มีความเข้าใจผิดบางประการและทำให้การใช้คำศัพท์สับสนเมื่อพูดถึงการจัดการโปรแกรม บางครั้งโปรแกรมเรียกว่าโปรเจ็กต์ บางครั้งโปรเจ็กต์เรียกว่าโปรแกรม นอกจากนี้บางครั้งพอร์ตโฟลิโอและโปรแกรมก็ถูกใช้อย่างไม่เหมาะสมแทนกัน บทความนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจความแตกต่างที่สำคัญและระบุลักษณะเฉพาะของพอร์ตโฟลิโอ โปรแกรม และการจัดการโครงการ
เพื่อเริ่มแยกแยะระหว่างแนวคิดเหล่านี้ คุณควรจินตนาการถึงปิรามิดแบบมีลำดับชั้น ที่ด้านบนสุดของปิรามิดคือการจัดการพอร์ตโฟลิโอ ซึ่งประกอบด้วยโปรแกรมและโครงการทั้งหมดที่ได้รับการจัดลำดับความสำคัญตามเป้าหมายทางธุรกิจ ด้านล่างนี้คือการจัดการโปรแกรม ซึ่งมีหลายโครงการที่เกี่ยวข้องกันเนื่องจากสนับสนุนเป้าหมายทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง โปรแกรมมีหลายโครงการ แต่โครงการสามารถเป็นอิสระและเป็นส่วนหนึ่งของพอร์ตโฟลิโอได้ โครงการแตกต่างจากโปรแกรมตรงที่มีลักษณะเป็นยุทธวิธี
มาสำรวจแต่ละแนวคิดโดยละเอียดเพิ่มเติม:
สิ่งสำคัญประการหนึ่งของการบริหารพอร์ตโครงการคือเป็นกระบวนการที่สอดคล้องกับทิศทางของธุรกิจอย่างชัดเจน ลำดับความสำคัญถูกกำหนดโดยกระบวนการปรับให้เหมาะสมที่เหมาะสมสำหรับองค์กร ความเสี่ยงและผลตอบแทนได้รับการพิจารณาและสมดุล และเลือกโปรแกรมตามความสอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กร ภาพรวมได้มาจากการดำเนินการตามโครงการและโครงการ เพื่อให้สามารถปรับเปลี่ยนพอร์ตโฟลิโอได้หากจำเป็น การเปลี่ยนแปลงเชิงกลยุทธ์อาจทำให้เกิดการปรับเปลี่ยนพอร์ตโฟลิโอได้
คุณลักษณะสำคัญของการจัดการโปรแกรมคือการสนับสนุนทางธุรกิจและการระดมทุน ตามคำจำกัดความที่อิงจากการตัดสินใจในระดับการจัดการพอร์ตโฟลิโอ โปรแกรมต่างๆ ได้รับการสนับสนุนตามความต้องการทางธุรกิจ โปรแกรมเป็นเจ้าของผลประโยชน์และวัดผลโดยพื้นฐานจากการบรรลุผลประโยชน์เหล่านั้น โปรแกรมอาจมี "แหล่งผลประโยชน์" หรือชุดผลประโยชน์ที่เกี่ยวข้องกัน เช่น ความสามารถด้านการวิจัยและพัฒนาที่เพิ่มขึ้น รวมกับการเจาะตลาดที่เพิ่มขึ้นซึ่งข้ามผ่านฟังก์ชันต่างๆ ขององค์กร เนื่องจากโปรแกรมซึ่งโดยธรรมชาติแล้วประกอบด้วยหลายโครงการ และไหลผ่านสายงานต่างๆ ในองค์กร จึงมีองค์ประกอบทั้งหมดของระบบธุรกิจและดังนั้นจึงมุ่งเน้นด้านการจัดการ
การจัดการโครงการเกี่ยวข้องกับการส่งมอบความสามารถที่กำหนดโดยทั่วไปภายในโปรแกรม โครงการต่างๆ ขับเคลื่อนด้วยกลยุทธ์ แต่ไม่มีความคิดริเริ่มเชิงกลยุทธ์เหมือนที่โครงการต่างๆ ทำ แต่โครงการจะได้รับองค์ประกอบอินพุต จากนั้นจึงออกแบบและดำเนินการ แผนยุทธวิธี- การติดตามและการวัดความสำเร็จขั้นสุดท้ายมักขึ้นอยู่กับการพิจารณาทางยุทธวิธี เช่น งบประมาณและแผน มากกว่าการบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจเชิงกลยุทธ์
เมื่อคุณทราบถึงความแตกต่างพื้นฐานระหว่างการจัดการพอร์ตโฟลิโอ โปรแกรม และโครงการแล้ว ทุกองค์กรควรมีความเชี่ยวชาญในการนำกระบวนการทั้งสามนี้ไปใช้ ปัจจัยสำคัญบางประการและวิธีที่ปัจจัยเหล่านั้นจะส่งผลต่อตัวเลือกการใช้งานของคุณมีดังต่อไปนี้:
มาตรฐานสำหรับพอร์ตโฟลิโอ โปรแกรม และการจัดการโครงการมีอยู่ และมีคำจำกัดความที่ชัดเจน Worldwide Project Management Institute (PMI) ได้พัฒนาและเผยแพร่มาตรฐานต่อไปนี้ (ฟรีสำหรับสมาชิก):
รายการข่าวที่ใหม่กว่า:
มีความเป็นไปได้ที่จะไปถึงจุดหมายปลายทางได้ก็ต่อเมื่อมีการกำหนดเส้นทางการเคลื่อนไหวอย่างถูกต้อง และผู้เข้าร่วมทุกคนรู้ว่าตนกำลังไปที่ไหนและทำไม โครงการและโปรแกรมเป็นหมวดหมู่ของการจัดการแบบตะวันตก โดยให้ความสำคัญกับการวางแผนที่มีความสามารถมากขึ้น จะเข้าใจความแตกต่างระหว่างพวกเขาและความแตกต่างส่งผลกระทบอย่างไร?
ดังนั้นความแตกต่างที่สำคัญที่สุดระหว่างแนวคิดเหล่านี้คือขนาดของมัน โปรแกรมคือหลายโครงการที่รวมกันเป็นเป้าหมายเดียว มันไม่ได้วัดกันในเชิงปริมาณ แต่ในเชิงคุณภาพ และเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงสถานะ ตามกฎแล้วกำหนดเส้นตายสำหรับการดำเนินโครงการอย่างเคร่งครัดและการเลื่อนออกไปจะส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของโปรแกรมอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
นอกจากนี้ยังมีความแตกต่างในความซับซ้อนของการดำเนินงานที่ได้รับมอบหมาย การดำเนินโครงการดูเหมือนง่ายกว่าเนื่องจากเพื่อความสำเร็จก็เพียงพอที่จะบรรลุเป้าหมายภายในระยะเวลาหนึ่ง รายการนี้เป็นเพียงสมมติฐาน (การต่อสู้กับโรคพิษสุราเรื้อรังหรือยาเสพติด) ซึ่งต้องได้รับการยืนยันในทางปฏิบัติ โครงการที่เชื่อมโยงถึงกันและการดำเนินการที่ประสบความสำเร็จไม่ได้นำไปสู่การเปลี่ยนแปลงสถานะเสมอไปและผลลัพธ์อาจไม่อาจคาดเดาได้อย่างสมบูรณ์
ใน โลกสมัยใหม่มีเพียงผู้ที่พร้อมที่สุดสำหรับการกระทำที่จะเกิดขึ้นเท่านั้นที่จะชนะ โปรแกรมและแผนเป็นสองส่วนสำคัญของการจัดการโครงการ การนำแนวคิดไปปฏิบัติสามารถนำไปสู่ความสำเร็จขององค์กรได้ การทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างสิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับผู้นำในอนาคตที่ไม่เพียงต้องการเป็นฟันเฟืองในระบบเท่านั้น แต่ยังต้องการจัดการทรัพยากรอย่างมีศักยภาพและกำหนดอนาคตของพวกเขา
โปรแกรม– อัลกอริธึมการดำเนินการตามลำดับซึ่งการดำเนินการจะช่วยให้นักแสดงบรรลุเป้าหมายที่แน่นอน โปรแกรมอาจเป็นคอมพิวเตอร์ การเลือกตั้ง หรือการทำงาน พวกเขาทั้งหมดมีสิ่งหนึ่งที่เหมือนกัน: ชุดของกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกันซึ่งมุ่งเป้าไปที่การบรรลุภารกิจที่ได้รับมอบหมาย
วางแผน– ชุดของการกระทำที่รวมเป็นหนึ่งเดียวโดยมีเป้าหมายเดียวและตั้งใจให้แล้วเสร็จก่อนวันที่กำหนด แผนนี้ช่วยให้คุณสร้างตารางการทำงานที่มีระเบียบวินัยทั้งรายบุคคลและกลุ่มบุคคล ช่วยให้พวกเขานำทางเวลาและพื้นที่ได้
ดังนั้น โปรแกรมจึงเป็นแนวคิดกว้างๆ ที่แสดงถึงกลยุทธ์ในการบรรลุผล ไม่ใช่บริษัทหรือองค์กรขนาดใหญ่แห่งเดียวที่ผู้นำต้องการประสบความสำเร็จจริงๆ จะทำได้โดยปราศจากสิ่งนี้ โปรแกรมมีความยืดหยุ่น เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย แต่ละจุดสามารถเปลี่ยนแปลงและปรับให้เข้ากับสภาพจริงได้ นอกจากนี้ยังสามารถดำเนินการหลายแผนพร้อมกันได้
แผนเป็นวิธีที่ล้าสมัยในการดำเนินภารกิจการจัดการโครงการ มีรายละเอียดและแต่ละเหตุการณ์มีกรอบเวลา แต่ก็ยังห่างไกลจากข้อเท็จจริงที่ว่าการทำงานทั้งหมดให้สำเร็จจะนำไปสู่การบรรลุเป้าหมาย
ความกว้างของแนวคิด โปรแกรมเป็นหมวดหมู่ที่กว้างกว่าซึ่งสามารถรวมหลายแผนได้
ความก้าวหน้า. โปรแกรมมีความยืดหยุ่นมากกว่าแผนและสามารถปรับเปลี่ยนและกำหนดแนวทางได้ในระหว่างกระบวนการดำเนินการ
ความยืดหยุ่น รายการโปรแกรมแต่ละรายการสามารถดำเนินการได้อย่างอิสระจากกัน โดยมีผลลัพธ์ได้หลายรายการ แผนดังกล่าวเป็นแบบเส้นตรงเสมอ ดังนั้นจึงต้องดำเนินการอย่างสม่ำเสมอ
รายละเอียด. โปรแกรมประกอบด้วยข้อกำหนดและเป้าหมายทั่วไปเท่านั้น และแผนประกอบด้วยรายละเอียดโดยละเอียดของแต่ละขั้นตอน กรอบเวลา และทรัพยากร
การประเมินผล เพื่อให้เข้าใจถึงประสิทธิผลของแผน จำเป็นต้องเปรียบเทียบกิจกรรมที่วางแผนไว้กับกิจกรรมที่เสร็จสมบูรณ์จริง ประสิทธิผลของโปรแกรมสามารถประเมินได้เมื่อบรรลุเป้าหมายเท่านั้น
คุณเคยสับสนคำว่า เวทีด้วยคำว่า กระบวนการ- และคำว่า กระเป๋าเอกสารด้วยคำว่า ผลลัพธ์สุดท้าย- อาจจะไม่ แต่คำศัพท์การจัดการโครงการอาจทำให้สับสนได้ บทความนี้จะช่วยคุณค้นหาคำตอบสำหรับคำถามของคุณ
โครงการเป็นเพียงชุดของกิจกรรมที่เกิดขึ้นตามกำหนดการและสร้างผลลัพธ์บางส่วน บางโครงการเป็นอิสระ ส่วนบางโครงการมีทัศนคติ "ไม่" และเปลี่ยนเข้าสู่องค์กร ในทางกลับกัน บางโครงการเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมขนาดใหญ่ เช่น เหตุการณ์สำคัญ กระบวนการ โปรแกรม และพอร์ตโฟลิโอ
สามารถวางแผนโครงการตาม ขั้นตอนซึ่งช่วยให้คุณจัดการหลายโครงการที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายเดียวกันร่วมกันได้ สมมติว่าองค์กรการกุศลจำเป็นต้องจัดงานระดมทุนทุกปี เพื่อจัดการโครงการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับงานนี้ องค์กรการกุศลได้แบ่งโครงการออกเป็นสามขั้นตอน ได้แก่ การวางแผน กิจกรรม และการติดตามผล แต่ละขั้นตอนประกอบด้วยหลายโครงการ
เวที | โครงการ | ผลขั้นตอน |
---|---|---|
การวางแผน |
การจองสถานที่ การคัดเลือกวิทยากรและได้รับความยินยอมจากพวกเขา คำเชิญของผู้เข้าร่วม |
เอกสารแผนการจัดงาน |
เหตุการณ์ |
จัดเตรียมสถานที่ ความช่วยเหลือสำหรับวิทยากรรับเชิญ มาพร้อมกับผู้เข้าร่วม |
ดำเนินกิจกรรมตามแผนที่วางไว้ |
การดำเนินการเพิ่มเติม |
แบบสำรวจผู้เข้าร่วม การรวบรวมบันทึกย่อในขั้นตอนต่อไป |
เอกสารการวิเคราะห์เหตุการณ์ |
กิจกรรมในสองโครงการที่แตกต่างกันอาจมีความสัมพันธ์กัน จึงก่อตัวขึ้น กระบวนการ- สมมติว่ามีสองโครงการ: โครงการแรกประกอบด้วยกิจกรรมที่จำเป็นในการพัฒนาระบบติดตามปัญหาทางเทคนิค และอีกโครงการประกอบด้วยกิจกรรมที่จำเป็นในการจ้างและฝึกอบรมเจ้าหน้าที่สนับสนุน
ชุดกิจกรรมที่รวมกันจากทั้งสองโครงการทำให้เกิดกระบวนการสร้างศูนย์บริการทางโทรศัพท์ ผลลัพธ์ของกระบวนการคือศูนย์บริการทางโทรศัพท์ที่ดำเนินงานเต็มรูปแบบ
โปรแกรมคือกลุ่มโครงการที่ได้รับการจัดการร่วมกันเพื่อยกระดับความสัมพันธ์อย่างมีประสิทธิผล ตัวอย่างเช่น, บริษัทรับเหมาก่อสร้างซึ่งกำลังทำงานในพื้นที่ใกล้เคียงใหม่ จะจัดการบ้านแต่ละหลังในบริเวณใกล้เคียงเป็นโครงการที่แยกจากกัน การจัดกลุ่มโครงการเป็นโครงการในบริเวณใกล้เคียงช่วยให้ติดตามความคืบหน้าของพื้นที่ใกล้เคียงทั้งหมดได้ง่ายขึ้น และวางแผนทรัพยากรภายนอก เช่น รถบรรทุกปูนซีเมนต์หรือผู้รับเหมาจัดสวน
ผู้จัดการโครงการบางคนอาจใช้ พอร์ตการลงทุนเพื่อจัดโครงการและโปรแกรมให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ทางธุรกิจที่เกี่ยวข้อง เช่น บริษัทพัฒนา ซอฟต์แวร์ระบุเป้าหมายทางธุรกิจเชิงกลยุทธ์สามประการ ได้แก่ “นวัตกรรมทางอุตสาหกรรม” “การพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ปลอดภัย” และ “การสนับสนุนลูกค้าคุณภาพสูง” องค์กรสร้างแฟ้มผลงานสำหรับแต่ละเป้าหมายเหล่านี้ (นวัตกรรม ความปลอดภัย และการสนับสนุน) และจัดทำแผนที่โครงการและโปรแกรมปัจจุบันไว้กับเป้าหมายเหล่านั้น
กระเป๋าเอกสาร | โครงการและโปรแกรมต่างๆ |
---|---|
นวัตกรรม |
โครงการ:การวิเคราะห์การแข่งขัน โปรแกรม:การฝึกอบรมภาคอุตสาหกรรม |
ความปลอดภัย |
โครงการ:ด่านตรวจสอบความปลอดภัย โปรแกรม:การใช้ระบบการลงทะเบียนเซิร์ฟเวอร์ |
สนับสนุน |
โครงการ:การปรับใช้ระบบติดตามปัญหาทางเทคนิคของคอลเซ็นเตอร์ โครงการ:การจ้างและการฝึกอบรมพนักงานคอลเซ็นเตอร์ โปรแกรม:แหล่งข้อมูลบนเว็บสำหรับลูกค้า |
โครงการ ขั้นตอนและกระบวนการนำไปสู่ผลลัพธ์บางอย่างซึ่งเรียกว่า ผลลัพธ์สุดท้าย- โดยทั่วไปแล้ว ผลลัพธ์สุดท้ายจะเป็นรายการที่จับต้องได้โดยเฉพาะ เช่น เอกสารหรือผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป ผลลัพธ์สุดท้ายอาจไม่ใช่แค่ผลิตภัณฑ์และสินค้าเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผลลัพธ์หรือบริการด้วย ตารางต่อไปนี้แสดงตัวอย่างบางส่วนของประเภทเหล่านี้
ประเภทผลลัพธ์สุดท้าย | คำอธิบาย | ตัวอย่าง |
---|---|---|
รายการที่จับต้องได้ซึ่งเป็นผลลัพธ์ของโครงการ ระยะ หรือกระบวนการ ผลิตภัณฑ์อาจเป็นการส่งมอบแบบสแตนด์อโลนหรือเป็นส่วนหนึ่งของการส่งมอบที่ใหญ่กว่าก็ได้ |
เอกสารใบสมัครบ้าน |
|
ผลลัพธ์ |
ผลลัพธ์ของการดำเนินโครงการ ระยะ หรือกระบวนการให้เสร็จสิ้น |
กระบวนการติดตามจุดบกพร่องที่ปรับปรุง โครงสร้างองค์กรใหม่ แนวทางการสร้างอาคารสีเขียว |
ผลลัพธ์ของขั้นตอน โครงการ หรือกระบวนการที่ทำให้องค์กรสามารถปฏิบัติหน้าที่ทางธุรกิจได้ |
ศูนย์บริการทางโทรศัพท์ที่ดำเนินงานอย่างเต็มรูปแบบ การรวบรวมผู้เข้าร่วมทั้งหมดในการประชุม บริการวิทยุกระจายเสียง |
เมื่อก้าวไปอีกขั้น "ระบบ" การจัดการโครงการหมายถึงชุดกระบวนการ เทคนิค วิธีการ และเครื่องมือที่บูรณาการใช้ในการวางแผนและติดตามโครงการ Microsoft Project เป็นเครื่องมือภายในระบบการจัดการโครงการขนาดใหญ่ โปรเจ็กต์หรือที่เรียกว่าแผนโครงการ จะถูกบันทึกเป็นไฟล์แยกต่างหากภายใน Project 2010 และสามารถจัดกลุ่มเป็นกิจกรรมขนาดใหญ่ได้ เช่น เหตุการณ์สำคัญ กระบวนการ โปรแกรม และพอร์ตโฟลิโอ