Електронний документообіг (ЕДО)- Сукупність автоматизованих процесів по роботі з документами, представленими в електронному вигляді без використання паперових носіїв.

Електронні документи за затвердженими формами є складовими всіх бухгалтерських програм, але для того, щоб електронний документ був юридично визнаний, він має бути підписаний електронним підписом.

Види електронних документів

p align="justify"> Електронний документ, підписаний електронним підписом, може використовуватися, якщо законодавство РФ не містить прямої заборони на його використання.

Таким чином, договори, різні рахунки, заявки, звіти, заяви, а також товарні накладні, акти та рахунки-фактури можуть бути електронними документами.

Також електронні документи поділяються на неформалізовані документи та формалізовані документи.

Неформалізовані документи – листи, договори, довіреності, технічна документація та інша кореспонденція – вільні від жорсткого регулювання з боку держави.

Для формалізованих документів в окремих законодавчих актахпрописані жорсткі вимоги до формату та регламенту передачі.

Формалізований документ - документ, створений за форматом ФНП.

Формалізовані документи впливають на правильність податкових розрахунків, тому дотримання всіх процедур передачі для них має важливе значення.

Формалізовані документи – це, наприклад, електронні рахунки-фактури.

Для деяких первинних документів ФНП Росії розробила рекомендований формат товарної накладної за формою ТОРГ-12 та Акту приймання-здачі (робіт) послуг.

Незважаючи на те, що для таких документів зазначено на рекомендований характер формату, саме в такому форматі компанії мають надсилати ці документи в електронному вигляді на вимогу податкової інспекції у разі необхідності підтвердження витрат з податку на прибуток.

Варіанти електронного документообігу

Існують два варіанти організації системи електронного документообігу. Перший - укласти з контрагентами угоду про електронний документообіг та обмінюватись документами, підписаними електронним підписом через електронну пошту. При цьому можна використовувати простий електронний підпис.

Другий варіант – організувати електронний документообіг через спецоператора.

При такому способі компанія приєднується до регламенту обміну електронними документами і може обмінюватися з контрагентами як формалізованими документами (для яких офіційно затвердила ФНС Росії формат), так і неформалізованими (договори, угоди, акти звірки і т.д.).

Основні функції системи електронного документообігу

Основними функціями системи електронного документообігу є:

реєстрація документів;

контроль за виконанням документів;

створення довідників та робота з ними;

контроль руху паперового та електронного документа, ведення історії роботи з документами;

створення та редагування реквізитів документів;

формування звітів з документообігу підприємства;

імпорт документів із файлової системи та Інтернету;

створення документа прямо із системи на основі шаблону (пряма інтеграція);

робота з версіями документа, складними багатокомпонентними та багатоформатними документами, вкладеннями;

електронне розповсюдження документів;

робота з документами у папках;

отримання документів за допомогою сканування та розпізнавання.

зменшення витрат на доступ до інформації та обробку документів.

Переваги електронного документообігу

До основних переваг електронного документообігу можна віднести такі:

централізоване, структуроване та систематизоване зберігання документів в електронному архіві;

скорочення витрат на друк, поштове пересилання та зберігання паперових рахунків-фактур;

одноманітний підхід до процедур формування та опрацювання документа (реєстрація, погодження тощо);

скорочення часу на доставку, реєстрацію та погодження документів;

швидкість підписання документів;

можливість цілодобово в режимі online здійснювати будь-які операції з документами: пошук, завантаження, друк, звіряння, відхилення, а також відстежувати їх рух;

Швидкий пошук документів.

Конфіденційність обміну забезпечена шифруванням документів.

Електронний цифровий підпис (ЕЦП) забезпечує ідентифікацію підписувача та цілісність переданих документів.

Доставка електронних документівгарантується оператором документообігу.

Впровадження системи електронного документообігу

Щоб вести в дію систему електронного документообігу, необхідно:

розробити та затвердити порядок електронного документообігу;

призначити відповідальних за його ведення;

організувати електронний архів одержуваних та надісланих документів;

прописати в обліковій політиці правила створення, отримання та зберігання електронних документів, призначити відповідальних за формування та підписання електронних документів.

Кожен співробітник, який уповноважений підписувати електронні документи повинен мати електронний підпис.

Створивши систему електронного документообігу, організація може роздруковувати документи, а зберігати в електронному архіві.

У разі необхідності документи, що зберігаються в архіві, можна роздрукувати для перевіряльників, подати при цьому документ, підписаний електронними підписами сторін, завіривши їх належним чином.

ЕДО (електронний документообіг): подробиці для бухгалтера

• Вступаємо в епоху ЕДО

  Сервіс "1С-ЕДО". Переваги «1С-ЕДО» Сервіс «1С-ЕДО» є ​​найбільш вигідним... здійснюють поодинокі відвантаження через ЕДО, сервіс «1С-ЕДО» доступний без оплати. ... ідентифікатор учасника ЕДО». Створення профілю налаштувань ЕДО Профіль налаштувань ЕДО Після створення... приступати до «Налаштування ЕДО». Налаштування ЕДО У вікні потрібно... обміну документами по ЕДО Список налаштувань ЕДО У «Налаштуваннях ЕДО» відображаються відправлені... контролюючі органи. Архів ЕДО Використовуючи систему ЕДО, організації скорочують витрати.

• При зміні електронної адреси та оператора ЕДО потрібно повідомити податківців

  А кілька договорів із операторами ЕДО, тому для повідомлення з ними... . Якщо компанія вирішує змінити оператора ЕДО, зазвичай змінюється і електронний... -6/19884@. Про зміну оператора ЕДО потрібно також повідомити податківців Крім...

• 8 аргументів «за» підключення до електронного документообігу під час роботи з лізинговою компанією

  Який видається будь-яким акредитованим оператором ЕДО. – Операторів на ринку багато. ... як оригіналів. Сам процес ЕДО регулюється законами Російської Федераціїта... та підтримки системи електронного документообігу (ЕДО) з лізингоодержувачами та є... якою видається будь-яким акредитованим оператором ЕДО. – Операторів на ринку багато… проста процедура. Зазвичай оператор ЕДО надає доступ до особистий кабінет... 2018 року фахівці оператори ЕДО прогнозують збільшення потоку юридично значущих...

• Відповідальність за несвоєчасне подання податкової декларації

  Укласти з оператором електронного документообігу (ЕДО) договір про надання послуг із забезпечення ЕДО з податковим органом; або надати... повноваження щодо ЕДО з ІФНС уповноваженому представнику (посереднику...), який має договір з оператором ЕДО та кваліфікований сертифікат ключа перевірки...

• Особливості вибору системи подання електронної звітності

  Системи подання звітності в рамках ЕДО пропонуються декількома розробниками. Кожне програмне... ? Системи подання звітності в рамках ЕДО пропонуються декількома розробниками. Кожне програмне... послуги пропонують понад сотню операторів ЕДО. Кожен із них має статус... рішень, орієнтованих різні завдання ЭДО. Що стосується вибору оператора з...

• Що потрібно знати про електронний підпис, перш ніж його впроваджувати

  На майданчику оператора електронного документообігу (ЕДО), і всі дії щодо використання... обмінюватися документами, і яким оператором ЕДО користується більшість партнерів, щоб максимізувати... кількість документів, що передаються через оператора ЕДО зовнішнім контрагентам. Які зміни чекають...

Наприкінці травня 2011 року Мінфіном зроблено ще один крок до впровадження електронного документообігу – з'явився наказ, який затвердив порядок виставлення та отримання електронних рахунків-фактур. Але щоб отримати реальний економічний ефект від використання безпаперових технологій, важливо перевести весь документообіг* в електронний вигляд. Фірма "1С" готова надати своїм користувачам такі можливості.

НК РФ

ст. 169 НК РФ у ред. Федерального закону від 27.07.2010 № 229-ФЗ).

Федеральний закон № 63-ФЗ від 10.01.2002 № 1-ФЗ

від 25.04.2011 № 50н

Рухаємось до обміну електронними документами з контрагентами

Необхідність переходу на безпаперові технології назріла економіки вже давно. Впровадження обміну електронними документами з контрагентами несе у собі позитивний економічний ефект: зниження витрат організацій на витратні матеріали, на поштові послуги, на ведення архіву документів на паперовому носії (витрати на папір, персонал, оренду площ для архіву тощо), скорочення часу на обробку та обмін даними, скорочення кількості помилок, можливість оперативного пошуку потрібного документау електронному архіві.

Тепер і держава багато робить у цьому напрямі. У 2002 році було прийнято закон «Про електронний цифровий підпис», яким встановлено юридичну значущість електронних документів, підписаних ЕЦП. На жаль, норми цього закону не діяли на рахунки-фактури, про що була спеціальна норма в НК РФ. Тепер це обмеження знято.

Влітку минулого року в НК РФ були внесені зміни, що передбачають можливість складання та виставлення рахунків-фактур в електронному вигляді при взаємній згоді сторін угоди та наявності технічних засобів та можливостей для прийому та обробки таких рахунків-фактур (ст. 169 НК РФ у ред. Федерального закону від 27.07.2010 (№ 229-ФЗ).

6 квітня 2011 року Президент РФ підписав Федеральний закон № 63-ФЗ «Про електронний підпис». Новий закон спрямований на усунення недоліків чинного Федерального закону від 10.01.2002 № 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис», а також розширення сфери використання електронних підписів.

І, нарешті, 25 травня 2011 року наказ Мінфіну Росії від 25.04.2011 № 50н «Про затвердження Порядку виставлення та отримання рахунків-фактур в електронному вигляді по телекомунікаційним каналам зв'язку із застосуванням електронного цифрового підпису» пройшов реєстрацію в Мін'юсті Росії (реєстраційний номер2) .

Мін'юст Росії зареєстрував порядок виставлення та отримання електронних рахунків-фактур

Порядок встановлює, що виставлення та отримання рахунків-фактур в електронному вигляді здійснюється через одного або кількох операторів електронного документообігу, які мають сумісні технічні засоби. Зверніть увагу, що застосування електронних рахунків-фактур допускається лише за взаємною згодою сторін угоди. Отже, використання електронних документів є правом, а чи не обов'язком контрагентів. У Порядку прописано, який день вважати датою виставлення та датою отримання електронних рахунків-фактур, регламентовано процедуру внесення виправлень до них.

Порядок набирає чинності з його офіційного опублікування (п. 2 наказу Мінфіну Росії від 25.04.2011 № 50н). Фактично його можна застосовувати після появи акредитованих операторів електронного документообігу* та затвердження ФНС Росії форматів рахунків-фактур, журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, книги покупок та книги продажів в електронному вигляді (абз. 2 п. 9 ст. 169 НК РФ) .

Примітка:
* Порядок акредитації фірм як операторів електронного документообігу має затвердити ФНП Росії. Після акредитації операторів з ними буде погоджено, а потім підтримано в економічних програмах фірми "1С" відповідний механізм обміну.

В економічних програмах фірми «1С» можливість складання та виставлення рахунків-фактур в електронному вигляді буде реалізована після затвердження зазначених вище документів, форматів.

Впровадження електронних рахунків-фактур стало стимулом до максимально широкого використання в електронному вигляді інших документів бухгалтерського, податкового та фінансового обліку.

Обмін електронними документами з контрагентами в "1С:Підприємстві 8"

Вже зараз у програмі "1С:Управління торгівлею 8" реалізовано можливість обмінюватися документами, порядок обміну якими законодавством не регулюється (наприклад, рахунки, накладні, каталоги товарів, прайс-листи, замовлення, у тому числі документи у довільній формі). З програми можливий прямий обмін "Продавець - Покупець" (за електронною поштою або загальний файловий каталог на сервері).

При розробці механізму обміну електронними документами в "1С:Підприємстві 8" стояло завдання реалізувати простий механізм налаштування та обміну з максимально зручним інтерфейсом. Документи підписуються електронно-цифровим підписом та надсилаються одержувачу одним натисканням кнопки. Якщо учасники обміну домовляються між собою у тому, що не всі документи, що пересилаються, повинні бути юридично значущими, то для окремих видів документів можна не використовувати ЕЦП.

Для зручності використання в системі вбудована система підказок (по кроках), яка повідомляє користувача про наступне необхідній діїу роботі з електронним документом.

Для зручності користувачів у програмі також реалізовано:

• гнучке налаштування кроків у роботі з електронними документами в режимі користувача;
• формування електронного документа відразу в кількох загальноприйнятих форматах, що задаються користувачем;
• прив'язка сертифіката підпису до певних видів електронних документів, що підписуються, а також перевірка коректності сертифіката підпису при відправці або отриманні;
• автоматичне відстеження актуальної версії електронного документа щодо документа облікової системи;
• перегляд переліку всіх електронних документів з їх короткими характеристикамиу прив'язці до документа облікової системи;
• ведення докладного журналу подій щодо дій з електронними документами;
• перегляд вмісту електронного документа на екрані у звичному для користувача друкованому вигляді, встановлення ЕЦП або відправка на доопрацювання автору документа, а також можливість вивантаження електронного документа зі встановленими ЕЦП у каталог на диск;
• порівняння 2-х версій електронних документів.
• окрема ергономічна форма для обробки підготовлених до підпису електронних документів із розбивкою за сертифікатами підписів відповідальних співробітників організації;
• автоматичне формування документа облікової системи з урахуванням вмісту отриманого електронного документа.

Надалі обмін електронними документами з контрагентами буде реалізовано в інших рішеннях на платформі "1С:Підприємство 8".

Наприкінці ще раз зазначимо, що з впровадженням обміну електронними документами з контрагентами з'являється можливість підвищити рівень якості обробки та обміну. актуальною інформацієюскоротити кількість помилок, що зустрічаються при "ручному" введенні, а також знизити трудомісткість та час обробки документів.

Якщо ще кілька років тому можна було говорити про те, що електронна форма обміну інформацією викликає інтерес у просунутих підприємців, то сьогодні можна впевнено стверджувати, що електронний документообіг між організаціями має глобальний характер, і на сьогоднішній день є найшвидшим та найпродуктивнішим способом обміну інформацією.

Що таке та як працює електронний документообіг між організаціями

Електронний документообіг (ЕДО) – це спосіб взаємодії контрагентів з використанням електронних засобів зв'язку, законодавчо закріплених та технічно підкріплених сучасних технологій.

Система документообігу між контрагентами пройшла безліч етапів, проте активно впроваджуватися такий формат передачі інформації почав, коли позабюджетні фонди та податкові органи виставили вимоги щодо формування та подання звітності не лише на паперових носіях, а й в електронному вигляді.

Згодом переваги електронного способу обробки та передачі інформації контрагентам були оцінені користувачами, і документообіг в електронному форматі набув всеосяжного характеру.

Електронний документообіг між організаціями: плюси та мінуси

Діловий світ оцінив переваги електронного документообігу, і сьогодні він використовується не тільки для взаємодії з контролюючими органами, але і як спосіб обміну діловою інформацією з бізнес-партнерами, а також для передачі інформації всередині компанії.

До переваг цього виду обміну інформацією з контрагентами можна віднести:

збільшення швидкості вирішення розв'язуваних питань та розрахункових операцій;

оперативність, можливість контролю та аналізу;

оптимізація робочого дня персоналу;

скорочення витрат на виконання робіт із обробки документів.

Однак не можна не відзначити і деякі недоліки ЕДО. В основному вони відносяться до системи - програмного продукту, що забезпечує інформаційну циклічність, де є свої мінуси. Загалом до недоліків можна віднести:

неможливість внесення коригувань та доповнень після надсилання документа. Для виправлення помилок користувачеві доведеться скористатися більш складною процедурою – надсилати на адресу контрагента відповідний супровідний лист-повідомлення та новий, відкоригований документ;

програмне забезпечення не оновлюється автоматично – необхідно придбати системні оновлення додатково, у міру їх виходу.

Принцип роботи системи

Визначимо, що таке електронний документообіг між організаціями, як це працює та що необхідне для його ефективної роботи.

Нині електронний документообіг – це система роботи з документами як «безпаперової» технології, з урахуванням якої оригінали формуються у електронному вигляді, у спеціальному опціональному полі.

Основний елемент системи – електронний документ.

Для ефективної функціональності системи та забезпечення її життєздатності:

потенційний контрагент також має бути підключений до системи електронного документообігу;

між взаємодіючими сторонами має бути забезпечено технічну готовність для обміну документами в електронному вигляді;

дії сторін мають бути узгоджені та взаємопов'язані.

Щоб документ, створений в електронному вигляді, набув юридичної значущості, він повинен:

відповідати певному формату;

бути завіреним підписом посадової чи відповідальної особи.

Які документи беруть участь у ЕДО

Обміну в електронному вигляді підлягають три типи документів:

формалізована документація – що складається у стандартизованих формах, регламентованих законодавством РФ (наприклад – УПД, рахунок-фактура, акт виконаних робіт, і т.д.);

неформалізовані документи, що підписуються одним підписом – контрагента-відправника (ділове листування, повідомлення, супровідні листи тощо);

неформалізовані документи, які підписуються одночасно кількома учасниками системи.

Як організувати електронний документообіг між організаціями

Щоб організувати роботу ЕДО та забезпечити його ефективність, необхідно розробити та прописати всі технічні нюанси у локальному нормативному акті – спеціальному Регламенті ЕДО.

У системі ЕДО можуть брати участь адміністративні та облікові документи різного ступеня важливості та конфіденційності. Враховуючи це в Регламенті, перераховуючи список документів, які підпадають під електронну систему звернення, слід зазначити, які з них засвідчуються простим, а які – посиленим електронним підписом посадової особи. Також у Регламенті має бути прописаний список осіб, які мають право підписувати документи, сформовані в електронному вигляді.

Після погодження та затвердження Регламенту, користувачам системи документообігу потрібно буде вирішити низку організаційних питань:

вибрати оператора ЕДО, укласти з ним договір;

організувати електронний архів – для подальшого зберігання отриманих та копій надісланих електронних документів;

внести відомості про перехід на електронний документообіг до локального нормативний акт- Облікову політику підприємства, оформивши їх як доповнення до документа;

забезпечити технічне оснащення для роботи системи;

вирішити інші організаційні питання.

Що потрібно для електронного документообігу між організаціями

Для того, щоб увійти як учасник у систему ЕДО, користувачам необхідно:

підключитися до оператора ЕДО;

придбати (або зареєструвати в системі вже існуючий) сертифікат електронного підпису, а також засіб криптографічного захисту;

спільно з оператором підключити до свого сервісу своїх потенційних контрагентів;

проінформувати своїх контрагентів про підключення як учасника системи ЕДО;

укласти з контрагентами угоди про обмін документами та інформацією в електронному вигляді за допомогою системи ЕДО.

Заступник генерального директора ТОВ «Такське»

Переважна більшість бухгалтерів користуються спеціалізованими комп'ютерними програмами, здають електронну звітність до податкової інспекції та фондів. Тож чому б не спілкуватися «електронно» і зі своїми контрагентами? Навіщо роздруковувати стопки паперів, якщо можна створювати та зберігати електронні документи? Про те, як це зробити, нам розповіли у фірмі, яка надає послуги електронного документообігу.

Ігоре Володимировичу, розкажіть, будь ласка, що це таке - електронний документообіг?

І.В. Мурашкінців: p align="justify"> Електронний документообіг - це спосіб організації роботи з документами, коли основна маса їх оригіналів формується в електронному вигляді, без використання паперових носіїв. Зверніть увагу – за такого документообігу в електронному вигляді створюються саме оригінали, а не просто електронні копії паперових документів. Електронні документи за затвердженими форматами можна складати у більшості бухгалтерських програм. Але для того, щоб електронний документ був юридично значущим, він повинен не лише відповідати затвердженим форматам та мати обов'язкові реквізити, а й підписати електронний підпис.

Створивши документ, тут же підписати його електронним підписом можна у багатьох, щоправда, не у всіх бухгалтерських програмах.

Якщо електронний документ надсилається контрагенту, він має бути відправлений з дотриманням порядку обміну електронними документами.

А що за порядок обміну електронними документами? Яким із видів електронних підписів має бути підписаний електронний документ?

Ми дякуємо за запропоновану тему інтерв'ю головного бухгалтера ТОВ «Фірма АНІС-98» Ольгу Володимирівну Салтикову,м Москва.

І.В. Мурашкінців:Для різних документів цей порядок буде різним. Для електронних рахунків-фактур особливі, суворіші вимоги. Вони обов'язково повинні бути підписані посиленим кваліфікованим електронним підписом та відправлені через оператора електронного документообігу Порядок, затв. Наказом Мінфіну від 25.04.2011 № 50н.

Посилений кваліфікований електронний підпис - це аналог друку організації разом із підписом відповідальної особи. До неї додається кваліфікований сертифікат ключа перевірки. Видавати такі електронні підписи можуть лише акредитовані посвідчувальні центри. Закон від 06.04.2011 № 63-ФЗ. Документи, які були підписані електронним цифровим підписом за старим Законом про ЕЦП, який з 1 липня втратить чинність Закон від 10.01.2002 № 1-ФЗ, вважаються підписаними посиленим кваліфікованим електронним підписом.

В окремих галузях, наприклад, у ювелірному виробництві, передавати через оператора бажано не лише зовнішні, а й деякі внутрішні документи організації. Внутрішні документи зазвичай не обов'язково підписувати посиленим кваліфікованим підписом. За рішенням самої організації може бути досить посиленим некваліфікованим або навіть простим електронним підписом.

Посилені некваліфіковані підписи теж видають посвідчувальні центри, і вони можуть бути дешевшими за кваліфіковані. А простий підпис - це шифр чи пароль, що дозволяє визначити автора документа. Поставити такий підпис можна за допомогою комп'ютерної програми, і це вимагатиме менших витрат, ніж придбання посиленого підпису.

Зовнішні документи, крім рахунків-фактур, можна надсилати контрагентам простою електронною поштою. За домовленістю сторін вони можуть бути підписані або посиленим кваліфікованим або посиленим некваліфікованим електронним підписом. Але використання спеціальної системи електронного документообігу зручніше, оскільки дозволяє миттєво отримати повідомлення про те, що ваш партнер отримав документ. Він, у свою чергу, може його відразу підписати і відправити вам.

З чого краще розпочати впровадження електронного документообігу?

І.В. Мурашкінців:Зазвичай перейти на використання електронних документів вирішують компанії, які мають багато контрагентів і великий обсяг зовнішнього документообігу. Оскільки обмін електронними документами, зокрема рахунками-фактурами, можливий лише за взаємною згодою сторін п. 1 ст. 169 НК РФ, то спочатку треба обговорити можливість переходу на електронний документообіг зі своїми постійними контрагентами. Потім ви маєте обрати оператора електронного документообігу та укласти з ним договір. Перелік операторів електронного документообігу, включених до мережі довіри Федеральної податкової служби, розміщено на сайті ФНП .

На які критерії бажано орієнтуватись, обираючи оператора?

І.В. Мурашкінців:Як правило, оператори електронного документообігу дають можливість у тестовому режимі обмінятися електронними документами з кількома контрагентами. У ході такої «дослідної експлуатації» ви зможете зрозуміти, який інтерфейс вам зручніший і чи легко буде поєднати вашу бухгалтерську програму із системою документообігу оператора.

Чим складніше поєднати бухгалтерську програму із системою електронного документообігу, тим вищою буде ціна впровадження системи. Зверніть увагу на ціну пересилання електронних документів. Зазвичай пересилання оплачується так само, як у мобільного зв'язку: платить «телефонуючий», тобто відправник електронного документа Електронні документи часто потрібно надсилати в комплекті. І тут може тарифікуватися відправка пакета документів, наприклад счет-фактура і акт виконаних робіт чи накладна.

Чи обов'язково одночасно укладати договір з центром, що засвідчує, - організацією, що видає електронні підписи?

І.В. Мурашкінців:За зовнішнього документообігу це обов'язково. Посвідчувальний центр має забезпечити всіх учасників документообігу електронними підписами. Компанії, які звітують в електронному вигляді, такі договори вже уклали. Якщо ж ви використовуєте лише внутрішній документообіг, це залежить від вашого бажання. Внутрішні документи можна підписувати простим електронним підписом, а в цьому випадку укладати договір з центром, що засвідчує, не потрібно.

Чи можуть контрагенти використовувати різні системи електронного документообігу? Або отримати документи можна, тільки якщо ваш партнер відправив їх через того самого оператора?

І.В. Мурашкінців:Зараз між операторами, на жаль, наразі немає внутрішнього роумінгу. Тому для того, щоб отримувати документи, потрібно підключитися до того ж оператора, до якого підключено компанію, яка надсилає документи. Так що якщо ваші контрагенти працюють через різних операторів, щоб обмінюватися з контрагентами документами, вам доведеться укласти договір з кожним з операторів.

Ми сподіваємося, що роумінг запрацює протягом цього року, і тоді можна буде приймати документи, надіслані через інших операторів.

Чи потрібно окремо прописувати у договорах із контрагентами використання системи електронного документообігу?

І.В. Мурашкінців:Ні, це не обов'язково. Достатньо обмінятися звичайними електронними листами (їх можна не завіряти електронними підписами) або паперовими листами факсом, де підтверджується згоду застосовувати електронні документи. Лист Мінфіну від 01.08.2011 № 03-07-09/26. Або, наприклад, один із контрагентів може запросити іншого через свого оператора, як це відбувається при запрошенні «в друзі» в соціальних мережаха інший - прийняти це запрошення. Однак, якщо ваш контрагент не хоче отримувати документи в електронному вигляді, вам доведеться продовжувати надсилати йому паперові документи.

Добре, ми домовилися з партнерами, вибрали оператора чи навіть кількох операторів. Що робити далі?

І.В. Мурашкінців:Тепер треба адаптувати бізнес-процеси в компанії під впровадження електронного документообігу під час роботи з контрагентами:

розробити та затвердити порядок електронного документообігу;
призначити відповідальних за його ведення;
організувати електронний архів одержуваних та надісланих документів;
прописати в обліковій політиці правила створення, отримання та зберігання електронних документів, призначити відповідальних за формування та підписання електронних документів.

Кожного співробітника, який уповноважений підписувати електронні документи, треба забезпечити електронним підписом, адже передавати свій підпис іншим особам не можна.

Чи потрібно роздруковувати та зберігати у паперовому вигляді електронні документи?

І.В. Мурашкінців:Ні, не треба, хоча багато хто по-старому продовжує це робити. Усі надіслані та отримані електронні документи зберігаються в електронному архіві. І ваш електронний архів має бути організований таким чином, щоб при необхідності, наприклад на запит податкової інспекції, ви могли оперативно знайти документи, що запитуються, і переслати їх в інспекцію в електронному вигляді, так як зараз передається електронна звітність.

А якщо податкова інспекція чи аудитор запросять паперову копію електронного документа, чи буде видно, що це є копія електронного документа і що електронний документ підписано сторонами?

І.В. Мурашкінців:Електронний документ можна роздрукувати та отримати паперову копію. На цій копії буде автоматично надруковано, що це паперова копія електронного документа, а оригінал був підписаний електронними підписами сторін. Паперова копія, якщо вона правильно оформлена, тобто засвідчена підписом та печаткою організації або нотаріально, може використовуватись так само, як копія паперового оригіналу документа.

Чи можна створювати документи в електронному вигляді?

І.В. Мурашкінців:Документи можуть створюватись як у паперовому, так і в електронному вигляді. Якщо електронний документ підписано кваліфікованим електронним підписом, він рівнозначний паперовому документу, підписаному власноруч п. 5 ст. 9 Закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 1 ст. 6 Закону від 06.04.2011 № 63-ФЗ. Для рахунку-фактури, накладної ТОРГ-12 та акта виконаних робіт є затверджені Федеральною податковою службою електронні формати. Інші документи можна створювати в будь-якому форматі, наприклад текстовому або PDF.

Але є документ, який обов'язково має складатись на папері. Це товарнотранспортна накладна. Забезпечити можливість його електронного зчитування на шляху поки що неможливо.

Крім того, документи, що регламентують відносини роботодавця та працівника, наприклад заяву про прийом на роботу, трудовий договір, теж мають складатися у паперовому вигляді.

Які вимоги пред'являються до обладнання, комп'ютерів, підключених до системи електронного документообігу?

І.В. Мурашкінців:Такі ж, як і до комп'ютерів, з яких електронна звітність надсилається до податкової інспекції та інших контролюючих органів. На кожному робочому місці, підключеному до системи електронного документообігу, має бути стійкий інтернет-канал та має бути встановлена ​​програма «Крипто-Про» або інша аналогічна програма для роботи з електронними ключами.

Які небезпеки можуть виникнути під час створення та надсилання електронних документів і як їх уникнути?

І.В. Мурашкінців:Серйозних небезпек, на мою думку, немає. Єдине – треба бути дуже уважним, робити все вчасно та не допускати в електронних документах, особливо у рахунках-фактурах, помилок. Регламент виставлення та відправлення рахунків-фактур дуже жорсткий. І для виправлення помилки у відправленому рахунку-фактурі необхідно повторно надіслати виправлений рахунок-фактуру.

Але не можна відправити новий рахунок-фактуру заднім числом, вказавши дату, яка вже пройшла.

Наскрізна нумерація рахунків-фактур відбувається у бухгалтерській програмі. І неважливо, чи відправляєте ви рахунки-фактури у паперовому чи електронному вигляді і чи користуєтеся послугами одного чи кількох операторів.

Яка приблизна вартість надсилання та отримання електронного документа?

І.В. Мурашкінців:Стійка ціна на ринку на ці послуги поки що формується. Сьогодні вона може становити від 1 до 5 руб. за надсилання одного електронного документа. Деякі оператори додатково встановлюють абонентську оплату. Отримання електронних документів зазвичай безкоштовне.

У будь-якому випадку це дешевше, ніж надсилання документів звичайною поштою, особливо на далекі відстані. Плюс скорочення витрат на роздрук та зберігання паперових документів.

За відгуками компаній, які розпочали впровадження електронного документообігу, економія при переході на обмін документами з контрагентами в електронному вигляді може становити близько 2% валового обороту компанії.

Якщо компанія планує перейти на електронний документообіг, наші рекомендації допоможуть вам скласти план дій. Вони підкажуть, як домовитися з контрагентами, вибрати провайдера та підготувати персонал до змін у роботі.

Якщо компанія збирається перейти на електронний документообіг (ЕДО) з контрагентами, попередньо оцініть, яку частину документів вдасться передавати в електронному вигляді. Від цього залежить масштаб проекту, план робіт з нього, трудовитрати та витрати компанії.

Як скласти план робіт з переходу на електронний документообіг із контрагентами

Роботи з переходу компанії на електронний документообіг розбийте на блоки:

• організаційні питання;
• контрагенти;
• документообіг;
• персонал;
• провайдер;
• бюджет.

Перерахуйте, які завдання потрібно виконати у межах кожного блоку (див.

). У разі потреби скоригуйте список. Припустимо, компанії може бути не потрібна автоматизація: відстежувати статуси оформлення документів через облікову систему компанії зручно, але якщо обсяг документообігу невеликий, то витрати на автоматизацію не окупляться.

Визначте самостійно, як і послідовності виконувати перелічені пункти. Деякі роботи можна виконувати одночасно, наприклад, розробляти презентаційні матеріали для персоналу та вести переговори з контрагентами.

Як домовитись з контрагентами про перехід на електронний документообіг

Розділіть контрагентів компанії на чотири групи. До кожної групи належить застосовувати особливий підхід, щоб домовитись про перехід на електронний документообіг. Можливо, не всі контрагенти погодяться, доведеться й надалі обмінюватись із ними паперовими документами чи припинити співпрацю.

Значні контрагенти, які використовують електронний документообіг.Такі компанії вже працюють зі своїми провайдерами, можливо не з тими організаціями, з якими збирається співпрацювати ваше підприємство. З контрагентами із цієї групи можна діяти так:

1. Розгляньте, чи доцільно укласти договір із провайдером, з яким співпрацює покупець (постачальник).

2. З'ясуйте, чи є роумінг між передбачуваним провайдером вашої компанії та провайдером контрагента.

3. Запропонуйте контрагенту укласти договір із провайдером, якого вибере ваша компанія.

Значні контрагенти, які використовують електронний документообіг.Якщо покупець (постачальник) відмовляється використовувати електронний документообіг, а припиняти співпрацювати з ним компанії невигідно, дійте за одним із сценаріїв:

1. Застосовуйте з таким контрагентом .

2. Призначте зустріч і спробуйте переконати використання електронного документообігу.

Пообіцяйте, що будете лояльні до можливих недоліків та допоможете налагодити електронний документообіг у роботі з вашою компанією.

Невеликіконтрагенти, що використовують електронний документообіг.До цієї групи покупців і постачальників можна застосовувати самі варіанти дій, як і щодо значних контрагентів. Але переговори доцільно проводити у формі листування, щоби не витрачати зайвий час. Якщо домовитися не вдається – можливо простіше відмовитися від співпраці.

Невеликіконтрагенти, які використовують електронний документообіг.Якщо покупець (постачальник) не належить до ключових партнерів компанії, спробуйте мотивувати його застосовувати електронний документообіг зі зручним вам провайдером. Варіанти дій:

1. Оголосити, що, наприклад, з початку нового кварталу ваша компанія приймає та надсилає документи лише в електронному вигляді.

2. Брати комісію, якщо контрагент втратив і надіслав дублікати; штрафувати, якщо він подав оригінали документів пізніше за встановлений термін. Такі заходи вживайте до покупців (постачальників), які не вчасно віддають папери.

Для невеликих компаній, що обмінюються паперовими документами, варто підготувати зрозумілу презентацію. Якщо контрагенти розберуться в нюансах електронного документообігу, то простіше переконати їх змінити порядок роботи. З усіма невеликими покупцями та постачальниками компанії зустрітися навряд чи можливо, тому переконуватиметься презентація.

Як вибрати провайдера електронного документообігу

Якщо компанія має багато контрагентів, то, швидше за все, їй доведеться працювати з кількома провайдерами. Намагайтеся мінімізувати кількість останніх.

Вибирайте провайдерів:

• з якими вже працюють контрагенти компанії та до яких ви можете перекласти значний обсяг операцій;
• у яких максимальний роумінг;
• які можуть використовувати сертифікати підписів, що є у компанії (якщо вони є).

Ціновий фактор не потрібно брати до уваги. Якщо провайдер не має роумінгу з провайдерами ваших контрагентів, він не підходить, навіть якщо його послуги коштують дешевше.

Як формалізувати документообіг компанії

Перш ніж переходити на електронний документообіг, необхідно формалізувати рух документів підприємства. Складіть або скоригуйте за необхідності:

1. Перелік документів, які компанія використовує у роботі з контрагентами.

2. Актуальний перелік посадових осіб, що у документообороте. Вкажіть, хто:

• створює документ – завантажує до особистого кабінету провайдера;
• підписує документ. Цим співробітникам знадобиться логін та пароль на вхід до особистого кабінету та сертифікати електронного підпису;
• контролює підписання документа контрагентом;
• друкує документ і підшиває його до папки або зберігає на сервері компанії.

Такий список потрібно постійно оновлювати. Як тільки співробітник звільняється, його електронний підпис потрібно анулювати та оформити для новопризначеного на посаду.

Підготуйте та закріпіть у внутрішньому регламенті графік руху документів від моменту створення до відправки до архіву (див. ).

Як підготувати персонал компанії до переходу на електронний документообіг

Те, наскільки швидко та успішно компанія перейде на залежить від співробітників. Щоб вони не саботували проект, важливо не змусити, а переконати переваги нововведень.

Істотна стаття витрат при впровадженні електронного документообігу – це оплата робочого часу співробітників, які вони витратить на навчання у роботі новій системіта врегулювання позаштатних ситуацій. Проведіть централізовані роз'яснювальні та навчальні заходи, щоб зменшити ці витрати.

Роз'яснювати та навчати почніть заздалегідь – коли керівництво вирішило перейти на електронний документообіг. Організуйте презентацію з поясненням принципів роботи для всього персоналу компанії, у тому числі співробітників, які не беруть участь у електронному документообігу.

Особливу увагу приділіть навчанню підписантів. Створіть для них зрозумілу і докладну інструкцію, бажано зі скріншотами: на який сайт заходити, яку інформацію і куди вводити, які натискати кнопки і в який момент, як працювати з сертифікатом підпису.

Переконати співробітників підтримати проект впровадження електронного документообігу допоможуть такі аргументи:

• електронний підпис за ступенем відповідальності посадової особи нічим не відрізняється від фізичного;
• електронний документообіг дозволяє швидше створювати та оформляти документи. Не доведеться дзвонити та з'ясовувати, коли контрагент підпише та відправить потрібний документ;
• документи не загубляться. Шукати їх буде простіше.

Як запланувати витрати на впровадження електронного документообігу

складається з наступних частин:

1. Вартість послуг провайдера - становить 10000-20000 руб. на рік, залежить від тарифного плану. З'ясуйте ціни та закладіть до бюджету.

2. Вартість сертифіката електронного підпису - 1000-2000 руб. на рік, залежить від тарифного плану виробника сертифіката.

3. Зарплата працівників – доплата чи вартість того часу, який персонал витратить не так на свої прямі обов'язки. Витрати залежать від тривалості виконання завдань та вартості однієї години роботи співробітника.

Трудомісткими будуть такі роботи: зустрічі та телефонні переговори з контрагентами, виготовлення презентацій та інструкцій для контрагентів та співробітників своєї компанії, навчання співробітників, врегулювання позаштатних ситуацій (див. ). Заплануйте, скільки часу потрібно.

Закладіть у бюджет не лише зарплату співробітників, а й соціальні відрахування з неї.

4. Вартість автоматизації – залежить від завдань, які хоче вирішити компанія, трудомісткості реалізації, вартості години робіт розробників.

Підготовлено за матеріалами