Internrevision av ledningssystemet är en av nyckelprocesserna i ledningssystemet. Enligt västerländska experter, om sådana ledningssystem processer som

Ledningsansvar;

Korrigerande och förebyggande åtgärder;

Internrevisioner (inspektioner);

Dataanalys;

Kontinuerlig förbättring

felsöks och implementeras i enlighet med kraven i standarden kommer alla andra processer i kvalitetsledningssystemet och/eller miljöledningssystemet inte bara att fungera, utan också ständigt förbättras.

Under en internrevision kontrolleras att verksamheten i organisationens ledningssystem överensstämmer med kraven i vissa dokument. Dessutom, under förberedelseperioden för ledningssystemet för certifiering, utförs internrevision för att uppfylla kraven i standarden (till exempel ISO 9001, ISO 14001) och andra ISO-standarder (till exempel ISO 19011). Från det ögonblick då ledningssystemet certifierats, genomförs dock internrevision för överensstämmelse med de godkända dokumenten i ledningssystemet (kvalitetspolicy och mål, kvalitetsmanual, dokumenterade procedurer och dokument på lägre nivå).

Internrevision av ledningssystemet låter dig lösa följande uppgifter:

Bekräftelse av överensstämmelse av aktiviteter och deras resultat i ledningssystemet med fastställda krav;

Analys och eliminering av orsakerna till identifierade inkonsekvenser;

Förhindra uppkomsten av kvalitetsproblem;

Bekräftelse av genomförandet av korrigerande åtgärder;

Bedöma effektiviteten hos det fungerande ledningssystemet;

Fastställande av graden av förståelse hos personalen för de mål, mål och krav som fastställts av ledningssystemdokumenten;

Fastställande av sätt att ytterligare förbättra kvalitetsledningssystemet och/eller miljöledningssystemet som helhet och i dess individuella processer.

1.6.1. För- och nackdelar med internrevision jämfört med extern revision

Fördelarna med interna revisioner jämfört med externa inkluderar följande:

Internrevisorers kunskap om detaljerna i deras företag;

Frånvaro av fördomsfull attityd hos anställda vid granskade avdelningar gentemot internrevisorer, som inte uppfattas som utomstående till företaget;

Kunskap hos internrevisorer om specifika kommunikationskanaler som är verksamma i företaget;

Internrevisorers kunskap om informella ledare vars information kan vara mest användbar i revisionen;

Möjlighet att använda konfidentiell information i revisionsrapporter;

Frånvaro av tidspress under internrevision, vilket begränsar möjligheten till en mer detaljerad studie av det granskade objektet;

Oberoende av internrevisorernas arbete från arbetsschemat för anställda vid den granskade enheten;

Möjlighet att använda internrevisorer även som experter;

Relativt låga kostnader för att genomföra en internrevision. Nackdelarna med internrevision jämfört med extern revision inkluderar följande:

En mindre hög grad av objektivitet för slutsatser än med en extern revision på grund av internrevisorernas eventuella partiskhet mot vissa anställda i företaget;

Mindre hög intensitet i internrevisorernas arbete än under extern revision, på grund av mindre strikta tidsramar;

Kritik från internrevisorer uppfattas mer smärtsamt;

Kvalifikationsnivån för internrevisorer är vanligtvis lägre än utbildningsnivån för externa revisorer;

Resultaten av internrevisionen kan betraktas som mindre objektiv information om effektiviteten och effektiviteten hos företagets ledningssystem jämfört med en extern revision;

Resultaten av internrevisionen kan inte användas för att marknadsföra företaget;

Kostnaderna för internrevision bestäms mindre exakt än för extern revision.

Organisatoriska principer för internrevision av ledningssystemet

Organisationen av internrevision av ledningssystemet bör baseras på följande sju principer:

1. Principen om enhetlighet: varje specifik revision utförs enligt ett enda förfarande som officiellt fastställts av företagets ledning, vilket säkerställer dess ordning och reda, otvetydighet och jämförbarhet;

2. Systematisk princip: planering och genomförande av specifika revisioner av olika processer (funktioner, arbeten) i ledningssystemet bör utföras med hänsyn till deras etablerade strukturella relation;

3. Dokumentationsprincip: varje revision dokumenteras på ett visst sätt för att säkerställa säkerheten och jämförbarheten av information om det faktiska tillståndet för det granskade objektet;

4. Försiktighetsprincipen: varje revision är planerad, och personalen på den granskade enheten underrättas i förväg om syftet, omfattningen, tiden och metoderna för att genomföra revisionen, för att möjliggöra den mest fullständiga förberedelsen för revisionen och för att eliminera möjligheten för personal att undvika tillhandahållande och demonstration av alla nödvändiga uppgifter;

5. Regelbundenhetsprincipen: revisioner utförs med vissa intervall så att alla processer i ledningssystemet och alla avdelningar av företaget är föremål för ständig analys och utvärdering av företagsledningen;

6. Oberoendeprincipen: personer som utför revisionen bör inte bära direkt ansvar för det arbete som granskas och vara beroende av chefen för den granskade enheten för att eliminera möjligheten till partiska revisionsresultat;

7. Offentlighetsprincip: resultaten av varje revision måste vara öppna.

1.6.3. Genomföra en internrevision av kvalitetsledningssystemet och/eller miljöledningssystemet

Låt oss överväga en typisk procedur för att genomföra en internrevision av ett kvalitetsledningssystem, som presenteras i form av ett flödesdiagram (blockdiagram) i fig. 1.4.

Visat i fig. 1.4 i form av block 2, processen att "genomföra en revision", i sin tur, kan avbildas i form av ett blockschema (flödesdiagram) som presenteras i fig. 1.5.

Vid genomförande av en undersökning ska revisorn inhämta primär information om det granskade objektet i form av svar på frågor. Undersökningen kan genomföras genom en enkät eller under ett samtal (intervju) med anställda på den granskade enheten. I det här fallet rekommenderas revisorn att använda följande tretton rekommendationer för organisation och samtalsteknik:

1. Valet av samtalspartner bör göras bland dem som direkt utför den granskade verksamheten.

hålla ett introduktionsmöte; utföra en revision; hålla ett avslutande möte; utarbetande av en revisionsrapport; överlämnande av rapporten för godkännande; slutförande av rapporten;

spridning av rapporten till berörda parter; registrera revisionsresultat; utveckling av korrigerande åtgärder; eliminera orsakerna till avvikelser; inspektionskontroll; registrering av korrigerande åtgärder; informera intressenter om eliminering av bristande efterlevnad;

Ris. 1.4. Flödesschema (flödesschema) för internrevision.

2. När man planerar ett samtal är det nödvändigt att det handlar om:

En anställd (hans arbetsuppgifter och befogenheter, utbildningsnivå och yrkesutbildning);

Den aktivitet som utförs av den anställde (dess dokumentation, efterlevnad av arbetspraxis);

Anställds arbetsutrustning (utrustning, kontorsutrustning, deras överensstämmelse med kraven i dokumenterade procedurer eller arbetsinstruktioner);

Material som används i den anställdes arbete (dess överensstämmelse med tekniska krav, acceptabel kontroll- och teststatus).

Ris. 1.5. Flödesschema (blockdiagram) över revisionsprocessen på plats (i en organisation, tjänst, verkstad, avdelning).

3. Ämnet och ordningen för samtalet ska meddelas den anställde i förväg.

4. Tillräcklig tid bör avsättas för samtalet, och under samtalet bör revisorn och samtalspartnern skyddas, om möjligt, från inblandning utifrån.

5. Under samtalet kan revisorn stoppa samtalspartnern, men bara om han är tydligt distraherad från ämnet. Detta ska dock ske på ett sådant sätt att han inte får uppfattningen att den information han får är obetydlig.

6. Om ett samtal genomförs av två (eller flera) revisorer samtidigt, bör frågor i första hand ställas av en av dem, och den andra ska göra anteckningar (precis under samtalet och inte efter det).

För samtalsteknik är det rätta valet av hur man formulerar en fråga av stor betydelse. I tabell 1.4 ger de typer av frågor som kan uppstå i revisorns praxis och exempel på deras formulering (valet av en eller annan typ av fråga beror på det specifika syftet med samtalet och den situation i vilken det genomförs);

58_SV. Ponomarev, SV. Mishchenko, V.Ya. Belobragin et al. "Product Quality Management"

Tabell 1.4

De huvudsakliga typerna av frågor som kan uppstå i praktiken av internrevision Frågetyp Definition och exempel Sluten fråga, vars svar endast förväntas i form av "ja" eller "nej" ("Använder du detta dokument (metod) i ditt arbete?”) Öppen fråga , vars svar inte bara kräver enstavigt ”ja” eller ”nej” (“Vilka andra metoder (kontrollmedel) använder du i ditt arbete?”) Förklarande fråga som kräver förtydligande, bekräftelse (“ Kan du snälla förklara vad du menar?”) Ledande (retur) Fråga som leder till ett svar eller innehåller ett klart svar (”Tror du inte att det är så? Du gör uppenbarligen regelbunden analys, eller hur?”) Alternativ Fråga, svar som det kan finnas ett av två motsatta alternativ på ("Orsaken till denna avvikelse är den eller den?") En jakande fråga som innehåller ett påstående ("Kan det ha varit annorlunda i det här fallet?") En kommunikationssvårighet Fråga som skapar en barriär i kommunikationen ("Kunde du inte bli varnad för att inte göra detta? Sa jag inte till dig att det är exakt vad som kommer att hittas här?”) Personliggörande fråga, vars svar innebär en bedömning av individers (personers) aktiviteter (”Vem är enligt din mening skyldig till denna diskrepans ?”) OBS!

Revisorns föredragna typer av frågor är öppna och förklarande. Frågor som inte rekommenderas är: sluten, ledande, alternativ, bekräftande och komplicerande kommunikation. En personlig fråga är oacceptabel.

Uppmärksamhet!

Ett exempel på en felaktig fråga: "Har avdelningen nödvändig kontroll- och mätutrustning?"

Ett exempel på bra frågor: ”Hur bestäms behovet av instrumentering? Vad är proceduren för att bestämma den erforderliga noggrannheten hos utrustningen? Vem är ansvarig för att följa proceduren för snabb kalibrering (verifiering) av utrustning?”

7. Under samtalet bör revisorn komma ihåg att samtalspartnerns bevis kan anses vara objektiv om den stöds av relevanta fakta. I övrigt är de subjektiva till sin natur och kan därför inte användas av revisorn för analys och utvärdering.

8. Under samtalet bör du ställa direkta frågor som börjar med orden "vad", "vem", "var", "när", "hur" och "varför". För att få bevis på efterlevnad kan revisorn också fråga: "Kan du visa mig...?"

Kapitel 1_Kontroller av kvalitetsledningssystem 59

9. Under ett samtal ska du inte använda terminologi som är otydlig för samtalspartnern.

10. Ett samtal som hålls på arbetsplatsen ("på fältet") bör inte vara för långt för att inte orsaka nervositet hos samtalspartnern. Det är tillrådligt att föra mer detaljerade samtal på platser (kontor) där ingenting skulle avleda uppmärksamheten från samtalsämnet.

11. Inkonsekvenser som identifieras under samtalet bör registreras av revisorn i revisionsbladet eller anteckningsbok med en oumbärlig hänvisning till den icke-uppfyllda klausulen (avsnittet) i regleringsdokumentet.

12. I slutet av samtalet ska revisorn sammanfatta mottagen information, formulera de viktigaste (positiva och negativa) intrycken och stödpunkterna. Det är acceptabelt att låta intervjupersonen läsa revisorns kommentarer till revisionsberättelsen.

13. Information som erhållits under samtalet bör analyseras genom att jämföras med information om detta ämne som erhållits från samtal med andra anställda och revisorns personliga observationer.

1.6.5. Psykologi av revisors beteende

Oavsett karaktären av relationen med personalen på den granskade enheten som helhet och dess enskilda anställda, såväl som hans känslor, måste revisorn uppträda med dem på ett sådant sätt att detta säkerställer revisionens framgång. Revisorn måste vara beredd på att eventuella interna problem som finns i den granskade enheten kan orsaka en negativ inställning till revisionen. Under arbetets gång kan revisorn möta både en uppenbart fientlig attityd mot sig själv och den granskade personens destruktiva beteende. Han måste inte bara vara redo för detta, utan också ha metoder och tekniker som gör att han kan förändra en sådan situation till hans fördel.

I samband med ovanstående kan internrevisorer ges följande rekommendationer om psykologin för hans beteende under revisionen:

1. Inledningsvis måste revisorn vara bunden till ett positivt revisionsresultat. Varje gång en revision påbörjas ska revisorn utgå från antagandet att föremålet för hans granskning är organiserat och fungerar i enlighet med de krav som ställs på det. Detta liknar oskuldspresumtionen, som i straffrättslig praxis syftar på ett erkännande av att den misstänkte anses oskyldig tills motsatsen bevisats.

2. Genom allt sitt beteende måste revisorn visa för de anställda vid den granskade enheten att han ser huvuduppgiften i att samla in övertygande bevis och att presentera en objektiv slutsats om det granskade objektets tillstånd, och inte i att upptäcka inkonsekvenser.

Denna position bidrar till att öka förtroendet för revisorns arbete hos personalen på den granskade enheten och säkerställer större öppenhet när han ger honom information om det granskade objektets tillstånd.

3. Revisorn ska kunna övertyga de anställda vid den granskade enheten om att revisionen är till nytta för enheten. Revisorn måste bevisa att eliminering av orsakerna till varje avvikelse som upptäckts under revisionen kommer att bidra till att förbättra den granskade enhetens prestanda. Ju mer framgångsrikt revisorn löser detta problem, desto effektivare blir hans interaktion med de anställda på den granskade enheten.

4. Ämnet för revisionen är aktiviteterna i kvalitetsledningssystemet och inte de anställda som utför dem. Revisorn letar efter fakta, inte efter inkonsekvenser och deras skyldiga. Han analyserar och utvärderar fakta, inte medarbetarnas personliga styrkor och svagheter. I enlighet med detta bör revisorn inte gå in i en diskussion om beteendet hos vissa anställda i företaget och fastställa graden av deras skuld i de upptäckta inkonsekvenserna.

5. Revisorn måste vara en god lyssnare. Detta är en av hans viktigaste färdigheter, för det är inte utan anledning som österländsk visdom säger: "Sanningen ligger inte i talarens mun, utan i lyssnarens öron." Genom att lyssna noga på samtalspartnern får revisorn inte bara den information han behöver, utan inger också förtroende för samtalspartnern, vilket vinner över honom. I det här fallet "avslöjar" revisorn så att säga samtalspartnern och får den viktigaste informationen.

6. Under kommunikationen bör revisorn helt koncentrera sig på samtalspartnerns uttalanden. Det är tillrådligt att sammanfatta långa eller särskilt viktiga uttalanden från samtalspartnern för att få hans bekräftelse på att förståelsen är korrekt. Detta undviker missförstånd på grund av missförstånd från samtalspartnern och visar att det han sa är av intresse för revisorn. Revisorn måste uttrycka stöd till samtalspartnern både verbalt (med till exempel uppmuntrande uttryck som: ”Ja, jag förstår dig”) och genom ansiktsuttryck och gester.

Revisorn ska inte vara rädd för samtalspartnerns tystnad. Det är tillrådligt att ge samtalspartnern tid att tänka och använda den resulterande pausen för att betona intresset för hans information och behovet av att lära sig mer.

7. Revisorn ska styra samtalet (enkäten) i rätt riktning enligt en på förhand genomtänkt plan. Du bör inte tillåta en situation som kan förvirra dig. För att göra detta är det bättre att föra konversationen specifikt, utan att bli distraherad av främmande ämnen, och undvika allmänna fraser. Då och då är det lämpligt att ta korta pauser då du kan prata om saker som inte har något samband.

8. När revisorn kommunicerar med anställda på den granskade enheten bör revisorn inte tillåta några känslomässiga utbrott. I alla situationer bör du förbli lugn och affärsmässig, utan att ge efter för känslor. Du måste tolerera ursäkter eller din samtalspartners otålighet. Och ännu mer bör du undvika aggressivitet från din sida.

Du kan inte inleda ett öppet och oförskämt argument med din samtalspartner, även om han har uppenbart fel och fortsätter att insistera på sin synpunkt: psykologer vittnar om att ett känslomässigt argument inte övertygar någon, utan bara irriterar disputanterna och leder deras kommunikation till återvändsgränd.

9. Revisorn bör inte fokusera uppmärksamheten på den granskades anställda

splittring endast om de negativa aspekter som upptäcktes under revisionen. Det är också tillrådligt att notera positiva aspekter för att inte beröva de som testas incitament att förbättra sitt arbete.

10. När revisorn bedömer betydelsen av upptäckta inkonsekvenser bör revisorn lyssna till experternas åsikter. Det viktigaste är att upptäcka avvikelsen, inte att bestämma dess betydelse. I ett tveksamt fall bör den upptäckta avvikelsen noteras utan att dess betydelse bestämmas.

11. När revisorn kommunicerar med granskad personal bör han skapa en atmosfär av goodwill och samarbete. Du ska aldrig visa ditt oberoende i förhållande till personal, vilket kan orsaka alienation och illvilja. Tvärtom är det nödvändigt att på alla möjliga sätt främja framväxten och fördjupningen av gemensamma yrkesintressen mellan en själv och personalen. Det är tillrådligt att mentalt sätta dig själv i den granskades skor och komma ihåg att få människor gillar att vara i denna roll.

12. Revisorn bör inte medvetet visa sin kunskap eller granska (kontrollera kompetensen) hos samtalspartnern. Det är oacceptabelt att utvärdera samtalspartnerns uttalanden, såsom: "Detta är uppenbar dumhet," eller göra sådana kategoriska uttalanden som: "Alla vet detta," "Nej, situationen är helt annorlunda."

Detta beteende kan "undertrycka" samtalspartnern och göra honom "stängd" för att revisorn "får" den nödvändiga informationen.

En mildare reaktion från revisorn på samtalspartnerns felaktiga bedömningar är att föredra, till exempel: "Jag tror att din förståelse av problemet inte är helt korrekt" eller "Låt oss titta på problemet på följande sätt."

Revisioner av kvalitetsledningssystem

13. Revisorn bör uppmuntra sina samtalspartner att hitta de rätta lösningarna. Detta uppnås genom att förklara de misstag som gjorts. På så sätt ökar revisorn inte bara sin auktoritet i deras ögon, utan bekräftar också tesen att revisionen är till nytta för den granskade enheten. Om revisorn inte kan undvika en tvist bör han förbli lugn och visa professionell kunskap och bevis för sina bedömningar.

14Revisorn måste erkänna och godkänna allt som är trovärdigt. Misstanke och tvivel bör inte gå före objektiviteten i revisorns bedömningar. I alla fall där revisorn till exempel har fastställt att informella rutiner är effektiva, bör de godkännas och rekommenderas för korrekt dokumentation. I detta fall är det tillrådligt att revisorns positiva bedömning görs offentligt, till exempel vid det slutliga mötet. Revisorn ska inte vara snål med beröm.

15. Revisorn bör undvika en hård ton av kommentarer och bedömningar. Gärna kommentarer som: ”Jag studerade noggrant alla designdokument du skickade in, men hittade inget dokument i dem som skulle spegla kriterierna för att bedöma projektets kvalitet. Jag begär att dessa kriterier utvecklas och dokumenteras.” Formulering som komplicerar samtalet bör undvikas. Till exempel, istället för "Jag tror..." är det lämpligt att fråga: "Tror du inte att..." eller istället för "Nu ska jag äntligen bevisa för dig..." är det bättre att säga: "Nu kan du vara övertygad om att..."

16.5 Vid kommunikation med anställda på den granskade enheten ska revisorn undvika kritiska kommentarer och råd, vars genomförande kan medföra allvarliga förändringar i enhetens arbete. Sådana synpunkter och råd kan diskuteras med avdelningschefen vid slutmötet.

17. Revisorn måste vara beredd på olika knep av personalen på den granskade enheten, vilket leder till tidsförlust och distraktion från att lösa de uppgifter som revisorn står inför. Detta kan ta sig uttryck i försök att involvera revisorn i samtal om abstrakta ämnen, tvinga revisorn att vänta på att anställda kommer för ett samtal eller en presentation. nödvändiga dokument, försköna sakernas tillstånd innan revisionens början m.m.

18. Om det finns öppet motstånd eller personlig fientlighet mot revisorn från anställda vid den granskade enheten, ska revisorn informera chefsrevisorn eller chefen för kvalitetstjänsten om detta.

Efter att ha fått sådan information ska huvudrevisorn (kvalitetschefen) vidta åtgärder för att revisionen genomförs, åtminstone av en annan revisor.

Först och främst måste du förstå vad ett QMS är och varför det behövs. QMS (kvalitetsledningssystem)är ett system skapat i en organisation för att implementera policyer och uppnå uppsatta mål inom kvalitetsområdet. QMS är en uppsättning åtgärder som syftar till att hantera kvaliteten på en produkt (produkt eller tjänst) som produceras av ett företag, med hänsyn till konsumenternas behov och förväntningar och öka deras tillfredsställelse. Varje företag som implementerar ett kvalitetsledningssystem strävar efter sina egna mål: till exempel säkerställa den deklarerade kvaliteten på produkter, effektiv fördelning av dess resurser, ansvar och befogenheter för personal, optimering av ledningssystemet, förbättra processtransparens och eventuell minskning av resurskostnader, etc.

Lämna en förfrågan om en kostnadsfri konsultation

Utifrån huvudmålet bestäms revisionsuppgifterna:

• Revisionen ska fastställa kvalitetsledningssystemets funktion och effektivitet. De där. Under revisionen avgörs i vilken utsträckning kvalitetssystemet har implementerats i organisationen, om det fungerar och om kvalitetssystemet bidrar till att uppnå resultat i organisationens kärnverksamhet.
• Revisionen bör ge information om effektiviteten i kvalitetssystemet – d.v.s. revisionen ska visa om kvalitetssystemet fungerar exakt som ett system, eller om endast enskilda delar av detta system fungerar, och alla andra krav uppfylls endast formellt eller inte alls.
• Det är nödvändigt att bestämma graden av överensstämmelse med QMS-standarder och -procedurer - d.v.s. Granskningen visar hur nära arbetet i organisationen bedrivs till de regler som fastställs i kvalitetssystemets rutiner och om det finns skillnader mellan det faktiska arbetet och det som fastställs i kvalitetssystemets dokumentation.
• Nästa uppgift blir att kontrollera kvaliteten på arbetet – d.v.s. Under revisionen kan arbetsresultatens överensstämmelse med de krav som fastställs i kontrakt eller tekniska specifikationer verifieras.
• Revisionen ska göra det möjligt att bedöma vilken inverkan förändringar i organisationen har på kvalitetsledningssystemet – organisationen står aldrig stilla, några förändringar sker i någon organisation. Dessa förändringar kan i varierande grad påverka kvalitetssystemet. En revision av kvalitetssystemet kan visa hur dessa förändringar påverkat kvalitetssystemet, om det sker förändringar i kvalitetssystemet som är adekvata för förändringarna i organisationen.

Huvudresultatet som en revision bör leda till är identifieringen av möjligheter till förbättringar av organisationens prestationer. Därför är objektiva bevis som revisorerna upptäcker under revisionen väsentliga vid varje revision. Sådana bevis kan endast erhållas om revisionskriterierna och reglerna för bedömning av avvikelser är tydliga och inte tillåter olika tolkningar.

Revisionsdeltagare

En revision är en process som alltid involverar många deltagare. Beroende på vilka uppgifter deltagarna löser i denna process kan flera huvudroller urskiljas.

Som regel, oavsett om det är en extern eller intern revision, finns följande roller för revisionsdeltagare:

• Revisionsklient – ​​ISO 19011:2011 definierar en revisionsklient som den organisation eller person som beställer revisionen. Revisionsklienten är den part som är mest intresserad av att genomföra det och få revisionsresultat. Revisionskunden är vanligtvis ledningen för den organisation som granskas. I det fall då en internrevision genomförs är organisationens ledning intresserad av att revisorerna objektivt och korrekt bedömer kvalitetssystemets prestanda och tillhandahåller data om alla inkonsekvenser i arbetet och möjligheter att optimera arbetet. I det fall en extern revision genomförs är organisationens ledning intresserad av att säkerställa att kvalitetssystemet erkänns uppfylla kraven och detta dokumenteras (genom att utfärda ett certifikat - vid en certifieringsrevision, eller avslutande ett kontrakt - i fallet med en inspektion av en potentiell kund av produkter, arbeten eller tjänster från organisationen).
• Revisorer är personer som är behöriga att genomföra en revision (ISO 19011:2011). Revisionens kvalitet och effektivitet beror till stor del på revisorernas kvalifikationer och utbildning. I detta avseende ägnas särskild uppmärksamhet åt revisorernas kvalifikationer. Allmänna krav på revisorers kvalifikationer presenteras i standarden ISO 19011:2011. De gäller i allmänhet professionella revisorer som arbetar för certifieringsorgan. Organisationen kan själv ställa kraven på internrevisorernas kvalifikationer, men det betyder inte att någon anställd i organisationen kan utses till revisor. För att en anställd i en organisation effektivt och ändamålsenligt ska kunna genomföra interna revisioner måste han vara utbildad i metoder och tekniker för att genomföra revisioner, känna till kvalitetssystemets krav, känna till hur organisationens kvalitetssystem fungerar och ha god förståelse för det verksamhetsområde som han kommer att granska.
• Tekniska experterär personer som förser revisorer med specialiserad kunskap eller erfarenhet. Under revisionen kan det uppstå frågor för vilka revisorernas kunskaper och kvalifikationer inte räcker till. I sådana fall kan tekniska experter involveras i revisionen. Det är möjligt att involvera tekniska experter både vid interna och externa revisioner. Vid internrevision kan tekniska experter vara anställda på avdelningar som utför arbete som liknar den som granskas, men de behöver inte granska sitt eget eller sin avdelnings arbete. Till exempel, om en organisation har två designavdelningar, kan en specialist från en avdelning fungera som en teknisk expert vid revisionen av den andra avdelningen och vice versa. Vid extern revision anlitas tekniska experter av externa revisorer från tredje part.
• Inspekterad part. Den granskade parten är den granskade organisationens anställda. När det gäller både interna och externa revisioner kan den granskade parten vara vilken anställd som helst i organisationen, inklusive organisationens ledning och internrevisorer.

Kvalitetsledningssystem revisionsstatus

En revision av kvalitetsledningssystem avser typer av revisioner som inte regleras av federal eller internationell lagstiftning. Följaktligen finns det inga tvingande lagbestämmelser för att fastställa tillvägagångssätt och regler för revision av kvalitetssystem, fastställande av krav på revisorer och obligatorisk rapportering. Detta beror på det faktum att certifiering av kvalitetssystem tillhör det frivilliga certifieringsområdet och allt arbete relaterat till konstruktion och implementering av ett kvalitetssystem är ett frivilligt initiativ från organisationen. Följaktligen, för organisationer som är engagerade i revision av kvalitetssystem finns det inget behov av att erhålla licenser eller andra tillstånd för att bedriva denna verksamhet. För att genomföra internrevisioner krävs särskilt inte sådana dokument.

Internrevision av QMS utförs på företag vars verksamhet utförs i enlighet med reglerna för kvalitetsledningssystemet som implementeras i dem. I den här artikeln hittar du information om i vilken ordning sådana revisioner utförs, och bekantar dig också med listan över arbetsdokumentation som används av revisorn under revisionen.

QMS revision - mål och informationskällor

En revision av kvalitetsledningssystem (QMS) är en systematisk process för att erhålla information om hur QMS fungerar och dess överensstämmelse med de kriterier som fastställts av gällande standarder.

En QMS-revision kan vara:

• extern - inspektionen utförs av anställda i tredjeparts specialiserade organisationer;
• intern - revisionen utförs av anställda vid kvalitetstjänsten för det granskade företaget (du hittar information om internrevisionstjänsten).

Internrevision av kvalitetsledningssystemet genomförs i syfte att:

• snabb identifiering av problem och inkonsekvenser i QMS som fungerar på företaget;
• fastställa orsakerna till sådana inkonsekvenser och utveckla metoder för att eliminera dem;
• kontrollera effektiviteten av de korrigerande åtgärder som utförs baserat på resultaten av tidigare genomförda revisioner;
• förberedelse för extern revision för att erhålla ett intyg om överensstämmelse med ISO 9001 och andra standarder.

Informationskällor under en sådan kontroll kan vara:

• personliga samtal med anställda i de granskade avdelningarna av företaget;
• resultaten av oberoende observationer av revisorer över de anställdas aktiviteter, tillståndet på deras arbetsplatser, arbetsförhållanden etc.;
• information mottagen från konsumenter via feedback;
• avdelningens interna dokument (rapporter, kontrakt, instruktioner, beräkningar, design och teknisk dokumentation, etc.);
• rapporter om genomförda revisioner och gjorda justeringar utifrån deras resultat, sammanställda tidigare.

Principer för att genomföra internrevision av QMS

Principerna för att genomföra internrevisioner anges i GOST R ISO 19011-2012. Dessa inkluderar:

• opartiskhet: revisorn måste objektivt utvärdera den mottagna informationen och dokumenten, generera sanningsenliga och korrekta rapporter;
• sekretess: revisorn måste hålla den information han får hemlig från tredje part;
• professionell noggrannhet: revisorn måste vara flitig, tillämpa sin befintliga yrkeskunskap i förhållande till föremålet för revisionen;
• oberoende: revisorn måste självständigt fatta beslut baserat på den information han får och inte ändra dem på grund av extern påverkan från berörda parter;
• Evidensbaserat tillvägagångssätt: på grund av den begränsade tidsperioden under vilken revisionen måste utföras, måste revisorn använda urval av specifik information för att få information om hur QMS fungerar som helhet;
• integritet: revisorns verksamhet måste samtidigt överensstämma med alla principer som anges ovan.

Rutin för att genomföra internrevision

Internrevisionsproceduren omfattar flera steg i följande ordning:

1. Utfärdande av en order om att utföra en revision (den anger information om den enhet som granskas och revisionsgruppens sammansättning).
2. Upprättande och godkännande av besiktningsplan.
3. Genomföra en workshop av medlemmar i revisionsteamet.
4. Utveckling av arbetsdokumentation för revisionen.
5. Meddelande till besiktad enhet om kommande besiktning.
6. Genomföra ett preliminärt möte med representanter för den granskade enheten.
7. Undersökning.
8. Slutmöte med representanter för den granskade enheten.
9. Ta fram rapporteringsunderlag och distribuera det till intresserade.

Revisionsprogram

Ett internrevisionsprogram är ett dokument som innehåller information om revisioner som ska utföras på ett företag under en viss tid (vanligen sex månader eller ett år). Dess utveckling utförs av en representant för företagets kvalitetstjänst, som har befogenhet att utföra inspektioner på sina avdelningar.

QMS internrevisionsprogram specificerar:

• revisionsmål;
• processer som granskas (typ av verksamhet för enheten);
• granskade enheter;
• revisionskriterier;
• tidpunkt (vanligtvis anges månaden) för händelsen;
• Revisorns fullständiga namn.

Dokumentet godkänns av företagets chef (generaldirektör, chefsingenjör, etc.). Efter detta skapar chefen för kvalitetstjänsten scheman för specifika revisioner och samordnar dem med ledningen för de avdelningar som ska granskas.

Innehåll och exempel på en internrevisionsplan för QMS

Revisionsteamets ledare ska utarbeta en revisionsplan och dela den med den granskade enheten. Detta dokument innehåller följande information:

• syftet med inspektionen;
• kriterierna för revisionen, liksom listan över dokument som ska kontrolleras;
• revisionsområde (den enhet som granskas, inklusive de organisatoriska och funktionella processer som förekommer i den);
• uppgift om datum och plats för inspektionen;
• roller och ansvar för medlemmar i revisionsteamet och deras medföljande personer.

Dokumentet godkänns av chefen för det företag vars avdelningar inspekteras. Under revisionen kan planen justeras av chefen för revisionsteamet. Ett exempel på en internrevisionsplan kan se ut så här:

JAG GODKÄNDE

JSC "FTOROPLAST"

(signatur) /Malchenkov E. A./

01.08.2018

Internrevisionsplan

Anledning till inspektion: internrevisionsprogram för kvalitetsledningssystemet för 2018.

Besiktningsobjekt: resursförvaltning för övervakning och mätningar, metrologiskt stöd.

Reviderad division: verktygs- och inköpsbutik.

Tidpunkt för besiktningen: 2018-08-09-2018-08-10.

Revisionskriterier (beteckning av dokument eller deras avsnitt): klausul 7.1.5 GOST R ISO 9001-2012, STO SMK 7.021-2017.

Syftet med revisionen: kontrollera och bedöma efterlevnaden av fastställda krav.

Rapportens inlämningsdatum: 2018-08-13.

Lista över tjänstemän till vilka kopior av rapporten ska lämnas: QMS-ledningsrepresentant, chef för verktygs- och inköpsbutiken.

Signaturer:

(signatur) /Yu. N. Evseeva / 08/01/2018

Revisorer:

Vet du inte dina rättigheter?

(signatur) /E. P. Artemov / 08/01/2018

(signatur) /A. S. Klinkova / 01.08.2018

Checklista som huvudgranskningsverktyg

Revisorns huvudsakliga arbetsdokument är checklistan. Det är en förkompilerad systematisk lista med frågor, vars svar gör det möjligt för inspektören att få en fullständig och aktuell information om hur QMS fungerar på avdelningar.

Befintliga standarder innehåller ingen specifik blankett för detta dokument, så revisorn kan utarbeta det självständigt. Det är viktigt att checklistans form gör att information som erhållits under revisionen kan föras in i den och användas i den efterföljande analysen.

Användningsområde av detta dokument— en påminnelse till revisorn om den information som han måste inhämta och de fakta som måste granskas under revisionen. Dessutom kommer användningen av ett sådant blad att göra det möjligt för revisorn att bedöma volymen av kommande arbete, korrekt fördela det över tiden och slutföra revisionen i enlighet med de givna tidsfristerna.

Användningen av förberedda checklistor bör inte påverka revisionens genomförande. I händelse av att revisionens förlopp ändras (till exempel om revisorn under genomförandet av dess genomförande identifierade fakta som skulle undersökas, vars verifiering inte var planerad), måste lämpliga justeringar göras i checklistorna.

Arbetsdokument och anteckningar bör sparas tills revisionen är slut. Om de innehåller information som är konfidentiell är det nödvändigt att ge dem en lämplig nivå av skydd mot obehörig åtkomst.

Hantering av inkonsekvenser som identifierats som ett resultat av internrevisionen

Alla avvikelser som identifierats till följd av inspektionen ska dokumenteras. Denna procedur inkluderar:

• upptäckt, identifiering och registrering av avvikelser;
• klassificering av avvikelser efter deras grad av betydelse;
• upprätta protokoll om avvikelser.

Protokollet om bristande efterlevnad ska ange:

• tid och plats för dess upptäckt;
• innehållet och betydelsen av avvikelsen;
• en hänvisning till en överträdelse av en specifik punkt i en företagsstandard eller GOST, som fungerar som ett revisionskriterium.

Avvikelseprotokollet är en informationskälla för den efterföljande utvecklingen av korrigerande och förebyggande åtgärder för att eliminera identifierade brister.

Exempel på inkonsekvenser i internrevisionen av QMS

Listan över inkonsekvenser som kan identifieras under internrevisionsprocessen är omfattande, eftersom egenskaperna hos alla processer som förekommer i organisationen kanske inte helt eller delvis uppfyller de kriterier som anges i standarden.

Här är en lista över huvudkriterierna och de vanligaste inkonsekvenserna med dem:

1. Ledningsansvar:

• ledningen analyserar inte QMS;
• Företagets policy och mål inom kvalitetsområdet uppmärksammas inte av de anställda;
• Det finns ingen matris för ansvarsfördelning mellan anställda.

• det finns ingen kvalitetsmanual;
• QMS-procedurer är inte dokumenterade;
• kvalitetsplaneringsförfarandet genomförs inte.

1. Dokumenthantering:

• förfarandet för dokumentationshantering är inte implementerat;
• förteckningen över dokumentation och uppgifter som omfattas av förvaltningen har inte upprättats;
• Proceduren för att ändra dokument och data utförs inte.

1. Hantering av produkter som levereras till konsumenter:

• förfarandet för att hantera produkter som levereras till konsumenter följs inte;
• avsaknaden av sådana förfaranden är inte motiverad.

1. Hantering av produkter som inte uppfyller kraven:

• produkter som inte uppfyller kraven hanteras inte;
• den defekta isolatorn saknas eller är placerad på fel plats;
• produkter som inte uppfyller kraven i isolatorn hanteras inte.

1. Personalträning:

• rutiner för rekrytering och utbildning av personal är inte dokumenterade;
• Det finns inga planer på fortbildning i HR-avdelningens arbetsdokumentation.

Innehåll och exempel på en internrevisionsrapport för QMS

Efter genomförd internrevision upprättar chefen för revisionsteamet en rapport om resultatet av det utförda arbetet.

Utarbetandet av revisionsberättelsen säkerställer:

1. Synlighet av resultatet av inspektionen.
2. Förmågan att sammanfatta och analysera resultaten av alla revisioner som genomförts i enlighet med det aktuella programmet.
3. Förenkling av förfarandet för att förbereda och genomföra korrigerande åtgärder.

Formen för en sådan rapport regleras inte av gällande standarder, så den kan variera beroende på företag. Generellt sett kan rapporten se ut så här:

JAG GODKÄNDE

Ledningsrepresentant för QMS

JSC "FTOROPLAST"

(signatur) /E. A. Malchenkov/

14.08.2018

Rapportera resultatet av internrevisionen

Registrering nr 21 daterad 2018-08-13

Namn på processen eller typen av aktivitet: resurshantering för övervakning och mätningar, metrologiskt stöd.

Namn på den granskade avdelningen: verktygs- och inköpsbutik.

Revisionsdatum: 2018-08-09-2018-10-08.

Revisionskriterier (beteckning av dokumentet eller dess avsnitt): klausul 7.1.5 GOST R ISO 9001-2012, STO SMK 7.021-2017.

Syftet med internrevision: verifiering och bedömning av efterlevnad av fastställda krav.

Chef för revisionsteamet: Evseeva Yu N.

Revisorer: Artemov E. P., Klinkova A. S.

Testresultat

Revisionens omfattning: fullt.

Antal upptäckta avvikelser: 0

Slutsats baserad på revisionsresultaten

De inspekterade enheternas verksamhet uppfyller de uppställda kraven. Inga korrigerande åtgärder krävs.

Chef för revisionsteamet:

(signatur) /Yu. N. Evseeva/)

Så internrevisioner är ett av de viktigaste verktygen för att bedöma effektiviteten av QMS. Genom att genomföra sådana revisioner kan ledningen identifiera bristande efterlevnad av de revisionskriterier som specificeras av befintliga standarder, samt förbereda sig för en extern revision som genomförs som en del av produktionscertifieringen. Revisionen utförs i enlighet med befintligt revisionsprogram baserat på den revisionsplan som utarbetats av chefen för revisionsteamet. Baserat på resultatet av inspektionen upprättas en revisionsrapport som innehåller information om de identifierade inkonsekvenserna och (om några) rekommenderade korrigerande åtgärder som syftar till att eliminera dem.

1. Revision av kvalitetsledningssystemet. Typer av revisioner. De viktigaste stadierna för att genomföra en QMS-revision. Definitioner relaterade till revision enligt STB ISO 9000 – 2006.

Definition av kvalitetsledningsrevision

Revision (revisionskontroll) - en oberoende kontroll i syfte att uttrycka en åsikt om tillförlitlighet. Ordet "revision" översatt från latin betyder "lyssna" och används i världspraxis för att betyda inspektion.

En revision förstås som varje verifiering av något fenomen eller aktivitet som utförs av en oberoende expert (det finns operativa, tekniska, miljömässiga och andra typer av revisioner). Vissa typer av revision har en nära betydelse för certifiering.

Kvalitetsrevision är en systematisk, oberoende och dokumenterad process för att inhämta revisionsbevis och utvärdera det objektivt för att fastställa i vilken utsträckning överenskomna revisionskriterier har uppfyllts (ISO 19011:2002 "Riktlinjer för revision av kvalitetsledningssystem och/eller miljöledningssystem"). . Denna definition kräver några förtydliganden:

För det första är en revision en systematisk process, därför måste den utföras i en organisation med en viss, planerad frekvens. Revisionsfrekvensen kommer att bero på typen av revision - intern eller extern. Om en internrevision genomförs (dvs. organisationen kontrollerar sig själv), så bestämmer organisationen frekvensen för en sådan revision oberoende. Om en extern revision utförs, fastställs frekvensen av en sådan revision av certifieringsorganets eller kundens regler.

För det andra innebär oberoende att revisorerna inte behöver hållas ansvariga för resultatet av det arbete de granskar. Detta oberoende säkerställs på olika sätt. För internrevision säkerställs oberoendet genom att välja revisorer från olika delar av organisationen. För en extern revision säkerställs oberoendet genom att revisorer inte är involverade i utvecklingen och implementeringen av ett kvalitetssystem i den granskade organisationen. Externa revisorer kan inte agera som konsulter vid implementeringen av ett kvalitetsledningssystem för den organisation som de sedan ska granska.

För det tredje är en revision en dokumenterad process – alla stadier av revisionen, förfarandet för att genomföra den, krav på revisionen och resultatet av revisionen ska redovisas i dokument. Revisionsbevis kan innefatta register, dokument eller bevis på utfört arbete.

För det fjärde ska revisionen utföras enligt överenskomna revisionskriterier. Överenskomna revisionskriterier avser kraven i regulatoriska dokument (externa standarder, till exempel ISO 9001:2008 eller interna standarder - rutiner, arbetsplaner, föreskrifter etc.). Således kan alla regulatoriska dokument som innehåller de krav som ska verifieras fungera som revisionskriterier. Överensstämmelse mellan revisionskriterierna säkerställs genom att revisionsparterna accepterar dessa kriterier. Till exempel åtar sig en organisation att följa kraven i ISO 9001:2008-standarden, och ett certifieringsorgan åtar sig att granska sitt kvalitetssystem för att uppfylla kraven i ISO 9001:2008.

Granska mål och mål

En kvalitetsrevision är inriktad på att identifiera orsakerna till inkonsekvenser i en organisations kvalitetssystem, processer eller produkter (tjänster). Därför uppstår huvudsyftet med revisionen - att samla in objektiva bevis som kommer att identifiera inkonsekvenser i processer, produkter (tjänster) eller kvalitetssystemet.

Utifrån huvudmålet bestäms revisionsuppgifterna:

Revisionen ska fastställa kvalitetsledningssystemets funktion och effektivitet. De där. Under revisionen avgörs i vilken utsträckning kvalitetssystemet har implementerats i organisationen, om det fungerar och om kvalitetssystemet bidrar till att uppnå resultat i organisationens kärnverksamhet.

Revisionen bör ge information om effektiviteten i kvalitetssystemet – d.v.s. revisionen ska visa om kvalitetssystemet fungerar exakt som ett system, eller om endast enskilda delar av detta system fungerar, och alla andra krav uppfylls endast formellt eller inte alls.

Det är nödvändigt att bestämma graden av överensstämmelse med QMS-standarder och -procedurer - d.v.s. Granskningen visar hur nära arbetet i organisationen bedrivs till de regler som fastställs i kvalitetssystemets rutiner och om det finns skillnader mellan det faktiska arbetet och det som fastställs i kvalitetssystemets dokumentation.

Nästa uppgift blir att kontrollera kvaliteten på arbetet – d.v.s. Under revisionen kan arbetsresultatens överensstämmelse med de krav som fastställs i kontrakt eller tekniska specifikationer verifieras.

Revisionen ska göra det möjligt att bedöma vilken inverkan förändringar i organisationen har på kvalitetsledningssystemet – organisationen står aldrig stilla, några förändringar sker i någon organisation. Dessa förändringar kan i varierande grad påverka kvalitetssystemet. En revision av kvalitetssystemet kan visa hur dessa förändringar påverkat kvalitetssystemet, om det sker förändringar i kvalitetssystemet som är adekvata för förändringarna i organisationen.

Huvudresultatet som en revision bör leda till är identifieringen av möjligheter till förbättringar av organisationens prestationer. Därför är objektiva bevis som revisorerna upptäcker under revisionen väsentliga vid varje revision. Sådana bevis kan endast erhållas om revisionskriterierna och reglerna för bedömning av avvikelser är tydliga och inte tillåter olika tolkningar.

Revisionsdeltagare

En revision är en process som alltid involverar många deltagare. Beroende på vilka uppgifter deltagarna löser i denna process kan flera huvudroller urskiljas. Som regel, oavsett om det är en extern eller intern revision, finns följande roller för revisionsdeltagare:

Revisionsklient – ​​ISO 19011:2002 definierar revisionsklienten som den organisation eller person som beställer revisionen. Revisionsklienten är den part som är mest intresserad av att genomföra det och få revisionsresultat. Revisionskunden är vanligtvis ledningen för den organisation som granskas. I det fall då en internrevision genomförs är organisationens ledning intresserad av att revisorerna objektivt och korrekt bedömer kvalitetssystemets prestanda och tillhandahåller data om alla inkonsekvenser i arbetet och möjligheter att optimera arbetet. I det fall en extern revision genomförs är organisationens ledning intresserad av att säkerställa att kvalitetssystemet erkänns uppfylla kraven och detta dokumenteras (genom att utfärda ett certifikat - vid en certifieringsrevision, eller avslutande ett kontrakt - i fallet med en inspektion av en potentiell kund av produkter, arbeten eller tjänster från organisationen).

Revisorer är personer som är behöriga att genomföra en revision (ISO 19011:2002). Revisionens kvalitet och effektivitet beror till stor del på revisorernas kvalifikationer och utbildning. I detta avseende ägnas särskild uppmärksamhet åt revisorernas kvalifikationer. Allmänna krav på revisorers kvalifikationer presenteras i standarden ISO 19011:2002. De gäller i allmänhet professionella revisorer som arbetar för certifieringsorgan. Organisationen kan själv ställa kraven på internrevisorernas kvalifikationer, men det betyder inte att någon anställd i organisationen kan utses till revisor. För att en anställd i en organisation effektivt och ändamålsenligt ska kunna genomföra interna revisioner måste han vara utbildad i metoder och tekniker för att genomföra revisioner, känna till kvalitetssystemets krav, känna till hur organisationens kvalitetssystem fungerar och ha god förståelse för det verksamhetsområde som han kommer att granska.

Tekniska experter är personer som förser revisorer med specialiserad kunskap eller erfarenhet. Under revisionen kan det uppstå frågor för vilka revisorernas kunskaper och kvalifikationer inte räcker till. I sådana fall kan tekniska experter involveras i revisionen. Det är möjligt att involvera tekniska experter både vid interna och externa revisioner. Vid internrevision kan tekniska experter vara anställda på avdelningar som utför arbete som liknar den som granskas, men de behöver inte granska sitt eget eller sin avdelnings arbete. Till exempel, om en organisation har två designavdelningar, kan en specialist från en avdelning fungera som en teknisk expert vid revisionen av den andra avdelningen och vice versa. Vid extern revision anlitas tekniska experter av externa revisorer från tredje part.

Verifierad part. Den granskade parten är den granskade organisationens anställda. När det gäller både interna och externa revisioner kan den granskade parten vara vilken anställd som helst i organisationen, inklusive organisationens ledning och internrevisorer.

Kvalitetsledningssystem revisionsstatus

En revision av kvalitetsledningssystem avser typer av revisioner som inte regleras av federal eller internationell lagstiftning. Följaktligen finns det inga tvingande lagbestämmelser för att fastställa tillvägagångssätt och regler för revision av kvalitetssystem, fastställande av krav på revisorer och obligatorisk rapportering. Detta beror på det faktum att certifiering av kvalitetssystem tillhör det frivilliga certifieringsområdet och allt arbete relaterat till konstruktion och implementering av ett kvalitetssystem är ett frivilligt initiativ från organisationen. Följaktligen, för organisationer som är engagerade i revision av kvalitetssystem finns det inget behov av att erhålla licenser eller andra tillstånd för att bedriva denna verksamhet. För att genomföra internrevisioner krävs särskilt inte sådana dokument.