На даний час обмін документами між суб'єктами господарювання та фізособами поступово переходить з паперового на електронний. Система електронного документообігу має ряд переваг перед простим папером - вона дозволяє заощадити час і збільшити ефективність прийнятих рішень. СЕД може бути побудована як усередині компанії, так і між різними фірмами через Інтернет.

Електронний документообіг - це система процесів обробки документів в електронному вигляді. Більшість сучасних бухгалтерських та кадрових програм уміють формувати електронні документи у стандартному встановленому на законодавчому рівні форматі. Але щоб такий документ мав юридичну вагу, він має бути підписаний обома сторонами електронним підписом.

p align="justify"> Електронний документообіг можна розділити на два великі види - обмін документами всередині фірми або між різними компаніями по каналах зв'язку. Допускається поєднати ці дві системи в одну глобальну.

Використання електронного документообігу всередині компанії вимагає придбання необхідного програмного пакета (платформи ЕДО), а також обладнання для його функціонування (обладнання мережі, сервера і т. д.).

Для того, щоб здійснити обмін документами між двома компаніями, необхідний оператор електронного документообігу. Він гарантує доставку повідомлень, контролює формат документів, що пересилаються, вимагає завірення роботи з даними електронним підписом, зберігає архів документів.

Увага!Одним із таких сервісів є . Документи, отримані через нього, є юридично значущими, якщо на них є відмітка від ЕПЦ обох сторін документообігу.

Переваги та недоліки ЕДО

Основні переваги

Електронний документообіг має незаперечні переваги перед паперовим:

• Упорядкування діловодства - система не дасть присвоїти один і той же номер різним документам, оскільки це відбуватиметься по порядку та автоматично;
• Відстеження положення кожного документа - у будь-який час можна буде дізнатися хто саме працює з документом. Співробітник не зможе його зіпсувати чи втратити. Видалений випадково чи спеціально документ все одно можна відновити;
• Прискорення обробки документів - якщо відділи компанії розкидані кількома будинками, то паперовий документ необхідно особисто нести туди узгодження. При ЕДО необхідний документпотрапляє до працівника за частки секунди;
• Зручна робота з версіями - під час редагування система зберігає кожну версію. При необхідності можна простежити, хто і коли вносив до документа зміни;
• Цілодобовий віддалений доступ - за потреби, доступ до системи ЕДО можна організувати через інтернет з будь-якого комп'ютера земної кулі. Працівник може працювати з документами, перебуваючи у відрядженні, у відпустці або на лікарняному;
• Планування роботи - завдяки вказівці дати створення та строку виконання, можна планувати виконання документів, що надходять, згідно з чергою;
• Пошук документів - можна здійснити пошук у загальній базі документів за ключовими словами та виразами;
• Економія паперу - немає потреби роздруковувати всі документи у необхідній кількості.

Основні недоліки

Незважаючи на явні переваги, системи ЕДО мають недоліки, які можуть зупинити фірму від впровадження.

До них відносяться:

• Потрібно витратити коштина придбання системи, які залежно кількості користувачів можуть становити до 100 тис. крб.;
• Після покупки тривалий час займає її встановлення, використання та налагодження;
• Необхідно провести навчання всіх користувачів, які будуть у ній задіяні;
• Забезпечення безпеки системи – розмежування доступу між користувачами, випуск необхідних електронних підписів, захист від проникнення ззовні;
• У штаті фірми має бути адміністратор, який стежитиме за функціонуванням системи, виконувати сервісні дії, вирішувати питання користувачів;
• З метою збереження інформації необхідно виконувати резервне копіюваннябази із документами;
• Якщо ЕДО відсутня у фірм-партнерів, необхідно забезпечити існування і електронної, і паперової системи.

Функціонал електронного документообігу

Будь-яка система документообігу повинна забезпечувати виконання багатьох дій:

• Працювати з будь-якими видами документів - створювати їх, оформляти, обробляти, реєструвати, контролювати їх виконання, узгоджувати тощо;
• Організовувати потоки документообігу - визначати маршрути всередині компанії, розмежовувати доступ між окремими користувачами, надавати можливість роботи з одним документом одразу декільком особам;
• Організовувати архів документів з можливістю їхнього пошуку, зберігання.

Увага!Електронний документообіг має забезпечувати таку можливість роботи з документами, як і традиційний паперовий.

Великі розвинені системи надають можливості:

• Реєстрації всіх документів, що проходять - вхідних, вихідних, внутрішніх, з подальшим перенаправленням їх до керівника;
• Забезпечувати єдиний порядок роботи з документами у кожному підрозділі фірми;
• Працювати з документом як індивідуально, і колективно;
• Обмінюватися документами між підрозділами та конкретними співробітниками;
• Розмежовувати доступ до документів;
• використовувати стандартні форми для всіх документів;
• Контролювати, що погодження, виконання та інша робота з документом буде виконано вчасно;
• Формувати звітність – аналітичну, статистичну тощо;
• Організовувати архівне зберігання з фіксацією дати та часу доступу до них користувачів.

Чи можна поєднувати паперовий документообіг із електронним?

Після переходу на електронний документообіг в організації, спочатку все одно не вийде повністю відмовитися від паперових документів.

Це може статися з кількох причин:

• Не всі контрагенти користуються ЕДО;
• На підприємстві вже є багато паперових документів, що знаходяться в архіві.

Тим не менш, існують принципові відмінності у роботі з електронними та паперовими документами. Наприклад, паперовий документ необхідно роздрукувати і принести на підпис керівнику, тоді як електронний підписується у самій системі. Паперові бухгалтерські документи, надіслані контрагенту, можуть загубитися поштою під час пересилання, тоді як електронні доходять до адресата.

Головною відмінністю роботи з двома типами документів є їхнє зберігання. Електронні документи одразу потрапляють у систему, де з ними можуть працювати всі користувачі. Для паперових документів має бути організований архів, де вони зберігатимуться в упорядкованому вигляді. У той же час, після попадання в компанію паперовий документ має бути відсканований, і ця скан-копія має бути завантажена до системи для подальшої роботи.

Увага!Таким чином, робота всередині компанії все одно має проводитися лише в електронному вигляді. Якщо приходить паперовий документ, його бачать лише ті, хто його отримує чи підписує. У той же час, робота з електронною копією дозволяє захистити оригінал від майже втрати, і дозволяє працювати з ним одночасно декільком користувачам одночасно.

Які програми ЕДО?

На ринку існує безліч систем документообігу, у кожної є свої переваги та недоліки. Найбільш поширені системи:

Взаємодія електронного документа з іншими програмами

Займаючи своє місце в електронному середовищі організації, система ЕДО повинна під час роботи вільно підтримувати інші бізнес-додатки, які вже функціонують у ній. Наприклад, потрібно вільно обробляти бухгалтерські документи - рахунки-фактури, акти, накладні, доручення тощо.

Крім цього, система електронного документообігу має працювати з усіма узгоджено, і оперувати одними й тими самими даними. Тому необхідно, щоб система могла підтримувати довідники, якими користуються в електронному середовищі, та вміла оновлювати дані у них.

Крім цього, необхідно враховувати і роботу із зовнішніми даними – електронною поштою, торговельними майданчиками тощо.

При виборі ЕДО необхідно звертати увагу на можливості її взаємодії з іншими засобами та джерелами даних, що є на підприємстві. Зазвичай, популярні, а тому системи, що активно розвиваються, мають у своєму складі безліч модулів для найбільш популярних програм - 1С, Вітрило, Oracle і багатьох інших.

Наприклад, електронний документообіг програми 1С може дозволяти прямо з неї формувати, приймати та надсилати електронні бухгалтерські документи, при цьому підтверджуючи їх кваліфікованим підписом.

Паперовий документообіг зживає себе. Паперові документи губляться у постачальників при доставці контрагенту, у клієнта. Доводиться роздруковувати, підписувати та надсилати документи заново. Все це час і гроші.

Від переходу на електронний юридично значимий документообіг (ЕДО) багатьох зупиняють лише сумніви в тому, що він обходитиметься дешевше за паперовий; що вдасться адекватно та оптимально перевести бізнес-процеси в електронний вигляд; що це не буде коштувати позамежних грошей та низку інших питань. Сподіваємося, що цей матеріал відповість і стане стартовою точкою для переходу на ЕДО.

Порівняємо паперові
та електронні документи

Ключові питання на старті будь-якого проекту: скільки коштує і що зрештою. Компаніям важливо розуміти, наскільки дорого їм обійдеться впровадження ЕДО і який результат вони можуть розраховувати. Порівняємо деякі показники.

Гроші Час

	Паперовий документообіг	Електронний документообіг
Собівартість	паперового документа на 1 аркуш формату А4 – близько 1,5 пакета паперових документів, який у середньому становить 6 аркушів формату А4 – 9 .	електронного документа будь-якого обсягу – 0 пакета електронних документів будь-якого обсягу – 0 .
Надсилання	поштою – від 40-60 кур'єром – дорожче в рази, в більшості випадків – більш ніж у 10 разів, залежно від підрядника та точки призначення.	вхідні безкоштовно. Вихідні від 5 до 9 залежно від оператора ЕДО. Не залежить від географічної віддаленості.
Архів	приміщення для архіву, який постійно зростає, — ціни на оренду залежать від площі та регіону.	Умови зберігання електронних документів залежать від оператора ЕДО. СКБ Контур зберігає документи безкоштовно та безстроково.

	Паперовий документообіг	Електронний документообіг
Підготовка документів	Роздрукування, підпис, проставлення печаток на пакет документів - від одного до декількох днів залежно від присутності або відсутності на робочому місці особи, уповноваженої підписувати документи. При великих обсягах вихідних документів підготовці зайняті всі співробітники бухгалтерії по кілька днів кожного місяця.	Підпис електронних документів уповноваженим співробітником – кілька хвилин. Повідомлення про нові документи прискорюють підписання, а масові дії в системах ЕДО дозволяють підписувати багато документів "в один клік".
Надсилання	Залежно від місця призначення: поштою — від кількох днів до двох тижнів; кур'єрською службою — від однієї до чотирьох діб.	Незалежно від регіону, адресат отримує документи через кілька секунд після відправки.
Повернення підписаних екземплярів	Залежно від місця призначення: поштою — від кількох днів до місяця; кур'єрською службою — від однієї до чотирьох діб.	Не потребує часу. Як тільки контрагент підписує документ КЕП, обидві сторони одержують доступ до підписаного оригіналу документа. У Діадоку підписання вхідного документа не тарифікується.

При документообігу 500 документів на рік
ви заощадите 22 250

При використанні паперових документів ваші річні витрати становитимуть 25750, тоді як при документообігу через Діадок — 3500.

Вибираємо спосіб роботи з ЕДО

Впровадження системи ЕДО в роботу компанії може зайняти різні проміжки часу і вимагати різних фінансових вкладень. Це від способу роботи з ЕДО, який вона вибере. Теоретично: все, що потрібно для ЕДО – це інтернет та КЕП. Практично компанії потрібно вирішити, як саме в ній буде організована робота з електронними документами.

Веб-версія

Найпростіший спосіб – це робота через веб-версію, яка доступна всім. Він не вимагатиме жодного втручання в інформаційні системи компанії, обмін документами з контрагентами відбувається за принципом електронної пошти. У цьому випадку компанія платить лише за надіслані документи.

Модуль для 1С

Для користувачів 1С в Діадоку розроблено типове рішення для найбільш популярних версій цієї облікової системи: будь-хто може просто завантажити модуль із сайту, встановити у себе і працювати з електронними документами зі звичної програми.

Інтеграція з іншими обліковими системами

Інтеграція з іншими обліковими системами займе більше часу і коштуватиме дорожче. Це залежить, по-перше, від облікової системи та її конфігурації, по-друге, від оператора ЕДО.

У Діадоку є ряд розроблених інтеграційних рішень для Oracle, SAP ERP (сертифіковане рішення), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Вітрило, Архів ЕЛАР, Архів Ensole. Також є рішення для інтеграції на рівні програми - Конектори, API.

Впроваджуємо ЕДО покроково

Внесіть зміни до облікової політики

Пропишіть в обліковій політиці можливість використання електронних документів, зокрема, що первинні документи можуть складатися в електронному вигляді та підписуватись електронним підписом.

Електронний документообіг (ЕДО) – це швидкий спосіб обміну інформацією, що базується на використанні електронних документів з віртуальними підписами. Він уже давно завоював визнання у розвинених країнах світу як ефективний інструмент оперативного ведення бізнесу.

Суть

Електронний документообіг між організаціями - це сукупність процесів зі створення, обробки, відправлення, передачі, отримання, збереження, використання та знищення документів. Усі ці процеси виконуються після перевірки цілісності та підтвердження факту отримання документів.

Правила здійснення документообігу між юридичними особамиздійснюється за домовленістю сторін. Обмін інформацією здійснюється за допомогою телекомунікаційних засобів, а документи зберігаються на електронних носіях. Строк зберігання бухгалтерської інформації не повинен перевищувати той, що встановлений на законодавчому рівні.

Організації між собою можуть обмінюватися формальними та неформальними документами з підписами учасників. У сфері підприємницької діяльності це може бути: накладні, угоди, рахунки фактури, накази, повідомлення, доручення тощо. Інформація може передаватися у вигляді текстових, табличних та графічних файлів.

Мета впровадження ЕДО

Передумовою застосування ЕДО можуть бути:

• скорочення рутинної роботи;
• зниження втрати документів;
• "прозора" робота з документами;
• підвищення виконавчої дисципліни – надання документів у зазначені терміни тощо.

Серед кількісних цілей можна назвати такі:

• Скорочення часу на обробку документа у 10 разів.
• Скорочення витрат на канцелярію вдвічі.

Електронний документообіг між організаціями: як це працює

Відповідно до вітчизняного законодавства, електронний документообіг між організаціями ведеться за згодою двох сторін. Для обміну даними необхідно, щоб усі учасники були підключені до обладнання одного оператора. Далі користувачеві потрібно надіслати запит на додавання до списку контрагентів. Після підтвердження запиту учасники можуть обмінюватися даними.

Модуль ЕДО повинен виконувати такі функції:

• Запрошувати контрагентів до обміну даними.
• Формувати адресну книгу.
• Інтегруватися з бухгалтерським ПЗ, наприклад, 1С.
• Підписувати та шифрувати документацію.
• Структурувати кореспонденцію.
• Відстежувати статуси листів.

Електронний документообіг між організаціями здійснюється за допомогою сертифікатів. Підключення до сервера та аутентифікація здійснюється через персональний цифровий сертифікат. ЕЦП видається кожному користувачеві системи, зберігається на електронному носії Token та захищений ПІН кодом. Користувач повинен запровадити свій логін, пароль до персонального кабінету. Лише після цього він отримає доступ до своїх документів.

Ініціювати процес обміну може будь-який співробітник організації, підключений до системи. Перш ніж надіслати документ контрагенту, його необхідно підписати до ЕЦП. Ця операція виконується за допомогою програми "Кріптопро". Документ вирушає через ЕДО. Співробітник контрагента одержує повідомлення про надходження нового документа. Якщо він приймає його, він також ставить ЕЦП. Якщо потрібно внести редагування в документ, то створюється його нова електронна версія. Після завершення редагування необхідно зберегти всі зміни за допомогою ЕЦП. Потім документ із зміни надсилається контрагенту. У разі потреби здійснюється електронне узгодження інформації.

Якщо необхідно вкотре внести правки, то процедура повторюється заново. Якщо претензій до нової версіїні, то документ шанується. Підсумковим вважається зразок, підписаний двома ЕЦП. Ці версії документа зберігаються на сервері і доступні для перегляду. Як тільки зразку буде надано статус чинного, внести поправки до документа не вийде. Засмученим договорам надається статус «Анульований». Ось як здійснюється електронний документообіг між організаціями.

Устаткування

Що потрібне для електронного документообігу між організаціями? По-перше, необхідно вибрати оператора зв'язку та встановити спеціальне ПЗ для обміну інформацією. По-друге, з кожним контрагентом, з яким організація має намір вести електронне листування, слід укласти "Угоду про обмін електронними документами".

Також необхідно встановити сервер ЕДО, на якому зберігатимуться всі документи. Це може бути як обладнання клієнта, так і "хмарне" сховище. Доступ до даних системи ззовні здійснюється через програму, яка встановлюється на обладнання співробітників організації. Взаємодія комп'ютерів із сервером здійснюється за протоколом HTTP з додатковим шифруванням SSL 128. Доступ до документів здійснюється лише через інтерфейс програми та після проходження аутентифікації.

Проект ЕДО

Проект автоматизації процесів може тривати від кількох місяців за кілька років. Термін безпосередньо залежить від кількості процесів, які потрібно автоматизувати, ресурсних та фінансових можливостей організації. Коротка схема впровадження ЕДО виглядає так:

• Створення робочої групи.
• Формування цілей, термінів та бюджет проекту.
• Вивчення існуючих процесів.
• Розробити завдання.
• Виробництво системи ЕДО.
• Підписання договору використання СЕД.
• Твердження регламенту роботи.
• Наповнення довідників системи.
• Навчання персоналу.
• Проведення попередніх випробувань.
• Видання наказу про запровадження СЕД.
• Доопрацювання ПЗ та регламенту роботи.
• Запуск пілотного проекту.
• Повномасштабний перехід до ЕДО.

Помилки застосування ЕДО

У процесі слід приділити особливу увагу процесам, у яких за законом потрібна наявність паперового носія. Дублювати паперовий документ не можна. Це значно уповільнює процес роботи та викликає негативне ставлення до процесу автоматизації загалом. За виконання подвійної роботи ніхто не доплачує.

У процесі застосування необхідно розробити новий регламент роботи з документами, навчити персонал і після цього займатися повноцінним використанням. Досягти цього можна лише якщо донести до співробітників переваги використання нових технологій.

Ще одна популярна помилка - слабке опрацювання вимог до СЕД. Якщо користувачам доводиться працювати в ненастроєній системі, то процес ЕДО відрізняється від того, що прийнято в організації.

Електронний документообіг між організаціями: плюси та мінуси

Переваги:

• Скорочення витрат на надсилання оригіналів документів поштою.
• Економія місця зберігання документації. Вона зберігається в електронному вигляді.
• Простота використання. Надсилання документа здійснюється з одного робочого місця. Швидкий пошук документа здійснюється за статусами (надіслано, отримано, прийнято тощо).
• Миттєва доставка. Вся надіслана інформація потрапляє до адресата протягом кількох секунд.
• Документ не може бути втрачено до закінчення терміну його зберігання у системі.

Недоліки:

• Для використання обладнання необхідно придбати ліцензію, яка коштує чималих грошей.
• Обмінюватися даними найчастіше можна лише між учасниками однієї системи.
• Електронний документообіг між організаціями в 1С або за допомогою будь-якого іншого програмного забезпечення відрізняється від застосовуваної раніше схеми. З впровадженням нового алгоритму у всіх співробітників виникнуть питання щодо ведення роботи.
• Технічна оснащеність. Перед впровадженням ЕДО організації необхідно закупити техніку та підготувати співробітників до управління новою системою.
• ЕДО здійснюється за допомогою ЕЦП, термін дії якої становить 1 рік. Необхідно відстежувати та своєчасно оновлювати сертифікати. Також необхідно контролювати терміни дії сертифікатів контрагентів, щоб уникнути проблем із податковою.

Правове регулювання

Якими нормативними актамирегулюється електронний документообіг між організаціями? Законодавство РФ включає ФЗ №63 "Про електронний підпис", правила надання документів у ФНП прописані в наказі Мінфіну № ММВ-7-2/168. ЕДО між організаціями складає підставі наказу Мінфіну № 50н. Правила обміну первинними бухгалтерськими документами в електронній формі прописані у наказі ФНП № ММВ-7-6/36@. Усі оператори ЕДО у процесі діяльності повинні керуватися наказом ФНП № ММВ-7-6/253@.

«НВІС»

Електронний документообіг між організаціями «СВІС» дає клієнтам такі переваги:

• Відправляти документи можна будь-якої організації, яка зареєстрована біля РФ. Якщо контрагент не є учасником системи «СВІС», то співробітник компанії просто зв'яжеться з представником організації та надішле на його e-mail запрошення для участі в системі. Відразу після підтвердження запиту обмін інформацією між учасниками здійснюватиметься без посередників.
• Встановлювати програмне забезпечення на комп'ютер не потрібно. Достатньо мати актуальну версію браузера та доступ до інтернету.
• Для роботи з даними не потрібна спеціальна програма. Якщо звіт спочатку готується в сторонньому ПЗ, наприклад, 1С, можна налаштувати інтеграцію даних із системою «СБИС».
• Типової форми документа не встановлено. Можна надсилати текстові, табличні файли, зображення тощо.

СКБ «Контур»

Один із перших розробників ПЗ у Росії також займається постачанням обладнання, за допомогою якого здійснюється електронний документообіг між організаціями. "Контур" розробила систему Діадок, за допомогою якої здійснюється обмін електронними документами. Особливістю системи є те, що доступ до даних можна отримати, перебуваючи закордоном. Спеціально з цією метою компанія розробила тарифи у роумінгу. За бажання моно отримати доступ до даних через API.

Що потрібне?

Щоб підключити ЕДО, організації необхідно купити:

• ліцензійне ПЗ;
• сервер;
• провести оновлення обладнання;
• навчити персонал;
• налаштувати та інтегрувати СЕД для роботи з внутрішніми програмами.

Такі інвестиції необхідно здійснити, щоби підключити електронний документообіг між організацією? Включення у витрати консультації техпідтримки, оновлення СЕД та ПЗ – другий етап інвестицій. Ці витрати доведеться сплачувати щомісяця.

Висновок

На зміну паперовому документообігу приходить електронний. Він не лише скорочує витрати організації на ведення процесів, а й підвищує ефективність бізнесу загалом. Щоб ЕДО успішно функціонувало, потрібно чітко сформулювати цілі впровадження системи та правильно налаштувати обладнання.

Що потрібно зробити компанії, яка вирішила перейти на електронний документообіг? Який алгоритм дій, із чого почати?

Перше, що потрібно зробити – подумати, які результати компанія хоче отримати від . Нині існують два напрямки роботи. Це документообіг B2G, тобто між підприємствами та держорганами. І B2B, тобто обмін паперами між підприємствами. Щодо B2G - тут йдеться про підключення до необхідних держорганів для цього підприємства, залежно від специфіки його діяльності. У нас всі компанії звітують перед податковою інспекцією.

Далі все залежить від сфери діяльності - наприклад, одна компанія торгує алкогольною продукцією, інша, під час виробництва так чи інакше впливає на довкіллятретя фірма, що займається страховими послугами, ринком цінних паперіві таке інше. Потрібно дивитися, які ще органи влади вимагають звітності. Після того, як визначено перелік відомств, куди ми збираємось звітувати, слід дивитися на те, які пропозиції може зробити оператор електронного документообігу. Залежно від цього фірма обирає відповідний тарифний план. Далі укладається договір, оформляється необхідна кількість електронних підписів, встановлюється необхідна програмне забезпечення, проводяться семінари, які навчають роботі з цим програмним забезпеченням. На цьому власне все - документообіг з держорганами має місце.

- Розкажіть докладніше про B2B?

Це, як я вже говорив, другий тип обміну цифровими документами. Його організовують між суб'єктами господарювання. Тут усе залежить від конкретного підприємства. Якогось загального рецептупочатку пересилання документів тут немає. Є ситуації, коли підприємство банально має перейти на електронний документообіг зі своїми контрагентами просто для того, щоб вижити.

У зв'язку з набранням чинності новою нормою з 1 січня 2014 року всім без винятку користувачам ЕЦП необхідно буде звернутися до центру для заміни сертифікатів ключів. Поки що всі віртуальні папери, підписані чинним сертифікатом, визнаються документами, засвідченими кваліфікованим електронним підписом.

Наприклад: одна з великих торгових мереж нещодавно почала працювати зі своїми постачальниками, обмінюючись виключно цифровими паперами. Таким чином, фермеру, щоби поставити свою продукцію в цю мережу, необхідно переходити на електронний документообіг.

Переваги ЕДО

А чи є якийсь зиск від переходу на ЕДО для підприємств малого та середнього бізнесу? Складається враження, що поки що реальну користь «цифра» може принести лише великим організаціям.

Для малого та середнього бізнесу перехід на ЕДО зараз надзавданням не є. Але придивитися до нього, помацати, можна. Швидкість документообігу – ось це буде перевага. Але використання ЕДО - це взаємовідносини з контрагентами. Це і стосунки з держорганами, і тут бізнесмени будуть змушені переходити, немає варіантів.

Ще один дуже важливий момент, який мають пам'ятати підприємства малого та середнього бізнесу – використання електронного підпису на торгових майданчиках – це спосіб для розширення бізнесу. З 2014-2015 років 15 відсотків держзамовлення має розміщуватись серед суб'єктів малого та середнього бізнесу. Наразі відбувається серйозна робота із залучення цих компаній до виконання держзамовлення. І це реальний шанс розширити свою справу. Хто відмовиться отримати контракт на 100-200 тис. рублів із гарантованою оплатою?

Для малих компаній передбачені якісь пільги щодо оплати послуг електронного документаобігу? Адже багато організацій не переходять на ЕДО ще через страх високих тарифів.

Я сьогодні на семінарі наводив приклад: 995 рублів – повний комплекс послуг із документообігу з держорганами. Якщо порахувати вартість проїзду Москвою на громадському транспорті кілька разів на рік в інстанції, куди потрібно здавати документи, та ще й в обидва кінці, то сума витрат вийде дуже близька до вартості, яку я озвучив.

Якщо бухгалтер не «дружить» з комп'ютером, чи можна зробити помилку? Загалом, наскільки складно працювати з такими програмами?

Існують елементи форматного та логічного контролю. Якщо немає зловмисності при формуванні документа, то помилитися практично неможливо. Ну а якщо щось робиться спеціально або користувач неуважний – жодна програма не застрахована, що людина замість 1000 введе 1000000.

Цифровий підпис

Чому, на вашу думку, перехід на електронний документообіг поки що не став масовим? Що лякає компанії?

А чи лякає насправді? Давайте подивимося, у нас у 63-му [Федеральний закон від 06.04.2011 р. № 63-ФЗ «Про електронний підпис» - прим. ред.] Законі сформульовано поняття про три види ЕЦП. Це проста, фактично це комбінація логіну та пароля. Посилена - це підпис із використанням криптозахисту. І електронний підпис кваліфікований, той, який видається акредитованим центром, що засвідчує. 90 відсотків людей у ​​нашій країні користуються логіном та паролем. Або в банкоматах, або в соціальних мережах, або в електронній пошті. Тобто можна сказати, що простим підписом користуються практично всі.

Така кількість ЕЦП, що застосовуються сьогодні, незручна ні для центрів, що засвідчують, ні для інформаційних систем, ні для користувачів. Сподіваюся, що протягом 2014-2015 років у нас з'явиться однаковість і кількість підписів скоротиться.

Що стосується кваліфікованого підпису, то він поки що мало, де застосовується. Але використовується, наприклад, на порталі. І чим більше сервісів він зможе надавати, тим більше людейбудуть застосовувати цей підпис. Її застосування обмежує не так страх людей, скільки відсутність ресурсів, на яких її можна використовувати.

З корпоративним сектором все ще простіше. Нині близько половини підприємств користуються системами електронної подання звітності, і вони всі реалізовані на електронному підписі. І в цих компаніях працюють ті самі люди, які начебто бояться переходити на електронний документообіг. Отже, цей страх більше схожий на міф, ніж на реальність.

- Чи варто чекати на якісь значні зміни законодавства в галузі ЕДО?

Адже багато хто зараз говорить про недосконалість правового поля у цій сфері… Я б це не назвав недосконалістю, це нормальний процес становлення законодавства. Фактично активному використанню електронного підпису в Росії добре, якщо є п'ять років. Звичайно, сформувати за такий період усталену нормативну базу з урахуванням розвитку технологій просто неможливо. Наразі відбувається планомірний процес розвитку законодавства. З того, що варто чекати: це остаточне набрання 63-го закону про електронний підпис і відмови від 1-го закону [Федеральний закон від 10.01.2002 р. № 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис». Ця норма втратила чинність з 1 липня цього року - прим. ред.]. Закон, до речі, цілком адекватний, грамотний. Явних якихось прогалин у ньому немає. Він досить структурований. Сподіваємося, що з його введенням зменшиться кількість типів ЕЦП. Зараз багато держорганів, інформаційні системи висувають свої вимоги до електронних підписів, які не завжди перебувають у руслі законодавства.

Наявність такої кількості ЕЦП незручна ні для центрів, що засвідчують, ні для інформаційних систем, ні для користувачів. Уявіть, що у вас на брелоку висить п'ять підписів, при цьому треба пам'ятати, що один для податкової інспекції, інший для торгового майданчика, третій для Росреєстру і таке інше. Сподіваюся, що протягом 2014-2015 років у нас з'явиться однаковість і кількість підписів скоротиться.