Управление на електронни документи (EDF)- набор от автоматизирани процеси за работа с документи, представени в електронен вид без използване на хартиен носител.

Електронните документи в утвърдени образци са компоненти на всички счетоводни програми, но за да бъде легално признат един електронен документ, той трябва да бъде подписан с електронен подпис.

Видове електронни документи

Електронен документ, подписан с електронен подпис, може да се използва, ако законодателството на Руската федерация не съдържа пряка забрана за използването му.

По този начин договори, различни фактури, приложения, отчети, приложения, както и протоколи за доставка, актове и фактури могат да бъдат електронни документи.

Също така електронните документи се разделят на неофициални документи и формализирани документи.

Неформализираните документи - писма, договори, пълномощни, техническа документация и друга кореспонденция - не подлежат на строго регулиране от държавата.

За оформени документи в отдел законодателни актовеПредписани са строги изисквания за формата и правилата на предаване.

Формализираният документ е документ, създаден според формата на Федералната данъчна служба.

Формализираните документи пряко влияят върху точността на данъчните изчисления, така че спазването на всички процедури за прехвърляне е важно за тях.

Формализирани документи са например електронните фактури.

За някои първични документи Федералната данъчна служба на Русия е разработила препоръчителен формат за товарителница във формуляра TORG-12 и сертификат за приемане (работа) за услуги.

Въпреки факта, че е посочен препоръчителният формат за такива документи, това е форматът, в който компаниите трябва да изпращат тези документи по електронен път при поискване от данъчната служба, ако е необходимо да потвърдят разходите за данък върху дохода.

Опции за електронно управление на документи

Има два варианта за организиране на електронна система за управление на документи. Първият е сключване на договор за електронен документооборот с контрагентите и обмен на документи, подписани с електронен подпис, по имейл. В този случай можете да използвате обикновен електронен подпис.

Вторият вариант е да се организира електронно управление на документи чрез специален оператор.

С този метод компанията се присъединява към правилата за обмен на електронни документи и може да обменя с контрагенти както формализирани документи (за които Федералната данъчна служба на Русия официално е одобрила формата), така и неформални (договори, споразумения, отчети за съгласуване и др. .).

Основни функции на системата за електронен документооборот

Основните функции на системата за електронен документооборот са:

регистрация на документи;

контрол върху изпълнението на документите;

създаване на директории и работа с тях;

контрол на движението на хартиени и електронни документи, поддържане на история на работа с документи;

създаване и редактиране на детайли на документ;

генериране на отчети за документооборота на предприятието;

импортиране на документи от файловата система и интернет;

създаване на документ директно от системата по шаблон (директна интеграция);

работа с версии на документи, сложни многокомпонентни и многоформатни документи, прикачени файлове;

електронно разпространение на документи;

работа с документи в папки;

получаване на документи чрез сканиране и разпознаване.

намаляване на разходите за достъп до информация и обработка на документи.

Предимства на електронния документооборот

Основните предимства на електронното управление на документи включват следното:

централизирано, структурирано и систематизирано съхранение на документи в електронен архив;

намаляване на разходите за печат, пощенски разходи и съхранение на хартиени фактури;

единен подход към процедурите за генериране и обработка на документ (регистрация, одобрение и др.);

намаляване на времето за доставка, регистрация и одобрение на документи;

скорост на подписване на документи;

възможност за извършване на всякакви операции с документи онлайн денонощно: търсене, изтегляне, печат, съгласуване, отхвърляне, както и проследяване на тяхното движение;

бързо търсене на документи.

Поверителността на обмена се осигурява чрез криптиране на документи.

Електронният цифров подпис (ЕЦП) гарантира идентификацията на подписващия и целостта на предадените документи.

Доставка електронни документигарантирани от оператора на документооборота.

Внедряване на система за електронен документооборот

За да управлявате електронна система за управление на документи, трябва:

разработва и утвърждава процедура за електронен документооборот;

назначава лица, отговорни за поддръжката му;

организира електронен архив на получените и изпратените документи;

предписва в счетоводната политика правилата за създаване, получаване и съхранение на електронни документи, назначава лица, отговорни за генерирането и подписването на електронни документи.

Всеки служител, който има право да подписва електронни документи, трябва да притежава електронен подпис.

След като създаде електронна система за управление на документи, организацията не може да отпечатва документи, а да ги съхранява в електронен архив.

При необходимост документи, съхранявани в архива, могат да бъдат разпечатани за инспектори, както и да бъде представен документ, подписан с електронните подписи на страните, като преди това са надлежно заверени.

EDI (електронен документооборот): подробности за счетоводител

• Навлизаме в ерата на EDI

  Услуга "1C-EDO". Предимства на "1C-EDO" Услугата "1C-EDO" е най-изгодната... правят единични пратки чрез EDO, услугата "1C-EDO" се предлага без заплащане. ... идентификатор на участник в EDF.“ Създаване на профил за настройки на EDF Профил за настройки на EDF След създаването... преминете към „Настройване на EDF“. Настройки на EDF В прозореца, който се отваря, трябва да... обменяте документи чрез EDF Списък с настройки на EDF В изпратените „Настройки на EDF“... се показват регулаторни органи. EDI архив Използвайки системата EDI, организациите намаляват разходите...

• При промяна на вашия имейл адрес и EDF оператор, трябва да уведомите данъчните власти

  И има няколко споразумения с операторите на EDF, така че да общуваме с тях... . Ако една компания реши да смени своя EDF оператор, по правило се сменя и електронният... -6/19884@. Данъчните власти също трябва да бъдат уведомени за промяната на оператора на EDF.

• 8 аргумента за свързване с електронен документооборот при работа с лизингова компания

  Което се издава от всеки акредитиран EDF оператор. – Има много оператори на пазара. ... като оригинали. Самият процес на EDI се регулира от закони Руска федерацияи... и поддръжка на системата за електронен документооборот (EDF) с наематели и е... която се издава от всеки акредитиран EDF оператор. – Има много оператори на пазара... проста процедура. Обикновено EDF операторът осигурява достъп до Лична зона... През 2018 г. специалистите на EDF оператор прогнозират увеличаване на потока от правно значими...

• Отговорност за късно подаване на данъчна декларация

  Сключете с оператора за управление на електронни документи (EDF) споразумение за предоставяне на услуги за... предоставяне на EDI с данъчния орган; или предоставете... пълномощията за EDF с Федералната данъчна служба на упълномощен представител (посредник...), който има споразумение с оператора на EDF и квалифициран сертификат за ключ за проверка...

• Характеристики на избор на електронна система за отчитане

  EDI системите за отчитане се предлагат от няколко разработчици. Всеки софтуер...? EDI системите за отчитане се предлагат от няколко разработчици. Всяка софтуерна... услуга се предлага от повече от сто EDF оператора. Всеки от тях е със статут на... решения, фокусирани върху различни EDI задачи. Относно избора на оператор...

• Какво трябва да знаете за електронните подписи, преди да ги внедрите

  На платформата на оператора за електронно управление на документи (EDF) и всички действия за използване на... обмен на документи и кой EDF оператор се използва от повечето партньори, за да се увеличи максимално... * броят на документите, предадени чрез EDF оператора към външни контрагенти. Какви промени очакват...

В края на май 2011 г. Министерството на финансите направи още една стъпка към внедряване на електронен документооборот - беше издадена заповед, с която се утвърди редът за издаване и получаване на електронни фактури. Но за да се получи реален икономически ефект от използването на безхартиените технологии, е важно целият документооборот* да се преобразува в електронен вид. Компанията 1C е готова да предостави на своите потребители такива възможности.

Данъчен кодекс на Руската федерация

Изкуство. 169 от Данъчния кодекс на Руската федерация с измененията. Федерален закон от 27 юли 2010 г. № 229-FZ).

Федерален закон № 63-FZ от 10 януари 2002 г. № 1-FZ

от 25.04.2011 г. № 50н

Преминаваме към обмен на електронни документи с контрагентите

Необходимостта от преминаване към безхартиени технологии е отдавна закъсняла в икономиката. Въвеждането на електронен обмен на документи с контрагентите има положителен икономически ефект: намаляване на разходите на организациите за консумативи, пощенски услуги, поддържане на архив на документи на хартиен носител (разходи за хартия, персонал, наемане на пространство за архива и др.), намаляване на време за обработка и обмен на данни, намаляване на броя на грешките, възможност за бързо търсене необходимия документв електронния архив.

Сега държавата прави много в тази посока. През 2002 г. е приет Законът за електронния цифров подпис, който установява правното значение на електронните документи, подписани с електронен подпис. За съжаление, разпоредбите на този закон не се прилагат за фактури, за които има специална разпоредба в Данъчния кодекс на Руската федерация. Това ограничение вече е премахнато.

Миналото лято бяха направени промени в Данъчния кодекс на Руската федерация, които предвиждат възможността за изготвяне и издаване на фактури в електронна форма при взаимно съгласие на страните по сделката и наличието на технически средства и възможности за получаване и обработка на такива фактури (член 169 от Данъчния кодекс на Руската федерация, изменен с Федералния закон от 27 юли 2010 г. № 229-FZ).

На 6 април 2011 г. президентът на Руската федерация подписа Федерален закон № 63-FZ „За електронните подписи“. Новият закон има за цел да премахне недостатъците на действащия Федерален закон от 10 януари 2002 г. № 1-FZ „За електронните цифрови подписи“, както и да разшири обхвата на използване на електронни подписи.

И накрая, на 25 май 2011 г. беше издадена заповедта на Министерството на финансите на Русия от 25 април 2011 г. № 50n „За одобряване на Процедурата за издаване и получаване на фактури в електронна форма чрез телекомуникационни канали с помощта на електронен цифров подпис“ регистрирано в Министерството на правосъдието на Русия (регистрационен номер 20860).

Руското министерство на правосъдието регистрира процедурата за издаване и получаване на електронни фактури

Процедурата установява, че издаването и получаването на фактури в електронен вид се извършва чрез един или повече оператори за електронен документооборот със съвместими технически средства. Моля, имайте предвид, че използването на електронни фактури е разрешено само по взаимно съгласие на страните по сделката. Следователно използването на електронни документи е право, а не задължение на контрагентите. В Процедурата е посочено кой ден се счита за дата на издаване и дата на получаване на електронните фактури и се урежда редът за извършване на корекции по тях.

Процедурата влиза в сила от момента на официалното й публикуване (клауза 2 от заповедта на Министерството на финансите на Русия от 25 април 2011 г. № 50n). Всъщност може да се използва след появата на акредитирани оператори за управление на електронни документи* и одобрението от Федералната данъчна служба на Русия на форматите на фактури, регистър на получени и издадени фактури, книга за покупки и книга за продажби в електронен вид форма (параграф 2 от клауза 9 на член 169 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Забележка:
* Процедурата за акредитация на компании като оператори за управление на електронни документи трябва да бъде одобрена от Федералната данъчна служба на Русия. След акредитация на операторите, съответният механизъм за обмен ще бъде съгласуван с тях и след това подкрепен в икономическите програми на компанията 1C.

В икономическите програми на компанията 1C възможността за изготвяне и издаване на фактури в електронен вид ще бъде внедрена след одобрението на горните документи и формати.

Въвеждането на електронни фактури послужи като стимул за възможно най-широко използване на други счетоводни, данъчни и финансово-отчетни документи в електронен вид.

Обмен на електронни документи с контрагенти в "1C:Enterprise 8"

Вече в програмата 1C: Trade Management 8 е въведена възможността за обмен на документи, чиято процедура за обмен не е регламентирана от закона (например фактури, фактури, продуктови каталози, ценови листи, поръчки, включително документи в свободна форма) . Възможен е директен обмен „Продавач - Купувач“ от програмата (чрез електронна поща или споделена файлова директория на сървъра).

При разработването на механизъм за обмен на електронни документи в 1C:Enterprise 8 задачата беше да се внедри прост механизъм за настройка и обмен с най-удобния интерфейс. Документите се подписват цифрово и се изпращат до получателя с едно натискане на бутон. Ако участниците в обмена се съгласят помежду си, че не всички изпратени документи трябва да са правно значими, тогава за определени видове документи е възможно да не се използва електронен подпис.

За по-лесно използване системата има вградена система за подсказки (стъпка по стъпка), която информира потребителя за следното необходимо действиепри работа с електронен документ.

За удобство на потребителите програмата включва още:

• гъвкава конфигурация на стъпките при работа с електронни документи в потребителски режим;
• генериране на електронен документ в няколко общоприети формата, зададени от потребителя;
• свързване на удостоверението за подпис към определени видове подписани електронни документи, както и проверка на коректността на удостоверението за подпис при изпращане или получаване;
• автоматично проследяване на текущата версия на електронния документ според документа на счетоводната система;
• преглед на списъка с всички електронни документи с техните кратки характеристикивъв връзка с документ на счетоводната система;
• поддържане на подробен дневник на събития по действия с електронни документи;
• преглед на съдържанието на електронен документ на екрана в печатна форма, позната на потребителя, инсталиране на цифров подпис или изпращането му на автора на документа за редакция, както и възможност за качване на електронен документ с инсталирани цифрови подписи в директория на диск;
• сравнение на 2 версии на електронни документи.
• отделна ергономична форма за обработка на електронни документи, подготвени за подпис, разбити по удостоверения за подпис на отговорни служители на организацията;
• автоматично генериране на документ на счетоводната система въз основа на съдържанието на получения електронен документ.

В бъдеще обменът на електронни документи с контрагенти ще бъде реализиран в други решения на платформата 1C:Enterprise 8.

В заключение още веднъж отбелязваме, че с въвеждането на електронен обмен на документи с контрагентите става възможно да се подобри нивото на качество на обработка и обмен актуална информация, намаляват броя на грешките, възникнали по време на „ръчно“ въвеждане, както и намаляват интензивността на труда и времето за обработка на документи.

Ако преди няколко години можеше да се каже, че електронната форма на обмен на информация представлява интерес за напреднали предприемачи, днес можем уверено да кажем, че електронният документооборот между организациите е глобален по своята същност и днес е най-бързият и продуктивен начин за обмен информация.

Какво представлява и как работи електронният документооборот между организациите?

Електронното управление на документи (EDF) е начин за взаимодействие между контрагентите, използвайки електронни средства за комуникация, законово установени и технически поддържани съвременни технологии.

Системата за документооборот между контрагентите е преминала през много етапи, но този формат на пренос на информация започва да се прилага активно, когато извънбюджетните фондове и данъчните власти поставят изисквания за генериране и предоставяне на отчети не само на хартия, но и в електронен вид .

С течение на времето предимствата на електронния метод за обработка и предаване на информация на контрагентите бяха оценени от потребителите и документооборотът в електронен формат стана всеобхватен.

Електронен документооборот между организациите: плюсове и минуси

Бизнес светът е оценил предимствата на електронното управление на документи и днес то се използва не само за взаимодействие с регулаторните органи, но и като начин за обмен на бизнес информация с бизнес партньори, както и за пренос на информация в рамките на компанията.

Предимствата на този тип обмен на информация с контрагентите включват:

увеличаване на скоростта на разрешаване на проблеми и сетълмент транзакции;

оперативност, способност за контрол и анализ;

оптимизиране на работното време на персонала;

намаляване на разходите за обработка на документи.

Въпреки това, някои недостатъци на EDI не могат да бъдат пренебрегнати. Основно те се отнасят до системата - софтуерен продукт, осигуряващ информационни цикли, което също има своите недостатъци. Като цяло недостатъците включват:

невъзможност за извършване на корекции и допълнения след изпращане на документа. За да коригира грешките, потребителят ще трябва да използва по-сложна процедура - да изпрати съответното мотивационно писмо с уведомление и нов, коригиран документ до контрагента;

Софтуерът не се актуализира автоматично - трябва да закупите допълнителни системни актуализации, когато станат налични.

Как работи системата

Нека да определим какво представлява електронният документооборот между организациите, как работи и какво е необходимо за ефективното му функциониране.

Понастоящем електронното управление на документи е система за работа с документи в режим на „безхартиена“ технология, въз основа на която оригиналите се генерират директно в електронен вид, в специално избираемо поле.

Основният елемент на системата е електронен документ.

За да осигурите ефективна функционалност на системата и да осигурите нейната жизнеспособност:

потенциалният контрагент също трябва да е свързан към системата за електронен документооборот;

между взаимодействащите страни трябва да се осигури техническа готовност за обмен на документи в електронен вид;

действията на страните трябва да бъдат координирани и взаимосвързани.

За да придобие правно значение документ, създаден по електронен път, той трябва:

отговарят на определен формат;

да са заверени с подписа на длъжностно или отговорно лице.

Какви документи са включени в EDI?

На електронен обмен подлежат три вида документи:

формализирана документация - съставена в стандартизирани форми, регулирани от законодателството на Руската федерация (например UPD, фактура, сертификат за завършване и др.);

неофициални документи, подписани с един подпис - на изпращащия контрагент (бизнес кореспонденция, уведомления, съпроводителни писма и др.);

неофициални документи, подписани едновременно от няколко участници в системата.

Как да организираме електронен документооборот между организациите

За да се организира работата на EDI и да се гарантира неговата ефективност, е необходимо да се разработят и регистрират всички технически нюанси в местен регулаторен акт - специална наредба за EDI.

Системата EDI може да включва административни и счетоводни документи с различна степен на важност и поверителност. Предвид това в Правилника, изброяващ списъка на документите, подлежащи на системата за електронен оборот, е необходимо да се посочи кои от тях са удостоверени с обикновен и кои с усилен електронен подпис на длъжностно лице. Също така Правилникът трябва да съдържа списък на лицата, упълномощени да подписват документи, генерирани по електронен път.

След координиране и одобрение на Правилника, потребителите на системата за управление на документи ще трябва да разрешат редица организационни въпроси:

изберете оператор на EDF и сключете договор с него;

организира електронен архив - за последващо съхранение на получени и копия на изпратени електронни документи;

въвежда информация за преминаване към електронен документооборот в локал нормативен акт– Счетоводната политика на предприятието, като ги е издала като допълнение към документа;

осигурява техническо оборудване за функциониране на системата;

разрешаване на други организационни въпроси.

Какво е необходимо за електронен документооборот между организациите

За да влязат като участник в системата EDF, потребителите трябва:

свържете се с оператора на EDF;

закупуване (или регистриране на съществуващо такова в системата) сертификат за електронен подпис, както и средство за криптографска защита;

заедно с оператора свържете вашите потенциални контрагенти към вашата собствена услуга;

информирайте контрагентите си за свързване като участник в EDI системата;

сключват споразумения с контрагенти за обмен на документи и информация по електронен път чрез системата EDI.

Заместник генерален директор на Taxkom LLC

По-голямата част от счетоводителите използват специализирани компютърни програми и подават електронни отчети към данъчната служба и фондовете. Така че защо да не комуникирате „по електронен път“ с вашите контрагенти? Защо да разпечатвате купища хартия, когато можете да създавате и съхранявате електронни документи? Как да стане това ни казаха от фирма, която предоставя услуги за електронен документооборот.

Игор Владимирович, моля, кажете ни какво е електронно управление на документи?

И.В. Мурашкинцев:Електронното управление на документи е начин за организиране на работа с документи, когато по-голямата част от техните оригинали се генерират в електронен вид, без използването на хартиен носител. Моля, имайте предвид, че при такъв документооборот се създават оригинали в електронен вид, а не само електронни копия на хартиени документи. Електронни документи в одобрени формати могат да се съставят в повечето счетоводни програми. Но за да бъде един електронен документ правно значим, той трябва не само да отговаря на утвърдени формати и да има задължителни реквизити, но и да е подписан с електронен подпис.

След като създадете документ, можете веднага да го подпишете с електронен подпис в много, макар и не всички, счетоводни програми.

Ако се изпраща електронен документ до контрагент, той трябва да бъде изпратен в съответствие с процедурата за обмен на електронни документи.

Каква е тази процедура за обмен на електронни документи? С какъв тип електронен подпис трябва да бъде подписан електронен документ?

Благодарим на главния счетоводител на ООО "Фирма "АНИС-98"" за предложената тема на интервюто Олга Владимировна Салтикова,град Москва.

И.В. Мурашкинцев:Този ред ще бъде различен за различните документи. Електронните фактури имат специални, по-строги изисквания. Те трябва да бъдат подписани с усилен квалифициран електронен подпис и изпратени чрез оператор за електронен документооборот Поръчка, одобрена. Със заповед на Министерството на финансите от 25 април 2011 г. № 50н.

Подобреният квалифициран електронен подпис е аналог на печата на организацията заедно с подписа на отговорното лице. Придружава се от квалифициран сертификат за ключ за проверка. Само акредитирани удостоверителни центрове могат да издават такива електронни подписи Закон от 06.04.2011 г. № 63-FZ. Документи, подписани с електронен цифров подпис по стария Закон за ЕЦП, който отпада от 1 юли Закон от 10 януари 2002 г. № 1-FZ, се считат за подписани с усилен квалифициран електронен подпис.

В определени отрасли, например в производството на бижута, е препоръчително да се прехвърлят чрез оператор не само външни, но и някои вътрешни документи на организацията. Вътрешните документи обикновено не трябва да се подписват с подобрен квалифициран подпис. По преценка на самата организация може да е достатъчен подсилен неквалифициран или дори обикновен електронен подпис.

Подобрените неквалифицирани подписи също се издават от сертифициращи центрове и те могат да бъдат по-евтини от квалифицираните. Простият подпис е шифър или парола, който ви позволява да идентифицирате създателя на документа. Можете да добавите такъв подпис, като използвате компютърна програмаи ще изисква по-малко разходи от закупуването на подобрен подпис.

Външни документи, с изключение на фактурите, могат да се изпращат до контрагентите чрез обикновен имейл. По споразумение на страните те могат да бъдат подписани с усилен квалифициран или усилен неквалифициран електронен подпис. Но използването на специална електронна система за управление на документи е по-удобно, тъй като ви позволява незабавно да получите известие, че вашият партньор е получил документа. Той от своя страна може веднага да го подпише и да ви го изпрати.

Кой е най-добрият начин да започнете внедряването на електронно управление на документи?

И.В. Мурашкинцев:Обикновено компаниите, които имат много контрагенти и голям обем външен документооборот, решават да преминат към използване на електронни документи. Тъй като обменът на електронни документи, по-специално на фактури, е възможен само по взаимно съгласие на страните клауза 1 чл. 169 Данъчния кодекс на Руската федерация, тогава първо трябва да обсъдите възможността за преминаване към електронно управление на документи с вашите редовни контрагенти. След това трябва да изберете оператор за електронен документооборот и да сключите договор с него. Списъкът на операторите за електронно управление на документи, включени в доверителната мрежа на Федералната данъчна служба, е публикуван на Уеб сайт на Федералната данъчна служба .

Какви критерии трябва да търсите при избора на оператор?

И.В. Мурашкинцев:По правило операторите за управление на електронни документи предоставят възможност за обмен на електронни документи с няколко контрагенти в тестов режим. По време на такава „пробна експлоатация“ ще можете да разберете кой интерфейс е по-удобен за вас и дали ще бъде лесно да комбинирате счетоводната си програма със системата за документооборот на оператора.

Колкото по-трудно е съчетаването на счетоводна програма със система за електронен документооборот, толкова по-висока ще бъде цената за внедряване на системата. Моля, обърнете внимание и на цената за изпращане на електронни документи. Обикновено разходите за доставка са същите като в мобилни комуникации: „Обаждащият се“, т.е. подателят на електронния документ, плаща. Електронните документи често трябва да бъдат изпратени като комплект. В този случай може да има такса за изпращане на пакет от документи, например фактура и сертификат за завършена работа или фактура.

Необходимо ли е едновременно сключване на договор със удостоверителен център - организация, която издава електронни подписи?

И.В. Мурашкинцев:Това е задължително за външен документооборот. Удостоверителният център трябва да осигури електронни подписи на всички участници в документооборота. Фирмите, които подават отчети по електронен път, вече имат сключени такива договори. Ако използвате само вътрешен документооборот, тогава зависи от вашето желание. Вътрешните документи могат да се подписват с обикновен електронен подпис, като в този случай не е необходимо да сключвате договор със сертифициращ орган.

Могат ли контрагентите да използват различни електронни системи за управление на документи? Или е възможно да получите документи само ако вашият партньор ги е изпратил през същия оператор?

И.В. Мурашкинцев:В момента, за съжаление, няма вътрешен роуминг между операторите. Следователно, за да получите документи, трябва да се свържете със същия оператор като компанията, която изпраща документите. Така че, ако вашите контрагенти работят чрез различни оператори, за да обменяте документи с контрагенти, ще трябва да сключите споразумение с всеки от операторите.

Надяваме се в рамките на тази година роумингът да заработи и тогава да може да се приемат документи, изпратени през други оператори.

Необходимо ли е отделно да се предвиди използването на електронна система за управление на документи в договорите с контрагентите?

И.В. Мурашкинцев:Не, не трябва да правите това. Достатъчно е да обменяте обикновени имейли (не е необходимо да бъдат удостоверени с електронен подпис) или хартиени писма по факс, където се потвърждава съгласието за използване на електронни документи Писмо на Министерство на финансите от 01.08.2011 г. № 03-07-09/26. Или, например, един от контрагентите може да покани друг чрез своя оператор, както се случва при покана на „приятели“ в в социалните мрежи, а другият е да приемете тази покана. Ако обаче вашият контрагент не желае да получава документи по електронен път, ще трябва да продължите да му изпращате документи на хартиен носител.

Е, ние се съгласихме с нашите партньори, избрахме оператор или дори няколко оператора. Какво да правя след това?

И.В. Мурашкинцев:Сега трябва да адаптираме бизнес процесите на компанията към внедряването на електронно управление на документи при работа с контрагенти:

разработва и утвърждава процедура за електронен документооборот;
назначава лица, отговорни за поддръжката му;
организира електронен архив на получените и изпратените документи;
предписва в счетоводната политика правилата за създаване, получаване и съхранение на електронни документи, назначава лица, отговорни за генерирането и подписването на електронни документи.

Всеки служител, който е упълномощен да подписва електронни документи, трябва да бъде снабден с електронен подпис, тъй като не можете да прехвърляте подписа си на други лица.

Трябва ли да отпечатвам и съхранявам електронни документи на хартиен носител?

И.В. Мурашкинцев:Не, не е необходимо, въпреки че мнозина продължават да го правят по старомодния начин. Всички изпратени и получени електронни документи се съхраняват в електронен архив. И вашият електронен архив трябва да бъде организиран по такъв начин, че при необходимост, например при поискване от данъчната инспекция, можете бързо да намерите исканите документи и да ги изпратите на инспекцията по електронен път, по същия начин, по който сега се предава електронната отчетност .

И ако данъчната служба или одиторът поиска хартиено копие на електронен документ, ще бъде ли ясно, че това е копие на електронния документ и че електронният документ е подписан от страните?

И.В. Мурашкинцев:Можете да отпечатате електронния документ и да получите хартиено копие. Това копие автоматично ще бъде отпечатано, че е хартиено копие на електронен документ, а оригиналът е подписан електронно от страните. Хартиено копие, ако е надлежно изпълнено, т.е. заверено с подпис и печат на организацията или нотариално заверено, може да се използва по същия начин като копие на оригиналния хартиен документ.

Могат ли всички документи да се създават по електронен път?

И.В. Мурашкинцев:Документите могат да се създават както в хартиен, така и в електронен вид. Ако електронен документ е подписан с квалифициран електронен подпис, той е еквивалентен на хартиен документ, подписан саморъчно клауза 5 чл. 9 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ; клауза 1 чл. 6 от Закона от 06.04.2011 г. № 63-FZ. Има електронни формати, одобрени от Федералната данъчна служба за фактура, товарителница TORG-12 и сертификат за завършена работа. Други документи могат да бъдат създадени във всеки формат, като текст или pdf.

Но има документ, който трябва да бъде съставен на хартия. Това е товарителница. Все още не е възможно да се осигури възможност за електронно четене по време на пътуване.

Освен това документите, регулиращи отношенията между работодател и служител, например молба за работа, трудов договор, също трябва да бъдат съставени на хартиен носител.

Какви са изискванията към оборудването и компютрите, свързани към системата за електронен документооборот?

И.В. Мурашкинцев:Същото като за компютри, от които се изпращат електронни отчети до данъчната служба и други регулаторни органи. Всяко работно място, свързано към системата за електронен документооборот, трябва да има стабилен интернет канал и да има инсталирана програма Crypto-Pro или друга подобна програма за работа с електронни ключове.

Какви опасности могат да възникнат при създаване и изпращане на електронни документи и как да ги избегнем?

И.В. Мурашкинцев:Според мен няма сериозни опасности. Единственото нещо е, че трябва да бъдете много внимателни, да правите всичко навреме и да не правите грешки в електронните документи, особено във фактурите. Правилата за издаване и изпращане на фактури са много строги. А за да коригирате грешката в изпратената фактура, трябва да изпратите отново коригираната фактура.

Но не можете да публикувате нова фактура, като използвате дата, която вече е изтекла.

Непрекъснатото номериране на фактурите се извършва в счетоводната програма. Няма значение дали изпращате хартиени или електронни фактури и дали използвате един или повече превозвачи.

Каква е приблизителната цена за изпращане и получаване на електронен документ?

И.В. Мурашкинцев:Стабилна цена на пазара за тези услуги едва се очертава. Днес тя може да варира от 1 до 5 рубли. за изпращане на един електронен документ. Някои оператори начисляват допълнително абонаментна такса. Получаването на електронни документи обикновено е безплатно.

Във всеки случай е по-евтино от изпращането на документи по обикновената поща, особено на големи разстояния. Плюс това, намаляване на разходите за печат и съхранение на хартиени документи.

Според прегледи на компании, които са започнали да прилагат електронно управление на документи, спестяванията при преминаване към обмен на документи с контрагенти по електронен път могат да възлизат на около 2% от брутния оборот на компанията.

Ако една компания планира да премине към електронно управление на документи, нашите препоръки ще ви помогнат да създадете план за действие. Те ще ви кажат как да преговаряте с изпълнители, да изберете доставчик и да подготвите персонала за промени в работата.

Ако една компания ще премине към електронно управление на документи (EDF) с контрагенти, преценете предварително каква част от документите ще могат да бъдат предадени по електронен път. От това зависи мащабът на проекта, работният план за него, разходите за труд и разходите на компанията.

Как да съставим работен план за преминаване към електронен документооборот с изпълнители

Разделете работата по прехода на компанията към електронно управление на документи на блокове:

• организационни въпроси;
• контрагенти;
• документооборот;
• персонал;
• доставчик;
• бюджет.

Избройте какви задачи ще бъдат изпълнени във всеки блок (вижте.

). Коригирайте списъка, ако е необходимо. Да приемем, че една компания може да не се нуждае от автоматизация: удобно е да се проследява състоянието на регистрация на документи чрез счетоводната система на компанията, но ако обемът на документооборота не е голям, тогава разходите за автоматизация няма да се изплатят.

Решете сами в какъв ред да изпълните изброените точки. Някои работи могат да се извършват едновременно, например разработване на презентационни материали за персонала и преговори с изпълнители.

Как да преговаряме с контрагенти за прехода към електронно управление на документи

Разделете контрагентите на компанията на четири групи. Всяка група ще трябва да предприеме специален подход, за да се споразумеят за преминаване към електронен документооборот. Възможно е не всички контрагенти да се съгласят, ще трябва да продължите да обменяте хартиени документи с тях или да прекратите сътрудничеството.

Значими контрагенти, които използват електронен документооборот.Такива компании вече работят със своите доставчици, може би не с организациите, с които вашата компания възнамерява да си сътрудничи. Можете да работите с контрагенти от тази група, както следва:

1. Помислете дали е препоръчително да сключите споразумение с доставчика, с когото купувачът (доставчикът) си сътрудничи.

2. Разберете дали има роуминг между планирания доставчик на вашата компания и доставчика на контрагента.

3. Поканете контрагента да сключи споразумение с доставчика, избран от вашата компания.

Значими контрагенти, които не използват електронен документооборот.Ако купувачът (доставчикът) откаже да използва електронно управление на документи и е неизгодно за компанията да спре да си сътрудничи с него, продължете според един от сценариите:

1. Използвайте с такъв контрагент .

2. Уговорете среща и се опитайте да ги убедите да използват електронно управление на документи.

Обещайте, че ще бъдете толерантни към евентуални недостатъци и ще помогнете за установяване на електронен документооборот при работа с вашата компания.

малъкконтрагенти, които използват електронен документооборот.За тази група купувачи и доставчици могат да се прилагат същите опции, както по отношение на значимите контрагенти. Но е препоръчително да водите преговори под формата на кореспонденция, за да не губите допълнително време. Ако не може да се постигне споразумение, може да е по-лесно да откажете сътрудничество.

малъкконтрагенти, които не използват електронен документооборот.Ако купувачът (доставчикът) не е един от ключовите партньори на компанията, опитайте се да го мотивирате да използва електронен документооборот с удобен за вас доставчик. Настроики:

1. Обявете, че например от началото на новото тримесечие вашата фирма приема и изпраща документи само в електронен вид.

2. Вземете комисионна, ако контрагентът загуби и изпратени дубликати; глоба, ако е подал оригинални документи след крайния срок. Приложете такива мерки по отношение на купувачи (доставчици), които не предават документите навреме.

За малки фирми, които обменят документи на хартиен носител, си струва да подготвите ясна презентация. Ако контрагентите разбират нюансите на електронното управление на документи, ще бъде по-лесно да ги убедите да променят процедурата си на работа. Едва ли е възможно да се срещнете с всички малки купувачи и доставчици на компанията, така че презентацията ще убеди.

Как да изберем доставчик на електронен документооборот

Ако една компания има много контрагенти, тогава най-вероятно ще трябва да работи с няколко доставчици. Опитайте се да сведете до минимум броя на последните.

Изберете доставчици:

• с които контрагентите на компанията вече работят и на които можете да прехвърлите значителен обем транзакции;
• които имат максимален роуминг;
• които могат да използват сертификатите за подпис на компанията (ако има такива).

Ценовият фактор не е необходимо да се взема предвид. Ако доставчикът няма роуминг с доставчиците на вашите контрагенти, той не е подходящ, дори ако услугите му са по-евтини.

Как да формализираме документооборота на фирмата

Преди да преминете към електронно управление на документи, трябва да формализирате движението на фирмените документи. Съставете или коригирайте, ако е необходимо:

1. Списък на документите, които компанията използва при работа с контрагенти.

2. Актуален списък на длъжностните лица, участващи в документооборота. Моля, посочете кой:

• създава документ – качва го в личния акаунт на доставчика;
• подписва документа. Тези служители ще се нуждаят от потребителско име и парола, за да влязат в личния си акаунт и сертификати за електронен подпис;
• контролира подписването на документа от контрагента;
• отпечатва документа и го архивира в папка или го записва на сървъра на компанията.

Този списък трябва постоянно да се актуализира. Веднага след напускане на служител електронният му подпис трябва да бъде анулиран и издаден на новоназначеното лице.

Подгответе и документирайте във вътрешния правилник график за движение на документите от момента на създаване до изпращане в архива (вж. ).

Как да подготвим персонала на компанията за преминаване към електронен документооборот

Колко бързо и успешно компанията ще премине към , зависи от служителите. За да им попречим да саботират проекта, е важно не да ги насилваме, а да ги убедим в ползите от иновациите.

Съществен разходен елемент при внедряването на електронен документооборот е заплащането на работното време на служителите, което те ще изразходват за обучение за работа в нова системаи разрешаване на извънредни ситуации. Провеждайте централизирани усилия за достигане и обучение, за да намалите тези разходи.

Започнете да обяснявате и обучавате предварително - когато ръководството реши да премине към електронно управление на документи. Организирайте презентация, обясняваща принципите на работа за целия персонал на компанията, включително служителите, които не участват в електронното управление на документи.

Обърнете специално внимание на обучението на подписалите. Създайте им ясни и подробни инструкции, за предпочитане със снимки на екрана: кой сайт да отидат, каква информация да въведат и къде, какви бутони да натиснат и в кой момент, как да работят със сертификата за подписване.

Следните аргументи ще помогнат да се убедят служителите да подкрепят проекта за въвеждане на електронно управление на документи:

• По отношение на степента на отговорност на длъжностното лице електронният подпис не се различава от физическия;
• Електронното управление на документи ви позволява бързо да създавате и обработвате документи. Не е необходимо да се обаждате и да разберете кога контрагентът ще подпише и изпрати необходимия документ;
• документите няма да бъдат загубени. Ще бъде по-лесно да ги намерите.

Как да планираме разходите за внедряване на електронен документооборот

се състои от следните части:

1. Цената на услугите на доставчика е 10 000–20 000 рубли. на година, зависи от тарифен план. Разберете цените и бюджета за тях.

2. Цената на сертификат за електронен подпис е 1000–2000 рубли. на година, зависи от тарифния план на производителя на сертификата.

3. Заплати на служителите - допълнително заплащане или цената на времето, което персоналът ще отдели извън преките си задължения. Разходите зависят от продължителността на задачите и цената на един час работа на служителя.

Следните видове работа ще бъдат трудоемки: срещи и телефонни разговори с контрагенти, изготвяне на презентации и инструкции за контрагенти и служители на вашата компания, обучение на служители, разрешаване на извънредни ситуации (вж. ). Планирайте колко време ще отнеме.

Бюджетирайте не само заплатите на служителите, но и социалните вноски от тях.

4. Цената на автоматизацията – зависи от задачите, които компанията иска да реши, сложността на изпълнението им и цената на един час работа на разработчиците.

Приготвени от материали