Atualmente, a troca de documentos entre entidades empresariais e pessoas físicas está gradativamente passando do papel para o eletrônico. Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos tem uma série de vantagens em relação ao simples papel - economiza tempo e aumenta a eficiência das decisões tomadas. O EDMS pode ser construído tanto dentro de uma empresa quanto entre diferentes empresas via Internet.

Gerenciamento eletrônico de documentos é um sistema de processos para processamento de documentos em formato eletrônico. A maioria dos programas modernos de contabilidade e pessoal pode gerar documentos eletrônicos em um formato padrão estabelecido em nível legislativo. Mas para que tal documento tenha valor jurídico, deve ser assinado por ambas as partes com assinatura eletrônica.

O fluxo eletrônico de documentos pode ser dividido em dois grandes tipos - a troca de documentos dentro de uma empresa ou entre diferentes empresas por meio de canais de comunicação. É possível combinar esses dois sistemas em um sistema global.

A utilização da gestão eletrónica de documentos dentro de uma empresa exige a aquisição do pacote de software necessário (plataforma EDW), bem como de equipamentos para o seu funcionamento (equipamentos de rede, servidor, etc.).

Para a troca de documentos entre duas empresas, é necessário um operador de gerenciamento eletrônico de documentos. Garante a entrega das mensagens, controla o formato dos documentos enviados, exige certificação do trabalho com dados com assinatura eletrônica e armazena arquivo de documentos.

Atenção! Um desses serviços é. Os documentos recebidos por meio dele são juridicamente significativos se contiverem a marca da assinatura eletrônica de ambos os lados do fluxo documental.

Vantagens e desvantagens do EDI

Principais benefícios

O gerenciamento eletrônico de documentos tem vantagens inegáveis ​​​​em relação ao papel:

• Agilização do trabalho de escritório - o sistema não permitirá atribuir o mesmo número a documentos diferentes, pois isso acontecerá de forma ordenada e automática;
• Rastreando a posição de cada documento - a qualquer momento você pode descobrir quem exatamente está trabalhando com o documento. Um funcionário não poderá danificá-lo ou perdê-lo. Um documento excluído acidentalmente ou propositalmente ainda pode ser restaurado;
• Agilizando o processamento de documentos - se os departamentos da empresa estiverem espalhados por vários edifícios, o documento em papel deverá ser transportado pessoalmente para aprovação. Com EDI documento necessário chega ao funcionário em uma fração de segundo;
• Trabalho conveniente com versões - ao editar, o sistema salva cada versão. Se necessário, você pode acompanhar quem fez alterações no documento e quando;
• Acesso remoto 24 horas - se necessário, o acesso ao sistema EDF pode ser organizado via Internet a partir de qualquer computador do mundo. Um funcionário pode trabalhar com documentos durante uma viagem de negócios, férias ou licença médica;
• Planejamento de obra - ao especificar a data de criação e data de execução, é possível planejar a execução dos documentos recebidos de acordo com a fila;
• Pesquisa de documentos - você pode pesquisar na base de dados geral de documentos usando palavras-chave e expressões;
• Economiza papel – não há necessidade de imprimir todos os documentos na quantidade necessária.

Principais desvantagens

Apesar das vantagens óbvias, os sistemas EDI também apresentam desvantagens que podem impedir uma empresa de implementá-los.

Estes incluem:

• Precisa gastar dinheiro para a compra de um sistema que, dependendo do número de usuários, pode chegar a 100 mil rublos;
• Após a compra, leva muito tempo para instalar, implementar e depurar;
• É necessário treinar todos os usuários que estarão envolvidos;
• Garantir a segurança do sistema - restringindo o acesso entre utilizadores, emitindo as assinaturas eletrónicas necessárias, protegendo contra penetrações externas;
• A empresa deverá contar com um administrador em seu quadro de funcionários que irá monitorar o funcionamento do sistema, realizar atividades de serviço e solucionar problemas dos usuários;
• Para proteger as informações, é necessário realizar backup bancos de dados com documentos;
• Caso o EDI não esteja disponível nas empresas parceiras, é necessário garantir a existência de um sistema eletrônico e em papel.

Funcionalidade de gerenciamento eletrônico de documentos

Qualquer sistema de gestão documental deve garantir a execução de diversas ações:

• Trabalhar com qualquer tipo de documentos - criá-los, elaborá-los, processá-los, registrá-los, acompanhar sua execução, coordená-los, etc.;
• Organizar fluxos de documentos - determinar rotas dentro da empresa, limitar o acesso entre usuários individuais, fornecer a capacidade de trabalhar com um documento para várias pessoas ao mesmo tempo;
• Organize um arquivo de documentos com a capacidade de pesquisá-los e armazená-los.

Atenção! O gerenciamento eletrônico de documentos deve fornecer a mesma capacidade de trabalhar com documentos que o papel tradicional.

Grandes sistemas desenvolvidos oferecem oportunidades:

• Cadastro de todos os documentos de passagem - de entrada, de saída, internos, com posterior redirecionamento ao gestor;
• Garantir um procedimento uniforme de trabalho com documentos em cada divisão da empresa;
• Trabalhar com o documento individual e coletivamente;
• Trocar documentos entre departamentos e funcionários específicos;
• Restringir o acesso a documentos;
• Use formulários padrão para todos os documentos;
• Controlar que a aprovação, execução e demais trabalhos do documento serão concluídos no prazo;
• Gerar relatórios – analíticos, estatísticos, etc.;
• Organize o armazenamento de arquivos com registro da data e hora de acesso do usuário.

É possível combinar o fluxo de documentos em papel com o eletrônico?

Depois de mudar para o fluxo eletrônico de documentos em uma organização, a princípio ainda não será possível abandonar completamente os documentos em papel.

Isso pode acontecer por vários motivos:

• Nem todas as contrapartes utilizam EDI;
• A empresa já possui muitos documentos em papel armazenados no arquivo.

No entanto, existem diferenças fundamentais no trabalho com documentos eletrônicos e em papel. Por exemplo, um documento em papel precisa ser impresso e levado ao gestor para assinatura, enquanto um documento eletrônico deve ser assinado no próprio sistema. Os documentos contábeis em papel enviados a uma contraparte podem ser perdidos no correio durante o envio, enquanto os eletrônicos chegam ao destinatário.

A principal diferença entre trabalhar com os dois tipos de documentos é o seu armazenamento. Os documentos eletrônicos entram imediatamente no sistema, onde todos os usuários podem trabalhar com eles. Para documentos em papel, ainda deve ser organizado um arquivo onde serão armazenados de forma ordenada. Ao mesmo tempo, ao chegar à empresa, o documento em papel deverá ser digitalizado, e esta cópia digitalizada deverá ser carregada no sistema para posterior trabalho.

Atenção! Assim, o trabalho dentro da empresa ainda deverá ser realizado apenas eletronicamente. Se chega um documento em papel, só quem o recebe ou assina o vê. Ao mesmo tempo, trabalhar com uma cópia eletrônica permite proteger o original de quase qualquer perda e permite que vários usuários trabalhem com ele ao mesmo tempo.

Quais programas EDI existem?

Existem muitos sistemas de gerenciamento de documentos no mercado, cada um com suas vantagens e desvantagens. Os sistemas mais comuns:

Interação de um documento eletrônico com outros programas

Ocupando o seu lugar no ambiente eletrônico da organização, o sistema EDI deve, durante a operação, suportar livremente outras aplicações de negócios já operando nele. Por exemplo, é necessário processar livremente documentos contábeis - faturas, atos, faturas, procurações, etc.

Além disso, o sistema de gestão eletrônica de documentos deve funcionar de forma consistente com todos e operar com os mesmos dados. Portanto, é necessário que o sistema suporte diretórios utilizados no ambiente eletrônico e seja capaz de atualizar os dados neles contidos.

Além disso, é necessário levar em consideração o trabalho com dados externos – e-mail, plataformas de negociação, etc.

Ao escolher um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, é preciso estar atento às possibilidades de sua interação com outras ferramentas e fontes de dados disponíveis na empresa. Normalmente, sistemas populares e, portanto, em desenvolvimento ativo, incluem muitos módulos para os programas mais populares - 1C, Parus, Oracle e muitos outros.

Por exemplo, o programa de gerenciamento eletrônico de documentos 1C pode permitir gerar, receber e enviar documentos contábeis eletrônicos diretamente dele, confirmando-os com uma assinatura qualificada.

O gerenciamento de documentos em papel está se tornando obsoleto. Documentos em papel são perdidos de fornecedores, quando entregues a uma contraparte ou de um cliente. Você terá que imprimir, assinar e enviar documentos novamente. Tudo isso é tempo e dinheiro.

Muitas pessoas são impedidas de mudar para o gerenciamento eletrônico de documentos jurídicos (EDF) apenas por dúvidas de que será mais barato que o papel; que será possível transferir de forma adequada e otimizada os processos de negócios para formato eletrônico; que não custará quantias exorbitantes de dinheiro e uma série de outras questões. Esperamos que este material responda a elas e se torne um ponto de partida para a transição para o EDI.

Vamos comparar papel
e documentos eletrônicos

Perguntas-chave no início de qualquer projeto: quanto custa e o que acontecerá no final. É importante que as empresas compreendam quanto custará a implementação do EDI e quais os resultados que podem esperar. Vamos comparar alguns indicadores.

Dinheiro Tempo

	Fluxo de documentos em papel	Gerenciamento eletrônico de documentos
Preço de custo	documento em papel para 1 folha de formato A4 - cerca de 1,5 pacotes de documentos em papel, que em média são 6 folhas de formato A4 - 9.	documento eletrônico de qualquer volume - 0 pacote de documentos eletrônicos de qualquer volume - 0 .
Expedição	por correio - de 40 a 60 por correio - várias vezes mais caro, na maioria dos casos - mais de 10 vezes, dependendo do contratante e do destino.	caixa de entrada gratuita. Saída de 5 a 9 dependendo da operadora EDF. Não depende da distância geográfica.
Arquivo	instalações para um arquivo em constante crescimento - os preços dos alugueres dependem da zona e região.	As condições de armazenamento de documentos eletrónicos dependem do operador do EDF. SKB Kontur armazena documentos gratuitamente e por tempo indeterminado.

	Fluxo de documentos em papel	Gerenciamento eletrônico de documentos
Preparação de documentos	Impressão, assinatura, aposição de carimbos em pacote de documentos - de um a vários dias, dependendo da presença ou ausência da pessoa autorizada a assinar os documentos no local de trabalho. Quando há grandes volumes de documentos enviados, todos os funcionários de contabilidade ficam ocupados preparando-os durante vários dias de cada mês.	A assinatura de documentos eletrônicos por um funcionário autorizado leva alguns minutos. Notificações sobre novos documentos aceleram a assinatura e ações em massa em sistemas EDI permitem assinar muitos documentos “com um clique”.
Expedição	Dependendo do destino: por correio - de vários dias a duas semanas; por serviço de correio - de um a quatro dias.	Independentemente da região, o destinatário recebe os documentos poucos segundos após o envio.
Devolução de cópias assinadas	Dependendo do destino: por correio - de vários dias a um mês; por serviço de correio - de um a quatro dias.	Não leva tempo. Assim que a contraparte assinar o documento EPC, ambas as partes terão acesso ao documento original assinado. No Diadoc não há cobrança pela assinatura de um documento recebido.

Com um fluxo documental de 500 documentos por ano
você economizará 22.250

Ao utilizar documentos em papel, seus custos anuais serão de 25.750, enquanto quando o fluxo de documentos através do Diadoc for de 3.500.

Escolhendo um método de trabalhar com EDF

A implementação de um sistema EDI nas operações de uma empresa pode levar períodos de tempo muito diferentes e exigir diferentes investimentos financeiros. Depende do método de trabalho com EDF que ela escolher. Teoricamente, tudo o que é necessário para o EDI é a Internet e um documento eletrônico digital. Na prática, a empresa precisa decidir exatamente como irá organizar o trabalho com documentos eletrônicos.

Versão web

A maneira mais fácil é trabalhar na versão web, que está à disposição de todos. Não exigirá qualquer intervenção nos sistemas de informação da empresa; os documentos são trocados com as contrapartes através do princípio do e-mail. Neste caso, a empresa paga apenas pelos documentos enviados.

Módulo para 1C

Para usuários 1C, Diadoc desenvolveu uma solução padrão para as versões mais populares deste sistema de contabilidade: qualquer pessoa pode simplesmente baixar o módulo do site, instalá-lo e trabalhar com documentos eletrônicos de um programa familiar.

Integração com outros sistemas contábeis

A integração com outros sistemas de contabilidade demorará mais tempo e será mais cara. Isto depende, em primeiro lugar, do sistema contabilístico e da sua configuração e, em segundo lugar, do operador do FED.

A Diadoc possui diversas soluções de integração desenvolvidas para Oracle, SAP ERP (solução certificada), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Parus, ELAR Archive, Ensole Archive. Existem também soluções para integração ao nível do programa - Conectores, API.

Implementamos o EDI passo a passo

Faça alterações em suas políticas contábeis

Incluir na sua política contabilística a possibilidade de utilização de documentos eletrónicos, nomeadamente, que os documentos primários possam ser lavrados em formato eletrónico e assinados com assinatura eletrónica.

A gestão eletrônica de documentos (EDF) é uma forma rápida de troca de informações baseada na utilização de documentos eletrônicos com assinaturas virtuais. Há muito que ganhou reconhecimento nos países desenvolvidos do mundo como uma ferramenta eficaz para negócios operacionais.

A essência

O fluxo eletrônico de documentos entre organizações é um conjunto de processos de criação, processamento, envio, transferência, recebimento, armazenamento, uso e destruição de documentos. Todos estes processos são realizados após verificação da integridade e confirmação do recebimento dos documentos.

Regras para fluxo de documentos entre pessoas jurídicas realizado por acordo das partes. As informações são trocadas por meio de telecomunicações e os documentos são armazenados em meio eletrônico. O prazo de armazenamento das informações contábeis não deve ultrapassar o estabelecido em lei.

As organizações podem trocar documentos formais e informais entre si com as assinaturas dos participantes. No domínio da atividade empresarial, podem ser: faturas, contratos, faturas, encomendas, notificações, procurações, etc. As informações podem ser transmitidas na forma de arquivos de texto, tabelas e gráficos.

O objetivo da implementação do EDI

Os pré-requisitos para a implementação do EDI podem ser:

• redução do trabalho rotineiro;
• redução de perda de documentos;
• trabalho “transparente” com documentos;
• aumentando a disciplina de desempenho - fornecendo documentos dentro do prazo especificado, etc.

Algumas das metas quantitativas incluem:

• Reduzindo em 10 vezes o tempo de processamento de documentos.
• Corte os custos do escritório pela metade.

Fluxo eletrônico de documentos entre organizações: como funciona

De acordo com a legislação nacional, o fluxo eletrônico de documentos entre organizações é realizado por acordo entre as duas partes. Para a troca de dados é necessário que todos os participantes estejam conectados aos equipamentos de uma mesma operadora. Em seguida, o usuário precisa enviar uma solicitação para ser adicionado à lista de contrapartes. Após a confirmação da solicitação, os participantes do sistema podem trocar dados.

O módulo EDI deverá realizar as seguintes funções:

• Convide as contrapartes para trocar dados.
• Crie um catálogo de endereços.
• Integre-se com software de contabilidade, por exemplo, 1C.
• Assine e criptografe a documentação.
• Correspondência de estrutura.
• Rastreie status de e-mail.

O fluxo eletrônico de documentos entre organizações é realizado por meio de certificados. A ligação ao servidor e a autenticação são realizadas através de um certificado digital pessoal. Para cada usuário do sistema é emitida uma assinatura digital eletrônica, armazenada no meio eletrônico Token e protegida por um código PIN. O usuário deve inserir seu login e senha de sua conta pessoal. Só depois disso ele terá acesso aos seus documentos.

Qualquer funcionário da organização conectado ao sistema pode iniciar o processo de troca. Antes de enviar um documento a uma contraparte, ele deve ser assinado com assinatura eletrônica. Esta operação é realizada através do programa Cryptopro. O documento é enviado via EDF. O funcionário da contraparte recebe uma notificação sobre o recebimento de um novo documento. Se ele aceitar, ele também coloca uma assinatura eletrônica. Caso seja necessário fazer alterações no documento, é criada uma nova versão eletrônica. Após a conclusão da edição, você precisa salvar todas as alterações usando uma assinatura digital. Em seguida, o documento com o troco é enviado à contraparte. Se necessário, é realizada a coordenação eletrônica das informações.

Caso seja necessário fazer novas alterações, todo o procedimento é repetido novamente. Se afirma nova versão não, então o documento é respeitado. A amostra final é considerada assinada com duas assinaturas digitais. Todas as versões do documento são armazenadas no servidor e estão disponíveis para visualização. Uma vez atribuído o status de válida à amostra, não será possível fazer alterações no documento. Os contratos cancelados recebem o status “Cancelado”. É assim que é realizado o fluxo eletrônico de documentos entre as organizações.

Equipamento

O que é necessário para o fluxo eletrônico de documentos entre organizações? Primeiro você precisa selecionar uma operadora de telecomunicações e instalar um software especial para troca de informações. Em segundo lugar, com cada contraparte com quem a organização pretende manter correspondência eletrónica, é necessário celebrar um “Acordo sobre troca de documentos eletrónicos”.

Também é necessário instalar um servidor EDF no qual todos os documentos serão armazenados. Pode ser equipamento do cliente ou armazenamento em nuvem. O acesso externo aos dados do sistema é realizado através de um aplicativo que é instalado nos equipamentos dos funcionários da organização. A interação dos computadores com o servidor é realizada através do protocolo HTTP com criptografia adicional SSL 128. O acesso aos documentos é realizado somente através da interface do aplicativo e após autenticação.

Projeto EDI

Um projeto de automação de processos pode durar de vários meses a vários anos. O período depende diretamente da quantidade de processos que precisam ser automatizados, dos recursos e da capacidade financeira da organização. Um breve esquema para implementação de EDI é o seguinte:

• Criação de um grupo de trabalho.
• Formação de metas, prazos e orçamento do projeto.
• Pesquisa de processos existentes.
• Desenvolva tarefas.
• Projeto do sistema EDI.
• Assinatura de acordo para implantação de EDMS.
• Aprovação de regulamentos de trabalho.
• Preenchendo diretórios do sistema.
• Treinamento de pessoal.
• Realização de testes preliminares.
• Emissão de ordem de implementação de EDS.
• Melhoria de software e procedimentos operacionais.
• Lançamento de um projeto piloto.
• Transição em grande escala para o fluxo eletrônico de documentos.

Erros na implementação de EDI

Durante o processo, atenção especial deve ser dada aos processos onde o papel é exigido por lei. Você não pode duplicar um documento em papel por um eletrônico. Isso retarda significativamente o processo de trabalho e provoca uma atitude negativa em relação ao processo de automação como um todo. Ninguém paga a mais por fazer trabalho duplo.

Durante o processo de implementação, é necessário desenvolver novos regulamentos para trabalhar com documentos, treinar funcionários e só então iniciar a implementação completa. Isto só pode ser alcançado se os funcionários estiverem conscientes dos benefícios da utilização de novas tecnologias.

Outro erro comum é o mau desenvolvimento dos requisitos para o EDMS. Se os usuários tiverem que trabalhar em um sistema não configurado, o processo EDI será diferente do aceito na organização.

Fluxo eletrônico de documentos entre organizações: prós e contras

Vantagens:

• Reduzindo o custo de envio de documentos originais pelo correio.
• Economizando espaço para armazenamento de documentação. Tudo é salvo eletronicamente.
• Facilidade de uso. O documento é enviado de uma estação de trabalho. A busca rápida de um documento é realizada por status (enviado, recebido, aceito, etc.).
• Entrega instantânea. Todas as informações enviadas chegam ao destinatário em poucos segundos.
• Um documento não pode ser perdido antes de expirar o seu período de armazenamento no sistema.

Imperfeições:

• Para usar o equipamento é preciso adquirir uma licença, que custa muito dinheiro.
• Na maioria das vezes, os dados só podem ser trocados entre participantes do mesmo sistema.
• O fluxo eletrônico de documentos entre organizações em 1C ou usando qualquer outro software difere do esquema usado anteriormente. Com a introdução do novo algoritmo, todos os colaboradores terão dúvidas sobre como conduzir o seu trabalho.
• Equipamento técnico. Antes de implementar o EDI, uma organização precisa adquirir equipamentos e preparar funcionários para gerenciar o novo sistema.
• O EDF é realizado por meio de assinatura eletrônica com validade de 1 ano. Os certificados devem ser monitorados e atualizados imediatamente. Também é necessário controlar os prazos de validade dos certificados de contraparte para evitar problemas com o fisco.

Regulamentação legal

O que regulamentos O fluxo eletrônico de documentos entre organizações é regulamentado? A legislação da Federação Russa inclui a Lei Federal nº 63 “Sobre Assinaturas Eletrônicas”, as regras para envio de documentos ao Serviço de Impostos Federais são prescritas na Portaria do Ministério das Finanças nº MMV-7-2/168. O EDI entre organizações é realizado com base no Despacho n.º 50n do Ministério das Finanças. As regras para troca de documentos contábeis primários em meio eletrônico estão previstas no despacho da Receita Federal nº ММВ-7-6/36@. Todos os operadores da EDF no processo de atividade devem orientar-se pelo despacho da Receita Federal nº ММВ-7-6/253@.

"VLSI"

O fluxo eletrônico de documentos entre organizações SBIS oferece aos clientes as seguintes vantagens:

• Você pode enviar documentos para qualquer organização registrada na Federação Russa. Caso a contraparte não seja participante do sistema SBIS, basta que um funcionário da empresa entre em contato com um representante da organização e envie convites para participação no sistema para seu e-mail. Imediatamente após a confirmação da solicitação, a troca de informações entre os participantes será realizada sem intermediários.
• Não há necessidade de instalar software no seu computador. Tudo que você precisa é de um navegador atualizado e acesso à Internet.
• Você não precisa de um programa especial para trabalhar com dados. Se o relatório for inicialmente preparado em software de terceiros, por exemplo, 1C, você poderá configurar a integração de dados com o sistema SLSIS.
• A forma padrão do documento não foi estabelecida. Você pode enviar texto, arquivos de planilhas, imagens, etc.

SKB "Contur"

Um dos primeiros desenvolvedores de software na Rússia também está envolvido no fornecimento de equipamentos com a ajuda dos quais é realizado o fluxo eletrônico de documentos entre organizações. A Kontur desenvolveu o sistema Diadoc, que permite a troca de documentos eletrônicos. Uma característica especial do sistema é que o acesso aos dados pode ser obtido no exterior. A empresa desenvolveu tarifas de roaming especificamente para este fim. Se desejar, você pode acessar os dados por meio da API.

O que você precisa?

Para conectar o EDI, uma organização precisa adquirir:

• software licenciado;
• servidor;
• atualizar equipamentos;
• treinar pessoal;
• configurar e integrar o EDMS para trabalhar com aplicações internas.

Tais investimentos precisam ser feitos para conectar o fluxo eletrônico de documentos entre as organizações? Incluir consultas de suporte técnico, EDMS e atualizações de software nas despesas é a segunda etapa do investimento. Esses custos deverão ser pagos mensalmente.

Conclusão

O fluxo de documentos em papel está sendo substituído pelo eletrônico. Não só reduz os custos da organização para manutenção de processos, mas também aumenta a eficiência do negócio como um todo. Para que o EDI funcione com sucesso, é necessário formular claramente os objetivos de implementação do sistema e configurar adequadamente o equipamento.

O que uma empresa deve fazer se decidir mudar para o gerenciamento eletrônico de documentos? Qual é o algoritmo de ações, por onde começar?

A primeira coisa a fazer é pensar em quais resultados a empresa deseja obter. Atualmente existem duas áreas de trabalho. Este é o fluxo de documentos B2G, ou seja, entre empresas e órgãos governamentais. E B2B, ou seja, troca de papéis entre empresas. Já no B2G, estamos falando em conectar-se aos órgãos governamentais necessários para um determinado empreendimento, dependendo das especificidades de sua atuação. Todas as nossas empresas reportam à repartição de finanças.

Então tudo depende do ramo de atividade - por exemplo, uma empresa comercializa produtos alcoólicos, enquanto outra, durante a produção, de alguma forma afeta ambiente, uma terceira empresa envolvida em serviços de seguros, mercado títulos e assim por diante. Precisamos ver o que outras autoridades exigem relatórios. Uma vez determinada a lista de departamentos aos quais vamos reportar, precisamos de ver que propostas o operador de gestão electrónica de documentos pode fazer. Dependendo disso, a empresa seleciona o apropriado plano tarifário. Em seguida, é celebrado um acordo, é elaborado o número necessário de assinaturas eletrônicas e o necessário programas, são realizados seminários para ensinar como usar este software. Isso é tudo - ocorre o fluxo de documentos com agências governamentais.

- Conte-nos mais sobre B2B?

Este, como eu disse, é o segundo tipo de troca de documentos digitais. É organizado entre entidades empresariais. Tudo depende da empresa específica. Algum tipo de receita geral o início do envio de documentos não existe aqui. Existem situações em que uma empresa é simplesmente obrigada a mudar para a gestão eletrónica de documentos com as suas contrapartes simplesmente para sobreviver.

Em conexão com a entrada em vigor da nova norma a partir de 1º de janeiro de 2014, todos os usuários de assinatura digital, sem exceção, deverão entrar em contato com um centro de certificação para substituição de certificados de chave. Por enquanto, todos os papéis virtuais assinados com certificado válido são reconhecidos como documentos certificados por assinatura eletrónica qualificada.

Por exemplo: uma das grandes redes varejistas começou recentemente a trabalhar com seus fornecedores, trocando exclusivamente papéis digitais. Assim, para fornecer seus produtos a esta rede, o agricultor precisa migrar para a gestão eletrônica de documentos.

Vantagens do EDI

Existe algum benefício em mudar para EDI para pequenas e médias empresas? Parece que até agora o “digital” só pode trazer benefícios reais para grandes organizações.

Para as pequenas e médias empresas, mudar para o fluxo electrónico de documentos não é uma tarefa importante neste momento. Mas você pode olhar mais de perto, “sentir”. Rapidez no fluxo de documentos - isso será uma vantagem. Mas a utilização do EDI não diz respeito apenas às relações com as contrapartes. Isso inclui relações com órgãos governamentais, e aqui os empresários serão obrigados a se mudar, não há opções.

Outro ponto muito importante que as pequenas e médias empresas devem lembrar é que utilizar assinatura eletrônica nas plataformas de negociação é uma forma de expandir seus negócios. De 2014 a 2015, 15 por cento das encomendas governamentais terão de ser feitas entre pequenas e médias empresas. Um trabalho sério está em andamento para atrair essas empresas para cumprir ordens governamentais. E esta é uma chance real de expandir seus negócios. Quem se recusaria a receber um contrato de 100 a 200 mil rublos com pagamento garantido?

Há algum benefício para as pequenas empresas ao pagar por serviços de gerenciamento eletrônico de documentos? Afinal, muitas organizações não mudam para o EDI por medo de tarifas elevadas.

Dei um exemplo hoje no seminário: 995 rublos - uma gama completa de serviços de gerenciamento de documentos com órgãos governamentais. Se você calcular o custo das viagens por Moscou em transporte público várias vezes ao ano na autoridade onde precisa apresentar os documentos, e também nos dois sentidos, o valor das despesas ficará muito próximo do custo que anunciei.

Se um contador não for amigável com o computador, é possível cometer um erro? Em geral, quão difícil é trabalhar com tais programas?

Existem elementos de formato e controle lógico. Se não houver intenção maliciosa ao criar um documento, é quase impossível errar. Bem, se algo for feito propositalmente ou se o usuário estiver desatento, nenhum programa garante que uma pessoa digite 1.000.000 em vez de 1.000.

Assinatura digital

Por que, na sua opinião, a transição para a gestão eletrónica de documentos ainda não se generalizou? O que assusta as empresas?

É realmente assustador? Vejamos, na nossa 63ª [Lei Federal de 06/04/2011 nº 63-FZ “Sobre Assinaturas Eletrônicas” - aprox. ed.] a lei formula o conceito de três tipos de assinatura digital. Isso é simples, na verdade é uma combinação de login e senha. Fortalecida é uma assinatura que usa proteção criptográfica. E é qualificada a assinatura eletrônica, aquela emitida por centro certificador credenciado. 90 por cento das pessoas em nosso país usam login e senha. Seja em caixas eletrônicos, seja nas redes sociais, ou por e-mail. Ou seja, podemos dizer que quase todo mundo utiliza uma assinatura simples.

Tal número de assinaturas digitais utilizadas hoje não é inconveniente nem para os centros de certificação, nem para os sistemas de informação, nem para os usuários. Espero que durante 2014-2015 tenhamos uniformidade e que o número de assinaturas diminua.

Quanto à assinatura qualificada, ainda é utilizada em poucos locais. Mas é usado, por exemplo, no portal. E quanto mais serviços puder fornecer, mais mais pessoas aplicará esta assinatura. A sua utilização é limitada não tanto pelo medo das pessoas, mas pela falta de recursos para a sua utilização.

É ainda mais fácil no setor corporativo. Agora, cerca de metade das empresas utiliza sistemas de relatórios eletrônicos e todos são implementados com assinatura eletrônica. E estas empresas empregam as mesmas pessoas que parecem ter medo de mudar para a gestão electrónica de documentos. Portanto, esse medo é mais um mito do que uma realidade.

- Devemos esperar mudanças significativas na legislação no domínio do fluxo eletrónico de documentos?

Afinal, muitos falam agora da imperfeição do campo jurídico nesta área... Eu não chamaria isso de imperfeição, este é um processo normal de desenvolvimento de legislação. Na verdade, o uso ativo de assinaturas eletrônicas na Rússia é bom se houver cinco anos. Naturalmente, é simplesmente impossível formar um quadro regulamentar bem estabelecido durante tal período, tendo em conta o desenvolvimento da tecnologia. Está actualmente em curso um processo sistemático de desenvolvimento legislativo. Pelo que vale a pena esperar: esta é a entrada em vigor definitiva da 63ª lei sobre assinaturas eletrônicas e a revogação da 1ª lei [Lei Federal de 10 de janeiro de 2002 nº 1-FZ “Sobre Assinaturas Digitais Eletrônicas”. Esta norma tornou-se inválida desde 1º de julho deste ano - aprox. ed.]. A lei, aliás, é bastante adequada e competente. Não há lacunas óbvias nisso. É bastante estruturado. Esperamos que com a sua introdução o número de tipos de assinaturas digitais diminua. Agora, muitas agências governamentais e sistemas de informação apresentam seus próprios requisitos para assinaturas eletrônicas, que nem sempre estão de acordo com a lei.

A presença de tal número de assinaturas digitais não é inconveniente nem para os centros de certificação, nem para os sistemas de informação, nem para os utilizadores. Imagine que você tem cinco assinaturas penduradas em seu chaveiro, mas lembre-se de que uma é para a repartição de finanças, outra para a plataforma de negociação, a terceira para Rosreestr e assim por diante. Espero que durante 2014-2015 tenhamos uniformidade e que o número de assinaturas diminua.