Gerenciamento eletrônico de documentos (EDF)- um conjunto de processos automatizados para trabalhar com documentos apresentados em formato eletrônico sem a utilização de suporte de papel.

Documentos eletrônicos em formulários aprovados são componentes de todos os programas de contabilidade, mas para que um documento eletrônico seja legalmente reconhecido, ele deve ser assinado com assinatura eletrônica.

Tipos de documentos eletrônicos

Um documento eletrônico assinado com assinatura eletrônica pode ser usado se a legislação da Federação Russa não contiver uma proibição direta de seu uso.

Assim, contratos, faturas diversas, requerimentos, relatórios, requerimentos, bem como guias de remessa, atos e faturas podem ser documentos eletrônicos.

Além disso, os documentos eletrônicos são divididos em documentos informais e documentos formalizados.

Documentos não formalizados – cartas, contratos, procurações, documentação técnica e outras correspondências – estão isentos de regulamentação estrita por parte do Estado.

Para documentos formalizados em separado atos legislativos São prescritos requisitos rigorosos para o formato e regulamentos da transmissão.

Documento formalizado é aquele elaborado no formato da Receita Federal.

Os documentos formalizados afetam diretamente a precisão dos cálculos dos impostos, por isso o cumprimento de todos os procedimentos de transferência é importante para eles.

Os documentos formalizados são, por exemplo, faturas eletrónicas.

Para alguns documentos primários, o Serviço Fiscal Federal da Rússia desenvolveu um formato recomendado para uma guia de remessa no formulário TORG-12 e um Certificado de Aceitação (trabalho) para serviços.

Apesar de estar indicado o formato recomendado para tais documentos, este é o formato em que as empresas devem enviar esses documentos eletronicamente a pedido da administração fiscal, caso seja necessário comprovar despesas com imposto de renda.

Opções de gerenciamento eletrônico de documentos

Existem duas opções para organizar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. A primeira é celebrar um acordo de gestão eletrónica de documentos com as contrapartes e trocar documentos assinados com assinatura eletrónica por email. Nesse caso, você pode usar uma assinatura eletrônica simples.

A segunda opção é organizar o gerenciamento eletrônico de documentos por meio de uma operadora especial.

Com este método, a empresa adere aos regulamentos para troca de documentos eletrônicos e pode trocar com contrapartes tanto documentos formalizados (para os quais o Serviço Fiscal Federal da Rússia aprovou oficialmente o formato) quanto informais (contratos, acordos, relatórios de reconciliação, etc. .).

Principais funções do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos

As principais funções do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos são:

registro de documentos;

controle sobre a execução de documentos;

criando diretórios e trabalhando com eles;

controle da movimentação de documentos em papel e eletrônicos, mantendo o histórico de trabalho com documentos;

criação e edição de detalhes de documentos;

geração de relatórios sobre o fluxo documental do empreendimento;

importar documentos do sistema de arquivos e da Internet;

criação de documento diretamente do sistema a partir de template (integração direta);

trabalhar com versões de documentos, documentos complexos multicomponentes e multiformatos, anexos;

distribuição eletrônica de documentos;

trabalhar com documentos em pastas;

recebimento de documentos por meio de digitalização e reconhecimento.

reduzindo custos de acesso à informação e processamento de documentos.

Vantagens do gerenciamento eletrônico de documentos

As principais vantagens do gerenciamento eletrônico de documentos incluem o seguinte:

armazenamento centralizado, estruturado e sistematizado de documentos em arquivo eletrônico;

redução de custos de impressão, postagem e armazenamento de faturas em papel;

uma abordagem uniforme aos procedimentos de geração e processamento de um documento (registro, aprovação, etc.);

redução de prazo para entrega, registro e aprovação de documentos;

rapidez na assinatura de documentos;

a possibilidade de realizar quaisquer operações com documentos online 24 horas por dia: pesquisar, baixar, imprimir, conciliar, rejeitar, bem como acompanhar sua movimentação;

pesquisa rápida de documentos.

A confidencialidade da troca é garantida pela criptografia de documentos.

Uma assinatura digital eletrônica (EDS) garante a identificação do signatário e a integridade dos documentos transmitidos.

Entrega documentos eletrônicos garantido pelo operador de fluxo de documentos.

Implementação de um sistema de gestão eletrónica de documentos

Para operar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, você deve:

desenvolver e aprovar procedimento para gerenciamento eletrônico de documentos;

nomear os responsáveis ​​pela sua manutenção;

organizar um arquivo eletrônico de documentos recebidos e enviados;

prescrever na política contábil as regras para criação, recebimento e armazenamento de documentos eletrônicos, nomear os responsáveis ​​pela geração e assinatura de documentos eletrônicos.

Cada funcionário autorizado a assinar documentos eletrônicos deve possuir uma assinatura eletrônica.

Ao criar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, uma organização não pode imprimir documentos, mas armazená-los em um arquivo eletrônico.

Se necessário, os documentos armazenados no arquivo podem ser impressos para os fiscais, podendo ser apresentado documento assinado com as assinaturas eletrônicas das partes, previamente devidamente autenticados.

EDI (gerenciamento eletrônico de documentos): detalhes para um contador

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No final de maio de 2011, o Ministério das Finanças deu mais um passo na implementação da gestão eletrónica de documentos - foi emitido um despacho que aprovou o procedimento de emissão e receção de faturas eletrónicas. Mas, para obter um efeito económico real da utilização de tecnologias sem papel, é importante converter todo o fluxo de documentos* em formato eletrónico. A empresa 1C está pronta para oferecer essas oportunidades a seus usuários.

Código Tributário da Federação Russa

Arte. 169 do Código Tributário da Federação Russa conforme alterado. Lei Federal de 27 de julho de 2010 nº 229-FZ).

Lei Federal nº 63-FZ de 10 de janeiro de 2002 nº 1-FZ

datado de 25/04/2011 nº 50n

Estamos caminhando para a troca de documentos eletrônicos com contrapartes

A necessidade de mudar para tecnologias sem papel já era esperada há muito tempo na economia. A introdução da troca electrónica de documentos com as contrapartes tem um efeito económico positivo: redução dos custos das organizações com consumíveis, serviços postais, manutenção de um arquivo de documentos em papel (custos de papel, pessoal, aluguer de espaço para arquivo, etc.), redução tempo para processamento e troca de dados, reduzindo o número de erros, a capacidade de pesquisar rapidamente o documento necessário no arquivo eletrônico.

Agora o estado está fazendo muito nessa direção. Em 2002, foi aprovada a Lei “Sobre Assinatura Digital Eletrônica”, que estabeleceu o significado jurídico dos documentos eletrônicos assinados com assinatura eletrônica. Infelizmente, as disposições desta lei não se aplicavam às faturas, sobre as quais havia uma disposição especial no Código Tributário da Federação Russa. Esta restrição foi agora levantada.

No verão passado, foram feitas alterações no Código Tributário da Federação Russa, prevendo a possibilidade de elaboração e emissão de faturas em formato eletrônico com o consentimento mútuo das partes na transação e a disponibilidade de meios técnicos e capacidades para receber e processar tais faturas (artigo 169 do Código Tributário da Federação Russa, conforme alterado pela Lei Federal de 27 de julho de 2010, nº 229-FZ).

Em 6 de abril de 2011, o Presidente da Federação Russa assinou a Lei Federal nº 63-FZ “Sobre Assinaturas Eletrônicas”. A nova lei visa eliminar as deficiências da atual Lei Federal de 10 de janeiro de 2002 nº 1-FZ “Sobre Assinaturas Digitais Eletrônicas”, bem como ampliar o escopo de uso das assinaturas eletrônicas.

E, finalmente, em 25 de maio de 2011, a ordem do Ministério das Finanças da Rússia datada de 25 de abril de 2011 nº 50n “Sobre a aprovação do Procedimento para emissão e recebimento de faturas em formato eletrônico por meio de canais de telecomunicações usando assinatura digital eletrônica” foi registrado no Ministério da Justiça da Rússia (número de registro 20860).

O Ministério da Justiça da Rússia registrou o procedimento para emissão e recebimento de faturas eletrônicas

O procedimento estabelece que a emissão e recepção de faturas em formato eletrónico seja efetuada através de um ou mais operadores de gestão eletrónica de documentos com meios técnicos compatíveis. Observe que o uso de faturas eletrônicas só é permitido por acordo mútuo entre as partes da transação. Assim, a utilização de documentos eletrónicos é um direito, e não uma obrigação, das contrapartes. O Procedimento especifica qual dia é considerado a data de emissão e a data de recebimento das faturas eletrônicas e regulamenta o procedimento para efetuar correções nas mesmas.

O procedimento entra em vigor a partir do momento da sua publicação oficial (cláusula 2 do despacho do Ministério das Finanças da Rússia de 25 de abril de 2011 nº 50n). Na verdade, ele pode ser usado após o aparecimento de operadores credenciados de gerenciamento eletrônico de documentos* e a aprovação pelo Serviço Fiscal Federal da Rússia dos formatos de faturas, um registro de faturas recebidas e emitidas, um livro de compras e um livro de vendas em formato eletrônico formulário (parágrafo 2 da cláusula 9 do artigo 169 do Código Tributário da Federação Russa) .

Observação:
* O procedimento para credenciamento de empresas como operadoras de gerenciamento eletrônico de documentos deve ser aprovado pelo Serviço Fiscal Federal da Rússia. Após o credenciamento dos operadores, o mecanismo de intercâmbio correspondente será acordado com eles e posteriormente apoiado nos programas económicos da empresa 1C.

Nos programas económicos da empresa 1C, a possibilidade de elaboração e emissão de faturas em formato eletrónico será implementada após a aprovação dos documentos e formatos acima referidos.

A introdução da fatura eletrónica serviu de incentivo à utilização mais ampla possível de outros documentos contabilísticos, fiscais e financeiros em formato eletrónico.

Troca de documentos eletrônicos com contrapartes em "1C:Enterprise 8"

Já agora, o programa 1C: Trade Management 8 implementou a capacidade de troca de documentos, cujo procedimento de troca não é regulamentado por lei (por exemplo, faturas, faturas, catálogos de produtos, listas de preços, pedidos, incluindo documentos em formato livre) . A troca direta “Vendedor - Comprador” é possível a partir do programa (via e-mail ou diretório de arquivos compartilhado no servidor).

Ao desenvolver um mecanismo para troca de documentos eletrônicos em 1C:Enterprise 8, a tarefa era implementar um mecanismo simples de configuração e troca com a interface mais conveniente. Os documentos são assinados digitalmente e enviados ao destinatário com o clique de um botão. Se os participantes da troca concordarem entre si que nem todos os documentos enviados devem ser juridicamente significativos, então para certos tipos de documentos é possível não utilizar assinatura eletrônica.

Para facilidade de uso, o sistema possui um sistema de dicas integrado (passo a passo), que informa ao usuário sobre os seguintes ação necessária ao trabalhar com um documento eletrônico.

Para comodidade dos usuários, o programa também inclui:

• configuração flexível de etapas para trabalhar com documentos eletrônicos em modo de usuário;
• geração de um documento eletrônico em diversos formatos geralmente aceitos especificados pelo usuário;
• vincular o certificado de assinatura a determinados tipos de documentos eletrônicos assinados, bem como verificar a exatidão do certificado de assinatura no momento do envio ou recebimento;
• rastreamento automático da versão atual do documento eletrônico de acordo com o documento do sistema contábil;
• visualizando a lista de todos os documentos eletrônicos com seus breves características em conexão com um documento do sistema contábil;
• manter um registro detalhado de eventos sobre ações com documentos eletrônicos;
• visualização do conteúdo de um documento eletrônico na tela em formato impresso familiar ao usuário, instalação de assinatura digital ou envio ao autor do documento para revisão, bem como possibilidade de upload de documento eletrônico com assinaturas digitais instaladas para um diretório em disco;
• comparação de 2 versões de documentos eletrônicos.
• formulário ergonômico separado para processamento de documentos eletrônicos preparado para assinatura, discriminado por certificados de assinatura dos funcionários responsáveis ​​​​da organização;
• geração automática de um documento do sistema contábil com base no conteúdo do documento eletrônico recebido.

Futuramente, a troca de documentos eletrônicos com contrapartes será implementada em outras soluções da plataforma 1C:Enterprise 8.

Concluindo, constatamos mais uma vez que com a introdução da troca eletrônica de documentos com as contrapartes, torna-se possível melhorar o nível de qualidade do processamento e troca informações atualizadas, reduzir o número de erros encontrados durante a entrada “manual”, bem como reduzir a intensidade de trabalho e o tempo de processamento de documentos.

Se há alguns anos se podia dizer que a forma eletrônica de troca de informações interessa aos empreendedores avançados, hoje podemos dizer com segurança que o fluxo eletrônico de documentos entre organizações é de natureza global e hoje é a forma mais rápida e produtiva de troca Informação.

O que é e como funciona o fluxo eletrônico de documentos entre organizações?

A gestão eletrónica de documentos (EDF) é uma forma de interação entre contrapartes através de meios eletrónicos de comunicação, legalmente estabelecidos e tecnicamente suportados por tecnologias modernas.

O sistema de fluxo de documentos entre as contrapartes passou por várias etapas, mas este formato de transferência de informações começou a ser implementado ativamente quando os fundos extra-orçamentários e as autoridades fiscais estabeleceram requisitos para a geração e fornecimento de relatórios não apenas em papel, mas também em formato eletrônico. .

Com o tempo, as vantagens do método eletrônico de processamento e transmissão de informações às contrapartes foram apreciadas pelos usuários e o fluxo de documentos em formato eletrônico tornou-se abrangente.

Fluxo eletrônico de documentos entre organizações: prós e contras

O mundo empresarial tem apreciado os benefícios da gestão eletrónica de documentos e hoje é utilizada não só para interagir com autoridades reguladoras, mas também como forma de troca de informações comerciais com parceiros de negócios, bem como de transferência de informações dentro da empresa.

As vantagens deste tipo de troca de informações com as contrapartes incluem:

aumentando a velocidade de resolução de questões e transações de liquidação;

eficiência, capacidade de controle e análise;

otimização do tempo de trabalho do pessoal;

redução de custos com trabalho de processamento de documentos.

No entanto, algumas desvantagens do EDI não podem ser ignoradas. Basicamente, referem-se ao sistema - um produto de software que fornece ciclos de informação, o que também tem suas desvantagens. No total, as desvantagens incluem:

impossibilidade de fazer ajustes e acréscimos após o envio do documento. Para corrigir erros, o usuário deverá utilizar um procedimento mais complexo - enviar à contraparte a correspondente carta de notificação e um novo documento corrigido;

O software não é atualizado automaticamente - você deve adquirir atualizações adicionais do sistema assim que estiverem disponíveis.

Como funciona o sistema

Vamos definir o que é o fluxo eletrônico de documentos entre organizações, como funciona e o que é necessário para o seu eficaz funcionamento.

Atualmente, a gestão eletrónica de documentos é um sistema de trabalho com documentos na modalidade tecnológica “sem papel”, a partir da qual os originais são gerados diretamente em formato eletrónico, num campo especial opcional.

O principal elemento do sistema é um documento eletrônico.

Para garantir a funcionalidade eficaz do sistema e garantir a sua viabilidade:

a potencial contraparte também deve estar conectada ao sistema de gestão eletrônica de documentos;

entre as partes interagentes deve ser garantida a prontidão técnica para a troca de documentos em meio eletrônico;

as ações das partes devem ser coordenadas e interligadas.

Para que um documento criado eletronicamente adquira significado jurídico, ele deve:

estar em conformidade com um formato específico;

ser certificado pela assinatura de um funcionário ou pessoa responsável.

Quais documentos estão envolvidos no EDF?

Três tipos de documentos estão sujeitos a troca eletrônica:

documentação formalizada - elaborada em formulários padronizados regulamentados pela legislação da Federação Russa (por exemplo - UPD, fatura, certificado de conclusão, etc.);

documentos informais assinados com uma assinatura - a contraparte remetente (correspondência comercial, notificações, cartas de apresentação, etc.);

documentos informais assinados simultaneamente por vários participantes do sistema.

Como organizar o fluxo eletrônico de documentos entre organizações

Para organizar o trabalho do EDI e garantir a sua eficácia, é necessário desenvolver e registar todas as nuances técnicas num ato regulamentar local - um Regulamento especial do EDI.

O sistema EDI pode envolver documentos administrativos e contábeis de diversos graus de importância e confidencialidade. Tendo isto em conta, no Regulamento, que lista a lista de documentos sujeitos ao sistema de circulação eletrónica, é necessário indicar quais deles são certificados por assinatura eletrónica simples e quais por assinatura eletrónica reforçada de funcionário. Além disso, o Regulamento deve conter uma lista de pessoas autorizadas a assinar documentos gerados eletronicamente.

Após a coordenação e aprovação do Regulamento, os usuários do sistema de gestão documental precisarão resolver uma série de questões organizacionais:

selecionar um operador EDF e celebrar um acordo com ele;

organizar um arquivo eletrônico - para posterior armazenamento de documentos eletrônicos recebidos e cópias de documentos eletrônicos enviados;

inserir informações sobre a transição para o gerenciamento eletrônico de documentos no local ato normativo– As políticas contabilísticas da empresa, tendo-as sido emitidas em aditamento ao documento;

fornecer equipamento técnico para o funcionamento do sistema;

resolver outros problemas organizacionais.

O que é necessário para o fluxo eletrônico de documentos entre organizações

Para ingressar como participante do sistema EDF, o usuário deve:

conectar-se à operadora EDF;

adquirir (ou cadastrar um existente no sistema) um certificado de assinatura eletrônica, bem como uma ferramenta de proteção criptográfica;

junto com a operadora, conecte suas potenciais contrapartes ao seu próprio serviço;

informar suas contrapartes sobre a conexão como participante do sistema EDI;

celebrar acordos com contrapartes sobre a troca de documentos e informações eletronicamente através do sistema EDI.

Diretor Geral Adjunto da Taxkom LLC

A grande maioria dos contadores utiliza programas de computador especializados e envia relatórios eletrônicos à administração fiscal e aos fundos. Então porque não comunicar “eletronicamente” com as suas contrapartes? Por que imprimir pilhas de papel quando você pode criar e armazenar documentos eletrônicos? Fomos informados de como fazer isso por uma empresa que fornece serviços de gerenciamento eletrônico de documentos.

Igor Vladimirovich, diga-nos o que é gerenciamento eletrônico de documentos?

4. Murashkintsev: A gestão eletrônica de documentos é uma forma de organizar o trabalho com documentos, quando a maior parte de seus originais é gerada em meio eletrônico, sem a utilização de suporte de papel. Observe que com esse fluxo de documentos, os originais são criados em formato eletrônico, e não apenas cópias eletrônicas de documentos em papel. Documentos eletrônicos em formatos aprovados podem ser compilados na maioria dos programas de contabilidade. Mas para que um documento eletrônico seja juridicamente significativo, ele deve não apenas obedecer aos formatos aprovados e ter detalhes obrigatórios, mas também ser assinado com assinatura eletrônica.

Depois de criar um documento, você pode assiná-lo imediatamente com uma assinatura eletrônica em muitos, embora não em todos, programas de contabilidade.

Se um documento eletrônico for enviado a uma contraparte, ele deverá ser enviado de acordo com o procedimento de troca de documentos eletrônicos.

Que tipo de procedimento é esse para troca de documentos eletrônicos? Que tipo de assinatura eletrônica um documento eletrônico deve ser assinado?

Agradecemos ao contador-chefe da LLC “Firm “ANIS-98”” pelo tema de entrevista proposto Olga Vladimirovna Saltykova, Moscou.

4. Murashkintsev: Esta ordem será diferente para documentos diferentes. As faturas eletrónicas têm requisitos especiais e mais rigorosos. Eles devem ser assinados com uma assinatura eletrônica qualificada aprimorada e enviados por meio de um operador de gerenciamento eletrônico de documentos Encomenda, aprovada. Por Despacho do Ministério das Finanças de 25 de abril de 2011 nº 50n.

Uma assinatura eletrônica qualificada aprimorada é análoga ao selo de uma organização junto com a assinatura da pessoa responsável. É acompanhado por um certificado de chave de verificação qualificado. Somente centros de certificação credenciados podem emitir tais assinaturas eletrônicas Lei de 06/04/2011 nº 63-FZ. Documentos que foram assinados com assinatura digital eletrônica nos termos da antiga Lei EDS, que não terá mais validade a partir de 1º de julho Lei de 10 de janeiro de 2002 nº 1-FZ, são considerados assinados com uma assinatura eletrônica qualificada aprimorada.

Em certas indústrias, por exemplo na produção de joias, é aconselhável transferir através de um operador não apenas documentos externos, mas também alguns documentos internos da organização. Os documentos internos geralmente não precisam ser assinados com uma assinatura qualificada aprimorada. A critério da própria organização, uma assinatura eletrônica não qualificada reforçada ou mesmo uma simples assinatura eletrônica pode ser suficiente.

Assinaturas não qualificadas aprimoradas também são emitidas por centros de certificação e podem ser mais baratas do que as qualificadas. Uma assinatura simples é uma cifra ou senha que permite identificar o criador do documento. Você pode adicionar essa assinatura usando programa de computador, e exigirá menos despesas do que comprar uma assinatura aprimorada.

Os documentos externos, exceto faturas, podem ser enviados às contrapartes por simples email. Por acordo das partes, eles podem ser assinados com uma assinatura eletrônica qualificada aprimorada ou não qualificada aprimorada. Mas usar um sistema especial de gerenciamento eletrônico de documentos é mais conveniente, pois permite que você receba instantaneamente uma notificação de que seu parceiro recebeu o documento. Ele, por sua vez, pode assiná-lo imediatamente e enviá-lo para você.

Qual a melhor forma de começar a implementar a gestão eletrônica de documentos?

4. Murashkintsev: Normalmente, as empresas que possuem muitas contrapartes e um grande volume de fluxo de documentos externos decidem passar a usar documentos eletrônicos. Uma vez que a troca de documentos eletrónicos, nomeadamente faturas, só é possível por acordo mútuo entre as partes cláusula 1 art. 169 Código Tributário da Federação Russa, primeiro você precisa discutir a possibilidade de mudar para o gerenciamento eletrônico de documentos com suas contrapartes regulares. Em seguida, você deve selecionar um operador de gerenciamento eletrônico de documentos e firmar um acordo com ele. A lista de operadoras de gerenciamento eletrônico de documentos integrantes da Rede Fiduciária da Receita Federal está divulgada em Site da Receita Federal .

Que critérios você deve observar ao escolher uma operadora?

4. Murashkintsev: Regra geral, os operadores de gestão eletrónica de documentos oferecem a oportunidade de trocar documentos eletrónicos com diversas contrapartes em modo de teste. Durante essa “operação experimental” você poderá entender qual interface é mais conveniente para você e se será fácil combinar seu programa de contabilidade com o sistema de gerenciamento de documentos da operadora.

Quanto mais difícil for combinar um programa de contabilidade com um sistema de gestão eletrónica de documentos, maior será o custo de implementação do sistema. Fique atento também ao preço do envio de documentos eletrônicos. Geralmente os custos de envio são os mesmos que em comunicações móveis: O “chamador”, ou seja, o remetente do documento eletrônico, paga. Os documentos eletrônicos geralmente precisam ser enviados em conjunto. Neste caso, poderá haver cobrança pelo envio de um pacote de documentos, por exemplo uma fatura e um certificado de conclusão de obra ou uma fatura.

É necessário celebrar simultaneamente um acordo com um centro de certificação - organização que emite assinaturas eletrónicas?

4. Murashkintsev: Isso é obrigatório para fluxo de documentos externos. O centro de certificação deve fornecer assinaturas eletrônicas a todos os participantes do fluxo de documentos. As empresas que enviam relatórios eletronicamente já celebraram tais acordos. Se você usar apenas o fluxo de documentos interno, isso depende do seu desejo. Os documentos internos podem ser assinados com uma simples assinatura eletrónica, não havendo necessidade de celebração de acordo com autoridade certificadora.

As contrapartes podem utilizar diferentes sistemas de gestão eletrónica de documentos? Ou só é possível receber documentos se o seu parceiro os enviar pela mesma operadora?

4. Murashkintsev: Atualmente, infelizmente, não existe roaming interno entre operadoras. Portanto, para receber documentos, você precisa se conectar à mesma operadora da empresa que envia os documentos. Assim, se as suas contrapartes trabalham através de operadores diferentes, para trocar documentos com as contrapartes terá que celebrar um acordo com cada um dos operadores.

Esperamos que o roaming funcione ainda este ano e assim seja possível aceitar documentos enviados através de outras operadoras.

É necessário estipular separadamente a utilização de sistema de gerenciamento eletrônico de documentos nos contratos com contrapartes?

4. Murashkintsev: Não, você não precisa fazer isso. Basta trocar e-mails regulares (não precisam ser certificados por assinatura eletrônica) ou cartas em papel por fax, onde é confirmada a concordância com o uso de documentos eletrônicos Carta do Ministério das Finanças de 01.08.2011 nº 03-07-09/26. Ou, por exemplo, uma das contrapartes pode convidar outra através da sua operadora, como acontece quando se convida “amigos” em redes sociais, e a outra é aceitar este convite. No entanto, se a sua contraparte não quiser receber documentos eletronicamente, você terá que continuar enviando-lhe documentos em papel.

Pois bem, combinámos com os nossos parceiros, escolhemos um operador ou até vários operadores. O que fazer a seguir?

4. Murashkintsev: Agora precisamos adaptar os processos de negócios da empresa à implementação da gestão eletrônica de documentos no trabalho com empreiteiros:

desenvolver e aprovar procedimento para gerenciamento eletrônico de documentos;
nomear os responsáveis ​​pela sua manutenção;
organizar um arquivo eletrônico de documentos recebidos e enviados;
prescrever na política contábil as regras para criação, recebimento e armazenamento de documentos eletrônicos, nomear os responsáveis ​​pela geração e assinatura de documentos eletrônicos.

Cada funcionário autorizado a assinar documentos eletrônicos deve receber uma assinatura eletrônica, pois não é possível transferir sua assinatura para outras pessoas.

Preciso imprimir e armazenar documentos eletrônicos em papel?

4. Murashkintsev: Não, não é necessário, embora muitos continuem a fazê-lo à moda antiga. Todos os documentos eletrônicos enviados e recebidos são armazenados em arquivo eletrônico. E o seu arquivo eletrónico deve ser organizado de forma a que, se necessário, por exemplo, a pedido da fiscalização fiscal, possa encontrar rapidamente os documentos solicitados e enviá-los à fiscalização eletronicamente, da mesma forma que agora são transmitidos os relatórios eletrónicos .

E se a administração fiscal ou o auditor solicitar uma cópia em papel de um documento eletrónico, ficará claro que se trata de uma cópia do documento eletrónico e que o documento eletrónico é assinado pelas partes?

4. Murashkintsev: Você pode imprimir o documento eletrônico e receber uma cópia em papel. Esta cópia será automaticamente impressa por se tratar de uma cópia em papel de um documento eletrônico e o original foi assinado eletronicamente pelas partes. A cópia em papel, desde que devidamente assinada, ou seja, autenticada pela assinatura e carimbo da organização ou autenticada, pode ser utilizada da mesma forma que a cópia do documento original em papel.

Todos os documentos podem ser criados eletronicamente?

4. Murashkintsev: Os documentos podem ser criados em papel e em formato eletrônico. Se um documento eletrónico for assinado com uma assinatura eletrónica qualificada, é equivalente a um documento em papel assinado à mão cláusula 5 art. 9º da Lei de 6 de dezembro de 2011 nº 402-FZ; cláusula 1 art. 6º da Lei de 06/04/2011 nº 63-FZ. Existem formatos eletrônicos aprovados pela Receita Federal para a nota fiscal, guia de remessa TORG-12 e certificado de conclusão de obra. Outros documentos podem ser criados em qualquer formato, como texto ou pdf.

Mas existe um documento que deve ser elaborado em papel. Esta é uma nota de remessa. Ainda não é possível fornecer a capacidade de lê-lo eletronicamente durante a viagem.

Além disso, os documentos que regulam a relação entre empregador e empregado, por exemplo, um pedido de emprego, um contrato de trabalho, também devem ser elaborados em papel.

Quais são os requisitos para equipamentos e computadores conectados ao sistema de gerenciamento eletrônico de documentos?

4. Murashkintsev: O mesmo que para os computadores a partir dos quais os relatórios eletrónicos são enviados à repartição de finanças e outras autoridades reguladoras. Cada local de trabalho conectado ao sistema de gerenciamento eletrônico de documentos deve ter um canal de Internet estável e deve estar instalado o programa Crypto-Pro ou outro programa semelhante para trabalhar com chaves eletrônicas.

Que perigos podem surgir ao criar e enviar documentos eletrónicos e como evitá-los?

4. Murashkintsev: Na minha opinião, não existem perigos graves. A única coisa é que você precisa ter muito cuidado, fazer tudo dentro do prazo e não cometer erros em documentos eletrônicos, principalmente faturas. As regulamentações para emissão e envio de faturas são muito rígidas. E para corrigir o erro na fatura enviada, você deverá reenviar a fatura corrigida.

Mas você não pode lançar uma nova fatura usando uma data que já tenha passado.

A numeração contínua das faturas ocorre no programa de contabilidade. Não importa se você envia faturas em papel ou eletrônicas e se utiliza uma ou mais transportadoras.

Qual é o custo aproximado de envio e recebimento de um documento eletrônico?

4. Murashkintsev: Um preço estável no mercado para estes serviços está apenas a surgir. Hoje pode variar de 1 a 5 rublos. para envio de um documento eletrônico. Algumas operadoras cobram adicionalmente uma taxa de assinatura. O recebimento de documentos eletrônicos geralmente é gratuito.

Em qualquer caso, é mais barato do que enviar documentos por correio normal, principalmente em longas distâncias. Além disso, reduz o custo de impressão e armazenamento de documentos em papel.

De acordo com análises de empresas que começaram a implementar a gestão eletrónica de documentos, a poupança ao mudar para a troca eletrónica de documentos com contrapartes pode ascender a cerca de 2% do volume de negócios bruto da empresa.

Se uma empresa está planejando mudar para o gerenciamento eletrônico de documentos, nossas recomendações o ajudarão a criar um plano de ação. Eles lhe dirão como negociar com empreiteiros, escolher um fornecedor e preparar a equipe para mudanças no trabalho.

Se uma empresa vai migrar para a gestão eletrônica de documentos (EDF) com contrapartes, avalie antecipadamente que parte dos documentos poderá ser transmitida eletronicamente. A escala do projeto, o plano de trabalho do mesmo, os custos trabalhistas e as despesas da empresa dependem disso.

Como traçar um plano de trabalho para a transição para a gestão eletrónica de documentos com empreiteiros

Divida o trabalho de transição da empresa para o gerenciamento eletrônico de documentos em blocos:

• questões organizacionais;
• contrapartes;
• fluxo de documentos;
• funcionários;
• provedor;
• orçamento.

Liste as tarefas a serem concluídas dentro de cada bloco (veja.

). Ajuste a lista se necessário. Suponhamos que uma empresa pode não precisar de automação: é conveniente acompanhar o status do registro de documentos através do sistema de contabilidade da empresa, mas se o volume de fluxo de documentos não for grande, os custos de automação não compensarão.

Decida por si mesmo em que ordem executar os pontos listados. Alguns trabalhos podem ser realizados simultaneamente, por exemplo, desenvolver materiais de apresentação para o pessoal e negociar com empreiteiros.

Como negociar com as contrapartes a transição para a gestão eletrónica de documentos

Divida as contrapartes da empresa em quatro grupos. Cada grupo terá que adotar uma abordagem especial para chegar a acordo sobre a transição para a gestão eletrónica de documentos. É possível que nem todas as contrapartes concordem, você terá que continuar a trocar documentos em papel com elas ou encerrar a cooperação.

Contrapartes significativas que utilizam gerenciamento eletrônico de documentos. Essas empresas já trabalham com os seus fornecedores, talvez não com as organizações com as quais a sua empresa pretende cooperar. Você pode atuar com contrapartes deste grupo da seguinte forma:

1. Considere se é aconselhável celebrar um acordo com o fornecedor com quem o comprador (fornecedor) coopera.

2. Descubra se existe roaming entre o prestador pretendido da sua empresa e o prestador da contraparte.

3. Convide a contraparte a celebrar um acordo com o fornecedor escolhido pela sua empresa.

Contrapartes significativas que não utilizam gerenciamento eletrônico de documentos. Caso o comprador (fornecedor) se recuse a utilizar o gerenciamento eletrônico de documentos e não seja lucrativo para a empresa deixar de cooperar com ele, proceda de acordo com um dos cenários:

1. Use com tal contraparte .

2. Marque uma consulta e tente convencê-los a usar o gerenciamento eletrônico de documentos.

Prometa que será tolerante com possíveis deficiências e ajudará a estabelecer o fluxo eletrônico de documentos no trabalho com sua empresa.

Pequenocontrapartes que utilizam gerenciamento eletrônico de documentos. As mesmas opções podem ser aplicadas a este grupo de compradores e fornecedores e em relação a contrapartes significativas. Mas é aconselhável conduzir as negociações em forma de correspondência para não perder tempo extra. Se não for possível chegar a um acordo, poderá ser mais fácil recusar a cooperação.

Pequenocontrapartes que não utilizam gerenciamento eletrônico de documentos. Caso o comprador (fornecedor) não seja um dos principais parceiros da empresa, tente motivá-lo a utilizar o gerenciamento eletrônico de documentos com um fornecedor que seja conveniente para você. Opções:

1. Anuncie que, por exemplo, a partir do início do novo trimestre, sua empresa aceita e envia documentos apenas em formato eletrônico.

2. Receba uma comissão se a contraparte perder e enviou duplicatas; multa se ele apresentou os documentos originais fora do prazo. Aplicar tais medidas em relação aos compradores (fornecedores) que não entregam os papéis no prazo.

Para pequenas empresas que trocam documentos em papel, vale a pena preparar uma apresentação clara. Se as contrapartes compreenderem as nuances da gestão eletrónica de documentos, será mais fácil convencê-las a alterar o seu procedimento de trabalho. Dificilmente é possível atender todos os pequenos compradores e fornecedores da empresa, por isso a apresentação convencerá.

Como escolher um provedor de gerenciamento eletrônico de documentos

Se uma empresa tiver muitas contrapartes, provavelmente terá que trabalhar com vários fornecedores. Tente minimizar o número destes últimos.

Escolha os provedores:

• com quem as contrapartes da empresa já trabalham e para quem pode transferir um volume significativo de transações;
• que tenham roaming máximo;
• que pode usar os certificados de assinatura da empresa (se houver).

O fator preço não precisa ser levado em consideração. Se o prestador não tiver roaming com os prestadores das suas contrapartes, não é adequado, mesmo que os seus serviços sejam mais baratos.

Como formalizar o fluxo documental da empresa

Antes de mudar para o gerenciamento eletrônico de documentos, é necessário formalizar a movimentação dos documentos da empresa. Componha ou ajuste conforme necessário:

1. Lista de documentos que a empresa utiliza no trabalho com contrapartes.

2. Lista atual de funcionários envolvidos no fluxo de documentos. Indique quem:

• cria um documento – carrega-o na conta pessoal do provedor;
• assina o documento. Esses funcionários precisarão de login e senha para acessar sua conta pessoal e certificados de assinatura eletrônica;
• controla a assinatura do documento pela contraparte;
• imprime o documento e arquiva em uma pasta ou salva no servidor da empresa.

Esta lista deve ser constantemente atualizada. Assim que o funcionário sair, sua assinatura eletrônica deverá ser cancelada e emitida para o recém-nomeado.

Preparar e documentar no regulamento interno um cronograma para a movimentação dos documentos desde o momento da criação até o envio ao arquivo (ver. ).

Como preparar o pessoal da empresa para a transição para o gerenciamento eletrônico de documentos

Com que rapidez e sucesso a empresa mudará para , depende dos funcionários. Para evitar que sabotem o projeto, é importante não forçar, mas convencê-los dos benefícios da inovação.

Um item de custo significativo na implementação da gestão eletrônica de documentos é o pagamento pelo tempo de trabalho dos funcionários, que eles gastarão em treinamento para trabalhar em novo sistema e resolução de situações de emergência. Conduza esforços centralizados de divulgação e treinamento para reduzir esses custos.

Comece a explicar e treinar com antecedência - quando a administração decidir mudar para o gerenciamento eletrônico de documentos. Organize uma apresentação explicando os princípios de trabalho para todo o pessoal da empresa, incluindo os funcionários que não participam da gestão eletrônica de documentos.

Preste atenção especial aos signatários do treinamento. Crie instruções claras e detalhadas para eles, de preferência com capturas de tela: qual site acessar, quais informações inserir e onde, quais botões pressionar e em que momento, como trabalhar com o certificado de assinatura.

Os seguintes argumentos ajudarão a convencer os funcionários a apoiar o projeto de introdução do gerenciamento eletrônico de documentos:

• Em termos do nível de responsabilidade de um funcionário, uma assinatura eletrónica não difere de uma física;
• O gerenciamento eletrônico de documentos permite criar e processar documentos rapidamente. Você não precisa ligar e saber quando a contraparte assinará e enviará o documento exigido;
• os documentos não serão perdidos. Será mais fácil encontrá-los.

Como planejar os custos de implantação da gestão eletrônica de documentos

consiste nas seguintes partes:

1. O custo dos serviços do provedor é de 10.000 a 20.000 rublos. por ano, depende plano tarifário. Descubra os preços e orçamento para eles.

2. O custo de um certificado de assinatura eletrônica é de 1.000 a 2.000 rublos. por ano, depende do plano tarifário do fabricante do certificado.

3. Salários dos funcionários - pagamento adicional ou custo do tempo que os funcionários gastarão fora de suas funções diretas. Os custos dependem da duração das tarefas e do custo de uma hora de trabalho do funcionário.

Os seguintes tipos de trabalho serão trabalhosos: reuniões e conversas telefônicas com empreiteiros, preparação de apresentações e instruções para empreiteiros e funcionários de sua empresa, treinamento de funcionários, resolução de situações de emergência (ver. ). Planeje quanto tempo levará.

Orçamente não apenas os salários dos funcionários, mas também as contribuições sociais deles.

4. O custo da automação - depende das tarefas que a empresa deseja resolver, da complexidade de sua implementação e do custo de uma hora de trabalho do desenvolvedor.

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