Электрондық құжат айналымы (EDF)- қағаз жеткізгіштерді пайдаланбай электронды түрде берілген құжаттармен жұмыс істеудің автоматтандырылған процестерінің жиынтығы.

Бекітілген нысандардағы электрондық құжаттар барлық бухгалтерлік есеп бағдарламаларының құрамдас бөлігі болып табылады, бірақ электрондық құжат заңды түрде танылуы үшін оған электрондық қолтаңбамен қол қойылуы керек.

Электрондық құжаттардың түрлері

Электрондық қолтаңбамен қол қойылған электрондық құжат, егер Ресей Федерациясының заңнамасында оны пайдалануға тікелей тыйым салынбаса, пайдалануға болады.

Осылайша, келісім-шарттар, әртүрлі шот-фактуралар, өтініштер, есептер, өтініштер, сондай-ақ жеткізу жазбалары, актілер мен шот-фактуралар электронды құжат бола алады.

Сондай-ақ электронды құжаттар бейресми құжаттар және формальды құжаттар болып бөлінеді.

Ресми емес құжаттар – хаттар, келісім-шарттар, сенімхаттар, техникалық құжаттамалар және басқа да корреспонденциялар – мемлекет тарапынан қатаң реттеуден бос.

Ресми құжаттар үшін бөлек заңнамалық актілерТрансляция форматы мен ережелеріне қатаң талаптар белгіленген.

Ресми құжат - бұл Федералдық салық қызметінің форматына сәйкес жасалған құжат.

Ресми құжаттар салықты есептеудің дұрыстығына тікелей әсер етеді, сондықтан олар үшін барлық аудару процедураларын сақтау маңызды.

Ресми құжаттар, мысалы, электрондық шот-фактуралар.

Кейбір бастапқы құжаттар үшін Ресейдің Федералдық салық қызметі TORG-12 нысанындағы жүкқұжаттың және қызметтерді қабылдау-тапсыру актісін (жұмысын) ұсынудың ұсынылған пішімін әзірледі.

Мұндай құжаттардың ұсынылатын форматы көрсетілгеніне қарамастан, табыс салығы бойынша шығыстарды растау қажет болған жағдайда компаниялар салық органының талабы бойынша осы құжаттарды электронды түрде жіберуі тиіс формат.

Электрондық құжат айналымы опциялары

Электрондық құжат айналымы жүйесін ұйымдастырудың екі нұсқасы бар. Біріншісі – контрагенттермен электрондық құжат айналымы туралы шарт жасасу және электрондық пошта арқылы электрондық қолтаңбамен қол қойылған құжаттармен алмасу. Бұл жағдайда қарапайым электронды қолтаңбаны пайдалануға болады.

Екінші нұсқа – арнайы оператор арқылы электронды құжат айналымын ұйымдастыру.

Бұл әдіс арқылы компания электронды құжаттарды алмасу ережелеріне қосылады және контрагенттермен ресми түрде (Ресей Федералдық салық қызметі форматын ресми түрде бекіткен) және бейресми (келісімшарттар, келісімдер, салыстыру есептері және т. .).

Электрондық құжат айналымы жүйесінің негізгі функциялары

Электрондық құжат айналымы жүйесінің негізгі функциялары:

құжаттарды тіркеу;

құжаттардың орындалуын бақылау;

анықтамалықтар құру және олармен жұмыс істеу;

қағаз және электронды құжаттардың қозғалысын бақылау, құжаттармен жұмыс тарихын жүргізу;

құжат мәліметтерін жасау және өңдеу;

кәсіпорынның құжат айналымы бойынша есептерді қалыптастыру;

файлдық жүйеден және Интернеттен құжаттарды импорттау;

үлгі негізінде жүйеден тікелей құжат құру (тікелей интеграция);

құжат нұсқаларымен, күрделі көп компонентті және көп форматты құжаттармен, қосымшалармен жұмыс істеу;

құжаттарды электронды түрде тарату;

папкалардағы құжаттармен жұмыс істеу;

сканерлеу және тану арқылы құжаттарды қабылдау.

ақпаратқа қол жеткізу және құжаттарды өңдеу шығындарын азайту.

Электрондық құжат айналымының артықшылықтары

Электрондық құжат айналымының негізгі артықшылықтарына мыналар жатады:

электрондық мұрағатта құжаттарды орталықтандырылған, құрылымдық және жүйеленген сақтау;

қағаз шот-фактураларды басып шығаруға, поштаға жіберуге және сақтауға кететін шығындарды азайту;

құжатты қалыптастыру және өңдеу (тіркеу, бекіту және т.б.) рәсімдеріне біркелкі көзқарас;

құжаттарды тапсыру, ресімдеу және бекіту уақытын қысқарту;

құжаттарға қол қою жылдамдығы;

тәулік бойы онлайн режимінде құжаттармен кез келген операцияларды жүзеге асыру мүмкіндігі: іздеу, жүктеу, басып шығару, келісу, қабылдамау, сондай-ақ олардың қозғалысын қадағалау;

құжаттарды жылдам іздеу.

Биржаның құпиялылығы құжатты шифрлау арқылы қамтамасыз етіледі.

Электрондық цифрлық қолтаңба (ЭСҚ) қол қоюшының сәйкестендіруін және жіберілген құжаттардың тұтастығын қамтамасыз етеді.

Жеткізу электрондық құжаттарқұжат айналымы операторымен кепілдендірілген.

Электрондық құжат айналымы жүйесін енгізу

Электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалану үшін сізге:

электрондық құжат айналымының тәртібін әзірлеу және бекіту;

оны ұстауға жауапты адамдарды тағайындайды;

қабылданған және жіберілген құжаттардың электрондық мұрағатын ұйымдастыру;

есеп саясатында электрондық құжаттарды жасау, қабылдау және сақтау ережелерін белгілейді, электрондық құжаттарды қалыптастыруға және қол қоюға жауаптыларды тағайындайды.

Электрондық құжатқа қол қою құқығы бар әрбір қызметкердің электрондық қолтаңбасы болуы керек.

Электрондық құжат айналымы жүйесін жасаған ұйым құжаттарды басып шығара алмайды, бірақ оларды электронды мұрағатта сақтайды.

Қажет болған жағдайда мұрағатта сақталған құжаттарды инспекторларға басып шығаруға болады, ал тараптардың электрондық қолтаңбалары қойылған құжатты алдымен тиісті түрде куәландыра отырып ұсынуға болады.

EDI (электрондық құжат айналымы): бухгалтерге арналған мәліметтер

• Біз EDI дәуіріне қадам басып жатырмыз

  «1C-EDO» қызметі. «1C-EDO» артықшылықтары «1С-EDO» қызметі ең тиімді... олар EDO арқылы бір реттік жөнелтілімдер жасайды, «1С-EDO» қызметі төлемсіз қолжетімді. ... EDF қатысушы идентификаторы». EDF параметрлерінің профилін жасау EDF параметрлерінің профилі Жасалғаннан кейін... «EDF конфигурациялау» бөліміне өтіңіз. EDF параметрлері Ашылған терезеде сізге... EDF арқылы құжаттарды алмасу қажет EDF параметрлерінің тізімі Жіберілген "EDF Settings" бөлімінде реттеуші органдар... көрсетіледі. EDI мұрағаты EDI жүйесін пайдалана отырып, ұйымдар шығындарды азайтады...

• Электрондық пошта мекенжайын және EDF операторын өзгерту кезінде салық органдарына хабарлау қажет

  Және EDF операторларымен бірнеше келісімдер бар, сондықтан олармен байланысу үшін... . Егер компания өзінің EDF операторын өзгерту туралы шешім қабылдаса, әдетте электрондық оператор да өзгереді... -6/19884@. Сондай-ақ салық органдарына EDF операторының ауысуы туралы хабарлау қажет.

• Лизингтік компаниямен жұмыс істеу кезінде электрондық құжат айналымына қосылудың 8 дәлелі

  Оны кез келген аккредиттелген EDF операторы шығарады. – Нарықта көптеген операторлар бар. ...түпнұсқалар ретінде. EDI процесінің өзі заңдармен реттеледі Ресей Федерациясыжәне... және электрондық құжат айналымы жүйесін (ЭҚЖ) жалға алушылармен қолдау және ол... кез келген аккредиттелген ЭҚҚ операторымен шығарылады. – Нарықта көптеген операторлар бар... қарапайым процедура. Әдетте, EDF операторы қол жеткізуді қамтамасыз етеді жеке бөлме... 2018 жылы EDF операторының мамандары заңдық маңызы бар...

• Салық декларациясын уақтылы табыс етпегені үшін жауапкершілік

  Электрондық құжат айналымы (ЭҚҚ) операторымен... салық органымен ЭҚИ ұсыну бойынша қызмет көрсету туралы шарт жасасу; немесе... Федералдық салық қызметімен EDF үшін өкілеттікті EDF операторымен келісімі және білікті тексеру кілті сертификаты бар уәкілетті өкілге (делдал...) беріңіз...

• Электрондық есеп беру жүйесін таңдау ерекшеліктері

  EDI есеп беру жүйелерін бірнеше әзірлеушілер ұсынады. Әрбір бағдарламалық құрал...? EDI есеп беру жүйелерін бірнеше әзірлеушілер ұсынады. Әрбір бағдарламалық қамтамасыз ету... қызметін жүзден астам EDF операторлары ұсынады. Олардың әрқайсысы әртүрлі EDI тапсырмаларына бағытталған... шешімдердің мәртебесіне ие. Операторды таңдауға қатысты...

• Электрондық қолтаңбаны енгізбес бұрын нені білу керек

  Электрондық құжат айналымы (ЭҚҚ) операторының платформасында және пайдалану бойынша барлық әрекеттер... құжаттармен алмасу және қай ЭСҚ операторын барынша арттыру мақсатында серіктестердің көпшілігі пайдаланады... * ЭСҚ операторы арқылы жіберілетін құжаттар саны сыртқы контрагенттерге. Қандай өзгерістер күтіп тұр...

2011 жылдың мамыр айының соңында Қаржы министрлігі электронды құжат айналымын енгізуге тағы бір қадам жасады – электрондық шот-фактураларды беру және алу тәртібін бекітетін бұйрық шығарылды. Бірақ қағазсыз технологияларды пайдаланудан нақты экономикалық нәтиже алу үшін барлық құжат айналымын* электронды түрге ауыстыру маңызды. 1С компаниясы өз пайдаланушыларына осындай мүмкіндіктерді беруге дайын.

Ресей Федерациясының Салық кодексі

Өнер. Ресей Федерациясының Салық кодексінің 169 өзгертулерімен. 2010 жылғы 27 шілдедегі № 229-ФЗ Федералдық заңы).

2002 жылғы 10 қаңтардағы N 63-ФЗ Федералдық заңы № 1-ФЗ.

25.04.2011 № 50н

Біз контрагенттермен электронды құжат алмасуға көшеміз

Қағазсыз технологияларға көшу қажеттілігі экономикада көптен бері көтеріліп келеді. Контрагенттермен электрондық құжат алмасуды енгізу оң экономикалық нәтиже береді: ұйымдардың шығыс материалдарына, пошта қызметтеріне шығындарын азайту, қағаз жеткізгіштегі құжаттар мұрағатын жүргізу (қағаз, персонал, мұрағат үшін орын жалдау және т.б. шығындар), деректерді өңдеу және алмасу уақыты, қателер санын азайту, жылдам іздеу мүмкіндігі қажетті құжатэлектронды мұрағатта.

Қазір бұл бағытта мемлекет тарапынан ауқымды жұмыстар атқарылуда. 2002 жылы «Электрондық цифрлық қолтаңба туралы» Заң қабылданып, электронды қолтаңбамен қол қойылған электрондық құжаттардың құқықтық маңызын белгіледі. Өкінішке орай, бұл заңның ережелері Ресей Федерациясының Салық кодексінде арнайы ереже болған шот-фактураларға қолданылмайды. Қазір бұл шектеу алынып тасталды.

Өткен жазда Ресей Федерациясының Салық кодексіне мәмілеге қатысушылардың өзара келісімімен электрондық нысанда шот-фактураларды жасау және беру мүмкіндігін және осындай қабылдау және өңдеу үшін техникалық құралдар мен мүмкіндіктердің болуын қарастыратын өзгерістер енгізілді. шот-фактуралар (Ресей Федерациясының Салық кодексінің 169-бабы 2010 жылғы 27 шілдедегі No 229-ФЗ Федералдық заңының редакциясымен).

2011 жылғы 6 сәуірде Ресей Федерациясының Президенті «Электрондық қолтаңба туралы» № 63-ФЗ Федералдық заңына қол қойды. Жаңа заң «Электрондық цифрлық қолтаңба туралы» 2002 жылғы 10 қаңтардағы № 1-ФЗ қолданыстағы Федералдық заңының кемшіліктерін жоюға, сондай-ақ электрондық қолтаңбаны қолдану аясын кеңейтуге бағытталған.

Ақырында, 2011 жылғы 25 мамырда Ресей Қаржы министрлігінің 2011 жылғы 25 сәуірдегі № 50н «Электрондық цифрлық қолтаңбаны пайдалана отырып, телекоммуникациялық арналар арқылы электрондық нысанда шот-фактураларды беру және алу тәртібін бекіту туралы» бұйрығы болды. Ресей Әділет министрлігінде тіркелген (тіркеу нөмірі 20860).

Ресей Әділет министрлігі электронды шот-фактураларды беру және алу тәртібін тіркеді

Тәртіп шот-фактураларды электрондық нысанда беру және алу үйлесімді техникалық құралдары бар бір немесе бірнеше электрондық құжат айналымы операторлары арқылы жүзеге асырылатынын белгілейді. Электрондық шот-фактураларды пайдалануға мәміле тараптарының өзара келісімі бойынша ғана рұқсат етілетінін ескеріңіз. Осылайша, электрондық құжаттарды пайдалану контрагенттердің міндеті емес, құқығы болып табылады. Тәртіп электрондық шот-фактураларды беру күні және келіп түскен күні қай күн болып есептелетінін көрсетеді және оларға түзетулер енгізу тәртібін реттейді.

Рәсім ресми жарияланған сәттен бастап күшіне енеді (Ресей Қаржы министрлігінің 2011 жылғы 25 сәуірдегі № 50н бұйрығының 2-тармағы). Іс жүзінде оны аккредиттелген электрондық құжат айналымы операторлары* пайда болғаннан кейін және Ресейдің Федералдық салық қызметі шот-фактуралардың форматтарын, қабылданған және берілген шот-фактуралар журналын, сатып алу кітабын және электронды түрде сату кітабын бекіткеннен кейін пайдалануға болады. нысаны (Ресей Федерациясының Салық кодексінің 169-бабының 9-тармағының 2-тармағы).

Ескерту:
* Электрондық құжат айналымы операторлары ретінде компанияларды аккредиттеу тәртібін Ресейдің Федералдық салық қызметі бекітуі керек. Операторларды аккредиттеуден кейін олармен сәйкес алмасу механизмі келісіліп, кейін 1С компаниясының экономикалық бағдарламаларында қолдау көрсетіледі.

1С компаниясының экономикалық бағдарламаларында шот-фактураларды электронды түрде ресімдеу және беру мүмкіндігі жоғарыда аталған құжаттар мен форматтар бекітілгеннен кейін жүзеге асырылады.

Электрондық шот-фактураларды енгізу басқа да бухгалтерлік, салықтық және қаржылық есеп құжаттарын электронды түрде кеңінен пайдалану үшін ынталандыру болды.

«1С: Кәсіпорын 8» жүйесіндегі контрагенттермен электрондық құжаттар алмасу

Қазірдің өзінде 1С: Сауда менеджменті 8 бағдарламасы алмасу тәртібі заңмен реттелмейтін құжаттарды алмасу мүмкіндігін енгізді (мысалы, шот-фактуралар, шот-фактуралар, өнім каталогтары, прайс-парақшалар, тапсырыстар, соның ішінде еркін нысандағы құжаттарды) . Бағдарламадан тікелей алмасу «Сатушы - Сатып алушы» мүмкін (электрондық пошта немесе сервердегі ортақ файл каталогы арқылы).

1С: Enterprise 8 жүйесінде электрондық құжаттарды алмасу механизмін әзірлеу кезінде ең ыңғайлы интерфейсі бар қарапайым орнату және алмасу механизмін енгізу міндеті тұрды. Құжаттар электрондық цифрлық қолтаңбадан өтіп, бір түймені басу арқылы алушыға жіберіледі. Егер алмасуға қатысушылар өзара келісе отырып, барлық жіберілген құжаттардың заңдық мәні болуы керек емес, онда құжаттардың кейбір түрлері үшін электрондық қолтаңбаны қолданбауға болады.

Пайдаланудың қарапайымдылығы үшін жүйеде кірістірілген анықтама жүйесі бар (қадаммен), ол пайдаланушыға келесілер туралы хабарлайды. қажетті әрекетэлектрондық құжатпен жұмыс істегенде.

Пайдаланушыларға ыңғайлы болу үшін бағдарламада мыналар да бар:

• пайдаланушы режимінде электрондық құжаттармен жұмыс істеу қадамдарының икемді конфигурациясы;
• пайдаланушы белгілеген бірнеше жалпы қабылданған форматтарда электрондық құжатты қалыптастыру;
• қол қою куәлігін қол қойылған электрондық құжаттардың жекелеген түрлеріне байланыстыру, сондай-ақ жіберу немесе алу кезінде қол қою куәлігінің дұрыс толтырылуын тексеру;
• есепке алу жүйесінің құжаты бойынша электрондық құжаттың ағымдағы нұсқасын автоматты түрде қадағалау;
• олармен бірге барлық электрондық құжаттардың тізімін қарау қысқаша сипаттамаларыбухгалтерлік есеп жүйесінің құжатына байланысты;
• электрондық құжаттармен іс-әрекеттер бойынша оқиғалардың егжей-тегжейлі журналын жүргізу;
• пайдаланушыға таныс баспа түрінде электрондық құжаттың мазмұнын экранда қарау, ЭЦҚ орнату немесе оны құжаттың авторына пысықтау үшін жіберу, сондай-ақ электрондық цифрлық қолтаңба орнатылған электрондық құжатты жүктеп салу мүмкіндігі дискідегі каталог;
• электронды құжаттардың 2 нұсқасын салыстыру.
• ұйымның жауапты қызметкерлерінің қол қою сертификаттарымен бөлінген қол қоюға дайындалған электрондық құжаттарды өңдеудің жеке эргономикалық нысаны;
• алынған электрондық құжаттың мазмұны бойынша есепке алу жүйесінің құжатын автоматты түрде қалыптастыру.

Болашақта контрагенттермен электронды құжаттар алмасу 1С:Кәсіпорын 8 платформасында басқа шешімдерде жүзеге асырылатын болады.

Қорытындылай келе, контрагенттермен электрондық құжат алмасуды енгізу арқылы өңдеу және алмасу сапасының деңгейін арттыруға болатынын тағы да атап өтеміз. өзекті ақпарат, «қолмен» енгізу кезінде кездесетін қателер санын азайту, сондай-ақ құжаттарды өңдеудің еңбек сыйымдылығы мен уақытын азайту.

Егер бірнеше жыл бұрын ақпарат алмасудың электронды түрі алдыңғы қатарлы кәсіпкерлерді қызықтырады деп айтуға болатын болса, бүгінде ұйымдар арасындағы электронды құжат айналымы жаһандық сипатқа ие және бүгінгі күні өзара алмасудың ең жылдам және ең өнімді тәсілі болып табылады деп сеніммен айта аламыз. ақпарат.

Ұйымдар арасындағы электронды құжат айналымы дегеніміз не және қалай жұмыс істейді?

Электрондық құжат айналымы (ЭҚҚ) – бұл заңмен бекітілген және техникалық жағынан қамтамасыз етілген заманауи технологиялардың электрондық байланыс құралдарын пайдалана отырып, контрагенттер арасындағы өзара әрекеттесу тәсілі.

Контрагенттер арасындағы құжат айналымы жүйесі көптеген кезеңдерден өтті, бірақ бюджеттен тыс қорлар мен салық органдары есептерді қағаз жүзінде ғана емес, сонымен қатар электронды түрде жасау және ұсыну талаптарын белгілеген кезде ақпаратты берудің бұл форматы белсенді түрде жүзеге асырыла бастады. .

Уақыт өте келе ақпаратты өңдеудің және контрагенттерге берудің электронды әдісінің артықшылықтары пайдаланушылар тарапынан жоғары бағаланып, электронды форматтағы құжат айналымы жан-жақты болды.

Ұйымдар арасындағы электронды құжат айналымы: оң және теріс жақтары

Іскерлік әлем электрондық құжат айналымының артықшылықтарын жоғары бағалады және бүгінгі күні ол тек реттеуші органдармен өзара әрекеттесу үшін ғана емес, сонымен қатар бизнес серіктестермен іскерлік ақпарат алмасу, сондай-ақ компания ішінде ақпаратты беру тәсілі ретінде қолданылады.

Контрагенттермен ақпарат алмасудың бұл түрінің артықшылықтарына мыналар жатады:

мәселелер мен есеп айырысу операцияларын шешу жылдамдығын арттыру;

тиімділігі, бақылау және талдау қабілеті;

қызметкерлердің жұмыс уақытын оңтайландыру;

құжаттарды өңдеу жұмыстарына шығындарды азайту.

Дегенмен, EDI кейбір кемшіліктерін елемеуге болмайды. Негізінен олар жүйеге – ақпараттық циклдарды қамтамасыз ететін бағдарламалық өнімге қатысты, оның да кемшіліктері бар. Жалпы, кемшіліктерге мыналар жатады:

құжатты жібергеннен кейін түзетулер мен толықтырулар енгізудің мүмкін еместігі. Қателерді түзету үшін пайдаланушыға күрделірек процедураны қолдануға тура келеді - тиісті хабарламаның ілеспе хатын және контрагентке жаңа, түзетілген құжатты жіберу;

Бағдарламалық құрал автоматты түрде жаңартылмайды - олар қолжетімді болған кезде қосымша жүйелік жаңартуларды сатып алу керек.

Жүйе қалай жұмыс істейді

Ұйымдар арасындағы электронды құжат айналымы дегеніміз не, ол қалай жұмыс істейді және оның тиімді жұмыс істеуі үшін не қажет екенін анықтайық.

Қазіргі уақытта электрондық құжат айналымы - бұл «қағазсыз» технология режимінде құжаттармен жұмыс істеу жүйесі, оның негізінде түпнұсқалар тікелей электронды түрде, арнайы таңдау өрісінде жасалады.

Жүйенің негізгі элементі электрондық құжат болып табылады.

Жүйенің тиімді функционалдығын қамтамасыз ету және оның өміршеңдігін қамтамасыз ету үшін:

әлеуетті контрагент электронды құжат айналымы жүйесіне де қосылған болуы керек;

өзара іс-қимыл жасайтын тараптар арасында электронды түрде құжаттарды алмасуға техникалық дайындық қамтамасыз етілуге ​​тиіс;

тараптардың әрекеттері үйлестірілген және өзара байланысты болуы керек.

Электрондық түрде жасалған құжаттың заңды мәнге ие болуы үшін ол:

белгілі бір форматқа сәйкес келу;

лауазымды немесе жауапты тұлғаның қолымен куәландырылады.

EDI-ға қандай құжаттар кіреді?

Құжаттардың үш түрі электронды алмасуға жатады:

ресімделген құжаттама - Ресей Федерациясының заңнамасымен реттелетін стандартталған нысандарда ресімделеді (мысалы - UPD, шот-фактура, аяқтау туралы сертификат және т.б.);

бір қолмен қол қойылған бейресми құжаттар – жіберуші контрагент (іскерлік хат-хабарлар, хабарламалар, ілеспе хаттар және т.б.);

жүйенің бірнеше қатысушылары бір уақытта қол қойған бейресми құжаттар.

Ұйымдар арасындағы электрондық құжат айналымы қалай ұйымдастырылады

ЭҚИ жұмысын ұйымдастыру және оның тиімділігін қамтамасыз ету үшін барлық техникалық нюанстарды жергілікті нормативтік актіде – арнайы ЭДИ Регламентінде әзірлеу және тіркеу қажет.

EDI жүйесі маңыздылығы мен құпиялығы әртүрлі дәрежедегі әкімшілік және бухгалтерлік құжаттарды қамтуы мүмкін. Осыны ескере отырып, электрондық айналым жүйесіне жататын құжаттар тізбесі көрсетілген Ережеде олардың қайсысы жай, қайсысы лауазымды тұлғаның күшейтілген электрондық қолтаңбасымен куәландырылғанын көрсету қажет. Сондай-ақ, Ережеде электронды түрде жасалған құжаттарға қол қоюға уәкілетті тұлғалардың тізімі болуы тиіс.

Ережені келісу және бекіткеннен кейін құжат айналымы жүйесін пайдаланушылар бірқатар ұйымдастырушылық мәселелерді шешуі қажет:

EDF операторын таңдап, онымен шарт жасасу;

қабылданған және жіберілген электрондық құжаттардың көшірмелерін кейіннен сақтау үшін электрондық мұрағатты ұйымдастыруға;

жергілікті жерде электронды құжат айналымына көшу туралы ақпаратты енгізу нормативтік акт– құжатқа қосымша ретінде шығарған кәсіпорынның есеп саясаты;

жүйенің жұмыс істеуі үшін техникалық жабдықпен қамтамасыз ету;

басқа ұйымдастыру мәселелерін шешу.

Ұйымдар арасындағы электронды құжат айналымы үшін не қажет

EDF жүйесіне қатысушы ретінде кіру үшін пайдаланушылар:

EDF операторына қосылу;

электрондық қолтаңба сертификатын, сондай-ақ криптографиялық қорғау құралын сатып алу (немесе жүйеде барын тіркеу);

оператормен бірге әлеуетті контрагенттеріңізді өзіңіздің қызметіңізге қосыңыз;

контрагенттерді EDI жүйесіне қатысушы ретінде қосылу туралы хабардар ету;

EDI жүйесі арқылы электронды түрде құжаттар мен ақпарат алмасу туралы контрагенттермен шарттар жасасу.

«Такском» жауапкершілігі шектеулі серіктестігі бас директорының орынбасары

Бухгалтерлердің басым көпшілігі арнайы компьютерлік бағдарламаларды пайдаланады және салық басқармасы мен қорларға электронды есеп береді. Неліктен контрагенттеріңізбен «электрондық» байланыс жасамасқа? Электрондық құжаттарды жасауға және сақтауға болатын кезде қағаз бумаларын басып шығарудың не қажеті бар? Мұны қалай жасау керектігін бізге электронды құжат айналымы қызметін көрсететін компания айтты.

Игорь Владимирович, электронды құжат айналымы дегеніміз не екенін айтып беріңізші?

И.В. Мурашкинцев:Электрондық құжат айналымы – құжаттармен жұмысты ұйымдастырудың тәсілі, олардың түпнұсқаларының негізгі бөлігі қағаз жеткізгіштерді пайдаланбай электронды түрде жасалған. Мұндай құжат айналымы кезінде қағаз құжаттардың электронды көшірмелері ғана емес, түпнұсқалар электронды түрде жасалатынын ескеріңіз. Бекітілген форматтардағы электрондық құжаттарды көптеген бухгалтерлік бағдарламаларда құрастыруға болады. Бірақ электронды құжаттың заңдық маңызы болуы үшін ол бекітілген форматтарға сәйкес және міндетті деректемелерге ие болып қана қоймай, электронды қолтаңбамен де қол қойылуы керек.

Құжатты жасағаннан кейін сіз оған электронды қолтаңбамен бірден қол қоя аласыз, бірақ барлығында болмаса да, бухгалтерлік есеп бағдарламалары.

Егер электрондық құжат контрагентке жіберілсе, ол электрондық құжаттармен алмасу тәртібін сақтай отырып жіберілуге ​​тиіс.

Бұл электронды құжат алмасудың қандай тәртібі? Электрондық құжатқа электрондық қолтаңбаның қандай түріне қол қою керек?

Ұсынылған сұхбат тақырыбы үшін «АНИС-98» фирмасы» жауапкершілігі шектеулі серіктестігінің бас бухгалтеріне алғыс айтамыз. Ольга Владимировна Салтыкова,Мәскеу қ.

И.В. Мурашкинцев:Бұл тәртіп әртүрлі құжаттар үшін әртүрлі болады. Электрондық шот-фактураларға ерекше, неғұрлым қатаң талаптар қойылады. Оларға біліктілігі жоғарылатылған электрондық қолтаңбамен қол қойылып, электрондық құжат айналымы операторы арқылы жіберіледі Бұйрық, бекітілді. Қаржы министрлігінің 2011 жылғы 25 сәуірдегі № 50н бұйрығымен.

Жетілдірілген білікті электронды қолтаңба жауапты тұлғаның қолтаңбасымен бірге ұйым мөрінің аналогы болып табылады. Оған білікті растау кілтінің сертификаты қоса беріледі. Мұндай электронды қолтаңбаларды тек аккредиттелген сертификаттау орталықтары бере алады 2011 жылғы 6 сәуірдегі № 63-ФЗ Заңы. Ескі ЭСҚ заңы бойынша электрондық цифрлық қолтаңбамен қол қойылған құжаттар 1 шілдеден бастап күшін жояды. 2002 жылғы 10 қаңтардағы N 1-ФЗ Заңы, біліктілігі жоғарылатылған электрондық қолтаңбамен қол қойылған болып саналады.

Белгілі бір салаларда, мысалы, зергерлік бұйымдар өндірісінде, оператор арқылы тек сыртқы ғана емес, сонымен қатар ұйымның кейбір ішкі құжаттарын да берген жөн. Ішкі құжаттарға әдетте жақсартылған білікті қолтаңбамен қол қою қажет емес. Ұйымның өз қалауы бойынша күшейтілген біліктіліксіз немесе қарапайым электронды қолтаңба жеткілікті болуы мүмкін.

Жетілдірілген біліктіліксіз қолдарды сертификаттау орталықтары да береді және олар білікті қолтаңбаларға қарағанда арзанырақ болуы мүмкін. Қарапайым қолтаңба – бұл құжатты жасаушыны анықтауға мүмкіндік беретін шифр немесе пароль. Сіз осындай қолтаңбаны пайдалана аласыз компьютерлік бағдарлама, және ол жақсартылған қолтаңбаны сатып алуға қарағанда аз шығынды қажет етеді.

Шот-фактуралардан басқа сыртқы құжаттарды контрагенттерге қарапайым электрондық пошта арқылы жіберуге болады. Тараптардың келісімі бойынша оларға біліктілігі жоғарылатылған немесе күшейтілген біліктілігі жоқ электрондық қолтаңбамен қол қойылуы мүмкін. Бірақ арнайы электронды құжат айналымы жүйесін пайдалану ыңғайлырақ, өйткені ол серіктесіңіздің құжатты алғаны туралы хабарламаны бірден алуға мүмкіндік береді. Ол өз кезегінде бірден қол қойып, сізге жібере алады.

Электрондық құжат айналымын енгізудің ең жақсы жолы қандай?

И.В. Мурашкинцев:Әдетте, контрагенттері көп және сыртқы құжат айналымының үлкен көлемі бар компаниялар электронды құжаттарды пайдалануға көшуді шешеді. Өйткені электронды құжаттарды, атап айтқанда шот-фактураларды алмасу тараптардың өзара келісімі бойынша ғана мүмкін болады 1-бап. 169 Ресей Федерациясының Салық кодексі, содан кейін алдымен тұрақты контрагенттеріңізбен электрондық құжат айналымына көшу мүмкіндігін талқылауыңыз қажет. Одан кейін электрондық құжат айналымы операторын таңдап, онымен шарт жасасу керек. Федералдық салық қызметінің сенімді желісіне енгізілген электрондық құжат айналымы операторларының тізімі орналастырылған Федералдық салық қызметінің сайты .

Операторды таңдағанда қандай критерийлерге назар аудару керек?

И.В. Мурашкинцев:Әдетте, электрондық құжат айналымы операторлары тест режимінде бірнеше контрагенттермен электрондық құжат алмасу мүмкіндігін береді. Мұндай «сынақ операциясы» кезінде сіз қай интерфейс сізге ыңғайлы екенін және бухгалтерлік бағдарламаңызды оператордың құжат айналымы жүйесімен біріктіру оңай ма екенін түсіне аласыз.

Бухгалтерлік есеп бағдарламасын электронды құжат айналымы жүйесімен біріктіру неғұрлым қиын болса, жүйені енгізу құны соғұрлым жоғары болады. Электрондық құжаттарды жіберу бағасына да назар аударыңыз. Әдетте жеткізу құны бұрынғымен бірдей ұялы байланыс: «Қоңырау шалушы», яғни электрондық құжатты жіберуші төлейді. Электрондық құжаттарды жиі жинақ ретінде жіберу қажет. Бұл жағдайда құжаттар пакетін жіберу үшін ақы алынуы мүмкін, мысалы, шот-фактура және жұмыстың аяқталғаны туралы анықтама немесе шот-фактура.

Электрондық қолтаңбаны беретін ұйым – сертификаттау орталығымен бір мезгілде шарт жасасу қажет пе?

И.В. Мурашкинцев:Бұл сыртқы құжат айналымы үшін міндетті болып табылады. Куәландыру орталығы құжат айналымына қатысушылардың барлығын электронды қолтаңбамен қамтамасыз етуі тиіс. Есептерді электронды түрде ұсынатын компаниялар мұндай келісімдерді жасап қойған. Егер сіз тек ішкі құжат айналымын пайдалансаңыз, бұл сіздің қалауыңызға байланысты. Ішкі құжаттарға қарапайым электронды қолтаңбамен қол қоюға болады және бұл жағдайда куәландырушы орталықпен шарт жасасудың қажеті жоқ.

Контрагенттер әртүрлі электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалана алады ма? Әлде серіктесіңіз бір оператор арқылы жіберген жағдайда ғана құжаттарды алуға болады ма?

И.В. Мурашкинцев:Қазіргі уақытта, өкінішке орай, операторлар арасында ішкі роуминг жоқ. Сондықтан құжаттарды қабылдау үшін құжаттарды жіберетін компаниямен бір операторға қосылу керек. Сондықтан контрагенттеріңіз әртүрлі операторлар арқылы жұмыс істесе, контрагенттермен құжат алмасу үшін сіз операторлардың әрқайсысымен келісімге отыруыңыз керек.

Осы жылдың ішінде роуминг жұмыс істейді және одан кейін басқа операторлар арқылы жіберілген құжаттарды қабылдауға болады деп үміттенеміз.

Контрагенттермен жасалған шарттарда электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалануды бөлек қарастыру қажет пе?

И.В. Мурашкинцев:Жоқ, мұны істеудің қажеті жоқ. Электрондық құжаттарды пайдалану келісімі расталған тұрақты электрондық пошталарды (оларды электрондық қолтаңбамен куәландырудың қажеті жоқ) немесе факс арқылы қағаз хаттарды алмасу жеткілікті. Қаржы министрлігінің 01.08.2011 жылғы No 03-07-09/26 хаты.. Немесе, мысалы, контрагенттердің бірі «достарды» шақырған кездегідей, өзінің операторы арқылы екіншісін шақыра алады. әлеуметтік желілерде, ал екіншісі - осы шақыруды қабылдау. Алайда, егер сіздің контрагентіңіз құжаттарды электронды түрде алғысы келмесе, оларға қағаз құжаттарды жіберуді жалғастыруыңыз керек.

Біз серіктестермен келісіп, операторды немесе тіпті бірнеше операторды таңдадық. Әрі қарай не істеу керек?

И.В. Мурашкинцев:Енді мердігерлермен жұмыс істеу кезінде компанияның бизнес-процестерін электронды құжат айналымын енгізуге бейімдеу қажет:

электрондық құжат айналымының тәртібін әзірлеу және бекіту;
оны ұстауға жауапты адамдарды тағайындайды;
қабылданған және жіберілген құжаттардың электрондық мұрағатын ұйымдастыру;
есеп саясатында электрондық құжаттарды жасау, қабылдау және сақтау ережелерін белгілейді, электрондық құжаттарды қалыптастыруға және қол қоюға жауаптыларды тағайындайды.

Электрондық құжатқа қол қоюға құқығы бар әрбір қызметкер электрондық қолтаңбамен қамтамасыз етілуі керек, өйткені сіз өз қолыңызды басқа тұлғаларға бере алмайсыз.

Маған электронды құжаттарды қағаз түрінде басып шығару және сақтау керек пе?

И.В. Мурашкинцев:Жоқ, бұл қажет емес, дегенмен көпшілігі мұны ескі әдіспен жасайды. Барлық жіберілген және қабылданған электрондық құжаттар электронды мұрағатта сақталады. Ал сіздің электронды мұрағатыңыз қажет болған жағдайда, мысалы, салық инспекциясының талабы бойынша сұралған құжаттарды жылдам тауып, инспекцияға электронды түрде жіберуге болатындай етіп ұйымдастырылуы керек, дәл қазір электронды есеп беру жіберілетіндей .

Ал егер салық органы немесе аудитор электронды құжаттың қағаз көшірмесін сұраса, бұл электронды құжаттың көшірмесі екені және электронды құжатқа тараптардың қолы қойылғаны анық бола ма?

И.В. Мурашкинцев:Электрондық құжатты басып шығаруға және қағаз көшірмесін алуға болады. Бұл көшірме электрондық құжаттың қағаз көшірмесі болып табылатындығы және түпнұсқаға тараптардың электронды түрде қол қойылғаны автоматты түрде басып шығарылады. Қағаз түріндегі көшірме, егер ол дұрыс ресімделсе, яғни ұйымның қолымен және мөрімен немесе нотариалды куәландырылған болса, түпнұсқа қағаз құжаттың көшірмесі сияқты пайдаланылуы мүмкін.

Барлық құжаттарды электронды түрде жасауға бола ма?

И.В. Мурашкинцев:Құжаттар қағаз түрінде де, электронды түрде де жасалуы мүмкін. Электрондық құжат білікті электрондық қолтаңбамен қол қойылған болса, ол қолмен қол қойылған қағаз құжатқа тең 5-бап. 9 2011 жылғы 6 желтоқсандағы N 402-ФЗ Заңы; 1-бап. 6 06.04.2011 № 63-ФЗ Заңы. Шот-фактура, TORG-12 жүкқұжаты және жұмыстың аяқталуы туралы сертификат үшін Федералдық салық қызметі бекіткен электрондық форматтар бар. Басқа құжаттарды мәтін немесе pdf сияқты кез келген форматта жасауға болады.

Бірақ қағаз жүзінде рәсімделетін құжат бар. Бұл жүкқұжат. Саяхат кезінде оны электронды түрде оқу мүмкіндігін қамтамасыз ету әлі мүмкін емес.

Сонымен қатар, жұмыс беруші мен қызметкер арасындағы қарым-қатынасты реттейтін құжаттар, мысалы, жұмысқа өтініш, еңбек шарты да қағаз түрінде ресімделуі керек.

Электрондық құжат айналымы жүйесіне қосылған жабдықтар мен компьютерлерге қандай талаптар қойылады?

И.В. Мурашкинцев:Салық органына және басқа да бақылаушы органдарға электрондық есеп жіберілетін компьютерлер үшін де. Электрондық құжат айналымы жүйесіне қосылған әрбір жұмыс орнында тұрақты интернет арнасы болуы керек және Crypto-Pro бағдарламасы немесе электрондық кілттермен жұмыс істеуге арналған басқа ұқсас бағдарлама орнатылуы керек.

Электрондық құжаттарды жасау және жіберу кезінде қандай қауіптер туындауы мүмкін және оларды қалай болдырмауға болады?

И.В. Мурашкинцев:Менің ойымша, ешқандай елеулі қауіптер жоқ. Бір ғана нәрсе, өте мұқият болу керек, барлығын дер кезінде жасап, электронды құжаттарда, әсіресе шот-фактурада қате жібермеу керек. Шот-фактураларды беру және жіберу ережелері өте қатал. Ал жіберілген шот-фактурадағы қатені түзету үшін түзетілген шот-фактураны қайта жіберу керек.

Бірақ өтіп кеткен күнді пайдаланып жаңа шот-фактураны жариялай алмайсыз.

Шот-фактураларды үздіксіз нөмірлеу бухгалтерлік есеп бағдарламасында орын алады. Қағаз немесе электронды шот-фактураларды жібересіз бе, бір немесе бірнеше тасымалдаушыларды пайдаланасыз ба маңызды емес.

Электрондық құжатты жіберу мен алудың шамамен құны қанша?

И.В. Мурашкинцев:Бұл қызметтердің нарықтағы тұрақты бағасы енді ғана қалыптасып келеді. Бүгінгі күні ол 1-ден 5 рубльге дейін болуы мүмкін. бір электрондық құжатты жіберу үшін. Кейбір операторлар қосымша абоненттік төлемді алады. Электрондық құжаттарды қабылдау әдетте тегін.

Қалай болғанда да, бұл қарапайым пошта арқылы құжаттарды жіберуге қарағанда арзанырақ, әсіресе алыс қашықтыққа. Сонымен қатар, қағаз құжаттарын басып шығару және сақтау құнын төмендетеді.

Электрондық құжат айналымын енгізуді бастаған компаниялардың шолуларына сәйкес, контрагенттермен электронды түрде құжат алмасуға көшу кезінде үнемдеу компанияның жалпы айналымының шамамен 2% құрауы мүмкін.

Егер компания электронды құжат айналымына ауысуды жоспарласа, біздің ұсыныстарымыз сізге іс-қимыл жоспарын жасауға көмектеседі. Олар сізге мердігерлермен келіссөздер жүргізуді, провайдерді таңдауды және қызметкерлерді жұмыстағы өзгерістерге дайындауды айтып береді.

Егер компания контрагенттермен электрондық құжат айналымына (ЭҚҚ) ауысатын болса, құжаттардың қандай бөлігін электронды түрде жіберуге болатынын алдын ала бағалаңыз. Жобаның ауқымы, оның жұмыс жоспары, еңбек шығындары мен кәсіпорынның шығындары осыған байланысты.

Мердігерлермен электронды құжат айналымына көшу бойынша жұмыс жоспарын қалай құрастыру керек

Кәсіпорынның электронды құжат айналымына көшу жұмысын блоктарға бөліңіз:

• ұйымдастырушылық мәселелер;
• контрагенттер;
• құжат айналымы;
• персонал;
• жеткізуші;
• бюджет.

Әрбір блокта қандай тапсырмалар орындалатынын көрсетіңіз (қараңыз.

). Қажет болса, тізімді реттеңіз. Кәсіпорынға автоматтандыру қажет болмауы мүмкін делік: кәсіпорынның есеп жүйесі арқылы құжатты тіркеудің жай-күйін қадағалау ыңғайлы, бірақ құжат айналымының көлемі үлкен болмаса, автоматтандыруға кеткен шығындар өзін ақтамайды.

Көрсетілген пункттерді қандай ретпен орындау керектігін өзіңіз шешіңіз. Кейбір жұмыстарды бір уақытта орындауға болады, мысалы, қызметкерлерге арналған презентация материалдарын әзірлеу және мердігерлермен келіссөздер жүргізу.

Электрондық құжат айналымына көшу бойынша контрагенттермен қалай келіссөздер жүргізу керек

Компанияның контрагенттерін төрт топқа бөліңіз. Электронды құжат айналымына көшу мәселесін келісу үшін әрбір топ ерекше көзқарасты ұстануға мәжбүр болады. Барлық контрагенттер келіспеуі мүмкін, олармен қағаз құжаттарын алмасуды жалғастыруға немесе ынтымақтастықты тоқтатуға тура келеді.

Электрондық құжат айналымын пайдаланатын маңызды контрагенттер.Мұндай компаниялар қазірдің өзінде провайдерлерімен жұмыс істейді, мүмкін сіздің компанияңыз ынтымақтасуға ниетті ұйымдармен емес. Сіз осы топтағы контрагенттермен келесідей әрекет ете аласыз:

1. Сатып алушы (өнім беруші) ынтымақтасатын провайдермен шарт жасасу орынды ма, соны қарастыру.

2. Компанияңыздың болжалды провайдері мен контрагенттің провайдері арасында роуминг бар-жоғын біліңіз.

3. Контрагентті сіздің компанияңыз таңдаған провайдермен келісім жасауға шақырыңыз.

Электрондық құжат айналымын пайдаланбайтын маңызды контрагенттер.Егер сатып алушы (жеткізуші) электрондық құжат айналымын пайдаланудан бас тартса және онымен ынтымақтастықты тоқтату компанияға тиімсіз болса, сценарийлердің бірі бойынша әрекет етіңіз:

1. Мұндай контрагентпен пайдаланыңыз .

2. Кездесуге жазылыңыз және оларды электронды құжат айналымын пайдалануға сендіруге тырысыңыз.

Мүмкін болатын кемшіліктерге шыдамдылық танытып, компанияңызбен жұмыс істеу барысында электронды құжат айналымын орнатуға көмектесетініңізге уәде беріңіз.

Кішкентайэлектрондық құжат айналымын пайдаланатын контрагенттер.Маңызды контрагенттерге қатысты сияқты сатып алушылар мен жеткізушілердің осы тобына бірдей опцияларды қолдануға болады. Бірақ қосымша уақытты жоғалтпау үшін келіссөздерді хат алмасу түрінде жүргізген жөн. Егер келісімге қол жеткізілмесе, ынтымақтастықтан бас тарту оңайырақ болуы мүмкін.

Кішкентайэлектрондық құжат айналымын пайдаланбайтын контрагенттер.Егер сатып алушы (жеткізуші) компанияның негізгі серіктестерінің бірі болмаса, оны сізге ыңғайлы провайдермен электрондық құжат айналымын пайдалануға ынталандыруға тырысыңыз. Опциялар:

1. Мысалы, жаңа тоқсанның басынан сіздің компания құжаттарды тек электронды түрде қабылдап, жіберетінін хабарлаңыз.

2. Контрагент ұтылған жағдайда комиссия алыңыз және көшірмелерін жіберу; белгіленген мерзімнен кейін құжаттардың түпнұсқасын тапсырған жағдайда айыппұл. Қағаздарды уақытында бермеген сатып алушыларға (жеткізушілерге) қатысты осындай шараларды қолдану.

Қағаз құжаттарын алмастыратын шағын компаниялар үшін нақты презентация дайындаған жөн. Егер контрагенттер электронды құжат айналымының нюанстарын түсінсе, оларды жұмыс тәртібін өзгертуге сендіру оңайырақ болады. Компанияның барлық шағын сатып алушыларымен және жеткізушілерімен кездесу мүмкін емес, сондықтан презентация сендіреді.

Электрондық құжат айналымы провайдерін қалай таңдауға болады

Егер компанияның көптеген контрагенттері болса, онда ол бірнеше провайдермен жұмыс істеуі мүмкін. Соңғысының санын азайтуға тырысыңыз.

Провайдерлерді таңдаңыз:

• компанияның контрагенттері кіммен жұмыс істеп жатыр және сіз транзакциялардың айтарлықтай көлемін кімге бере аласыз;
• максималды роумингке ие;
• компанияның қолтаңба сертификаттарын (бар болса) пайдалана алады.

Баға факторын есепке алудың қажеті жоқ. Егер провайдерде сіздің контрагенттеріңіздің провайдерлерімен роуминг болмаса, оның қызметтері арзанырақ болса да, ол қолайлы емес.

Кәсіпорынның құжат айналымын қалай ресімдеуге болады

Электрондық құжат айналымына көшу алдында компания құжаттарының қозғалысын ресімдеу қажет. Қажет болса құрастырыңыз немесе реттеңіз:

1. Кәсіпорын контрагенттермен жұмыс істеу кезінде қолданатын құжаттар тізімі.

2. Құжат айналымына қатысатын лауазымды тұлғалардың ағымдағы тізімі. Кімдерді көрсетіңіз:

• құжатты жасайды – оны провайдердің жеке кабинетіне жүктейді;
• құжатқа қол қояды. Бұл қызметкерлерге жеке кабинетке және электрондық қолтаңба сертификаттарына кіру үшін логин мен пароль қажет болады;
• контрагенттің құжатқа қол қоюын бақылайды;
• құжатты басып шығарады және оны қалтаға салады немесе компания серверінде сақтайды.

Бұл тізім үнемі жаңартылып отыруы керек. Қызметкер кеткен бойда оның электрондық қолтаңбасы жойылып, жаңадан тағайындалған тұлғаға берілуі тиіс.

Құжаттардың жасалған кезден бастап мұрағатқа жөнелтілгенге дейінгі қозғалысының кестесін дайындаңыз және ішкі тәртіппен құжаттаңыз (қараңыз. ).

Электрондық құжат айналымына көшуге компания қызметкерлерін қалай дайындау керек

Компания қаншалықты тез және сәтті ауысады , қызметкерлерге байланысты. Олардың жобаға саботаж жасауына жол бермеу үшін оларды мәжбүрлеу емес, инновацияның артықшылықтарына сендіру маңызды.

Электрондық құжат айналымын енгізу кезінде шығындардың маңызды элементі қызметкерлердің жұмыс уақытына ақы төлеу болып табылады, оны олар жұмыс істеуге үйретуге жұмсайды. жаңа жүйежәне төтенше жағдайларды шешу. Осы шығындарды азайту үшін орталықтандырылған ақпараттық-түсіндіру және оқыту жұмыстарын жүргізу.

Түсіндіруді және оқытуды алдын ала бастаңыз - басшылық электронды құжат айналымына көшуді шешкен кезде. Электрондық құжат айналымына қатыспайтын қызметкерлерді қоса алғанда, компанияның барлық қызметкерлеріне жұмыс принциптерін түсіндіретін презентация ұйымдастырыңыз.

Қол қоюшыларды оқытуға ерекше назар аударыңыз. Олар үшін нақты және егжей-тегжейлі нұсқауларды жасаңыз, жақсырақ скриншоттармен: қай сайтқа бару керек, қандай ақпаратты және қайда енгізу керек, қандай түймелерді басу және қандай сәтте, қол қою сертификатымен қалай жұмыс істеу керек.

Келесі дәлелдер қызметкерлерді электронды құжат айналымын енгізу жобасын қолдауға сендіруге көмектеседі:

• Лауазымды тұлғаның жауапкершілік деңгейі бойынша электрондық қолтаңбаның физикалық қолтаңбадан еш айырмашылығы жоқ;
• Электрондық құжат айналымы құжаттарды жылдам жасауға және өңдеуге мүмкіндік береді. Сізге қоңырау шалып, контрагент қажетті құжатқа қашан қол қоятынын және жіберетінін білудің қажеті жоқ;
• құжаттар жоғалмайды. Оларды табу оңайырақ болады.

Электрондық құжат айналымын енгізу шығындарын қалай жоспарлау керек

келесі бөліктерден тұрады:

1. Провайдер қызметтерінің құны 10 000-20 000 рубльді құрайды. жылына, тәуелді тарифтік жоспар. Олардың бағасы мен бюджетін біліңіз.

2. Электрондық қолтаңба сертификатының құны 1000–2000 рубльді құрайды. жылына, сертификат өндірушінің тарифтік жоспарына байланысты.

3. Қызметкерлердің жалақысы – қосымша төлем немесе қызметкерлер тікелей міндеттерін орындауға жұмсамайтын уақыт құны. Шығындар тапсырмалардың ұзақтығына және қызметкердің бір сағаттық жұмысының құнына байланысты.

Жұмыстың келесі түрлері көп еңбекті қажет етеді: мердігерлермен кездесулер мен телефон арқылы сөйлесу, мердігерлер мен сіздің компанияңыздың қызметкерлері үшін презентациялар мен нұсқауларды дайындау, қызметкерлерді оқыту, төтенше жағдайларды жою (қараңыз. ). Оған қанша уақыт кететінін жоспарлаңыз.

Жұмысшылардың жалақысын ғана емес, сонымен бірге олардан түсетін әлеуметтік аударымдарды да бюджетке түсіріңіз.

4. Автоматтандыру құны - компания шешкісі келетін міндеттерге, оларды жүзеге асырудың күрделілігіне және әзірлеушілердің бір сағаттық жұмысының құнына байланысты.

Материалдардан дайындалған