Det finns en del missförstånd och därför förvirrande användning av termer när det gäller programhantering. Ibland kallas ett program för ett projekt. Ibland kallas ett projekt för ett program. Dessutom används ibland portfolion och programmet av misstag istället för varandra. Den här artikeln hjälper dig att förstå de viktigaste skillnaderna och identifiera de unika aspekterna av portfölj-, program- och projektledning.

För att börja skilja mellan dessa begrepp bör du föreställa dig en hierarkisk pyramid. Allra högst upp i pyramiden finns portföljförvaltning som innehåller alla program och projekt som prioriteras utifrån deras affärsmål. Nedanför detta finns programledning, som innehåller många projekt som är relaterade till varandra eftersom de stödjer specifika affärsmål. Program innehåller många projekt, men projekt kan vara fristående och ingå i en portfölj. Projekt skiljer sig från program genom att de är taktiska till sin natur.

Låt oss utforska varje koncept mer i detalj:

Portföljförvaltning

En av de viktigaste aspekterna av projektportföljförvaltning är att det är en process som är tydligt anpassad till verksamhetens inriktning. Prioriteringar görs genom en lämplig optimeringsprocess för organisationen. Risker och belöningar beaktas och balanseras, och program väljs utifrån deras anpassning till organisationens strategi. En översikt ges av program- och projektgenomförande så att anpassningar av portföljen kan göras vid behov. Strategiska förändringar kan också orsaka portföljjusteringar.

Programledning

En nyckelfunktion i programledning är företagsstöd och finansiering. Baserat på en definition baserad på beslut som fattats på portföljförvaltningsnivå, sponsras program av affärsbehov. Programmet tar ägarskap över fördelarna och mäts i huvudsak genom uppnåendet av dessa fördelar. Program kan också ha "förmånsströmmar" eller uppsättningar av inbördes relaterade fördelar, såsom ökad FoU-kapacitet i kombination med ökad marknadspenetration som går tvärsöver flera funktioner i organisationen. Eftersom program, som till sin natur består av flera projekt, flyter genom funktioner i en organisation, har de alla delar av ett affärssystem och är därför ledningsorienterade.

Projektledning

Projektledning handlar om att leverera förmågor som vanligtvis definieras inom ett program. Projekt drivs av strategier, men de har inte det strategiska initiativ som programmen har. Istället får projektet inputelement, sedan designar och implementerar taktisk plan. Övervakning och slutlig mätning av framgång baseras ofta på taktiska överväganden som budget och plan snarare än på att uppnå strategiska affärsmål.

Nu när du känner till de grundläggande skillnaderna mellan portfölj-, program- och projektledning bör varje organisation specialisera sig på att implementera dessa tre processer. Några nyckelfaktorer och hur de kommer att påverka dina implementeringsval beskrivs nedan:

• Industri: Industri ger insikt i stabilitet och konsekvens i verksamheten. Vissa industrier, såsom läkemedel, drivs av produktlivscykler, även om det finns längre cykler som involverar omfattande regulatoriska processer. Konsumentelektronikföretag drivs av kortare livscykler och snabbt utvecklande teknik, med liten stabilisering. Byggföretag är mycket projektfokuserade och arbetar med mycket stabila teknologier och produkter.
• Organisationens storlek: Allt som allt, större storlek kräver fler formaliteter. Utan struktur i relationerna mellan strategier kan hantering av portföljer, program och projekt bli lite osammanhängande. De två fokuspunkterna visar närvaron av medvetna organisatoriska strukturer för portfölj-, program- och projektledning, samt ett fokus på att bygga starka länkar mellan dem för informationsflöde, kommunikation och samarbete.
• Volym av transaktioner: Den mer snävt definierade operativa förmågan som finns i produktions- eller försäljningsbaserade organisationer kommer att tendera mot mindre formalitet och information kommer att flöda fritt mellan portfölj-, program- och projektledningsprocesser. I organisationer som är väl integrerade horisontellt, innehållande väl utvecklade centrala kompetenser inom forskning, marknadsföring, produktion, försörjning etc. kommer det att finnas inneboende uppdelningar som behöver kontrolleras. Detta kommer att göra programmet mer utmanande att hantera eftersom dessa begränsningar kommer att överträdas.
• Strategier: Liksom olika operativa överväganden kommer strategin att påverka organisationen av portfölj-, program- och projektledning beroende på hur komplex strategin är. En viktig punkt som inte nämnts ovan är att strategiska allianser har en betydande inverkan på i vilken utsträckning dessa processer är väl strukturerade och kontrollerade.

Standarder för portfölj-, program- och projektledning finns och tydliga definitioner finns bland dem. The Worldwide Project Management Institute (PMI) har utvecklat och publicerat följande standarder (gratis för sina medlemmar):

• Standarden för portföljförvaltning
• Standarden för programledning
• En guide till Project Management Body of Knowledge (PMBOK) tredje upplagan, tredje upplagan

Nyare nyheter:

• 07/03/2010 23:15 - Hur ofta bör du se över din projektportfölj?
• 17/01/2010 16:22 - Vad är projektportföljförvaltning
• 01/01/2010 20:58 - Fyra nivåer av projektframgång
• 01/01/2010 20:41 -

Det är möjligt att komma fram till destinationen först när rörelseförloppet är korrekt inställt och alla deltagare vet vart och varför de ska. Projekt och program är kategorier av västerländsk ledning, där ökad uppmärksamhet ägnas åt kompetent planering. Hur förstår man skillnaden mellan dem och vad skillnaderna påverkar?

Vad är ett projekt och program

• Projekt– en sammankopplad uppsättning aktiviteter och processer, vars huvudmål är genomförandet storskalig uppgift. Dess huvudsakliga egenskaper är deadlines, resurser och uppdrag. Genomförandet av projektet kan beräknas kvantitativt, såväl som kvalitativt (de uppsatta målen uppnås eller misslyckas).
• Program– en grupp projekt förenade av ett gemensamt mål, ledning, resurser, uppdrag. Deras resultat är en kvalitativ förändring i tillståndet orsakad av genomförandet av planerade uppgifter. Vårdutvecklingsprogrammet omfattar genomförandet av en rad projekt: bygga sjukhus, bedriva forskning, utbilda personal och mycket mer.

Skillnad mellan projekt och program

Så den viktigaste skillnaden mellan dessa begrepp är deras skala. Ett program är flera projekt förenade av ett mål. Det mäts inte kvantitativt utan kvalitativt och innebär en förändring i tillståndet. Tidsfristerna för projektgenomförande är som regel strikt definierade, och att skjuta upp dem kommer oundvikligen att påverka genomförandet av programmet.

Det finns också skillnader i komplexiteten i genomförandet av de tilldelade uppgifterna. Genomförandet av projektet verkar enklare, eftersom det för framgång räcker att uppnå mål inom en viss tidsperiod. Programmet är bara en hypotes (kampen mot alkoholism eller drogberoende), som måste bekräftas i praktiken. Sammankopplade projekt och deras framgångsrika genomförande leder inte alltid till en förändring i tillståndet, och resultatet kan bli helt oförutsägbart.

Skillnaden mellan ett projekt och ett program är följande:

• Begreppets omfattning. Ett program är ett bredare begrepp som inkluderar en uppsättning projekt.
• Varaktighet. Tidsramen för genomförandet av programmet är bred, tidsramen för projektet är specifik och mätbar.
• Resultat. Projektet genomförs när de planerade aktiviteterna är avslutade till angivet datum. Resultatet av programmet är en förändring i tillståndet, en påverkan på situationen. Således kan även dess partiella implementering bli framgångsrik, och den resulterande effekten kan överträffa alla förväntningar.
• Komplexitet. Att genomföra ett program är svårare än att genomföra ett projekt, eftersom alla inblandade uppgifter måste samordnas.

I modern värld Endast den som är bäst förberedd för de kommande aktionerna vinner. Programmet och planen är två viktiga delar av projektledning, vars genomförande av idéer kan leda till framgång för alla företag. Att förstå skillnaden mellan dem är mycket viktigt för framtida ledare som inte bara vill vara en kugge i systemet, utan att kompetent hantera resurser och bestämma sin framtid.

Program– en sekventiell algoritm av åtgärder, vars genomförande gör det möjligt för utföraren att uppnå ett visst mål. Programmet kan vara dator, val eller arbete. De har alla en sak gemensamt: en uppsättning relaterade aktiviteter som syftar till att uppnå de tilldelade uppgifterna.
Planen– en serie åtgärder förenade av ett enda mål och avsedda att slutföras före ett visst datum. Planen låter dig skapa ett arbetsschema som disciplinerar både en individ och en grupp människor, och hjälper dem att navigera i tid och rum.

Skillnad mellan program och plan

Ett program är alltså ett brett begrepp som betecknar en strategi för att uppnå resultat. Ingen aktivitet är komplett utan den. stort företag och en organisation vars ledare verkligen vill lyckas. Programmet är flexibelt för att nå mål kan enskilda poäng ändras och anpassas till verkliga förutsättningar. Dessutom kan flera planer utföras parallellt.
En plan är ett föråldrat sätt att genomföra projektledningsuppgifter. Det är detaljerat och varje evenemang har en tidsram, men det är långt ifrån ett faktum att alla uppgifter kommer att leda till att målen uppnås.

TheDifference.ru fastställde att skillnaden mellan programmet och planen är följande:

Begreppets bredd. Program är en bredare kategori som kan inkludera flera planer.
Progressivitet. Programmet är mer flexibelt än planen, och det kan justeras och styras under implementeringsprocessen.
Flexibilitet. Enskilda programpunkter kan utföras oberoende av varandra, med flera möjliga utfall. Planen är alltid linjär och måste därför genomföras konsekvent.
Detaljering. Programmet innehåller endast allmänna bestämmelser och mål, och planen innehåller en detaljerad utarbetning av varje steg, tidsram och resurser.
Utvärdering av resultatet. För att förstå planens effektivitet är det nödvändigt att jämföra de planerade aktiviteterna med de som faktiskt genomförts. Effektiviteten av programmet kan endast bedömas när målet är uppnått.

Har du någonsin blandat ihop begreppet skede med termen bearbeta? Och termen portfölj med termen slutresultat? Kanske inte, men projektledningsterminologi kan vara förvirrande. Den här artikeln hjälper dig att hitta svar på dina frågor.

I den här artikeln

Introduktion till grunderna: stadier, processer, portföljer och produkter

Ett projekt är helt enkelt en uppsättning aktiviteter som sker enligt ett schema och producerar viss produktion. Vissa projekt är autonoma, andra har en "Nej"-attityd och övergång till organisationen. Å andra sidan är vissa projekt en del av större aktiviteter, som milstolpar, processer, program och portföljer.

Etapper

Projekt kan planeras utifrån etapper, vilket gör att du gemensamt kan hantera flera projekt relaterade till samma mål. Låt oss säga att en välgörenhetsorganisation behöver hålla en insamling varje år. För att hantera alla projekt som är kopplade till denna uppgift delar välgörenhetsorganisationen in projekt i tre steg: planering, evenemang och uppföljning. Varje steg innehåller flera projekt.

Processer

Aktiviteter i två olika projekt kan hänga ihop; sålunda bildas processer. Låt oss säga att det finns två projekt: det ena innehåller de aktiviteter som krävs för att utveckla ett system för spårning av tekniska problem, och det andra innehåller de aktiviteter som krävs för att anställa och utbilda supportpersonal.

Den kombinerade uppsättningen av aktiviteter från de två projekten utgör processen för att skapa ett callcenter. Resultatet av processen är ett fullt fungerande callcenter.

Program

Programär en grupp projekt som hanteras tillsammans för att effektivt utnyttja sina relationer. Till exempel sköter ett byggföretag som håller på med ett nytt kvarter varje bostad i kvarteret som ett separat projekt. Att gruppera projekt i ett grannskapsprogram gör det lättare att spåra utvecklingen av ett helt område och planera för externa resurser som cementbilar eller landskapsentreprenörer.

Portföljer

Vissa projektledare kan använda portföljer att anpassa projekt och program med relevanta strategiska affärsmål. Till exempel ett utvecklingsbolag programvara identifierade tre strategiska affärsmål: ”Innovation inom branschen”, ”Utveckling av säker programvara” och ”Kundsupport av hög kvalitet”. Organisationen skapar portföljer för vart och ett av dessa mål (Innovation, Säkerhet och Support) och kartlägger aktuella projekt och program till dem.

Slutresultat av projektet

Projekt, stadier och processer leder till något resultat, som kallas slutresultat. Vanligtvis är slutresultatet ett specifikt konkret föremål, till exempel ett dokument eller en färdig produkt. Slutresultatet kan inte bara vara produkter och varor, utan även resultat eller tjänster. Följande tabell visar några exempel på dessa typer.

Microsoft Project och befintligt projektledningssystem

För att ta det steg för steg ännu längre, hänvisar ett "system" för projektledning till en integrerad uppsättning processer, tekniker, metoder och verktyg som används för att planera och spåra projekt. Microsoft Project är ett verktyg inom ett större projektledningssystem. Projekt, även kallade projektplaner, sparas som separata filer inom Project 2010 och kan grupperas i större aktiviteter, såsom milstolpar, processer, program och portföljer.