Қазіргі уақытта кәсіпкерлік субъектілері мен жеке тұлғалар арасындағы құжат алмасу қағаздан электронды форматқа кезең-кезеңімен өтуде. Электрондық құжат айналымы жүйесінің қарапайым қағазға қарағанда бірқатар артықшылықтары бар – ол уақытты үнемдейді және қабылданған шешімдердің тиімділігін арттырады. EDMS компания ішінде де, Интернет арқылы әртүрлі компаниялар арасында да құрылуы мүмкін.

Электрондық құжат айналымы электрондық түрдегі құжаттарды өңдеу процестерінің жүйесі болып табылады. Қазіргі заманғы бухгалтерлік және кадрлық бағдарламалардың көпшілігі заңнамалық деңгейде белгіленген стандартты форматта электронды құжаттарды жасай алады. Бірақ мұндай құжаттың заңды салмағы болуы үшін оған екі тарап электронды қолтаңбамен қол қоюы керек.

Электрондық құжат айналымын екі үлкен түрге бөлуге болады – компания ішінде немесе әртүрлі компаниялар арасында байланыс арналары арқылы құжаттар алмасу. Бұл екі жүйені бір ғаламдық жүйеге біріктіруге болады.

Кәсіпорын ішінде электрондық құжат айналымын пайдалану қажетті бағдарламалық пакетті (EDM платформасы), сондай-ақ оның жұмысына арналған жабдықты (желілік жабдық, сервер және т.б.) сатып алуды талап етеді.

Екі компания арасында құжат алмасу үшін электронды құжат айналымы операторы қажет. Ол хабарламалардың жеткізілуіне кепілдік береді, жіберілген құжаттардың пішімін бақылайды, электрондық қолтаңбамен деректермен жұмысты куәландыруды талап етеді және құжаттар мұрағатын сақтайды.

Назар аударыңыз!Сондай қызметтердің бірі. Ол арқылы қабылданған құжаттарда құжат айналымының екі жағының электронды қолтаңбасынан белгі болса, заңдық маңызы бар.

EDI артықшылықтары мен кемшіліктері

Негізгі артықшылықтар

Электрондық құжат айналымының қағазға қарағанда даусыз артықшылықтары бар:

• Кеңсе жұмысын жеңілдету - жүйе әртүрлі құжаттарға бірдей нөмірді беруге мүмкіндік бермейді, өйткені бұл тәртіппен және автоматты түрде болады;
• Әрбір құжаттың орнын қадағалау - кез келген уақытта құжатпен нақты кімнің жұмыс істеп жатқанын білуге ​​болады. Қызметкер оны зақымдай алмайды немесе жоғалта алмайды. Кездейсоқ немесе әдейі жойылған құжатты әлі де қалпына келтіруге болады;
• Құжаттарды өңдеуді жылдамдату - егер компания бөлімдері бірнеше ғимаратқа шашыраңқы болса, қағаз құжатты бекіту үшін сол жерде жеке алып жүру керек. EDI көмегімен қажетті құжатқызметкерге бірнеше секундта жетеді;
• Нұсқалармен ыңғайлы жұмыс – өңдеу кезінде жүйе әрбір нұсқаны сақтайды. Қажет болса, құжатқа кім және қашан өзгерістер енгізгенін бақылай аласыз;
• Тәулік бойы қашықтан қол жеткізу - қажет болған жағдайда, EDF жүйесіне кіруді әлемнің кез келген компьютерінен Интернет арқылы ұйымдастыруға болады. Қызметкер іссапарда, демалыста немесе сырқаттанушылық демалысында құжаттармен жұмыс істей алады;
• Жұмысты жоспарлау – жасалу күні мен орындалу күнін көрсету арқылы кіріс құжаттарын кезек бойынша орындауды жоспарлауға болады;
• Құжатты іздеу - негізгі сөздер мен өрнектерді пайдаланып жалпы құжаттар базасынан іздеуге болады;
• Қағазды үнемдеңіз - барлық құжаттарды қажетті мөлшерде басып шығарудың қажеті жоқ.

Негізгі кемшіліктер

Айқын артықшылықтарға қарамастан, EDI жүйелерінің кемшіліктері де бар, олар компанияның оларды жүзеге асыруына кедергі келтіреді.

Оларға мыналар жатады:

• жұмсау керек қолма-қол ақшапайдаланушылар санына байланысты 100 мың рубльге дейін болатын жүйені сатып алу үшін;
• Сатып алғаннан кейін орнату, енгізу және жөндеуге көп уақыт кетеді;
• Оған қатысатын барлық пайдаланушыларды оқыту қажет;
• Жүйе қауіпсіздігін қамтамасыз ету – пайдаланушылар арасындағы қолжетімділікті шектеу, қажетті электрондық қолтаңбаларды беру, сыртқы енуден қорғау;
• Компанияда жүйенің жұмыс істеуін бақылайтын, қызмет көрсету әрекеттерін орындайтын және пайдаланушылардың мәселелерін шешетін қызметкерлерде әкімші болуы керек;
• Ақпаратты қорғау үшін оны жүзеге асыру қажет сақтық көшірмеқұжаттары бар мәліметтер базасы;
• Егер серіктес фирмаларда EDI болмаса, электронды және қағаз жүйенің болуын қамтамасыз ету қажет.

Электрондық құжат айналымы функциясы

Кез келген құжат айналымы жүйесі көптеген әрекеттердің орындалуын қамтамасыз етуі керек:

• Құжаттардың кез келген түрлерімен жұмыс істеу – оларды құру, ресімдеу, өңдеу, тіркеу, орындалуын бақылау, үйлестіру және т.б.;
• Құжат ағындарын ұйымдастыру – компания ішіндегі маршруттарды анықтау, жеке пайдаланушылар арасындағы қолжетімділікті шектеу, бірден бірнеше адамға бір құжатпен жұмыс істеу мүмкіндігін қамтамасыз ету;
• Құжаттардың мұрағатын оларды іздеу және сақтау мүмкіндігімен ұйымдастырыңыз.

Назар аударыңыз!Электрондық құжат айналымы дәстүрлі қағаз сияқты құжаттармен жұмыс істеу мүмкіндігін қамтамасыз етуі керек.

Ірі дамыған жүйелер мүмкіндіктер береді:

• Барлық өтетін құжаттарды тіркеу - кіріс, шығыс, ішкі, оларды әрі қарай басшыға қайта бағыттау;
• Серіктестіктің әрбір бөлімшесінде құжаттармен жұмыс істеудің бірыңғай тәртібін қамтамасыз ету;
• Құжатпен жеке және ұжымдық жұмыс істеу;
• Бөлімшелер мен нақты қызметкерлер арасында құжат алмасу;
• Құжаттарға қол жеткізуді шектеу;
• Барлық құжаттар үшін стандартты пішіндерді қолданыңыз;
• Құжатпен келісу, орындау және басқа да жұмыстардың белгіленген мерзімде аяқталуын бақылау;
• Есепті құру – аналитикалық, статистикалық және т.б.;
• Пайдаланушының қол жеткізу күні мен уақытын жазып алу арқылы мұрағаттық сақтауды ұйымдастырыңыз.

Қағаздағы құжат айналымын электронды құжатпен біріктіру мүмкін бе?

Ұйымда электрондық құжат айналымына көшкеннен кейін, бастапқыда қағаз құжаттардан толығымен бас тарту мүмкін болмайды.

Бұл бірнеше себептерге байланысты болуы мүмкін:

• Барлық контрагенттер EDI қолданбайды;
• Кәсіпорында қазірдің өзінде мұрағатта сақталған көптеген қағаз құжаттары бар.

Дегенмен, электронды және қағаз құжаттармен жұмыс істеуде түбегейлі айырмашылықтар бар. Мысалы, қағаз құжатты басып шығарып, менеджерге қол қою үшін әкелу керек, ал электронды құжатқа жүйеде қол қою керек. Контрагентке жіберілген қағаз бухгалтерлік құжаттар жөнелту кезінде поштада жоғалып кетуі мүмкін, ал электрондық құжаттар адресатқа жетеді.

Құжаттардың екі түрімен жұмыс істеудің негізгі айырмашылығы - оларды сақтау. Электрондық құжаттар бірден жүйеге енеді, мұнда барлық пайдаланушылар олармен жұмыс істей алады. Қағаз құжаттары үшін мұрағат әлі де тәртіппен сақталатын жерде ұйымдастырылуы керек. Бұл ретте компанияға жеткеннен кейін қағаз құжатты сканерлеу керек және бұл сканерленген көшірме одан әрі жұмыс істеу үшін жүйеге жүктелуі керек.

Назар аударыңыз!Осылайша, компания ішіндегі жұмыс әлі де тек электронды түрде жүргізілуі керек. Қағаз құжат келсе, оны алған немесе қол қойғандар ғана көреді. Сонымен бірге электрондық көшірмемен жұмыс істеу түпнұсқаны кез келген дерлік жоғалудан қорғауға мүмкіндік береді және онымен бір уақытта бірнеше пайдаланушыға жұмыс істеуге мүмкіндік береді.

Қандай EDI бағдарламалары бар?

Нарықта көптеген құжат айналымы жүйелері бар, олардың әрқайсысының өзіндік артықшылықтары мен кемшіліктері бар. Ең көп таралған жүйелер:

Электрондық құжаттың басқа бағдарламалармен әрекеттесуі

Ұйымның электрондық ортасында өз орнын ала отырып, EDI жүйесі жұмыс істеу кезінде онда жұмыс істеп тұрған басқа бизнес-қосымшаларды еркін қолдауы керек. Мысалы, есеп құжаттарын – шоттарды, актілерді, шот-фактураларды, сенімхаттарды және т.б. еркін өңдеу қажет.

Сонымен қатар, электрондық құжат айналымы жүйесі барлығымен дәйекті жұмыс істеуі және бірдей деректермен жұмыс істеуі керек. Сондықтан жүйе электронды ортада қолданылатын анықтамалықтарды қолдап, олардағы деректерді жаңарта алуы қажет.

Сонымен қатар, сыртқы деректермен жұмыс істеуді ескеру қажет - электрондық пошта, сауда платформалары және т.б.

Электрондық құжат айналымы жүйесін таңдаған кезде оның кәсіпорында бар басқа құралдармен және деректер көздерімен өзара әрекеттесу мүмкіндіктеріне назар аудару қажет. Әдетте, танымал, сондықтан белсенді дамып келе жатқан жүйелер ең танымал бағдарламаларға арналған көптеген модульдерді қамтиды - 1C, Parus, Oracle және басқалары.

Мысалы, 1С электрондық құжат айналымы бағдарламасы электрондық есеп құжаттарын білікті қолтаңбамен растай отырып, тікелей одан жасауға, алуға және жіберуге мүмкіндік береді.

Қағаз құжат айналымы ескіруде. Қағаз құжаттар жеткізушілерден, контрагентке жеткізу кезінде немесе клиенттен жоғалады. Құжаттарды басып шығару, қол қою және қайта жіберу керек. Мұның бәрі уақыт пен ақша.

Көптеген адамдар электронды құқықтық құжат айналымына (ЭҚҚ) көшуді оның қағазға қарағанда арзанырақ болатынына күмәндану ғана тоқтатады; бизнес-процестерді электронды түрге барабар және оңтайлы көшіру мүмкін болатынын; бұл өте көп ақшаны қажет етпейтінін және басқа да бірқатар мәселелер. Бұл материал оларға жауап береді және EDI-ге көшудің бастапқы нүктесі болады деп үміттенеміз.

Қағазды салыстырайық
және электрондық құжаттар

Кез келген жобаның басындағы негізгі сұрақтар: ол қанша тұрады және соңында не болады. Компаниялар үшін EDI енгізу қаншалықты қымбатқа түсетінін және олардан қандай нәтиже күтетінін түсіну маңызды. Кейбір көрсеткіштерді салыстырайық.

Ақша Уақыт

	Қағаз құжат айналымы	Электрондық құжат айналымы
Құн бағасы	А4 пішімінің 1 парағы үшін қағаз құжат – шамамен 1,5 қағаз пакеті, бұл орта есеппен А4 форматындағы 6 парақ – 9.	кез келген көлемдегі электрондық құжат - 0 кез келген көлемдегі электрондық құжаттар пакеті - 0 .
Жіберу	пошта арқылы - 40-60 курьер арқылы - бірнеше есе қымбат, көп жағдайда - мердігерге және тағайындалған жерге байланысты 10 еседен астам.	тегін кіріс жәшігі. EDF операторына байланысты шығыс 5-тен 9-ға дейін. Географиялық қашықтыққа байланысты емес.
Мұрағат	тұрақты өсіп келе жатқан мұрағат үшін үй-жайлар - жалға алу бағасы аудан мен аймаққа байланысты.	Электрондық құжаттарды сақтау шарттары EDF операторына байланысты. SKB Kontur құжаттарды тегін және мерзімсіз сақтайды.

	Қағаз құжат айналымы	Электрондық құжат айналымы
Құжаттарды дайындау	Құжаттар пакетіне басып шығару, қол қою, мөртаңба қою – жұмыс орнында құжаттарға қол қоюға уәкілетті тұлғаның болуына немесе болмауына қарай бір күннен бірнеше күнге дейін. Шығыс құжаттарының үлкен көлемі болған кезде, барлық бухгалтерлік қызметкерлер оларды ай сайын бірнеше күн дайындаумен айналысады.	Уәкілетті қызметкердің электрондық құжаттарға қол қоюы бірнеше минутты алады. Жаңа құжаттар туралы хабарландырулар қол қоюды жылдамдатады, ал EDI жүйелеріндегі жаппай әрекеттер көптеген құжаттарға «бір рет басу арқылы» қол қоюға мүмкіндік береді.
Жіберу	Баратын жеріне қарай: пошта арқылы – бірнеше күннен екі аптаға дейін; курьерлік қызмет бойынша – бір күннен төрт күнге дейін.	Қай аймаққа қарамастан, алушы құжаттарды жібергеннен кейін бірнеше секундтан кейін алады.
Қол қойылған көшірмелерді қайтару	Баратын жеріне қарай: пошта арқылы – бірнеше күннен бір айға дейін; курьерлік қызмет бойынша – бір күннен төрт күнге дейін.	Уақытты алмайды. Қарсы тарап EPC құжатына қол қойғаннан кейін екі тарап қол қойылған құжаттың түпнұсқасына қол жеткізе алады. Diadoc-та кіріс құжатқа қол қою үшін ақы алынбайды.

Жылына 500 құжат айналымымен
сіз 22 250 үнемдейсіз

Қағаз құжаттарды пайдаланған кезде жылдық шығындарыңыз 25 750 болады, ал Diadoc арқылы құжат айналымы 3 500 болады.

EDF-пен жұмыс істеу әдісін таңдау

Компанияның қызметінде EDI жүйесін енгізу өте әртүрлі уақыт кезеңдерін алуы және әртүрлі қаржылық инвестицияларды қажет етуі мүмкін. Бұл ол таңдаған EDF-пен жұмыс істеу әдісіне байланысты. Теориялық тұрғыдан алғанда, EDI үшін тек Интернет пен цифрлық электронды құжат қажет. Іс жүзінде компания электронды құжаттармен жұмысты қалай ұйымдастыратынын нақты шешуі керек.

Веб нұсқасы

Ең оңай жолы - барлығына қолжетімді веб-нұсқамен жұмыс істеу. Бұл компанияның ақпараттық жүйелеріне араласуды талап етпейді, олар электрондық пошта қағидаты арқылы контрагенттермен алмасады; Бұл жағдайда компания тек жіберілген құжаттар үшін төлейді.

1С үшін модуль

1С пайдаланушылары үшін Diadoc осы есеп жүйесінің ең танымал нұсқалары үшін стандартты шешімді әзірледі: кез келген адам веб-сайттан модульді жүктеп алып, оны орнатып, таныс бағдарламаның электрондық құжаттарымен жұмыс істей алады.

Басқа есеп жүйелерімен интеграция

Басқа бухгалтерлік жүйелермен интеграция ұзағырақ болады және қымбатырақ болады. Бұл, біріншіден, бухгалтерлік есеп жүйесіне және оның конфигурациясына, екіншіден, EDF операторына байланысты.

Diadoc-та Oracle, SAP ERP (сертификатталған шешім), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Parus, ELAR Archive, Ensole Archive үшін бірқатар әзірленген интеграциялық шешімдер бар. Бағдарлама деңгейінде біріктіруге арналған шешімдер де бар - Connectors, API.

Біз EDI кезең-кезеңімен енгіземіз

Есеп саясатыңызға өзгерістер енгізіңіз

Есеп саясатыңызға электрондық құжаттарды пайдалану мүмкіндігін, атап айтқанда, бастапқы құжаттарды электронды түрде ресімдеуге және электрондық қолтаңбамен қол қоюға болатындығын қосыңыз.

Электрондық құжат айналымы (ЭҚҚ) – виртуалды қолтаңбасы бар электрондық құжаттарды пайдалану негізінде ақпарат алмасудың жылдам әдісі. Ол операциялық бизнестің тиімді құралы ретінде әлемнің дамыған елдерінде ұзақ уақыт бойы мойындалды.

мәні

Ұйымдар арасындағы электрондық құжат айналымы - бұл құжаттарды құру, өңдеу, жіберу, беру, қабылдау, сақтау, пайдалану және жою процестерінің жиынтығы. Бұл процестердің барлығы тұтастығын тексеріп, құжаттардың қабылданғанын растағаннан кейін жүзеге асырылады.

арасындағы құжат айналымы ережелері заңды тұлғалартараптардың келісімі бойынша жүзеге асырылады. Ақпарат алмасу телекоммуникациялар арқылы жүзеге асырылады, ал құжаттар электронды тасымалдағышта сақталады. Бухгалтерлік ақпаратты сақтау мерзімі заңмен белгіленген мерзімнен аспауы керек.

Ұйымдар бір-бірімен ресми және бейресми құжаттармен қатысушылардың қолдарымен алмаса алады. Кәсіпкерлік қызмет саласында мыналар болуы мүмкін: шот-фактуралар, келісімдер, шот-фактуралар, бұйрықтар, хабарламалар, сенімхаттар және т.б. Ақпарат мәтіндік, кестелік және графикалық файлдар түрінде берілуі мүмкін.

EDI енгізу мақсаты

EDI енгізудің алғышарттары болуы мүмкін:

• күнделікті жұмыстың қысқаруы;
• құжаттардың жоғалуын азайту;
• құжаттармен «мөлдір» жұмыс;
• орындау тәртібін арттыру – белгіленген мерзімде құжаттарды беру және т.б.

Кейбір сандық мақсаттарға мыналар жатады:

• Құжаттарды өңдеу уақытын 10 есеге қысқарту.
• Кеңсе шығындарын екі есе азайтыңыз.

Ұйымдар арасындағы электронды құжат айналымы: ол қалай жұмыс істейді

Отандық заңнамаға сәйкес ұйымдар арасындағы электронды құжат айналымы екі тараптың келісімі бойынша жүзеге асырылады. Деректермен алмасу үшін барлық қатысушылар бір оператордың жабдығына қосылған болуы керек. Әрі қарай, пайдаланушы контрагенттер тізіміне қосылу үшін сұрау жіберуі керек. Сұранысты растағаннан кейін жүйе қатысушылары деректермен алмаса алады.

EDI модулі келесі функцияларды орындауы керек:

• Контрагенттерді деректермен алмасуға шақырыңыз.
• Мекенжай кітабын жасаңыз.
• Бухгалтерлік бағдарламалық қамтамасыз етумен біріктіру, мысалы, 1С.
• Құжаттамаға қол қою және шифрлау.
• Құрылым сәйкестігі.
• Электрондық пошта күйлерін қадағалаңыз.

Ұйымдар арасындағы электрондық құжат айналымы сертификаттар арқылы жүзеге асырылады. Серверге қосылу және аутентификация жеке цифрлық сертификат арқылы жүзеге асырылады. Электрондық цифрлық қолтаңба жүйенің әрбір пайдаланушысына беріледі, Token электрондық тасымалдағышында сақталады және ПИН-кодпен қорғалады. Пайдаланушы өзінің жеке кабинеті үшін логин мен парольді енгізуі керек. Осыдан кейін ғана ол құжаттарына қол жеткізе алады.

Жүйеге қосылған ұйымның кез келген қызметкері алмасу процесін бастауға болады. Құжатты контрагентке жібермес бұрын оған электрондық цифрлық қолтаңбамен қол қою керек. Бұл операция Cryptopro бағдарламасы арқылы орындалады. Құжат EDF арқылы жіберіледі. Контрагенттің қызметкері жаңа құжатты алғаны туралы хабарлама алады. Егер қабылдаса, электронды қолтаңба да қояды. Құжатқа өзгертулер енгізу қажет болған жағдайда жаңа электрондық нұсқасы жасалады. Өңдеу аяқталғаннан кейін барлық өзгертулерді электрондық цифрлық қолтаңба арқылы сақтау керек. Содан кейін өзгерісі бар құжат контрагентке жіберіледі. Қажет болған жағдайда ақпаратты электронды түрде үйлестіру жүзеге асырылады.

Қайтадан өзгерту қажет болса, бүкіл процедура қайтадан қайталанады. Егер талап етсе жаңа нұсқасыжоқ, онда құжат құрметтеледі. Соңғы үлгі екі ЭЦҚ-мен қол қойылған болып саналады. Құжаттың барлық нұсқалары серверде сақталады және көруге болады. Үлгіге жарамды мәртебе берілгеннен кейін құжатқа түзетулер енгізу мүмкін болмайды. Көңілсіз келісім-шарттарға «Болды» мәртебесі беріледі. Ұйымдар арасындағы электронды құжат айналымы осылай жүзеге асырылады.

Жабдық

Ұйымдар арасындағы электронды құжат айналымы үшін не қажет? Алдымен байланыс операторын таңдап, ақпарат алмасу үшін арнайы бағдарламалық құралды орнату керек. Екіншіден, ұйым электрондық хат алмасуды жүзеге асыруға ниет білдірген әрбір контрагентпен «Электрондық құжаттарды алмасу туралы келісім» жасау қажет.

Сондай-ақ, барлық құжаттар сақталатын EDF серверін орнату қажет. Бұл клиенттік жабдық немесе бұлттық қойма болуы мүмкін. Жүйе деректеріне сырттан қол жеткізу ұйым қызметкерлерінің жабдықтарында орнатылған қолданба арқылы жүзеге асырылады. Компьютерлердің сервермен өзара әрекеттесуі қосымша SSL 128 шифрлауы бар HTTP протоколы арқылы жүзеге асырылады, құжаттарға қол жеткізу тек қолданбалы интерфейс арқылы және аутентификациядан кейін жүзеге асырылады.

EDI жобасы

Процесті автоматтандыру жобасы бірнеше айдан бірнеше жылға дейін созылуы мүмкін. Мерзім автоматтандыруды қажет ететін процестердің санына, ұйымның ресурстық және қаржылық мүмкіндіктеріне тікелей байланысты. EDI енгізудің қысқаша схемасы келесідей:

• Жұмыс тобын құру.
• Жобаның мақсаттарын, мерзімдерін және бюджетін қалыптастыру.
• Бар процестерді зерттеу.
• Тапсырмаларды әзірлеу.
• EDI жүйесін жобалау.
• ЭҚБЖ енгізу туралы келісімге қол қою.
• Еңбек тәртібін бекіту.
• Жүйелік каталогтарды толтыру.
• Кадрларды оқыту.
• Алдын ала сынақтарды өткізу.
• ЭСҚ енгізу туралы бұйрық шығару.
• Бағдарламалық қамтамасыз етуді және операциялық процедураларды жетілдіру.
• Пилоттық жобаны іске қосу.
• Электронды құжат айналымына толық көлемде көшу.

EDI енгізудегі қателер

Процесс барысында заңмен қағаз талап етілетін процестерге ерекше назар аудару қажет. Қағаз құжатты электронды құжатқа көшіруге болмайды. Бұл жұмыс процесін айтарлықтай баяулатады және тұтастай алғанда автоматтандыру процесіне теріс көзқарасты тудырады. Қос жұмыс істегені үшін ешкім қосымша ақы төлемейді.

Іске асыру барысында құжаттармен жұмыс істеудің жаңа нормативтік-құқықтық актілерін әзірлеу, қызметкерлерді оқыту, содан кейін ғана толық енгізумен айналысу қажет. Бұл қызметкерлерге жаңа технологияларды қолданудың артықшылықтары туралы хабардар болған жағдайда ғана қол жеткізуге болады.

Тағы бір танымал қателік - EDMS талаптарының нашар дамуы. Егер пайдаланушылар конфигурацияланбаған жүйеде жұмыс істеуі керек болса, онда EDI процесі ұйымда қабылданғаннан ерекшеленеді.

Ұйымдар арасындағы электронды құжат айналымы: оң және теріс жақтары

Артықшылықтары:

• Құжаттардың түпнұсқасын пошта арқылы жіберу құнын төмендету.
• Құжаттарды сақтау үшін орынды үнемдеу. Оның барлығы электронды түрде сақталады.
• Пайдаланудың қарапайымдылығы. Құжат бір жұмыс станциясынан жіберіледі. Құжатты жылдам іздеу күй (жіберілген, қабылданған, қабылданған және т.б.) бойынша жүзеге асырылады.
• Жедел жеткізу. Барлық жіберілген ақпарат алушыға бірнеше секунд ішінде жетеді.
• Құжатты жүйеде сақтау мерзімі біткенге дейін жоғалтуға болмайды.

Кемшіліктері:

• Жабдықты пайдалану үшін лицензия сатып алу керек, ол көп ақшаны талап етеді.
• Деректер көбінесе бір жүйеге қатысушылар арасында ғана алмасуы мүмкін.
• 1С немесе кез келген басқа бағдарламалық жасақтаманы пайдалану арқылы ұйымдар арасындағы электрондық құжат айналымы бұрын қолданылған схемадан ерекшеленеді. Жаңа алгоритмнің енгізілуімен барлық қызметкерлерде өз жұмысын қалай жүргізу керектігі туралы сұрақтар туындайды.
• Техникалық құрал-жабдықтар. EDI енгізу алдында ұйым жабдықты сатып алып, қызметкерлерді жаңа жүйені басқаруға дайындауы керек.
• ЭҚИ 1 жыл жарамды электрондық цифрлық қолтаңбаны қолдану арқылы жүзеге асырылады. Сертификаттар бақылануы және дереу жаңартылуы керек. Сондай-ақ салық органдарымен проблемаларды болдырмау үшін контрагент сертификаттарының жарамдылық мерзімін бақылау қажет.

Құқықтық реттеу

Не ережелерҰйымдар арасындағы электрондық құжат айналымы реттеледі ме? Ресей Федерациясының заңнамасы «Электрондық қолтаңба туралы» № 63 Федералдық заңын қамтиды Федералдық салық қызметіне құжаттарды ұсыну ережелері Қаржы министрлігінің ММВ-7-2/168 бұйрығында белгіленген; Ұйымдар арасындағы ЭҚИ Қаржы министрлігінің № 50н бұйрығы негізінде жүзеге асырылады. Алғашқы бухгалтерлік құжаттарды электронды түрде алмасу ережелері Федералдық салық қызметінің ММВ-7-6/36@ бұйрығында белгіленген. Барлық EDF операторлары қызмет процесінде Федералдық салық қызметінің No ММВ-7-6/253@ бұйрығын басшылыққа алуы керек.

"VLSI"

SBIS ұйымдары арасындағы электрондық құжат айналымы клиенттерге келесі артықшылықтарды береді:

• Сіз құжаттарды Ресей Федерациясында тіркелген кез келген ұйымға жібере аласыз. Егер контрагент SBIS жүйесінің қатысушысы болмаса, онда компания қызметкері жай ғана ұйымның өкіліне хабарласып, оның электрондық поштасына жүйеге қатысуға шақыру жібереді. Сұраныс расталғаннан кейін бірден қатысушылар арасында ақпарат алмасу делдалсыз жүзеге асырылады.
• Компьютерге бағдарламалық құралды орнатудың қажеті жоқ. Сізге тек жаңартылған шолғыш және Интернетке кіру қажет.
• Деректермен жұмыс істеу үшін арнайы бағдарлама қажет емес. Егер есеп бастапқыда үшінші тарап бағдарламалық жасақтамасында дайындалса, мысалы, 1С, онда SLSIS жүйесімен деректерді біріктіруді конфигурациялауға болады.
• Құжаттың стандартты нысаны белгіленбеген. Мәтінді, электрондық кесте файлдарын, суреттерді және т.б. жіберуге болады.

СКБ «Контур»

Ресейдегі алғашқы бағдарламалық жасақтаманы әзірлеушілердің бірі ұйымдар арасында электронды құжат айналымы жүзеге асырылатын жабдықты жеткізумен де айналысады. Kontur электронды құжаттармен алмасу үшін қолданылатын Diadoc жүйесін әзірледі. Жүйенің ерекшелігі - деректерге қол жеткізуді шетелде алуға болады. Компания осы мақсат үшін арнайы роуминг тарифтерін әзірледі. Қаласаңыз, API арқылы деректерге қол жеткізе аласыз.

Саған не қажет?

EDI қосу үшін ұйым сатып алуы керек:

• лицензияланған бағдарламалық қамтамасыз ету;
• сервер;
• жабдықты жаңарту;
• персоналды оқыту;
• ішкі қолданбалармен жұмыс істеу үшін EDMS конфигурациялау және біріктіру.

Ұйым арасындағы электронды құжат айналымын байланыстыру үшін мұндай инвестицияларды салу керек пе? Шығындарға техникалық қолдау көрсету бойынша консультациялар, EDMS және бағдарламалық қамтамасыз етуді жаңарту инвестициялаудың екінші кезеңі болып табылады. Бұл шығындар ай сайын төленуі керек.

Қорытынды

Қағаз құжат айналымы электронды түрге ауыстырылуда. Бұл ұйымның процестерді қолдауға жұмсайтын шығындарын азайтып қана қоймайды, сонымен қатар тұтастай алғанда бизнестің тиімділігін арттырады. EDI сәтті жұмыс істеуі үшін жүйені енгізу мақсаттарын нақты тұжырымдап, жабдықты дұрыс конфигурациялау қажет.

Егер компания электронды құжат айналымына көшуді шешсе, не істеу керек? Әрекеттердің алгоритмі қандай, неден бастау керек?

Ең алдымен, компания қандай нәтижеге қол жеткізгісі келетіні туралы ойлану керек. Қазіргі уақытта жұмыстың екі бағыты бар. Бұл B2G құжат айналымы, яғни кәсіпорындар мен мемлекеттік органдар арасындағы. Ал В2В, яғни кәсіпорындар арасындағы қағаз алмасу. B2G-ге келетін болсақ, біз оның қызметінің ерекшеліктеріне қарай белгілі бір кәсіпорынға қажетті мемлекеттік органдарға қосылу туралы айтып отырмыз. Біздің барлық компаниялар салық басқармасына есеп береді.

Сонда бәрі қызмет саласына байланысты - мысалы, бір компания алкогольдік өнімдермен сауда жасайды, ал екіншісі өндіріс кезінде қандай да бір түрде әсер етеді. орта, сақтандыру қызметімен айналысатын үшінші фирма, нарық бағалы қағаздаржәне т.б. Біз басқа органдардың қандай есеп беруді талап ететінін қарастыруымыз керек. Біз есеп беретін бөлімдердің тізімі анықталғаннан кейін электрондық құжат айналымы операторы қандай ұсыныстар жасай алатынын қарастыруымыз керек. Осыған байланысты компания сәйкесті таңдайды тарифтік жоспар. Әрі қарай келісім жасалады, электрондық қолтаңбалардың қажетті саны жасалады және қажет бағдарламалық қамтамасыз ету, осы бағдарламалық құралды пайдалануды үйрету үшін семинарлар өткізіледі. Бар болғаны – мемлекеттік органдармен құжат айналымы жүреді.

- B2B туралы толығырақ айтып берсеңіз?

Бұл, мен айтқандай, цифрлық құжат алмасудың екінші түрі. Ол шаруашылық жүргізуші субъектілер арасында ұйымдастырылады. Мұның бәрі нақты кәсіпорынға байланысты. Бір түрі жалпы рецептқұжаттарды жіберудің басы мұнда жоқ. Кәсіпорын жай ғана аман қалу үшін контрагенттермен электронды құжат айналымына ауысуға міндетті болатын жағдайлар бар.

2014 жылдың 1 қаңтарынан бастап жаңа норманың күшіне енуіне байланысты ЭЦҚ-ны барлық пайдаланушылар, ерекшеліксіз, кілт сертификаттарын ауыстыру үшін сертификаттау орталығына хабарласуы қажет. Әзірге жарамды сертификатпен қол қойылған барлық виртуалды қағаздар білікті электронды қолтаңбамен куәландырылған құжаттар болып танылады.

Мысалы: ірі сауда желілерінің бірі жақында ғана сандық қағаздармен алмасу арқылы жеткізушілерімен жұмыс істей бастады. Осылайша, бұл желіге өнімдерін жеткізу үшін шаруа электронды құжат айналымына көшуі қажет.

EDI артықшылықтары

Шағын және орта бизнес үшін EDI-ге көшудің пайдасы бар ма? Әзірге цифрлық ірі ұйымдарға нақты пайда әкелетін сияқты.

Шағын және орта бизнес үшін электронды құжат айналымына көшу қазір басты міндет емес. Бірақ сіз оған жақынырақ қарап, оны «сезуге» болады. Құжат айналымының жылдамдығы - бұл артықшылық болады. Бірақ EDI пайдалану контрагенттермен қарым-қатынасқа ғана қатысты емес. Бұған мемлекеттік органдармен қарым-қатынас кіреді, бұл жерде бизнесмендер көшуге мәжбүр болады, амал жоқ.

Шағын және орта бизнес өкілдері есте ұстайтын тағы бір өте маңызды жайт, сауда алаңдарында электрондық қолтаңбаны пайдалану өз бизнесін кеңейту тәсілі болып табылады. 2014-2015 жылдар аралығында мемлекеттік тапсырыстардың 15 пайызы шағын және орта бизнеске орналастырылуы тиіс. Қазір бұл компанияларды мемлекеттік тапсырыстарды орындауға тарту бойынша ауқымды жұмыстар жүргізілуде. Және бұл сіздің бизнесіңізді кеңейтудің нақты мүмкіндігі. Кепілдендірілген төлеммен 100-200 мың рубльге келісімшартты алудан кім бас тартады?

Электрондық құжат айналымы қызметтерін төлеу кезінде шағын компаниялар үшін жеңілдіктер бар ма? Өйткені, көптеген ұйымдар жоғары тарифтерден қорқып, EDI-ға ауыспайды.

Мен бүгін семинарда мысал келтірдім: 995 рубль - мемлекеттік органдармен құжат айналымы бойынша қызметтердің толық кешені. Егер сіз құжаттарды тапсыру қажет органда, сондай-ақ екі бағытта да жылына бірнеше рет Мәскеудің айналасында қоғамдық көлікте жүру құнын есептесеңіз, онда шығындар сомасы мен жариялаған құнына өте жақын болады.

Егер бухгалтер компьютерге ыңғайлы болмаса, қателесу мүмкін бе? Жалпы, мұндай бағдарламалармен жұмыс істеу қаншалықты қиын?

Пішім және логикалық басқару элементтері бар. Құжатты жасау кезінде зиянды ниет болмаса, оны жіберіп алу мүмкін емес. Жарайды, егер бірдеңе әдейі жасалса немесе пайдаланушы немқұрайлы болса, адам 1000 емес, 1 000 000 енгізетіндей ешқандай бағдарлама сақтандырылмаған.

Сандық қолтаңба

Сіздің ойыңызша, электронды құжат айналымына көшу неліктен әлі кең тараған жоқ? Компанияларды не қорқытады?

Бұл шынымен қорқынышты ма? Біздің 63-ші [«Электрондық қолтаңба туралы» 04.06.2011 жылғы № 63-ФЗ Федералдық заңында қарастырайық - шамамен. ред.] заң электрондық цифрлық қолтаңбаның үш түрі түсінігін тұжырымдайды. Бұл қарапайым, шын мәнінде бұл логин мен парольдің тіркесімі. Күшейтілген - бұл криптографиялық қорғауды пайдаланатын қолтаңба. Ал электронды қолтаңба аккредиттелген куәландыру орталығы берген білікті болып табылады. Біздің елдегі адамдардың 90 пайызы логин мен парольді пайдаланады. Банкоматтарда, әлеуметтік желілерде немесе электрондық пошта арқылы. Яғни, қарапайым қолтаңбаны барлығы дерлік пайдаланады деп айта аламыз.

Бүгінгі таңда қолданылатын мұндай сандық цифрлық қолтаңбалар сертификаттау орталықтары үшін де, ақпараттық жүйелер үшін де, пайдаланушылар үшін де ыңғайсыз. 2014-2015 жылдар ішінде біркелкі болып, қол қою саны азаяды деп сенемін.

Білікті қолтаңбаға келетін болсақ, ол әлі де бірнеше жерде қолданылады. Бірақ ол, мысалы, порталда қолданылады. Және ол неғұрлым көп қызмет көрсете алады, соғұрлым көбірек адамосы қолтаңбаны қолданады. Оны пайдалану адамдардың қорқынышымен емес, оны пайдалануға болатын ресурстардың жетіспеушілігімен шектеледі.

Корпоративтік секторда бұл оңайырақ. Қазір кәсіпорындардың жартысына жуығы электронды есеп беру жүйесін пайдаланады және олардың барлығы электронды қолтаңбамен енгізілген. Ал бұл компанияларда электронды құжат айналымына көшуге қорқатын көрінеді. Демек, бұл қорқыныш шындықтан гөрі мифке көбірек ұқсайды.

– Электрондық құжат айналымы саласындағы заңнамада қандай да бір елеулі өзгерістерді күту керек пе?

Өйткені, қазір көпшілік бұл саладағы заң саласының жетілмегендігін айтып жүр... Мен мұны жетілмегендік деп айтпас едім, бұл заңнаманы әзірлеудің қалыпты үрдісі. Шын мәнінде, бес жыл болса, Ресейде электронды қолтаңбаны белсенді пайдалану жақсы. Әрине, мұндай кезеңде технологияның дамуын ескере отырып, жақсы қалыптасқан нормативтік-құқықтық базаны қалыптастыру мүмкін емес. Қазіргі уақытта заңнаманы әзірлеудің жүйелі процесі жүріп жатыр. Күтуге тұрарлық нәрсе: бұл электрондық қолтаңба туралы 63-ші заңның түпкілікті күшіне енуі және 1-ші заңның күші жойылды [«Электрондық цифрлық қолтаңба туралы» 2002 жылғы 10 қаңтардағы № 1-ФЗ Федералдық заңы. Бұл норма ағымдағы жылдың 1 шілдесінен бастап күшін жойды – шамамен. ред.]. Заң, айтпақшы, жеткілікті және сауатты. Онда айқын олқылықтар жоқ. Ол жеткілікті құрылымды. Оның енгізілуімен электрондық цифрлық қолтаңба түрлерінің саны азаяды деп сенеміз. Қазір көптеген мемлекеттік органдар мен ақпараттық жүйелер электронды қолтаңбаға қатысты өз талаптарын алға тартады, бұл әрқашан заңға сәйкес келе бермейді.

Мұндай цифрлық қолтаңбаның болуы куәландыру орталықтары үшін де, ақпараттық жүйелер үшін де, пайдаланушылар үшін де ыңғайсыз. Сіздің брелокта ілулі бес қолыңыз бар деп елестетіп көріңіз, бірақ біреуі салық басқармасына, екіншісі сауда алаңына, үшіншісі Росреестрге және т.б. 2014-2015 жылдар ішінде біркелкі болып, қол қою саны азаяды деп сенемін.