Audyt wewnętrzny systemu zarządzania jest jednym z kluczowych procesów systemu zarządzania. Według zachodnich ekspertów, jeśli takie procesy systemu zarządzania jak

Odpowiedzialność zarządcza;

Działania korygujące i zapobiegawcze;

Audyty wewnętrzne (inspekcje);

Analiza danych;

Ciągłe doskonalenie

zostaną debugowane i wdrożone zgodnie z wymaganiami normy, wówczas wszystkie pozostałe procesy systemu zarządzania jakością i/lub systemu zarządzania środowiskowego będą nie tylko działać, ale także będą stale doskonalone.

Podczas audytu wewnętrznego sprawdzana jest zgodność działań w systemie zarządzania organizacją z wymaganiami określonych dokumentów. Ponadto podczas przygotowania systemu zarządzania do certyfikacji przeprowadzany jest audyt wewnętrzny pod kątem zgodności z wymaganiami normy (np. ISO 9001, ISO 14001) i innych norm ISO (np. ISO 19011). Jednakże od momentu certyfikacji systemu zarządzania przeprowadzany jest audyt wewnętrzny pod kątem zgodności z zatwierdzonymi dokumentami systemu zarządzania (Polityka i Cele Jakości, Księga Jakości, udokumentowane procedury i dokumenty niższego szczebla).

Audyt wewnętrzny systemu zarządzania pozwala rozwiązać następujące zadania:

Potwierdzenie zgodności działań i ich wyników w systemie zarządzania z ustalonymi wymaganiami;

Analiza i eliminacja przyczyn zidentyfikowanych niezgodności;

Zapobieganie występowaniu problemów jakościowych;

Potwierdzenie wdrożenia działań korygujących;

Ocena efektywności funkcjonującego systemu zarządzania;

Ustalenie stopnia zrozumienia przez personel celów, zadań i wymagań określonych w dokumentach systemu zarządzania;

Określenie sposobów dalszego doskonalenia systemu zarządzania jakością i/lub systemu zarządzania środowiskowego jako całości oraz w poszczególnych jego procesach.

1.6.1. Zalety i wady audytu wewnętrznego w porównaniu z audytem zewnętrznym

Zalety audytów wewnętrznych w porównaniu do audytów zewnętrznych obejmują:

Znajomość audytorów wewnętrznych na temat specyfiki ich przedsiębiorstwa;

Brak uprzedzeń pracowników audytowanych działów wobec audytorów wewnętrznych, którzy nie są postrzegani jako osoby z zewnątrz przedsiębiorstwa;

Znajomość przez audytorów wewnętrznych konkretnych kanałów komunikacji funkcjonujących w przedsiębiorstwie;

Wiedza audytorów wewnętrznych na temat nieformalnych liderów, których informacje mogą być najbardziej przydatne w audycie;

Możliwość wykorzystania informacji poufnych w raportach z audytów;

Brak presji czasu podczas audytu wewnętrznego, ograniczający możliwość bardziej szczegółowego zbadania audytowanego obiektu;

Niezależność pracy audytorów wewnętrznych od harmonogramu pracy pracowników audytowanej jednostki;

Możliwość wykorzystania audytorów wewnętrznych również jako ekspertów;

Stosunkowo niskie koszty przeprowadzenia audytu wewnętrznego. Wady audytów wewnętrznych w porównaniu do audytów zewnętrznych obejmują:

Mniej wysoki poziom obiektywizmu wniosków niż w przypadku audytu zewnętrznego ze względu na możliwą stronniczość audytorów wewnętrznych wobec niektórych pracowników przedsiębiorstwa;

Mniejsza intensywność pracy audytorów wewnętrznych niż podczas audytu zewnętrznego, ze względu na mniej rygorystyczne ramy czasowe;

Krytyka ze strony audytorów wewnętrznych jest odbierana bardziej boleśnie;

Poziom kwalifikacji audytorów wewnętrznych jest zwykle niższy niż poziom wyszkolenia audytorów zewnętrznych;

Wyniki audytu wewnętrznego można uznać za mniej obiektywną informację o efektywności i efektywności systemu zarządzania przedsiębiorstwem w porównaniu z audytem zewnętrznym;

Wyniki audytu wewnętrznego nie mogą być wykorzystywane do reklamy przedsiębiorstwa;

Koszty audytu wewnętrznego ustalane są mniej precyzyjnie niż audytu zewnętrznego.

Zasady organizacyjne audytu wewnętrznego systemu zarządzania

Organizacja audytu wewnętrznego systemu zarządzania powinna opierać się na siedmiu zasadach:

1. Zasada jednolitości: każdy szczegółowy audyt przeprowadzany jest według jednej procedury urzędowo ustalonej przez kierownictwo przedsiębiorstwa, co zapewnia jego uporządkowanie, jednoznaczność i porównywalność;

2. Zasada systematyki: planowanie i przeprowadzanie określonych audytów różnych procesów (funkcji, prac) systemu zarządzania powinno odbywać się z uwzględnieniem ustalonych między nimi powiązań strukturalnych;

3. Zasada dokumentowania: każdy audyt jest dokumentowany w określony sposób, aby zapewnić bezpieczeństwo i porównywalność informacji o rzeczywistym stanie audytowanego obiektu;

4. Zasada ostrożności: każdy audyt jest planowany, a pracownicy jednostki audytowanej są z wyprzedzeniem powiadamiani o celu, zakresie, terminie i sposobie przeprowadzenia audytu, tak aby umożliwić jak najpełniejsze przygotowanie się do audytu oraz wyeliminować możliwość uchylania się przez personel od dostarczenia i przedstawienia wszystkich wymaganych danych;

5. Zasada regularności: audyty przeprowadzane są w określonych odstępach czasu, tak aby wszystkie procesy systemu zarządzania i wszystkie działy przedsiębiorstwa były przedmiotem stałej analizy i oceny przez kierownictwo przedsiębiorstwa;

6. Zasada niezależności: osoby przeprowadzające audyt nie powinny ponosić bezpośredniej odpowiedzialności za prace poddawane audytowi i polegać na kierowniku audytowanej komórki w celu wyeliminowania możliwości stronniczości wyników audytu;

7. Zasada jawności: wyniki każdego audytu muszą być jawne.

1.6.3. Przeprowadzenie audytu wewnętrznego systemu zarządzania jakością i/lub systemu zarządzania środowiskowego

Rozważmy typową procedurę przeprowadzania audytu wewnętrznego systemu zarządzania jakością, którą przedstawiono w formie schematu blokowego na ryc. 1.4.

Pokazane na ryc. 1.4 w postaci bloku 2 proces „przeprowadzania audytu” można z kolei przedstawić w formie schematu blokowego (schematu blokowego) przedstawionego na ryc. 1,5.

Przeprowadzając ankietę, audytor musi uzyskać podstawowe informacje o kontrolowanym przedmiocie w postaci odpowiedzi na pytania. Badanie można przeprowadzić w formie ankiety lub w trakcie rozmowy (wywiadu) z pracownikami audytowanej jednostki. W takim przypadku audytorowi zaleca się stosowanie następujących trzynastu zaleceń dotyczących organizacji i techniki rozmowy:

1. Wyboru rozmówcy należy dokonać spośród osób bezpośrednio realizujących kontrolowaną działalność.

zorganizowanie spotkania wprowadzającego; przeprowadzenie audytu; zorganizowanie spotkania zamykającego; przygotowanie raportu z audytu; złożenie raportu do zatwierdzenia; finalizacja raportu;

dystrybucja raportu do zainteresowanych stron; rejestrowanie wyników audytu; opracowanie działań naprawczych; eliminacja przyczyn niezgodności; kontrola inspekcji; rejestracja działań korygujących; informowanie interesariuszy o wyeliminowaniu niezgodności;

Ryż. 1.4. Schemat blokowy (schemat blokowy) audytu wewnętrznego.

2. Planując rozmowę ważne jest, aby dotyczyła ona:

Jeden pracownik (jego obowiązki i uprawnienia, poziom wykształcenia i przygotowania zawodowego);

Czynność wykonywana przez pracownika (jej dokumentacja, zgodność ze praktyką pracy);

Sprzęt pracy pracownika (sprzęt, sprzęt biurowy, jego zgodność z wymogami udokumentowanych procedur lub instrukcji pracy);

Materiały wykorzystywane w pracy pracownika (ich zgodność z wymaganiami technicznymi, dopuszczalny stan kontroli i badań).

Ryż. 1,5. Schemat blokowy (schemat blokowy) procesu audytu na miejscu (w organizacji, serwisie, warsztacie, dziale).

3. Temat i kolejność rozmowy należy wcześniej przekazać pracownikowi.

4. Na rozmowę należy przeznaczyć odpowiednią ilość czasu, a podczas rozmowy audytor i rozmówca powinni być jak najbardziej chronieni przed ingerencją z zewnątrz.

5. W trakcie rozmowy audytor może zatrzymać rozmówcę, ale tylko wtedy, gdy jest on wyraźnie odwrócony od tematu. Należy to jednak zrobić w taki sposób, aby nie odniósł on wrażenia, że ​​przekazywane mu informacje są znikome.

6. Jeżeli rozmowę prowadzi dwóch (lub więcej) audytorów jednocześnie, wówczas pytania powinien zadawać przede wszystkim jeden z nich, a drugi sporządzać notatki (właśnie w trakcie rozmowy, a nie po niej).

W przypadku technik konwersacyjnych ogromne znaczenie ma właściwy dobór sposobu sformułowania pytania. W tabeli 1.4 podaje rodzaje pytań, które mogą pojawić się w praktyce audytora, oraz przykłady ich formułowania (wybór tego lub innego rodzaju pytań zależy od konkretnego celu rozmowy i sytuacji, w której jest ona prowadzona);

58_SV. Ponomariew, SV. Miszczenko, V.Ya. Belobragin i in. „Zarządzanie jakością produktu”

Tabela 1.4

Główne rodzaje pytań, które mogą pojawić się w praktyce audytu wewnętrznego Rodzaj pytania Definicja i przykłady Zamknięte Pytanie, na które oczekuje się odpowiedzi wyłącznie w formie „tak” lub „nie” („Czy korzystasz z tego dokumentu (metody) w swojej pracy?”) Pytanie otwarte, na które odpowiedź wymaga nie tylko jednosylabowego „tak” lub „nie” („Jakie inne metody (środki kontroli) stosujesz w swojej pracy?”) Pytanie wyjaśniające wymagające wyjaśnienia, potwierdzenia („ Czy mógłbyś wyjaśnić, co masz na myśli?”) Pytanie wiodące (powrotne) prowadzące do odpowiedzi lub zawierające gotową odpowiedź („Nie sądzisz, że tak jest? Oczywiście regularnie przeprowadzasz analizy, prawda?”) Alternatywa Pytanie, na które może być jedna z dwóch przeciwstawnych odpowiedzi („Powodem tej rozbieżności jest to czy tamto?”) Pytanie twierdzące zawierające stwierdzenie („Czy w tym przypadku mogło być inaczej?”) Trudność w komunikacji Pytanie tworzące barierę w komunikacji („Czy nie ostrzegano Cię, żebyś tego nie robił? Czy nie mówiłem, że właśnie to tutaj znajdziemy?”) Pytanie personalizujące, na które odpowiedź polega na ocenie działań jednostek (osób) („Kto Twoim zdaniem jest winien tej rozbieżności ?") Uwaga!

Preferowane przez audytora rodzaje pytań są otwarte i wyjaśniające. Pytania, które nie są zalecane to: zamknięta, wiodąca, alternatywna, afirmująca i komplikująca komunikację. Pytanie personalizujące jest niedopuszczalne.

Uwaga!

Przykład nieprawidłowego pytania: „Czy wydział posiada niezbędny sprzęt kontrolno-pomiarowy?”

Przykład dobrych pytań: „W jaki sposób określa się zapotrzebowanie na oprzyrządowanie? Jaka jest procedura określania wymaganej dokładności sprzętu? Kto jest odpowiedzialny za przestrzeganie procedury terminowej kalibracji (weryfikacji) sprzętu?”

7. Podczas rozmowy audytor powinien pamiętać, że zeznania rozmówcy można uznać za obiektywne, jeśli są poparte istotnymi faktami. W przeciwnym razie mają one charakter subiektywny i dlatego nie mogą zostać wykorzystane przez audytora do analizy i oceny.

8. Podczas rozmowy należy zadawać bezpośrednie pytania, zaczynając od słów „co”, „kto”, „gdzie”, „kiedy”, „jak” i „dlaczego”. Aby uzyskać dowód zgodności, audytor może również zapytać: „Czy mógłbyś mi pokazać...?”

Rozdział 1_Kontrole systemów zarządzania jakością 59

9. W trakcie rozmowy nie należy używać terminologii niezrozumiałej dla rozmówcy.

10. Rozmowa prowadzona w miejscu pracy („w terenie”) nie powinna być zbyt długa, aby nie wywołać u rozmówcy nerwowości. Bardziej szczegółowe rozmowy wskazane jest prowadzenie w miejscach (biurach), gdzie nic nie odrywa uwagi od tematu rozmowy.

11. Niespójności stwierdzone w trakcie rozmowy audytor powinien odnotować w karcie audytu lub zeszyt z niezbędnym odniesieniem do niezgodnej klauzuli (sekcji) dokumentu regulacyjnego.

12. Na koniec rozmowy audytor musi podsumować otrzymane informacje, sformułować główne (pozytywne i negatywne) wrażenia oraz punkty potwierdzające. Dopuszczalne jest umożliwienie osobie przeprowadzającej wywiad zapoznania się z uwagami audytora dotyczącymi raportu z audytu.

13. Informacje uzyskane w trakcie rozmowy należy analizować poprzez porównanie ich z informacjami na ten temat uzyskanymi z rozmów z innymi pracownikami oraz osobistymi obserwacjami audytora.

1.6.5. Psychologia zachowań audytorów

Niezależnie od charakteru relacji z personelem audytowanej jednostki jako całości i jej poszczególnych pracowników, a także jego uczuć, audytor musi postępować z nimi w taki sposób, aby zapewnić powodzenie audytu. Audytor musi być przygotowany na to, że wszelkie problemy wewnętrzne występujące w audytowanej jednostce mogą spowodować negatywne nastawienie do audytu. W trakcie pracy audytor może spotkać się zarówno z wyraźnie wrogim nastawieniem do siebie, jak i z destrukcyjnym zachowaniem audytowanego. Musi nie tylko być na to gotowy, ale także posiadać metody i techniki, które pozwolą mu zmienić taką sytuację na swoją korzyść.

W związku z powyższym audytorom wewnętrznym można przedstawić następujące zalecenia dotyczące psychologii swojego zachowania podczas audytu:

1. Na początku audytor musi być nastawiony na pozytywny wynik audytu. Rozpoczynając audyt audytor musi wyjść z założenia, że ​​przedmiot jego badania jest zorganizowany i funkcjonuje zgodnie z stawianymi mu wymaganiami. Przypomina to zasadę domniemania niewinności, która w praktyce prawa karnego odnosi się do uznania faktu, że podejrzanego uważa się za niewinnego, dopóki nie udowodni się inaczej.

2. Audytor swoim zachowaniem musi pokazać pracownikom jednostki audytowanej, że głównym zadaniem widzi w zebraniu przekonujących dowodów i przedstawieniu obiektywnego wniosku na temat stanu kontrolowanego obiektu, a nie w wykryciu niespójności.

Stanowisko to pomaga zwiększyć zaufanie do pracy audytora ze strony personelu audytowanej jednostki i zapewnia większą otwartość w przedstawianiu mu informacji o stanie audytowanego obiektu.

3. Audytor musi potrafić przekonać pracowników audytowanej jednostki, że przeprowadzenie audytu jest korzystne dla jednostki. Audytor musi udowodnić, że wyeliminowanie przyczyn każdej niezgodności wykrytej w trakcie audytu pomoże poprawić funkcjonowanie audytowanej jednostki. Im skuteczniej audytor rozwiąże ten problem, tym efektywniejsza będzie jego interakcja z pracownikami audytowanej jednostki.

4. Przedmiotem audytu są czynności w systemie zarządzania jakością, a nie wykonujący je pracownicy. Audytor szuka faktów, a nie niespójności i ich winowajców. Analizuje i ocenia fakty, a nie osobiste mocne i słabe strony pracowników. Zgodnie z tym audytor nie powinien wdawać się w dyskusję na temat zachowań niektórych pracowników przedsiębiorstwa i ustalać stopień ich winy w wykrytych niezgodnościach.

5. Audytor musi być dobrym słuchaczem. Jest to jedna z jego najważniejszych umiejętności, gdyż nie bez powodu wschodnia mądrość głosi: „Prawda nie leży w ustach mówiącego, ale w uszach słuchacza”. Słuchając uważnie rozmówcy, audytor nie tylko otrzymuje potrzebne mu informacje, ale także budzi zaufanie do rozmówcy, zdobywając go. W tym przypadku audytor niejako „odsłania” rozmówcę i otrzymuje najważniejsze informacje.

6. Podczas komunikacji audytor powinien w pełni skoncentrować się na wypowiedziach rozmówcy. Wskazane jest podsumowanie długich lub szczególnie ważnych wypowiedzi rozmówcy, aby uzyskać od niego potwierdzenie poprawności zrozumienia. Pozwala to uniknąć nieporozumień wynikających z nieporozumień ze strony rozmówcy i pokazuje, że to, co powiedział, jest interesujące dla audytora. Audytor musi wyrazić wsparcie rozmówcy zarówno werbalnie (używając np. zachęcających wyrażeń typu: „Tak, rozumiem Cię”), jak i poprzez mimikę i gesty.

Audytor nie powinien bać się milczenia rozmówcy. Wskazane jest, aby dać rozmówcy czas do namysłu i wykorzystać powstałą pauzę, aby podkreślić zainteresowanie jego informacjami i potrzebę dowiedzenia się więcej.

7. Audytor musi skierować rozmowę (ankietę) we właściwym kierunku, zgodnie z wcześniej przemyślanym planem. Nie powinieneś dopuścić do sytuacji, która może Cię zdezorientować. Aby to zrobić, lepiej prowadzić rozmowę konkretnie, nie rozpraszając się obcymi tematami i unikać ogólnych zwrotów. Od czasu do czasu wskazane jest zrobienie krótkiej przerwy, podczas której można porozmawiać o rzeczach niezwiązanych ze sobą.

8. Komunikując się z pracownikami audytowanej jednostki, audytor nie powinien dopuszczać do wybuchów emocji. W każdej sytuacji należy zachować spokój i rzeczowość, nie poddając się emocjom. Musisz tolerować wymówki i niecierpliwość rozmówcy. Co więcej, powinieneś unikać agresywności ze swojej strony.

Nie można wdawać się w otwartą i niegrzeczną dyskusję ze swoim rozmówcą, nawet jeśli wyraźnie się myli i nadal upiera się przy swoim punkcie widzenia: psychologowie potwierdzają, że argument emocjonalny nikogo nie przekonuje, a jedynie irytuje dyskutantów i prowadzi do ich komunikacji ślepy zaułek.

9. Audytor nie powinien skupiać uwagi pracowników audytowanego

podziały jedynie co do negatywnych aspektów wykrytych w trakcie audytu. Warto także zwrócić uwagę na pozytywne aspekty, aby nie pozbawić osób poddawanych testom zachęty do doskonalenia swojej pracy.

10. Oceniając znaczenie wykrytych niezgodności, audytor powinien wysłuchać opinii specjalistów. Najważniejsze jest wykrycie rozbieżności, a nie określenie jej znaczenia. W przypadku wątpliwym wykrytą rozbieżność należy odnotować bez określania jej znaczenia.

11. Komunikując się z audytowanym personelem, audytor powinien stworzyć atmosferę dobrej woli i współpracy. Nigdy nie powinieneś demonstrować swojej niezależności w stosunku do personelu, gdyż może to skutkować wyobcowaniem i złą wolą. Wręcz przeciwnie, należy w każdy możliwy sposób wspierać powstawanie i pogłębianie wspólnych interesów zawodowych między sobą a personelem. Warto postawić się mentalnie na miejscu audytowanego i pamiętać, że niewiele osób lubi pełnić tę rolę.

12. Audytor nie powinien celowo demonstrować swojej erudycji ani badać (sprawdzać kompetencji) rozmówcy. Niedopuszczalne jest ocenianie wypowiedzi rozmówcy typu: „To oczywista głupota” lub formułowanie tak kategorycznych stwierdzeń, jak: „Wszyscy to wiedzą”, „Nie, sytuacja jest zupełnie inna”.

Takie zachowanie może „przytłumić” rozmówcę i sprawić, że będzie on „zamknięty” na audytora „uzyskującego” niezbędne informacje.

Preferowana jest łagodniejsza reakcja audytora na błędne oceny rozmówcy, np.: „Uważam, że nie do końca rozumiesz problem” lub „Spójrzmy na problem w następujący sposób”.

Audyty systemu zarządzania jakością

13. Audytor powinien zachęcać swoich rozmówców do poszukiwania właściwych rozwiązań. Osiąga się to poprzez wyjaśnienie popełnionych błędów. W ten sposób audytor nie tylko zwiększa swój autorytet w ich oczach, ale także potwierdza tezę, że audyt jest korzystny dla audytowanej jednostki. Jeżeli audytor nie może uniknąć sporu, powinien zachować spokój i wykazać się profesjonalną wiedzą oraz dowodem na swoje osądy.

14 Audytor musi rozpoznać i zatwierdzić wszystko, co jest wiarygodne. Podejrzenia i wątpliwości nie powinny przeważać nad obiektywnością ocen audytora. We wszystkich przypadkach, gdy audytor stwierdził na przykład, że procedury nieformalne są skuteczne, należy je zatwierdzić i zalecić w celu właściwej dokumentacji. W takim przypadku wskazane jest, aby pozytywna ocena audytora została podana do wiadomości publicznej, np. na ostatnim spotkaniu. Audytor nie powinien skąpić pochwał.

15. Audytor powinien unikać ostrego tonu komentarzy i ocen. Mile widziane komentarze typu: „Dokładnie przestudiowałem wszystkie przesłane przez Państwa dokumenty projektowe, ale nie znalazłem w nich dokumentu, który odzwierciedlałby kryteria oceny jakości projektu. Proszę o opracowanie i udokumentowanie tych kryteriów.” Należy unikać sformułowań, które komplikują rozmowę. Na przykład zamiast „Myślę, że...” warto zadać pytanie: „Nie sądzisz, że...” lub zamiast „Teraz w końcu udowodnię ci...” lepiej powiedzieć: „Teraz możesz być pewien, że... »

16.5 Komunikując się z pracownikami audytowanej jednostki, audytor powinien unikać krytycznych komentarzy i rad, których wdrożenie może wiązać się z poważnymi zmianami w pracy jednostki. Takie uwagi i porady można omówić z kierownikiem działu na ostatnim spotkaniu.

17. Audytor musi być przygotowany na różne sztuczki personelu audytowanej jednostki, prowadzące do straty czasu i odwrócenia uwagi od rozwiązywania zadań stojących przed audytorem. Może to wyrażać się w próbach wciągnięcia audytora w rozmowy na abstrakcyjne tematy, zmuszenia audytora do zaczekania na przybycie pracowników na rozmowę lub prezentację niezbędne dokumenty, upiększyć stan rzeczy przed rozpoczęciem audytu itp.

18. W przypadku jawnego sprzeciwu lub osobistej wrogości wobec audytora ze strony pracowników audytowanej jednostki audytor ma obowiązek poinformować o tym głównego audytora lub kierownika służby jakości.

Po otrzymaniu takiej informacji audytor główny (menedżer ds. jakości) musi podjąć działania w celu zapewnienia zakończenia audytu przynajmniej przez innego audytora.

Przede wszystkim musisz zrozumieć, czym jest QMS i dlaczego jest potrzebny. QMS (system zarządzania jakością) to system stworzony w organizacji w celu wdrażania polityk i osiągania wyznaczonych celów w obszarze jakości. QMS to zespół środków mających na celu zarządzanie jakością produktu (wyrobu lub usługi) wytwarzanego przez przedsiębiorstwo, z uwzględnieniem potrzeb i oczekiwań konsumentów oraz zwiększeniem ich satysfakcji. Każde przedsiębiorstwo wdrażające system zarządzania jakością realizuje własne cele: m.in. zapewnienie deklarowanej jakości wyrobów, efektywny podział swoich zasobów, obowiązków i uprawnień personelu, optymalizację systemu zarządzania, poprawę przejrzystości procesów i możliwą redukcję kosztów zasobów, itp.

Zostaw prośbę o bezpłatną konsultację

W oparciu o cel główny wyznaczane są zadania audytu:

• Audyt ma na celu określenie funkcjonowania i skuteczności systemu zarządzania jakością. Te. Podczas audytu ustala się, w jakim stopniu system jakości został wdrożony w organizacji, czy działa i czy system jakości pomaga osiągać rezultaty w podstawowej działalności organizacji.
• Audyt powinien dostarczyć informacji o efektywności systemu jakości – tj. audyt powinien wykazać, czy system jakości działa dokładnie jak system, czy też działają tylko poszczególne elementy tego systemu, a wszystkie pozostałe wymagania są spełnione jedynie formalnie, albo nie są spełnione w ogóle.
• Konieczne jest określenie poziomu zgodności ze standardami i procedurami SZJ – tj. Audyt pokazuje, jak bardzo praca w organizacji jest realizowana zgodnie z zasadami określonymi w procedurach systemu jakości i czy istnieją różnice pomiędzy rzeczywistą pracą a tym, co jest ustalone w dokumentacji systemu jakości.
• Kolejnym zadaniem będzie sprawdzenie jakości pracy – tj. Podczas audytu można zweryfikować zgodność wyników prac z wymaganiami zawartymi w umowach lub specyfikacjach technicznych.
• Audyt powinien umożliwiać ocenę wpływu zmian w organizacji na system zarządzania jakością – organizacja nigdy nie stoi w miejscu, w każdej organizacji zachodzą zmiany. Zmiany te, w różnym stopniu, mogą mieć wpływ na system jakości. Audyt systemu jakości może wykazać, jak te zmiany wpłynęły na system jakości, czy w systemie jakości zachodzą zmiany adekwatne do zmian w organizacji.

Głównym rezultatem, do którego powinien doprowadzić audyt, jest identyfikacja możliwości poprawy wyników organizacji. Dlatego w każdym audycie istotne są obiektywne dowody odkryte przez audytorów w trakcie audytu. Dowód taki można uzyskać jedynie wtedy, gdy kryteria audytu i zasady oceny niezgodności są jasne i nie pozwalają na odmienną interpretację.

Uczestnicy audytu

Audyt to proces, w który zawsze zaangażowanych jest wielu uczestników. W zależności od tego, jakie zadania rozwiązują uczestnicy tego procesu, można wyróżnić kilka głównych ról.

Co do zasady, niezależnie od tego, czy jest to audyt zewnętrzny, czy wewnętrzny, istnieją następujące role uczestników audytu:

• Klient audytu – ISO 19011:2011 definiuje klienta audytu jako organizację lub osobę zlecającą audyt. Klient audytu to strona najbardziej zainteresowana jego przeprowadzeniem i uzyskaniem wyników audytu. Klientem audytu jest zazwyczaj kierownictwo audytowanej organizacji. W przypadku przeprowadzania audytu wewnętrznego kierownictwo organizacji jest zainteresowane, aby audytorzy obiektywnie i trafnie ocenili funkcjonowanie systemu jakości oraz dostarczyli danych na temat wszelkich niespójności w pracy i możliwości optymalizacji pracy. W przypadku przeprowadzania audytu zewnętrznego kierownictwo organizacji jest zainteresowane tym, aby system jakości został uznany za spełniający wymagania i zostało to udokumentowane (poprzez wydanie certyfikatu – w przypadku audytu certyfikującego lub zawarcie umowy – w przypadku dokonania przez potencjalnego klienta kontroli produktów, robót lub usług organizacji).
• Audytorzy to osoby kompetentne do przeprowadzenia audytu (ISO 19011:2011). Jakość i skuteczność audytu w dużej mierze zależy od kwalifikacji i przeszkolenia audytorów. W tym zakresie szczególną uwagę zwraca się na kwalifikacje audytorów. Ogólne wymagania dotyczące kwalifikacji audytorów zawarte są w normie ISO 19011:2011. Generalnie dotyczą one zawodowych audytorów pracujących w jednostkach certyfikujących. Organizacja może sama ustalać wymagania dotyczące kwalifikacji audytorów wewnętrznych, nie oznacza to jednak, że na audytora może zostać wyznaczony każdy pracownik organizacji. Aby pracownik organizacji mógł skutecznie i efektywnie przeprowadzać audyty wewnętrzne, musi zostać przeszkolony w zakresie metod i technik przeprowadzania audytów, znać wymagania systemu jakości, wiedzieć, jak działa system jakości organizacji oraz dobrze rozumieć obszar tematyczny działalności, który będzie audytował.
• Eksperci techniczni to osoby, które zapewniają audytorom specjalistyczną wiedzę lub doświadczenie. W trakcie audytu mogą pojawić się kwestie, dla których wiedza i kwalifikacje audytorów nie będą wystarczające. W takich przypadkach w audycie mogą brać udział eksperci techniczni. Zaangażowanie ekspertów technicznych jest możliwe zarówno podczas audytów wewnętrznych, jak i zewnętrznych. W przypadku audytu wewnętrznego ekspertami technicznymi mogą być pracownicy działów, którzy wykonują prace podobne do audytowanych, ale nie muszą dokonywać przeglądu pracy własnej ani pracy swojego działu. Na przykład, jeśli organizacja ma dwa działy projektowe, wówczas specjalista z jednego działu może pełnić funkcję eksperta technicznego w audycie drugiego działu i odwrotnie. W przypadku audytu zewnętrznego eksperci techniczni są angażowani przez audytorów zewnętrznych pochodzących od stron trzecich.
• Kontrolowana partia. Stroną audytowaną są pracownicy audytowanej organizacji. W przypadku audytu wewnętrznego i zewnętrznego audytowanym może być każdy pracownik organizacji, w tym kierownictwo organizacji i audytorzy wewnętrzni.

Status audytu systemów zarządzania jakością

Audyt systemów zarządzania jakością odnosi się do rodzajów audytów, które nie są regulowane przez ustawodawstwo federalne lub międzynarodowe. W związku z tym nie ma obowiązkowych przepisów prawnych określających procedurę i zasady audytu systemów jakości, określających wymagania dla audytorów i wymaganej sprawozdawczości. Wynika to z faktu, że certyfikacja systemów jakości należy do dobrowolnego obszaru certyfikacji, a wszelkie prace związane z budową i wdrażaniem systemu jakości są dobrowolną inicjatywą organizacji. W związku z tym w przypadku organizacji zajmujących się audytowaniem systemów jakości nie ma konieczności uzyskiwania licencji ani innych zezwoleń na prowadzenie tej działalności. Do przeprowadzania audytów wewnętrznych takie dokumenty w szczególności nie są wymagane.

Audyt wewnętrzny Systemu Zarządzania Jakością przeprowadzany jest w przedsiębiorstwach, których działalność prowadzona jest zgodnie z zasadami wdrożonego w nich systemu zarządzania jakością. W tym artykule znajdziesz informacje o kolejności przeprowadzania takich audytów, a także zapoznasz się ze wykazem dokumentacji roboczej, z której korzysta audytor podczas audytu.

Audyt SZJ – cele i źródła informacji

Audyt systemu zarządzania jakością (SZJ) to systematyczny proces uzyskiwania informacji o funkcjonowaniu SZJ i jego zgodności z kryteriami określonymi przez obowiązujące normy.

Audyt QMS może być:

• zewnętrzne - kontrolę przeprowadzają pracownicy zewnętrznych wyspecjalizowanych organizacji;
• wewnętrzny – audyt przeprowadzają pracownicy służby jakości audytowanego przedsiębiorstwa (szczegóły dotyczące usługi audytu wewnętrznego znajdziesz w tym artykule).

Audit wewnętrzny systemu zarządzania jakością przeprowadzany jest w celu:

• terminowa identyfikacja problemów i niespójności w funkcjonującym w przedsiębiorstwie SZJ;
• ustalanie przyczyn tych niezgodności i opracowywanie metod ich eliminacji;
• sprawdzanie skuteczności działań korygujących przeprowadzonych w oparciu o wyniki wcześniej przeprowadzonych audytów;
• przygotowanie do audytu zewnętrznego w celu uzyskania certyfikatu zgodności z normą ISO 9001 i innymi normami.

Źródłami informacji podczas takiej kontroli mogą być:

• osobiste rozmowy z pracownikami audytowanych oddziałów przedsiębiorstwa;
• wyniki niezależnych obserwacji audytorów nad działalnością pracowników, stanem ich stanowisk pracy, warunkami pracy itp.;
• informacje otrzymane od konsumentów w drodze informacji zwrotnej;
• dokumenty wewnętrzne działu (raporty, umowy, instrukcje, obliczenia, dokumentacja projektowa i technologiczna itp.);
• sporządzone wcześniej raporty z przeprowadzonych audytów i dokonanych na ich podstawie korekt.

Zasady prowadzenia audytu wewnętrznego SZJ

Zasady przeprowadzania audytów wewnętrznych określa norma GOST R ISO 19011-2012. Należą do nich:

• bezstronność: audytor musi obiektywnie ocenić otrzymane informacje i dokumenty, wygenerować prawdziwe i dokładne raporty;
• poufność: audytor ma obowiązek zachować w tajemnicy otrzymane informacje przed osobami trzecimi;
• staranność zawodowa: audytor musi wykazywać się starannością, wykorzystywać posiadaną wiedzę zawodową w odniesieniu do przedmiotu badania;
• niezależność: audytor musi samodzielnie podejmować decyzje na podstawie otrzymanych informacji i nie zmieniać ich pod wpływem zewnętrznych wpływów zainteresowanych stron;
• podejście oparte na dowodach: ze względu na ograniczony czas, w którym należy przeprowadzić audyt, audytor musi posłużyć się próbkami konkretnych informacji, aby uzyskać informacje na temat funkcjonowania SZJ jako całości;
• rzetelność: działania audytora muszą być jednocześnie zgodne ze wszystkimi wymienionymi powyżej zasadami.

Procedura przeprowadzania audytu wewnętrznego

Procedura audytu wewnętrznego składa się z kilku etapów w następującej kolejności:

1. Wydanie polecenia przeprowadzenia audytu (wskazuje informację o jednostce poddawanej audytowi oraz składzie zespołu audytującego).
2. Opracowanie i zatwierdzenie planu inspekcji.
3. Przeprowadzenie warsztatów przez członków zespołu audytowego.
4. Opracowanie dokumentacji roboczej na potrzeby audytu.
5. Zawiadomienie kontrolowanej jednostki o zbliżającej się kontroli.
6. Przeprowadzenie wstępnego spotkania z przedstawicielami audytowanej jednostki.
7. Badanie.
8. Spotkanie końcowe z przedstawicielami audytowanej jednostki.
9. Sporządzanie dokumentacji sprawozdawczej i udostępnianie jej zainteresowanym.

Program audytu

Program audytów wewnętrznych to dokument zawierający informacje o audytach, które należy przeprowadzić w przedsiębiorstwie w określonym czasie (zwykle sześć miesięcy lub rok). Jego rozwojem zajmuje się przedstawiciel działu jakości przedsiębiorstwa, który ma uprawnienia do przeprowadzania kontroli w swoich działach.

Program audytu wewnętrznego QMS określa:

• cele audytu;
• procesy podlegające audytowi (rodzaje działalności jednostki);
• audytowane jednostki;
• kryteria audytu;
• czas (zwykle wskazany jest miesiąc) zdarzenia;
• Pełna nazwa audytora.

Dokument zatwierdza kierownik przedsiębiorstwa (dyrektor generalny, główny inżynier itp.). Następnie kierownik działu jakości tworzy harmonogramy poszczególnych audytów i koordynuje je z kierownictwem działów, które będą audytowane.

Treść i przykład planu audytu wewnętrznego QMS

Lider zespołu audytowego musi przygotować plan audytu i udostępnić go audytowanej jednostce. Dokument ten zawiera następujące informacje:

• cel kontroli;
• kryteria przeprowadzania audytu oraz wykaz dokumentów podlegających kontroli;
• obszar audytu (audytowana jednostka, w tym zachodzące w niej procesy organizacyjne i funkcjonalne);
• wskazanie daty i miejsca kontroli;
• role i obowiązki członków zespołu audytującego i osób im towarzyszących.

Dokument zatwierdza kierownik przedsiębiorstwa, którego oddziały podlegają kontroli. W trakcie audytu plan może zostać skorygowany przez kierownika zespołu audytowego. Przykład planu audytu wewnętrznego może wyglądać następująco:

ZATWIERDZAŁEM

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „FTOROPLAST”

(podpis) /Malchenkov E.A./

01.08.2018

Plan audytu wewnętrznego

Powód kontroli: program audytów wewnętrznych systemu zarządzania jakością na rok 2018.

Przedmiot kontroli: zarządzanie zasobami do celów monitorowania i pomiarów, wsparcie metrologiczne.

Audytowany dział: narzędziownia i zaopatrzenie.

Termin kontroli: 08.09.2018-08.10.2018.

Kryteria audytu (oznaczenie dokumentów lub ich sekcji): klauzula 7.1.5 GOST R ISO 9001-2012, STO SMK 7.021-2017.

Cel audytu: sprawdzenie i ocena zgodności z ustalonymi wymaganiami.

Data złożenia raportu: 13.08.2018r.

Lista urzędników, którym należy przekazać kopie raportu: przedstawiciel kierownictwa QMS, kierownik narzędziowni i zaopatrzenia.

Podpisy:

(podpis) /Yu. N. Evseeva / 01.08.2018

Audytorzy:

Nie znasz swoich praw?

(podpis) /E. P. Artemow / 01.08.2018

(podpis) /A. S. Klinkova / 01.08.2018

Lista kontrolna jako główne narzędzie audytora

Głównym dokumentem roboczym audytora jest lista kontrolna. Jest to wstępnie opracowana, systematyczna lista pytań, na które odpowiedzi pozwolą inspektorowi uzyskać pełną i aktualne informacje na temat funkcjonowania SZJ w działach.

Obowiązujące standardy nie zawierają określonej formy tego dokumentu, dlatego audytor może przygotować go samodzielnie. Ważne jest, aby forma listy kontrolnej umożliwiała wprowadzenie do niej informacji uzyskanych podczas audytu i wykorzystanie ich w późniejszej analizie.

Cel użycia tego dokumentu- Przypomnienie audytorowi o informacjach, które musi uzyskać i faktach, które należy zbadać podczas audytu. Dodatkowo zastosowanie takiego arkusza pozwoli audytorowi ocenić objętość nadchodzących prac, prawidłowo rozłożyć ją w czasie i zakończyć audyt zgodnie z wyznaczonymi terminami.

Stosowanie wcześniej przygotowanych list kontrolnych nie powinno mieć wpływu na przebieg audytu. W przypadku, gdy przebieg audytu ulegnie zmianie (np. jeżeli w trakcie jego realizacji audytor zidentyfikował fakty podlegające badaniu, których weryfikacja nie była planowana) należy dokonać odpowiednich korekt w listach kontrolnych.

Dokumentację roboczą i notatki należy przechowywać do końca audytu. Jeżeli zawierają informacje poufne, należy zapewnić im odpowiedni poziom ochrony przed nieuprawnionym dostępem.

Radzenie sobie z niespójnościami zidentyfikowanymi w wyniku audytu wewnętrznego

Wszelkie niezgodności stwierdzone w wyniku kontroli muszą zostać udokumentowane. Procedura ta obejmuje:

• wykrywanie, identyfikacja i rejestracja niezgodności;
• klasyfikacja niezgodności według stopnia ich istotności;
• sporządzanie protokołów niezgodności.

W protokole niezgodności należy wskazać:

• czas i miejsce jego odkrycia;
• treść i znaczenie niezgodności;
• odniesienie do naruszenia określonego punktu standardu przedsiębiorstwa lub GOST, które służy jako kryterium kontroli.

Protokół niezgodności jest źródłem informacji do późniejszego opracowania działań korygujących i zapobiegawczych mających na celu wyeliminowanie zidentyfikowanych braków.

Przykłady niespójności w audycie wewnętrznym SZJ

Lista niespójności, które można zidentyfikować w trakcie procesu audytu wewnętrznego jest obszerna, gdyż charakterystyka każdego procesu zachodzącego w organizacji może nie w pełni lub częściowo spełniać kryteria określone w standardzie.

Oto lista głównych kryteriów i najczęstszych niezgodności z nimi:

1. Obowiązki kierownictwa:

• kierownictwo nie analizuje SZJ;
• Polityka i cele firmy w zakresie jakości nie są podawane do wiadomości pracowników;
• Nie ma matrycy podziału obowiązków pomiędzy pracownikami.

• nie ma księgi jakości;
• Procedury QMS nie są udokumentowane;
• procedura planowania jakości nie jest przeprowadzana.

1. Zarządzanie dokumentami:

• nie jest wdrożona procedura zarządzania dokumentacją;
• nie ustalono wykazu dokumentacji i danych podlegających zarządzaniu;
• Procedura zmiany dokumentów i danych nie jest wykonywana.

1. Zarządzanie produktami dostarczanymi konsumentom:

• nie jest przestrzegana procedura zarządzania produktami dostarczanymi konsumentom;
• brak takich procedur nie jest uzasadniony.

1. Zarządzanie produktami niezgodnymi:

• produkty niezgodne nie są zarządzane;
• brakuje izolatora wady lub jest on umieszczony w niewłaściwym miejscu;
• produkty niezgodne znajdujące się w izolatorze nie są zarządzane.

1. Szkolenie personelu:

• procedury rekrutacji i szkolenia personelu nie są udokumentowane;
• Nie planuje się zaawansowanych szkoleń z zakresu dokumentacji roboczej działu HR.

Treść i przykład raportu z audytu wewnętrznego QMS

Po zakończeniu audytu wewnętrznego kierownik zespołu audytowego sporządza raport z wyników wykonanej pracy.

Przygotowanie raportu z audytu zapewnia:

1. Widoczność wyników kontroli.
2. Możliwość podsumowania i analizy wyników wszystkich audytów przeprowadzonych zgodnie z bieżącym programem.
3. Uproszczenie procedury przygotowania i wdrożenia działań naprawczych.

Forma takiego raportu nie jest regulowana obecnymi standardami, dlatego może się różnić w zależności od przedsiębiorstwa. Ogólnie raport może wyglądać następująco:

ZATWIERDZAŁEM

Przedstawiciel kierownictwa QMS

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „FTOROPLAST”

(podpis) /E. A. Malczenkow/

14.08.2018

Raport z wyników audytu wewnętrznego

Rejestracja nr 21 z dnia 13.08.2018r

Nazwa procesu lub rodzaj działalności: zarządzanie zasobami do celów monitorowania i pomiarów, wsparcie metrologiczne.

Nazwa audytowanego działu: narzędziownia i zaopatrzenie.

Data audytu: 08.09.2018-08.10.2018.

Kryteria audytu (oznaczenie dokumentu lub jego sekcji): klauzula 7.1.5 GOST R ISO 9001-2012, STO SMK 7.021-2017.

Cel audytu wewnętrznego: weryfikacja i ocena zgodności z ustalonymi wymaganiami.

Kierownik zespołu audytowego: Evseeva Yu.

Audytorzy: Artemov E. P., Klinkova A. S.

Wyniki testu

Zakres audytu: pełny.

Liczba wykrytych rozbieżności: 0

Wnioski na podstawie wyników audytu

Działalność kontrolowanych jednostek spełnia ustalone wymagania. Nie są wymagane żadne działania naprawcze.

Kierownik zespołu audytowego:

(podpis) /Yu. N. Evseeva/)

Audyty wewnętrzne są zatem jednym z głównych narzędzi oceny skuteczności SZJ. Przeprowadzenie takich audytów pozwala kierownictwu zidentyfikować niezgodności z kryteriami audytu określonymi przez obowiązujące normy, a także przygotować się do audytu zewnętrznego przeprowadzanego w ramach certyfikacji produkcji. Audit przeprowadzany jest zgodnie z obowiązującym programem audytu w oparciu o plan audytu przygotowany przez kierownika zespołu audytowego. Na podstawie wyników kontroli sporządzany jest protokół z audytu, który zawiera informacje o stwierdzonych nieprawidłowościach oraz (jeśli występują) zalecane działania naprawcze mające na celu ich wyeliminowanie.

1. Audyt systemu zarządzania jakością. Rodzaje audytów. Główne etapy przeprowadzenia audytu SZJ. Definicje związane z audytowaniem według STB ISO 9000 – 2006.

Definicja audytu zarządzania jakością

Audyt (kontrola audytowa) – niezależna kontrola w celu wyrażenia opinii o rzetelności. Słowo „audyt” przetłumaczone z łaciny oznacza „słuchanie” i w praktyce światowej używane jest w znaczeniu kontroli.

Przez audyt rozumie się każdą weryfikację dowolnego zjawiska lub działania przeprowadzoną przez niezależnego eksperta (rozróżnia się audyty operacyjne, techniczne, środowiskowe i inne). Niektóre rodzaje audytów są bliskie certyfikacji.

Audyt jakości to systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodów audytu i jego obiektywnej oceny w celu ustalenia zakresu, w jakim zostały spełnione uzgodnione kryteria audytu (ISO 19011:2002 „Wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania jakością i/lub systemów zarządzania środowiskowego”) . Definicja ta wymaga kilku wyjaśnień:

Po pierwsze, audyt jest procesem systematycznym, dlatego musi być przeprowadzany w organizacji z określoną, zaplanowaną częstotliwością. Częstotliwość audytu będzie zależała od rodzaju audytu – wewnętrzny lub zewnętrzny. Jeżeli przeprowadzany jest audyt wewnętrzny (tj. organizacja sprawdza sama), wówczas organizacja samodzielnie ustala częstotliwość takiego audytu. Jeżeli przeprowadzany jest audyt zewnętrzny, częstotliwość takiego audytu określa regulamin jednostki certyfikującej lub klienta.

Po drugie, niezależność oznacza, że ​​specjaliści przeprowadzający audyt nie powinni ponosić odpowiedzialności za wyniki pracy, którą poddają audytowi. Niezależność tę zapewnia się na różne sposoby. W przypadku audytu wewnętrznego niezależność zapewnia się poprzez wybór audytorów z różnych części organizacji. W przypadku audytu zewnętrznego niezależność zapewnia „niezaangażowanie” audytorów w rozwój i wdrażanie systemu jakości w audytowanej organizacji. Audytorzy zewnętrzni nie mogą pełnić roli konsultantów przy wdrażaniu systemu zarządzania jakością w organizacji, którą będą później audytować.

Po trzecie, audyt jest procesem udokumentowanym – wszystkie etapy audytu, procedura jego przeprowadzenia, wymagania dotyczące audytu i wyniki audytu muszą zostać przedstawione w dokumentach. Dowodami audytu mogą być zapisy, dokumenty lub dowody wykonanej pracy.

Po czwarte, audyt musi zostać przeprowadzony zgodnie z ustalonymi kryteriami audytu. Uzgodnione kryteria audytu odnoszą się do wymagań dokumentów regulacyjnych (normy zewnętrzne, np. ISO 9001:2008 lub standardy wewnętrzne – procedury, plany pracy, regulaminy itp.). Zatem wszelkie dokumenty regulacyjne przedstawiające wymagania podlegające weryfikacji mogą służyć jako kryteria audytu. Spójność kryteriów audytu zapewnia akceptacja tych kryteriów przez audytujące strony. Przykładowo organizacja zobowiązuje się do przestrzegania wymagań normy ISO 9001:2008, a jednostka certyfikująca zobowiązuje się do przeprowadzenia audytu swojego systemu jakości pod kątem zgodności z wymaganiami normy ISO 9001:2008.

Cele i zadania audytu

Audyt jakości koncentruje się na identyfikacji przyczyn niezgodności w systemie jakości, procesach lub produktach (usługach) organizacji. Stąd wynika główny cel audytu - zebranie obiektywnych dowodów, które pozwolą zidentyfikować niezgodności w procesach, produktach (usługach) czy systemie jakości.

W oparciu o cel główny wyznaczane są zadania audytu:

Audyt ma na celu określenie funkcjonowania i skuteczności systemu zarządzania jakością. Te. Podczas audytu ustala się, w jakim stopniu system jakości został wdrożony w organizacji, czy działa i czy system jakości pomaga osiągać rezultaty w podstawowej działalności organizacji.

Audyt powinien dostarczyć informacji o efektywności systemu jakości – tj. audyt powinien wykazać, czy system jakości działa dokładnie jak system, czy też działają tylko poszczególne elementy tego systemu, a wszystkie pozostałe wymagania są spełnione jedynie formalnie, albo nie są spełnione w ogóle.

Konieczne jest określenie poziomu zgodności ze standardami i procedurami SZJ – tj. Audyt pokazuje, jak bardzo praca w organizacji jest realizowana zgodnie z zasadami określonymi w procedurach systemu jakości i czy istnieją różnice pomiędzy rzeczywistą pracą a tym, co jest ustalone w dokumentacji systemu jakości.

Kolejnym zadaniem będzie sprawdzenie jakości pracy – tj. Podczas audytu można zweryfikować zgodność wyników prac z wymaganiami zawartymi w umowach lub specyfikacjach technicznych.

Audyt powinien umożliwiać ocenę wpływu zmian w organizacji na system zarządzania jakością – organizacja nigdy nie stoi w miejscu, w każdej organizacji zachodzą zmiany. Zmiany te, w różnym stopniu, mogą mieć wpływ na system jakości. Audyt systemu jakości może wykazać, jak te zmiany wpłynęły na system jakości, czy w systemie jakości zachodzą zmiany adekwatne do zmian w organizacji.

Głównym rezultatem, do którego powinien doprowadzić audyt, jest identyfikacja możliwości poprawy wyników organizacji. Dlatego w każdym audycie istotne są obiektywne dowody odkryte przez audytorów w trakcie audytu. Dowód taki można uzyskać jedynie wtedy, gdy kryteria audytu i zasady oceny niezgodności są jasne i nie pozwalają na odmienną interpretację.

Uczestnicy audytu

Audyt to proces, w który zawsze zaangażowanych jest wielu uczestników. W zależności od tego, jakie zadania rozwiązują uczestnicy tego procesu, można wyróżnić kilka głównych ról. Co do zasady, niezależnie od tego, czy jest to audyt zewnętrzny, czy wewnętrzny, istnieją następujące role uczestników audytu:

Klient audytu – ISO 19011:2002 definiuje klienta audytu jako organizację lub osobę zlecającą audyt. Klient audytu to strona najbardziej zainteresowana jego przeprowadzeniem i uzyskaniem wyników audytu. Klientem audytu jest zazwyczaj kierownictwo audytowanej organizacji. W przypadku przeprowadzania audytu wewnętrznego kierownictwo organizacji jest zainteresowane, aby audytorzy obiektywnie i trafnie ocenili funkcjonowanie systemu jakości oraz dostarczyli danych na temat wszelkich niespójności w pracy i możliwości optymalizacji pracy. W przypadku przeprowadzania audytu zewnętrznego kierownictwo organizacji jest zainteresowane tym, aby system jakości został uznany za spełniający wymagania i zostało to udokumentowane (poprzez wydanie certyfikatu – w przypadku audytu certyfikującego lub zawarcie umowy – w przypadku dokonania przez potencjalnego klienta kontroli produktów, robót lub usług organizacji).

Audytorzy to osoby kompetentne do przeprowadzenia audytu (ISO 19011:2002). Jakość i skuteczność audytu w dużej mierze zależy od kwalifikacji i przeszkolenia audytorów. W tym zakresie szczególną uwagę zwraca się na kwalifikacje audytorów. Ogólne wymagania dotyczące kwalifikacji audytorów zawarte są w normie ISO 19011:2002. Generalnie dotyczą one zawodowych audytorów pracujących w jednostkach certyfikujących. Organizacja może sama ustalać wymagania dotyczące kwalifikacji audytorów wewnętrznych, nie oznacza to jednak, że na audytora może zostać wyznaczony każdy pracownik organizacji. Aby pracownik organizacji mógł skutecznie i efektywnie przeprowadzać audyty wewnętrzne, musi zostać przeszkolony w zakresie metod i technik przeprowadzania audytów, znać wymagania systemu jakości, wiedzieć, jak działa system jakości organizacji oraz dobrze rozumieć obszar tematyczny działalności, który będzie audytował.

Eksperci techniczni to osoby, które zapewniają audytorom specjalistyczną wiedzę lub doświadczenie. W trakcie audytu mogą pojawić się kwestie, dla których wiedza i kwalifikacje audytorów nie będą wystarczające. W takich przypadkach w audycie mogą brać udział eksperci techniczni. Zaangażowanie ekspertów technicznych jest możliwe zarówno podczas audytów wewnętrznych, jak i zewnętrznych. W przypadku audytu wewnętrznego ekspertami technicznymi mogą być pracownicy działów, którzy wykonują prace podobne do audytowanych, ale nie muszą dokonywać przeglądu pracy własnej ani pracy swojego działu. Na przykład, jeśli organizacja ma dwa działy projektowe, wówczas specjalista z jednego działu może pełnić funkcję eksperta technicznego podczas audytu drugiego działu i odwrotnie. W przypadku audytu zewnętrznego eksperci techniczni są angażowani przez audytorów zewnętrznych pochodzących od stron trzecich.

Sprawdzona impreza. Stroną audytowaną są pracownicy audytowanej organizacji. W przypadku audytu wewnętrznego i zewnętrznego audytowanym może być każdy pracownik organizacji, w tym kierownictwo organizacji i audytorzy wewnętrzni.

Status audytu systemów zarządzania jakością

Audyt systemów zarządzania jakością odnosi się do rodzajów audytów, które nie są regulowane przez ustawodawstwo federalne lub międzynarodowe. W związku z tym nie ma obowiązkowych przepisów prawnych określających procedurę i zasady audytu systemów jakości, określających wymagania dla audytorów i wymaganej sprawozdawczości. Wynika to z faktu, że certyfikacja systemów jakości należy do dobrowolnego obszaru certyfikacji, a wszelkie prace związane z budową i wdrażaniem systemu jakości są dobrowolną inicjatywą organizacji. W związku z tym w przypadku organizacji zajmujących się audytowaniem systemów jakości nie ma konieczności uzyskiwania licencji ani innych zezwoleń na prowadzenie tej działalności. Do przeprowadzania audytów wewnętrznych takie dokumenty w szczególności nie są wymagane.