Gestión documental electrónica (EDF)- un conjunto de procesos automatizados para trabajar con documentos presentados en formato electrónico sin el uso de soportes en papel.

Los documentos electrónicos en formularios aprobados son componentes de todos los programas de contabilidad, pero para que un documento electrónico sea reconocido legalmente, debe estar firmado con firma electrónica.

Tipos de documentos electrónicos

Se puede utilizar un documento electrónico firmado con firma electrónica si la legislación de la Federación de Rusia no contiene una prohibición directa de su uso.

Así, pueden ser documentos electrónicos los contratos, facturas diversas, solicitudes, informes, solicitudes, así como albaranes, actas y facturas.

Además, los documentos electrónicos se dividen en documentos informales y documentos formalizados.

Los documentos no formalizados (cartas, contratos, poderes, documentación técnica y otra correspondencia) están libres de una regulación estricta por parte del estado.

Para documentos formalizados por separado. actos legislativos Se establecen requisitos estrictos para el formato y las normas de transmisión.

Un documento formalizado es un documento creado según el formato del Servicio de Impuestos Federales.

Los documentos formalizados afectan directamente la precisión de los cálculos de impuestos, por lo que el cumplimiento de todos los procedimientos de transferencia es importante para ellos.

Los documentos formalizados son, por ejemplo, las facturas electrónicas.

Para algunos documentos primarios, el Servicio Federal de Impuestos de Rusia ha desarrollado un formato recomendado para una carta de porte en el formulario TORG-12 y un Certificado de Aceptación (trabajo) de servicios.

A pesar de que se indica el formato recomendado para dichos documentos, este es el formato en el que las empresas deben enviar estos documentos electrónicamente a solicitud de la oficina de impuestos si es necesario confirmar gastos de impuesto sobre la renta.

Opciones de gestión de documentos electrónicos

Hay dos opciones para organizar un sistema de gestión de documentos electrónicos. El primero es celebrar un acuerdo sobre gestión de documentos electrónicos con las contrapartes e intercambiar documentos firmados con firma electrónica a través del correo electrónico. En este caso, puede utilizar una firma electrónica simple.

La segunda opción es organizar la gestión de documentos electrónicos a través de un operador especial.

Con este método, la empresa se suma a la normativa para el intercambio de documentos electrónicos y puede intercambiar con contrapartes tanto documentos formalizados (para los cuales el Servicio Federal de Impuestos de Rusia ha aprobado oficialmente el formato) como informales (contratos, convenios, informes de conciliación, etc. .).

Principales funciones del sistema de gestión de documentos electrónicos.

Las principales funciones del sistema de gestión documental electrónica son:

registro de documentos;

control sobre la ejecución de documentos;

crear directorios y trabajar con ellos;

control del movimiento de documentos en papel y electrónicos, manteniendo el historial de trabajo con documentos;

crear y editar detalles del documento;

generación de informes sobre el flujo de documentos de la empresa;

importar documentos del sistema de archivos e Internet;

crear un documento directamente desde el sistema basado en una plantilla (integración directa);

trabajar con versiones de documentos, documentos complejos de múltiples componentes y formatos, archivos adjuntos;

distribución electrónica de documentos;

trabajar con documentos en carpetas;

Recepción de documentos mediante escaneo y reconocimiento.

reduciendo los costos de acceso a la información y procesamiento de documentos.

Ventajas de la gestión de documentos electrónicos

Las principales ventajas de la gestión de documentos electrónicos incluyen las siguientes:

almacenamiento centralizado, estructurado y sistematizado de documentos en un archivo electrónico;

reducir los costos de impresión, envío y almacenamiento de facturas en papel;

un enfoque uniforme de los procedimientos para generar y procesar un documento (registro, aprobación, etc.);

reducción de tiempos de entrega, registro y aprobación de documentos;

velocidad de firma de documentos;

la capacidad de realizar cualquier operación con documentos en línea las 24 horas del día: buscar, descargar, imprimir, conciliar, rechazar, así como rastrear su movimiento;

búsqueda rápida de documentos.

La confidencialidad del intercambio está garantizada mediante el cifrado de documentos.

Una firma digital electrónica (EDS) garantiza la identificación del firmante y la integridad de los documentos transmitidos.

Entrega documentos electronicos garantizado por el operador del flujo de documentos.

Implantación de un sistema de gestión documental electrónica.

Para operar un sistema de gestión de documentos electrónicos, debe:

desarrollar y aprobar un procedimiento para la gestión de documentos electrónicos;

nombrar a los responsables de su mantenimiento;

organizar un archivo electrónico de documentos recibidos y enviados;

prescribir en la política contable las reglas para la creación, recepción y almacenamiento de documentos electrónicos, nombrar a los responsables de la generación y firma de documentos electrónicos.

Cada empleado que esté autorizado a firmar documentos electrónicos debe tener una firma electrónica.

Al crear un sistema de gestión de documentos electrónicos, una organización no puede imprimir documentos, sino almacenarlos en un archivo electrónico.

Si es necesario, se pueden imprimir para los inspectores los documentos almacenados en el archivo y presentar un documento firmado con las firmas electrónicas de las partes, habiéndolas previamente certificado debidamente.

EDI (gestión de documentos electrónicos): detalles para un contable

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A finales de mayo de 2011, el Ministerio de Finanzas dio un paso más hacia la implementación de la gestión de documentos electrónicos: se emitió una orden que aprobaba el procedimiento para emitir y recibir facturas electrónicas. Pero para obtener un efecto económico real del uso de tecnologías sin papel, es importante convertir todo el flujo de documentos* a formato electrónico. La empresa 1C está dispuesta a ofrecer a sus usuarios estas oportunidades.

Código Fiscal de la Federación de Rusia

Arte. 169 del Código Fiscal de la Federación de Rusia en su versión enmendada. Ley Federal de 27 de julio de 2010 No. 229-FZ).

Ley Federal No. 63-FZ de 10 de enero de 2002 No. 1-FZ

de fecha 25/04/2011 No. 50n

Avanzamos hacia el intercambio de documentos electrónicos con contrapartes

La necesidad de pasar a tecnologías sin papel se viene gestando en la economía desde hace mucho tiempo. La introducción del intercambio de documentos electrónicos con contrapartes tiene un efecto económico positivo: reducir los costos de las organizaciones en consumibles, servicios postales, mantener un archivo de documentos en papel (costos de papel, personal, alquiler de espacio para el archivo, etc.), reducir tiempo para el procesamiento e intercambio de datos, reducción del número de errores, capacidad de búsqueda rápida el documento requerido en el archivo electrónico.

Ahora el Estado está haciendo mucho en esta dirección. En 2002 se aprobó la Ley "Sobre Firma Digital Electrónica", que estableció el significado legal de los documentos electrónicos firmados con firma electrónica. Lamentablemente, las disposiciones de esta ley no se aplicaban a las facturas, sobre las cuales existía una disposición especial en el Código Fiscal de la Federación de Rusia. Esta restricción ya ha sido levantada.

El verano pasado, se realizaron cambios en el Código Fiscal de la Federación de Rusia, que prevén la posibilidad de redactar y emitir facturas en formato electrónico con el consentimiento mutuo de las partes de la transacción y la disponibilidad de medios y capacidades técnicos para recibir y procesar dichas facturas. facturas (artículo 169 del Código Fiscal de la Federación de Rusia modificado por la Ley Federal del 27 de julio de 2010 No. 229-FZ).

El 6 de abril de 2011, el Presidente de la Federación de Rusia firmó la Ley Federal Nº 63-FZ "Sobre Firmas Electrónicas". La nueva ley tiene como objetivo eliminar las deficiencias de la actual Ley Federal del 10 de enero de 2002 No. 1-FZ "Sobre Firmas Digitales Electrónicas", así como ampliar el ámbito de uso de las firmas electrónicas.

Y finalmente, el 25 de mayo de 2011, se emitió la orden del Ministerio de Finanzas de Rusia de 25 de abril de 2011 No. 50n “Sobre la aprobación del Procedimiento para emitir y recibir facturas en formato electrónico a través de canales de telecomunicaciones utilizando una firma digital electrónica”. registrado en el Ministerio de Justicia de Rusia (número de registro 20860).

El Ministerio de Justicia de Rusia ha registrado el procedimiento para emitir y recibir facturas electrónicas

El procedimiento establece que la emisión y recepción de facturas en formato electrónico se realiza a través de uno o más operadores de gestión documental electrónica con medios técnicos compatibles. Tenga en cuenta que el uso de facturas electrónicas solo está permitido mediante acuerdo mutuo de las partes de la transacción. Por tanto, el uso de documentos electrónicos es un derecho, no una obligación, de las contrapartes. El Procedimiento especifica qué día se considera fecha de emisión y fecha de recepción de las facturas electrónicas, y regula el procedimiento para realizar subsanaciones a las mismas.

El procedimiento entra en vigor desde el momento de su publicación oficial (cláusula 2 de la orden del Ministerio de Finanzas de Rusia de 25 de abril de 2011 No. 50n). De hecho, se puede utilizar después de la aparición de operadores acreditados de gestión de documentos electrónicos* y la aprobación por parte del Servicio Federal de Impuestos de Rusia de los formatos de facturas, un registro de facturas recibidas y emitidas, un libro de compras y un libro de ventas en formato electrónico. formulario (párrafo 2 del inciso 9 del artículo 169 del Código Fiscal de la Federación de Rusia) .

Nota:
* El procedimiento de acreditación de empresas como operadores de gestión de documentos electrónicos debe ser aprobado por el Servicio Federal de Impuestos de Rusia. Luego de la acreditación de los operadores, se acordará con ellos el correspondiente mecanismo de intercambio y luego se apoyará en los programas económicos de la empresa 1C.

En los programas económicos de la empresa 1C se implementará la posibilidad de elaborar y emitir facturas en formato electrónico previa aprobación de los documentos y formatos anteriores.

La introducción de las facturas electrónicas sirvió de incentivo para el uso más amplio posible de otros documentos contables, fiscales y financieros en formato electrónico.

Intercambio de documentos electrónicos con contrapartes en "1C:Enterprise 8"

Ya en el programa 1C: Trade Management 8 se ha implementado la posibilidad de intercambiar documentos, cuyo procedimiento de intercambio no está regulado por la ley (por ejemplo, facturas, facturas, catálogos de productos, listas de precios, pedidos, incluidos documentos en formato libre). . El intercambio directo "Vendedor - Comprador" es posible desde el programa (a través de correo electrónico o un directorio de archivos compartido en el servidor).

Al desarrollar un mecanismo para intercambiar documentos electrónicos en 1C:Enterprise 8, la tarea era implementar un mecanismo simple de configuración e intercambio con la interfaz más conveniente. Los documentos se firman digitalmente y se envían al destinatario con solo hacer clic en un botón. Si los participantes en el intercambio acuerdan entre ellos que no todos los documentos enviados deben ser legalmente significativos, entonces para ciertos tipos de documentos es posible no utilizar una firma electrónica.

Para facilitar su uso, el sistema tiene un sistema de pistas incorporado (paso a paso), que informa al usuario sobre lo siguiente acción necesaria cuando se trabaja con un documento electrónico.

Para comodidad de los usuarios, el programa también implementa:

• configuración flexible de pasos para trabajar con documentos electrónicos en modo usuario;
• generación de un documento electrónico en varios formatos generalmente aceptados especificados por el usuario;
• vincular el certificado de firma a determinados tipos de documentos electrónicos firmados, así como comprobar la exactitud del certificado de firma al enviar o recibir;
• seguimiento automático de la versión actual del documento electrónico según el documento del sistema contable;
• ver la lista de todos los documentos electrónicos con sus breves características en relación con el documento del sistema contable;
• mantener un registro detallado de eventos sobre acciones con documentos electrónicos;
• ver el contenido de un documento electrónico en la pantalla en un formato impreso familiar para el usuario, instalar una firma digital o enviarlo al autor del documento para su revisión, así como la posibilidad de cargar un documento electrónico con firmas digitales instaladas en un directorio en disco;
• Comparación de 2 versiones de documentos electrónicos.
• un formulario ergonómico separado para procesar documentos electrónicos preparados para firma, desglosados ​​​​por certificados de firma de los empleados responsables de la organización;
• Generación automática de un documento del sistema contable en base al contenido del documento electrónico recibido.

En el futuro, el intercambio de documentos electrónicos con contrapartes se implementará en otras soluciones de la plataforma 1C:Enterprise 8.

En conclusión, observamos una vez más que con la introducción del intercambio de documentos electrónicos con las contrapartes, es posible mejorar el nivel de calidad del procesamiento y el intercambio. actualizar informacion, reduzca la cantidad de errores encontrados durante la entrada "manual", así como también reduzca la intensidad de mano de obra y el tiempo de procesamiento de documentos.

Si hace unos años se podía decir que la forma electrónica de intercambio de información es de interés para los empresarios avanzados, hoy podemos decir con seguridad que el flujo de documentos electrónicos entre organizaciones es de naturaleza global y hoy es la forma más rápida y productiva de intercambio. información.

¿Qué es y cómo funciona el flujo de documentos electrónicos entre organizaciones?

La gestión de documentos electrónicos (EDF) es una forma de interacción entre contrapartes utilizando medios de comunicación electrónicos, tecnologías modernas legalmente establecidas y técnicamente respaldadas.

El sistema de flujo de documentos entre contrapartes ha pasado por muchas etapas, pero este formato de transferencia de información comenzó a implementarse activamente cuando los fondos extrapresupuestarios y las autoridades fiscales establecieron requisitos para la generación y presentación de informes no solo en papel, sino también en formato electrónico. .

Con el tiempo, los usuarios apreciaron las ventajas del método electrónico de procesamiento y transmisión de información a las contrapartes y el flujo de documentos en formato electrónico se volvió integral.

Flujo de documentos electrónicos entre organizaciones: pros y contras

El mundo empresarial ha apreciado los beneficios de la gestión de documentos electrónicos y hoy en día se utiliza no solo para interactuar con las autoridades reguladoras, sino también como una forma de intercambiar información comercial con socios comerciales, así como para transferir información dentro de la empresa.

Las ventajas de este tipo de intercambio de información con contrapartes incluyen:

aumentar la velocidad de resolución de problemas y transacciones de liquidación;

eficiencia, capacidad de control y análisis;

optimización del tiempo de trabajo del personal;

Reducción de costos por trabajos de procesamiento de documentos.

Sin embargo, no se pueden ignorar algunas desventajas del EDI. Básicamente se refieren a un sistema, un producto de software que proporciona ciclos de información, lo que también tiene sus desventajas. En total, las desventajas incluyen:

imposibilidad de realizar ajustes y adiciones después del envío del documento. Para corregir errores, el usuario deberá utilizar un procedimiento más complejo: enviar la carta de presentación correspondiente de notificación y un documento nuevo corregido a la contraparte;

El software no se actualiza automáticamente; debe adquirir actualizaciones adicionales del sistema a medida que estén disponibles.

Cómo funciona el sistema

Definamos qué es el flujo de documentos electrónicos entre organizaciones, cómo funciona y qué es necesario para su eficaz funcionamiento.

Actualmente, la gestión de documentos electrónicos es un sistema para trabajar con documentos en modo tecnológico "sin papel", a partir del cual los originales se generan directamente en formato electrónico, en un campo opcional especial.

El elemento principal del sistema es un documento electrónico.

Para garantizar la funcionalidad efectiva del sistema y garantizar su viabilidad:

la contraparte potencial también debe estar conectada al sistema de gestión de documentos electrónicos;

entre las partes que interactúan debe garantizarse la disponibilidad técnica para el intercambio de documentos en formato electrónico;

las acciones de las partes deben estar coordinadas e interconectadas.

Para que un documento creado electrónicamente adquiera significado legal, debe:

ajustarse a un formato específico;

Estar certificado con la firma de un funcionario o persona responsable.

¿Qué documentos intervienen en el EDI?

Tres tipos de documentos están sujetos a intercambio electrónico:

documentación formalizada: redactada en formularios estandarizados regulados por la legislación de la Federación de Rusia (por ejemplo, UPD, factura, certificado de finalización, etc.);

documentos informales firmados con una sola firma: la contraparte remitente (correspondencia comercial, notificaciones, cartas de presentación, etc.);

Documentos informales firmados simultáneamente por varios participantes del sistema.

Cómo organizar el flujo de documentos electrónicos entre organizaciones.

Para organizar el trabajo del EDI y garantizar su eficacia, es necesario desarrollar y registrar todos los matices técnicos en un acto regulatorio local: un Reglamento especial sobre el EDI.

El sistema EDI puede implicar documentos administrativos y contables de diversos grados de importancia y confidencialidad. Teniendo esto en cuenta, en el Reglamento, al enumerar la lista de documentos sujetos al sistema de circulación electrónica, es necesario indicar cuáles de ellos están certificados mediante firma electrónica simple y cuáles reforzada de un funcionario. Asimismo, el Reglamento deberá contener una lista de personas autorizadas para firmar documentos generados electrónicamente.

Después de la coordinación y aprobación del Reglamento, los usuarios del sistema de gestión documental deberán resolver una serie de cuestiones organizativas:

seleccionar un operador de EDF y celebrar un acuerdo con él;

organizar un archivo electrónico, para el almacenamiento posterior de los documentos electrónicos recibidos y copias de los enviados;

ingresar información sobre la transición a la gestión de documentos electrónicos en el local acto normativo– Las políticas contables de la empresa, habiéndolas emitido como complemento al documento;

proporcionar equipo técnico para la operación del sistema;

resolver otros problemas organizacionales.

¿Qué se necesita para el flujo de documentos electrónicos entre organizaciones?

Para ingresar como participante en el sistema EDF, los usuarios deben:

conectarse al operador EDF;

adquirir (o registrar uno existente en el sistema) un certificado de firma electrónica, así como una herramienta de protección criptográfica;

junto con el operador, conecte a sus contrapartes potenciales a su propio servicio;

informar a sus contrapartes sobre cómo conectarse como participante en el sistema EDI;

celebrar acuerdos con contrapartes sobre el intercambio de documentos e información electrónicamente a través del sistema EDI.

Director General Adjunto de Taxkom LLC

La gran mayoría de los contadores utilizan programas informáticos especializados y envían informes electrónicos a la oficina de impuestos y a los fondos. Entonces, ¿por qué no comunicarse “electrónicamente” con sus contrapartes? ¿Por qué imprimir montones de papel cuando puedes crear y almacenar documentos electrónicos? Una empresa que ofrece servicios de gestión de documentos electrónicos nos dijo cómo hacerlo.

Igor Vladimirovich, díganos qué es la gestión de documentos electrónicos.

I.V. Murashkintsev: La gestión de documentos electrónicos es una forma de organizar el trabajo con documentos, cuando la mayor parte de sus originales se generan en formato electrónico, sin el uso de soportes en papel. Tenga en cuenta que con dicho flujo de documentos, los originales se crean en formato electrónico y no solo copias electrónicas de documentos en papel. Los documentos electrónicos en formatos aprobados se pueden compilar en la mayoría de los programas de contabilidad. Pero para que un documento electrónico sea legalmente significativo, no solo debe cumplir con los formatos aprobados y tener detalles obligatorios, sino también estar firmado con firma electrónica.

Una vez creado un documento, puede firmarlo inmediatamente con una firma electrónica en muchos programas de contabilidad, aunque no en todos.

Si se envía un documento electrónico a una contraparte, deberá enviarse de conformidad con el procedimiento para el intercambio de documentos electrónicos.

¿Qué tipo de procedimiento es este para el intercambio de documentos electrónicos? ¿Qué tipo de firma electrónica debe firmarse un documento electrónico?

Agradecemos al jefe de contabilidad de LLC “Firma “ANIS-98”” por el tema de entrevista propuesto. Olga Vladimirovna Saltykova, Moscú.

I.V. Murashkintsev: Este orden será diferente para diferentes documentos. Las facturas electrónicas tienen requisitos especiales y más estrictos. Deberán estar firmados con firma electrónica cualificada reforzada y enviados a través de un operador de gestión de documentos electrónicos Orden aprobada. Por Orden del Ministerio de Hacienda de 25 de abril de 2011 No. 50n.

Una firma electrónica cualificada mejorada es un análogo del sello de una organización junto con la firma de la persona responsable. Se acompaña de un certificado de clave de verificación cualificada. Sólo los centros de certificación acreditados pueden emitir este tipo de firmas electrónicas. Ley de 6 de abril de 2011 No. 63-FZ. Documentos que fueron firmados con firma digital electrónica según la antigua Ley EDS, que dejará de tener validez a partir del 1 de julio. Ley de 10 de enero de 2002 No. 1-FZ, se consideran firmados con firma electrónica cualificada reforzada.

En determinadas industrias, por ejemplo en la producción de joyas, es aconsejable transferir a través de un operador no solo los documentos externos, sino también algunos internos de la organización. Por lo general, no es necesario firmar los documentos internos con una firma cualificada mejorada. A discreción de la propia organización, una firma electrónica reforzada no cualificada o incluso una simple puede ser suficiente.

Los centros de certificación también emiten firmas no calificadas mejoradas y pueden ser más económicas que las calificadas. Una firma simple es un cifrado o contraseña que permite identificar al creador del documento. Puede agregar dicha firma usando programa de computadora y requerirá menos gastos que comprar una firma mejorada.

Los documentos externos, excepto las facturas, se pueden enviar a las contrapartes mediante un simple correo electrónico. Por acuerdo de las partes, podrán firmarse con firma electrónica reforzada cualificada o no cualificada reforzada. Pero es más conveniente utilizar un sistema especial de gestión de documentos electrónicos, ya que le permite recibir instantáneamente una notificación de que su socio ha recibido un documento. Él, a su vez, puede firmarlo inmediatamente y enviárselo.

¿Cuál es la mejor manera de empezar a implementar la gestión documental electrónica?

I.V. Murashkintsev: Normalmente, las empresas que tienen muchas contrapartes y un gran volumen de flujo de documentos externos deciden pasar al uso de documentos electrónicos. Dado que el intercambio de documentos electrónicos, en particular facturas, sólo es posible mediante acuerdo mutuo de las partes cláusula 1 art. 169 Código Fiscal de la Federación de Rusia, primero debe discutir la posibilidad de cambiar a la gestión de documentos electrónicos con sus contrapartes habituales. Luego debe seleccionar un operador de gestión de documentos electrónicos y celebrar un acuerdo con él. La lista de operadores de gestión de documentos electrónicos incluidos en la Red Fiduciaria del Servicio de Impuestos Federales está publicada en Sitio web del Servicio de Impuestos Federales .

¿Qué criterios debe buscar al elegir un operador?

I.V. Murashkintsev: Como regla general, los operadores de gestión de documentos electrónicos brindan la oportunidad de intercambiar documentos electrónicos con varias contrapartes en modo de prueba. Durante dicha "operación de prueba" podrá comprender qué interfaz es más conveniente para usted y si será fácil combinar su programa de contabilidad con el sistema de gestión de documentos del operador.

Cuanto más difícil sea combinar un programa de contabilidad con un sistema de gestión de documentos electrónicos, mayor será el coste de implementar el sistema. Preste también atención al precio del envío de documentos electrónicos. Normalmente los gastos de envío son los mismos que en comunicaciones móviles: Paga el “llamante”, es decir, el remitente del documento electrónico. Los documentos electrónicos a menudo deben enviarse en conjunto. En este caso, puede haber un cargo por el envío de un paquete de documentos, por ejemplo una factura y un certificado de finalización del trabajo o una factura.

¿Es necesario celebrar simultáneamente un acuerdo con un centro de certificación, una organización que emite firmas electrónicas?

I.V. Murashkintsev: Esto es obligatorio para el flujo de documentos externos. El centro de certificación debe proporcionar firmas electrónicas a todos los participantes en el flujo de documentos. Las empresas que envían informes electrónicamente ya han celebrado acuerdos de este tipo. Si utiliza únicamente el flujo de documentos interno, entonces depende de su deseo. Los documentos internos se pueden firmar con una simple firma electrónica y, en este caso, no es necesario celebrar un acuerdo con una autoridad de certificación.

¿Pueden las contrapartes utilizar diferentes sistemas de gestión de documentos electrónicos? ¿O es posible recibir documentos sólo si su socio los envió a través del mismo operador?

I.V. Murashkintsev: Actualmente, lamentablemente, no existe roaming interno entre operadores. Por tanto, para poder recibir documentos es necesario conectarse con el mismo operador que la empresa que envía los documentos. Entonces, si sus contrapartes trabajan a través de diferentes operadores, para poder intercambiar documentos con las contrapartes deberá celebrar un acuerdo con cada uno de los operadores.

Esperamos que el roaming funcione durante este año y luego sea posible aceptar documentos enviados a través de otros operadores.

¿Es necesario estipular por separado el uso de un sistema de gestión de documentos electrónicos en los contratos con las contrapartes?

I.V. Murashkintsev: No, no tienes que hacer esto. Basta con intercambiar correos electrónicos regulares (no es necesario que estén certificados con firma electrónica) o cartas en papel por fax, donde se confirma el acuerdo para utilizar documentos electrónicos. Carta del Ministerio de Hacienda de 01.08.2011 No. 03-07-09/26. O, por ejemplo, una de las contrapartes puede invitar a otra a través de su operador, como ocurre al invitar a “amigos” en en las redes sociales, y el otro es aceptar esta invitación. Sin embargo, si su contraparte no desea recibir documentos electrónicamente, deberá continuar enviándoles documentos en papel.

Bueno, nos pusimos de acuerdo con nuestros socios, elegimos un operador o incluso varios operadores. ¿Qué hacer a continuación?

I.V. Murashkintsev: Ahora necesitamos adaptar los procesos comerciales de la empresa a la implementación de la gestión de documentos electrónicos cuando trabajamos con contratistas:

desarrollar y aprobar un procedimiento para la gestión de documentos electrónicos;
nombrar a los responsables de su mantenimiento;
organizar un archivo electrónico de documentos recibidos y enviados;
prescribir en la política contable las reglas para la creación, recepción y almacenamiento de documentos electrónicos, nombrar a los responsables de la generación y firma de documentos electrónicos.

Cada empleado autorizado a firmar documentos electrónicos debe contar con una firma electrónica, ya que no puede transferir su firma a otras personas.

¿Necesito imprimir y almacenar documentos electrónicos en papel?

I.V. Murashkintsev: No, no es necesario, aunque muchos siguen haciéndolo a la antigua usanza. Todos los documentos electrónicos enviados y recibidos se almacenan en un archivo electrónico. Y su archivo electrónico debe estar organizado de tal manera que, si es necesario, por ejemplo, a solicitud de la inspección tributaria, pueda encontrar rápidamente los documentos solicitados y enviarlos a la inspección electrónicamente, de la misma manera que ahora se transmiten los informes electrónicos. .

Y si la oficina tributaria o el auditor solicita una copia en papel de un documento electrónico, ¿quedará claro que se trata de una copia del documento electrónico y que el documento electrónico está firmado por las partes?

I.V. Murashkintsev: Puede imprimir el documento electrónico y recibir una copia en papel. De esta copia se imprimirá automáticamente que es una copia en papel de un documento electrónico y que el original fue firmado electrónicamente por las partes. Una copia en papel, si está debidamente ejecutada, es decir, certificada con la firma y sello de la organización o notariada, se puede utilizar de la misma forma que una copia del documento en papel original.

¿Se pueden crear todos los documentos electrónicamente?

I.V. Murashkintsev: Los documentos se pueden crear tanto en papel como en formato electrónico. Si un documento electrónico está firmado con firma electrónica cualificada, equivale a un documento en papel firmado a mano. cláusula 5 art. 9 de la Ley de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ; cláusula 1 art. 6 de la Ley de 06/04/2011 No. 63-FZ. Existen formatos electrónicos aprobados por el Servicio de Impuestos Federales para la factura, la carta de porte TORG-12 y el certificado de finalización de obra. Se pueden crear otros documentos en cualquier formato, como texto o pdf.

Pero hay un documento que hay que redactar en papel. Esta es una carta de porte. Todavía no es posible ofrecer la posibilidad de leerlo electrónicamente mientras viaja.

Además, los documentos que regulan la relación entre empleador y empleado, por ejemplo, una solicitud de empleo o un contrato de trabajo, también deben redactarse en papel.

¿Cuáles son los requisitos para los equipos y computadoras conectados al sistema de gestión de documentos electrónicos?

I.V. Murashkintsev: Lo mismo que para las computadoras desde donde se envían los informes electrónicos a la oficina de impuestos y otras autoridades reguladoras. Cada lugar de trabajo conectado al sistema de gestión de documentos electrónicos debe tener un canal de Internet estable y debe estar instalado el programa Crypto-Pro u otro programa similar para trabajar con claves electrónicas.

¿Qué peligros pueden surgir al crear y enviar documentos electrónicos y cómo evitarlos?

I.V. Murashkintsev: En mi opinión, no existen peligros graves. Lo único es que hay que tener mucho cuidado, hacer todo a tiempo y no cometer errores en los documentos electrónicos, especialmente en las facturas. Las normas para la emisión y envío de facturas son muy estrictas. Y para corregir el error en la factura enviada, deberá reenviar la factura corregida.

Pero no puede registrar una nueva factura utilizando una fecha que ya pasó.

La numeración continua de facturas se produce en el programa de contabilidad. No importa si envía facturas en papel o electrónicas y si utiliza uno o más transportistas.

¿Cuál es el costo aproximado de envío y recepción de un documento electrónico?

I.V. Murashkintsev: Apenas está apareciendo un precio estable en el mercado para estos servicios. Hoy puede oscilar entre 1 y 5 rublos. para enviar un documento electrónico. Algunos operadores cobran además una tarifa de suscripción. Recibir documentos electrónicos suele ser gratuito.

En cualquier caso, resulta más económico que enviar documentos por correo ordinario, especialmente en largas distancias. Además, reduce el costo de impresión y almacenamiento de documentos en papel.

Según reseñas de empresas que han comenzado a implementar la gestión de documentos electrónicos, los ahorros al cambiar al intercambio electrónico de documentos con contrapartes pueden ascender a aproximadamente el 2% de la facturación bruta de la empresa.

Si una empresa planea cambiar a la gestión de documentos electrónicos, nuestras recomendaciones le ayudarán a crear un plan de acción. Le dirán cómo negociar con los contratistas, elegir un proveedor y preparar al personal para los cambios en el trabajo.

Si una empresa va a cambiar a la gestión de documentos electrónicos (EDF) con contrapartes, evalúe de antemano qué parte de los documentos podrá transmitirse electrónicamente. De esto dependen la escala del proyecto, el plan de trabajo del mismo, los costos laborales y los gastos de la empresa.

Cómo elaborar un plan de trabajo para la transición a la gestión documental electrónica con contratistas

Divida el trabajo sobre la transición de la empresa a la gestión de documentos electrónicos en bloques:

• cuestiones organizativas;
• contrapartes;
• flujo de documentos;
• personal;
• proveedor;
• presupuesto.

Enumere qué tareas se completarán dentro de cada bloque (ver.

). Ajuste la lista si es necesario. Supongamos que es posible que una empresa no necesite automatización: es conveniente realizar un seguimiento del estado del registro de documentos a través del sistema de contabilidad de la empresa, pero si el volumen de flujo de documentos no es grande, los costos de automatización no se amortizarán.

Decida usted mismo en qué orden realizar los pasos anteriores. Algunos trabajos se pueden realizar simultáneamente, por ejemplo, desarrollar materiales de presentación para el personal y negociar con los contratistas.

Cómo negociar con las contrapartes sobre la transición a la gestión de documentos electrónicos

Divida las contrapartes de la empresa en cuatro grupos. Cada grupo deberá adoptar un enfoque especial para acordar la transición a la gestión de documentos electrónicos. Es posible que no todas las contrapartes estén de acuerdo, tendrá que continuar intercambiando documentos en papel con ellas o terminar la cooperación.

Contrapartes importantes que utilizan la gestión de documentos electrónicos. Estas empresas ya trabajan con sus proveedores, quizás no con las organizaciones con las que su empresa pretende cooperar. Puede actuar con contrapartes de este grupo de la siguiente manera:

1. Considere si es aconsejable celebrar un acuerdo con el proveedor con el que coopera el comprador (proveedor).

2. Descubra si existe roaming entre el proveedor previsto de su empresa y el proveedor de la contraparte.

3. Invite a la contraparte a celebrar un acuerdo con el proveedor elegido por su empresa.

Contrapartes importantes que no utilizan la gestión de documentos electrónicos. Si el comprador (proveedor) se niega a utilizar la gestión de documentos electrónicos y no es rentable para la empresa dejar de cooperar con él, proceda de acuerdo con uno de los escenarios:

1. Uso con dicha contraparte .

2. Concierte una cita e intente convencerles de que utilicen la gestión documental electrónica.

Prometa que será tolerante con posibles deficiencias y ayudará a establecer el flujo de documentos electrónicos al trabajar con su empresa.

Pequeñocontrapartes que utilizan la gestión de documentos electrónicos. A este grupo de compradores y proveedores se les pueden aplicar las mismas opciones que a las contrapartes importantes. Pero es recomendable realizar negociaciones en forma de correspondencia para no perder más tiempo. Si no se puede llegar a un acuerdo, puede ser más fácil rechazar la cooperación.

Pequeñocontrapartes que no utilizan la gestión de documentos electrónicos. Si el comprador (proveedor) no es uno de los socios clave de la empresa, intente motivarlo para que utilice la gestión de documentos electrónicos con un proveedor que le resulte conveniente. Opciones:

1. Anuncie que, por ejemplo, desde el inicio del nuevo trimestre, su empresa acepta y envía documentos únicamente en formato electrónico.

2. Cobrar una comisión si la contraparte pierde y envió duplicados; multa si presentó los documentos originales después de la fecha límite. Aplicar tales medidas en relación con los compradores (proveedores) que no entregan los papeles a tiempo.

Para las pequeñas empresas que intercambian documentos en papel, conviene preparar una presentación clara. Si las contrapartes comprenden los matices de la gestión de documentos electrónicos, será más fácil convencerlas de que cambien su procedimiento de trabajo. Difícilmente es posible reunirse con todos los pequeños compradores y proveedores de la empresa, por lo que la presentación convencerá.

Cómo elegir un proveedor de gestión de documentos electrónicos

Si una empresa tiene muchas contrapartes, lo más probable es que tenga que trabajar con varios proveedores. Intente minimizar el número de estos últimos.

Elija proveedores:

• con quién ya están trabajando las contrapartes de la empresa y a quién se le puede transferir un volumen significativo de transacciones;
• que tienen roaming máximo;
• que puede utilizar los certificados de firma de la empresa (si los hubiera).

No es necesario tener en cuenta el factor precio. Si el proveedor no tiene roaming con los proveedores de sus contrapartes, no es adecuado, incluso si sus servicios son más baratos.

Cómo formalizar el flujo documental de la empresa.

Antes de pasar a la gestión de documentos electrónicos, es necesario formalizar el movimiento de documentos de la empresa. Redacte o ajuste si es necesario:

1. Relación de documentos que utiliza la empresa cuando trabaja con contrapartes.

2. Lista actual de funcionarios involucrados en el flujo de documentos. Por favor indique quién:

• crea un documento – lo carga en la cuenta personal del proveedor;
• firma el documento. Estos empleados necesitarán un nombre de usuario y contraseña para ingresar a su cuenta personal y certificados de firma electrónica;
• controla la firma del documento por parte de la contraparte;
• imprime el documento y lo archiva en una carpeta o lo guarda en el servidor de la empresa.

Esta lista debe actualizarse constantemente. Tan pronto como un empleado se marcha, su firma electrónica debe cancelarse y expedirse a la persona recién nombrada.

Elaborar y documentar en el reglamento interno un cronograma para el movimiento de documentos desde el momento de su creación hasta su envío al archivo (ver. ).

Cómo preparar al personal de la empresa para la transición a la gestión documental electrónica

Con qué rapidez y éxito la empresa cambiará a , depende de los empleados. Para evitar que saboteen el proyecto, es importante no forzarlos, sino convencerlos de los beneficios de la innovación.

Un elemento de coste importante a la hora de implementar la gestión de documentos electrónicos es el pago por el tiempo de trabajo de los empleados, que dedicarán a la formación para trabajar en nuevo sistema y resolución de situaciones de emergencia. Llevar a cabo esfuerzos centralizados de divulgación y capacitación para reducir estos costos.

Comience a explicar y capacitar con anticipación cuando la gerencia decida cambiar a la gestión de documentos electrónicos. Organizar una presentación explicando los principios de trabajo para todo el personal de la empresa, incluidos los empleados que no participan en la gestión de documentos electrónicos.

Preste especial atención a la formación de los firmantes. Cree instrucciones claras y detalladas para ellos, preferiblemente con capturas de pantalla: a qué sitio ir, qué información ingresar y dónde, qué botones presionar y en qué momento, cómo trabajar con el certificado de firma.

Los siguientes argumentos ayudarán a convencer a los empleados de que apoyen el proyecto de introducir la gestión de documentos electrónicos:

• En cuanto al nivel de responsabilidad de un funcionario, una firma electrónica no se diferencia de una física;
• La gestión de documentos electrónicos le permite crear y procesar documentos rápidamente. No es necesario llamar para averiguar cuándo la contraparte firmará y enviará el documento requerido;
• Los documentos no se perderán. Será más fácil encontrarlos.

Cómo planificar los costes de implementar la gestión documental electrónica

consta de las siguientes partes:

1. El coste de los servicios del proveedor es de 10.000 a 20.000 rublos. por año, depende de plan tarifario. Infórmate de los precios y presupuesto de los mismos.

2. El coste de un certificado de firma electrónica es de 1.000 a 2.000 rublos. por año, depende del plan tarifario del fabricante del certificado.

3. Salarios de los empleados: pago adicional o costo del tiempo que el personal dedicará fuera de sus funciones directas. Los costos dependen de la duración de las tareas y del costo de una hora de trabajo de los empleados.

Los siguientes tipos de trabajo requerirán mucha mano de obra: reuniones y conversaciones telefónicas con contratistas, preparación de presentaciones e instrucciones para contratistas y empleados de su empresa, capacitación de empleados, resolución de situaciones de emergencia (ver. ). Planifique cuánto tiempo llevará.

Presupuestar no sólo los salarios de los empleados, sino también sus contribuciones sociales.

4. El costo de la automatización depende de las tareas que la empresa quiera resolver, la complejidad de su implementación y el costo de una hora de trabajo de desarrollador.

Preparado a partir de materiales.