Elektronsko upravljanje dokumentima (EDF)- skup automatizovanih procesa za rad sa dokumentima predatim u elektronskom obliku bez upotrebe papirnih medija.

Elektronski dokumenti u odobrenim oblicima su sastavni dio svih računovodstvenih programa, ali da bi elektronski dokument bio pravno priznat mora biti potpisan elektronskim potpisom.

Vrste elektronskih dokumenata

Elektronski dokument potpisan elektronskim potpisom može se koristiti ako zakonodavstvo Ruske Federacije ne sadrži direktnu zabranu njegove upotrebe.

Tako ugovori, razne fakture, prijave, izvještaji, prijave, kao i otpremnice, akti i računi mogu biti elektronski dokumenti.

Takođe, elektronski dokumenti se dele na neformalna dokumenta i formalizovana dokumenta.

Neformalizovana dokumenta – pisma, ugovori, punomoći, tehnička dokumentacija i druga prepiska – su oslobođeni stroge državne regulative.

Za formalizovane dokumente odvojeno zakonodavni akti Propisani su strogi zahtjevi za format i propise prenosa.

Formalni dokument je dokument kreiran prema formatu Federalne poreske službe.

Formalni dokumenti direktno utiču na tačnost obračuna poreza, pa je za njih važno poštovanje svih procedura prenosa.

Formalni dokumenti su, na primjer, elektronske fakture.

Za neke primarne dokumente, Federalna poreska služba Rusije razvila je preporučeni format za tovarni list u obrascu TORG-12 i Potvrdu o prijemu (rad) za usluge.

Uprkos činjenici da je naznačen preporučeni format za takve dokumente, to je format u kojem kompanije moraju poslati ove dokumente elektronskim putem na zahtjev Poreske uprave ako je potrebno potvrditi rashode poreza na dobit.

Opcije elektronskog upravljanja dokumentima

Postoje dvije opcije za organizaciju elektronskog sistema upravljanja dokumentima. Prvi je sklapanje ugovora o elektronskom upravljanju dokumentima sa ugovornim stranama i razmjena dokumenata potpisanih elektronskim potpisom putem e-pošte. U tom slučaju možete koristiti jednostavan elektronski potpis.

Druga opcija je organiziranje elektronskog upravljanja dokumentima preko posebnog operatera.

Ovom metodom, kompanija se pridružuje propisima za razmjenu elektronskih dokumenata i sa drugim ugovornim stranama može razmjenjivati ​​i formalne dokumente (za koje je Federalna porezna služba Rusije zvanično odobrila format) i neformalne (ugovore, sporazume, izvještaje o pomirenju itd. .).

Glavne funkcije sistema elektronskog upravljanja dokumentima

Glavne funkcije elektronskog sistema za upravljanje dokumentima su:

registracija dokumenata;

kontrola izvršenja dokumenata;

kreiranje direktorija i rad s njima;

kontrola kretanja papirnih i elektronskih dokumenata, vođenje istorije rada sa dokumentima;

kreiranje i uređivanje detalja dokumenta;

generisanje izveštaja o protoku dokumenata preduzeća;

uvoz dokumenata iz sistema datoteka i Interneta;

kreiranje dokumenta direktno iz sistema na osnovu šablona (direktna integracija);

rad sa verzijama dokumenata, složenim višekomponentnim i višeformatnim dokumentima, prilozima;

Elektronska distribucija dokumenata;

rad sa dokumentima u fasciklama;

primanje dokumenata putem skeniranja i prepoznavanja.

smanjenje troškova za pristup informacijama i obradu dokumenata.

Prednosti elektronskog upravljanja dokumentima

Glavne prednosti elektronskog upravljanja dokumentima uključuju sljedeće:

centralizovano, strukturirano i sistematizovano skladištenje dokumenata u elektronskoj arhivi;

smanjenje troškova za štampanje, poštarinu i skladištenje papirnih računa;

jedinstven pristup procedurama generisanja i obrade dokumenta (registracija, odobrenje, itd.);

skraćivanje vremena za dostavu, registraciju i odobravanje dokumenata;

brzina potpisivanja dokumenata;

mogućnost obavljanja bilo kakvih operacija s dokumentima na mreži 24 sata: traženje, preuzimanje, ispis, pomirenje, odbacivanje, kao i praćenje njihovog kretanja;

brza pretraga dokumenata.

Povjerljivost razmjene je osigurana šifriranjem dokumenta.

Elektronski digitalni potpis (EDS) osigurava identifikaciju potpisnika i integritet poslanih dokumenata.

Dostava elektronski dokumenti garantuje operater toka dokumenata.

Implementacija elektronskog sistema upravljanja dokumentima

Da biste upravljali elektronskim sistemom za upravljanje dokumentima, morate:

izradi i odobri proceduru za elektronsko upravljanje dokumentima;

imenovati odgovorne za njegovo održavanje;

organizovati elektronsku arhivu primljenih i poslatih dokumenata;

u računovodstvenoj politici propisati pravila za kreiranje, prijem i čuvanje elektronskih dokumenata, imenovati odgovorne za izradu i potpisivanje elektronskih dokumenata.

Svaki zaposlenik koji je ovlašten za potpisivanje elektronskih dokumenata mora imati elektronski potpis.

Nakon kreiranja elektronskog sistema za upravljanje dokumentima, organizacija ne može da štampa dokumente, već ih čuva u elektronskoj arhivi.

Po potrebi, dokumenti koji se čuvaju u arhivi mogu se odštampati za inspektore, a može se predočiti i dokument potpisan elektronskim potpisima stranaka, nakon što su prethodno uredno ovjereni.

EDI (elektronsko upravljanje dokumentima): detalji za računovođu

• Ulazimo u eru EDI-ja

  Usluga "1C-EDO". Prednosti "1C-EDO" Usluga "1C-EDO" je najprofitabilnija...obavljaju pojedinačne pošiljke preko EDO-a, usluga "1C-EDO" je dostupna bez plaćanja. ... identifikator učesnika EDF-a.” Kreiranje profila postavki EDF-a Profil postavki EDF-a Nakon kreiranja... nastavite na “Konfiguriranje EDF-a”. EDF postavke U prozoru koji se otvori potrebno je da... razmijenite dokumente putem EDF-a Lista EDF postavki U "EDF postavke" poslano... prikazana su regulatorna tijela. EDI arhiva Koristeći EDI sistem, organizacije smanjuju troškove...

• Prilikom promjene adrese e-pošte i EDF operatera potrebno je obavijestiti porezne organe

  I postoji nekoliko ugovora sa EDF operaterima, pa da komuniciramo sa njima... . Ako kompanija odluči da promeni svog EDF operatera, po pravilu se menja i elektronski... -6/19884@. Porezne vlasti moraju biti obaviještene i o promjeni operatera EDF-a.

• 8 argumenata za povezivanje sa elektronskim upravljanjem dokumentima kada radite sa lizing kućom

  Koje izdaje bilo koji akreditovani EDF operater. – Postoji mnogo operatera na tržištu. ...kao originali. Sam proces EDI regulisan je zakonima Ruska Federacija i... i podrška elektronskom sistemu upravljanja dokumentima (EDF) kod zakupaca i je... koji izdaje bilo koji akreditovani EDF operater. – Ima mnogo operatera na tržištu... jednostavna procedura. Obično EDF operater pruža pristup Personal Area... U 2018. godini stručnjaci EDF operatera predviđaju povećanje protoka pravno značajnih...

• Odgovornost za kasno podnošenje poreske prijave

  Zaključiti sa operaterom elektronskog upravljanja dokumentima (EDF) ugovor o pružanju usluga za... pružanje EDI sa poreskim organom; ili dajte... ovlaštenje za EDF kod Federalne porezne službe ovlaštenom predstavniku (posredniku...) koji ima ugovor sa operaterom EDF-a i kvalificirani certifikat ključa za verifikaciju...

• Karakteristike izbora sistema elektronskog izvještavanja

  Sisteme za EDI izvještavanje nudi nekoliko programera. Svaki softver...? Sisteme za EDI izvještavanje nudi nekoliko programera. Svaku softversku... uslugu nudi više od stotinu EDF operatera. Svaki od njih ima status... rješenja usmjerenih na različite EDI zadatke. Što se tiče izbora operatera...

• Šta treba da znate o elektronskim potpisima pre nego što ih primenite

  Na platformi operatera za upravljanje elektronskim dokumentima (EDF) i sve radnje za korištenje... razmjene dokumenata, a koji EDF operater koristi većina partnera kako bi se maksimalno povećao... * broj dokumenata koji se prenose preko EDF operatera vanjskim partnerima. Kakve promene čekaju...

Ministarstvo finansija je krajem maja 2011. godine učinilo još jedan korak ka implementaciji elektronskog upravljanja dokumentima – izdat je nalog kojim je odobren postupak izdavanja i prijema elektronskih računa. Ali da bi se dobio pravi ekonomski efekat od korišćenja tehnologija bez papira, važno je sav tok dokumenata* pretvoriti u elektronski oblik. Kompanija 1C spremna je svojim korisnicima pružiti takve mogućnosti.

Porezni zakonik Ruske Federacije

Art. 169 Poreskog zakona Ruske Federacije sa izmjenama i dopunama. Savezni zakon od 27. jula 2010. br. 229-FZ).

Federalni zakon br. 63-FZ od 10. januara 2002. br. 1-FZ

od 25.04.2011. br. 50n

Idemo ka razmjeni elektronskih dokumenata sa drugim ugovornim stranama

Potreba za prelaskom na bezpapirne tehnologije već dugo se javlja u privredi. Uvođenje elektronske razmjene dokumenata sa suradnicima ima pozitivan ekonomski efekat: smanjenje troškova organizacija za potrošni materijal, poštanske usluge, održavanje arhive dokumenata na papiru (troškovi papira, osoblja, zakup prostora za arhivu itd.), smanjenje vrijeme za obradu i razmjenu podataka, smanjenje broja grešaka, mogućnost brzog pretraživanja traženi dokument u elektronskoj arhivi.

Sada država čini mnogo u tom pravcu. 2002. godine usvojen je Zakon o elektronskom digitalnom potpisu, kojim je utvrđen pravni značaj elektronskih dokumenata potpisanih elektronskim potpisom. Nažalost, odredbe ovog zakona nisu se odnosile na fakture, o čemu je postojala posebna odredba u Poreskom zakoniku Ruske Federacije. Ovo ograničenje je sada ukinuto.

Prošlog ljeta izvršene su izmjene Poreskog zakona Ruske Federacije koje predviđaju mogućnost sastavljanja i izdavanja računa u elektronskom obliku uz obostranu saglasnost strana u transakciji i dostupnost tehničkih sredstava i mogućnosti za prijem i obradu takvih fakture (član 169 Poreskog zakona Ruske Federacije sa izmjenama i dopunama Saveznog zakona od 27. jula 2010. br. 229-FZ).

Predsjednik Ruske Federacije je 6. aprila 2011. godine potpisao Federalni zakon br. 63-FZ „O elektronskim potpisima“. Novi zakon ima za cilj otklanjanje nedostataka važećeg Federalnog zakona od 10. januara 2002. br. 1-FZ „O elektronskim digitalnim potpisima“, kao i proširenje obima upotrebe elektronskog potpisa.

I konačno, 25. maja 2011. godine donesena je naredba Ministarstva finansija Rusije od 25. aprila 2011. br. 50n „O odobravanju Procedure za izdavanje i primanje računa u elektronskom obliku putem telekomunikacionih kanala korišćenjem elektronskog digitalnog potpisa“ registrovan u Ministarstvu pravde Rusije (matični broj 20860).

Ministarstvo pravde Rusije registrovalo je proceduru za izdavanje i primanje elektronskih faktura

Postupkom se utvrđuje da se izdavanje i prijem računa u elektronskom obliku vrši preko jednog ili više operatera elektronskog upravljanja dokumentima sa kompatibilnim tehničkim sredstvima. Napominjemo da je korištenje elektronskih faktura dozvoljeno samo uz zajednički dogovor strana u transakciji. Dakle, korišćenje elektronskih dokumenata je pravo, a ne obaveza ugovornih strana. Postupkom je precizirano koji se dan smatra datumom izdavanja i datumom prijema elektronskih računa, te uređuje postupak za ispravke istih.

Procedura stupa na snagu od trenutka njenog zvaničnog objavljivanja (klauzula 2 naredbe Ministarstva finansija Rusije od 25. aprila 2011. br. 50n). Zapravo, može se koristiti nakon pojavljivanja akreditovanih operatera za elektronsko upravljanje dokumentima* i odobrenja od strane Federalne poreske službe Rusije formata faktura, dnevnika primljenih i izdatih faktura, knjige kupovine i knjige prodaje u elektronskom obliku. obrazac (stav 2. tačke 9. člana 169. Poreskog zakona Ruske Federacije) .

Bilješka:
* Proceduru za akreditaciju kompanija kao operatera elektronskog upravljanja dokumentima mora odobriti Federalna poreska služba Rusije. Nakon akreditacije operatera, odgovarajući mehanizam razmjene će biti dogovoren s njima i potom podržan u ekonomskim programima kompanije 1C.

U ekonomskim programima kompanije 1C, mogućnost sastavljanja i izdavanja računa u elektronskom obliku biće implementirana nakon odobrenja gore navedenih dokumenata i formata.

Uvođenje elektronskih faktura poslužilo je kao podsticaj za što širu upotrebu ostalih računovodstvenih, poreskih i finansijsko računovodstvenih dokumenata u elektronskom obliku.

Razmjena elektronskih dokumenata sa ugovornim stranama u "1C:Enterprise 8"

Već sada je program 1C: Trade Management 8 implementirao mogućnost razmjene dokumenata čiji postupak zamjene nije reguliran zakonom (na primjer, fakture, fakture, katalozi proizvoda, cjenovnici, narudžbe, uključujući dokumente u slobodnoj formi) . Direktna razmjena “Prodavac - Kupac” je moguća iz programa (putem e-pošte ili zajedničkog direktorija datoteka na serveru).

Prilikom razvoja mehanizma za razmjenu elektronskih dokumenata u 1C:Enterprise 8, zadatak je bio implementirati jednostavan mehanizam za podešavanje i razmjenu sa najpogodnijim sučeljem. Dokumenti se digitalno potpisuju i šalju primaocu pritiskom na dugme. Ako se učesnici u razmjeni međusobno dogovore da ne moraju svi poslati dokumenti biti pravno značajni, onda je za određene vrste dokumenata moguće ne koristiti elektronski potpis.

Radi lakšeg korišćenja, sistem ima ugrađen sistem nagoveštaja (korak po korak), koji obaveštava korisnika o sledećem neophodna akcija kada radite sa elektronskim dokumentom.

Za praktičnost korisnika, program uključuje i:

• fleksibilna konfiguracija koraka u radu sa elektronskim dokumentima u korisničkom režimu;
• generisanje elektronskog dokumenta u nekoliko opšteprihvaćenih formata koje odredi korisnik;
• povezivanje sertifikata potpisa sa određenim vrstama potpisanih elektronskih dokumenata, kao i provera ispravnosti sertifikata potpisa prilikom slanja ili prijema;
• automatsko praćenje trenutne verzije elektronskog dokumenta prema dokumentu računovodstvenog sistema;
• pregled liste svih elektronskih dokumenata sa njihovim kratke karakteristike u vezi sa dokumentom računovodstvenog sistema;
• vođenje detaljnog dnevnika događaja o akcijama sa elektronskim dokumentima;
• pregled sadržaja elektronskog dokumenta na ekranu u štampanom obliku poznatom korisniku, instaliranje digitalnog potpisa ili njegovo slanje autoru dokumenta na reviziju, kao i mogućnost učitavanja elektronskog dokumenta sa instaliranim digitalnim potpisima na direktorij na disku;
• poređenje 2 verzije elektronskih dokumenata.
• poseban ergonomski obrazac za obradu elektronskih dokumenata pripremljenih za potpis, raščlanjen po sertifikatima potpisa odgovornih radnika organizacije;
• automatsko generisanje dokumenta računovodstvenog sistema na osnovu sadržaja primljenog elektronskog dokumenta.

U budućnosti će se razmjena elektronskih dokumenata sa ugovornim stranama implementirati u druga rješenja na platformi 1C:Enterprise 8.

U zaključku još jednom napominjemo da je uvođenjem elektronske razmjene dokumenata sa ugovornim stranama moguće poboljšati nivo kvalitete obrade i razmjene ažurne informacije, smanjiti broj grešaka nastalih prilikom “ručnog” unosa, kao i smanjiti radni intenzitet i vrijeme obrade dokumenta.

Ako se prije nekoliko godina moglo reći da je elektronički oblik razmjene informacija od interesa za napredne poduzetnike, danas se sa sigurnošću može reći da je elektronski protok dokumenata između organizacija globalne prirode, a danas najbrži i najproduktivniji način razmjene informacije.

Šta je i kako funkcioniše elektronski tok dokumenata između organizacija?

Elektronsko upravljanje dokumentima (EDF) je način interakcije između ugovornih strana pomoću elektronskih sredstava komunikacije, zakonski uspostavljenih i tehnički podržanih savremenih tehnologija.

Sistem protoka dokumenata između ugovornih strana prošao je kroz mnoge faze, ali ovaj format prijenosa informacija počeo se aktivno primjenjivati ​​kada su vanbudžetski fondovi i porezni organi postavili zahtjeve za generiranje i dostavljanje izvještaja ne samo na papiru, već iu elektronskom obliku. .

S vremenom su korisnici uvažili prednosti elektronskog načina obrade i prenošenja informacija drugim ugovornim stranama, a tok dokumenata u elektronskom formatu postao je sveobuhvatan.

Elektronski protok dokumenata između organizacija: prednosti i nedostaci

Poslovni svijet je cijenio prednosti elektronskog upravljanja dokumentima, te se danas koristi ne samo za interakciju s regulatornim tijelima, već i kao način razmjene poslovnih informacija sa poslovnim partnerima, kao i za prijenos informacija unutar kompanije.

Prednosti ove vrste razmjene informacija sa suradnicima uključuju:

povećanje brzine rješavanja pitanja i transakcija poravnanja;

efikasnost, sposobnost kontrole i analize;

optimizacija radnog vremena osoblja;

smanjenje troškova za obradu dokumenata.

Međutim, ne mogu se zanemariti neki nedostaci EDI-ja. U osnovi, oni se odnose na sistem - softverski proizvod koji obezbeđuje cikluse informacija, što takođe ima svoje nedostatke. Ukupno, nedostaci uključuju:

nemogućnost prilagođavanja i dopuna nakon slanja dokumenta. Da bi ispravio greške, korisnik će morati da koristi složeniju proceduru - da drugoj strani pošalje odgovarajuće propratno pismo obaveštenja i novi ispravljeni dokument;

Softver se ne ažurira automatski - morate kupiti dodatna ažuriranja sistema čim postanu dostupna.

Kako sistem funkcioniše

Hajde da definišemo šta je elektronski dokumentotok između organizacija, kako funkcioniše i šta je neophodno za njegovo efikasno funkcionisanje.

Trenutno je elektronsko upravljanje dokumentima sistem za rad sa dokumentima u tehnološkom režimu „bez papira“, na osnovu kojeg se originali generišu direktno u elektronskom obliku, u posebnom opcionom polju.

Glavni element sistema je elektronski dokument.

Da biste osigurali efikasnu funkcionalnost sistema i osigurali njegovu održivost:

potencijalna druga strana takođe mora biti povezana sa elektronskim sistemom upravljanja dokumentima;

između strana u interakciji mora biti osigurana tehnička spremnost za razmjenu dokumenata u elektronskom obliku;

akcije strana moraju biti koordinirane i međusobno povezane.

Da bi dokument kreiran elektronskim putem dobio pravni značaj, mora:

u skladu sa određenim formatom;

biti ovjeren potpisom službenog ili odgovornog lica.

Koji dokumenti su uključeni u EDI?

Elektronskoj razmjeni podležu tri vrste dokumenata:

formalizirana dokumentacija - sastavljena u standardiziranim oblicima reguliranim zakonodavstvom Ruske Federacije (na primjer - UPD, faktura, potvrda o završetku, itd.);

neformalni dokumenti potpisani jednim potpisom - ugovorna strana koja ih šalje (poslovna korespondencija, obavještenja, propratna pisma, itd.);

neformalni dokumenti koje istovremeno potpisuje više učesnika u sistemu.

Kako organizovati elektronski protok dokumenata između organizacija

Da bi se organizovao rad EDI i osigurala njegova efektivnost, potrebno je razviti i registrovati sve tehničke nijanse u lokalnom regulatornom aktu – posebnom Pravilniku o EDI.

EDI sistem može uključivati ​​administrativne i računovodstvene dokumente različitog stepena važnosti i povjerljivosti. Imajući to u vidu, u Pravilniku, koji navodi spisak dokumenata koji podležu sistemu elektronskog cirkulacije, potrebno je navesti koji su od njih ovjereni jednostavnim, a koji pojačanim elektronskim potpisom službenog lica. Takođe, Pravilnik mora sadržati spisak lica ovlašćenih za potpisivanje dokumenata generisan elektronskim putem.

Nakon usaglašavanja i usvajanja Pravilnika, korisnici sistema upravljanja dokumentima će morati da riješe niz organizacionih pitanja:

odabrati operatera EDF-a i sklopiti ugovor s njim;

organizovati elektronsku arhivu - za naknadno skladištenje primljenih i kopija poslatih elektronskih dokumenata;

unesite podatke o prelasku na elektronsko upravljanje dokumentima u lokalu normativni akt– računovodstvene politike preduzeća, izdavši ih kao dodatak dokumentu;

obezbijediti tehničku opremu za rad sistema;

rješavaju druga organizaciona pitanja.

Šta je potrebno za elektronski protok dokumenata između organizacija

Da bi se prijavili kao učesnik u EDF sistem, korisnici moraju:

povežite se sa EDF operaterom;

kupiti (ili registrovati postojeći u sistemu) sertifikat elektronskog potpisa, kao i alat za kriptografsku zaštitu;

zajedno sa operaterom povežite svoje potencijalne partnere na vlastitu uslugu;

obavijestite svoje druge strane o povezivanju kao učesnik u EDI sistemu;

zaključuje ugovore sa ugovornim stranama o razmjeni dokumenata i informacija elektronskim putem putem EDI sistema.

Zamjenik generalnog direktora Taxkom doo

Velika većina računovođa koristi specijalizovane kompjuterske programe i podnosi elektronske izvještaje poreznoj upravi i fondovima. Zašto onda ne komunicirate „elektronski“ sa svojim partnerima? Zašto štampati hrpe papira kada možete kreirati i čuvati elektronske dokumente? Kako to učiniti, rekla nam je kompanija koja pruža usluge elektronskog upravljanja dokumentima.

Igore Vladimiroviču, recite nam šta je to elektronsko upravljanje dokumentima?

I.V. Murashkintsev: Elektronsko upravljanje dokumentima je način organizovanja rada sa dokumentima, kada se najveći deo njihovih originala generiše u elektronskom obliku, bez upotrebe papirnih medija. Napominjemo da se takvim protokom dokumenata stvaraju originali u elektronskom obliku, a ne samo elektronske kopije papirnih dokumenata. Elektronski dokumenti u odobrenim formatima mogu se sastaviti u većini računovodstvenih programa. Ali da bi elektronski dokument bio pravno značajan, ne samo da mora biti u skladu sa odobrenim formatima i imati obavezne podatke, već mora biti i potpisan elektronskim potpisom.

Nakon kreiranja dokumenta, možete ga odmah potpisati elektronskim potpisom u mnogim, iako ne svim, računovodstvenim programima.

Ako se elektronski dokument šalje drugoj strani, isti se mora poslati u skladu sa procedurom za razmjenu elektronskih dokumenata.

Kakva je to procedura za razmjenu elektronskih dokumenata? Koju vrstu elektronskog potpisa treba potpisati elektronski dokument?

Zahvaljujemo se glavnom računovođi DOO “Firma “ANIS-98”” na predloženoj temi intervjua Olga Vladimirovna Saltykova, Moskva grad.

I.V. Murashkintsev: Ovaj redoslijed će se razlikovati za različite dokumente. Elektronske fakture imaju posebne, strože zahtjeve. Moraju biti potpisani poboljšanim kvalifikovanim elektronskim potpisom i poslati preko operatera za upravljanje elektronskim dokumentima Narudžba, odobreno. Naredbom Ministarstva finansija od 25. aprila 2011. godine broj 50n.

Unaprijeđeni kvalifikovani elektronski potpis je analogni pečatu organizacije uz potpis odgovorne osobe. Prati ga kvalifikovani sertifikat ključa za verifikaciju. Samo akreditovani sertifikacioni centri mogu da izdaju takve elektronske potpise Zakon od 6. aprila 2011. br. 63-FZ. Dokumenti koji su potpisani elektronskim digitalnim potpisom po starom Zakonu o EDS-u, koji više neće važiti od 1. Zakon od 10. januara 2002. br. 1-FZ, smatraju se potpisanim poboljšanim kvalifikovanim elektronskim potpisom.

U određenim industrijama, na primjer u proizvodnji nakita, preporučljivo je prenijeti preko operatera ne samo eksterne, već i neke interne dokumente organizacije. Interni dokumenti obično ne moraju biti potpisani poboljšanim kvalifikovanim potpisom. Po nahođenju same organizacije, pojačan nekvalifikovani ili čak jednostavan elektronski potpis može biti dovoljan.

Unaprijeđene nekvalifikovane potpise izdaju i certifikacijski centri, a oni mogu biti jeftiniji od kvalifikovanih. Jednostavan potpis je šifra ili lozinka koja vam omogućava da identifikujete kreatora dokumenta. Takav potpis možete dodati koristeći kompjuterski program, i to će zahtijevati manje troškova od kupovine poboljšanog potpisa.

Eksterni dokumenti, osim faktura, mogu se slati drugim ugovornim stranama jednostavnom e-poštom. Po dogovoru strana, mogu se potpisati ili poboljšanim kvalifikovanim ili poboljšanim nekvalifikovanim elektronskim potpisom. Ali korištenje posebnog elektronskog sistema za upravljanje dokumentima je praktičnije, jer vam omogućava da odmah primite obavijest da je vaš partner primio dokument. On, pak, može to odmah potpisati i poslati vam.

Koji je najbolji način za početak implementacije elektronskog upravljanja dokumentima?

I.V. Murashkintsev: Tipično, kompanije koje imaju mnogo partnera i veliki obim eksternog toka dokumenata odlučuju da pređu na korišćenje elektronskih dokumenata. Budući da je razmjena elektronskih dokumenata, posebno faktura, moguća samo uz zajednički dogovor strana klauzula 1 čl. 169 Poreski zakon Ruske Federacije, zatim prvo trebate razgovarati o mogućnosti prelaska na elektronsko upravljanje dokumentima sa svojim redovnim partnerima. Zatim morate odabrati operatera za upravljanje elektronskim dokumentima i sklopiti ugovor s njim. Spisak operatera za upravljanje elektronskim dokumentima uključenih u Mrežu poverenja Federalne poreske službe je objavljen na Web stranica Federalne porezne službe .

Na koje kriterije treba obratiti pažnju pri odabiru operatera?

I.V. Murashkintsev: Operatori za upravljanje elektronskim dokumentima u pravilu pružaju mogućnost razmjene elektronskih dokumenata sa nekoliko strana u test modu. Tokom ovakvog „probnog rada“ moći ćete da shvatite koji interfejs vam je pogodniji i da li će biti lako kombinovati vaš računovodstveni program sa sistemom upravljanja dokumentima operatera.

Što je teže kombinovati računovodstveni program sa elektronskim sistemom upravljanja dokumentima, to će biti veći trošak implementacije sistema. Obratite pažnju i na cijenu slanja elektronskih dokumenata. Obično su troškovi dostave isti kao u mobilne komunikacije: „Pozivalac“, odnosno pošiljalac elektronskog dokumenta, plaća. Elektronski dokumenti se često moraju slati u kompletu. U tom slučaju može doći do naknade za slanje paketa dokumenata, na primjer računa i potvrde o završenom poslu ili fakture.

Da li je potrebno istovremeno sklapati ugovor sa certifikacijskim centrom - organizacijom koja izdaje elektronske potpise?

I.V. Murashkintsev: Ovo je obavezno za eksterni protok dokumenata. Certifikacijski centar mora svim učesnicima u toku dokumenata obezbijediti elektronske potpise. Kompanije koje dostavljaju izvještaje elektronskim putem već su zaključile takve ugovore. Ako koristite samo interni tok dokumenata, onda to zavisi od vaše želje. Interni dokumenti se mogu potpisati jednostavnim elektronskim potpisom iu tom slučaju nema potrebe za sklapanjem ugovora sa sertifikacionim tijelom.

Mogu li druge strane koristiti različite sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima? Ili je moguće primiti dokumente samo ako ih je partner poslao preko istog operatera?

I.V. Murashkintsev: Trenutno, nažalost, ne postoji interni roming između operatera. Stoga, da biste primili dokumente, morate se povezati na istog operatera kao i kompanija koja šalje dokumente. Dakle, ako vaše druge ugovorne strane rade preko različitih operatera, da biste razmijenili dokumente sa drugim ugovornim stranama, morat ćete sklopiti ugovor sa svakim od operatera.

Nadamo se da će roming raditi u toku ove godine i tada će biti moguće prihvatiti dokumente poslate preko drugih operatera.

Da li je potrebno posebno predvideti upotrebu elektronskog sistema za upravljanje dokumentima u ugovorima sa drugim ugovornim stranama?

I.V. Murashkintsev: Ne, ne morate ovo da radite. Dovoljno je razmjenjivati ​​redovne mejlove (ne moraju biti ovjerene elektronskim potpisom) ili papirna pisma faksom, gdje je potvrđena saglasnost za korištenje elektronskih dokumenata Dopis Ministarstva finansija od 01.08.2011. godine broj 03-07-09/26. Ili, na primjer, jedna od ugovornih strana može pozvati drugu preko svog operatera, kao što se dešava kada poziva "prijatelje" u na društvenim mrežama, a drugi je da prihvatite ovaj poziv. Međutim, ako vaša druga ugovorna strana ne želi da prima dokumente elektronskim putem, moraćete da nastavite da im šaljete papirna dokumenta.

Pa, dogovorili smo se sa našim partnerima, izabrali operatera ili čak nekoliko operatera. Šta dalje?

I.V. Murashkintsev: Sada moramo prilagoditi poslovne procese kompanije implementaciji elektronskog upravljanja dokumentima u radu sa izvođačima:

izradi i odobri proceduru za elektronsko upravljanje dokumentima;
imenovati odgovorne za njegovo održavanje;
organizovati elektronsku arhivu primljenih i poslatih dokumenata;
u računovodstvenoj politici propisati pravila za kreiranje, prijem i čuvanje elektronskih dokumenata, imenovati odgovorne za izradu i potpisivanje elektronskih dokumenata.

Svaki zaposlenik koji je ovlašten za potpisivanje elektronskih dokumenata mora imati elektronski potpis, jer ne možete prenijeti svoj potpis na druga lica.

Da li trebam da štampam i čuvam elektronske dokumente u papirnom obliku?

I.V. Murashkintsev: Ne, nije neophodno, iako mnogi nastavljaju da to rade na starinski način. Svi poslani i primljeni elektronski dokumenti čuvaju se u elektronskoj arhivi. A vaša elektronska arhiva treba da bude organizovana tako da po potrebi, na primer, na zahtev poreske inspekcije, možete brzo pronaći tražena dokumenta i poslati ih inspekciji elektronski, na isti način na koji se sada prenosi elektronsko prijavljivanje .

A ako poreska uprava ili revizor zatraže papirnu kopiju elektronskog dokumenta, da li će biti jasno da se radi o kopiji elektronskog dokumenta i da je elektronski dokument potpisan od strane stranaka?

I.V. Murashkintsev: Možete odštampati elektronski dokument i dobiti kopiju na papiru. Ova kopija će se automatski odštampati da je papirna kopija elektronskog dokumenta i original je elektronski potpisan od strane strana. Papirna kopija, ako je pravilno sačinjena, odnosno ovjerena potpisom i pečatom organizacije ili notarsko ovjerena, može se koristiti na isti način kao i kopija originalnog papirnog dokumenta.

Mogu li se svi dokumenti kreirati elektronskim putem?

I.V. Murashkintsev: Dokumenti se mogu kreirati u papirnom i elektronskom obliku. Ako je elektronski dokument potpisan kvalifikovanim elektronskim potpisom, on je ekvivalentan papirnom dokumentu potpisanom rukom klauzula 5 čl. 9 Zakona od 6. decembra 2011. br. 402-FZ; klauzula 1 čl. 6 Zakona od 04.06.2011. br. 63-FZ. Postoje elektronski formati koje je odobrila Federalna porezna služba za fakturu, tovarni list TORG-12 i potvrdu o završetku radova. Ostali dokumenti se mogu kreirati u bilo kojem formatu, kao što su tekst ili pdf.

Ali postoji dokument koji se mora sastaviti na papiru. Ovo je tovarni list. Još uvijek nije moguće osigurati mogućnost elektroničkog čitanja tijekom putovanja.

Osim toga, dokumenti koji regulišu odnos između poslodavca i zaposlenog, na primjer, prijava za posao, ugovor o radu, također moraju biti sastavljeni u papirnoj formi.

Koji su zahtjevi za opremu i računare priključene na sistem elektronskog upravljanja dokumentima?

I.V. Murashkintsev: Isto kao i za računare sa kojih se elektronsko prijavljivanje šalje poreskoj upravi i drugim regulatornim organima. Svako radno mjesto povezano sa sistemom za upravljanje elektronskim dokumentima mora imati stabilan internet kanal i instaliran program Crypto-Pro ili drugi sličan program za rad sa elektronskim ključevima.

Koje opasnosti mogu nastati prilikom kreiranja i slanja elektronskih dokumenata i kako ih izbjeći?

I.V. Murashkintsev: Po mom mišljenju, nema ozbiljnih opasnosti. Jedina stvar je da morate biti veoma oprezni, sve raditi na vreme i ne praviti greške u elektronskim dokumentima, posebno u fakturama. Propisi za izdavanje i slanje računa su veoma strogi. A da biste ispravili grešku u dostavljenoj fakturi, morate ponovo poslati ispravljenu fakturu.

Ali ne možete knjižiti novu fakturu koristeći datum koji je već prošao.

Kontinuirano numerisanje faktura se dešava u računovodstvenom programu. Nije bitno da li šaljete papirne ili elektronske račune i da li koristite jednog ili više operatera.

Koliki je okvirni trošak slanja i prijema elektronskog dokumenta?

I.V. Murashkintsev: Stabilna cijena ovih usluga na tržištu tek se pojavljuje. Danas se može kretati od 1 do 5 rubalja. za slanje jednog elektronskog dokumenta. Neki operateri dodatno naplaćuju pretplatu. Primanje elektronskih dokumenata je obično besplatno.

U svakom slučaju, jeftinije je od slanja dokumenata običnom poštom, posebno na velike udaljenosti. Plus, smanjenje troškova štampanja i skladištenja papirnih dokumenata.

Prema recenzijama kompanija koje su počele sa implementacijom elektronskog upravljanja dokumentima, uštede pri prelasku na razmjenu dokumenata sa drugim ugovornim stranama elektronski mogu iznositi oko 2% bruto prometa kompanije.

Ako kompanija planira preći na elektronsko upravljanje dokumentima, naše preporuke će vam pomoći da napravite akcioni plan. Oni će vam reći kako pregovarati sa izvođačima, odabrati dobavljača i pripremiti osoblje za promjene u radu.

Ako će kompanija prijeći na elektronsko upravljanje dokumentima (EDF) sa drugim ugovornim stranama, unaprijed procijenite koji će dio dokumenata moći biti prenošen elektronskim putem. O tome zavisi obim projekta, plan rada za njega, troškovi rada i troškovi kompanije.

Kako napraviti plan rada za prelazak na elektronsko upravljanje dokumentima sa izvođačima

Podijelite posao na prelasku kompanije na elektronsko upravljanje dokumentima u blokove:

• organizaciona pitanja;
• druge strane;
• tok dokumenata;
• osoblje;
• provajder;
• Budžet.

Navedite koji će zadaci biti dovršeni unutar svakog bloka (vidi.

). Prilagodite listu ako je potrebno. Pretpostavimo da kompaniji možda nije potrebna automatizacija: zgodno je pratiti status registracije dokumenata kroz računovodstveni sistem kompanije, ali ako obim toka dokumenata nije velik, onda se troškovi automatizacije neće isplatiti.

Odlučite sami kojim redoslijedom ćete izvoditi navedene tačke. Neki poslovi se mogu obavljati istovremeno, na primjer, razvijanje prezentacijskih materijala za osoblje i pregovaranje sa izvođačima.

Kako pregovarati sa ugovornim stranama o prelasku na elektronsko upravljanje dokumentima

Podijelite ugovorne strane kompanije u četiri grupe. Svaka grupa će morati da zauzme poseban pristup kako bi se dogovorila o prelasku na elektronsko upravljanje dokumentima. Moguće je da se neće sve ugovorne strane složiti, moraćete da nastavite da razmenjujete papirna dokumenta sa njima ili da prekinete saradnju.

Značajne ugovorne strane koje koriste elektronsko upravljanje dokumentima. Takve kompanije već rade sa svojim provajderima, a možda ne i sa organizacijama sa kojima vaša kompanija namerava da sarađuje. Sa ugovornim stranama iz ove grupe možete postupati na sljedeći način:

1. Razmislite da li je preporučljivo sklopiti ugovor sa dobavljačem sa kojim kupac (dobavljač) sarađuje.

2. Saznajte postoji li roming između željenog provajdera vaše kompanije i provajdera druge strane.

3. Pozovite drugu stranu da sklopi ugovor sa provajderom kojeg je odabrala vaša kompanija.

Značajne ugovorne strane koje ne koriste elektronsko upravljanje dokumentima. Ako kupac (dobavljač) odbije koristiti elektronsko upravljanje dokumentima, a kompaniji nije isplativo da prestane sarađivati ​​s njim, postupite prema jednom od scenarija:

1. Koristite sa takvom drugom stranom .

2. Zakažite termin i pokušajte ih uvjeriti da koriste elektronsko upravljanje dokumentima.

Obećajte da ćete biti tolerantni prema mogućim nedostacima i pomoći u uspostavljanju elektronskog toka dokumenata u radu sa vašom kompanijom.

Malaugovorne strane koje koriste elektronsko upravljanje dokumentima. Na ovu grupu kupaca i dobavljača mogu se primijeniti iste opcije kao iu odnosu na značajne ugovorne strane. Ali preporučljivo je voditi pregovore u obliku korespondencije kako ne bi gubili dodatno vrijeme. Ako se ne može postići dogovor, možda će biti lakše odbiti saradnju.

Malaugovorne strane koje ne koriste elektronsko upravljanje dokumentima. Ako kupac (dobavljač) nije jedan od ključnih partnera kompanije, pokušajte ga motivirati da koristi elektronsko upravljanje dokumentima kod provajdera koji vam odgovara. Opcije:

1. Najavite da, na primjer, od početka novog kvartala vaša kompanija prihvata i šalje dokumente samo u elektronskom obliku.

2. Uzmite proviziju ako druga strana izgubi i poslao duplikate; novčana kazna ako je dostavio originalne dokumente nakon isteka roka. Takve mjere primijeniti u odnosu na kupce (dobavljače) koji ne predaju papire na vrijeme.

Za male kompanije koje razmjenjuju papirnate dokumente, vrijedi pripremiti jasnu prezentaciju. Ako ugovorne strane razumiju nijanse elektronskog upravljanja dokumentima, lakše će ih uvjeriti da promijene proceduru rada. Teško da je moguće sastati se sa svim malim kupcima i dobavljačima kompanije, pa će prezentacija uvjeriti.

Kako odabrati dobavljača elektronskog upravljanja dokumentima

Ako kompanija ima mnogo partnera, onda će najvjerovatnije morati raditi s nekoliko provajdera. Pokušajte da smanjite broj ovih potonjih.

Odaberite provajdere:

• s kojima druge strane kompanije već rade i na koje možete prenijeti značajan obim transakcija;
• koji imaju maksimalan roming;
• koji mogu koristiti certifikate potpisa kompanije (ako ih ima).

Faktor cijene ne treba uzeti u obzir. Ako provajder nema roming sa provajderima vaših partnera, on nije prikladan, čak i ako su njegove usluge jeftinije.

Kako formalizirati tok dokumenata kompanije

Prije prelaska na elektronsko upravljanje dokumentima, potrebno je formalizirati kretanje dokumenata kompanije. Sastavite ili prilagodite po potrebi:

1. Spisak dokumenata koje kompanija koristi u radu sa drugim ugovornim stranama.

2. Trenutna lista službenika uključenih u tok dokumenata. Molimo navedite ko:

• kreira dokument - postavlja ga na lični račun provajdera;
• potpisuje dokument. Ovim zaposlenicima će biti potrebna prijava i lozinka za ulazak u svoj lični račun i certifikate za elektronski potpis;
• kontroliše potpisivanje dokumenta od strane druge ugovorne strane;
• štampa dokument i arhivira ga u fasciklu ili sprema na server kompanije.

Ova lista se mora stalno ažurirati. Čim zaposleni ode, njegov elektronski potpis mora biti poništen i izdat novoimenovanom licu.

Pripremiti i dokumentovati u internim propisima raspored kretanja dokumenata od trenutka nastanka do slanja u arhiv (vidi. ).

Kako pripremiti osoblje kompanije za prelazak na elektronsko upravljanje dokumentima

Koliko brzo i uspješno će kompanija preći na , zavisi od zaposlenih. Kako bi ih spriječili da sabotiraju projekat, važno je ne prisiljavati ih, već ih uvjeriti u prednosti inovacije.

Značajna stavka troškova pri implementaciji elektronskog upravljanja dokumentima je plaćanje radnog vremena zaposlenih koje će potrošiti na obuku za rad u novi sistem i rješavanje vanrednih situacija. Sprovesti centralizovani rad na terenu i obuku za smanjenje ovih troškova.

Započnite objašnjavanje i obuku unaprijed - kada je menadžment odlučio da pređe na elektronsko upravljanje dokumentima. Organizujte prezentaciju koja objašnjava principe rada za svo osoblje kompanije, uključujući i zaposlene koji ne učestvuju u elektronskom upravljanju dokumentima.

Obratite posebnu pažnju na potpisnike obuke. Napravite jasna i detaljna uputstva za njih, po mogućnosti sa snimcima ekrana: na koju stranicu da odu, koje informacije da unesu i gde, koje tastere da pritisnu i u kom trenutku, kako da rade sa sertifikatom za potpisivanje.

Sljedeći argumenti pomoći će uvjeriti zaposlene da podrže projekat uvođenja elektronskog upravljanja dokumentima:

• U pogledu nivoa odgovornosti službenika, elektronski potpis se ne razlikuje od fizičkog;
• Elektronsko upravljanje dokumentima omogućava vam brzo kreiranje i obradu dokumenata. Ne morate zvati i saznati kada će druga strana potpisati i poslati traženi dokument;
• dokumenti neće biti izgubljeni. Biće ih lakše pronaći.

Kako planirati troškove implementacije elektronskog upravljanja dokumentima

sastoji se od sljedećih dijelova:

1. Trošak usluga provajdera je 10.000-20.000 rubalja. godišnje, zavisi od tarifni plan. Saznajte cijene i budžet za njih.

2. Trošak sertifikata elektronskog potpisa je 1000–2000 rubalja. godišnje, zavisi od tarifnog plana proizvođača sertifikata.

3. Plate zaposlenih – dodatna isplata ili trošak vremena koje će zaposleni potrošiti ne na svoje direktne dužnosti. Troškovi zavise od trajanja zadataka i cijene jednog sata rada zaposlenika.

Sljedeće vrste poslova će biti radno intenzivni: sastanci i telefonski razgovori sa izvođačima radova, priprema prezentacija i uputstava za izvođače i zaposlenike vaše kompanije, obuka zaposlenih, rješavanje vanrednih situacija (vidi. ). Planirajte koliko će to trajati.

Budžet ne samo za plate zaposlenih, već i za socijalne doprinose od njih.

4. Troškovi automatizacije - zavise od zadataka koje kompanija želi riješiti, složenosti njihove implementacije i cijene jednog sata rada programera.

Pripremljeno od materijala