Actualmente, el intercambio de documentos entre entidades comerciales y particulares está pasando gradualmente del papel al formato electrónico. Un sistema de gestión de documentos electrónicos tiene una serie de ventajas sobre el simple papel: ahorra tiempo y aumenta la eficiencia de las decisiones que se toman. El EDMS se puede construir tanto dentro de una empresa como entre diferentes empresas a través de Internet.

Gestión de documentos electrónicos. es un sistema de procesos para el procesamiento de documentos en formato electrónico. La mayoría de los programas de contabilidad y personal modernos pueden generar documentos electrónicos en un formato estándar establecido a nivel legislativo. Pero para que un documento de este tipo tenga peso legal, debe estar firmado por ambas partes con firma electrónica.

El flujo de documentos electrónicos se puede dividir en dos grandes tipos: el intercambio de documentos dentro de una empresa o entre diferentes empresas a través de canales de comunicación. Es posible combinar estos dos sistemas en uno global.

El uso de la gestión documental electrónica dentro de una empresa requiere la compra del paquete de software necesario (plataforma EDW), así como de los equipos para su funcionamiento (equipo de red, servidor, etc.).

Para poder intercambiar documentos entre dos empresas se requiere un operador de gestión documental electrónica. Garantiza la entrega de mensajes, controla el formato de los documentos enviados, requiere certificación de trabajo con datos con firma electrónica y almacena un archivo de documentos.

¡Atención! Uno de esos servicios es. Los documentos recibidos a través de él son legalmente significativos si llevan una marca de firma electrónica de ambos lados del flujo de documentos.

Ventajas y desventajas del EDI

Ventajas principales

La gestión de documentos electrónicos tiene innegables ventajas sobre el papel:

• Agilizar el trabajo de oficina: el sistema no le permitirá asignar el mismo número a diferentes documentos, ya que esto sucederá en orden y de forma automática;
• Seguimiento de la posición de cada documento: en cualquier momento puede saber quién está trabajando exactamente con el documento. Un empleado no podrá dañarlo ni perderlo. Un documento eliminado accidentalmente o intencionalmente aún se puede restaurar;
• Acelerar el procesamiento de documentos: si los departamentos de la empresa están repartidos en varios edificios, el documento en papel debe llevarse personalmente hasta allí para su aprobación. Con EDI documento requerido llega al empleado en una fracción de segundo;
• Trabajo conveniente con versiones: al editar, el sistema guarda cada versión. Si es necesario, puede realizar un seguimiento de quién realizó cambios en el documento y cuándo;
• Acceso remoto las 24 horas: si es necesario, el acceso al sistema EDF se puede organizar a través de Internet desde cualquier computadora en el mundo. Un empleado puede trabajar con documentos durante un viaje de negocios, de vacaciones o de baja por enfermedad;
• Planificación del trabajo: al especificar la fecha de creación y la fecha de ejecución, puede planificar la ejecución de los documentos entrantes según la cola;
• Búsqueda de documentos: puede buscar en la base de datos de documentos generales utilizando palabras clave y expresiones;
• Ahorra papel: no es necesario imprimir todos los documentos en la cantidad requerida.

Principales desventajas

A pesar de las ventajas obvias, los sistemas EDI también tienen desventajas que pueden impedir que una empresa los implemente.

Éstas incluyen:

• Necesito gastar dinero para la compra de un sistema que, dependiendo del número de usuarios, puede ascender a hasta 100 mil rublos;
• Después de la compra, la instalación, implementación y depuración lleva mucho tiempo;
• Es necesario capacitar a todos los usuarios que participarán en el mismo;
• Garantizar la seguridad del sistema: restringir el acceso entre usuarios, emitir las firmas electrónicas necesarias, proteger contra la penetración externa;
• La empresa debe contar con un administrador en su personal que monitoreará el funcionamiento del sistema, realizará actividades de servicio y resolverá los problemas de los usuarios;
• Para proteger la información es necesario realizar respaldo bases de datos con documentos;
• Si las empresas asociadas no disponen de EDI, es necesario garantizar la existencia de un sistema tanto electrónico como en papel.

Funcionalidad de gestión de documentos electrónicos.

Cualquier sistema de gestión documental debe garantizar la ejecución de muchas acciones:

• Trabajar con cualquier tipo de documentos: crearlos, redactarlos, procesarlos, registrarlos, controlar su ejecución, coordinarlos, etc.;
• Organice los flujos de documentos: determine rutas dentro de la empresa, limite el acceso entre usuarios individuales, brinde la posibilidad de trabajar con un documento para varias personas a la vez;
• Organizar un archivo de documentos con capacidad de buscarlos y almacenarlos.

¡Atención! La gestión de documentos electrónicos debería proporcionar la misma capacidad de trabajar con documentos que el papel tradicional.

Los grandes sistemas desarrollados brindan oportunidades:

• Registro de todos los documentos pasados: entrantes, salientes, internos, con su posterior redirección al gerente;
• Asegurar un procedimiento uniforme para trabajar con documentos en cada división de la empresa;
• Trabajar con el documento tanto individual como colectivamente;
• Intercambiar documentos entre departamentos y empleados específicos;
• Restringir el acceso a los documentos;
• Utilice formularios estándar para todos los documentos;
• Controlar que la aprobación, ejecución y otros trabajos con el documento se completen a tiempo;
• Generar informes: analíticos, estadísticos, etc.;
• Organice el almacenamiento de archivos con registro de la fecha y hora de acceso del usuario.

¿Es posible combinar el flujo de documentos en papel con el electrónico?

Después de cambiar al flujo de documentos electrónicos en una organización, al principio todavía no será posible abandonar por completo los documentos en papel.

Esto puede suceder por varias razones:

• No todas las contrapartes utilizan EDI;
• La empresa ya tiene muchos documentos en papel almacenados en el archivo.

Sin embargo, existen diferencias fundamentales al trabajar con documentos electrónicos y en papel. Por ejemplo, un documento en papel debe imprimirse y entregarse al gerente para que lo firme, mientras que un documento electrónico debe firmarse en el propio sistema. Los documentos contables en papel enviados a una contraparte pueden perderse en el correo durante el envío, mientras que los electrónicos llegan al destinatario.

La principal diferencia entre trabajar con los dos tipos de documentos es su almacenamiento. Los documentos electrónicos ingresan inmediatamente al sistema, donde todos los usuarios pueden trabajar con ellos. Para los documentos en papel, aún se debe organizar un archivo donde se almacenarán de manera ordenada. Al mismo tiempo, después de llegar a la empresa, se debe escanear el documento en papel y esta copia escaneada se debe cargar en el sistema para seguir trabajando.

¡Atención! Por lo tanto, el trabajo dentro de la empresa debería realizarse únicamente de forma electrónica. Si llega un documento en papel, sólo lo ve quien lo recibe o firma. Al mismo tiempo, trabajar con una copia electrónica le permite proteger el original de casi cualquier pérdida y permite que varios usuarios trabajen con él simultáneamente.

¿Qué programas EDI existen?

Existen muchos sistemas de gestión documental en el mercado, cada uno con sus propias ventajas y desventajas. Los sistemas más comunes:

Interacción de un documento electrónico con otros programas.

Al ocupar su lugar en el entorno electrónico de la organización, el sistema EDI debe, durante su funcionamiento, soportar libremente otras aplicaciones comerciales que ya operan en él. Por ejemplo, es necesario procesar libremente documentos contables: facturas, actas, facturas, poderes, etc.

Además, el sistema de gestión de documentos electrónicos debe funcionar de forma coherente con todos y operar con los mismos datos. Por tanto, es necesario que el sistema pueda soportar directorios utilizados en el entorno electrónico y poder actualizar los datos en ellos.

Además, es necesario tener en cuenta el trabajo con datos externos: correo electrónico, plataformas comerciales, etc.

Al elegir un sistema de gestión de documentos electrónicos, es necesario prestar atención a las posibilidades de interacción con otras herramientas y fuentes de datos disponibles en la empresa. Por lo general, los sistemas populares y, por lo tanto, en desarrollo activo, incluyen muchos módulos para los programas más populares: 1C, Parus, Oracle y muchos otros.

Por ejemplo, el programa de gestión de documentos electrónicos 1C puede permitirle generar, recibir y enviar documentos contables electrónicos directamente desde él, mientras los confirma con una firma calificada.

La gestión de documentos en papel se está volviendo obsoleta. Los documentos en papel se pierden de los proveedores, durante la entrega a una contraparte o de un cliente. Tienes que imprimir, firmar y enviar documentos nuevamente. Todo esto es tiempo y dinero.

A muchas personas les impide pasarse a la gestión electrónica de documentos legales (EDF) sólo por la duda de que será más barato que el papel; que será posible transferir de manera adecuada y óptima los procesos comerciales a formato electrónico; que no costará cantidades exorbitantes de dinero y una serie de otras cuestiones. Esperamos que este material las responda y se convierta en un punto de partida para la transición al EDI.

Comparemos el papel
y documentos electrónicos

Preguntas clave al inicio de cualquier proyecto: cuánto cuesta y qué pasará al final. Es importante que las empresas comprendan cuánto les costará implementar el EDI y qué resultados pueden esperar. Comparemos algunos indicadores.

Dinero Tiempo

	Flujo de documentos en papel	Gestión de documentos electrónicos.
Precio de coste	documento en papel para 1 hoja de formato A4: aproximadamente 1,5 paquetes de documentos en papel, que en promedio son 6 hojas de formato A4: 9.	documento electrónico de cualquier volumen - 0 paquete de documentos electrónicos de cualquier volumen - 0 .
Despacho	por correo - de 40 a 60 por mensajería - varias veces más caro, en la mayoría de los casos - más de 10 veces, según el contratista y el destino.	bandeja de entrada gratuita. Salientes de 5 a 9 dependiendo del operador EDI. No depende de la distancia geográfica.
Archivo	Locales para un archivo en constante crecimiento: los precios de alquiler dependen de la zona y la región.	Las condiciones para el almacenamiento de documentos electrónicos dependen del operador del EDF. SKB Kontur almacena documentos de forma gratuita y de forma indefinida.

	Flujo de documentos en papel	Gestión de documentos electrónicos.
Preparación de documentos	Impresión, firma, estampación de sellos en un paquete de documentos: de uno a varios días, dependiendo de la presencia o ausencia de la persona autorizada para firmar los documentos en el lugar de trabajo. Cuando hay grandes volúmenes de documentos salientes, todos los empleados de contabilidad están ocupados preparándolos durante varios días al mes.	La firma de documentos electrónicos por parte de un empleado autorizado lleva unos minutos. Las notificaciones sobre nuevos documentos aceleran la firma y las acciones masivas en los sistemas EDI le permiten firmar muchos documentos "con un solo clic".
Despacho	Según el destino: por correo, desde varios días hasta dos semanas; por servicio de mensajería: de uno a cuatro días.	Independientemente de la región, el destinatario recibe los documentos unos segundos después del envío.
Devolución de copias firmadas	Según el destino: por correo, desde varios días hasta un mes; por servicio de mensajería: de uno a cuatro días.	No lleva tiempo. Una vez que la contraparte firma el documento EPC, ambas partes tienen acceso al documento original firmado. En Diadoc no hay ningún cargo por firmar un documento entrante.

Con un flujo de documentos de 500 documentos al año
ahorrarás 22.250

Al utilizar documentos en papel, sus costes anuales serán de 25.750, mientras que cuando el flujo de documentos a través de Diadoc es de 3.500.

Elegir un método para trabajar con EDF

La implementación de un sistema EDI en las operaciones de una empresa puede llevar períodos de tiempo muy diferentes y requerir diferentes inversiones financieras. Depende del método de trabajo con EDF que elija. En teoría, todo lo que se necesita para el EDI es Internet y un documento electrónico digital. En la práctica, la empresa debe decidir exactamente cómo organizará el trabajo con documentos electrónicos.

Versión web

La forma más sencilla es trabajar a través de la versión web, que está disponible para todos. No requerirá ninguna intervención en los sistemas de información de la empresa; los documentos se intercambian con las contrapartes utilizando el principio del correo electrónico. En este caso, la empresa paga únicamente por los documentos enviados.

Módulo para 1C

Para los usuarios de 1C, Diadoc ha desarrollado una solución estándar para las versiones más populares de este sistema de contabilidad: cualquiera puede simplemente descargar el módulo del sitio web, instalarlo y trabajar con documentos electrónicos desde un programa familiar.

Integración con otros sistemas contables.

La integración con otros sistemas contables llevará más tiempo y será más costosa. Esto depende, en primer lugar, del sistema contable y de su configuración y, en segundo lugar, del operador del FED.

Diadoc cuenta con una serie de soluciones de integración desarrolladas para Oracle, SAP ERP (solución certificada), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Parus, ELAR Archive, Ensole Archive. También existen soluciones para la integración a nivel de programa: conectores, API.

Implementamos el EDI paso a paso

Realice cambios en sus políticas contables

Incluya en su política contable la posibilidad de utilizar documentos electrónicos, en particular, que los documentos primarios puedan redactarse en formato electrónico y firmarse con firma electrónica.

La gestión de documentos electrónicos (EDF) es una forma rápida de intercambiar información basada en el uso de documentos electrónicos con firmas virtuales. Durante mucho tiempo ha ganado el reconocimiento en los países desarrollados del mundo como una herramienta eficaz para las operaciones comerciales.

La esencia

El flujo de documentos electrónicos entre organizaciones es un conjunto de procesos para crear, procesar, enviar, transferir, recibir, almacenar, usar y destruir documentos. Todos estos procesos se llevan a cabo después de comprobar la integridad y confirmar que los documentos han sido recibidos.

Reglas para el flujo de documentos entre entidades legales realizarse por acuerdo de las partes. La información se intercambia mediante telecomunicaciones y los documentos se almacenan en medios electrónicos. El plazo de conservación de la información contable no debe exceder el establecido por la ley.

Las organizaciones pueden intercambiar documentos formales e informales entre sí con las firmas de los participantes. En el ámbito de la actividad empresarial, pueden ser: facturas, contratos, facturas, pedidos, notificaciones, poderes, etc. La información se puede transmitir en forma de archivos de texto, tablas y gráficos.

El propósito de implementar el EDI

Los requisitos previos para la implementación del EDI pueden ser:

• reducción del trabajo rutinario;
• reducción de la pérdida de documentos;
• trabajo “transparente” con documentos;
• aumentar la disciplina de desempeño: proporcionar documentos dentro del plazo especificado, etc.

Algunos de los objetivos cuantitativos incluyen:

• Reducir en 10 veces el tiempo de procesamiento de documentos.
• Reduzca los costos de oficina a la mitad.

Flujo de documentos electrónicos entre organizaciones: cómo funciona

De acuerdo con la legislación nacional, el flujo de documentos electrónicos entre organizaciones se realiza por acuerdo de las dos partes. Para intercambiar datos, es necesario que todos los participantes estén conectados al equipo de un operador. A continuación, el usuario debe enviar una solicitud para ser agregado a la lista de contrapartes. Después de confirmar la solicitud, los participantes del sistema pueden intercambiar datos.

El módulo EDI deberá realizar las siguientes funciones:

• Invitar a las contrapartes a intercambiar datos.
• Crea una libreta de direcciones.
• Integre con software de contabilidad, por ejemplo, 1C.
• Firmar y cifrar documentación.
• Correspondencia de estructura.
• Seguimiento de estados de correo electrónico.

El flujo de documentos electrónicos entre organizaciones se realiza mediante certificados. La conexión al servidor y la autenticación se realiza mediante un certificado digital personal. A cada usuario del sistema se le emite una firma digital electrónica, almacenada en el soporte electrónico Token y protegida por un código PIN. El usuario debe ingresar su nombre de usuario y contraseña para su cuenta personal. Sólo después de esto tendrá acceso a sus documentos.

Cualquier empleado de la organización conectado al sistema puede iniciar el proceso de intercambio. Antes de enviar un documento a una contraparte, debe estar firmado con firma digital electrónica. Esta operación se realiza utilizando el programa Cryptopro. El documento se envía vía EDF. El empleado de la contraparte recibe una notificación sobre la recepción de un nuevo documento. Si lo acepta, también pone una firma electrónica. Si es necesario realizar cambios en el documento, se crea una nueva versión electrónica. Al finalizar la edición, debe guardar todos los cambios mediante una firma digital. Luego se envía el documento con el cambio a la contraparte. Si es necesario, se realiza la coordinación electrónica de la información.

Si es necesario volver a realizar cambios, se repite todo el procedimiento nuevamente. Si afirma nueva versión no, entonces se respeta el documento. La muestra final se considera firmada con dos firmas digitales. Todas las versiones del documento se almacenan en el servidor y están disponibles para su visualización. Una vez que a la muestra se le asigne el estado de validez, no será posible modificar el documento. A los contratos cancelados se les asigna el estado "Cancelado". Así se realiza el flujo de documentos electrónicos entre organizaciones.

Equipo

¿Qué se necesita para el flujo de documentos electrónicos entre organizaciones? Primero, debe seleccionar un operador de telecomunicaciones e instalar un software especial para intercambiar información. En segundo lugar, con cada contraparte con la que la organización pretende mantener correspondencia electrónica, es necesario celebrar un "Acuerdo sobre el intercambio de documentos electrónicos".

También es necesario instalar un servidor EDF en el que se almacenarán todos los documentos. Puede ser el equipo del cliente o el almacenamiento en la nube. El acceso a los datos del sistema desde el exterior se realiza a través de una aplicación que se instala en los equipos de los empleados de la organización. La interacción de las computadoras con el servidor se realiza a través del protocolo HTTP con cifrado SSL 128 adicional. El acceso a los documentos se realiza únicamente a través de la interfaz de la aplicación y después de la autenticación.

proyecto EDI

Un proyecto de automatización de procesos puede durar desde varios meses hasta varios años. El período depende directamente de la cantidad de procesos que deben automatizarse, los recursos y las capacidades financieras de la organización. Un breve esquema para implementar el EDI es el siguiente:

• Creación de un grupo de trabajo.
• Formación de metas, plazos y presupuesto del proyecto.
• Investigación de procesos existentes.
• Desarrollar tareas.
• Diseño del sistema EDI.
• Firma de un acuerdo para la implementación de EDMS.
• Aprobación de reglamentos de trabajo.
• Llenar directorios del sistema.
• Capacitación.
• Realización de pruebas preliminares.
• Emisión de una orden sobre la implementación de EDS.
• Mejora del software y procedimientos operativos.
• Lanzamiento de un proyecto piloto.
• Transición a gran escala al flujo de documentos electrónicos.

Errores en la implementación del EDI

En el proceso se debe prestar especial atención a los procesos que por ley exigen tener soporte papel. No se puede duplicar un documento en papel con uno electrónico. Esto ralentiza significativamente el proceso de trabajo y provoca una actitud negativa hacia el proceso de automatización en su conjunto. Nadie paga extra por hacer doble trabajo.

Durante el proceso de implementación, es necesario desarrollar nuevas regulaciones para trabajar con documentos, capacitar al personal y solo entonces participar en la implementación completa. Esto sólo se puede lograr si los empleados son conscientes de los beneficios del uso de nuevas tecnologías.

Otro error común es el mal desarrollo de los requisitos para EDMS. Si los usuarios tienen que trabajar en un sistema no configurado, entonces el proceso EDI difiere del aceptado en la organización.

Flujo de documentos electrónicos entre organizaciones: pros y contras

Ventajas:

• Reducir el coste del envío de documentos originales por correo.
• Ahorro de espacio para almacenamiento de documentación. Todo se guarda electrónicamente.
• Facilidad de uso. El documento se envía desde una estación de trabajo. La búsqueda rápida de un documento se realiza por estado (enviado, recibido, aceptado, etc.).
• Entrega inmediata. Toda la información enviada llega al destinatario en unos segundos.
• Un documento no se puede perder antes de que expire su período de almacenamiento en el sistema.

Defectos:

• Para utilizar el equipo es necesario adquirir una licencia, que cuesta mucho dinero.
• En la mayoría de los casos, los datos sólo pueden intercambiarse entre participantes del mismo sistema.
• El flujo de documentos electrónicos entre organizaciones en 1C o utilizando cualquier otro software difiere del esquema utilizado anteriormente. Con la introducción del nuevo algoritmo, todos los empleados tendrán preguntas sobre cómo realizar su trabajo.
• Equipo técnico. Antes de implementar EDI, una organización necesita comprar equipos y preparar a los empleados para administrar el nuevo sistema.
• El EDI se realiza mediante firma electrónica, que tiene una validez de 1 año. Los certificados deben ser monitoreados y actualizados rápidamente. También es necesario controlar los períodos de validez de los certificados de contraparte para evitar problemas con las autoridades fiscales.

Regulacion legal

Qué regulaciones¿Está regulado el flujo de documentos electrónicos entre organizaciones? La legislación de la Federación de Rusia incluye la Ley Federal Nº 63 "Sobre Firma Electrónica"; las normas para la presentación de documentos al Servicio de Impuestos Federales se prescriben en la Orden del Ministerio de Finanzas Nº MMV-7-2/168. El EDI entre organizaciones se lleva a cabo sobre la base de la Orden No. 50n del Ministerio de Finanzas. Las reglas para el intercambio de documentos contables primarios en formato electrónico se prescriben en la orden del Servicio de Impuestos Federales No. ММВ-7-6/36@. Todos los operadores de EDF en el proceso de actividad deben guiarse por la orden del Servicio de Impuestos Federales No. ММВ-7-6/253@.

"VLSI"

El flujo de documentos electrónicos entre organizaciones SBIS ofrece a los clientes las siguientes ventajas:

• Puede enviar documentos a cualquier organización registrada en la Federación de Rusia. Si la contraparte no participa en el sistema SBIS, entonces un empleado de la empresa simplemente se comunicará con un representante de la organización y le enviará invitaciones para participar en el sistema a su correo electrónico. Inmediatamente después de la confirmación de la solicitud, el intercambio de información entre los participantes se realizará sin intermediarios.
• No es necesario instalar software en su computadora. Todo lo que necesita es un navegador actualizado y acceso a Internet.
• No necesita un programa especial para trabajar con datos. Si el informe se prepara inicialmente en software de terceros, por ejemplo, 1C, entonces puede configurar la integración de datos con el sistema SLSIS.
• No se ha establecido la forma estándar del documento. Puede enviar texto, archivos de hojas de cálculo, imágenes, etc.

SKB "Contur"

Uno de los primeros desarrolladores de software en Rusia también se dedica al suministro de equipos con los que se realiza el flujo de documentos electrónicos entre organizaciones. Kontur ha desarrollado el sistema Diadoc, que se utiliza para intercambiar documentos electrónicos. Una característica especial del sistema es que el acceso a los datos se puede obtener en el extranjero. La empresa ha desarrollado tarifas de roaming específicamente para este fin. Si lo desea, puede acceder a los datos a través de la API.

¿Qué necesitas?

Para conectar EDI, una organización necesita comprar:

• software con licencia;
• servidor;
• actualizar equipos;
• capacitar al personal;
• configurar e integrar el EDMS para trabajar con aplicaciones internas.

¿Es necesario realizar tales inversiones para conectar el flujo de documentos electrónicos entre la organización? Incluir en los gastos la consulta de soporte técnico, el EDMS y las actualizaciones de software es la segunda etapa de la inversión. Estos costos deberán pagarse mensualmente.

Conclusión

El flujo de documentos en papel está siendo sustituido por uno electrónico. No solo reduce los costos de mantenimiento de los procesos de la organización, sino que también aumenta la eficiencia del negocio en su conjunto. Para que EDI funcione correctamente, es necesario formular claramente los objetivos de implementación del sistema y configurar correctamente el equipo.

¿Qué debe hacer una empresa si decide pasarse a la gestión documental electrónica? ¿Cuál es el algoritmo de acciones, por dónde empezar?

Lo primero que debe hacer es pensar qué resultados quiere obtener la empresa. Actualmente hay dos áreas de trabajo. Este es el flujo de documentos B2G, es decir, entre empresas y agencias gubernamentales. Y B2B, es decir, el intercambio de papeles entre empresas. En cuanto a B2G, estamos hablando de conectarse a las agencias gubernamentales necesarias para una determinada empresa, dependiendo de las características específicas de sus actividades. Todas nuestras empresas reportan a Hacienda.

Entonces todo depende del campo de actividad: por ejemplo, una empresa comercializa productos alcohólicos, mientras que otra, durante la producción, de alguna manera afecta ambiente, una tercera empresa dedicada a servicios de seguros, mercado papeles valiosos etcétera. Necesitamos analizar qué exigen otras autoridades informar. Una vez determinada la lista de departamentos a los que vamos a reportar, toca mirar qué propuestas puede hacer el operador de gestión documental electrónica. Dependiendo de esto, la empresa selecciona el adecuado plan tarifario. A continuación, se concluye un acuerdo, se redacta el número requerido de firmas electrónicas y el requerido software, se realizan seminarios para enseñar cómo utilizar este software. Eso es todo: se produce el flujo de documentos con las agencias gubernamentales.

- ¿Cuéntanos más sobre B2B?

Este, como dije, es el segundo tipo de intercambio de documentos digitales. Está organizado entre entidades comerciales. Todo depende de la empresa específica. Alguna clase de receta general El inicio del envío de documentos no existe aquí. Hay situaciones en las que una empresa simplemente se ve obligada a cambiar a la gestión de documentos electrónicos con sus contrapartes simplemente para sobrevivir.

En relación con la entrada en vigor de la nueva norma a partir del 1 de enero de 2014, todos los usuarios de firmas digitales, sin excepción, deberán comunicarse con un centro de certificación para reemplazar los certificados clave. Por ahora, todos los documentos virtuales firmados con un certificado válido son reconocidos como documentos certificados mediante firma electrónica cualificada.

Por ejemplo: una de las grandes cadenas minoristas comenzó recientemente a trabajar con sus proveedores, intercambiando exclusivamente papeles digitales. Así, para poder suministrar sus productos a esta red, el agricultor necesita pasar a la gestión documental electrónica.

Ventajas del EDI

¿Hay algún beneficio en el cambio al EDI para las pequeñas y medianas empresas? Parece que hasta ahora lo digital sólo puede aportar beneficios reales a las grandes organizaciones.

Para las pequeñas y medianas empresas, cambiar al flujo de documentos electrónicos no es una tarea importante ahora. Pero puedes mirarlo más de cerca, “sentirlo”. La velocidad del flujo de documentos será una ventaja. Pero el uso del EDI no se refiere sólo a las relaciones con las contrapartes. Esto incluye las relaciones con las agencias gubernamentales, y aquí los empresarios se verán obligados a mudarse, no hay opciones.

Otro punto muy importante que las pequeñas y medianas empresas deben recordar es que utilizar una firma electrónica en las plataformas comerciales es una forma de expandir su negocio. Entre 2014 y 2015, el 15 por ciento de los pedidos gubernamentales deberán realizarse entre pequeñas y medianas empresas. Ahora se está trabajando seriamente para atraer a estas empresas para que cumplan con las órdenes gubernamentales. Y esta es una oportunidad real de expandir su negocio. ¿Quién se negaría a recibir un contrato por 100-200 mil rublos con pago garantizado?

¿Existe algún beneficio para las pequeñas empresas al pagar por servicios de gestión de documentos electrónicos? Después de todo, muchas organizaciones no cambian al EDI por temor a los altos aranceles.

Hoy di un ejemplo en el seminario: 995 rublos: una gama completa de servicios para la gestión de documentos con agencias gubernamentales. Si calcula el costo de viajar por Moscú en transporte público varias veces al año en la oficina donde debe presentar los documentos, y también en ambas direcciones, entonces el monto de los gastos será muy cercano al costo que anuncié.

Si un contador no es amigable con las computadoras, ¿es posible cometer un error? En general, ¿qué tan difícil es trabajar con este tipo de programas?

Hay elementos de formato y control lógico. Si no hay ninguna intención maliciosa al crear un documento, es casi imposible pasarlo por alto. Bueno, si algo se hace a propósito o el usuario no presta atención, ningún programa garantiza que una persona ingrese 1.000.000 en lugar de 1000.

Firma digital

¿Por qué, en su opinión, la transición a la gestión de documentos electrónicos aún no se ha generalizado? ¿Qué asusta a las empresas?

¿Da realmente miedo? Veamos, en nuestra 63ª [Ley Federal del 06/04/2011 No. 63-FZ “Sobre Firmas Electrónicas” - aprox. ed.] la ley formula el concepto de tres tipos de firma digital. Esto es simple, de hecho es una combinación de nombre de usuario y contraseña. Reforzada es una firma que utiliza protección criptográfica. Y es cualificada la firma electrónica, la emitida por un centro de certificación acreditado. El 90 por ciento de la gente en nuestro país utiliza un nombre de usuario y contraseña. Ya sea en cajeros automáticos, o en redes sociales, o en correo electrónico. Es decir, podemos decir que casi todo el mundo utiliza una firma simple.

Tal cantidad de firmas digitales que se utilizan hoy en día no resulta inconveniente ni para los centros de certificación, ni para los sistemas de información ni para los usuarios. Espero que durante 2014-2015 tengamos uniformidad y disminuya el número de firmas.

En cuanto a la firma cualificada, todavía se utiliza en pocos lugares. Pero se utiliza, por ejemplo, en el portal. Y cuantos más servicios pueda proporcionar, más mas gente aplicará esta firma. Su uso está limitado no tanto por el miedo de la gente sino por la falta de recursos para utilizarlo.

Es aún más fácil en el sector empresarial. Actualmente, aproximadamente la mitad de las empresas utilizan sistemas de presentación de informes electrónicos y todos ellos se implementan con firma electrónica. Y estas empresas emplean a las mismas personas que parecen tener miedo de pasarse a la gestión de documentos electrónicos. Así que este miedo se parece más a un mito que a una realidad.

- ¿Deberíamos esperar cambios significativos en la legislación en el ámbito del flujo de documentos electrónicos?

Después de todo, muchos ahora hablan de la imperfección del campo jurídico en esta área... Yo no lo llamaría imperfección, este es un proceso normal de desarrollo de la legislación. De hecho, el uso activo de la firma electrónica en Rusia es bueno si dura cinco años. Naturalmente, es simplemente imposible formar un marco regulatorio bien establecido durante ese período, teniendo en cuenta el desarrollo de la tecnología. Actualmente está en marcha un proceso sistemático de desarrollo legislativo. De lo que vale la pena esperar: esta es la entrada definitiva en vigor de la 63ª Ley de Firmas Electrónicas y la derogación de la 1ª Ley [Ley Federal de 10 de enero de 2002 No. 1-FZ “Sobre Firmas Electrónicas Digitales”. Esta norma dejó de ser válida desde el 1 de julio de este año: aprox. ed.]. La ley, por cierto, es bastante adecuada y competente. No hay lagunas obvias en él. Está bastante estructurado. Esperamos que con su introducción disminuya el número de tipos de firmas digitales. Ahora muchas agencias gubernamentales y sistemas de información imponen sus propios requisitos para las firmas electrónicas, que no siempre se ajustan a la ley.

La presencia de tal número de firmas digitales no es un inconveniente ni para los centros de certificación, ni para los sistemas de información ni para los usuarios. Imagina que tienes cinco firmas colgadas en tu llavero, pero debes recordar que una es para la oficina de impuestos, otra para la plataforma comercial, la tercera para Rosreestr, etc. Espero que durante 2014-2015 tengamos uniformidad y disminuya el número de firmas.