ელექტრონული დოკუმენტების მართვა (EDF)- ელექტრონული ფორმით წარდგენილ დოკუმენტებთან მუშაობის ავტომატიზირებული პროცესების კომპლექტი ქაღალდის მედიის გამოყენების გარეშე.

ელექტრონული დოკუმენტები დამტკიცებული ფორმებით არის ყველა სააღრიცხვო პროგრამის შემადგენელი ნაწილი, მაგრამ იმისთვის, რომ ელექტრონული დოკუმენტი იურიდიულად იყოს აღიარებული, ის ხელმოწერილი უნდა იყოს ელექტრონული ხელმოწერით.

ელექტრონული დოკუმენტების სახეები

ელექტრონული ხელმოწერით ხელმოწერილი ელექტრონული დოკუმენტი შეიძლება გამოყენებულ იქნას, თუ რუსეთის ფედერაციის კანონმდებლობა არ შეიცავს პირდაპირ აკრძალვას მისი გამოყენების შესახებ.

ამრიგად, კონტრაქტები, სხვადასხვა ინვოისები, განცხადებები, ანგარიშები, განცხადებები, ასევე მიწოდების შენიშვნები, აქტები და ინვოისები შეიძლება იყოს ელექტრონული დოკუმენტები.

ასევე, ელექტრონული დოკუმენტები იყოფა არაფორმალურ დოკუმენტებად და ფორმალიზებულ დოკუმენტებად.

არაფორმალური დოკუმენტები - წერილები, ხელშეკრულებები, მინდობილობები, ტექნიკური დოკუმენტაცია და სხვა კორესპონდენცია - თავისუფალია სახელმწიფოს მხრიდან მკაცრი რეგულირებისგან.

ცალკე ფორმალიზებული დოკუმენტებისთვის საკანონმდებლო აქტებიდადგენილია მკაცრი მოთხოვნები გადაცემის ფორმატისა და რეგულაციების მიმართ.

ოფიციალური დოკუმენტი არის ფედერალური საგადასახადო სამსახურის ფორმატის მიხედვით შექმნილი დოკუმენტი.

ფორმალიზებული დოკუმენტები პირდაპირ გავლენას ახდენს საგადასახადო გამოთვლების სიზუსტეზე, ამიტომ მათთვის მნიშვნელოვანია გადარიცხვის ყველა პროცედურის დაცვა.

ფორმალიზებული დოკუმენტებია, მაგალითად, ელექტრონული ინვოისები.

ზოგიერთი პირველადი დოკუმენტისთვის, რუსეთის ფედერალურმა საგადასახადო სამსახურმა შეიმუშავა რეკომენდირებული ფორმატი ზედნადებისთვის TORG-12 ფორმაში და მომსახურების მიღების მოწმობა (სამუშაო).

იმისდა მიუხედავად, რომ მითითებულია ასეთი დოკუმენტების რეკომენდებული ფორმატი, ეს ის ფორმატია, რომლითაც კომპანიებმა ეს დოკუმენტები ელექტრონულად უნდა გაგზავნონ საგადასახადო სამსახურის მოთხოვნით, თუ საჭიროა საშემოსავლო გადასახადის ხარჯების დადასტურება.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის პარამეტრები

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის ორგანიზების ორი ვარიანტი არსებობს. პირველი არის კონტრაგენტებთან ელექტრონული დოკუმენტების მართვის შესახებ ხელშეკრულების დადება და ელექტრონული ხელმოწერით ხელმოწერილი დოკუმენტების გაცვლა ელექტრონული ფოსტით. ამ შემთხვევაში, შეგიძლიათ გამოიყენოთ მარტივი ელექტრონული ხელმოწერა.

მეორე ვარიანტია ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ორგანიზება სპეციალური ოპერატორის მეშვეობით.

ამ მეთოდით კომპანია უერთდება ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლის წესებს და შეუძლია კონტრაგენტებთან გაცვალოს როგორც ფორმალიზებული დოკუმენტები (რომელზეც რუსეთის ფედერალურმა საგადასახადო სამსახურმა ოფიციალურად დაამტკიცა ფორმატი), ასევე არაფორმალური (კონტრაქტები, ხელშეკრულებები, შერიგების ანგარიშები და ა.შ. .).

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის ძირითადი ფუნქციები

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის ძირითადი ფუნქციებია:

საბუთების რეგისტრაცია;

კონტროლი დოკუმენტების შესრულებაზე;

დირექტორიების შექმნა და მათთან მუშაობა;

ქაღალდისა და ელექტრონული დოკუმენტების გადაადგილების კონტროლი, დოკუმენტებთან მუშაობის ისტორიის შენარჩუნება;

დოკუმენტის დეტალების შექმნა და რედაქტირება;

საწარმოს დოკუმენტური ნაკადის შესახებ ანგარიშების გენერირება;

დოკუმენტების იმპორტი ფაილური სისტემიდან და ინტერნეტიდან;

დოკუმენტის შექმნა პირდაპირ სისტემიდან შაბლონზე დაყრდნობით (პირდაპირი ინტეგრაცია);

მუშაობა დოკუმენტის ვერსიებთან, კომპლექსურ მრავალკომპონენტიან და მრავალფორმატიან დოკუმენტებთან, დანართებთან;

დოკუმენტების ელექტრონული განაწილება;

საქაღალდეებში დოკუმენტებთან მუშაობა;

დოკუმენტების მიღება სკანირებისა და ამოცნობის გზით.

ინფორმაციის წვდომისა და დოკუმენტების დამუშავების ხარჯების შემცირება.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის უპირატესობები

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ძირითადი უპირატესობები მოიცავს შემდეგს:

დოკუმენტების ცენტრალიზებული, სტრუქტურირებული და სისტემატიზებული შენახვა ელექტრონულ არქივში;

ქაღალდის ანგარიშ-ფაქტურების დაბეჭდვის, საფოსტო და შენახვის ხარჯების შემცირება;

ერთიანი მიდგომა დოკუმენტის გენერირებისა და დამუშავების პროცედურებთან (რეგისტრაცია, დამტკიცება და ა.შ.);

დოკუმენტების მიწოდების, რეგისტრაციისა და დამტკიცების დროის შემცირება;

დოკუმენტების ხელმოწერის სიჩქარე;

ნებისმიერი ოპერაციების განხორციელების შესაძლებლობა დოკუმენტებთან ონლაინ რეჟიმში მთელი საათის განმავლობაში: ძებნა, ჩამოტვირთვა, დაბეჭდვა, შერიგება, უარყოფა, ასევე თვალყური ადევნეთ მათ მოძრაობას;

დოკუმენტების სწრაფი ძებნა.

ბირჟის კონფიდენციალურობა უზრუნველყოფილია დოკუმენტის დაშიფვრით.

ელექტრონული ციფრული ხელმოწერა (EDS) უზრუნველყოფს ხელმომწერის იდენტიფიკაციას და გადაცემული დოკუმენტების მთლიანობას.

მიწოდება ელექტრონული დოკუმენტებიგარანტირებულია დოკუმენტების ნაკადის ოპერატორის მიერ.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვა

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის მუშაობისთვის, თქვენ უნდა:

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის პროცედურის შემუშავება და დამტკიცება;

დანიშნოს მის შენარჩუნებაზე პასუხისმგებელი პირები;

მიღებული და გაგზავნილი დოკუმენტების ელექტრონული არქივის ორგანიზება;

სააღრიცხვო პოლიტიკაში განსაზღვროს ელექტრონული დოკუმენტების შექმნის, მიღებისა და შენახვის წესები, დანიშნოს ელექტრონული დოკუმენტების წარმოქმნასა და ხელმოწერაზე პასუხისმგებელი პირები.

თითოეულ თანამშრომელს, რომელიც უფლებამოსილია ხელი მოაწეროს ელექტრონულ დოკუმენტებს, უნდა ჰქონდეს ელექტრონული ხელმოწერა.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის შექმნის შემდეგ, ორგანიზაციას არ შეუძლია დაბეჭდოს დოკუმენტები, მაგრამ შეინახოს ისინი ელექტრონულ არქივში.

საჭიროების შემთხვევაში, არქივში შენახული დოკუმენტები შეიძლება დაიბეჭდოს ინსპექტორებისთვის და წარადგინოს მხარეთა ელექტრონული ხელმოწერებით ხელმოწერილი დოკუმენტი, ჯერ მათი სათანადოდ დამოწმებული.

EDI (ელექტრონული დოკუმენტების მართვა): დეტალები ბუღალტერისთვის

• ჩვენ შევდივართ EDI-ს ეპოქაში

  სერვისი "1C-EDO". "1C-EDO"-ს უპირატესობები "1C-EDO" სერვისი ყველაზე მომგებიანია... ახორციელებენ ერთჯერადი გადაზიდვას EDO-ს საშუალებით, "1C-EDO" სერვისი ხელმისაწვდომია გადახდის გარეშე. ... EDF მონაწილის იდენტიფიკატორი“. EDF პარამეტრების პროფილის შექმნა EDF პარამეტრების პროფილი შექმნის შემდეგ... გადადით „EDF-ის კონფიგურაციაზე“. EDF პარამეტრები ფანჯარაში, რომელიც იხსნება, თქვენ უნდა... გაცვალოთ დოკუმენტები EDF-ის მეშვეობით EDF პარამეტრების სიაში გაგზავნილი "EDF პარამეტრები"... ნაჩვენებია მარეგულირებელი ორგანოები. EDI არქივი EDI სისტემის გამოყენებით, ორგანიზაციები ამცირებენ ხარჯებს...

• თქვენი ელექტრონული ფოსტის მისამართისა და EDF ოპერატორის შეცვლისას, თქვენ უნდა აცნობოთ საგადასახადო ორგანოებს

  და არსებობს რამდენიმე შეთანხმება EDF ოპერატორებთან, ასე რომ მათთან კომუნიკაცია... . თუ კომპანია გადაწყვეტს EDF ოპერატორის შეცვლას, როგორც წესი, იცვლება ელექტრონულიც... -6/19884@. საგადასახადო ორგანოებს ასევე უნდა ეცნობოთ EDF ოპერატორის ცვლილების შესახებ.

• სალიზინგო კომპანიასთან მუშაობისას ელექტრონულ დოკუმენტების მენეჯმენტთან დაკავშირების 8 არგუმენტი

  რომელიც გაცემულია ნებისმიერი აკრედიტებული EDF ოპერატორის მიერ. – ბაზარზე ბევრი ოპერატორია. ...როგორც ორიგინალები. თავად EDI პროცესი რეგულირდება კანონებით რუსეთის ფედერაციადა... და ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის (EDF) მხარდაჭერა მოიჯარეებთან და არის... რომელიც გაცემულია ნებისმიერი აკრედიტებული EDF ოპერატორის მიერ. – ბაზარზე ბევრი ოპერატორია... მარტივი პროცედურა. როგორც წესი, EDF ოპერატორი უზრუნველყოფს წვდომას პირადი ფართობი... 2018 წელს EDF ოპერატორის სპეციალისტები პროგნოზირებენ იურიდიულად მნიშვნელოვანი ნაკადის ზრდას...

• პასუხისმგებლობა საგადასახადო დეკლარაციის დაგვიანებით წარდგენაზე

  ელექტრონული დოკუმენტების მართვის (EDF) ოპერატორთან დადოს ხელშეკრულება საგადასახადო ორგანოსთან EDI-ს მიწოდების მომსახურების გაწევის შესახებ; ან მიაწოდეთ... EDF-ის უფლებამოსილება ფედერალურ საგადასახადო სამსახურთან უფლებამოსილ წარმომადგენელს (შუამავალს...), რომელსაც აქვს შეთანხმება EDF ოპერატორთან და კვალიფიციური გადამოწმების გასაღების სერტიფიკატი...

• ელექტრონული ანგარიშგების სისტემის არჩევის თავისებურებები

  EDI ანგარიშგების სისტემებს გვთავაზობენ რამდენიმე დეველოპერი. ყველა პროგრამული უზრუნველყოფა...? EDI ანგარიშგების სისტემებს გვთავაზობენ რამდენიმე დეველოპერი. თითოეულ პროგრამულ... სერვისს გვთავაზობს EDF-ის ასზე მეტი ოპერატორი. თითოეულ მათგანს აქვს... გადაწყვეტილებების სტატუსი, რომლებიც ორიენტირებულია სხვადასხვა EDI ამოცანებზე. რაც შეეხება ოპერატორის არჩევანს...

• რა უნდა იცოდეთ ელექტრონული ხელმოწერის შესახებ მის განხორციელებამდე

  ელექტრონული დოკუმენტების მართვის (EDF) ოპერატორის პლატფორმაზე და ყველა ქმედება, რათა გამოიყენოს... გაცვალე დოკუმენტები, და რომელ EDF ოპერატორს იყენებს პარტნიორების უმეტესობა, რათა მაქსიმალურად გაზარდოს... * EDF ოპერატორის მეშვეობით გადაცემული დოკუმენტების რაოდენობა გარე კონტრაგენტებზე. რა ცვლილებები ელის...

2011 წლის მაისის ბოლოს ფინანსთა სამინისტრომ კიდევ ერთი ნაბიჯი გადადგა ელექტრონული დოკუმენტების მართვის განხორციელებისკენ - გამოიცა ბრძანება, რომლითაც დამტკიცდა ელექტრონული ანგარიშ-ფაქტურების გაცემისა და მიღების პროცედურა. მაგრამ იმისათვის, რომ მიიღოთ რეალური ეკონომიკური ეფექტი ქაღალდის გარეშე ტექნოლოგიების გამოყენებით, მნიშვნელოვანია დოკუმენტების მთელი ნაკადის* ელექტრონულ ფორმაში გადაყვანა. 1C კომპანია მზადაა თავის მომხმარებლებს მიაწოდოს ასეთი შესაძლებლობები.

რუსეთის ფედერაციის საგადასახადო კოდექსი

Ხელოვნება. რუსეთის ფედერაციის საგადასახადო კოდექსის 169 შესწორებული. 2010 წლის 27 ივლისის ფედერალური კანონი No229-FZ).

ფედერალური კანონი No63-FZ 2002 წლის 10 იანვარი No1-FZ

დათარიღებული 25.04.2011 No50n

ჩვენ მივდივართ კონტრაგენტებთან ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლისკენ

უქაღალდის ტექნოლოგიებზე გადასვლის აუცილებლობა ეკონომიკაში დიდი ხანია მწიფდება. კონტრაგენტებთან ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლის დანერგვას აქვს დადებითი ეკონომიკური ეფექტი: ამცირებს ორგანიზაციების ხარჯებს სახარჯო მასალაზე, საფოსტო მომსახურებაზე, ქაღალდზე დოკუმენტების არქივის შენარჩუნებას (ქაღალდის ხარჯები, პერსონალი, არქივის ფართის დაქირავება და ა.შ.), ამცირებს. მონაცემთა დამუშავებისა და გაცვლის დრო, შეცდომების რაოდენობის შემცირება, სწრაფი ძიების შესაძლებლობა საჭირო დოკუმენტიელექტრონულ არქივში.

ახლა სახელმწიფო ამ მიმართულებით ბევრს აკეთებს. 2002 წელს მიღებულ იქნა კანონი „ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის შესახებ“, რომელმაც დაადგინა ელექტრონული ხელმოწერით ხელმოწერილი ელექტრონული დოკუმენტების სამართლებრივი მნიშვნელობა. სამწუხაროდ, ამ კანონის დებულებები არ ვრცელდებოდა ინვოისებზე, რის შესახებაც არსებობდა სპეციალური დებულება რუსეთის ფედერაციის საგადასახადო კოდექსში. ეს შეზღუდვა ახლა მოხსნილია.

გასულ ზაფხულს, ცვლილებები განხორციელდა რუსეთის ფედერაციის საგადასახადო კოდექსში, რომელიც ითვალისწინებდა ინვოისების ელექტრონული ფორმით შედგენისა და გაცემის შესაძლებლობას გარიგების მხარეების ურთიერთშეთანხმებით და ტექნიკური საშუალებებისა და შესაძლებლობების ხელმისაწვდომობას ასეთის მიღებისა და დამუშავებისთვის. ინვოისები (რუსეთის ფედერაციის საგადასახადო კოდექსის 169-ე მუხლი, შესწორებული 2010 წლის 27 ივლისის ფედერალური კანონი No229-FZ).

2011 წლის 6 აპრილს რუსეთის ფედერაციის პრეზიდენტმა ხელი მოაწერა ფედერალურ კანონს No63-FZ „ელექტრონული ხელმოწერების შესახებ“. ახალი კანონი მიზნად ისახავს მოქმედი ფედერალური კანონის 2002 წლის 10 იანვრის No1-FZ „ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის შესახებ“ ნაკლოვანებების აღმოფხვრას, ასევე ელექტრონული ხელმოწერების გამოყენების სფეროს გაფართოებას.

და ბოლოს, 2011 წლის 25 მაისს, რუსეთის ფინანსთა სამინისტროს 2011 წლის 25 აპრილის №50n ბრძანება „ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის გამოყენებით სატელეკომუნიკაციო არხების ელექტრონული ფორმით ანგარიშ-ფაქტურების გაცემისა და მიღების პროცედურის დამტკიცების შესახებ“. რეგისტრირებულია რუსეთის იუსტიციის სამინისტროში (რეგისტრაციის ნომერი 20860).

რუსეთის იუსტიციის სამინისტრომ ელექტრონული ანგარიშ-ფაქტურების გაცემისა და მიღების პროცედურა დაარეგისტრირა

პროცედურა ადგენს, რომ ანგარიშ-ფაქტურების ელექტრონული ფორმით გაცემა და მიღება ხორციელდება ერთი ან მეტი ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ოპერატორის მეშვეობით თავსებადი ტექნიკური საშუალებებით. გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ ელექტრონული ინვოისების გამოყენება დასაშვებია მხოლოდ გარიგების მონაწილე მხარეთა ურთიერთშეთანხმებით. ამრიგად, ელექტრონული დოკუმენტების გამოყენება კონტრაგენტების უფლებაა და არა ვალდებულება. პროცედურა ადგენს, თუ რომელი დღე ითვლება ელექტრონული ანგარიშ-ფაქტურების გაცემის და მიღების თარიღად და არეგულირებს მათში შესწორების შეტანის წესს.

პროცედურა ძალაში შედის ოფიციალური გამოქვეყნების მომენტიდან (რუსეთის ფინანსთა სამინისტროს 2011 წლის 25 აპრილის No50n ბრძანების მე-2 პუნქტი). სინამდვილეში, მისი გამოყენება შესაძლებელია ელექტრონული დოკუმენტების მართვის აკრედიტებული ოპერატორების* გამოჩენის შემდეგ და რუსეთის ფედერალური საგადასახადო სამსახურის მიერ ინვოისების ფორმატების, მიღებული და გაცემული ინვოისების ჟურნალის, შესყიდვების წიგნის და გაყიდვების წიგნის ელექტრონულად დამტკიცების შემდეგ. ფორმა (რუსეთის ფედერაციის საგადასახადო კოდექსის 169-ე მუხლის მე-9 პუნქტის მე-2 პუნქტი).

Შენიშვნა:
* კომპანიების, როგორც ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ოპერატორების აკრედიტაციის პროცედურა უნდა დაამტკიცოს რუსეთის ფედერალური საგადასახადო სამსახური. ოპერატორების აკრედიტაციის შემდეგ, შესაბამისი გაცვლის მექანიზმი შეთანხმებული იქნება მათთან და შემდეგ მხარდაჭერილი იქნება 1C კომპანიის ეკონომიკურ პროგრამებში.

1C კომპანიის ეკონომიკურ პროგრამებში ზემოაღნიშნული დოკუმენტებისა და ფორმატების დამტკიცების შემდეგ განხორციელდება ელექტრონული ფორმით ანგარიშ-ფაქტურების შედგენისა და გაცემის შესაძლებლობა.

ელექტრონული ანგარიშ-ფაქტურების შემოღება იყო სტიმული სხვა სააღრიცხვო, საგადასახადო და ფინანსური აღრიცხვის დოკუმენტების ელექტრონული ფორმით მაქსიმალურად ფართო გამოყენებისათვის.

ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლა კონტრაგენტებთან "1C:Enterprise 8"-ში

უკვე 1C: Trade Management 8 პროგრამამ დანერგა დოკუმენტების გაცვლის შესაძლებლობა, რომლის გაცვლის პროცედურა არ არის რეგულირებული კანონით (მაგალითად, ინვოისები, ინვოისები, პროდუქტების კატალოგები, ფასების სია, შეკვეთები, მათ შორის დოკუმენტები უფასო ფორმით) . პირდაპირი გაცვლა "გამყიდველი - მყიდველი" შესაძლებელია პროგრამიდან (ელ. ფოსტით ან სერვერზე არსებული ფაილების საზიარო დირექტორია).

1C:Enterprise 8-ში ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლის მექანიზმის შემუშავებისას, ამოცანა იყო მარტივი დაყენებისა და გაცვლის მექანიზმის დანერგვა ყველაზე მოსახერხებელი ინტერფეისით. დოკუმენტები ციფრულად არის ხელმოწერილი და მიმღებს ეგზავნება ღილაკის დაჭერით. თუ გაცვლის მონაწილეები ერთმანეთში შეთანხმდებიან, რომ ყველა გაგზავნილი დოკუმენტი არ უნდა იყოს იურიდიულად მნიშვნელოვანი, მაშინ გარკვეული ტიპის დოკუმენტებისთვის შესაძლებელია არ გამოიყენოთ ელექტრონული ხელმოწერა.

მოხერხებულობისთვის სისტემას აქვს ჩაშენებული მინიშნება სისტემა (ეტაპობრივად), რომელიც მომხმარებელს აცნობებს შემდეგს აუცილებელი მოქმედებაელექტრონულ დოკუმენტთან მუშაობისას.

მომხმარებლების მოხერხებულობისთვის პროგრამა ასევე მოიცავს:

• საფეხურების მოქნილი კონფიგურაცია ელექტრონულ დოკუმენტებთან მომხმარებლის რეჟიმში მუშაობისას;
• ელექტრონული დოკუმენტის გენერირება მომხმარებლის მიერ მითითებულ რამდენიმე ზოგადად მიღებულ ფორმატში;
• ხელმოწერის მოწმობის დაკავშირება გარკვეული სახის ხელმოწერილ ელექტრონულ დოკუმენტებთან, აგრეთვე ხელმოწერის მოწმობის სისწორის შემოწმება გაგზავნის ან მიღებისას;
• ელექტრონული დოკუმენტის მიმდინარე ვერსიის ავტომატური თვალყურის დევნება სააღრიცხვო სისტემის დოკუმენტის მიხედვით;
• ყველა ელექტრონული დოკუმენტის სიის ნახვა მათთან ერთად მოკლე მახასიათებლებისააღრიცხვო სისტემის დოკუმენტთან დაკავშირებით;
• ელექტრონული დოკუმენტებით მოქმედებების შესახებ მოვლენების დეტალური ჟურნალის შენარჩუნება;
• ელექტრონული დოკუმენტის შინაარსის ეკრანზე მომხმარებლისთვის ნაცნობი დაბეჭდილი სახით ნახვა, ციფრული ხელმოწერის დაყენება ან დოკუმენტის ავტორთან გაგზავნა გადასინჯვისთვის, აგრეთვე ელექტრონული დოკუმენტის დაყენებული ციფრული ხელმოწერების ატვირთვის შესაძლებლობა დირექტორია დისკზე;
• ელექტრონული დოკუმენტების 2 ვერსიის შედარება.
• ხელმოწერისთვის მომზადებული ელექტრონული დოკუმენტების დამუშავების ცალკე ერგონომიული ფორმა, გაყოფილი ორგანიზაციის პასუხისმგებელი თანამშრომლების ხელმოწერის მოწმობებით;
• სააღრიცხვო სისტემის დოკუმენტის ავტომატური გენერირება მიღებული ელექტრონული დოკუმენტის შიგთავსიდან გამომდინარე.

მომავალში, ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლა კონტრაგენტებთან განხორციელდება სხვა გადაწყვეტილებებში 1C:Enterprise 8 პლატფორმაზე.

დასასრულს, კიდევ ერთხელ აღვნიშნავთ, რომ კონტრაგენტებთან ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლის დანერგვით, შესაძლებელი ხდება დამუშავებისა და გაცვლის ხარისხის დონის გაუმჯობესება. უახლესი ინფორმაცია, შეამცირეთ შეცდომების რაოდენობა, რომლებიც წარმოიშვა „ხელით“ შეყვანისას, ასევე შეამცირეთ შრომის ინტენსივობა და დოკუმენტის დამუშავების დრო.

თუ რამდენიმე წლის წინ შეიძლება ითქვას, რომ ინფორმაციის გაცვლის ელექტრონული ფორმა საინტერესოა მოწინავე მეწარმეებისთვის, დღეს თამამად შეგვიძლია ვთქვათ, რომ ელექტრონული დოკუმენტების მოძრაობა ორგანიზაციებს შორის გლობალური ხასიათისაა და დღეს არის ყველაზე სწრაფი და პროდუქტიული გაცვლის საშუალება. ინფორმაცია.

რა არის და როგორ მუშაობს ელექტრონული დოკუმენტების მოძრაობა ორგანიზაციებს შორის?

ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტი (EDF) არის კონტრაგენტებს შორის ურთიერთქმედების საშუალება კომუნიკაციის ელექტრონული საშუალებების გამოყენებით, ლეგალურად დადგენილი და ტექნიკურად მხარდაჭერილი თანამედროვე ტექნოლოგიებით.

კონტრაგენტებს შორის დოკუმენტების ნაკადის სისტემამ მრავალი ეტაპი გაიარა, მაგრამ ინფორმაციის გადაცემის ამ ფორმატმა აქტიურად დაიწყო დანერგვა, როდესაც საბიუჯეტო სახსრები და საგადასახადო ორგანოები დააწესეს მოთხოვნებს ანგარიშების გენერირებისა და მიწოდებისთვის არა მხოლოდ ქაღალდზე, არამედ ელექტრონული ფორმითაც. .

დროთა განმავლობაში, მომხმარებლების მიერ შეფასდა ინფორმაციის დამუშავებისა და კონტრაგენტებისთვის ინფორმაციის გადაცემის ელექტრონული მეთოდის უპირატესობები და ელექტრონული ფორმატით დოკუმენტების ნაკადი გახდა ყოვლისმომცველი.

ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადი ორგანიზაციებს შორის: დადებითი და უარყოფითი მხარეები

ბიზნეს სამყარომ დააფასა ელექტრონული დოკუმენტების მართვის უპირატესობები და დღეს იგი გამოიყენება არა მხოლოდ მარეგულირებელ ორგანოებთან ურთიერთობისთვის, არამედ როგორც ბიზნეს ინფორმაციის გაცვლის გზა ბიზნეს პარტნიორებთან, ასევე კომპანიის შიგნით ინფორმაციის გადასაცემად.

ამ ტიპის ინფორმაციის გაცვლის უპირატესობები კონტრაგენტებთან მოიცავს:

საკითხების გადაწყვეტისა და ანგარიშსწორების ოპერაციების სიჩქარის გაზრდა;

ეფექტურობა, კონტროლისა და ანალიზის უნარი;

პერსონალის სამუშაო დროის ოპტიმიზაცია;

დოკუმენტების დამუშავების სამუშაოების ხარჯების შემცირება.

თუმცა, EDI-ს ზოგიერთი უარყოფითი მხარე არ შეიძლება იგნორირებული იყოს. ძირითადად, ისინი ეხება სისტემას - პროგრამულ პროდუქტს, რომელიც უზრუნველყოფს ინფორმაციის ციკლებს, რასაც ასევე აქვს თავისი ნაკლოვანებები. საერთო ჯამში, უარყოფითი მხარეები მოიცავს:

დოკუმენტის გაგზავნის შემდეგ კორექტირებისა და დამატებების შეტანის შეუძლებლობა. შეცდომების გამოსასწორებლად მომხმარებელს მოუწევს გამოიყენოს უფრო რთული პროცედურა - გაუგზავნოს შესაბამისი სამოტივაციო წერილი და ახალი, შესწორებული დოკუმენტი კონტრაგენტისთვის;

პროგრამული უზრუნველყოფა ავტომატურად არ განახლდება - თქვენ უნდა შეიძინოთ დამატებითი სისტემის განახლებები, როგორც კი ისინი ხელმისაწვდომი გახდება.

როგორ მუშაობს სისტემა

განვსაზღვროთ, რა არის ელექტრონული დოკუმენტური ნაკადი ორგანიზაციებს შორის, როგორ მუშაობს და რა არის საჭირო მისი ეფექტური მუშაობისთვის.

ამჟამად, ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტი არის დოკუმენტებთან მუშაობის სისტემა "უქაღალდის" ტექნოლოგიის რეჟიმში, რომლის საფუძველზეც ორიგინალები წარმოიქმნება უშუალოდ ელექტრონული ფორმით, სპეციალურ არჩევით ველში.

სისტემის მთავარი ელემენტია ელექტრონული დოკუმენტი.

სისტემის ეფექტური ფუნქციონირების უზრუნველსაყოფად და მისი სიცოცხლისუნარიანობის უზრუნველსაყოფად:

პოტენციური კონტრაგენტი ასევე დაკავშირებული უნდა იყოს დოკუმენტების მართვის ელექტრონულ სისტემასთან;

ურთიერთდამოკიდებულ მხარეებს შორის უზრუნველყოფილი უნდა იყოს ტექნიკური მზადყოფნა დოკუმენტების ელექტრონული ფორმით გაცვლისთვის;

მხარეთა ქმედებები უნდა იყოს კოორდინირებული და ურთიერთდაკავშირებული.

იმისთვის, რომ ელექტრონულად შექმნილმა დოკუმენტმა იურიდიული მნიშვნელობა შეიძინოს, უნდა:

შეესაბამება კონკრეტულ ფორმატს;

დამოწმებული იყოს თანამდებობის პირის ან პასუხისმგებელი პირის ხელმოწერით.

რა დოკუმენტებია ჩართული EDI-ში?

ელექტრონულ გაცვლას ექვემდებარება სამი სახის დოკუმენტი:

ოფიციალური დოკუმენტაცია - შედგენილი სტანდარტიზებული ფორმებით, რომლებიც რეგულირდება რუსეთის ფედერაციის კანონმდებლობით (მაგალითად - UPD, ინვოისი, დასრულების სერთიფიკატი და ა.შ.);

ერთი ხელმოწერით ხელმოწერილი არაფორმალური დოკუმენტები - გამგზავნი კონტრაგენტი (საქმიანი მიმოწერა, შეტყობინებები, სამოტივაციო წერილები და ა.შ.);

სისტემის რამდენიმე მონაწილე ერთდროულად ხელმოწერილი არაფორმალური დოკუმენტები.

როგორ მოვაწყოთ ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადი ორგანიზაციებს შორის

EDI-ს მუშაობის ორგანიზებისა და მისი ეფექტურობის უზრუნველსაყოფად აუცილებელია ყველა ტექნიკური ნიუანსის შემუშავება და რეგისტრაცია ადგილობრივ მარეგულირებელ აქტში - სპეციალურ EDI რეგულაციში.

EDI სისტემა შეიძლება მოიცავდეს სხვადასხვა ხარისხის მნიშვნელობისა და კონფიდენციალურობის ადმინისტრაციულ და ბუღალტრულ დოკუმენტებს. ამის გათვალისწინებით, რეგლამენტში, სადაც ჩამოთვლილია ელექტრონული მიმოქცევის სისტემას დაქვემდებარებული დოკუმენტების ჩამონათვალი, აუცილებელია მიეთითოს, რომელი მათგანია დამოწმებული თანამდებობის პირის მარტივი და რომელი გაძლიერებული ელექტრონული ხელმოწერით. ასევე, რეგლამენტი უნდა შეიცავდეს იმ პირთა სიას, რომლებსაც უფლება აქვთ ხელი მოაწერონ ელექტრონულად გენერირებულ დოკუმენტებს.

რეგლამენტის კოორდინაციისა და დამტკიცების შემდეგ, დოკუმენტების მართვის სისტემის მომხმარებლებს მოუწევთ გადაწყვიტონ მთელი რიგი ორგანიზაციული საკითხები:

შეარჩიეთ EDF ოპერატორი და დადეთ ხელშეკრულება მასთან;

ელექტრონული არქივის ორგანიზება - მიღებული და გაგზავნილი ელექტრონული დოკუმენტების ასლების შემდგომი შენახვისთვის;

შეიყვანეთ ინფორმაცია ელექტრონულ დოკუმენტების მართვაზე გადასვლის შესახებ ადგილობრივში ნორმატიული აქტი– საწარმოს სააღრიცხვო პოლიტიკა, რომელიც გაცემულია დოკუმენტის დამატებით;

უზრუნველყოს სისტემის მუშაობის ტექნიკური აღჭურვილობა;

სხვა ორგანიზაციული საკითხების გადაჭრა.

რა არის საჭირო ორგანიზაციებს შორის ელექტრონული დოკუმენტური ნაკადისთვის

იმისათვის, რომ შევიდნენ, როგორც EDF სისტემაში მონაწილე, მომხმარებლებმა უნდა:

დაკავშირება EDF ოპერატორთან;

შეიძინეთ (ან დაარეგისტრირეთ სისტემაში არსებული) ელექტრონული ხელმოწერის სერტიფიკატი, ასევე კრიპტოგრაფიული დაცვის ინსტრუმენტი;

ოპერატორთან ერთად დააკავშირეთ თქვენი პოტენციური კონტრაგენტები საკუთარ სერვისთან;

აცნობეთ თქვენს კონტრაქტორებს EDI სისტემაში მონაწილის დაკავშირების შესახებ;

დადოს ხელშეკრულებები კონტრაგენტებთან EDI სისტემის მეშვეობით დოკუმენტებისა და ინფორმაციის ელექტრონულად გაცვლის შესახებ.

შპს „ტაქსკომის“ გენერალური დირექტორის მოადგილე

ბუღალტერთა დიდი უმრავლესობა იყენებს სპეციალიზებულ კომპიუტერულ პროგრამებს და წარუდგენს ელექტრონულ ანგარიშებს საგადასახადო სამსახურსა და ფონდებში. მაშ, რატომ არ დაუკავშირდით თქვენს კონტრაქტორებს "ელექტრონულად"? რატომ ამობეჭდოთ ქაღალდის დასტა, როდესაც შეგიძლიათ ელექტრონული დოკუმენტების შექმნა და შენახვა? როგორ გავაკეთოთ ეს, გვითხრეს კომპანიამ, რომელიც უზრუნველყოფს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის მომსახურებას.

იგორ ვლადიმროვიჩ, გთხოვთ, გვითხარით, რა არის ელექტრონული დოკუმენტების მართვა?

ი.ვ. მურაშკინცევი:ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტი არის დოკუმენტებთან მუშაობის ორგანიზების საშუალება, როდესაც მათი ორიგინალების უმეტესი ნაწილი წარმოიქმნება ელექტრონული ფორმით, ქაღალდის მედიის გამოყენების გარეშე. გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ ასეთი დოკუმენტების ნაკადით, ორიგინალები იქმნება ელექტრონული ფორმით და არა მხოლოდ ქაღალდის დოკუმენტების ელექტრონული ასლები. ელექტრონული დოკუმენტები დამტკიცებულ ფორმატებში შეიძლება შედგეს უმეტეს სააღრიცხვო პროგრამებში. მაგრამ იმისთვის, რომ ელექტრონული დოკუმენტი იყოს იურიდიულად მნიშვნელოვანი, ის არა მხოლოდ უნდა შეესაბამებოდეს დამტკიცებულ ფორმატებს და ჰქონდეს სავალდებულო დეტალები, არამედ ხელმოწერილი იყოს ელექტრონული ხელმოწერით.

დოკუმენტის შექმნის შემდეგ, თქვენ შეგიძლიათ დაუყოვნებლივ მოაწეროთ ხელი ელექტრონული ხელმოწერით ბევრ, თუმცა არა ყველა, სააღრიცხვო პროგრამაში.

თუ ელექტრონული დოკუმენტი ეგზავნება კონტრაგენტს, ის უნდა გაიგზავნოს ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლის პროცედურის დაცვით.

როგორია ეს ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლის პროცედურა? რა სახის ელექტრონული ხელმოწერა უნდა იყოს ხელმოწერილი ელექტრონულ დოკუმენტზე?

მადლობას ვუხდით შპს "ფირმა "ANIS-98"-ის მთავარ ბუღალტერს ინტერვიუს შემოთავაზებული თემისთვის. ოლგა ვლადიმეროვნა სალტიკოვა,ქალაქი მოსკოვი.

ი.ვ. მურაშკინცევი:ეს ბრძანება განსხვავებული იქნება სხვადასხვა დოკუმენტისთვის. ელექტრონულ ინვოისებს აქვთ სპეციალური, უფრო მკაცრი მოთხოვნები. ისინი ხელმოწერილი უნდა იყოს გაძლიერებული კვალიფიციური ელექტრონული ხელმოწერით და გაიგზავნოს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ოპერატორის მეშვეობით შეკვეთა, დამტკიცებული. ფინანსთა სამინისტროს 2011 წლის 25 აპრილის No50n ბრძანებით..

გაძლიერებული კვალიფიციური ელექტრონული ხელმოწერა არის ორგანიზაციის ბეჭდის ანალოგი პასუხისმგებელი პირის ხელმოწერასთან ერთად. მას ახლავს კვალიფიციური დამადასტურებელი გასაღების სერტიფიკატი. ასეთი ელექტრონული ხელმოწერების გაცემა მხოლოდ აკრედიტებულ სასერტიფიკაციო ცენტრებს შეუძლიათ 2011 წლის 6 აპრილის კანონი No63-FZ. დოკუმენტები, რომლებიც ხელმოწერილი იყო ელექტრონული ციფრული ხელმოწერით ძველი EDS კანონის მიხედვით, რომელიც ძალაში აღარ იქნება 1 ივლისიდან. 2002 წლის 10 იანვრის კანონი No1-FZ, ითვლება ხელმოწერილად გაძლიერებული კვალიფიციური ელექტრონული ხელმოწერით.

გარკვეულ ინდუსტრიებში, მაგალითად, საიუველირო წარმოებაში, მიზანშეწონილია ოპერატორის მეშვეობით გადაიტანოთ ორგანიზაციის არა მხოლოდ გარე, არამედ ზოგიერთი შიდა დოკუმენტი. შიდა დოკუმენტებს, როგორც წესი, არ სჭირდება ხელმოწერა გაძლიერებული კვალიფიციური ხელმოწერით. თავად ორგანიზაციის შეხედულებისამებრ, გაძლიერებული არაკვალიფიციური ან თუნდაც მარტივი ელექტრონული ხელმოწერა შეიძლება იყოს საკმარისი.

გაძლიერებულ არაკვალიფიციურ ხელმოწერებს ასევე გასცემენ სასერტიფიკაციო ცენტრები და ისინი შეიძლება უფრო იაფი იყოს ვიდრე კვალიფიციურ ხელმოწერებს. მარტივი ხელმოწერა არის შიფრი ან პაროლი, რომელიც საშუალებას გაძლევთ ამოიცნოთ დოკუმენტის შემქმნელი. თქვენ შეგიძლიათ დაამატოთ ასეთი ხელმოწერა გამოყენებით კომპიუტერული პროგრამა, და ეს მოითხოვს ნაკლებ ხარჯს, ვიდრე გაუმჯობესებული ხელმოწერის შეძენა.

გარე დოკუმენტები, გარდა ინვოისებისა, შეიძლება გაიგზავნოს კონტრაგენტებს მარტივი ელექტრონული ფოსტით. მხარეთა შეთანხმებით, ისინი შეიძლება გაფორმდეს გაძლიერებული კვალიფიციური ან გაძლიერებული არაკვალიფიცირებული ელექტრონული ხელმოწერით. მაგრამ სპეციალური ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის გამოყენება უფრო მოსახერხებელია, რადგან ის საშუალებას გაძლევთ მყისიერად მიიღოთ შეტყობინება, რომ თქვენმა პარტნიორმა მიიღო დოკუმენტი. მას, თავის მხრივ, შეუძლია დაუყოვნებლივ მოაწეროს ხელი და გამოგიგზავნოთ.

რა არის საუკეთესო გზა ელექტრონული დოკუმენტების მართვის დანერგვის დასაწყებად?

ი.ვ. მურაშკინცევი:როგორც წესი, კომპანიები, რომლებსაც ჰყავთ მრავალი კონტრაგენტი და დიდი მოცულობის გარე დოკუმენტების ნაკადი, გადაწყვეტენ გადავიდნენ ელექტრონულ დოკუმენტებზე. ვინაიდან ელექტრონული დოკუმენტების, კერძოდ ინვოისების გაცვლა შესაძლებელია მხოლოდ მხარეთა ურთიერთშეთანხმებით მუხლი 1 მუხ. 169 რუსეთის ფედერაციის საგადასახადო კოდექსი, შემდეგ ჯერ თქვენ უნდა განიხილოთ დოკუმენტების ელექტრონულ მენეჯმენტზე გადასვლის შესაძლებლობა თქვენს რეგულარულ კონტრაგენტებთან. შემდეგ თქვენ უნდა აირჩიოთ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ოპერატორი და დადოთ ხელშეკრულება მასთან. განთავსებულია ფედერალური საგადასახადო სამსახურის ნდობის ქსელში შემავალი ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ოპერატორების სია ფედერალური საგადასახადო სამსახურის ვებგვერდი .

რა კრიტერიუმები უნდა მოძებნოთ ოპერატორის არჩევისას?

ი.ვ. მურაშკინცევი:როგორც წესი, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ოპერატორები იძლევა სატესტო რეჟიმში რამდენიმე კონტრაგენტთან ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლის შესაძლებლობას. ასეთი „საცდელი ოპერაციის“ დროს თქვენ შეძლებთ გაიგოთ რომელი ინტერფეისია თქვენთვის უფრო მოსახერხებელი და ადვილი იქნება თუ არა თქვენი სააღრიცხვო პროგრამის შეთავსება ოპერატორის დოკუმენტების მართვის სისტემასთან.

რაც უფრო რთული იქნება ბუღალტრული აღრიცხვის პროგრამის შეთავსება დოკუმენტების მართვის ელექტრონულ სისტემასთან, მით უფრო მაღალი იქნება სისტემის დანერგვის ღირებულება. გთხოვთ ყურადღება მიაქციოთ ელექტრონული დოკუმენტების გაგზავნის ფასსაც. როგორც წესი, მიწოდების ხარჯები იგივეა, რაც აქ მობილური კომუნიკაციები: იხდის „აბონენტი“, ანუ ელექტრონული დოკუმენტის გამგზავნი. ელექტრონული დოკუმენტები ხშირად უნდა გაიგზავნოს როგორც კომპლექტი. ამ შემთხვევაში, შეიძლება დაწესდეს საფასური დოკუმენტების პაკეტის გაგზავნისთვის, მაგალითად, ინვოისი და სამუშაოს დასრულების ცნობა ან ინვოისი.

აუცილებელია თუ არა ერთდროულად ხელშეკრულების გაფორმება სასერტიფიკაციო ცენტრთან - ორგანიზაციასთან, რომელიც გასცემს ელექტრონულ ხელმოწერებს?

ი.ვ. მურაშკინცევი:ეს სავალდებულოა გარე დოკუმენტების ნაკადისთვის. სასერტიფიკაციო ცენტრმა დოკუმენტური ნაკადის ყველა მონაწილე უნდა უზრუნველყოს ელექტრონული ხელმოწერით. კომპანიებს, რომლებიც ანგარიშებს ელექტრონულად წარადგენენ, უკვე აქვთ გაფორმებული ასეთი ხელშეკრულებები. თუ იყენებთ მხოლოდ შიდა დოკუმენტის ნაკადს, ეს დამოკიდებულია თქვენს სურვილზე. შიდა დოკუმენტების გაფორმება შესაძლებელია მარტივი ელექტრონული ხელმოწერით და ამ შემთხვევაში არ არის საჭირო ხელშეკრულების გაფორმება სერტიფიცირების ორგანოსთან.

შეუძლიათ თუ არა კონტრაგენტებს გამოიყენონ სხვადასხვა ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემები? ან შესაძლებელია თუ არა საბუთების მიღება მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ თქვენმა პარტნიორმა გაგზავნა ისინი იმავე ოპერატორის საშუალებით?

ი.ვ. მურაშკინცევი:ამჟამად, სამწუხაროდ, არ არსებობს შიდა როუმინგი ოპერატორებს შორის. ამიტომ, დოკუმენტების მისაღებად, თქვენ უნდა დაუკავშირდეთ იმავე ოპერატორს, როგორც კომპანიას, რომელიც აგზავნის დოკუმენტებს. ასე რომ, თუ თქვენი კონტრაგენტები მუშაობენ სხვადასხვა ოპერატორების მეშვეობით, კონტრაგენტებთან დოკუმენტების გასაცვლელად, თქვენ მოგიწევთ ხელშეკრულების დადება თითოეულ ოპერატორთან.

ვიმედოვნებთ, რომ როუმინგი ამ წლის განმავლობაში იმუშავებს და შემდეგ შესაძლებელი იქნება სხვა ოპერატორების მეშვეობით გაგზავნილი დოკუმენტების მიღება.

აუცილებელია თუ არა კონტრაგენტებთან ხელშეკრულებებში ცალ-ცალკე განისაზღვროს ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის გამოყენება?

ი.ვ. მურაშკინცევი:არა, თქვენ არ გჭირდებათ ამის გაკეთება. საკმარისია რეგულარული ელ.ფოსტის გაცვლა (არ არის საჭირო ელექტრონული ხელმოწერით დამოწმება) ან ქაღალდის წერილები ფაქსით, სადაც დასტურდება ელექტრონული დოკუმენტების გამოყენებაზე შეთანხმება. ფინანსთა სამინისტროს 01.08.2011წ No03-07-09/26 წერილი.. ან, მაგალითად, ერთ-ერთ კონტრაგენტს შეუძლია მოიწვიოს მეორე თავისი ოპერატორის მეშვეობით, როგორც ეს ხდება „მეგობრების“ მოწვევისას სოციალურ ქსელებშიდა მეორე არის ამ მოწვევის მიღება. თუმცა, თუ თქვენს კონტრაგენტს არ სურს დოკუმენტების ელექტრონულად მიღება, თქვენ უნდა გააგრძელოთ მათთვის ქაღალდის დოკუმენტების გაგზავნა.

ისე, ჩვენ შევთანხმდით ჩვენს პარტნიორებთან, ავირჩიეთ ოპერატორი ან თუნდაც რამდენიმე ოპერატორი. რა უნდა გააკეთოს შემდეგ?

ი.ვ. მურაშკინცევი:ახლა ჩვენ გვჭირდება კომპანიის ბიზნეს პროცესების ადაპტირება ელექტრონული დოკუმენტების მართვის განხორციელებასთან კონტრაქტორებთან მუშაობისას:

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის პროცედურის შემუშავება და დამტკიცება;
დანიშნოს მის შენარჩუნებაზე პასუხისმგებელი პირები;
მიღებული და გაგზავნილი დოკუმენტების ელექტრონული არქივის ორგანიზება;
სააღრიცხვო პოლიტიკაში განსაზღვროს ელექტრონული დოკუმენტების შექმნის, მიღებისა და შენახვის წესები, დანიშნოს ელექტრონული დოკუმენტების წარმოქმნასა და ხელმოწერაზე პასუხისმგებელი პირები.

თითოეულ თანამშრომელს, რომელიც უფლებამოსილია ხელი მოაწეროს ელექტრონულ დოკუმენტებს, უზრუნველყოფილი უნდა იყოს ელექტრონული ხელმოწერით, რადგან თქვენ არ შეგიძლიათ თქვენი ხელმოწერის გადაცემა სხვა პირებს.

მჭირდება ელექტრონული დოკუმენტების დაბეჭდვა და შენახვა ქაღალდის სახით?

ი.ვ. მურაშკინცევი:არა, ეს არ არის აუცილებელი, თუმცა ბევრი აგრძელებს ამას ძველებურად. ყველა გაგზავნილი და მიღებული ელექტრონული დოკუმენტი ინახება ელექტრონულ არქივში. და თქვენი ელექტრონული არქივი ისე უნდა იყოს ორგანიზებული, რომ საჭიროების შემთხვევაში, მაგალითად, საგადასახადო ინსპექციის მოთხოვნით, შეგიძლიათ სწრაფად იპოვოთ მოთხოვნილი დოკუმენტები და გაუგზავნოთ ისინი ინსპექტორატს ელექტრონულად, ისევე როგორც ახლა ელექტრონული ანგარიშგების გადაცემა ხდება. .

და თუ საგადასახადო სამსახური ან აუდიტორი ითხოვს ელექტრონული დოკუმენტის ქაღალდის ასლს, გაირკვევა, რომ ეს არის ელექტრონული დოკუმენტის ასლი და რომ ელექტრონულ დოკუმენტს მხარეები აწერენ ხელს?

ი.ვ. მურაშკინცევი:შეგიძლიათ დაბეჭდოთ ელექტრონული დოკუმენტი და მიიღოთ ქაღალდის ასლი. ეს ასლი ავტომატურად დაიბეჭდება, რომ ეს არის ელექტრონული დოკუმენტის ქაღალდის ასლი და ორიგინალს ხელი მოაწერეს ელექტრონულად მხარეებმა. ქაღალდის ასლი, თუ ის სწორად არის შესრულებული, ანუ დამოწმებული ორგანიზაციის ხელმოწერითა და ბეჭდით ან ნოტარიულად დამოწმებული, შეიძლება გამოყენებულ იქნას ისევე, როგორც ორიგინალური ქაღალდის დოკუმენტის ასლი.

შესაძლებელია თუ არა ყველა დოკუმენტის ელექტრონულად შექმნა?

ი.ვ. მურაშკინცევი:დოკუმენტების შექმნა შესაძლებელია როგორც ქაღალდის, ასევე ელექტრონული ფორმით. თუ ელექტრონულ დოკუმენტზე ხელმოწერილია კვალიფიციური ელექტრონული ხელმოწერით, ეს უდრის ქაღალდის ხელმოწერას. მუხლი 5 ხელოვნება. 2011 წლის 6 დეკემბრის No402-FZ კანონის 9; მუხლი 1 მუხ. 6 კანონის 04/06/2011 No63-FZ. არსებობს ფედერალური საგადასახადო სამსახურის მიერ დამტკიცებული ელექტრონული ფორმატები ინვოისისთვის, ზედნადები TORG-12 და სამუშაოს დასრულების სერთიფიკატი. სხვა დოკუმენტები შეიძლება შეიქმნას ნებისმიერ ფორმატში, როგორიცაა ტექსტი ან pdf.

მაგრამ არის დოკუმენტი, რომელიც უნდა იყოს შედგენილი ქაღალდზე. ეს არის საგზაო ბილეთი. მოგზაურობისას მისი ელექტრონულად წაკითხვის შესაძლებლობა ჯერ არ არის შესაძლებელი.

გარდა ამისა, დამსაქმებელსა და დასაქმებულს შორის ურთიერთობის მარეგულირებელი დოკუმენტები, მაგალითად, სამუშაო განაცხადი, სამუშაო ხელშეკრულება, ასევე უნდა იყოს შედგენილი ქაღალდის ფორმით.

რა მოთხოვნები აქვს ელექტრონულ დოკუმენტაციის მართვის სისტემასთან დაკავშირებულ აღჭურვილობასა და კომპიუტერებს?

ი.ვ. მურაშკინცევი:იგივეა რაც კომპიუტერებზე, საიდანაც ელექტრონული ანგარიშგება იგზავნება საგადასახადო ოფისში და სხვა მარეგულირებელ ორგანოებში. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემასთან დაკავშირებულ თითოეულ სამუშაო ადგილს უნდა ჰქონდეს სტაბილური ინტერნეტ არხი და დაინსტალირებული უნდა იყოს Crypto-Pro პროგრამა ან სხვა მსგავსი პროგრამა ელექტრონულ გასაღებებთან მუშაობისთვის.

რა საფრთხეები შეიძლება წარმოიშვას ელექტრონული დოკუმენტების შექმნისა და გაგზავნისას და როგორ ავიცილოთ თავიდან ისინი?

ი.ვ. მურაშკინცევი:ჩემი აზრით, სერიოზული საფრთხე არ არსებობს. ერთადერთი ის არის, რომ ძალიან ფრთხილად უნდა იყოთ, ყველაფერი დროულად გააკეთოთ და არ დაუშვათ შეცდომები ელექტრონულ დოკუმენტებში, განსაკუთრებით ინვოისებში. ანგარიშ-ფაქტურების გაცემისა და გაგზავნის წესები ძალიან მკაცრია. ხოლო წარდგენილ ინვოისში შეცდომის გამოსასწორებლად უნდა ხელახლა გაგზავნოთ შესწორებული ინვოისი.

მაგრამ თქვენ არ შეგიძლიათ განათავსოთ ახალი ინვოისი უკვე გასული თარიღის გამოყენებით.

ბუღალტრული აღრიცხვის პროგრამაში ხდება ინვოისების უწყვეტი ნუმერაცია. არ აქვს მნიშვნელობა, აგზავნით ქაღალდის ან ელექტრონულ ინვოისებს და იყენებთ თუ არა ერთ ან მეტ გადამზიდველს.

დაახლოებით რა ღირს ელექტრონული დოკუმენტის გაგზავნა და მიღება?

ი.ვ. მურაშკინცევი:ამ სერვისების ბაზარზე სტაბილური ფასი მხოლოდ ახლახან ჩნდება. დღეს ეს შეიძლება იყოს 1-დან 5 რუბლამდე. ერთი ელექტრონული დოკუმენტის გაგზავნისთვის. ზოგიერთი ოპერატორი დამატებით იხდის სააბონენტო გადასახადს. ელექტრონული დოკუმენტების მიღება ჩვეულებრივ უფასოა.

ნებისმიერ შემთხვევაში, ეს უფრო იაფია, ვიდრე დოკუმენტების გაგზავნა ჩვეულებრივი ფოსტით, განსაკუთრებით დიდ დისტანციებზე. გარდა ამისა, ქაღალდის დოკუმენტების ბეჭდვისა და შენახვის ხარჯების შემცირება.

კომპანიების მიმოხილვების მიხედვით, რომლებმაც დაიწყეს ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტის დანერგვა, დაზოგვამ, როდესაც კონტრაგენტებთან დოკუმენტების ელექტრონულად გაცვლაზე გადავიდა, შეიძლება შეადგინოს კომპანიის მთლიანი ბრუნვის დაახლოებით 2%.

თუ კომპანია გეგმავს ელექტრონულ დოკუმენტების მართვაზე გადასვლას, ჩვენი რეკომენდაციები დაგეხმარებათ სამოქმედო გეგმის შედგენაში. ისინი გეტყვიან, თუ როგორ უნდა მოაწყოთ მოლაპარაკება კონტრაქტორებთან, აირჩიოთ პროვაიდერი და მოამზადოთ პერსონალი სამუშაოში ცვლილებებისთვის.

თუ კომპანია აპირებს კონტრაგენტებთან ერთად ელექტრონულ დოკუმენტების მენეჯმენტზე (EDF) გადასვლას, წინასწარ შეაფასეთ დოკუმენტების რა ნაწილის ელექტრონულად გადაცემა იქნება შესაძლებელი. ამაზეა დამოკიდებული პროექტის მასშტაბები, მასზე სამუშაო გეგმა, შრომის ხარჯები და კომპანიის ხარჯები.

როგორ შევადგინოთ სამუშაო გეგმა კონტრაქტორებთან ელექტრონულ დოკუმენტების მართვაზე გადასვლისთვის

კომპანიის ელექტრონულ დოკუმენტების მართვაზე გადასვლაზე მუშაობა დაყავით ბლოკებად:

• საორგანიზაციო საკითხები;
• კონტრაგენტები;
• დოკუმენტის ნაკადი;
• პერსონალი;
• პროვაიდერი;
• ბიუჯეტი.

ჩამოთვალეთ რა ამოცანები შესრულდება თითოეულ ბლოკში (იხ.

). საჭიროების შემთხვევაში დაარეგულირეთ სია. დავუშვათ, რომ კომპანიას შეიძლება არ დასჭირდეს ავტომატიზაცია: მოსახერხებელია კომპანიის სააღრიცხვო სისტემის მეშვეობით დოკუმენტების რეგისტრაციის სტატუსის თვალყურის დევნება, მაგრამ თუ დოკუმენტების ნაკადის მოცულობა არ არის დიდი, მაშინ ავტომატიზაციის ხარჯები არ გადაიხდება.

თავად გადაწყვიტეთ რა თანმიმდევრობით შეასრულოთ ჩამოთვლილი პუნქტები. ზოგიერთი სამუშაო შეიძლება შესრულდეს ერთდროულად, მაგალითად, პერსონალისთვის საპრეზენტაციო მასალების შემუშავება და კონტრაქტორებთან მოლაპარაკება.

როგორ ვაწარმოოთ მოლაპარაკება კონტრაგენტებთან ელექტრონულ დოკუმენტების მართვაზე გადასვლაზე

დაყავით კომპანიის კონტრაგენტები ოთხ ჯგუფად. თითოეულ ჯგუფს მოუწევს განსაკუთრებული მიდგომა, რათა შეთანხმდეს ელექტრონულ დოკუმენტების მართვაზე გადასვლაზე. შესაძლებელია, რომ ყველა კონტრაგენტი არ დათანხმდეს, თქვენ მოგიწევთ მათთან ქაღალდის დოკუმენტების გაცვლა ან თანამშრომლობის შეწყვეტა.

მნიშვნელოვანი კონტრაგენტები, რომლებიც იყენებენ ელექტრონულ დოკუმენტების მართვას.ასეთი კომპანიები უკვე მუშაობენ თავიანთ პროვაიდერებთან, შესაძლოა არა იმ ორგანიზაციებთან, რომლებთანაც თქვენი კომპანია აპირებს თანამშრომლობას. თქვენ შეგიძლიათ იმოქმედოთ ამ ჯგუფის კონტრაგენტებთან შემდეგნაირად:

1. განიხილეთ, მიზანშეწონილია თუ არა ხელშეკრულების დადება პროვაიდერთან, რომელთანაც მყიდველი (მიმწოდებელი) თანამშრომლობს.

2. გაარკვიეთ არის თუ არა როუმინგი თქვენი კომპანიის დანიშნულ პროვაიდერსა და კონტრაგენტის პროვაიდერს შორის.

3. მოიწვიეთ კონტრაგენტი, რომ დადოს ხელშეკრულება თქვენი კომპანიის მიერ არჩეულ პროვაიდერთან.

მნიშვნელოვანი კონტრაგენტები, რომლებიც არ იყენებენ ელექტრონულ დოკუმენტების მართვას.თუ მყიდველი (მიმწოდებელი) უარს იტყვის ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტის გამოყენებაზე და კომპანიისთვის არ არის მომგებიანი მასთან თანამშრომლობის შეწყვეტა, გააგრძელეთ ერთ-ერთი სცენარის მიხედვით:

1. გამოიყენეთ ასეთ კონტრაგენტთან .

2. დანიშნეთ შეხვედრა და შეეცადეთ დაარწმუნოთ ისინი გამოიყენონ ელექტრონული დოკუმენტების მართვა.

გპირდებით, რომ ტოლერანტული იქნებით შესაძლო ხარვეზების მიმართ და დაგეხმარებით ელექტრონული დოკუმენტების ნაკადის ჩამოყალიბებაში თქვენს კომპანიასთან მუშაობისას.

Პატარაკონტრაგენტები, რომლებიც იყენებენ ელექტრონული დოკუმენტების მართვას.იგივე ვარიანტები შეიძლება გამოყენებულ იქნას მყიდველებისა და მომწოდებლების ამ ჯგუფზე, როგორც მნიშვნელოვან კონტრაგენტებთან მიმართებაში. მაგრამ მიზანშეწონილია მოლაპარაკებების წარმოება მიმოწერის სახით, რათა ზედმეტი დრო არ დაკარგოთ. თუ შეთანხმება ვერ მიიღწევა, თანამშრომლობაზე უარის თქმა უფრო ადვილი იქნება.

Პატარაკონტრაგენტები, რომლებიც არ იყენებენ ელექტრონულ დოკუმენტების მართვას.თუ მყიდველი (მიმწოდებელი) არ არის კომპანიის ერთ-ერთი მთავარი პარტნიორი, შეეცადეთ მოტივაცია გაუწიოთ მას, გამოიყენოს დოკუმენტების ელექტრონული მართვა თქვენთვის მოსახერხებელ პროვაიდერთან. Პარამეტრები:

1. გამოაცხადეთ, რომ, მაგალითად, ახალი კვარტალის დასაწყისიდან თქვენი კომპანია იღებს და აგზავნის დოკუმენტებს მხოლოდ ელექტრონული ფორმით.

2. მიიღეთ საკომისიო, თუ კონტრაგენტი წააგებს და გაგზავნილი დუბლიკატები; ჯარიმა, თუ მან წარადგინა ორიგინალური დოკუმენტები ვადის გასვლის შემდეგ. ასეთი ზომების გამოყენება მყიდველებთან (მიმწოდებლებთან) მიმართ, რომლებიც დროულად არ გადასცემენ საბუთებს.

მცირე კომპანიებისთვის, რომლებიც ცვლიან ქაღალდის დოკუმენტებს, ღირს მკაფიო პრეზენტაციის მომზადება. თუ კონტრაგენტებს ესმით ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ნიუანსი, უფრო ადვილი იქნება მათი დარწმუნება შეცვალონ სამუშაო პროცედურა. ძნელად შესაძლებელია კომპანიის ყველა მცირე მყიდველთან და მომწოდებლთან შეხვედრა, ამიტომ პრეზენტაცია დაარწმუნებს.

როგორ ავირჩიოთ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის პროვაიდერი

თუ კომპანიას ჰყავს ბევრი კონტრაგენტი, მაშინ, სავარაუდოდ, მას მოუწევს რამდენიმე პროვაიდერთან მუშაობა. შეეცადეთ მინიმუმამდე დაიყვანოთ ამ უკანასკნელთა რაოდენობა.

აირჩიეთ პროვაიდერები:

• ვისთან ერთად უკვე მუშაობენ კომპანიის კონტრაგენტები და ვისთანაც შეგიძლიათ გადარიცხოთ ტრანზაქციების მნიშვნელოვანი მოცულობა;
• რომლებსაც აქვთ მაქსიმალური როუმინგი;
• რომელსაც შეუძლია გამოიყენოს კომპანიის ხელმოწერის სერტიფიკატები (ასეთის არსებობის შემთხვევაში).

ფასის ფაქტორის გათვალისწინება არ არის საჭირო. თუ პროვაიდერს არ აქვს როუმინგი თქვენი კონტრაგენტების პროვაიდერებთან, ეს არ არის შესაფერისი, თუნდაც მისი მომსახურება უფრო იაფი იყოს.

როგორ დავაფიქსიროთ კომპანიის დოკუმენტების ნაკადი

ელექტრონულ დოკუმენტების მენეჯმენტზე გადასვლამდე საჭიროა კომპანიის დოკუმენტების გადაადგილების ფორმალიზება. საჭიროებისამებრ შეადგინეთ ან დაარეგულირეთ:

1. დოკუმენტების ჩამონათვალი, რომლებსაც კომპანია იყენებს კონტრაგენტებთან მუშაობისას.

2. დოკუმენტების მოძრაობაში ჩართული თანამდებობის პირების ამჟამინდელი სია. გთხოვთ მიუთითოთ ვინ:

• ქმნის დოკუმენტს - ატვირთავს მას პროვაიდერის პირად ანგარიშზე;
• ხელს აწერს დოკუმენტს. ამ თანამშრომლებს დასჭირდებათ შესვლა და პაროლი, რათა შეიყვანონ პირადი ანგარიში და ელექტრონული ხელმოწერის სერთიფიკატები;
• აკონტროლებს კონტრაგენტის მიერ დოკუმენტის ხელმოწერას;
• ბეჭდავს დოკუმენტს და ინახავს მას საქაღალდეში ან ინახავს კომპანიის სერვერზე.

ეს სია მუდმივად უნდა განახლდეს. თანამშრომელი წასვლისთანავე უნდა გაუქმდეს მისი ელექტრონული ხელმოწერა და გაიცეს ახლად დანიშნულ პირზე.

მოამზადეთ და შინაგანაწესში შეიყვანეთ დოკუმენტების გადაადგილების განრიგი შექმნის მომენტიდან არქივში გაგზავნამდე (იხ. ).

როგორ მოვამზადოთ კომპანიის პერსონალი ელექტრონულ დოკუმენტების მართვაზე გადასასვლელად

რამდენად სწრაფად და წარმატებით გადადის კომპანია , თანამშრომლებზეა დამოკიდებული. იმისათვის, რომ თავიდან აიცილონ პროექტის საბოტაჟი, მნიშვნელოვანია არა აიძულოთ, არამედ დაარწმუნოთ ისინი ინოვაციის სარგებლობაში.

ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტის დანერგვისას მნიშვნელოვანი ღირებულების პუნქტია თანამშრომლების სამუშაო დროის გადახდა, რომელსაც ისინი დახარჯავს ტრენინგზე სამუშაოდ. ახალი სისტემადა გადაუდებელი სიტუაციების მოგვარება. ამ ხარჯების შესამცირებლად ცენტრალიზებული ურთიერთობისა და ტრენინგის ძალისხმევა.

წინასწარ დაიწყეთ ახსნა და ტრენინგი – როცა მენეჯმენტმა გადაწყვიტა გადასულიყო დოკუმენტების ელექტრონულ მენეჯმენტზე. მოაწყეთ პრეზენტაცია, რომელშიც ახსნით მუშაობის პრინციპებს კომპანიის ყველა პერსონალისთვის, მათ შორის იმ თანამშრომლებისთვის, რომლებიც არ მონაწილეობენ ელექტრონული დოკუმენტების მართვაში.

განსაკუთრებული ყურადღება მიაქციეთ ტრენინგის ხელმომწერებს. შექმენით მათთვის მკაფიო და დეტალური ინსტრუქციები, სასურველია ეკრანის ანაბეჭდებით: რომელ საიტზე უნდა გადახვიდეთ, რა ინფორმაცია შეიყვანოთ და სად, რა ღილაკებს დააჭიროთ და რომელ მომენტში, როგორ ვიმუშაოთ ხელმოწერის სერტიფიკატთან.

შემდეგი არგუმენტები დაეხმარება დაარწმუნონ თანამშრომლები, მხარი დაუჭირონ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის დანერგვის პროექტს:

• თანამდებობის პირის პასუხისმგებლობის დონით ელექტრონული ხელმოწერა არაფრით განსხვავდება ფიზიკურისაგან;
• ელექტრონული დოკუმენტების მართვა საშუალებას გაძლევთ სწრაფად შექმნათ და დაამუშავოთ დოკუმენტები. თქვენ არ გჭირდებათ დარეკვა და იმის გარკვევა, თუ როდის მოაწერს ხელს კონტრაგენტი და გაგზავნის საჭირო დოკუმენტს;
• დოკუმენტები არ დაიკარგება. მათი პოვნა უფრო ადვილი იქნება.

როგორ დავგეგმოთ ელექტრონული დოკუმენტების მართვის დანერგვის ხარჯები

შედგება შემდეგი ნაწილებისგან:

1. პროვაიდერის მომსახურების ღირებულებაა 10,000–20,000 რუბლი. წელიწადში, დამოკიდებულია სატარიფო გეგმა. გაეცანით მათ ფასებს და ბიუჯეტს.

2. ელექტრონული ხელმოწერის მოწმობის ღირებულებაა 1000–2000 რუბლი. წელიწადში, დამოკიდებულია სერტიფიკატის მწარმოებლის სატარიფო გეგმაზე.

3. თანამშრომელთა ხელფასები - დამატებითი ანაზღაურება ან დროის ღირებულება, რომელსაც პერსონალი დახარჯავს არა უშუალო მოვალეობებზე. ხარჯები დამოკიდებულია დავალების ხანგრძლივობაზე და თანამშრომლის მუშაობის ერთი საათის ღირებულებაზე.

სამუშაოს შემდეგი ტიპები იქნება შრომატევადი: შეხვედრები და სატელეფონო საუბრები კონტრაქტორებთან, პრეზენტაციებისა და ინსტრუქციების მომზადება კონტრაქტორებისა და თქვენი კომპანიის თანამშრომლებისთვის, თანამშრომლების მომზადება, საგანგებო სიტუაციების მოგვარება (იხ. ). დაგეგმეთ რამდენი დრო დასჭირდება.

ბიუჯეტის არა მარტო თანამშრომელთა ხელფასები, არამედ სოციალური შენატანები მათგან.

4. ავტომატიზაციის ღირებულება - დამოკიდებულია ამოცანებზე, რომელთა გადაჭრაც სურს კომპანიას, მათი განხორციელების სირთულესა და დეველოპერის მუშაობის ერთი საათის ღირებულებაზე.

დამზადებულია მასალებისგან