For tiden går utvekslingen av dokumenter mellom forretningsenheter og enkeltpersoner gradvis fra papir til elektronisk. Et elektronisk dokumenthåndteringssystem har en rekke fordeler fremfor enkelt papir – det sparer tid og øker effektiviteten i beslutninger som tas. EDMS kan bygges både internt i et selskap og mellom ulike selskaper via Internett.

Elektronisk dokumenthåndtering er et system med prosesser for behandling av dokumenter i elektronisk form. De fleste moderne regnskaps- og personalprogrammer kan generere elektroniske dokumenter i et standardformat etablert på lovnivå. Men for at et slikt dokument skal ha juridisk vekt, må det signeres av begge parter med elektronisk signatur.

Elektronisk dokumentflyt kan deles inn i to store typer – utveksling av dokumenter innad i en virksomhet eller mellom ulike virksomheter via kommunikasjonskanaler. Det er mulig å kombinere disse to systemene til ett globalt.

Bruk av elektronisk dokumenthåndtering innen et selskap krever kjøp av nødvendig programvarepakke (EDW-plattform), samt utstyr for driften (nettverksutstyr, server, etc.).

For å utveksle dokumenter mellom to selskaper kreves det en elektronisk dokumenthåndteringsoperatør. Den garanterer levering av meldinger, kontrollerer formatet på sendte dokumenter, krever sertifisering av arbeid med data med elektronisk signatur, og lagrer et arkiv med dokumenter.

Merk følgende! En av slike tjenester er. Dokumenter mottatt gjennom den er juridisk viktige hvis de bærer et merke fra den elektroniske signaturen på begge sider av dokumentflyten.

Fordeler og ulemper med EDI

Hovedfordeler

Elektronisk dokumenthåndtering har ubestridelige fordeler fremfor papir:

• Effektivisering av kontorarbeid - systemet vil ikke tillate deg å tildele samme nummer til forskjellige dokumenter, siden dette vil skje i rekkefølge og automatisk;
• Spore posisjonen til hvert dokument - når som helst kan du finne ut hvem som jobber med dokumentet. En ansatt vil ikke kunne skade den eller miste den. Et dokument som er slettet ved et uhell eller med vilje kan fortsatt gjenopprettes;
• Fremskynde dokumentbehandlingen - hvis bedriftsavdelinger er spredt over flere bygninger, må papirdokumentet personlig fraktes dit for godkjenning. Med EDI nødvendig dokument kommer til den ansatte på et brøkdel av et sekund;
• Praktisk arbeid med versjoner - ved redigering lagrer systemet hver versjon. Om nødvendig kan du spore hvem som har gjort endringer i dokumentet og når;
• 24-timers fjerntilgang - om nødvendig kan tilgang til EDF-systemet organiseres via Internett fra hvilken som helst datamaskin i verden. En ansatt kan jobbe med dokumenter mens han er på forretningsreise, ferie eller sykemeldt;
• Arbeidsplanlegging - ved å spesifisere opprettelsesdatoen og utførelsesdatoen kan du planlegge utførelsen av innkommende dokumenter i henhold til køen;
• Dokumentsøk - du kan søke i den generelle dokumentdatabasen ved å bruke nøkkelord og uttrykk;
• Sparer papir - det er ikke nødvendig å skrive ut alle dokumenter i ønsket antall.

De viktigste ulempene

Til tross for de åpenbare fordelene, har EDI-systemer også ulemper som kan stoppe en bedrift fra å implementere dem.

Disse inkluderer:

• Trenger å bruke penger for kjøp av et system, som, avhengig av antall brukere, kan utgjøre opptil 100 tusen rubler;
• Etter kjøpet tar det lang tid å installere, implementere og feilsøke;
• Det er nødvendig å lære opp alle brukere som skal være involvert i det;
• Sikre systemsikkerhet - begrense tilgang mellom brukere, utstede nødvendige elektroniske signaturer, beskytte mot ekstern penetrasjon;
• Selskapet må ha en administrator som skal overvåke systemets funksjon, utføre serviceaktiviteter og løse brukerproblemer;
• For å beskytte informasjon er det nødvendig å gjennomføre backup databaser med dokumenter;
• Hvis EDI ikke er tilgjengelig hos partnerbedrifter, er det nødvendig å sikre at det finnes både et elektronisk og papirsystem.

Elektronisk dokumenthåndteringsfunksjonalitet

Ethvert dokumenthåndteringssystem må sikre utførelse av mange handlinger:

• Arbeid med alle typer dokumenter - lag dem, utarbeide dem, behandle dem, registrer dem, overvåk implementeringen, koordiner dem, etc.;
• Organiser dokumentflyter - bestemme ruter i selskapet, begrense tilgangen mellom individuelle brukere, gi muligheten til å jobbe med ett dokument for flere personer samtidig;
• Organiser et arkiv med dokumenter med muligheten til å søke og lagre dem.

Merk følgende! Elektronisk dokumenthåndtering skal gi samme evne til å arbeide med dokumenter som tradisjonelt papir.

Store utviklede systemer gir muligheter:

• Registrering av alle beståtte dokumenter - innkommende, utgående, interne, med videre omdirigering til lederen;
• Sikre en enhetlig prosedyre for arbeid med dokumenter i hver avdeling av selskapet;
• Arbeid med dokumentet både individuelt og samlet;
• Utveksle dokumenter mellom avdelinger og spesifikke ansatte;
• Begrens tilgang til dokumenter;
• Bruk standardskjemaer for alle dokumenter;
• Kontroller at godkjenning, utførelse og annet arbeid med dokumentet vil bli gjennomført i tide;
• Generer rapportering - analytisk, statistisk, etc.;
• Organiser arkivlagring med registrering av dato og klokkeslett for brukertilgang.

Er det mulig å kombinere papirdokumentflyt med elektronisk?

Etter å ha byttet til elektronisk dokumentflyt i en organisasjon, vil det i begynnelsen fortsatt ikke være mulig å forlate papirdokumenter helt.

Dette kan skje av flere grunner:

• Ikke alle motparter bruker EDI;
• Bedriften har allerede mange papirdokumenter lagret i arkivet.

Det er imidlertid grunnleggende forskjeller i arbeidet med elektroniske og papirdokumenter. For eksempel må et papirdokument skrives ut og bringes til leder for signatur, mens et elektronisk dokument skal signeres i selve systemet. Papirregnskapsdokumenter sendt til en motpart kan gå tapt i posten under forsendelsen, mens elektroniske kommer frem til adressaten.

Hovedforskjellen mellom å jobbe med de to typene dokumenter er lagringen deres. Elektroniske dokumenter kommer umiddelbart inn i systemet, hvor alle brukere kan jobbe med dem. For papirdokumenter bør det fortsatt være organisert et arkiv der de skal oppbevares på en ryddig måte. Samtidig, etter å ha kommet frem til bedriften, skal papirdokumentet skannes, og denne skannede kopien skal lastes inn i systemet for videre arbeid.

Merk følgende! Arbeidet innad i virksomheten bør derfor fortsatt kun utføres elektronisk. Kommer et papirdokument, er det bare de som mottar eller signerer det som ser det. Samtidig lar det å jobbe med en elektronisk kopi beskytte originalen mot nesten ethvert tap, og lar flere brukere jobbe med den samtidig.

Hvilke EDI-programmer finnes?

Det finnes mange dokumenthåndteringssystemer på markedet, hver med sine egne fordeler og ulemper. De vanligste systemene:

Interaksjon av et elektronisk dokument med andre programmer

Ved å ta sin plass i organisasjonens elektroniske miljø, må EDI-systemet under drift fritt støtte andre forretningsapplikasjoner som allerede opererer i det. For eksempel er det nødvendig å fritt behandle regnskapsdokumenter - fakturaer, handlinger, fakturaer, fullmakter mv.

I tillegg skal det elektroniske dokumenthåndteringssystemet fungere konsekvent med alle og operere med samme data. Derfor er det nødvendig at systemet kan støtte kataloger som brukes i det elektroniske miljøet og kunne oppdatere data i disse.

I tillegg er det nødvendig å ta hensyn til arbeid med eksterne data - e-post, handelsplattformer, etc.

Når du velger et elektronisk dokumenthåndteringssystem, må du være oppmerksom på mulighetene for samhandling med andre verktøy og datakilder som er tilgjengelige i bedriften. Vanligvis inkluderer populære, og derfor aktivt utviklende systemer, mange moduler for de mest populære programmene - 1C, Parus, Oracle og mange andre.

For eksempel kan det elektroniske dokumenthåndteringsprogrammet 1C tillate deg å generere, motta og sende elektroniske regnskapsdokumenter direkte fra det, samtidig som du bekrefter dem med en kvalifisert signatur.

Håndtering av papirdokumenter er i ferd med å bli foreldet. Papirdokumenter går tapt fra leverandører, ved levering til en motpart eller fra en klient. Du må skrive ut, signere og sende dokumenter på nytt. Alt dette er tid og penger.

Mange mennesker blir stoppet fra å bytte til elektronisk juridisk dokumenthåndtering (EDF) bare av tvil om at det vil være billigere enn papir; at det vil være mulig å overføre forretningsprosesser til elektronisk form på en adekvat og optimal måte; at det ikke vil koste ublu pengebeløp og en rekke andre saker. Vi håper at dette materialet vil besvare dem og bli et utgangspunkt for overgangen til EDI.

La oss sammenligne papir
og elektroniske dokumenter

Sentrale spørsmål ved starten av ethvert prosjekt: hvor mye koster det og hva som vil skje til slutt. Det er viktig for bedrifter å forstå hvor dyrt det vil koste dem å implementere EDI og hvilke resultater de kan forvente. La oss sammenligne noen indikatorer.

Penger Tid

	Papirdokumentflyt	Elektronisk dokumenthåndtering
Innkjøpspris	papirdokument for 1 ark med A4-format - omtrent 1,5 pakker med papirdokumenter, som i gjennomsnitt er 6 ark med A4-format - 9.	elektronisk dokument uansett volum - 0 pakke med elektroniske dokumenter uansett volum - 0 .
Utsendelse	per post - fra 40-60 med bud - flere ganger dyrere, i de fleste tilfeller - mer enn 10 ganger, avhengig av entreprenør og destinasjon.	gratis innboks. Utgående fra 5 til 9 avhengig av EDI-operatør. Avhenger ikke av geografisk avstand.
Arkiv	lokaler for et arkiv som stadig vokser – leieprisene avhenger av område og region.	Vilkårene for lagring av elektroniske dokumenter avhenger av EDF-operatøren. SKB Kontur lagrer dokumenter gratis og på ubestemt tid.

	Papirdokumentflyt	Elektronisk dokumenthåndtering
Utarbeidelse av dokumenter	Utskrift, signering, påføring av frimerker til en pakke med dokumenter - fra én til flere dager, avhengig av tilstedeværelse eller fravær av personen som er autorisert til å signere dokumentene på arbeidsplassen. Når det er store mengder utgående dokumenter, er alle regnskapsansatte opptatt med å forberede dem flere dager hver måned.	Signering av elektroniske dokumenter av en autorisert ansatt tar noen minutter. Varsler om nye dokumenter fremskynder signeringen, og massehandlinger i EDI-systemer lar deg signere mange dokumenter "med ett klikk."
Utsendelse	Avhengig av destinasjonen: per post - fra flere dager til to uker; med budtjeneste - fra én til fire dager.	Uavhengig av region mottar mottakeren dokumenter noen sekunder etter sending.
Retur av signerte kopier	Avhengig av destinasjonen: per post - fra flere dager til en måned; med budtjeneste - fra én til fire dager.	Tar ikke tid. Når motparten signerer EPC-dokumentet, har begge parter tilgang til det signerte originaldokumentet. I Diadoc koster det ikke å signere et innkommende dokument.

Med en dokumentflyt på 500 dokumenter per år
du sparer 22.250

Ved bruk av papirdokumenter vil dine årlige kostnader være 25.750,-, mens når dokumentflyt gjennom Diadoc er 3.500,-.

Velge en metode for å jobbe med EDF

Implementeringen av et EDI-system i en bedrifts virksomhet kan ta svært ulike tidsperioder og kreve ulike økonomiske investeringer. Det avhenger av metoden for å jobbe med EDF hun velger. Teoretisk er alt som trengs for EDI Internett og et digitalt elektronisk dokument. I praksis må bedriften bestemme nøyaktig hvordan den skal organisere arbeidet med elektroniske dokumenter.

Nettversjon

Den enkleste måten er å jobbe seg gjennom nettversjonen, som er tilgjengelig for alle. Det vil ikke kreve inngrep i selskapets informasjonssystemer. Dokumenter utveksles med motparter ved å bruke e-postprinsippet. I dette tilfellet betaler selskapet kun for de sendte dokumentene.

Modul for 1C

For 1C-brukere har Diadoc utviklet en standardløsning for de mest populære versjonene av dette regnskapssystemet: hvem som helst kan ganske enkelt laste ned modulen fra nettsiden, installere den og jobbe med elektroniske dokumenter fra et kjent program.

Integrasjon med andre regnskapssystemer

Integrasjon med andre regnskapssystemer vil ta lengre tid og bli dyrere. Dette avhenger for det første av regnskapssystemet og dets konfigurasjon, og for det andre av EDF-operatøren.

Diadoc har en rekke utviklede integrasjonsløsninger for Oracle, SAP ERP (sertifisert løsning), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Parus, ELAR Archive, Ensole Archive. Det finnes også løsninger for integrasjon på programnivå - Connectors, API.

Vi implementerer EDI steg for steg

Gjør endringer i regnskapsprinsippene dine

Inkluder i din regnskapspolicy muligheten for å bruke elektroniske dokumenter, spesielt at primærdokumenter kan utarbeides i elektronisk form og signeres med elektronisk signatur.

Elektronisk dokumenthåndtering (EDF) er en rask måte å utveksle informasjon på basert på bruk av elektroniske dokumenter med virtuelle signaturer. Det har lenge vunnet anerkjennelse i utviklede land i verden som et effektivt verktøy for operativ virksomhet.

Essensen

Elektronisk dokumentflyt mellom organisasjoner er et sett med prosesser for å opprette, behandle, sende, overføre, motta, lagre, bruke og ødelegge dokumenter. Alle disse prosessene utføres etter å ha kontrollert integriteten og bekreftet at dokumentene er mottatt.

Regler for dokumentflyt mellom juridiske enheter utføres etter avtale mellom partene. Informasjon utveksles ved hjelp av telekommunikasjon, og dokumenter lagres på elektroniske medier. Oppbevaringsperioden for regnskapsinformasjon bør ikke overstige det som er fastsatt ved lov.

Organisasjoner kan utveksle formelle og uformelle dokumenter med hverandre med signaturer fra deltakere. Innenfor gründervirksomhet kan disse være: fakturaer, avtaler, fakturaer, bestillinger, varsler, fullmakter mv. Informasjon kan overføres i form av tekst-, tabell- og grafikkfiler.

Hensikten med å implementere EDI

Forutsetninger for implementering av EDI kan være:

• reduksjon av rutinearbeid;
• reduksjon av dokumenttap;
• «gjennomsiktig» arbeid med dokumenter;
• øke ytelsesdisiplinen - levere dokumenter innenfor den angitte tidsrammen, etc.

Noen av de kvantitative målene inkluderer:

• Reduserer tiden for dokumentbehandling med 10 ganger.
• Kutt kontorkostnadene i det halve.

Elektronisk dokumentflyt mellom organisasjoner: hvordan det fungerer

I samsvar med nasjonal lovgivning utføres elektronisk dokumentflyt mellom organisasjoner etter avtale mellom de to partene. For å utveksle data er det nødvendig at alle deltakerne er koblet til utstyret til én operatør. Deretter må brukeren sende en forespørsel om å bli lagt til listen over motparter. Etter å ha bekreftet forespørselen, kan systemdeltakere utveksle data.

EDI-modulen må utføre følgende funksjoner:

• Inviter motparter til å utveksle data.
• Lag en adressebok.
• Integrer med regnskapsprogramvare, for eksempel 1C.
• Signer og krypter dokumentasjon.
• Struktur korrespondanse.
• Spor e-poststatuser.

Elektronisk dokumentflyt mellom organisasjoner utføres ved hjelp av sertifikater. Tilkobling til server og autentisering utføres gjennom et personlig digitalt sertifikat. En elektronisk digital signatur utstedes til hver bruker av systemet, lagret på Token elektronisk medium og beskyttet av en PIN-kode. Brukeren må oppgi pålogging og passord for sin personlige konto. Først etter dette vil han få tilgang til dokumentene sine.

Enhver ansatt i organisasjonen koblet til systemet kan starte utvekslingsprosessen. Før et dokument sendes til en motpart, skal det signeres med elektronisk digital signatur. Denne operasjonen utføres ved hjelp av Cryptopro-programmet. Dokumentet sendes via EDF. Motpartens medarbeider mottar melding om mottak av nytt dokument. Hvis han godtar det, så setter han også en elektronisk signatur. Dersom det er nødvendig å gjøre endringer i dokumentet, opprettes en ny elektronisk versjon. Når du er ferdig med redigeringen, må du lagre alle endringer ved hjelp av en digital signatur. Deretter sendes dokumentet med endringen til motparten. Ved behov foretas elektronisk koordinering av informasjon.

Hvis det er nødvendig å gjøre endringer på nytt, gjentas hele prosedyren på nytt. Hvis hevder å ny verson nei, da blir dokumentet respektert. Den endelige prøven anses å være signert med to digitale signaturer. Alle versjoner av dokumentet er lagret på serveren og er tilgjengelige for visning. Når prøven er tildelt gyldig status, vil det ikke være mulig å endre dokumentet. Kansellerte kontrakter får statusen "Avbrutt". Slik gjennomføres elektronisk dokumentflyt mellom organisasjoner.

Utstyr

Hva trengs for elektronisk dokumentflyt mellom organisasjoner? Først må du velge en teleoperatør og installere spesiell programvare for å utveksle informasjon. For det andre, med hver motpart som organisasjonen har til hensikt å gjennomføre elektronisk korrespondanse med, er det nødvendig å inngå en "avtale om utveksling av elektroniske dokumenter."

Det er også nødvendig å installere en EDF-server der alle dokumenter skal lagres. Dette kan enten være klientutstyr eller skylagring. Tilgang til systemdata fra utsiden skjer gjennom en applikasjon som er installert på utstyret til organisasjonens ansatte. Samspillet mellom datamaskiner og serveren utføres via HTTP-protokollen med ekstra SSL 128-kryptering. Tilgang til dokumenter utføres kun gjennom applikasjonsgrensesnittet og etter autentisering.

EDI-prosjekt

Et prosessautomatiseringsprosjekt kan vare fra flere måneder til flere år. Perioden avhenger direkte av antall prosesser som må automatiseres, ressursen og økonomiske evner til organisasjonen. Et kort opplegg for implementering av EDI er som følger:

• Opprettelse av en arbeidsgruppe.
• Dannelse av mål, tidsfrister og budsjett for prosjektet.
• Forskning av eksisterende prosesser.
• Utvikle oppgaver.
• Design av EDI-systemet.
• Signering av avtale for implementering av EDMS.
• Godkjenning av arbeidsreglement.
• Fylle ut systemkataloger.
• Opplæring.
• Gjennomføring av foreløpige tester.
• Utstedelse av en ordre om implementering av EDS.
• Forbedring av programvare og driftsprosedyrer.
• Lansering av et pilotprosjekt.
• Fullskala overgang til elektronisk dokumentflyt.

Feil i EDI-implementering

I prosessen skal det rettes spesiell oppmerksomhet mot prosesser som er lovpålagt å ha papirmedier. Du kan ikke duplisere et papirdokument med et elektronisk. Dette bremser arbeidsprosessen betydelig og forårsaker en negativ holdning til automatiseringsprosessen som helhet. Ingen betaler ekstra for å gjøre dobbeltarbeid.

I løpet av implementeringsprosessen er det nødvendig å utvikle nye forskrifter for å jobbe med dokumenter, lære opp personalet, og først deretter engasjere seg i full implementering. Dette kan bare oppnås hvis ansatte blir gjort oppmerksomme på fordelene ved å bruke ny teknologi.

En annen populær feil er dårlig utvikling av krav til EDMS. Hvis brukere må jobbe i et ukonfigurert system, så skiller EDI-prosessen seg fra det som er akseptert i organisasjonen.

Elektronisk dokumentflyt mellom organisasjoner: fordeler og ulemper

Fordeler:

• Redusere kostnadene ved å sende originaldokumenter per post.
• Sparer plass for lagring av dokumentasjon. Det hele lagres elektronisk.
• Brukervennlighet. Dokumentet sendes fra én arbeidsstasjon. Et raskt søk etter et dokument utføres etter status (sendt, mottatt, akseptert osv.).
• Umiddelbar levering. All sendt informasjon når mottakeren i løpet av få sekunder.
• Et dokument kan ikke gå tapt før lagringsperioden i systemet utløper.

Feil:

• For å bruke utstyret må du kjøpe en lisens, som koster mye penger.
• Data kan oftest kun utveksles mellom deltakere i samme system.
• Elektronisk dokumentflyt mellom organisasjoner i 1C eller ved bruk av annen programvare skiller seg fra den tidligere brukte ordningen. Med innføringen av den nye algoritmen vil alle ansatte ha spørsmål om hvordan de skal utføre arbeidet sitt.
• Teknisk utstyr. Før implementering av EDI, må en organisasjon kjøpe utstyr og forberede ansatte til å administrere det nye systemet.
• EDI utføres ved bruk av elektronisk signatur, som er gyldig i 1 år. Sertifikater må overvåkes og oppdateres umiddelbart. Det er også nødvendig å kontrollere gyldighetsperiodene til motpartssertifikater for å unngå problemer med skattemyndighetene.

Juridisk regulering

Hva forskrifter Er elektronisk dokumentflyt mellom organisasjoner regulert? Lovgivningen til den russiske føderasjonen inkluderer føderal lov nr. 63 "Om elektronisk signatur" reglene for innsending av dokumenter til den føderale skattetjenesten er foreskrevet i rekkefølge fra finansdepartementet nr. MMV-7-2/168. EDI mellom organisasjoner utføres på grunnlag av pålegg nr. 50n fra Finansdepartementet. Reglene for utveksling av primære regnskapsdokumenter i elektronisk form er foreskrevet i Federal Tax Service ordre nr. ММВ-7-6/36@. Alle EDF-operatører i aktivitetsprosessen må ledes av ordren fra Federal Tax Service nr. ММВ-7-6/253@.

"VLSI"

Elektronisk dokumentflyt mellom SBIS-organisasjoner gir kundene følgende fordeler:

• Du kan sende dokumenter til enhver organisasjon som er registrert i Russland. Hvis motparten ikke er en deltaker i SBIS-systemet, vil en bedriftsansatt ganske enkelt kontakte en representant for organisasjonen og sende invitasjoner til å delta i systemet til sin e-post. Umiddelbart etter bekreftelse av forespørselen vil informasjonsutvekslingen mellom deltakerne gjennomføres uten mellomledd.
• Det er ikke nødvendig å installere programvare på datamaskinen. Alt du trenger er en oppdatert nettleser og Internett-tilgang.
• Du trenger ikke et spesielt program for å jobbe med data. Hvis rapporten i utgangspunktet er utarbeidet i tredjepartsprogramvare, for eksempel 1C, kan du konfigurere dataintegrasjon med SLSIS-systemet.
• Standardformen for dokumentet er ikke etablert. Du kan sende tekst, regnearkfiler, bilder osv.

SKB "Kontur"

En av de første programvareutviklerne i Russland er også engasjert i levering av utstyr ved hjelp av hvilken elektronisk dokumentflyt mellom organisasjoner utføres. Kontur har utviklet Diadoc-systemet, som brukes til å utveksle elektroniske dokumenter. En spesiell egenskap ved systemet er at tilgang til data kan fås i utlandet. Selskapet har utviklet roaming-tariffer spesielt for dette formålet. Om ønskelig kan du få tilgang til data via API.

Hva trenger du?

For å koble til EDI, må en organisasjon kjøpe:

• lisensiert programvare;
• server;
• oppdatere utstyr;
• trene ansatte;
• konfigurere og integrere EDMS for å fungere med interne applikasjoner.

Slike investeringer må gjøres for å koble elektronisk dokumentflyt mellom organisasjonen? Inkludering av teknisk støttekonsultasjon, EDMS og programvareoppdateringer i utgifter er den andre fasen av investeringen. Disse kostnadene må betales månedlig.

Konklusjon

Papirdokumentflyt erstattes av elektronisk. Det reduserer ikke bare organisasjonens kostnader for å vedlikeholde prosesser, men øker også effektiviteten til virksomheten som helhet. For at EDI skal fungere vellykket, må du tydelig formulere målene for implementering av systemet og riktig konfigurere utstyret.

Hva bør en bedrift gjøre hvis den bestemmer seg for å gå over til elektronisk dokumenthåndtering? Hva er algoritmen for handlinger, hvor skal man begynne?

Det første du må gjøre er å tenke på hvilke resultater selskapet ønsker å oppnå. Det er i dag to arbeidsområder. Dette er B2G dokumentflyt, det vil si mellom virksomheter og offentlige etater. Og B2B, det vil si utveksling av papirer mellom bedrifter. Når det gjelder B2G, snakker vi om å koble til de nødvendige offentlige etatene for et gitt foretak, avhengig av detaljene i virksomheten. Alle våre selskaper rapporterer til skattekontoret.

Da avhenger alt av aktivitetsfeltet - for eksempel handler ett selskap med alkoholholdige produkter, mens et annet, under produksjonen, på en eller annen måte påvirker miljø, et tredje firma som driver med forsikringstjenester, markedet verdifulle papirer og så videre. Vi må se på hva andre myndigheter krever rapportering. Når listen over avdelinger vi skal rapportere til er fastlagt, må vi se på hvilke forslag den elektroniske dokumenthåndteringsoperatøren kan komme med. Avhengig av dette, velger selskapet den aktuelle tariffplan. Deretter inngås en avtale, det påkrevde antall elektroniske signaturer utarbeides og nødvendig programvare, holdes seminarer for å lære hvordan du bruker denne programvaren. Det er alt som skal til – dokumentflyt med offentlige etater finner sted.

– Fortell oss mer om B2B?

Dette er som sagt den andre typen digital dokumentutveksling. Det er organisert mellom forretningsenheter. Alt avhenger av den spesifikke virksomheten. En slags generell oppskrift begynnelsen av å sende dokumenter finnes ikke her. Det er situasjoner hvor et foretak ganske enkelt er forpliktet til å bytte til elektronisk dokumenthåndtering med sine motparter bare for å overleve.

I forbindelse med at den nye normen trer i kraft fra 1. januar 2014, vil alle brukere av digital signatur uten unntak måtte kontakte et sertifiseringssenter for å erstatte nøkkelsertifikater. Foreløpig er alle virtuelle papirer signert med et gyldig sertifikat anerkjent som dokumenter sertifisert av en kvalifisert elektronisk signatur.

For eksempel: en av de store butikkjedene begynte nylig å samarbeide med sine leverandører, og utvekslet utelukkende digitale papirer. For å kunne levere produktene sine til dette nettverket, må bonden gå over til elektronisk dokumenthåndtering.

Fordeler med EDI

Er det noen fordel å bytte til EDI for små og mellomstore bedrifter? Det ser ut til at digitalt så langt bare kan gi reelle fordeler for store organisasjoner.

For små og mellomstore bedrifter er det ikke en stor oppgave å bytte til elektronisk dokumentflyt nå. Men du kan se nærmere på det, "føle" det. Hastighet på dokumentflyt - dette vil være en fordel. Men bruk av EDI handler ikke bare om relasjoner til motparter. Dette inkluderer forhold til offentlige etater, og her vil forretningsmenn bli tvunget til å flytte, det er ingen alternativer.

Et annet veldig viktig poeng som små og mellomstore bedrifter bør huske er at bruk av en elektronisk signatur på handelsplattformer er en måte å utvide virksomheten på. Fra 2014-2015 vil 15 prosent av offentlige bestillinger måtte legges ut blant små og mellomstore bedrifter. Det pågår nå et seriøst arbeid for å tiltrekke disse selskapene til å oppfylle offentlige pålegg. Og dette er en reell sjanse til å utvide virksomheten din. Hvem vil nekte å motta en kontrakt på 100-200 tusen rubler med garantert betaling?

Er det noen fordeler for små selskaper når de betaler for elektroniske dokumenthåndteringstjenester? Mange organisasjoner går tross alt ikke over til EDI på grunn av frykt for høye tariffer.

Jeg ga et eksempel i dag på seminaret: 995 rubler - et komplett spekter av tjenester for dokumenthåndtering med offentlige etater. Hvis du beregner kostnadene for å reise rundt i Moskva på offentlig transport flere ganger i året hos myndigheten der du må sende inn dokumenter, og også i begge retninger, vil utgiftsbeløpet være veldig nær kostnadene jeg kunngjorde.

Hvis en regnskapsfører ikke er datamaskinvennlig, er det mulig å gjøre en feil? Generelt, hvor vanskelig er det å jobbe med slike programmer?

Det er elementer av format og logisk kontroll. Hvis det ikke er noen ondsinnet hensikt når du oppretter et dokument, er det nesten umulig å gå glipp av. Vel, hvis noe er gjort med vilje eller brukeren er uoppmerksom, er intet program forsikret at en person vil legge inn 1.000.000 i stedet for 1000.

Digital signatur

Hvorfor har, etter din mening, overgangen til elektronisk dokumenthåndtering ennå ikke blitt utbredt? Hva skremmer bedrifter?

Er det virkelig skummelt? La oss se, i vår 63. [føderal lov av 04/06/2011 nr. 63-FZ "Om elektroniske signaturer" - ca. red.] loven formulerer begrepet tre typer digital signatur. Dette er enkelt, faktisk er det en kombinasjon av pålogging og passord. Styrket er en signatur som bruker kryptografisk beskyttelse. Og den elektroniske signaturen er kvalifisert, den som er utstedt av et akkreditert sertifiseringssenter. 90 prosent av folk i landet vårt bruker pålogging og passord. Enten i minibanker, eller på sosiale nettverk, eller i e-post. Det vil si at vi kan si at nesten alle bruker en enkel signatur.

Et slikt antall digitale signaturer som brukes i dag er upraktisk verken for sertifiseringssentre, informasjonssystemer eller brukere. Jeg håper at vi i løpet av 2014-2015 vil ha ensartethet og antall underskrifter vil gå ned.

Når det gjelder en kvalifisert signatur, brukes den fortsatt noen få steder. Men det brukes for eksempel på portalen. Og jo flere tjenester den kan tilby, jo flere mennesker vil bruke denne signaturen. Bruken begrenses ikke så mye av folks frykt som av mangelen på ressurser den kan brukes på.

Det er enda enklere i bedriftssektoren. Nå bruker omtrent halvparten av virksomhetene elektroniske rapporteringssystemer, og de er alle implementert med elektronisk signatur. Og disse selskapene ansetter de samme menneskene som ser ut til å være redde for å gå over til elektronisk dokumenthåndtering. Så denne frykten er mer som en myte enn en realitet.

– Bør vi forvente noen vesentlige endringer i lovverket innen elektronisk dokumentflyt?

Tross alt er det mange som nå snakker om ufullkommenhet i det juridiske feltet på dette området... Jeg vil ikke kalle det ufullkommenhet, dette er en normal prosess med å utvikle lovgivning. Faktisk er aktiv bruk av elektroniske signaturer i Russland bra hvis det er fem år. Naturligvis er det rett og slett umulig å danne et veletablert regelverk over en slik periode, tatt i betraktning teknologiutviklingen. En systematisk prosess med lovgivningsutvikling pågår for tiden. Fra det som er verdt å vente på: dette er den endelige ikrafttredelsen av den 63. loven om elektroniske signaturer og opphevelsen av den første loven [Federal lov av 10. januar 2002 nr. 1-FZ "On Electronic Digital Signatures". Denne normen har blitt ugyldig siden 1. juli i år – ca. red.]. Loven er forresten ganske tilstrekkelig og kompetent. Det er ingen åpenbare hull i den. Det er ganske strukturert. Vi håper at med introduksjonen vil antallet typer digitale signaturer reduseres. Nå stiller mange offentlige etater og informasjonssystemer egne krav til elektroniske signaturer, som ikke alltid er i tråd med loven.

Tilstedeværelsen av et slikt antall digitale signaturer er upraktisk verken for sertifiseringssentre, informasjonssystemer eller brukere. Tenk deg at du har fem signaturer hengende på nøkkelringen, men du må huske at en er for skattekontoret, en annen for handelsplattformen, den tredje for Rosreestr, og så videre. Jeg håper at vi i løpet av 2014-2015 vil ha ensartethet og antall underskrifter vil gå ned.