Management electronic document (EDF)- un set de procese automatizate pentru lucrul cu documente transmise în formă electronică fără utilizarea suporturilor de hârtie.

Documentele electronice în forme aprobate sunt componente ale tuturor programelor de contabilitate, dar pentru ca un document electronic să fie recunoscut legal, acesta trebuie să fie semnat cu semnătură electronică.

Tipuri de documente electronice

Un document electronic semnat cu o semnătură electronică poate fi utilizat dacă legislația Federației Ruse nu conține o interdicție directă a utilizării acestuia.

Astfel, contractele, diversele facturi, cererile, rapoartele, cererile, precum și bonurile de livrare, actele și facturile pot fi documente electronice.

De asemenea, documentele electronice sunt împărțite în documente informale și documente oficializate.

Documentele neformalizate - scrisori, contracte, împuterniciri, documentație tehnică și altă corespondență - nu fac obiectul unei reglementări stricte de către stat.

Pentru documente formalizate separat acte legislative Sunt prescrise cerințe stricte pentru formatul și reglementările transmisiei.

Un document formalizat este un document creat conform formatului Federal Tax Service.

Documentele formalizate afectează în mod direct acuratețea calculelor fiscale, astfel încât respectarea tuturor procedurilor de transfer este importantă pentru ei.

Documentele formalizate sunt, de exemplu, facturile electronice.

Pentru unele documente primare, Serviciul Fiscal Federal al Rusiei a dezvoltat un format recomandat pentru o scrisoare de trăsură în formularul TORG-12 și un certificat de acceptare (de lucru) pentru servicii.

În ciuda faptului că este indicat formatul recomandat pentru astfel de documente, acesta este formatul în care companiile trebuie să trimită aceste documente electronic la solicitarea fiscului dacă este necesară confirmarea cheltuielilor cu impozitul pe venit.

Opțiuni de gestionare electronică a documentelor

Există două opțiuni pentru organizarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor. Prima este încheierea unui acord de gestionare electronică a documentelor cu contrapărțile și schimbul de documente semnate cu semnătură electronică prin e-mail. În acest caz, puteți utiliza o simplă semnătură electronică.

A doua opțiune este organizarea gestiunii electronice a documentelor printr-un operator special.

Prin această metodă, compania se alătură reglementărilor privind schimbul de documente electronice și poate face schimb cu contrapărțile atât documente formale (pentru care Serviciul Fiscal Federal al Rusiei a aprobat oficial formatul), cât și pe cele informale (contracte, acorduri, rapoarte de reconciliere etc. .).

Principalele funcții ale sistemului electronic de management al documentelor

Principalele funcții ale sistemului electronic de gestionare a documentelor sunt:

înregistrarea documentelor;

controlul executării documentelor;

crearea de directoare și lucrul cu acestea;

controlul circulației documentelor pe hârtie și electronice, menținerea istoricului de lucru cu documente;

crearea și editarea detaliilor documentului;

generarea de rapoarte privind fluxul de documente al întreprinderii;

import documente din sistemul de fișiere și de pe Internet;

crearea unui document direct din sistem pe baza unui șablon (integrare directă);

lucrul cu versiuni de documente, documente complexe multi-component și multi-format, atașamente;

distribuirea electronică a documentelor;

lucrul cu documente în foldere;

primirea documentelor prin scanare și recunoaștere.

reducerea costurilor pentru accesarea informațiilor și prelucrarea documentelor.

Avantajele managementului electronic al documentelor

Principalele avantaje ale managementului electronic al documentelor includ următoarele:

stocarea centralizată, structurată și sistematizată a documentelor într-o arhivă electronică;

reducerea costurilor pentru tipărirea, poșta și stocarea facturilor pe hârtie;

o abordare uniformă a procedurilor de generare și prelucrare a unui document (înregistrare, aprobare etc.);

reducerea timpului de livrare, înregistrare și aprobare a documentelor;

viteza de semnare a documentelor;

capacitatea de a efectua orice operațiuni cu documente online non-stop: căutarea, descărcarea, imprimarea, reconcilierea, respingerea, precum și urmărirea mișcării acestora;

căutare rapidă a documentelor.

Confidențialitatea schimbului este asigurată prin criptarea documentelor.

O semnătură digitală electronică (EDS) asigură identificarea semnatarului și integritatea documentelor transmise.

Livrare documente electronice garantat de operatorul fluxului de documente.

Implementarea unui sistem electronic de management al documentelor

Pentru a opera un sistem electronic de gestionare a documentelor, trebuie să:

elaborează și aprobă o procedură de gestionare a documentelor electronice;

numiți responsabili cu întreținerea acestuia;

organizează o arhivă electronică a documentelor primite și trimise;

prescriu în politica contabilă regulile de creare, primire și stocare a documentelor electronice, desemnează responsabili cu generarea și semnarea documentelor electronice.

Fiecare angajat care este autorizat să semneze documente electronice trebuie să aibă o semnătură electronică.

După ce a creat un sistem electronic de gestionare a documentelor, o organizație nu poate tipări documente, ci le poate stoca într-o arhivă electronică.

Dacă este necesar, documentele stocate în arhivă pot fi tipărite pentru inspectori, și poate fi prezentat un document semnat cu semnăturile electronice ale părților, avându-le mai întâi certificat corespunzător.

EDI (management electronic de documente): detalii pentru un contabil

• Intrăm în era EDI

  Serviciul „1C-EDO”. Avantajele „1C-EDO” Serviciul „1C-EDO” este cel mai profitabil... fac expedieri unice prin EDO, serviciul „1C-EDO” este disponibil fără plată. ... identificatorul participantului EDF.” Crearea unui profil de setări EDF Profil de setări EDF După creare... treceți la „Configurarea unui EDF”. Setări EDF În fereastra care se deschide, trebuie să... schimbați documente prin EDF Lista setărilor EDF În „Setări EDF” trimise... sunt afișate autoritățile de reglementare. Arhiva EDI Folosind sistemul EDI, organizațiile reduc costurile...

• Când vă schimbați adresa de e-mail și operatorul EDF, trebuie să anunțați autoritățile fiscale

  Și există mai multe acorduri cu operatorii EDF, așa că să comunicăm cu aceștia... . Daca o firma decide sa isi schimbe operatorul EDF, de regula, se schimba si cel electronic... -6/19884@. De asemenea, autoritățile fiscale trebuie anunțate despre schimbarea operatorului EDF.

• 8 argumente pentru conectarea la gestionarea electronică a documentelor atunci când lucrați cu o companie de leasing

  Care este emis de orice operator EDF acreditat. – Sunt mulți operatori pe piață. ...ca originale. Procesul EDI în sine este reglementat de legi Federația Rusăși... și suport al sistemului electronic de gestionare a documentelor (EDF) cu locatari și este... care este emis de orice operator EDF acreditat. – Pe piață sunt mulți operatori... o procedură simplă. De obicei, operatorul EDF oferă acces la Zona personală... În 2018, specialiștii operatorilor EDF prevăd o creștere a fluxului de...

• Răspunderea pentru depunerea cu întârziere a declarației fiscale

  Încheierea cu operatorul de gestionare electronică a documentelor (EDF) un acord privind furnizarea de servicii pentru... furnizarea EDI cu organul fiscal; sau furnizați... autoritatea pentru EDF cu Serviciul Fiscal Federal unui reprezentant autorizat (intermediar...) care are un acord cu operatorul EDF și un certificat calificat de cheie de verificare...

• Caracteristici ale alegerii unui sistem electronic de raportare

  Sistemele de raportare EDI sunt oferite de mai mulți dezvoltatori. Fiecare software...? Sistemele de raportare EDI sunt oferite de mai mulți dezvoltatori. Fiecare software... serviciu este oferit de peste o sută de operatori EDF. Fiecare dintre ele are statutul de... soluții concentrate pe diferite sarcini EDI. Referitor la alegerea operatorului...

• Ce trebuie să știți despre semnăturile electronice înainte de a le implementa

  Pe platforma operatorului de management electronic al documentelor (EDF), și toate acțiunile de utilizare... schimb de documente, și care operator EDF este folosit de majoritatea partenerilor pentru a maximiza... * numărul de documente transmis prin operatorul EDF către contrapartide externe. Ce schimbări așteaptă...

La sfârșitul lunii mai 2011, Ministerul Finanțelor a mai făcut un pas către implementarea gestiunii electronice a documentelor - a fost emis un ordin prin care s-a aprobat procedura de emitere și primire a facturilor electronice. Dar pentru a obține un efect economic real din utilizarea tehnologiilor fără hârtie, este important să convertiți tot fluxul de documente* în formă electronică. Compania 1C este pregătită să ofere utilizatorilor săi astfel de oportunități.

Codul fiscal al Federației Ruse

Artă. 169 din Codul fiscal al Federației Ruse, astfel cum a fost modificat. Legea federală din 27 iulie 2010 Nr. 229-FZ).

Legea federală nr. 63-FZ din 10 ianuarie 2002 nr. 1-FZ

din data de 25.04.2011 Nr.50n

Ne îndreptăm către schimbul de documente electronice cu contrapărțile

Necesitatea trecerii la tehnologiile fără hârtie a fost de mult așteptată în economie. Introducerea schimbului electronic de documente cu contrapărțile are un efect economic pozitiv: reducerea costurilor organizațiilor pentru consumabile, servicii poștale, menținerea unei arhive de documente pe hârtie (costuri cu hârtie, personal, închiriere spațiu pentru arhivă etc.), reducerea timp pentru prelucrarea și schimbul de date, reducerea numărului de erori, capacitatea de a căuta rapid documentul solicitatîn arhiva electronică.

Acum statul face multe în această direcție. În anul 2002 a fost adoptată Legea „Cu privire la semnătura electronică digitală”, care a stabilit semnificația juridică a documentelor electronice semnate cu semnătură electronică. Din păcate, prevederile acestei legi nu se aplicau facturilor, despre care exista o prevedere specială în Codul Fiscal al Federației Ruse. Această restricție a fost acum ridicată.

Vara trecută, au fost aduse modificări Codului Fiscal al Federației Ruse, prevăzând posibilitatea întocmirii și emiterii facturilor în formă electronică cu acordul reciproc al părților la tranzacție și disponibilitatea mijloacelor tehnice și a capacităților de primire și procesare a acestora. facturi (Articolul 169 din Codul Fiscal al Federației Ruse, astfel cum a fost modificat prin Legea federală din 27 iulie 2010 nr. 229-FZ).

La 6 aprilie 2011, președintele Federației Ruse a semnat Legea federală nr. 63-FZ „Cu privire la semnăturile electronice”. Noua lege are ca scop eliminarea deficiențelor actualei Legi federale din 10 ianuarie 2002 nr. 1-FZ „Cu privire la semnăturile electronice digitale”, precum și extinderea domeniului de utilizare a semnăturilor electronice.

Și, în cele din urmă, la 25 mai 2011, Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 25 aprilie 2011 nr. 50n „Cu privire la aprobarea Procedurii de emitere și primire a facturilor în formă electronică prin canale de telecomunicații folosind o semnătură digitală electronică” a fost înregistrată la Ministerul Justiției din Rusia (număr de înregistrare 20860) .

Ministerul rus al Justiției a înregistrat procedura de emitere și primire a facturilor electronice

Procedura stabilește că emiterea și primirea facturilor în formă electronică se realizează prin intermediul unuia sau mai multor operatori de gestionare electronică a documentelor cu mijloace tehnice compatibile. Vă rugăm să rețineți că utilizarea facturilor electronice este permisă numai prin acordul comun al părților la tranzacție. Astfel, utilizarea documentelor electronice este un drept, nu o obligație, a contrapărților. Procedura precizează în ce zi se consideră data emiterii și data primirii facturilor electronice și reglementează procedura de corectare a acestora.

Procedura intră în vigoare din momentul publicării sale oficiale (clauza 2 din ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 25 aprilie 2011 nr. 50n). De fapt, poate fi utilizat după apariția operatorilor acreditați de gestionare a documentelor electronice* și aprobarea de către Serviciul Federal de Taxe al Rusiei a formatelor de facturi, a unui jurnal al facturilor primite și emise, a unui carnet de achiziții și a unui carnet de vânzări în format electronic. formular (paragraful 2 al clauzei 9 din articolul 169 din Codul fiscal al Federației Ruse) .

Notă:
* Procedura de acreditare a companiilor ca operatori de gestionare a documentelor electronice trebuie să fie aprobată de Serviciul Fiscal Federal al Rusiei. După acreditarea operatorilor, mecanismul de schimb corespunzător va fi convenit cu aceștia și apoi susținut în programele economice ale companiei 1C.

În programele economice ale firmei 1C, posibilitatea întocmirii și emiterii facturilor în formă electronică va fi implementată după aprobarea documentelor și formatelor de mai sus.

Introducerea facturilor electronice a servit ca un stimulent pentru utilizarea cât mai largă posibilă a altor documente contabile, fiscale și financiar-contabile în formă electronică.

Schimb de documente electronice cu contrapartidele din „1C:Enterprise 8”

Deja acum, programul 1C: Trade Management 8 a implementat posibilitatea de a face schimb de documente, a cărui procedură de schimb nu este reglementată de lege (de exemplu, facturi, facturi, cataloage de produse, liste de prețuri, comenzi, inclusiv documente în formă liberă) . Schimbul direct „Vânzător - Cumpărător” este posibil din program (prin e-mail sau un director de fișiere partajat pe server).

La dezvoltarea unui mecanism pentru schimbul de documente electronice în 1C:Enterprise 8, sarcina a fost să implementăm un mecanism simplu de configurare și schimb cu cea mai convenabilă interfață. Documentele sunt semnate digital și trimise destinatarului printr-un clic pe un buton. Dacă participanții la schimb convin între ei că nu toate documentele trimise trebuie să fie semnificative din punct de vedere juridic, atunci pentru anumite tipuri de documente este posibil să nu se folosească semnătura electronică.

Pentru ușurință în utilizare, sistemul are încorporat un sistem de indicii (pas cu pas), care informează utilizatorul despre următoarele actiune necesara atunci când lucrați cu un document electronic.

Pentru confortul utilizatorilor, programul include și:

• configurarea flexibilă a pașilor în lucrul cu documente electronice în modul utilizator;
• generarea unui document electronic în mai multe formate general acceptate specificate de utilizator;
• legarea certificatului de semnătură de anumite tipuri de documente electronice semnate, precum și verificarea corectitudinii certificatului de semnătură la trimitere sau primire;
• urmărirea automată a versiunii curente a documentului electronic conform documentului de sistem contabil;
• vizualizarea listei tuturor documentelor electronice cu acestea caracteristici scurteîn legătură cu un document de sistem contabil;
• menținerea unui jurnal detaliat al evenimentelor privind acțiunile cu documente electronice;
• vizualizarea conținutului unui document electronic pe ecran într-o formă tipărită familiară utilizatorului, instalarea unei semnături digitale sau trimiterea acesteia către autorul documentului pentru revizuire, precum și posibilitatea de a încărca un document electronic cu semnături digitale instalate la un director pe disc;
• compararea a 2 versiuni de documente electronice.
• un formular ergonomic separat pentru prelucrarea documentelor electronice pregătite pentru semnătură, defalcat pe certificatele de semnătură ale angajaților responsabili ai organizației;
• generarea automată a unui document de sistem contabil pe baza conținutului documentului electronic primit.

În viitor, schimbul de documente electronice cu contrapărțile va fi implementat în alte soluții pe platforma 1C:Enterprise 8.

În concluzie, remarcăm încă o dată că, odată cu introducerea schimbului electronic de documente cu contrapărțile, devine posibilă îmbunătățirea nivelului calității prelucrării și schimbului. informații la zi, reduceți numărul de erori întâlnite în timpul introducerii „manuale”, precum și reduceți intensitatea muncii și timpul de procesare a documentelor.

Dacă în urmă cu doar câțiva ani se putea spune că forma electronică de schimb de informații este de interes pentru antreprenorii avansați, astăzi putem spune cu încredere că fluxul de documente electronice între organizații este de natură globală, iar astăzi este cel mai rapid și mai productiv mod de a schimbul de informații.

Ce este și cum funcționează fluxul de documente electronice între organizații?

Managementul electronic al documentelor (EDF) este o modalitate de interacțiune între contrapărți folosind mijloace electronice de comunicare, tehnologii moderne stabilite legal și susținute tehnic.

Sistemul de flux de documente între contrapărți a trecut prin mai multe etape, dar acest format de transfer de informații a început să fie implementat activ atunci când fondurile extrabugetare și autoritățile fiscale au stabilit cerințe pentru generarea și furnizarea de rapoarte nu numai pe hârtie, ci și în formă electronică. .

De-a lungul timpului, avantajele metodei electronice de prelucrare și transmitere a informațiilor către contrapărți au fost apreciate de utilizatori, iar fluxul documentelor în format electronic a devenit cuprinzător.

Fluxul de documente electronice între organizații: argumente pro și contra

Lumea afacerilor a apreciat beneficiile managementului electronic al documentelor, iar astăzi este folosit nu numai pentru a interacționa cu autoritățile de reglementare, ci și ca modalitate de a face schimb de informații de afaceri cu partenerii de afaceri, precum și pentru a transfera informații în cadrul companiei.

Avantajele acestui tip de schimb de informații cu contrapărțile includ:

creșterea vitezei de rezolvare a problemelor și a tranzacțiilor de decontare;

eficiență, capacitate de control și analiză;

optimizarea timpului de lucru al personalului;

reducerea costurilor pentru munca de prelucrare a documentelor.

Cu toate acestea, unele dezavantaje ale EDI nu pot fi ignorate. Practic, ele se referă la sistem - un produs software care oferă cicluri informaționale, care are și dezavantajele sale. În total, dezavantajele includ:

imposibilitatea de a face ajustări și completări după trimiterea documentului. Pentru a corecta erorile, utilizatorul va trebui să utilizeze o procedură mai complexă - trimite contrapartei scrisoarea de intenție corespunzătoare și un document nou, corectat;

Software-ul nu este actualizat automat - trebuie să achiziționați actualizări suplimentare de sistem pe măsură ce acestea devin disponibile.

Cum funcționează sistemul

Să definim ce este fluxul de documente electronice între organizații, cum funcționează și ce este necesar pentru funcționarea sa eficientă.

În prezent, gestionarea electronică a documentelor este un sistem de lucru cu documente într-un mod de tehnologie „fără hârtie”, pe baza căruia originalele sunt generate direct în formă electronică, într-un domeniu special opțional.

Elementul principal al sistemului este un document electronic.

Pentru a asigura funcționalitatea eficientă a sistemului și a asigura viabilitatea acestuia:

potențiala contraparte trebuie să fie conectată și la sistemul electronic de gestionare a documentelor;

între părțile care interacționează trebuie asigurată pregătirea tehnică pentru schimbul de documente în formă electronică;

acțiunile părților trebuie să fie coordonate și interconectate.

Pentru ca un document creat electronic să dobândească semnificație juridică, acesta trebuie:

se conformează unui format specific;

să fie certificată prin semnătura unui oficial sau a unei persoane responsabile.

Ce documente sunt implicate în EDI?

Trei tipuri de documente fac obiectul schimbului electronic:

documentație formalizată - întocmită în forme standardizate reglementate de legislația Federației Ruse (de exemplu, UPD, factură, certificat de finalizare etc.);

documente informale semnate cu o singură semnătură - contrapartea expeditoare (corespondență comercială, notificări, scrisori de intenție etc.);

documente informale semnate simultan de mai mulți participanți la sistem.

Cum se organizează fluxul de documente electronice între organizații

Pentru a organiza activitatea EDI și a asigura eficacitatea acesteia, este necesar să se dezvolte și să se înregistreze toate nuanțele tehnice într-un act de reglementare local - un Regulament EDI special.

Sistemul EDI poate implica documente administrative și contabile de diferite grade de importanță și confidențialitate. Ținând cont de acest lucru, în Regulamente, care enumeră lista documentelor supuse sistemului de circulație electronică, este necesar să se indice care dintre acestea sunt certificate printr-un simplu și care prin semnătură electronică consolidată a unui funcționar. De asemenea, Regulamentul trebuie să conțină o listă a persoanelor autorizate să semneze documente generate electronic.

După coordonarea și aprobarea Regulamentelor, utilizatorii sistemului de management al documentelor vor trebui să rezolve o serie de probleme organizatorice:

selectează un operator EDF și încheie un acord cu acesta;

organizarea unei arhive electronice - pentru stocarea ulterioară a documentelor electronice primite și trimise;

introduceți informații despre trecerea la gestionarea electronică a documentelor în local act normativ– Politicile contabile ale întreprinderii, avându-le emise ca completare la document;

asigurarea echipamentelor tehnice pentru funcționarea sistemului;

rezolva alte probleme organizatorice.

Ce este necesar pentru fluxul de documente electronice între organizații

Pentru a se autentifica ca participant la sistemul EDF, utilizatorii trebuie:

conectați-vă la operatorul EDF;

achiziționarea (sau înregistrarea unuia existent în sistem) a unui certificat de semnătură electronică, precum și a unui instrument de protecție criptografică;

împreună cu operatorul, conectați potențialele dumneavoastră contrapartide la propriul serviciu;

informați-vă contrapărțile despre conectarea ca participant la sistemul EDI;

încheie acorduri cu contrapărțile privind schimbul de documente și informații pe cale electronică prin sistemul EDI.

Director general adjunct al Taxkom SRL

Marea majoritate a contabililor folosesc programe informatice specializate și transmit rapoarte electronice la fisc și la fonduri. Deci, de ce să nu comunicați „electronic” cu contrapărțile dvs.? De ce să tipăriți teancuri de hârtie când puteți crea și stoca documente electronice? Ni s-a spus cum să facem acest lucru de către o companie care oferă servicii de gestionare electronică a documentelor.

Igor Vladimirovici, vă rog să ne spuneți ce este gestionarea electronică a documentelor?

I.V. Murashkintsev: Gestionarea electronică a documentelor este o modalitate de organizare a muncii cu documente, atunci când cea mai mare parte a originalelor acestora sunt generate în formă electronică, fără utilizarea suporturilor de hârtie. Vă rugăm să rețineți că, cu un astfel de flux de documente, originalele sunt create în formă electronică și nu doar copiile electronice ale documentelor pe hârtie. Documentele electronice în formate aprobate pot fi compilate în majoritatea programelor de contabilitate. Însă, pentru ca un document electronic să fie semnificativ din punct de vedere juridic, acesta trebuie nu doar să respecte formatele aprobate și să aibă detalii obligatorii, ci și să fie semnat cu o semnătură electronică.

După ce ați creat un document, îl puteți semna imediat cu o semnătură electronică în multe, deși nu toate, programele de contabilitate.

În cazul în care un document electronic este trimis unei contrapartide, acesta trebuie trimis în conformitate cu procedura de schimb de documente electronice.

Ce fel de procedură este aceasta pentru schimbul de documente electronice? Ce tip de semnătură electronică ar trebui să fie semnat un document electronic?

Mulțumim contabilului șef al SRL „Firma „ANIS-98”” pentru tema propusă de interviu Olga Vladimirovna Saltykova, Orașul Moscova.

I.V. Murashkintsev: Această ordine va fi diferită pentru diferite documente. Facturile electronice au cerințe speciale, mai stricte. Acestea trebuie să fie semnate cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită și trimise printr-un operator de gestionare a documentelor electronice Comandă, aprobată. Prin Ordinul Ministerului Finanțelor din 25 aprilie 2011 nr.50n.

O semnătură electronică calificată îmbunătățită este un analog al sigiliului unei organizații împreună cu semnătura persoanei responsabile. Este însoțit de un certificat calificat de cheie de verificare. Numai centrele de certificare acreditate pot emite astfel de semnături electronice Legea din 04.06.2011 Nr.63-FZ. Documente care au fost semnate cu semnătură digitală electronică în conformitate cu vechea Lege EDS, care nu va mai fi valabilă de la 1 iulie Legea din 10 ianuarie 2002 nr.1-FZ, sunt considerate a fi semnate cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită.

În anumite industrii, de exemplu în producția de bijuterii, este indicat să se transfere printr-un operator nu doar extern, ci și unele documente interne ale organizației. De obicei, documentele interne nu trebuie să fie semnate cu o semnătură calificată îmbunătățită. La discreția organizației însăși, o semnătură electronică necalificată consolidată sau chiar o simplă semnătură electronică poate fi suficientă.

Semnăturile necalificate îmbunătățite sunt emise și de centrele de certificare și pot fi mai ieftine decât cele calificate. O semnătură simplă este un cifr sau o parolă care vă permite să identificați creatorul documentului. Puteți adăuga o astfel de semnătură folosind program de calculatorși va necesita mai puține cheltuieli decât achiziționarea unei semnături îmbunătățite.

Documentele externe, cu excepția facturilor, pot fi trimise contrapărților prin simplu e-mail. Prin acordul părților, acestea pot fi semnate fie cu o semnătură electronică îmbunătățită calificată, fie cu o semnătură electronică îmbunătățită necalificată. Dar utilizarea unui sistem electronic special de gestionare a documentelor este mai convenabilă, deoarece vă permite să primiți instantaneu o notificare că partenerul dvs. a primit documentul. El, la rândul său, îl poate semna imediat și ți-l poate trimite.

Care este cea mai bună modalitate de a începe implementarea managementului electronic al documentelor?

I.V. Murashkintsev: De obicei, companiile care au multe contrapărți și un volum mare de flux de documente externe decid să treacă la utilizarea documentelor electronice. Deoarece schimbul de documente electronice, în special de facturi, este posibil numai prin acordul comun al părților clauza 1 art. 169 Codul Fiscal al Federației Ruse, apoi mai întâi trebuie să discutați despre posibilitatea de a trece la gestionarea electronică a documentelor cu contrapărțile dvs. obișnuite. Apoi trebuie să selectați un operator de gestionare a documentelor electronice și să încheiați un acord cu acesta. Lista operatorilor de gestionare a documentelor electronice incluși în Rețeaua de încredere a Serviciului Fiscal Federal este postată pe Site-ul Serviciului Federal de Taxe .

Ce criterii ar trebui să urmăriți atunci când alegeți un operator?

I.V. Murashkintsev: De regulă, operatorii de gestionare a documentelor electronice oferă posibilitatea de a face schimb de documente electronice cu mai multe contrapărți în modul de testare. În timpul unei astfel de „operațiuni de probă” veți putea înțelege care interfață este mai convenabilă pentru dvs. și dacă va fi ușor să combinați programul dvs. de contabilitate cu sistemul de gestionare a documentelor al operatorului.

Cu cât este mai dificil să combinați un program de contabilitate cu un sistem electronic de gestionare a documentelor, cu atât costul implementării sistemului va fi mai mare. Vă rugăm să fiți atenți și la prețul de trimitere a documentelor electronice. De obicei, costurile de transport sunt aceleași ca în comunicatii mobile: „Apelantul”, adică expeditorul documentului electronic, plătește. Documentele electronice trebuie adesea trimise ca un set. În acest caz, poate exista o taxă pentru trimiterea unui pachet de documente, de exemplu o factură și un certificat de finalizare a lucrărilor sau o factură.

Este necesar să se încheie simultan un acord cu un centru de certificare - o organizație care emite semnături electronice?

I.V. Murashkintsev: Acest lucru este obligatoriu pentru fluxul de documente externe. Centrul de certificare trebuie să furnizeze tuturor participanților la fluxul de documente semnături electronice. Companiile care transmit rapoarte electronice au încheiat deja astfel de acorduri. Dacă utilizați doar fluxul de documente intern, atunci depinde de dorința dvs. Documentele interne pot fi semnate cu o simplă semnătură electronică, iar în acest caz nu este necesară încheierea unui acord cu o autoritate de certificare.

Pot contrapărțile să utilizeze diferite sisteme electronice de gestionare a documentelor? Sau este posibil să primiți documente doar dacă partenerul dvs. le-a trimis prin același operator?

I.V. Murashkintsev:În prezent, din păcate, nu există roaming intern între operatori. Prin urmare, pentru a primi documente, trebuie să vă conectați la același operator cu compania care trimite documentele. Deci, dacă contrapărțile dumneavoastră lucrează prin diferiți operatori, pentru a face schimb de documente cu contrapărțile, va trebui să încheiați un acord cu fiecare dintre operatori.

Sperăm ca roamingul să funcționeze în cursul acestui an și apoi să se poată accepta documente trimise prin alți operatori.

Este necesar să se stipuleze separat utilizarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor în contractele cu contrapărțile?

I.V. Murashkintsev: Nu, nu trebuie să faci asta. Este suficient să faceți schimb de e-mailuri regulate (nu trebuie să fie certificate cu semnături electronice) sau scrisori pe hârtie prin fax, unde se confirmă acordul de utilizare a documentelor electronice Scrisoare a Ministerului Finanțelor din 01.08.2011 Nr.03-07-09/26. Sau, de exemplu, una dintre contrapărți poate invita pe alta prin operatorul său, așa cum se întâmplă atunci când invită „prieteni” în în rețelele sociale, iar celălalt este să accepți această invitație. Cu toate acestea, dacă contrapartea dumneavoastră nu dorește să primească documente electronic, va trebui să continuați să le trimiteți documente pe hârtie.

Ei bine, am convenit cu partenerii noștri, am ales un operator sau chiar mai mulți operatori. Ce e de facut in continuare?

I.V. Murashkintsev: Acum trebuie să adaptăm procesele de afaceri ale companiei la implementarea managementului electronic al documentelor atunci când lucrăm cu contractori:

elaborează și aprobă o procedură de gestionare a documentelor electronice;
numiți responsabili cu întreținerea acestuia;
organizează o arhivă electronică a documentelor primite și trimise;
prescriu în politica contabilă regulile de creare, primire și stocare a documentelor electronice, desemnează responsabili cu generarea și semnarea documentelor electronice.

Fiecare angajat care este autorizat să semneze documente electronice trebuie să aibă o semnătură electronică, deoarece nu vă puteți transfera semnătura altor persoane.

Trebuie să imprim și să stochez documente electronice pe hârtie?

I.V. Murashkintsev: Nu, nu este necesar, deși mulți continuă să o facă în mod veche. Toate documentele electronice trimise și primite sunt stocate într-o arhivă electronică. Iar arhiva dumneavoastră electronică să fie organizată în așa fel încât, dacă este necesar, de exemplu, la solicitarea inspectoratului fiscal, să găsiți rapid documentele solicitate și să le trimiteți inspectoratului electronic, la fel ca acum se transmite raportarea electronică. .

Și dacă fiscul sau auditorul solicită o copie pe hârtie a unui document electronic, va fi clar că aceasta este o copie a documentului electronic și că documentul electronic este semnat de părți?

I.V. Murashkintsev: Puteți imprima documentul electronic și puteți primi o copie pe hârtie. Această copie va fi tipărită automat că este o copie pe hârtie a unui document electronic și originalul a fost semnat electronic de către părți. O copie pe hârtie, dacă este corect executată, adică certificată prin semnătura și sigiliul organizației sau autentificată la notar, poate fi utilizată în același mod ca o copie a documentului original pe hârtie.

Toate documentele pot fi create electronic?

I.V. Murashkintsev: Documentele pot fi create atât în ​​format hârtie, cât și în format electronic. Dacă un document electronic este semnat cu o semnătură electronică calificată, este echivalent cu un document pe hârtie semnat manual clauza 5 art. 9 din Legea din 6 decembrie 2011 nr.402-FZ; clauza 1 art. 6 din Legea din 04/06/2011 nr.63-FZ. Există formate electronice aprobate de Serviciul Fiscal Federal pentru factura, scrisoarea de însoțire TORG-12 și certificatul de finalizare a lucrărilor. Alte documente pot fi create în orice format, cum ar fi text sau pdf.

Dar există un document care trebuie întocmit pe hârtie. Aceasta este o scrisoare de trăsură. Încă nu este posibil să oferiți posibilitatea de a-l citi electronic în timpul călătoriei.

În plus, documentele care reglementează relația dintre angajator și angajat, de exemplu, o cerere de angajare, un contract de muncă, trebuie să fie întocmite și pe hârtie.

Care sunt cerințele pentru echipamentele și calculatoarele conectate la sistemul electronic de gestionare a documentelor?

I.V. Murashkintsev: La fel ca și pentru computerele de pe care se trimit raportarea electronică către biroul fiscal și alte autorități de reglementare. Fiecare loc de muncă conectat la sistemul electronic de management al documentelor trebuie să aibă un canal de Internet stabil și trebuie instalat programul Crypto-Pro sau alt program similar pentru lucrul cu chei electronice.

Ce pericole pot apărea la crearea și trimiterea documentelor electronice și cum să le evitați?

I.V. Murashkintsev:În opinia mea, nu există pericole serioase. Singurul lucru este că trebuie să fii foarte atent, să faci totul la timp și să nu faci greșeli în documentele electronice, în special în facturi. Reglementările pentru emiterea și trimiterea facturilor sunt foarte stricte. Și pentru a corecta eroarea din factura depusă, trebuie să retrimiteți factura corectată.

Dar nu puteți posta o nouă factură folosind o dată care a trecut deja.

Numerotarea continuă a facturilor are loc în programul de contabilitate. Nu contează dacă trimiteți facturi pe hârtie sau electronice și dacă utilizați unul sau mai mulți transportatori.

Care este costul aproximativ al trimiterii și primirii unui document electronic?

I.V. Murashkintsev: Un preț stabil pe piață pentru aceste servicii abia se așteaptă. Astăzi poate varia de la 1 la 5 ruble. pentru trimiterea unui document electronic. Unii operatori percep suplimentar o taxă de abonament. Primirea documentelor electronice este de obicei gratuită.

În orice caz, este mai ieftin decât trimiterea documentelor prin poștă obișnuită, mai ales pe distanțe lungi. În plus, reducerea costurilor de tipărire și stocare a documentelor pe hârtie.

Potrivit recenziilor companiilor care au început să implementeze gestionarea electronică a documentelor, economiile la trecerea la schimbul electronic de documente cu contrapărțile se pot ridica la aproximativ 2% din cifra de afaceri brută a companiei.

Dacă o companie intenționează să treacă la gestionarea electronică a documentelor, recomandările noastre vă vor ajuta să creați un plan de acțiune. Ei vă vor spune cum să negociați cu contractorii, să alegeți un furnizor și să pregătiți personalul pentru schimbările în muncă.

Dacă o companie urmează să treacă la gestionarea electronică a documentelor (EDF) cu contrapărți, evaluați în prealabil ce parte din documente va putea fi transmisă electronic. De asta depind amploarea proiectului, planul de lucru pentru acesta, costurile cu forța de muncă și cheltuielile companiei.

Cum să întocmești un plan de lucru pentru trecerea la gestionarea electronică a documentelor cu contractori

Împărțiți munca privind tranziția companiei la gestionarea electronică a documentelor în blocuri:

• chestiuni organizatorice;
• contrapartidelor;
• fluxul documentelor;
• personal;
• furnizorul;
• buget.

Enumerați sarcinile care trebuie îndeplinite în fiecare bloc (vezi.

). Ajustați lista dacă este necesar. Să presupunem că o companie poate să nu aibă nevoie de automatizare: este convenabil să urmăriți starea înregistrării documentelor prin sistemul de contabilitate al companiei, dar dacă volumul fluxului de documente nu este mare, costurile automatizării nu se vor plăti.

Decideți singur în ce ordine să efectuați pașii de mai sus. Unele lucrări pot fi efectuate simultan, de exemplu, dezvoltarea materialelor de prezentare pentru personal și negocierea cu contractanții.

Cum să negociezi cu contrapărțile cu privire la tranziția la gestionarea electronică a documentelor

Împărțiți contrapărțile companiei în patru grupuri. Fiecare grup va trebui să adopte o abordare specială pentru a conveni asupra tranziției la gestionarea electronică a documentelor. Este posibil ca nu toate contrapărțile să fie de acord, va trebui să continuați să faceți schimb de documente pe hârtie cu acestea sau să încetați cooperarea.

Contrapartide semnificative care folosesc managementul electronic al documentelor. Astfel de companii lucrează deja cu furnizorii lor, poate nu cu organizațiile cu care compania dumneavoastră intenționează să coopereze. Puteți trata cu contrapărțile din acest grup după cum urmează:

1. Luați în considerare dacă este recomandabil să încheiați un acord cu furnizorul cu care cooperează cumpărătorul (furnizorul).

2. Aflați dacă există roaming între furnizorul vizat al companiei dvs. și furnizorul contrapartidei.

3. Invitați contrapartea să încheie un acord cu furnizorul ales de compania dumneavoastră.

Contrapartide semnificative care nu folosesc managementul electronic al documentelor.În cazul în care cumpărătorul (furnizorul) refuză să utilizeze gestionarea electronică a documentelor și nu este rentabil pentru companie să înceteze cooperarea cu el, procedați conform unuia dintre scenarii:

1. Utilizați cu o astfel de contraparte .

2. Faceți o programare și încercați să-i convingeți să folosească gestionarea electronică a documentelor.

Promiteți că veți fi tolerant cu posibilele deficiențe și că veți ajuta la stabilirea fluxului de documente electronice în colaborarea cu compania dvs.

Miccontrapartidelor care folosesc managementul electronic al documentelor. Aceleași opțiuni pot fi aplicate acestui grup de cumpărători și furnizori ca și în cazul contrapărților semnificative. Dar este indicat să conduci negocieri sub formă de corespondență pentru a nu pierde timp suplimentar. Dacă nu se poate ajunge la un acord, poate fi mai ușor să refuzi cooperarea.

Miccontrapartidelor care nu folosesc gestionarea electronica a documentelor. Dacă cumpărătorul (furnizorul) nu este unul dintre partenerii cheie ai companiei, încercați să-l motivați să folosească gestionarea electronică a documentelor cu un furnizor convenabil pentru dvs. Opțiuni:

1. Anuntati ca, de exemplu, de la inceputul noului trimestru, firma dumneavoastra accepta si trimite documente doar in format electronic.

2. Luați un comision dacă contrapartea pierde și a trimis duplicate; amendă dacă a depus documente originale după termenul limită. Aplicați astfel de măsuri în raport cu cumpărătorii (furnizorii) care nu predau actele la timp.

Pentru companiile mici care fac schimb de documente pe hârtie, merită să pregătiți o prezentare clară. Dacă contrapărțile înțeleg nuanțele managementului electronic al documentelor, va fi mai ușor să le convingi să-și schimbe procedura de lucru. Cu greu este posibil să întâlniți toți micii cumpărători și furnizori ai companiei, așa că prezentarea va convinge.

Cum să alegi un furnizor de gestionare electronică a documentelor

Dacă o companie are multe contrapărți, atunci cel mai probabil va trebui să lucreze cu mai mulți furnizori. Încercați să minimizați numărul acestora din urmă.

Alegeți furnizorii:

• cu care colaborează deja contrapărțile companiei și cărora le poți transfera un volum semnificativ de tranzacții;
• care au roaming maxim;
• care poate folosi certificatele de semnătură ale companiei (dacă există).

Factorul preț nu trebuie luat în considerare. Dacă furnizorul nu are roaming cu furnizorii contrapărților dvs., acesta nu este potrivit, chiar dacă serviciile sale sunt mai ieftine.

Cum se oficializează fluxul de documente al companiei

Înainte de a trece la gestionarea electronică a documentelor, trebuie să formalizați mișcarea documentelor companiei. Compuneți sau ajustați dacă este necesar:

1. Lista documentelor pe care compania le folosește atunci când lucrează cu contrapărți.

2. Lista curentă a funcționarilor implicați în fluxul documentelor. Vă rugăm să indicați cine:

• creează un document – ​​îl încarcă în contul personal al furnizorului;
• semnează documentul. Acești angajați vor avea nevoie de un login și o parolă pentru a-și introduce contul personal și certificatele de semnătură electronică;
• controlează semnarea documentului de către contraparte;
• imprimă documentul și îl înregistrează într-un folder sau îl salvează pe serverul companiei.

Această listă trebuie actualizată constant. Imediat ce un angajat pleacă, semnătura sa electronică trebuie anulată și eliberată persoanei nou numite.

Întocmește și documentează în regulamentul intern un program de deplasare a documentelor din momentul creării și până la trimiterea la arhivă (vezi. ).

Cum să pregătiți personalul companiei pentru tranziția la managementul electronic al documentelor

Cât de repede și de succes va trece compania , depinde de angajati. Pentru a-i împiedica să saboteze proiectul, este important să nu forțezi, ci să-i convingi de beneficiile inovării.

Un element de cost semnificativ atunci când se implementează gestionarea electronică a documentelor este plata pentru timpul de lucru al angajaților, pe care aceștia îl vor cheltui pe formare pentru a lucra în sistem nou si rezolvarea situatiilor de urgenta. Efectuați eforturi centralizate de informare și instruire pentru a reduce aceste costuri.

Începeți să explicați și să vă instruiți în avans - atunci când conducerea a decis să treacă la gestionarea electronică a documentelor. Organizați o prezentare care să explice principiile de lucru pentru tot personalul companiei, inclusiv angajații care nu participă la gestionarea documentelor electronice.

Acordați o atenție deosebită semnatarilor de formare. Creați instrucțiuni clare și detaliate pentru ei, de preferință cu capturi de ecran: pe ce site să mergeți, ce informații să introduceți și unde, ce butoane să apăsați și în ce moment, cum să lucrați cu certificatul de semnare.

Următoarele argumente vor ajuta să-i convingă pe angajați să susțină proiectul de introducere a managementului electronic al documentelor:

• În ceea ce privește nivelul de responsabilitate al unui funcționar, o semnătură electronică nu este diferită de una fizică;
• Gestionarea electronică a documentelor vă permite să creați și să procesați rapid documente. Nu trebuie să suni și să afli când contrapartea va semna și trimite documentul solicitat;
• documentele nu se vor pierde. Va fi mai ușor să le găsești.

Cum să planificați costurile implementării managementului documentelor electronice

constă din următoarele părți:

1. Costul serviciilor furnizorului este de 10.000–20.000 de ruble. pe an, depinde plan tarifar. Aflați prețurile și bugetul pentru ele.

2. Costul unui certificat de semnătură electronică este de 1000–2000 de ruble. pe an, depinde de planul tarifar al producătorului de certificat.

3. Salariile angajaților - plată suplimentară sau costul timpului pe care personalul îl va petrece nu pentru sarcinile lor directe. Costurile depind de durata sarcinilor și de costul unei ore de muncă a angajatului.

Următoarele tipuri de muncă vor necesita forță de muncă intensivă: întâlniri și convorbiri telefonice cu antreprenorii, pregătirea prezentărilor și instrucțiunilor pentru antreprenori și angajații companiei dvs., instruirea angajaților, rezolvarea situațiilor de urgență (vezi. ). Planificați cât timp va dura.

Bugetați nu numai salariile angajaților, ci și contribuțiile sociale de la aceștia.

4. Costul automatizării – depinde de sarcinile pe care compania dorește să le rezolve, de complexitatea implementării acestora și de costul unei ore de lucru de dezvoltator.

Preparat din materiale