во вашата работа?“) Објаснувачко прашање кое бара појаснување, потврда („Можеш ли да објасниш, што мислиш?“) Водечко (враќање) прашање кое води до одговор или содржи подготвен одговор („Дали мислиш дека е така? Очигледно правиш редовна анализа, нели?“ ) Алтернативно прашање, одговор на кој може да има една од двете спротивни опции („Дали причината за ова несовпаѓање е ова или она?“) Потврдно прашање што содржи изјава („Дали можеше да биде поинаку во овој случај?“) Комуникација - тешкотија Прашање што создава бариера во комуникацијата („Може ли да биде поинаку?“ Не бевте предупредени да не го правите ова? Нели ви реков дека токму тоа ќе се најде овде?“) Персонализирачко прашање, чиј одговор вклучува проценка на активностите на поединци (лица) („Кој е виновен, според вас, за оваа несовпаѓање ?“) Внимание!

Преферираните видови прашања на ревизорот се отворени и објаснувачки. Прашањата кои не се препорачуваат се: затворена, водечка, алтернативна, афирмативна и комплицирана комуникација. Персонализираниот тип на прашање е неприфатлив.

Внимание!

Пример за неточно прашање: „Дали одделот ја има потребната опрема за контрола и мерење?“

Пример за добри прашања: „Како се утврдува потребата за инструментација? Која е постапката за утврдување на потребната точност на опремата? Кој е одговорен за запазување на постапката за навремена калибрација (верификација) на опремата?“

7. Во текот на разговорот, ревизорот треба да запомни дека доказите на соговорникот може да се сметаат за објективни доколку се поткрепени со релевантни факти. Во спротивно, тие се од субјективен карактер и затоа ревизорот не може да ги користи за анализа и евалуација.

8. За време на разговорот, треба да поставувате директни прашања кои започнуваат со зборовите „што“, „кој“, „каде“, „кога“, „како“ и „зошто“. За да добие доказ за усогласеност, ревизорот може исто така да праша: „Можете ли да ми покажете...?“

Поглавје 1_Проверки на системи за управување со квалитет 59

9. За време на разговор, не треба да користите терминологија која му е нејасна на соговорникот.

10. Разговорот што се одржува на работното место („на терен“) не треба да биде предолг за да не предизвика нервоза кај соговорникот. Препорачливо е да се водат подетални разговори на места (канцеларии) каде ништо не би го одвлекувало вниманието од темата на разговорот.

11. Недоследностите идентификувани за време на разговорот треба да ги евидентира ревизорот во ревизорскиот лист или тетраткасо незаменливо повикување на неисполнетата клаузула (дел) од регулаторниот документ.

12. На крајот од разговорот, ревизорот мора да ги сумира добиените информации, да ги формулира главните (позитивни и негативни) впечатоци и придружни точки. Прифатливо е да му се дозволи на соговорникот да ги прочита коментарите на ревизорот за ревизорскиот извештај.

13. Информациите добиени за време на разговорот треба да се анализираат со споредување со информации за оваа тема добиени од разговори со други вработени и лични забелешки на ревизорот.

1.6.5. Психологија на однесувањето на ревизорот

Без оглед на природата на односот со персоналот на единицата што е предмет на ревизија како целина и нејзините поединечни вработени, како и неговите чувства, ревизорот мора да се однесува со нив на таков начин што тоа ќе обезбеди успех на ревизијата. Ревизорот мора да биде подготвен за фактот дека какви било внатрешни проблеми што постојат во единицата за ревизија може да предизвикаат негативен став кон ревизијата. Во процесот на работа, ревизорот може да наиде и на очигледно непријателски став кон себе и на деструктивно однесување на субјектот на ревизија. Тој не само што мора да биде подготвен за ова, туку и да поседува методи и техники кои му дозволуваат да ја промени таквата ситуација во своја корист.

Во врска со горенаведеното, на внатрешните ревизори може да им се дадат следните препораки за психологијата на неговото однесување за време на ревизијата:

1. Првично, ревизорот мора да биде посветен на позитивен резултат од ревизијата. При секое започнување на ревизија, ревизорот мора да тргне од претпоставката дека предметот на неговото испитување е организиран и функционира во согласност со барањата што му се поставуваат. Ова е слично на презумпцијата на невиност, која во кривично-правната практика се однесува на признавање на фактот дека осомничениот се смета за невин додека не се докаже спротивното.

2. Ревизорот со сето свое однесување мора да им покаже на вработените во единицата за ревизија дека главната задача ја гледа во собирање убедливи докази и во изнесување објективен заклучок за состојбата на предметот на ревизија, а не во откривање на недоследности.

Оваа позиција помага да се зголеми довербата во работата на ревизорот од страна на персоналот на ревидираната единица и обезбедува поголема отвореност кога му се даваат информации за состојбата на предметот на ревизија.

3. Ревизорот мора да може да ги убеди вработените во единицата за ревизија дека спроведувањето на ревизијата е корисно за единицата. Ревизорот мора да докаже дека елиминирањето на причините за секоја откриена неусогласеност за време на ревизијата ќе помогне да се подобрат перформансите на ревидираната единица. Колку поуспешно ревизорот го реши овој проблем, толку поефикасна ќе биде неговата интеракција со вработените во единицата за ревизија.

4. Предмет на ревизијата се активностите во системот за управување со квалитет, а не вработените кои ги вршат. Ревизорот бара факти, а не недоследности и нивните виновници. Тој ги анализира и оценува фактите, а не личните силни и слаби страни на вработените. Во согласност со ова, ревизорот не треба да навлегува во дискусија за однесувањето на одредени вработени во претпријатието и да го утврдува степенот на нивната вина во откриените недоследности.

5. Ревизорот мора да биде добар слушател. Ова е една од неговите најважни вештини, бидејќи не без причина источната мудрост вели: „Вистината не лежи во устата на говорникот, туку во ушите на слушателот“. Со внимателно слушање на соговорникот, ревизорот не само што ги добива информациите што му се потребни, туку и влева доверба кај соговорникот, придобивајќи го. Во овој случај, ревизорот, како што беше, го „открива“ соговорникот и ги добива најважните информации.

6. Во текот на комуникацијата, ревизорот треба целосно да се концентрира на изјавите на соговорникот. Препорачливо е да се сумираат долги или особено важни изјави на соговорникот за да се добие неговата потврда за точноста на разбирањето. Со тоа се избегнуваат недоразбирањата поради недоразбирањата на соговорникот и се покажува дека она што тој го кажал е од интерес за ревизорот. Ревизорот мора да му изрази поддршка на соговорникот и вербално (користејќи, на пример, охрабрувачки изрази како: „Да, те разбирам“) и преку изрази на лицето и гестови.

Ревизорот не треба да се плаши од молкот на соговорникот. Препорачливо е да му се даде време на соговорникот да размисли и да ја искористи добиената пауза за да го нагласи интересот за неговите информации и потребата да научи повеќе.

7. Ревизорот мора да го насочи разговорот (анкетата) во вистинската насока според однапред осмислен план. Не треба да дозволите ситуација која може да ве збуни. За да го направите ова, подобро е да го водите разговорот конкретно, без да бидете расеан од необични теми и да избегнувате општи фрази. Одвреме-навреме е препорачливо да правите кратки паузи во кои можете да зборувате за неповрзани работи.

8. При комуникација со вработените во единицата што е предмет на ревизија, ревизорот не треба да дозволи никакви емоционални испади. Во секоја ситуација, треба да останете смирени и деловни, без да се препуштате на емоциите. Мора да толерирате изговори или нетрпеливост на вашиот соговорник. И уште повеќе, треба да избегнувате агресивност од ваша страна.

Не можете да влезете во отворена и груба расправија со вашиот соговорник, дури и ако тој очигледно греши и продолжува да инсистира на неговата гледна точка: психолозите сведочат дека емотивната расправија не убедува никого, туку само ги нервира спорните и ја води нивната комуникација до ќорсокак.

9. Ревизорот не треба да го фокусира вниманието на вработените на субјектот на ревизија

поделби само за негативните аспекти откриени при ревизијата. Препорачливо е да се забележат позитивните аспекти за да не се лишат оние што се тестираат од стимулации за подобрување на нивната работа.

10. При проценка на важноста на откриените недоследности, ревизорот треба да ги слуша мислењата на професионалците. Главната работа е да се открие несовпаѓањето, а не да се утврди неговото значење. Во сомнителен случај, откриеното несовпаѓање треба да се забележи без да се определи неговото значење.

11. При комуникација со ревидираниот персонал, ревизорот треба да создаде атмосфера на добра волја и соработка. Никогаш не треба да ја демонстрирате својата независност во однос на персоналот, што може да предизвика отуѓување и лоша волја. Напротив, неопходно е на секој можен начин да се промовира појавата и продлабочувањето на заедничките професионални интереси меѓу себе и персоналот. Препорачливо е ментално да се ставите во кожата на субјектот на ревизија и да запомните дека малкумина сакаат да бидат во оваа улога.

12. Ревизорот не треба намерно да ја демонстрира својата ерудиција или да го испитува (проверува компетентноста) на соговорникот. Неприфатливо е да се оценуваат изјавите на соговорникот, како што се: „Ова е очигледна глупост“ или да се даваат такви категорични изјави како: „Сите го знаат ова“, „Не, ситуацијата е сосема поинаква“.

Ваквиот начин на однесување може да го „потисне“ соговорникот и да го „затвори“ за ревизорот што ги „добива“ потребните информации.

Се претпочита поблага реакција на ревизорот на погрешните проценки на соговорникот, на пример: „Верувам дека вашето разбирање за проблемот не е целосно точно“ или „Да го погледнеме проблемот на следниот начин“.

Ревизии на системот за управување со квалитет

13. Ревизорот треба да ги охрабри своите соговорници да ги најдат вистинските решенија. Ова се постигнува со објаснување на направените грешки. На овој начин, ревизорот не само што го зголемува својот авторитет во нивните очи, туку и ја потврдува тезата дека ревизијата е корисна за единицата која е предмет на ревизија. Ако ревизорот не може да избегне спор, тој треба да остане смирен и да покаже професионално знаење и докази за своите судови.

14 Ревизорот мора да препознае и одобри се што е веродостојно. Сомнежите и сомнежите не треба да преовладуваат над објективноста на проценките на ревизорот. Во сите случаи кога, на пример, ревизорот ја утврдил ефективноста на неформалните постапки, тие треба да бидат одобрени и препорачани за соодветна документација. Во овој случај, препорачливо е позитивната оценка на ревизорот да биде јавно објавена, на пример, на последниот состанок. Ревизорот не треба да биде скржав со пофалби.

15. Ревизорот треба да избегнува груб тон на коментари и проценки. Пожелни коментари како: „Внимателно ги проучував сите проектни документи што ги доставивте, но не најдов документ во нив што би ги одразувал критериумите за проценка на квалитетот на проектот. Барам овие критериуми да се развијат и документираат“. Треба да се избегнуваат зборови што го комплицираат разговорот. На пример, наместо „Мислам...“ препорачливо е да прашате: „Зарем не мислиш дека...“ или наместо „Сега конечно ќе ти докажам...“ подобро е да се каже: „Сега можете да бидете убедени дека ...

16.5. Ваквите коментари и совети може да се разговараат со раководителот на одделот на последниот состанок.

17. Ревизорот мора да биде подготвен за разни трикови на персоналот на ревидираната единица, што доведува до губење време и одвлекување на вниманието од решавањето на задачите со кои се соочува ревизорот. Ова може да се изрази во обиди да се вклучи ревизорот во разговори на апстрактни теми, принудувајќи го ревизорот да чека вработените да пристигнат на разговор или презентација потребни документи, разубавување на состојбата пред почетокот на ревизијата итн.

18. Доколку постои отворено противење или лично непријателство кон ревизорот од страна на вработените во единицата за ревизија, ревизорот мора да го извести главниот ревизор или раководителот на службата за квалитет за тоа.

Откако ги добил таквите информации, главниот ревизор (менаџер за квалитет) мора да преземе мерки за да се осигура дека ревизијата е завршена, барем од друг ревизор.

Пред сè, треба да разберете што е QMS и зошто е потребно. QMS (систем за управување со квалитет)е систем создаден во една организација за спроведување на политики и постигнување на поставените цели во областа на квалитетот. QMS е збир на мерки насочени кон управување со квалитетот на производот (производ или услуга) произведен од претпријатието, земајќи ги предвид потребите и очекувањата на потрошувачите и зголемување на нивното задоволство. Секоја компанија што имплементира систем за управување со квалитет има свои цели: на пример, обезбедување на декларираниот квалитет на производите, ефикасна дистрибуција на нејзините ресурси, одговорности и овластувања на персоналот, оптимизација на системот за управување, подобрување на транспарентноста на процесот и можно намалување на трошоците за ресурси, итн.

Оставете барање за бесплатна консултација

Врз основа на главната цел, се утврдуваат ревизорските задачи:

• Ревизијата ја утврдува работата и ефективноста на системот за управување со квалитет. Оние. При ревизијата, се утврдува до кој степен системот за квалитет е имплементиран во организацијата, дали функционира и дали системот за квалитет помага да се постигнат резултати во основните активности на организацијата.
• Ревизијата треба да обезбеди информации за ефективноста на системот за квалитет - т.е. ревизијата треба да покаже дали системот за квалитет функционира точно како систем, или дали функционираат само поединечни елементи од овој систем, а сите други барања се исполнети само формално или воопшто не се исполнети.
• Потребно е да се одреди нивото на усогласеност со стандардите и процедурите за QMS - т.е. Ревизијата покажува колку работата во организацијата се спроведува до правилата утврдени во процедурите за системот за квалитет и дали постојат разлики помеѓу вистинската работа и она што е утврдено во документацијата за системот за квалитет.
• Следната задача ќе биде проверка на квалитетот на работата - т.е. При ревизијата може да се потврди усогласеноста на резултатите од работата со барањата утврдени во договорите или техничките спецификации.
• Ревизијата треба да овозможи да се процени влијанието на промените во организацијата врз системот за управување со квалитет - организацијата никогаш не стои, какви било промени се случуваат во која било организација. Овие промени, во различен степен, може да влијаат на системот за квалитет. Ревизијата на системот за квалитет може да покаже како овие промени влијаеле на системот за квалитет, дали се случуваат промени во системот за квалитет кои се соодветни на промените во организацијата.

Главниот резултат до кој треба да доведе ревизијата е идентификацијата на можностите за подобрување на работата на организацијата. Затоа, при секоја ревизија, објективен доказ што ревизорот го открива за време на ревизијата е суштински. Таквите докази може да се добијат само доколку ревизорските критериуми и правила за проценка на несообразностите се јасни и не дозволуваат различни толкувања.

Учесници во ревизија

Ревизијата е процес кој секогаш вклучува многу учесници. Во зависност од тоа кои задачи ги решаваат учесниците во овој процес, може да се разликуваат неколку главни улоги.

Како по правило, без разлика дали се работи за надворешна или внатрешна ревизија, постојат следниве улоги на учесниците во ревизијата:

• Клиент за ревизија – ISO 19011:2011 го дефинира клиентот за ревизија како организација или лице кое ја нарача ревизијата. Клиентот за ревизија е најзаинтересираната страна да ја спроведе и да ги добие резултатите од ревизијата. Клиент за ревизија обично е раководството на организацијата што е предмет на ревизија. Во случај кога се врши внатрешна ревизија, раководството на организацијата е заинтересирано ревизорите објективно и точно да ја проценат работата на системот за квалитет и да дадат податоци за сите недоследности во работата и можности за оптимизирање на работата. Во случај кога се врши надворешна ревизија, раководството на организацијата е заинтересирано да обезбеди дека системот за квалитет ги исполнува барањата и тоа се потврдува со документи (со издавање сертификат - во случај на ревизија на сертификација, или склучување договор - во случај на инспекција од потенцијален клиент на производи, работи или услуги на организацијата).
• Ревизорите се лица надлежни за спроведување на ревизија (ISO 19011:2011). Квалитетот и ефективноста на ревизијата во голема мера зависи од квалификациите и обуката на ревизорите. Во овој поглед, посебно внимание се посветува на квалификациите на ревизорите. Општите барања за квалификациите на ревизорите се претставени во стандардот ISO 19011:2011. Тие обично се однесуваат на професионални ревизори кои работат за тела за сертификација. Организацијата може сама да ги постави барањата за квалификациите на внатрешните ревизори, но тоа не значи дека секој вработен во организацијата може да биде назначен за ревизор. За да може вработениот во организацијата ефективно и ефикасно да спроведува внатрешна ревизија, тој мора да биде обучен за методите и техниките на спроведување на ревизии, да ги знае барањата на системот за квалитет, да знае како функционира системот за квалитет на организацијата и да има добро разбирање за предметната област на активност што ќе ја ревидира.
• Технички експертисе лица кои на ревизорите им обезбедуваат специјализирано знаење или искуство. При ревизијата може да се појават прашања за кои знаењето и квалификациите на ревизорите не се доволни. Во такви случаи, технички експерти може да бидат вклучени во ревизијата. Вклучувањето на технички експерти е можно и при внатрешни и надворешни ревизии. Во случај на внатрешна ревизија, технички експерти можат да бидат вработени во сектори кои вршат работа слична на онаа што е предмет на ревизија, но тие не мора да ја прегледуваат сопствената работа или работата на нивниот оддел. На пример, ако една организација има два одделенија за дизајн, тогаш специјалист од еден оддел може да дејствува како технички експерт при ревизија на вториот оддел и обратно. Во случај на надворешна ревизија, технички експерти се ангажирани од надворешни ревизори од трети страни.
• Проверена партија. Ревидирана страна се вработените во ревидираната организација. И во случај на внатрешна и надворешна ревизија, ревидираната страна може да биде секој вработен во организацијата, вклучително и раководството на организацијата и внатрешните ревизори.

Статус на ревизија на системи за управување со квалитет

Ревизијата на системите за управување со квалитет се однесува на видови ревизии кои не се регулирани со федерално или меѓународно законодавство. Според тоа, не постојат задолжителни законски одредби за утврдување на постапката и правилата за ревизија на системите за квалитет, утврдување на барањата за ревизорите и потребното известување. Ова се должи на фактот дека сертификацијата на системите за квалитет припаѓа на доброволното поле на сертификација и целата работа поврзана со изградбата и имплементацијата на системот за квалитет е доброволна иницијатива на организацијата. Според тоа, за организациите кои се занимаваат со ревизија на системи за квалитет, нема потреба да добиваат лиценци или други дозволи за спроведување на оваа активност. За да се спроведе внатрешна ревизија, таквите документи особено не се потребни.

Внатрешна ревизија на QMS се врши кај претпријатија чии активности се вршат во согласност со правилата на системот за управување со квалитет имплементиран во нив. Во оваа статија ќе најдете информации за редоследот по кој се вршат таквите ревизии, а исто така се запознаете со списокот на работна документација што ја користи ревизорот за време на ревизијата.

Ревизија на QMS - цели и извори на информации

Ревизијата на системот за управување со квалитет (QMS) е систематски процес на добивање информации за функционирањето на QMS и неговата усогласеност со критериумите утврдени со сегашните стандарди.

Ревизијата на QMS може да биде:

• надворешна - инспекцијата ја вршат вработени во специјализирани организации од трети лица;
• внатрешна - ревизијата ја вршат вработени во квалитетната услуга на ревидираното претпријатие (ќе најдете детали за службата за внатрешна ревизија).

Внатрешна ревизија на системот за управување со квалитет се врши со цел:

• навремено идентификување на проблеми и недоследности во QMS што работи во претпријатието;
• утврдување на причините за таквите недоследности и развивање методи за нивно отстранување;
• проверка на ефективноста на корективните активности спроведени врз основа на резултатите од претходно завршените ревизии;
• подготовка за надворешна ревизија за добивање сертификат за усогласеност со ISO 9001 и други стандарди.

Извори на информации за време на таквата проверка може да бидат:

• лични разговори со вработени во ревидираните одделенија на претпријатието;
• резултати од независно набљудување на ревизорите над активностите на вработените, состојбата на нивните работни места, условите за работа итн.;
• информации добиени од потрошувачите преку повратни информации;
• внатрешни документи на одделот (извештаи, договори, инструкции, пресметки, проектна и технолошка документација итн.);
• извештаи за извршените ревизии и направени прилагодувања врз основа на нивните резултати, составени претходно.

Принципи на спроведување на внатрешна ревизија на QMS

Принципите за спроведување на внатрешни ревизии се утврдени во ГОСТ Р ISO 19011-2012. Тие вклучуваат:

• непристрасност: ревизорот мора објективно да ги процени добиените информации и документи, да генерира вистинити и точни извештаи;
• доверливост: ревизорот мора да ги чува информациите што ги добива во тајност од трети лица;
• професионална ажурност: ревизорот мора да биде вреден, да го применува своето постојно професионално знаење во однос на предметот на ревизијата;
• независност: ревизорот мора самостојно да донесува одлуки врз основа на информациите што ги добива и да не ги менува поради надворешно влијание на заинтересираните страни;
• Пристап заснован на докази: поради ограниченото времетраење за кое мора да се изврши ревизијата, ревизорот мора да користи примероци од конкретни информации за да добие информации за функционирањето на QMS како целина;
• интегритет: активностите на ревизорот мора истовремено да бидат во согласност со сите принципи наведени погоре.

Постапка за спроведување на внатрешна ревизија

Постапката за внатрешна ревизија вклучува неколку фази по следниот редослед:

1. Издавање налог за вршење на ревизија (тоа укажува на информации за единицата што се ревидира и составот на тимот за ревизија).
2. Изготвување и одобрување на план за инспекција.
3. Спроведување на работилница од страна на членовите на тимот за ревизија.
4. Изработка на работна документација за ревизија.
5. Известување на контролната единица за претстојната проверка.
6. Спроведување на прелиминарен состанок со претставници на ревидираната единица.
7. Испитување.
8. Завршен состанок со претставници на ревидираната единица.
9. Изготвување извештајна документација и нејзино дистрибуирање до заинтересираните страни.

Програма за ревизија

Програма за внатрешна ревизија е документ кој содржи информации за ревизии што мора да се извршат во претпријатието во одреден временски период (обично шест месеци или една година). Неговиот развој го врши претставник на квалитетната услуга на претпријатието, кој има овластување да врши инспекции во неговите одделенија.

Програмата за внатрешна ревизија на QMS специфицира:

• целите на ревизијата;
• процеси кои се ревидираат (видови на активност на единицата);
• ревидирани единици;
• критериуми за ревизија;
• времето (обично е означен месецот) на настанот;
• Целосно име на ревизорот.

Документот е одобрен од раководителот на претпријатието (генерален директор, главен инженер, итн.). По ова, раководителот на службата за квалитет креира распореди за конкретни ревизии и ги координира со раководството на секторите кои ќе бидат предмет на ревизија.

Содржина и пример на план за внатрешна ревизија на QMS

Водачот на тимот за ревизија мора да подготви план за ревизија и да го сподели со единицата што е предмет на ревизија. Овој документ ги содржи следните информации:

• целта на инспекцијата;
• критериумите според кои се врши ревизијата, како и списокот на документи што треба да се проверат;
• област на ревизија (единица која се ревидира, вклучувајќи ги организационите и функционалните процеси што се случуваат во неа);
• наведување на датумот и местото на инспекцијата;
• улогите и одговорностите на членовите на тимот за ревизија и нивните придружни лица.

Документот го одобрува раководителот на претпријатието чии поделби се проверуваат. За време на ревизијата, планот може да се приспособи од раководителот на тимот за ревизија. Пример за план за внатрешна ревизија може да изгледа вака:

ЈАС ОДОБРИВ

АД „ФТОРОПЛАСТ“

(потпис) /Малченков Е. А./

01.08.2018

План за внатрешна ревизија

Причина за увид: програма за внатрешна ревизија на системот за управување со квалитет за 2018 година.

Предмет на инспекција: управување со ресурси за мониторинг и мерења, метролошка поддршка.

Ревидирана поделба: продавница за алати и набавки.

Време на увид: 09.08.2018-08.10.2018.

Критериуми за ревизија (означување на документи или нивни делови): клаузула 7.1.5 ГОСТ Р ISO 9001-2012, STO SMK 7.021-2017.

Цел на ревизијата: проверка и проценка на усогласеноста со утврдените барања.

Датум на поднесување на извештајот: 13.08.2018.

Список на службеници до кои треба да се достават копии од извештајот: претставник на управувањето со QMS, раководител на продавницата за алатки и набавки.

Потписи:

(потпис) /Ју. N. Evseeva / 01.08.2018

Ревизори:

Не ги знаете вашите права?

(потпис) /Е. P. Artemov / 01.08.2018

(потпис) /А. С.Клинкова / 01.08.2018 год

Список за проверка како главна алатка за ревизор

Главниот работен документ на ревизорот е контролната листа. Тоа е однапред составена систематска листа на прашања, чии одговори ќе му овозможат на инспекторот да добие целосен и ажурирани информацииза функционирањето на QMS во одделенијата.

Постојните стандарди не содржат конкретен образец за овој документ, така што ревизорот може самостојно да го подготви. Важно е формата на контролната листа да овозможи информациите добиени за време на ревизијата да се внесат во неа и да се користат во последователната анализа.

Цел на употреба на овој документ- Потсетување на ревизорот за информациите што мора да ги добие и фактите што мора да се испитаат во текот на ревизијата. Покрај тоа, употребата на таков лист ќе му овозможи на ревизорот да го процени обемот на претстојната работа, правилно да ја дистрибуира со текот на времето и да ја заврши ревизијата во согласност со дадените рокови.

Употребата на претходно подготвени листи за проверка не треба да влијае на спроведувањето на ревизијата. Во случај напредокот на ревизијата да се промени (на пример, ако за време на нејзиното спроведување ревизорот идентификувал факти што треба да се истражат, чија верификација не била планирана), мора да се направат соодветни прилагодувања на листите за проверка.

Работните документи и белешките треба да се чуваат до крајот на ревизијата. Доколку содржат доверливи информации, мора да им се обезбеди соодветно ниво на заштита од неовластен пристап.

Справување со недоследности идентификувани како резултат на внатрешната ревизија

Сите несообразности идентификувани како резултат на инспекцијата мора да бидат документирани. Оваа постапка вклучува:

• откривање, идентификација и евидентирање на несообразности;
• класификација на несообразностите според нивниот степен на значајност;
• изготвување протоколи за несообразности.

Протоколот за неусогласеност означува:

• времето и местото на неговото откривање;
• содржината и значењето на несообразноста;
• упатување на повреда на одредена точка на стандард на претпријатие или ГОСТ, што служи како критериум за ревизија.

Протоколот за неусогласеност е извор на информации за последователен развој на корективни и превентивни активности за отстранување на идентификуваните недостатоци.

Примери на недоследности во внатрешната ревизија на QMS

Списокот на недоследности што може да се идентификуваат во текот на процесот на внатрешна ревизија е обемна, бидејќи карактеристиките на кој било процес што се случува во организацијата може целосно или делумно да не ги исполнуваат критериумите специфицирани со стандардот.

Еве список на главните критериуми и најчестите недоследности со нив:

1. Управувачки одговорности:

• менаџментот не го анализира QMS;
• Политиката за квалитет и целите на компанијата не им се ставаат на внимание на вработените;
• Не постои матрица за распределба на обврските меѓу вработените.

• нема прирачник за квалитет;
• Процедурите за QMS не се документирани;
• не се спроведува постапката за квалитетно планирање.

1. Управување со документи:

• не се спроведува постапката за управување со документација;
• списокот на документација и податоци кои се предмет на управување не е воспоставен;
• Постапката за промена на документи и податоци не се врши.

1. Управување со производи доставени до потрошувачите:

• не се почитува процедурата за управување со производите доставени до потрошувачите;
• отсуството на такви постапки не е мотивирано.

1. Управување со несоодветни производи:

• не се управувани производи кои не се во согласност;
• изолаторот на дефектот недостасува или се наоѓа на погрешно место;
• не се управува со производи кои не се сообразни лоцирани во изолаторот.

1. Обука на персоналот:

• процедурите за регрутирање и обука на персонал не се документирани;
• Нема планови за напредна обука во работната документација на одделот за човечки ресурси.

Содржина и пример на извештај за внатрешна ревизија на QMS

По завршувањето на внатрешната ревизија, раководителот на тимот за ревизија составува извештај за резултатите од сработеното.

Подготовката на ревизорскиот извештај обезбедува:

1. Видливост на резултатите од увидот.
2. Способност да се сумираат и анализираат резултатите од сите ревизии спроведени во согласност со тековната програма.
3. Поедноставување на постапката за подготовка и спроведување на корективни дејствија.

Формата на таков извештај не е регулирана со сегашните стандарди, па затоа може да варира во зависност од претпријатието. Во принцип, извештајот може да изгледа вака:

ЈАС ОДОБРИВ

Претставник за управување со QMS

АД „ФТОРОПЛАСТ“

(потпис) /Е. А. Малченков/

14.08.2018

Извештај за резултатите од внатрешната ревизија

Упис бр.21 од 13.08.2018 год

Име на процесот или вид на активност: управување со ресурси за мониторинг и мерења, метролошка поддршка.

Име на ревидираниот оддел: продавница за алатки и набавки.

Датум на ревизија: 09.08.2018-08.10.2018.

Критериуми за ревизија (означување на документот или неговите делови): клаузула 7.1.5 ГОСТ Р ISO 9001-2012, STO SMK 7.021-2017.

Целта на внатрешната ревизија: верификација и проценка на усогласеноста со утврдените барања.

Раководител на тимот за ревизија: Евсеева Ју Н.

Ревизори: Артемов Е.П., Клинкова А.С.

Резултати од тестот

Опсег на ревизија: целосен.

Број на откриени несовпаѓања: 0

Заклучок врз основа на резултатите од ревизијата

Активностите на контролните единици ги исполнуваат утврдените барања. Не е потребна корективна акција.

Шефот на тимот за ревизија:

(потпис) /Ју. Н. Евсеева/)

Значи, внатрешните ревизии се една од главните алатки за проценка на ефективноста на QMS. Спроведувањето на такви ревизии му овозможува на раководството да идентификува неусогласеност со критериумите за ревизија специфицирани со постојните стандарди, како и да се подготви за надворешна ревизија спроведена како дел од сертификацијата на производството. Ревизијата се врши во согласност со постојната програма за ревизија врз основа на планот за ревизија подготвен од раководителот на тимот за ревизија. Врз основа на резултатите од инспекцијата, се изготвува ревизорски извештај, кој содржи информации за утврдените недоследности и (доколку ги има) препорачаните корективни мерки насочени кон нивно отстранување.

1. Ревизија на системот за управување со квалитет. Видови ревизии. Главните фази на спроведување на ревизија на QMS. Дефиниции поврзани со ревизија според STB ISO 9000 – 2006 година.

Дефиниција за ревизија за управување со квалитет

Ревизија (ревизорска проверка) - независна проверка со цел да се изрази мислење за веродостојноста. Зборот „ревизија“ преведен од латински значи „слушање“ и во светската практика се користи за да значи инспекција.

Ревизија се подразбира како секоја верификација на која било појава или активност извршена од независен експерт (постојат оперативни, технички, еколошки и други видови ревизии). Одредени видови ревизија се блиски по важност до сертификацијата.

Ревизијата на квалитет е систематски, независен и документиран процес на добивање ревизорски докази и нивно објективно оценување за да се утврди степенот до кој се исполнети договорените критериуми за ревизија (ISO 19011:2002 „Упатства за ревизија на системи за управување со квалитет и/или системи за управување со животната средина“) . Оваа дефиниција бара неколку појаснувања:

Прво, ревизијата е систематски процес, затоа мора да се спроведе во организација на одредена, планирана фреквенција. Фреквенцијата на ревизијата ќе зависи од тоа за каков тип на ревизија се работи - внатрешна или надворешна. Ако се изврши внатрешна ревизија (т.е. организацијата се проверува себеси), тогаш организацијата самостојно ја одредува зачестеноста на таквата ревизија. Ако се изврши надворешна ревизија, тогаш зачестеноста на таквата ревизија е утврдена со правилата на телото за сертификација или клиентот.

Второ, независни значи дека ревизорите не мора да одговараат за резултатите од работата што ја ревидираат. Оваа независност се обезбедува на различни начини. За внатрешната ревизија, независноста се обезбедува со избирање на ревизори од различни делови на организацијата. За надворешна ревизија, независноста се обезбедува со „невклучување“ на ревизорите во развојот и имплементацијата на систем за квалитет во ревидираната организација. Надворешните ревизори не можат да дејствуваат како консултанти за имплементација на систем за управување со квалитет за организацијата што тие последователно ќе ја ревидираат.

Трето, ревизијата е документиран процес - сите фази на ревизијата, постапката за нејзино спроведување, барањата за ревизија и резултатите од ревизијата мора да бидат претставени во документи. Ревизорските докази може да вклучуваат записи, документи или докази за извршената работа.

Четврто, ревизијата мора да се спроведе според договорените критериуми за ревизија. Договорените критериуми за ревизија се однесуваат на барањата на регулаторните документи (надворешни стандарди, на пример ISO 9001:2008 или внатрешни стандарди - процедури, работни планови, регулативи итн.). Така, сите регулаторни документи што ги претставуваат барањата што треба да се потврдат може да дејствуваат како критериуми за ревизија. Конзистентноста на критериумите за ревизија се обезбедува со прифаќањето на овие критериуми од страна на ревизорските страни. На пример, една организација се обврзува да се усогласи со барањата на стандардот ISO 9001:2008, а телото за сертификација се обврзува да изврши ревизија на неговиот систем за квалитет за усогласеност со барањата на ISO 9001:2008.

Цели и задачи на ревизијата

Ревизијата на квалитетот е фокусирана на идентификување на причините за недоследности во системот за квалитет, процесите или производите (услугите) на една организација. Оттука произлегува главната цел на ревизијата - да се соберат објективни докази кои ќе ги идентификуваат недоследностите во процесите, производите (услугите) или системот за квалитет.

Врз основа на главната цел, се утврдуваат ревизорските задачи:

Ревизијата ја утврдува работата и ефективноста на системот за управување со квалитет. Оние. При ревизијата, се утврдува до кој степен системот за квалитет е имплементиран во организацијата, дали функционира и дали системот за квалитет помага да се постигнат резултати во основните активности на организацијата.

Ревизијата треба да обезбеди информации за ефективноста на системот за квалитет - т.е. ревизијата треба да покаже дали системот за квалитет функционира точно како систем, или дали функционираат само поединечни елементи од овој систем, а сите други барања се исполнети само формално или воопшто не се исполнети.

Потребно е да се одреди нивото на усогласеност со стандардите и процедурите за QMS - т.е. Ревизијата покажува колку работата во организацијата се спроведува до правилата утврдени во процедурите за системот за квалитет и дали постојат разлики помеѓу вистинската работа и она што е утврдено во документацијата за системот за квалитет.

Следната задача ќе биде проверка на квалитетот на работата - т.е. При ревизијата може да се потврди усогласеноста на резултатите од работата со барањата утврдени во договорите или техничките спецификации.

Ревизијата треба да овозможи да се процени влијанието на промените во организацијата врз системот за управување со квалитет - организацијата никогаш не стои, какви било промени се случуваат во која било организација. Овие промени, во различен степен, може да влијаат на системот за квалитет. Ревизијата на системот за квалитет може да покаже како овие промени влијаеле на системот за квалитет, дали се случуваат промени во системот за квалитет кои се соодветни на промените во организацијата.

Главниот резултат до кој треба да доведе ревизијата е идентификацијата на можностите за подобрување на работата на организацијата. Затоа, при секоја ревизија, објективен доказ што ревизорот го открива за време на ревизијата е суштински. Таквите докази може да се добијат само доколку ревизорските критериуми и правила за проценка на несообразностите се јасни и не дозволуваат различни толкувања.

Учесници во ревизија

Ревизијата е процес кој секогаш вклучува многу учесници. Во зависност од тоа кои задачи ги решаваат учесниците во овој процес, може да се разликуваат неколку главни улоги. Како по правило, без разлика дали се работи за надворешна или внатрешна ревизија, постојат следниве улоги на учесниците во ревизијата:

Клиент за ревизија – ISO 19011:2002 го дефинира клиентот за ревизија како организација или лице кое ја нарача ревизијата. Клиентот за ревизија е најзаинтересираната страна да ја спроведе и да ги добие резултатите од ревизијата. Клиент за ревизија обично е раководството на организацијата што е предмет на ревизија. Во случај кога се врши внатрешна ревизија, раководството на организацијата е заинтересирано ревизорите објективно и точно да ја проценат работата на системот за квалитет и да дадат податоци за сите недоследности во работата и можности за оптимизирање на работата. Во случај кога се врши надворешна ревизија, раководството на организацијата е заинтересирано да обезбеди дека системот за квалитет ги исполнува барањата и тоа се потврдува со документи (со издавање сертификат - во случај на ревизија на сертификација, или склучување договор - во случај на инспекција од потенцијален клиент на производи, работи или услуги на организацијата).

Ревизорите се лица надлежни за спроведување на ревизија (ISO 19011:2002). Квалитетот и ефективноста на ревизијата во голема мера зависи од квалификациите и обуката на ревизорите. Во овој поглед, посебно внимание се посветува на квалификациите на ревизорите. Општите барања за квалификациите на ревизорите се претставени во стандардот ISO 19011:2002. Тие обично се однесуваат на професионални ревизори кои работат за тела за сертификација. Организацијата може сама да ги постави барањата за квалификациите на внатрешните ревизори, но тоа не значи дека секој вработен во организацијата може да биде назначен за ревизор. За да може вработениот во организацијата ефективно и ефикасно да спроведува внатрешна ревизија, тој мора да биде обучен за методите и техниките на спроведување на ревизии, да ги знае барањата на системот за квалитет, да знае како функционира системот за квалитет на организацијата и да има добро разбирање за предметната област на активност што ќе ја ревидира.

Техничките експерти се поединци кои на ревизорите им обезбедуваат специјализирано знаење или искуство. При ревизијата може да се појават прашања за кои знаењето и квалификациите на ревизорите не се доволни. Во такви случаи, технички експерти може да бидат вклучени во ревизијата. Вклучувањето на технички експерти е можно и при внатрешни и надворешни ревизии. Во случај на внатрешна ревизија, технички експерти можат да бидат вработени во сектори кои вршат работа слична на онаа што е предмет на ревизија, но тие не мора да ја прегледуваат сопствената работа или работата на нивниот оддел. На пример, ако една организација има два одделенија за дизајн, тогаш специјалист од еден оддел може да дејствува како технички експерт при ревизија на вториот оддел и обратно. Во случај на надворешна ревизија, технички експерти се ангажирани од надворешни ревизори од трети страни.

Потврдена партија. Ревидирана страна се вработените во ревидираната организација. И во случај на внатрешна и надворешна ревизија, ревидираната страна може да биде секој вработен во организацијата, вклучително и раководството на организацијата и внатрешните ревизори.

Статус на ревизија на системи за управување со квалитет

Ревизијата на системите за управување со квалитет се однесува на видови ревизии кои не се регулирани со федерално или меѓународно законодавство. Според тоа, не постојат задолжителни законски одредби за утврдување на постапката и правилата за ревизија на системите за квалитет, утврдување на барањата за ревизорите и потребното известување. Ова се должи на фактот дека сертификацијата на системите за квалитет припаѓа на доброволното поле на сертификација и целата работа поврзана со изградбата и имплементацијата на системот за квалитет е доброволна иницијатива на организацијата. Според тоа, за организациите кои се занимаваат со ревизија на системи за квалитет, нема потреба да добиваат лиценци или други дозволи за спроведување на оваа активност. За да се спроведе внатрешна ревизија, таквите документи особено не се потребни.