Elektronisk dokumenthåndtering (EDF)- et sett med automatiserte prosesser for å arbeide med dokumenter som sendes inn i elektronisk form uten bruk av papirmedier.

Elektroniske dokumenter i godkjente former er komponenter i alle regnskapsprogrammer, men for at et elektronisk dokument skal være juridisk anerkjent må det signeres med elektronisk signatur.

Typer elektroniske dokumenter

Et elektronisk dokument signert med en elektronisk signatur kan brukes hvis lovgivningen i Den russiske føderasjonen ikke inneholder et direkte forbud mot bruk.

Dermed kan kontrakter, ulike fakturaer, søknader, rapporter, søknader, samt følgesedler, handlinger og fakturaer være elektroniske dokumenter.

Elektroniske dokumenter er også delt inn i uformelle dokumenter og formaliserte dokumenter.

Ikke-formaliserte dokumenter - brev, kontrakter, fullmakter, teknisk dokumentasjon og annen korrespondanse - er fri for streng regulering fra statens side.

For formaliserte dokumenter i separate rettsakter Det stilles strenge krav til overføringens format og forskrifter.

Et formalisert dokument er et dokument opprettet i henhold til Federal Tax Service-formatet.

Formaliserte dokumenter påvirker direkte nøyaktigheten av skatteberegninger, så overholdelse av alle overføringsprosedyrer er viktig for dem.

Formaliserte dokumenter er for eksempel elektroniske fakturaer.

For noen primære dokumenter har Federal Tax Service of Russia utviklet et anbefalt format for et fraktbrev i TORG-12-skjemaet og et akseptsertifikat (arbeid) for tjenester.

Til tross for at det anbefalte formatet for slike dokumenter er angitt, er dette formatet som selskaper må sende disse dokumentene i elektronisk på forespørsel fra skattekontoret dersom det er nødvendig å bekrefte inntektsskatteutgifter.

Alternativer for elektronisk dokumentbehandling

Det er to alternativer for å organisere et elektronisk dokumenthåndteringssystem. Den første er å inngå en avtale om elektronisk dokumenthåndtering med motparter og utveksle dokumenter signert med elektronisk signatur via e-post. I dette tilfellet kan du bruke en enkel elektronisk signatur.

Det andre alternativet er å organisere elektronisk dokumenthåndtering gjennom en spesiell operatør.

Med denne metoden slutter selskapet seg til regelverket for utveksling av elektroniske dokumenter og kan utveksle med motparter både formaliserte dokumenter (som Federal Tax Service of Russia offisielt har godkjent formatet for) og uformelle (kontrakter, avtaler, avstemmingsrapporter, etc.) .).

Hovedfunksjoner i det elektroniske dokumenthåndteringssystemet

Hovedfunksjonene til det elektroniske dokumenthåndteringssystemet er:

registrering av dokumenter;

kontroll over utførelsen av dokumenter;

lage kataloger og jobbe med dem;

kontroll av bevegelsen av papir og elektroniske dokumenter, opprettholde historien om arbeidet med dokumenter;

opprette og redigere dokumentdetaljer;

generering av rapporter om dokumentflyten til bedriften;

importere dokumenter fra filsystemet og Internett;

lage et dokument direkte fra systemet basert på en mal (direkte integrasjon);

arbeide med dokumentversjoner, komplekse multikomponent- og multiformatdokumenter, vedlegg;

elektronisk distribusjon av dokumenter;

arbeide med dokumenter i mapper;

motta dokumenter gjennom skanning og gjenkjenning.

redusere kostnader for tilgang til informasjon og behandling av dokumenter.

Fordeler med elektronisk dokumenthåndtering

De viktigste fordelene med elektronisk dokumenthåndtering inkluderer følgende:

sentralisert, strukturert og systematisert lagring av dokumenter i et elektronisk arkiv;

redusere kostnadene for utskrift, porto og lagring av papirfakturaer;

en enhetlig tilnærming til prosedyrene for å generere og behandle et dokument (registrering, godkjenning, etc.);

reduksjon av tid for levering, registrering og godkjenning av dokumenter;

hastighet på signering av dokumenter;

muligheten til å utføre alle operasjoner med dokumenter online døgnet rundt: søk, last ned, skriv ut, avstemming, avvis, samt spor bevegelsen deres;

raskt søk etter dokumenter.

Konfidensialitet av sentralen er sikret ved dokumentkryptering.

En elektronisk digital signatur (EDS) sikrer identifikasjon av underskriveren og integriteten til de overførte dokumentene.

Leveranse elektroniske dokumenter garantert av dokumentflytoperatøren.

Implementering av elektronisk dokumenthåndteringssystem

For å betjene et elektronisk dokumenthåndteringssystem må du:

utvikle og godkjenne en prosedyre for elektronisk dokumenthåndtering;

utnevne de som er ansvarlige for vedlikeholdet;

organisere et elektronisk arkiv med mottatte og sendte dokumenter;

foreskrive i regnskapsprinsippene reglene for opprettelse, mottak og lagring av elektroniske dokumenter, oppnevne de ansvarlige for generering og signering av elektroniske dokumenter.

Hver ansatt som har fullmakt til å signere elektroniske dokumenter skal ha elektronisk signatur.

Etter å ha opprettet et elektronisk dokumenthåndteringssystem, kan ikke en organisasjon skrive ut dokumenter, men lagre dem i et elektronisk arkiv.

Om nødvendig kan dokumenter som er lagret i arkivet skrives ut for inspektører, og et dokument signert med partenes elektroniske signaturer kan presenteres, etter først å ha riktig sertifisert dem.

EDI (elektronisk dokumenthåndtering): detaljer for en regnskapsfører

• Vi går inn i EDI-æraen

  Tjenesten "1C-EDO". Fordeler med "1C-EDO" "1C-EDO"-tjenesten er den mest lønnsomme... de foretar enkeltforsendelser gjennom EDO, "1C-EDO"-tjenesten er tilgjengelig uten betaling. ... EDF deltaker identifikator." Opprette en EDF-innstillingsprofil EDF-innstillingsprofil Etter opprettelsen... fortsett til “Konfigurere en EDF”. EDF-innstillinger I vinduet som åpnes må du... utveksle dokumenter via EDF Liste over EDF-innstillinger I "EDF-innstillinger" vises sendte... regulatoriske myndigheter. EDI-arkiv Ved å bruke EDI-systemet reduserer organisasjoner kostnadene...

• Når du endrer e-postadresse og EDF-operatør, må du varsle skattemyndighetene

  Og det er flere avtaler med EDF-operatører, så for å kommunisere med dem... . Hvis et selskap bestemmer seg for å endre sin EDF-operatør, endres som regel også den elektroniske... -6/19884@. Skattemyndighetene skal også varsles om bytte av EDF-operatør I tillegg...

• 8 argumenter for å koble til elektronisk dokumenthåndtering når man jobber med et leasingselskap

  Som er utstedt av enhver akkreditert EDF-operatør. – Det er mange aktører på markedet. ...som originaler. Selve EDI-prosessen er regulert av lover Den russiske føderasjonen og... og støtte for det elektroniske dokumenthåndteringssystemet (EDF) med leietakere og er... som er utstedt av enhver akkreditert EDF-operatør. – Det er mange operatører på markedet... en enkel prosedyre. Vanligvis gir EDF-operatøren tilgang til Personlig område... I 2018 spår EDF-operatørspesialister en økning i strømmen av juridisk betydelige...

• Ansvar for sen innlevering av selvangivelse

  Inngå en avtale med operatøren for elektronisk dokumenthåndtering (EDF) om levering av tjenester for... å gi EDI med skattemyndigheten; eller gi ... autoriteten for EDF med Federal Tax Service til en autorisert representant (mellommann ...) som har en avtale med EDF-operatøren og et kvalifisert verifikasjonsnøkkelsertifikat ...

• Funksjoner ved å velge et elektronisk rapporteringssystem

  EDI-rapporteringssystemer tilbys av flere utviklere. Hver programvare...? EDI-rapporteringssystemer tilbys av flere utviklere. Hver programvare... tjeneste tilbys av mer enn hundre EDF-operatører. Hver av dem har status som... løsninger fokusert på ulike EDI-oppgaver. Angående valg av operatør...

• Hva du trenger å vite om elektroniske signaturer før du implementerer den

  På plattformen til operatøren for elektronisk dokumenthåndtering (EDF), og alle handlinger for å bruke... utveksle dokumenter, og hvilken EDF-operatør brukes av de fleste partnere for å maksimere... * antall dokumenter som overføres gjennom EDF-operatøren til eksterne motparter. Hvilke endringer venter...

I slutten av mai 2011 tok Finansdepartementet nok et skritt mot implementering av elektronisk dokumenthåndtering – det ble gitt pålegg som godkjente prosedyren for utstedelse og mottak av elektroniske fakturaer. Men for å få en reell økonomisk effekt av å bruke papirløse teknologier, er det viktig å konvertere all dokumentflyt* til elektronisk form. 1C-selskapet er klar til å gi sine brukere slike muligheter.

Den russiske føderasjonens skattekode

Kunst. 169 i den russiske føderasjonens skattekode som endret. Føderal lov av 27. juli 2010 nr. 229-FZ).

Føderal lov nr. 63-FZ av 10. januar 2002 nr. 1-FZ

datert 25.04.2011 nr. 50n

Vi går mot utveksling av elektroniske dokumenter med motparter

Behovet for å bytte til papirløse teknologier har latt vente på seg i økonomien. Innføring av elektronisk dokumentutveksling med motparter har en positiv økonomisk effekt: reduksjon av organisasjoners kostnader for forbruksvarer, posttjenester, vedlikehold av et arkiv med dokumenter på papir (kostnader til papir, personell, leie av plass til arkivet, etc.), reduserer tid for databehandling og utveksling, redusere antall feil, muligheten til raskt å søke det nødvendige dokumentet i det elektroniske arkivet.

Nå gjør staten mye i denne retningen. I 2002 ble loven "om elektronisk digital signatur" vedtatt, som fastslo den juridiske betydningen av elektroniske dokumenter signert med en elektronisk signatur. Dessverre gjaldt ikke bestemmelsene i denne loven for fakturaer, som det var en spesiell bestemmelse om i den russiske føderasjonens skattekode. Denne begrensningen er nå opphevet.

I fjor sommer ble det gjort endringer i den russiske føderasjonens skattekode som ga mulighet for å utarbeide og utstede fakturaer i elektronisk form med gjensidig samtykke fra partene i transaksjonen og tilgjengeligheten av tekniske midler og evner for å motta og behandle slike fakturaer (artikkel 169 i den russiske føderasjonens skattekode som endret av føderal lov av 27. juli 2010 nr. 229-FZ).

Den 6. april 2011 undertegnet presidenten for den russiske føderasjonen føderal lov nr. 63-FZ "Om elektroniske signaturer". Den nye loven tar sikte på å eliminere manglene i den gjeldende føderale loven av 10. januar 2002 nr. 1-FZ "On Electronic Digital Signatures", samt å utvide omfanget av bruken av elektroniske signaturer.

Og til slutt, 25. mai 2011, ble ordren fra Russlands finansdepartement datert 25. april 2011 nr. 50n "Ved godkjenning av prosedyren for utstedelse og mottak av fakturaer i elektronisk form via telekommunikasjonskanaler ved bruk av en elektronisk digital signatur" registrert hos det russiske justisdepartementet (registreringsnummer 20860) .

Det russiske justisdepartementet har registrert prosedyren for utstedelse og mottak av elektroniske fakturaer

Prosedyren slår fast at utstedelse og mottak av fakturaer i elektronisk form skjer gjennom en eller flere elektroniske dokumenthåndteringsoperatører med kompatible tekniske midler. Vær oppmerksom på at bruk av elektroniske fakturaer kun er tillatt etter gjensidig avtale mellom partene i transaksjonen. Dermed er bruk av elektroniske dokumenter en rettighet, ikke en plikt, for motparter. Prosedyren spesifiserer hvilken dag som anses som utstedelsesdato og dato for mottak av elektroniske fakturaer, og regulerer prosedyren for å foreta rettelser i disse.

Prosedyren trer i kraft fra øyeblikket den offisielle publiseringen (klausul 2 i ordren fra Russlands finansdepartementet datert 25. april 2011 nr. 50n). Faktisk kan den brukes etter opptreden av akkrediterte elektroniske dokumenthåndteringsoperatører* og godkjenning av Federal Tax Service i Russland av formatene til fakturaer, en logg over mottatte og utstedte fakturaer, en kjøpsbok og en salgsbok i elektronisk skjema (avsnitt 2 i klausul 9 i artikkel 169 i den russiske føderasjonens skattekode) .

Merk:
* Prosedyren for akkreditering av selskaper som operatører for elektronisk dokumenthåndtering må godkjennes av Russlands føderale skattetjeneste. Etter akkreditering av operatører, vil den tilsvarende utvekslingsmekanismen bli avtalt med dem og deretter støttet i de økonomiske programmene til 1C-selskapet.

I de økonomiske programmene til 1C-selskapet vil muligheten for å utarbeide og utstede fakturaer i elektronisk form bli implementert etter godkjenning av ovennevnte dokumenter og formater.

Innføringen av elektroniske fakturaer fungerte som et insentiv for en bredest mulig bruk av andre regnskaps-, skatte- og finansregnskapsdokumenter i elektronisk form.

Utveksling av elektroniske dokumenter med motparter i 1C:Enterprise 8

Allerede nå har 1C: Trade Management 8-programmet implementert muligheten til å utveksle dokumenter, hvis utvekslingsprosedyre ikke er lovregulert (for eksempel fakturaer, fakturaer, produktkataloger, prislister, bestillinger, inkludert dokumenter i fri form) . Direkte utveksling "Selger - Kjøper" er mulig fra programmet (via e-post eller en delt filkatalog på serveren).

Ved utvikling av en mekanisme for utveksling av elektroniske dokumenter i 1C:Enterprise 8, var oppgaven å implementere en enkel oppsett- og utvekslingsmekanisme med det mest praktiske grensesnittet. Dokumenter signeres digitalt og sendes til mottakeren ved å trykke på en knapp. Dersom deltakerne i utvekslingen er enige seg imellom om at ikke alle sendte dokumenter må ha juridisk betydning, er det for visse typer dokumenter mulig å ikke bruke elektronisk signatur.

For enkel bruk har systemet et innebygd hintsystem (trinn for trinn), som informerer brukeren om følgende Nødvendig handling når du arbeider med et elektronisk dokument.

For brukerens bekvemmelighet implementerer programmet også:

• fleksibel konfigurasjon av trinn i arbeid med elektroniske dokumenter i brukermodus;
• generering av et elektronisk dokument i flere generelt aksepterte formater spesifisert av brukeren;
• koble signatursertifikatet til visse typer signerte elektroniske dokumenter, samt kontrollere riktigheten av signatursertifikatet ved sending eller mottak;
• automatisk sporing av gjeldende versjon av det elektroniske dokumentet i henhold til regnskapssystemdokumentet;
• se listen over alle elektroniske dokumenter med deres korte egenskaper i forbindelse med regnskapssystemdokumentet;
• opprettholde en detaljert logg over hendelser på handlinger med elektroniske dokumenter;
• se innholdet i et elektronisk dokument på skjermen i en trykt form som er kjent for brukeren, installere en digital signatur eller sende den til forfatteren av dokumentet for revisjon, samt muligheten til å laste opp et elektronisk dokument med installerte digitale signaturer til en katalog på disken;
• sammenligning av 2 versjoner av elektroniske dokumenter.
• et eget ergonomisk skjema for behandling av elektroniske dokumenter forberedt for signatur, brutt ned av signatursertifikater fra ansvarlige ansatte i organisasjonen;
• automatisk generering av et regnskapssystemdokument basert på innholdet i det mottatte elektroniske dokumentet.

I fremtiden vil utveksling av elektroniske dokumenter med motparter implementeres i andre løsninger på 1C:Enterprise 8-plattformen.

Avslutningsvis merker vi nok en gang at med innføringen av elektronisk dokumentutveksling med motparter, blir det mulig å forbedre kvalitetsnivået på behandling og utveksling oppdatert informasjon, redusere antall feil som oppstår under "manuell" inntasting, samt redusere arbeidsintensiteten og tiden for dokumentbehandling.

Hvis det for bare noen få år siden kunne sies at den elektroniske formen for informasjonsutveksling er av interesse for avanserte gründere, kan vi i dag med sikkerhet si at elektronisk dokumentflyt mellom organisasjoner er global, og i dag er den raskeste og mest produktive måten å utveksle informasjon.

Hva er og hvordan fungerer elektronisk dokumentflyt mellom organisasjoner?

Elektronisk dokumenthåndtering (EDF) er en måte for samhandling mellom motparter ved hjelp av elektroniske kommunikasjonsmidler, lovlig etablerte og teknisk støttede moderne teknologier.

Dokumentflytsystemet mellom motparter har gått gjennom mange stadier, men dette formatet for informasjonsoverføring begynte å bli aktivt implementert da fond utenom budsjett og skattemyndigheter satte krav til generering og levering av rapporter ikke bare på papir, men også i elektronisk form .

Over tid ble fordelene ved den elektroniske metoden for behandling og overføring av informasjon til motparter verdsatt av brukerne, og dokumentflyten i elektronisk format ble omfattende.

Elektronisk dokumentflyt mellom organisasjoner: fordeler og ulemper

Næringslivet har satt pris på fordelene med elektronisk dokumenthåndtering, og i dag brukes det ikke bare til å samhandle med regulatoriske myndigheter, men også som en måte å utveksle forretningsinformasjon med forretningspartnere på, samt å overføre informasjon innad i selskapet.

Fordelene med denne typen informasjonsutveksling med motparter inkluderer:

øke hastigheten på å løse problemer og oppgjørstransaksjoner;

effektivitet, evne til å kontrollere og analysere;

optimalisering av ansattes arbeidstid;

reduksjon av kostnader til dokumentbehandlingsarbeid.

Noen ulemper med EDI kan imidlertid ikke ignoreres. I utgangspunktet forholder de seg til systemet – et programvareprodukt som gir informasjonssykluser, som også har sine ulemper. Totalt sett inkluderer ulempene:

umulig å gjøre justeringer og tillegg etter sending av dokumentet. For å rette feil, må brukeren bruke en mer kompleks prosedyre - send det tilsvarende følgebrevet med varsling og et nytt, korrigert dokument til motparten;

Programvaren oppdateres ikke automatisk - du må kjøpe flere systemoppdateringer etter hvert som de blir tilgjengelige.

Hvordan systemet fungerer

La oss definere hva elektronisk dokumentflyt mellom organisasjoner er, hvordan den fungerer og hva som er nødvendig for effektiv drift.

For øyeblikket er elektronisk dokumenthåndtering et system for å arbeide med dokumenter i en "papirløs" teknologimodus, på grunnlag av hvilken originaler genereres direkte i elektronisk form, i et spesielt valgfritt felt.

Hovedelementet i systemet er et elektronisk dokument.

For å sikre effektiv systemfunksjonalitet og sikre dets levedyktighet:

den potensielle motparten må også være koblet til det elektroniske dokumenthåndteringssystemet;

mellom de samhandlende partene må det sikres teknisk beredskap for utveksling av dokumenter i elektronisk form;

partenes handlinger må koordineres og henge sammen.

For at et dokument som er opprettet elektronisk skal få juridisk betydning, må det:

samsvarer med et spesifikt format;

bekreftes med signaturen til en offisiell eller ansvarlig person.

Hvilke dokumenter er involvert i EDF?

Tre typer dokumenter er gjenstand for elektronisk utveksling:

formalisert dokumentasjon - utarbeidet i standardiserte former regulert av lovgivningen i Den russiske føderasjonen (for eksempel - UPD, faktura, fullføringsattest, etc.);

uformelle dokumenter signert med én signatur - avsendermotparten (forretningskorrespondanse, varsler, følgebrev, etc.);

uformelle dokumenter signert samtidig av flere deltakere i systemet.

Hvordan organisere elektronisk dokumentflyt mellom organisasjoner

For å organisere arbeidet til EDI og sikre dets effektivitet, er det nødvendig å utvikle og registrere alle tekniske nyanser i en lokal forskriftslov - en spesiell EDI-forskrift.

EDI-systemet kan innebære administrative og regnskapsmessige dokumenter av ulik grad av betydning og konfidensialitet. Med dette i betraktning, i forskriften, som viser listen over dokumenter som er underlagt det elektroniske sirkulasjonssystemet, er det nødvendig å indikere hvilke av dem som er sertifisert av en enkel og hvilke av en forbedret elektronisk signatur fra en tjenestemann. Forskriften skal også inneholde en liste over personer som er autorisert til å signere dokumenter generert elektronisk.

Etter koordinering og godkjenning av forskriften, vil brukere av dokumenthåndteringssystemet måtte løse en rekke organisatoriske problemer:

velge en EDF-operatør og inngå en avtale med ham;

organisere et elektronisk arkiv - for etterfølgende lagring av mottatte og kopier av sendte elektroniske dokumenter;

legge inn informasjon om overgang til elektronisk dokumenthåndtering i det lokale normativ handling– Regnskapsprinsippene til foretaket, etter å ha utstedt dem som et tillegg til dokumentet;

tilby teknisk utstyr for driften av systemet;

løse andre organisatoriske problemer.

Hva som trengs for elektronisk dokumentflyt mellom organisasjoner

For å delta som deltaker i EDF-systemet må brukere:

koble til EDF-operatøren;

kjøpe (eller registrere en eksisterende i systemet) et elektronisk signatursertifikat, samt et kryptografisk beskyttelsesverktøy;

sammen med operatøren, koble dine potensielle motparter til din egen tjeneste;

informere motpartene dine om tilkobling som deltaker i EDI-systemet;

inngå avtaler med motparter om utveksling av dokumenter og informasjon elektronisk gjennom EDI-systemet.

Visegeneraldirektør i Taxkom LLC

De aller fleste regnskapsførere bruker spesialiserte dataprogrammer og leverer elektroniske rapporter til skattekontor og fond. Så hvorfor ikke kommunisere "elektronisk" med dine motparter? Hvorfor skrive ut bunker med papir når du kan lage og lagre elektroniske dokumenter? Vi ble fortalt hvordan dette skal gjøres av et selskap som tilbyr elektroniske dokumenthåndteringstjenester.

Igor Vladimirovich, vennligst fortell oss hva elektronisk dokumenthåndtering er?

I.V. Murashkintsev: Elektronisk dokumenthåndtering er en måte å organisere arbeidet med dokumenter på, når hoveddelen av originalene genereres i elektronisk form, uten bruk av papirmedier. Vær oppmerksom på at med slik dokumentflyt opprettes originaler i elektronisk form, og ikke bare elektroniske kopier av papirdokumenter. Elektroniske dokumenter i godkjente formater kan settes sammen i de fleste regnskapsprogrammer. Men for at et elektronisk dokument skal ha juridisk betydning, må det ikke bare overholde godkjente formater og ha obligatoriske detaljer, men også være signert med elektronisk signatur.

Etter å ha opprettet et dokument, kan du umiddelbart signere det med en elektronisk signatur i mange, men ikke alle, regnskapsprogrammer.

Dersom et elektronisk dokument sendes til en motpart, skal det sendes i samsvar med prosedyren for utveksling av elektroniske dokumenter.

Hva slags prosedyre er dette for utveksling av elektroniske dokumenter? Hvilken type elektronisk signatur bør et elektronisk dokument signeres?

Vi takker regnskapssjefen til LLC "Firm "ANIS-98"" for det foreslåtte intervjuemnet Olga Vladimirovna Saltykova, Moskva by.

I.V. Murashkintsev: Denne rekkefølgen vil være forskjellig for forskjellige dokumenter. Elektroniske fakturaer har spesielle og strengere krav. De må signeres med en forbedret kvalifisert elektronisk signatur og sendes gjennom en elektronisk dokumenthåndteringsoperatør Bestilling, godkjent. Ved pålegg fra Finansdepartementet av 25. april 2011 nr. 50n.

En forbedret kvalifisert elektronisk signatur er en analog av en organisasjons segl sammen med signaturen til den ansvarlige personen. Den er ledsaget av et kvalifisert verifikasjonsnøkkelsertifikat. Bare akkrediterte sertifiseringssentre kan utstede slike elektroniske signaturer Lov av 04.06.2011 nr. 63-FZ. Dokumenter som ble signert med en elektronisk digital signatur under den gamle EDS-loven, som ikke lenger vil være gyldig fra 1. juli Lov av 10. januar 2002 nr. 1-FZ, anses å være signert med en forbedret kvalifisert elektronisk signatur.

I visse bransjer, for eksempel i smykkeproduksjon, er det tilrådelig å overføre gjennom en operatør ikke bare eksterne, men også noen interne dokumenter i organisasjonen. Interne dokumenter trenger vanligvis ikke signeres med en forbedret kvalifisert signatur. Etter organisasjonens skjønn kan en styrket ukvalifisert eller til og med en enkel elektronisk signatur være tilstrekkelig.

Forbedrede ukvalifiserte signaturer utstedes også av sertifiseringssentre, og de kan være billigere enn kvalifiserte. En enkel signatur er et chiffer eller passord som lar deg identifisere skaperen av dokumentet. Du kan legge til en slik signatur ved å bruke dataprogram, og det vil kreve mindre utgifter enn å kjøpe en forbedret signatur.

Eksterne dokumenter, unntatt fakturaer, kan sendes til motparter med enkel e-post. Etter avtale mellom partene kan de signeres enten med en forbedret kvalifisert eller forbedret ukvalifisert elektronisk signatur. Men å bruke et spesielt elektronisk dokumenthåndteringssystem er mer praktisk, siden det lar deg umiddelbart motta varsel om at partneren din har mottatt dokumentet. Han på sin side kan umiddelbart signere den og sende den til deg.

Hva er den beste måten å begynne å implementere elektronisk dokumenthåndtering?

I.V. Murashkintsev: Vanligvis velger selskaper som har mange motparter og et stort volum ekstern dokumentflyt å gå over til å bruke elektroniske dokumenter. Siden utveksling av elektroniske dokumenter, spesielt fakturaer, kun er mulig etter gjensidig avtale mellom partene punkt 1 art. 169 Skattekode for den russiske føderasjonen, da må du først diskutere muligheten for å bytte til elektronisk dokumenthåndtering med dine vanlige motparter. Da må du velge en elektronisk dokumenthåndteringsoperatør og inngå avtale med denne. Listen over elektronisk dokumenthåndteringsoperatører inkludert i Trust Network of Federal Tax Service er lagt ut på Federal Tax Service nettsted .

Hvilke kriterier bør du se etter når du velger operatør?

I.V. Murashkintsev: Operatører for elektronisk dokumenthåndtering gir som regel muligheten til å utveksle elektroniske dokumenter med flere motparter i testmodus. Under en slik "prøvedrift" vil du kunne forstå hvilket grensesnitt som er mer praktisk for deg og om det vil være enkelt å kombinere regnskapsprogrammet ditt med operatørens dokumenthåndteringssystem.

Jo vanskeligere det er å kombinere et regnskapsprogram med et elektronisk dokumenthåndteringssystem, desto høyere blir kostnadene ved å implementere systemet. Vær også oppmerksom på prisen på å sende elektroniske dokumenter. Vanligvis er fraktkostnadene de samme som i mobil kommunikasjon: «Oppringeren», det vil si avsenderen av det elektroniske dokumentet, betaler. Elektroniske dokumenter må ofte sendes som et sett. I dette tilfellet kan det påløpe gebyr for å sende en pakke med dokumenter, for eksempel en faktura og en attest for ferdigstilt arbeid eller en faktura.

Er det nødvendig å samtidig inngå avtale med et sertifiseringssenter – en organisasjon som utsteder elektroniske signaturer?

I.V. Murashkintsev: Dette er obligatorisk for ekstern dokumentflyt. Sertifiseringssenteret skal gi alle deltakere i dokumentflyten elektroniske signaturer. Bedrifter som rapporterer elektronisk har allerede inngått slike avtaler. Hvis du kun bruker intern dokumentflyt, avhenger det av ditt ønske. Interne dokumenter kan signeres med en enkel elektronisk signatur, og i dette tilfellet er det ikke nødvendig å inngå avtale med sertifiseringsinstans.

Kan motparter bruke ulike elektroniske dokumenthåndteringssystemer? Eller er det mulig å motta dokumenter bare hvis partneren din sendte dem gjennom samme operatør?

I.V. Murashkintsev: Foreløpig er det dessverre ingen intern roaming mellom operatører. For å motta dokumenter må du derfor koble deg til samme operatør som selskapet som sender dokumentene. Så hvis dine motparter jobber gjennom forskjellige operatører, for å utveksle dokumenter med motparter, må du inngå en avtale med hver av operatørene.

Vi håper at roaming vil fungere innen dette året og da vil det være mulig å akseptere dokumenter sendt gjennom andre operatører.

Er det nødvendig å særskilt fastsette bruken av et elektronisk dokumenthåndteringssystem i kontrakter med motparter?

I.V. Murashkintsev: Nei, du trenger ikke å gjøre dette. Det er nok å utveksle vanlige e-poster (de trenger ikke å være sertifisert med elektroniske signaturer) eller papirbrev på faks, der avtalen om å bruke elektroniske dokumenter bekreftes Brev fra Finansdepartementet datert 01.08.2011 nr. 03-07-09/26. Eller for eksempel kan en av motpartene invitere en annen gjennom sin operatør, slik det skjer når man inviterer "venner" til i sosiale nettverk, og den andre er å godta denne invitasjonen. Men hvis motparten din ikke ønsker å motta dokumenter elektronisk, må du fortsette å sende dem papirdokumenter.

Vel, vi ble enige med partnerne våre, valgte en operatør eller til og med flere operatører. Hva skal jeg gjøre videre?

I.V. Murashkintsev: Nå må vi tilpasse selskapets forretningsprosesser til implementering av elektronisk dokumenthåndtering når vi jobber med entreprenører:

utvikle og godkjenne en prosedyre for elektronisk dokumenthåndtering;
utnevne de som er ansvarlige for vedlikeholdet;
organisere et elektronisk arkiv med mottatte og sendte dokumenter;
foreskrive i regnskapsprinsippene reglene for opprettelse, mottak og lagring av elektroniske dokumenter, oppnevne de ansvarlige for generering og signering av elektroniske dokumenter.

Hver ansatt som har fullmakt til å signere elektroniske dokumenter skal ha elektronisk signatur, fordi du ikke kan overføre signaturen din til andre personer.

Trenger jeg å skrive ut og lagre elektroniske dokumenter i papirform?

I.V. Murashkintsev: Nei, det er ikke nødvendig, selv om mange fortsetter å gjøre det på den gamle måten. Alle sendte og mottatte elektroniske dokumenter lagres i et elektronisk arkiv. Og det elektroniske arkivet ditt bør organiseres på en slik måte at du om nødvendig, for eksempel på forespørsel fra skattetilsynet, raskt kan finne de etterspurte dokumentene og sende dem til tilsynet elektronisk, på samme måte som elektronisk rapportering nå overføres .

Og dersom skattekontoret eller revisor ber om en papirkopi av et elektronisk dokument, vil det da være klart at dette er en kopi av det elektroniske dokumentet og at det elektroniske dokumentet er signert av partene?

I.V. Murashkintsev: Du kan skrive ut det elektroniske dokumentet og motta en papirkopi. Denne kopien vil automatisk bli skrevet ut at det er en papirkopi av et elektronisk dokument og originalen ble signert elektronisk av partene. En papirkopi, hvis den er korrekt utført, det vil si sertifisert av organisasjonens signatur og segl eller notarisert, kan brukes på samme måte som en kopi av det originale papirdokumentet.

Kan alle dokumenter opprettes elektronisk?

I.V. Murashkintsev: Dokumenter kan lages både på papir og elektronisk. Dersom et elektronisk dokument er signert med kvalifisert elektronisk signatur, tilsvarer det et papirdokument signert for hånd punkt 5 art. 9 i lov av 6. desember 2011 nr. 402-FZ; punkt 1 art. 6 i lov av 04.06.2011 nr. 63-FZ. Det er elektroniske formater godkjent av Federal Tax Service for fakturaen, fraktbrevet TORG-12 og sertifikatet for fullført arbeid. Andre dokumenter kan lages i alle formater, for eksempel tekst eller pdf.

Men det er et dokument som må utarbeides på papir. Dette er et fraktbrev. Det er ennå ikke mulig å gi muligheten til å lese den elektronisk mens du reiser.

I tillegg skal dokumenter som regulerer forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, for eksempel jobbsøknad, arbeidsavtale, også utarbeides i papirform.

Hvilke krav stilles til utstyr og datamaskiner koblet til det elektroniske dokumenthåndteringssystemet?

I.V. Murashkintsev: Det samme som for datamaskiner som elektronisk rapportering sendes fra til skattekontoret og andre tilsynsmyndigheter. Hver arbeidsplass koblet til det elektroniske dokumenthåndteringssystemet skal ha en stabil internettkanal og Crypto-Pro programmet eller et annet tilsvarende program for arbeid med elektroniske nøkler skal være installert.

Hvilke farer kan oppstå ved opprettelse og sending av elektroniske dokumenter, og hvordan unngå dem?

I.V. Murashkintsev: Etter min mening er det ingen alvorlige farer. Det eneste er at du må være veldig forsiktig, gjøre alt i tide og ikke gjøre feil i elektroniske dokumenter, spesielt fakturaer. Reglene for utstedelse og utsendelse av fakturaer er svært strenge. Og for å rette feilen i den innsendte fakturaen, må du sende den korrigerte fakturaen på nytt.

Men du kan ikke bokføre en ny faktura med en dato som allerede har passert.

Kontinuerlig nummerering av fakturaer skjer i regnskapsprogrammet. Det spiller ingen rolle om du sender papir- eller elektroniske fakturaer og om du bruker en eller flere transportører.

Hva er den omtrentlige kostnaden for å sende og motta et elektronisk dokument?

I.V. Murashkintsev: En stabil pris på markedet for disse tjenestene er bare i ferd med å dukke opp. I dag kan det variere fra 1 til 5 rubler. for å sende ett elektronisk dokument. Noen operatører krever i tillegg en abonnementsavgift. Det er vanligvis gratis å motta elektroniske dokumenter.

Uansett er det billigere enn å sende dokumenter med vanlig post, spesielt over lange avstander. I tillegg reduserer kostnadene for utskrift og lagring av papirdokumenter.

Ifølge vurderinger fra selskaper som har begynt å implementere elektronisk dokumenthåndtering, kan besparelser ved å bytte til elektronisk utveksling av dokumenter med motparter utgjøre om lag 2 % av selskapets brutto omsetning.

Hvis en bedrift planlegger å gå over til elektronisk dokumenthåndtering, vil våre anbefalinger hjelpe deg med å lage en handlingsplan. De vil fortelle deg hvordan du forhandler med entreprenører, velger leverandør og forbereder personalet på endringer i arbeidet.

Dersom et selskap skal gå over til elektronisk dokumenthåndtering (EDF) med motparter, vurder på forhånd hvilken del av dokumentene som vil kunne overføres elektronisk. Prosjektets omfang, arbeidsplanen for det, arbeidskostnader og utgifter til selskapet avhenger av dette.

Hvordan lage en arbeidsplan for overgang til elektronisk dokumenthåndtering med entreprenører

Del opp arbeidet med bedriftens overgang til elektronisk dokumenthåndtering i blokker:

• organisatoriske spørsmål;
• motparter;
• dokumentflyt;
• personale;
• forsørger;
• budsjett.

List opp hvilke oppgaver som vil bli fullført innenfor hver blokk (se.

). Juster listen om nødvendig. La oss anta at et selskap kanskje ikke trenger automatisering: det er praktisk å spore statusen for dokumentregistrering gjennom selskapets regnskapssystem, men hvis volumet av dokumentflyten ikke er stort, vil kostnadene ved automatisering ikke lønne seg.

Bestem selv i hvilken rekkefølge du skal utføre trinnene ovenfor. Noe arbeid kan utføres samtidig, for eksempel utvikling av presentasjonsmateriell for ansatte og forhandlinger med entreprenører.

Hvordan forhandle med motparter om overgang til elektronisk dokumenthåndtering

Del selskapets motparter inn i fire grupper. Hver gruppe vil måtte ta en spesiell tilnærming for å bli enige om overgangen til elektronisk dokumenthåndtering. Det er mulig at ikke alle motparter er enige, du må fortsette å utveksle papirdokumenter med dem eller avslutte samarbeidet.

Vesentlige motparter som benytter elektronisk dokumenthåndtering. Slike selskaper samarbeider allerede med sine leverandører, kanskje ikke med organisasjonene som din bedrift har til hensikt å samarbeide med. Du kan forholde deg til motparter fra denne gruppen på følgende måte:

1. Vurder om det er lurt å inngå avtale med tilbyderen som kjøperen (leverandøren) samarbeider med.

2. Finn ut om det er roaming mellom bedriftens tiltenkte leverandør og motpartens leverandør.

3. Inviter motparten til å inngå en avtale med den leverandøren din bedrift har valgt.

Vesentlige motparter som ikke bruker elektronisk dokumenthåndtering. Hvis kjøperen (leverandøren) nekter å bruke elektronisk dokumenthåndtering, og det ikke er lønnsomt for selskapet å slutte å samarbeide med ham, fortsett i henhold til ett av scenariene:

1. Bruk med en slik motpart .

2. Gjør en avtale og prøv å overbevise dem om å bruke elektronisk dokumenthåndtering.

Lover at du vil være tolerant for mulige mangler og vil bidra til å etablere elektronisk dokumentflyt i arbeidet med din bedrift.

Litenmotparter som bruker elektronisk dokumenthåndtering. De samme opsjonene kan benyttes for denne gruppen av kjøpere og leverandører som i forhold til betydelige motparter. Men det er tilrådelig å gjennomføre forhandlinger i form av korrespondanse for ikke å kaste bort ekstra tid. Dersom en ikke kan oppnås, kan det være lettere å nekte samarbeid.

Litenmotparter som ikke bruker elektronisk dokumenthåndtering. Hvis kjøperen (leverandøren) ikke er en av selskapets nøkkelpartnere, prøv å motivere ham til å bruke elektronisk dokumenthåndtering med en leverandør som passer deg. Alternativer:

1. Kunngjør at for eksempel fra begynnelsen av det nye kvartalet aksepterer og sender din bedrift kun dokumenter i elektronisk form.

2. Ta provisjon dersom motparten taper og sendte duplikater; bot dersom han leverte originaldokumenter etter fristen. Gjøre slike tiltak i forhold til kjøpere (leverandører) som ikke leverer papirer i tide.

For små selskaper som utveksler papirdokumenter, er det verdt å utarbeide en tydelig presentasjon. Hvis motparter forstår nyansene i elektronisk dokumenthåndtering, vil det være lettere å overbevise dem om å endre arbeidsprosedyren. Det er knapt mulig å møte alle bedriftens små kjøpere og leverandører, så presentasjonen vil overbevise.

Hvordan velge en leverandør av elektronisk dokumenthåndtering

Hvis et selskap har mange motparter, må det mest sannsynlig samarbeide med flere tilbydere. Prøv å minimere antallet av sistnevnte.

Velg leverandører:

• som selskapets motparter allerede jobber med og som du kan overføre et betydelig volum av transaksjoner til;
• som har maksimal roaming;
• som kan bruke selskapets signatursertifikater (hvis noen).

Prisfaktoren trenger ikke tas i betraktning. Hvis leverandøren ikke har roaming med leverandørene til dine motparter, er det ikke egnet, selv om tjenestene er billigere.

Hvordan formalisere selskapets dokumentflyt

Før du bytter til elektronisk dokumenthåndtering, må du formalisere flyttingen av firmadokumenter. Skriv eller juster etter behov:

1. Liste over dokumenter som selskapet bruker i samarbeid med motparter.

2. Gjeldende liste over tjenestemenn involvert i dokumentflyt. Vennligst angi hvem:

• oppretter et dokument - laster det opp til leverandørens personlige konto;
• signerer dokumentet. Disse ansatte vil trenge pålogging og passord for å angi sin personlige konto og elektroniske signatursertifikater;
• kontrollerer signeringen av dokumentet av motparten;
• skriver ut dokumentet og arkiverer det i en mappe eller lagrer det på firmaets server.

Denne listen må oppdateres kontinuerlig. Så snart en ansatt slutter, må den elektroniske signaturen hans kanselleres og utstedes til den nytilsatte.

Forbered og dokumenter i det interne regelverket en tidsplan for flytting av dokumenter fra opprettelsesøyeblikket til sending til arkivet (se. ).

Hvordan forberede bedriftens personell på overgangen til elektronisk dokumenthåndtering

Hvor raskt og vellykket selskapet vil bytte til , avhenger av de ansatte. For å hindre dem i å sabotere prosjektet er det viktig å ikke tvinge, men å overbevise dem om fordelene med innovasjon.

En vesentlig kostnadspost ved implementering av elektronisk dokumenthåndtering er betaling for ansattes arbeidstid, som de skal bruke på opplæring for å jobbe i nytt system og løsning av nødsituasjoner. Gjennomfør sentralisert oppsøkende og opplæringsinnsats for å redusere disse kostnadene.

Begynn å forklare og trene på forhånd – da ledelsen bestemte seg for å gå over til elektronisk dokumenthåndtering. Organisere en presentasjon som forklarer arbeidsprinsippene for alt selskapets personell, inkludert ansatte som ikke deltar i elektronisk dokumenthåndtering.

Vær spesielt oppmerksom på opplæring av underskrivere. Lag klare og detaljerte instruksjoner for dem, gjerne med skjermbilder: hvilket nettsted du skal gå til, hvilken informasjon du skal angi og hvor, hvilke knapper du skal trykke på og i hvilket øyeblikk, hvordan du arbeider med signeringssertifikatet.

Følgende argumenter vil bidra til å overbevise ansatte om å støtte prosjektet med å innføre elektronisk dokumenthåndtering:

• Når det gjelder ansvarsnivået til en tjenestemann, er en elektronisk signatur ikke forskjellig fra en fysisk;
• Elektronisk dokumenthåndtering lar deg raskt opprette og behandle dokumenter. Du trenger ikke å ringe og finne ut når motparten vil signere og sende det nødvendige dokumentet;
• dokumenter vil ikke gå tapt. Det blir lettere å finne dem.

Hvordan planlegge kostnadene ved implementering av elektronisk dokumenthåndtering

består av følgende deler:

1. Kostnaden for leverandørens tjenester er 10 000–20 000 rubler. per år, avhenger av tariffplan. Finn ut prisene og budsjettet for dem.

2. Kostnaden for et elektronisk signatursertifikat er 1000–2000 rubler. per år, avhenger av tariffplanen til sertifikatprodusenten.

3. Ansattes lønn - tilleggsbetaling eller kostnaden for tiden som ansatte ikke vil bruke på sine direkte oppgaver. Kostnadene avhenger av varigheten av oppgavene og kostnaden for én time med ansattes arbeid.

Følgende typer arbeid vil være arbeidskrevende: møter og telefonsamtaler med entreprenører, utarbeide presentasjoner og instruksjoner for entreprenører og ansatte i din bedrift, opplæring av ansatte, løsning av nødsituasjoner (se. ). Planlegg hvor lang tid det vil ta.

Budsjetter ikke bare ansattes lønn, men også sosiale bidrag fra dem.

4. Kostnaden for automatisering - avhenger av oppgavene som selskapet ønsker å løse, kompleksiteten i implementeringen av dem og kostnadene for en time med utviklerarbeid.

Tilberedt av materialer