Elektroniczne zarządzanie dokumentami (EDF)- zestaw zautomatyzowanych procesów pracy z dokumentami złożonymi w formie elektronicznej bez użycia nośników papierowych.

Dokumenty elektroniczne w zatwierdzonych formach są elementami wszystkich programów księgowych, jednak aby dokument elektroniczny mógł zostać prawnie uznany, musi zostać podpisany podpisem elektronicznym.

Rodzaje dokumentów elektronicznych

Dokument elektroniczny podpisany podpisem elektronicznym może być używany, jeżeli ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej nie zawiera bezpośredniego zakazu jego stosowania.

Zatem umowy, różnego rodzaju faktury, wnioski, raporty, wnioski, a także dowody dostawy, akty i faktury mogą być dokumentami elektronicznymi.

Ponadto dokumenty elektroniczne dzielą się na dokumenty nieformalne i dokumenty sformalizowane.

Dokumenty niesformalizowane – pisma, umowy, pełnomocnictwa, dokumentacja techniczna i pozostała korespondencja – nie podlegają ścisłym regulacjom państwa.

W przypadku sformalizowanych dokumentów oddzielnie akty prawne Określone są rygorystyczne wymagania dotyczące formatu i przepisów dotyczących transmisji.

Dokument sformalizowany to dokument utworzony zgodnie z formatem Federalnej Służby Podatkowej.

Sformalizowane dokumenty bezpośrednio wpływają na dokładność obliczeń podatkowych, dlatego ważne jest dla nich przestrzeganie wszystkich procedur transferowych.

Dokumentami sformalizowanymi są na przykład faktury elektroniczne.

W przypadku niektórych podstawowych dokumentów Federalna Służba Podatkowa Rosji opracowała zalecany format listu przewozowego w formularzu TORG-12 i świadectwa odbioru (pracy) dla usług.

Pomimo tego, że wskazany jest zalecany format takich dokumentów, jest to format, w jakim spółki muszą przesyłać te dokumenty drogą elektroniczną na żądanie urzędu skarbowego, jeżeli konieczne jest potwierdzenie wydatków z tytułu podatku dochodowego.

Opcje elektronicznego zarządzania dokumentami

Istnieją dwie możliwości zorganizowania elektronicznego systemu zarządzania dokumentami. Pierwszym z nich jest zawarcie z kontrahentami umowy o elektronicznym zarządzaniu dokumentami i wymiana dokumentów podpisanych podpisem elektronicznym za pośrednictwem poczty elektronicznej. W takim przypadku możesz skorzystać z prostego podpisu elektronicznego.

Drugą opcją jest zorganizowanie elektronicznego zarządzania dokumentami za pośrednictwem specjalnego operatora.

Dzięki tej metodzie firma dołącza do przepisów dotyczących wymiany dokumentów elektronicznych i może wymieniać z kontrahentami zarówno dokumenty sformalizowane (dla których Federalna Służba Podatkowa Rosji oficjalnie zatwierdziła format), jak i nieformalne (umowy, porozumienia, raporty pojednawcze itp. .).

Główne funkcje elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją

Główne funkcje elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją to:

rejestracja dokumentów;

kontrola nad wykonaniem dokumentów;

tworzenie katalogów i praca z nimi;

kontrola przepływu dokumentów papierowych i elektronicznych, prowadzenie historii pracy z dokumentami;

tworzenie i edycja szczegółów dokumentu;

generowanie raportów z obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie;

importować dokumenty z systemu plików i Internetu;

utworzenie dokumentu bezpośrednio z systemu na podstawie szablonu (integracja bezpośrednia);

praca z wersjami dokumentów, złożonymi dokumentami wieloskładnikowymi i wieloformatowymi, załącznikami;

elektroniczna dystrybucja dokumentów;

praca z dokumentami w folderach;

odbieranie dokumentów poprzez skanowanie i rozpoznawanie.

obniżenie kosztów dostępu do informacji i przetwarzania dokumentów.

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją

Do głównych zalet elektronicznego zarządzania dokumentami zalicza się:

scentralizowane, uporządkowane i usystematyzowane przechowywanie dokumentów w archiwum elektronicznym;

zmniejszenie kosztów drukowania, wysyłki i przechowywania faktur papierowych;

jednolite podejście do procedur generowania i przetwarzania dokumentu (rejestracja, zatwierdzenie itp.);

skrócenie czasu dostarczenia, rejestracji i zatwierdzenia dokumentów;

szybkość podpisywania dokumentów;

możliwość dokonywania dowolnych operacji na dokumentach online przez całą dobę: wyszukiwanie, pobieranie, drukowanie, uzgadnianie, odrzucanie, a także śledzenie ich ruchu;

szybkie wyszukiwanie dokumentów.

Poufność wymiany zapewnia szyfrowanie dokumentów.

Elektroniczny podpis cyfrowy (EDS) zapewnia identyfikację podpisującego i integralność przesyłanych dokumentów.

Dostawa dokumenty elektroniczne gwarantowane przez operatora obiegu dokumentów.

Wdrożenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją

Aby móc korzystać z elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją, należy:

opracować i zatwierdzić procedurę elektronicznego zarządzania dokumentacją;

wyznaczyć osoby odpowiedzialne za jego utrzymanie;

organizować elektroniczne archiwum otrzymanych i wysłanych dokumentów;

określić w polityce rachunkowości zasady tworzenia, otrzymywania i przechowywania dokumentów elektronicznych, wyznaczać osoby odpowiedzialne za generowanie i podpisywanie dokumentów elektronicznych.

Każdy pracownik uprawniony do podpisywania dokumentów elektronicznych musi posiadać podpis elektroniczny.

Po stworzeniu elektronicznego systemu zarządzania dokumentami organizacja nie może drukować dokumentów, ale przechowywać je w elektronicznym archiwum.

W razie potrzeby dokumenty przechowywane w archiwum można wydrukować dla inspektorów i przedstawić dokument podpisany elektronicznymi podpisami stron, po ich uprzednim odpowiednim potwierdzeniu.

EDI (elektroniczne zarządzanie dokumentami): dane dla księgowego

• Wkraczamy w erę EDI

  Usługa „1C-EDO”. Zalety „1C-EDO” Usługa „1C-EDO” jest najbardziej opłacalna... realizują pojedyncze przesyłki za pośrednictwem EDO, usługa „1C-EDO” jest dostępna bez płatności. … Identyfikator uczestnika EFR.” Tworzenie profilu ustawień EDF Profil ustawień EDF Po utworzeniu... przejdź do „Konfiguracja EDF”. Ustawienia EDF W oknie, które zostanie otwarte należy dokonać... wymiany dokumentów poprzez EDF Lista ustawień EDF W zakładce "Ustawienia EDF" przesłane... organy regulacyjne. Archiwum EDI Korzystając z systemu EDI, organizacje redukują koszty...

• W przypadku zmiany adresu e-mail i operatora EDF należy powiadomić organy podatkowe

  A z operatorami EDF jest kilka umów, więc komunikowanie się z nimi... . Jeśli firma decyduje się na zmianę operatora EDF, z reguły zmienia się także operatora elektronicznego... -6/19884@. O zmianie operatora EDF należy powiadomić także organy podatkowe.

• 8 argumentów za przejściem na elektroniczne zarządzanie dokumentacją podczas współpracy z firmą leasingową

  Wydawany przez dowolnego akredytowanego operatora EDF. – Na rynku jest wielu operatorów. ...jako oryginały. Sam proces EDI jest regulowany przepisami prawa Federacja Rosyjska oraz... i wsparcie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami (EDF) u najemców i jest... wydawany przez dowolnego akredytowanego operatora EDF. – Operatorów na rynku jest wielu… prosta procedura. Zazwyczaj operator EDF zapewnia dostęp do Obszar osobisty...W 2018 roku specjaliści operatora EDF przewidują wzrost przepływu prawnie istotnych...

• Odpowiedzialność za spóźnione złożenie zeznania podatkowego

  Zawrzeć z operatorem elektronicznego zarządzania dokumentami (EDF) umowę o świadczenie usług w zakresie... udostępniania EDI z organem podatkowym; lub przekazać... pełnomocnictwo do EDF w Federalnej Służbie Podatkowej upoważnionemu przedstawicielowi (pośrednikowi...), który posiada umowę z operatorem EDF oraz certyfikat kwalifikowanego klucza weryfikacyjnego...

• Cechy wyboru elektronicznego systemu raportowania

  Systemy raportowania EDI są oferowane przez kilku deweloperów. Każde oprogramowanie...? Systemy raportowania EDI są oferowane przez kilku deweloperów. Każda usługa oprogramowania... jest oferowana przez ponad stu operatorów EDF. Każde z nich ma status... rozwiązań skupionych na innych zadaniach EDI. Jeśli chodzi o wybór operatora...

• Co musisz wiedzieć o podpisie elektronicznym przed jego wdrożeniem

  Na platformie operatora elektronicznego zarządzania dokumentami (EDF) i wszelkich czynnościach związanych z wykorzystaniem... wymiany dokumentów oraz z jakiego operatora EDF korzysta większość partnerów w celu maksymalizacji... * liczby dokumentów przesyłanych za pośrednictwem operatora EDF kontrahentom zewnętrznym. Jakie zmiany czekają...

Pod koniec maja 2011 roku Ministerstwo Finansów zrobiło kolejny krok w stronę wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentami – wydano rozporządzenie zatwierdzające tryb wystawiania i otrzymywania faktur elektronicznych. Aby jednak uzyskać realny efekt ekonomiczny stosowania technologii bez papieru, ważne jest, aby cały obieg dokumentów* został przekształcony w formę elektroniczną. Firma 1C jest gotowa zapewnić swoim użytkownikom takie możliwości.

Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej

Sztuka. 169 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej z późniejszymi zmianami. Ustawa federalna z dnia 27 lipca 2010 r. nr 229-FZ).

Ustawa federalna nr 63-FZ z dnia 10 stycznia 2002 r. nr 1-FZ

z dnia 25.04.2011 nr 50n

Zmierzamy w stronę wymiany dokumentów elektronicznych z kontrahentami

Konieczność przejścia na technologie elektroniczne była w gospodarce już dawno spóźniona. Wprowadzenie elektronicznej wymiany dokumentów z kontrahentami ma pozytywny efekt ekonomiczny: zmniejszenie kosztów organizacji na materiały eksploatacyjne, usługi pocztowe, prowadzenie archiwum dokumentów w formie papierowej (koszty papieru, personelu, wynajmu powierzchni na archiwum itp.), zmniejszenie czas na przetwarzanie i wymianę danych, ograniczenie liczby błędów, możliwość szybkiego wyszukiwania wymagany dokument w archiwum elektronicznym.

Teraz państwo robi wiele w tym kierunku. W 2002 roku przyjęto ustawę „O elektronicznym podpisie cyfrowym”, która ustaliła znaczenie prawne dokumentów elektronicznych podpisanych podpisem elektronicznym. Niestety przepisy tej ustawy nie miały zastosowania do faktur, co do których istniał specjalny przepis w Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej. To ograniczenie zostało obecnie zniesione.

Latem ubiegłego roku w Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej wprowadzono zmiany przewidujące możliwość sporządzania i wystawiania faktur w formie elektronicznej za obopólną zgodą stron transakcji oraz dostępność środków technicznych i możliwości otrzymywania i przetwarzania takich faktur faktury (art. 169 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej zmienionego ustawą federalną z dnia 27 lipca 2010 r. nr 229-FZ).

W dniu 6 kwietnia 2011 r. Prezydent Federacji Rosyjskiej podpisał ustawę federalną nr 63-FZ „O podpisach elektronicznych”. Nowa ustawa ma na celu wyeliminowanie niedociągnięć obowiązującej ustawy federalnej z dnia 10 stycznia 2002 r. nr 1-FZ „O elektronicznych podpisach cyfrowych”, a także rozszerzenie zakresu stosowania podpisów elektronicznych.

I wreszcie 25 maja 2011 r. wydano zarządzenie Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 25 kwietnia 2011 r. nr 50n „W sprawie zatwierdzenia Procedury wystawiania i otrzymywania faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych z wykorzystaniem elektronicznego podpisu cyfrowego”. zarejestrowany w Ministerstwie Sprawiedliwości Rosji (numer rejestracyjny 20860).

Rosyjskie Ministerstwo Sprawiedliwości zarejestrowało procedurę wystawiania i otrzymywania faktur elektronicznych

Procedura przewiduje, że wystawianie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej odbywa się za pośrednictwem jednego lub większej liczby operatorów elektronicznego zarządzania dokumentami wyposażonych w kompatybilne środki techniczne. Informujemy, że korzystanie z faktur elektronicznych dopuszczalne jest wyłącznie za obopólną zgodą stron transakcji. Zatem korzystanie z dokumentów elektronicznych jest prawem, a nie obowiązkiem kontrahentów. Procedura określa, który dzień uważa się za datę wystawienia i datę otrzymania faktury elektronicznej oraz reguluje tryb dokonywania ich korekty.

Procedura wchodzi w życie z chwilą jej oficjalnej publikacji (ust. 2 zarządzenia Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 25 kwietnia 2011 r. nr 50n). W rzeczywistości można z niego korzystać po pojawieniu się akredytowanych operatorów elektronicznego zarządzania dokumentami* i zatwierdzeniu przez Federalną Służbę Podatkową Rosji formatów faktur, dziennika otrzymanych i wystawionych faktur, księgi zakupów i księgi sprzedaży w formie elektronicznej formularz (ust. 2 ust. 9 artykułu 169 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej) .

Notatka:
* Procedura akredytacji firm jako operatorów elektronicznego zarządzania dokumentami musi zostać zatwierdzona przez Federalną Służbę Podatkową Rosji. Po akredytacji operatorów zostanie z nimi uzgodniony odpowiedni mechanizm wymiany, a następnie wspierany w programach ekonomicznych firmy 1C.

W programach gospodarczych firmy 1C możliwość sporządzania i wystawiania faktur w formie elektronicznej zostanie wdrożona po zatwierdzeniu powyższych dokumentów i formatów.

Wprowadzenie faktur elektronicznych stanowiło zachętę do jak najszerszego wykorzystania innych dokumentów rachunkowych, podatkowych i finansowo-księgowych w formie elektronicznej.

Wymiana dokumentów elektronicznych z kontrahentami w „1C:Enterprise 8”

Już teraz w programie 1C: Trade Management 8 wdrożono możliwość wymiany dokumentów, których procedura wymiany nie jest regulowana przez prawo (na przykład faktury, faktury, katalogi produktów, cenniki, zamówienia, w tym dokumenty w dowolnej formie) . Z poziomu programu możliwa jest bezpośrednia wymiana zdań „Sprzedający – Kupujący” (poprzez e-mail lub udostępniony katalog plików na serwerze).

Podczas opracowywania mechanizmu wymiany dokumentów elektronicznych w 1C:Enterprise 8 zadaniem było zaimplementowanie prostego mechanizmu konfiguracji i wymiany z najwygodniejszym interfejsem. Dokumenty są podpisywane cyfrowo i wysyłane do odbiorcy jednym kliknięciem. Jeżeli uczestnicy wymiany uzgodnią między sobą, że nie wszystkie przesyłane dokumenty muszą mieć znaczenie prawne, wówczas w przypadku niektórych typów dokumentów możliwe jest niestosowanie podpisu elektronicznego.

Dla ułatwienia obsługi system posiada wbudowany system podpowiedzi (krok po kroku), który informuje użytkownika o następujących kwestiach konieczna akcja podczas pracy z dokumentem elektronicznym.

Dla wygody użytkowników w programie zaimplementowano także:

• elastyczna konfiguracja etapów pracy z dokumentami elektronicznymi w trybie użytkownika;
• wygenerowanie dokumentu elektronicznego w kilku ogólnie przyjętych formatach określonych przez użytkownika;
• powiązanie certyfikatu podpisu z określonymi rodzajami podpisanych dokumentów elektronicznych, a także sprawdzenie poprawności certyfikatu podpisu podczas wysyłania lub odbierania;
• automatyczne śledzenie aktualnej wersji dokumentu elektronicznego zgodnie z dokumentem systemu księgowego;
• przeglądanie listy wszystkich dokumentów elektronicznych wraz z ich krótka charakterystyka w związku z dokumentem systemu księgowego;
• prowadzenie szczegółowego rejestru zdarzeń dotyczących czynności z dokumentami elektronicznymi;
• przeglądanie zawartości dokumentu elektronicznego na ekranie w znanej użytkownikowi formie drukowanej, instalowanie podpisu cyfrowego lub przesłanie go do autora dokumentu do korekty, a także możliwość przesłania dokumentu elektronicznego z zainstalowanymi podpisami cyfrowymi do katalog na dysku;
• porównanie 2 wersji dokumentów elektronicznych.
• oddzielny ergonomiczny formularz do przetwarzania dokumentów elektronicznych przygotowanych do podpisu, z podziałem na certyfikaty podpisów odpowiedzialnych pracowników organizacji;
• automatyczne generowanie dokumentu systemu księgowego na podstawie treści otrzymanego dokumentu elektronicznego.

W przyszłości wymiana dokumentów elektronicznych z kontrahentami będzie realizowana w innych rozwiązaniach na platformie 1C:Enterprise 8.

Podsumowując, po raz kolejny zauważamy, że wraz z wprowadzeniem elektronicznej wymiany dokumentów z kontrahentami możliwa staje się poprawa poziomu jakości przetwarzania i wymiany aktualne informacje, zmniejszyć liczbę błędów napotykanych podczas „ręcznego” wprowadzania danych, a także zmniejszyć pracochłonność i czas przetwarzania dokumentów.

Jeśli jeszcze kilka lat temu można było powiedzieć, że elektroniczna forma wymiany informacji interesuje zaawansowanych przedsiębiorców, dziś można śmiało powiedzieć, że elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy organizacjami ma charakter globalny, a dziś jest najszybszym i najbardziej produktywnym sposobem wymiany Informacja.

Czym jest i jak działa elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy organizacjami?

Elektroniczne zarządzanie dokumentami (EDF) to sposób interakcji pomiędzy kontrahentami wykorzystujący elektroniczne środki komunikacji, prawnie ustanowione i wspierane technicznie nowoczesne technologie.

System przepływu dokumentów pomiędzy kontrahentami przeszedł wiele etapów, ale ten format przekazywania informacji zaczął być aktywnie wdrażany, gdy fundusze pozabudżetowe i organy podatkowe postawiły wymagania dotyczące generowania i dostarczania raportów nie tylko w formie papierowej, ale także w formie elektronicznej .

Z biegiem czasu zalety elektronicznego sposobu przetwarzania i przekazywania informacji kontrahentom docenili użytkownicy, a obieg dokumentów w formie elektronicznej stał się kompleksowy.

Elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy organizacjami: zalety i wady

Świat biznesu docenił zalety elektronicznego zarządzania dokumentami i dziś jest ono wykorzystywane nie tylko do interakcji z organami regulacyjnymi, ale także jako sposób wymiany informacji biznesowych z partnerami biznesowymi, a także przekazywania informacji wewnątrz firmy.

Do zalet tego typu wymiany informacji z kontrahentami zalicza się:

zwiększenie szybkości rozwiązywania problemów i rozliczania transakcji;

efektywność, umiejętność kontrolowania i analizowania;

optymalizacja czasu pracy personelu;

redukcja kosztów pracy związanej z przetwarzaniem dokumentów.

Nie można jednak zignorować pewnych wad EDI. Zasadniczo dotyczą one systemu - oprogramowania zapewniającego cykle informacyjne, co ma również swoje wady. W sumie wady obejmują:

brak możliwości dokonania poprawek i uzupełnień po wysłaniu dokumentu. Aby poprawić błędy, użytkownik będzie musiał zastosować bardziej złożoną procedurę - wysłać kontrahentowi odpowiedni list motywacyjny z powiadomieniem i nowy, poprawiony dokument;

Oprogramowanie nie jest aktualizowane automatycznie – należy zakupić dodatkowe aktualizacje systemu, gdy tylko staną się dostępne.

Jak działa system

Określmy, czym jest elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy organizacjami, jak działa i co jest niezbędne do jego efektywnego działania.

Obecnie elektroniczne zarządzanie dokumentami to system do pracy z dokumentami w technologii „bezpapierowej”, na podstawie której oryginały generowane są bezpośrednio w formie elektronicznej, w specjalnym opcjonalnym polu.

Głównym elementem systemu jest dokument elektroniczny.

Aby zapewnić efektywną funkcjonalność systemu i zapewnić jego żywotność:

potencjalny kontrahent musi być także podłączony do elektronicznego systemu zarządzania dokumentami;

pomiędzy współpracującymi stronami należy zapewnić gotowość techniczną do wymiany dokumentów w formie elektronicznej;

działania stron muszą być skoordynowane i wzajemnie powiązane.

Aby dokument utworzony w formie elektronicznej nabrał znaczenia prawnego, musi:

odpowiadać określonemu formatowi;

zostać poświadczone podpisem urzędnika lub osoby odpowiedzialnej.

Z jakimi dokumentami wiąże się EDI?

Elektronicznej wymianie podlegają trzy rodzaje dokumentów:

sformalizowana dokumentacja - sporządzona w standardowych formach regulowanych przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej (na przykład UPD, faktura, zaświadczenie o ukończeniu itp.);

dokumenty nieformalne podpisane jednym podpisem – kontrahent wysyłający (korespondencja handlowa, powiadomienia, listy motywacyjne itp.);

dokumenty nieformalne podpisywane jednocześnie przez kilku uczestników systemu.

Jak zorganizować elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy organizacjami

Aby zorganizować pracę EDI i zapewnić jej efektywność, konieczne jest opracowanie i zarejestrowanie wszystkich niuansów technicznych w lokalnym akcie regulacyjnym - specjalnym Rozporządzeniu EDI.

W systemie EDI mogą znajdować się dokumenty administracyjno-księgowe o różnym stopniu ważności i poufności. Mając to na uwadze, w Regulaminie wymieniając wykaz dokumentów podlegających systemowi elektronicznego obiegu dokumentów należy wskazać, które z nich są poświadczane prostym, a które wzmocnionym podpisem elektronicznym urzędnika. Regulamin musi także zawierać wykaz osób uprawnionych do podpisywania dokumentów generowanych elektronicznie.

Po skoordynowaniu i zatwierdzeniu Regulaminu użytkownicy systemu zarządzania dokumentami będą musieli rozwiązać szereg kwestii organizacyjnych:

wybrać operatora EDF i zawrzeć z nim umowę;

organizować archiwum elektroniczne - w celu późniejszego przechowywania otrzymanych i przesłanych dokumentów elektronicznych;

wprowadzić informację o przejściu na elektroniczne zarządzanie dokumentami w trybie lokalnym akt normatywny– Zasady rachunkowości przedsiębiorstwa, wydane jako dodatek do dokumentu;

zapewnić wyposażenie techniczne do obsługi systemu;

rozwiązać inne problemy organizacyjne.

Co jest potrzebne do elektronicznego przepływu dokumentów między organizacjami

Aby zostać uczestnikiem systemu EDF, użytkownicy muszą:

połączyć się z operatorem EDF;

zakupić (lub zarejestrować istniejący w systemie) certyfikat podpisu elektronicznego oraz narzędzie ochrony kryptograficznej;

wspólnie z operatorem podłącz swoich potencjalnych kontrahentów do własnego serwisu;

informować swoich kontrahentów o przyłączeniu się jako uczestnik systemu EDI;

zawierać umowy z kontrahentami o wymianę dokumentów i informacji drogą elektroniczną poprzez system EDI.

Zastępca Dyrektora Generalnego Taxkom LLC

Zdecydowana większość księgowych korzysta ze specjalistycznych programów komputerowych i przekazuje sprawozdania w formie elektronicznej do urzędu skarbowego i funduszy. Dlaczego więc nie komunikować się „elektronicznie” ze swoimi kontrahentami? Po co drukować stosy papieru, skoro można tworzyć i przechowywać dokumenty elektroniczne? Jak to zrobić, powiedziała nam firma świadcząca usługi elektronicznego zarządzania dokumentami.

Igorze Władimirowicz, powiedz nam, czym jest elektroniczne zarządzanie dokumentami?

I.V. Murashkintsev: Elektroniczne zarządzanie dokumentami to sposób organizacji pracy z dokumentami, gdy większość ich oryginałów generowana jest w formie elektronicznej, bez użycia nośników papierowych. Należy pamiętać, że przy takim obiegu dokumentów oryginały tworzone są w formie elektronicznej, a nie tylko elektroniczne kopie dokumentów papierowych. Dokumenty elektroniczne w zatwierdzonych formatach można zestawiać w większości programów księgowych. Aby jednak dokument elektroniczny miał znaczenie prawne, musi nie tylko być zgodny z zatwierdzonymi formatami i zawierać obowiązkowe dane, ale także być podpisany podpisem elektronicznym.

Po utworzeniu dokumentu możesz od razu podpisać go podpisem elektronicznym w wielu, choć nie wszystkich, programach księgowych.

W przypadku przesłania kontrahentowi dokumentu elektronicznego należy go przesłać zgodnie z procedurą wymiany dokumentów elektronicznych.

Co to za procedura wymiany dokumentów elektronicznych? Jakim rodzajem podpisu elektronicznego należy podpisać dokument elektroniczny?

Dziękujemy głównemu księgowemu LLC „Firma „ANIS-98”” za zaproponowany temat rozmowy kwalifikacyjnej Olga Władimirowna Saltykowa, Moskwa.

I.V. Murashkintsev: Kolejność ta będzie różna dla różnych dokumentów. Faktury elektroniczne mają specjalne, bardziej rygorystyczne wymagania. Muszą być podpisane wzmocnionym kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przesłane za pośrednictwem operatora elektronicznego zarządzania dokumentami Zamówienie, zatwierdzone. Zarządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 kwietnia 2011 r. nr 50n.

Udoskonalony kwalifikowany podpis elektroniczny jest odpowiednikiem pieczęci organizacji wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej. Dołączony jest do niego certyfikat kwalifikowanego klucza weryfikacyjnego. Takie podpisy elektroniczne mogą wystawiać wyłącznie akredytowane centra certyfikacji Ustawa z dnia 6 kwietnia 2011 r. nr 63-FZ. Dokumenty, które zostały podpisane elektronicznym podpisem cyfrowym zgodnie ze starą ustawą EDS, która od 1 lipca nie będzie już obowiązywać Ustawa z dnia 10 stycznia 2002 r. nr 1-FZ uważa się za opatrzone udoskonalonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

W niektórych branżach, np. przy produkcji biżuterii, wskazane jest przekazywanie za pośrednictwem operatora nie tylko dokumentów zewnętrznych, ale także niektórych dokumentów wewnętrznych organizacji. Dokumenty wewnętrzne zazwyczaj nie wymagają podpisywania udoskonalonego podpisu kwalifikowanego. Według uznania samej organizacji wystarczający może być wzmocniony niekwalifikowany lub nawet prosty podpis elektroniczny.

Udoskonalone podpisy niekwalifikowane są również wydawane przez centra certyfikacji i mogą być tańsze niż kwalifikowane. Podpis prosty to szyfr lub hasło, które pozwala zidentyfikować twórcę dokumentu. Możesz dodać taki podpis za pomocą program komputerowy i będzie wymagało mniej wydatków niż zakup ulepszonego podpisu.

Dokumenty zewnętrzne, za wyjątkiem faktur, można przesyłać do kontrahentów zwykłą pocztą elektroniczną. Za zgodą stron można je podpisać udoskonalonym kwalifikowanym lub ulepszonym niekwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ale korzystanie ze specjalnego elektronicznego systemu zarządzania dokumentami jest wygodniejsze, ponieważ pozwala natychmiast otrzymać powiadomienie, że Twój partner otrzymał dokument. On z kolei może od razu go podpisać i wysłać do Ciebie.

Od czego najlepiej zacząć wdrażanie elektronicznego zarządzania dokumentami?

I.V. Murashkintsev: Zazwyczaj firmy posiadające wielu kontrahentów i duży wolumen zewnętrznego przepływu dokumentów decydują się na przejście na korzystanie z dokumentów elektronicznych. Ponieważ wymiana dokumentów elektronicznych, w szczególności faktur, możliwa jest jedynie za obopólną zgodą stron klauzula 1 art. 169 Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej, to najpierw musisz omówić możliwość przejścia na elektroniczne zarządzanie dokumentami ze swoimi stałymi kontrahentami. Następnie należy wybrać operatora elektronicznego zarządzania dokumentami i zawrzeć z nim umowę. Lista operatorów elektronicznego zarządzania dokumentami wchodzących w skład sieci powierniczej Federalnej Służby Podatkowej jest publikowana na stronie Strona internetowa Federalnej Służby Podatkowej .

Jakimi kryteriami kierować się przy wyborze operatora?

I.V. Murashkintsev: Z reguły operatorzy elektronicznego zarządzania dokumentami zapewniają możliwość wymiany dokumentów elektronicznych z kilkoma kontrahentami w trybie testowym. Podczas takiej „próbnej pracy” będziesz mógł zrozumieć, który interfejs jest dla Ciebie wygodniejszy i czy łatwo będzie połączyć Twój program księgowy z systemem zarządzania dokumentami operatora.

Im trudniej będzie połączyć program księgowy z elektronicznym systemem zarządzania dokumentami, tym wyższy będzie koszt wdrożenia systemu. Proszę zwrócić także uwagę na cenę przesłania dokumentów w formie elektronicznej. Zwykle koszty wysyłki są takie same jak w komunikacja mobilna: „Dzwoniący”, czyli nadawca dokumentu elektronicznego, płaci. Dokumenty elektroniczne często trzeba przesyłać w komplecie. W takim przypadku może zostać naliczona opłata za przesłanie pakietu dokumentów, np. faktury i zaświadczenia o zakończeniu prac lub faktury.

Czy konieczne jest jednoczesne zawarcie umowy z centrum certyfikacji - organizacją wystawiającą podpisy elektroniczne?

I.V. Murashkintsev: Jest to obowiązkowe w przypadku zewnętrznego obiegu dokumentów. Centrum certyfikacji musi zapewnić wszystkim uczestnikom obiegu dokumentów podpisy elektroniczne. Firmy, które przekazują raporty drogą elektroniczną, zawarły już takie umowy. Jeśli korzystasz wyłącznie z wewnętrznego obiegu dokumentów, zależy to od Twoich pragnień. Dokumenty wewnętrzne można podpisać prostym podpisem elektronicznym i w tym przypadku nie ma konieczności zawierania umowy z urzędem certyfikacji.

Czy kontrahenci mogą korzystać z różnych systemów elektronicznego zarządzania dokumentami? A może można otrzymać dokumenty tylko wtedy, gdy Twój partner wysłał je za pośrednictwem tego samego operatora?

I.V. Murashkintsev: Obecnie niestety nie ma roamingu wewnętrznego pomiędzy operatorami. Dlatego, aby otrzymać dokumenty, należy połączyć się z tym samym operatorem, co firma wysyłająca dokumenty. Jeśli więc Twoi kontrahenci działają za pośrednictwem różnych operatorów, aby wymieniać dokumenty z kontrahentami, będziesz musiał zawrzeć umowę z każdym z operatorów.

Mamy nadzieję, że roaming zacznie działać już w tym roku i wówczas możliwe będzie akceptowanie dokumentów przesyłanych za pośrednictwem innych operatorów.

Czy w umowach z kontrahentami konieczne jest odrębne określenie stosowania elektronicznego systemu zarządzania dokumentami?

I.V. Murashkintsev: Nie, nie musisz tego robić. Wystarczy zwykła wymiana e-maili (nie muszą być one poświadczane podpisami elektronicznymi) lub pism papierowych faksem, gdzie zostanie potwierdzona zgoda na korzystanie z dokumentów elektronicznych Pismo Ministra Finansów z dnia 01.08.2011 nr 03-07-09/26. Lub na przykład jeden z kontrahentów może zaprosić drugiego za pośrednictwem swojego operatora, tak jak ma to miejsce w przypadku zapraszania „znajomych”. w sieciach społecznościowych, a drugim jest przyjęcie tego zaproszenia. Jeśli jednak Twój kontrahent nie chce otrzymywać dokumentów drogą elektroniczną, będziesz musiał kontynuować przesyłanie mu dokumentów papierowych.

Cóż, zgodziliśmy się z naszymi partnerami, wybraliśmy operatora lub nawet kilku operatorów. Co zrobic nastepnie?

I.V. Murashkintsev: Teraz musimy dostosować procesy biznesowe firmy do wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentacją podczas współpracy z kontrahentami:

opracować i zatwierdzić procedurę elektronicznego zarządzania dokumentacją;
wyznaczyć osoby odpowiedzialne za jego utrzymanie;
organizować elektroniczne archiwum otrzymanych i wysłanych dokumentów;
określić w polityce rachunkowości zasady tworzenia, otrzymywania i przechowywania dokumentów elektronicznych, wyznaczać osoby odpowiedzialne za generowanie i podpisywanie dokumentów elektronicznych.

Każdy pracownik uprawniony do podpisywania dokumentów elektronicznych musi posiadać podpis elektroniczny, gdyż nie ma możliwości przeniesienia swojego podpisu na inne osoby.

Czy muszę drukować i przechowywać dokumenty elektroniczne w formie papierowej?

I.V. Murashkintsev: Nie, nie jest to konieczne, chociaż wielu nadal robi to w staromodny sposób. Wszystkie wysłane i otrzymane dokumenty elektroniczne są przechowywane w archiwum elektronicznym. Twoje archiwum elektroniczne powinno być zorganizowane w taki sposób, aby w razie potrzeby, na przykład na żądanie inspekcji podatkowej, można było szybko znaleźć żądane dokumenty i przesłać je do inspekcji drogą elektroniczną, w ten sam sposób, w jaki obecnie przesyłane jest raportowanie elektroniczne .

A jeśli urząd skarbowy lub audytor zażąda papierowej kopii dokumentu elektronicznego, czy będzie jasne, że jest to kopia dokumentu elektronicznego i że dokument elektroniczny jest podpisany przez strony?

I.V. Murashkintsev: Możesz wydrukować dokument elektroniczny i otrzymać kopię papierową. Kopia ta zostanie automatycznie wydrukowana tak, że jest to papierowa kopia dokumentu elektronicznego, a oryginał został podpisany elektronicznie przez strony. Kopia papierowa, jeśli jest prawidłowo wykonana, to znaczy poświadczona podpisem i pieczęcią organizacji lub potwierdzona notarialnie, może być używana w taki sam sposób, jak kopia oryginalnego dokumentu papierowego.

Czy wszystkie dokumenty można tworzyć elektronicznie?

I.V. Murashkintsev: Dokumenty mogą być tworzone zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jeżeli dokument elektroniczny jest opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest on równoznaczny z dokumentem papierowym podpisanym odręcznie klauzula 5 art. 9 ustawy z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ; klauzula 1 art. 6 ustawy z dnia 04.06.2011 nr 63-FZ. Istnieją zatwierdzone przez Federalną Służbę Podatkową formaty elektroniczne faktury, listu przewozowego TORG-12 i zaświadczenia o zakończeniu pracy. Inne dokumenty można utworzyć w dowolnym formacie, np. tekstowym lub pdf.

Ale istnieje dokument, który należy sporządzić na papierze. To jest list przewozowy. Nie ma jeszcze możliwości zapewnienia możliwości jego elektronicznego odczytania w podróży.

Ponadto dokumenty regulujące relację pracodawca-pracownik, np. podanie o pracę, umowa o pracę, również muszą być sporządzone w formie papierowej.

Jakie są wymagania wobec sprzętu i komputerów podłączonych do systemu elektronicznego zarządzania dokumentami?

I.V. Murashkintsev: Tak samo jak w przypadku komputerów, z których elektroniczne raporty przesyłane są do urzędu skarbowego i innych organów regulacyjnych. Każde stanowisko pracy podłączone do systemu elektronicznego zarządzania dokumentami musi posiadać stabilny kanał internetowy oraz musi być zainstalowany program Crypto-Pro lub inny podobny program do pracy z kluczami elektronicznymi.

Jakie niebezpieczeństwa mogą się pojawić podczas tworzenia i przesyłania dokumentów elektronicznych i jak ich uniknąć?

I.V. Murashkintsev: Moim zdaniem nie ma poważnych zagrożeń. Jedyną rzeczą jest to, że trzeba być bardzo ostrożnym, robić wszystko na czas i nie popełniać błędów w dokumentach elektronicznych, zwłaszcza fakturach. Przepisy dotyczące wystawiania i przesyłania faktur są bardzo rygorystyczne. Aby skorygować błąd w przesłanej fakturze, należy ponownie przesłać poprawioną fakturę.

Nie można jednak zaksięgować nowej faktury z datą, która już minęła.

W programie księgowym następuje ciągła numeracja faktur. Nie ma znaczenia, czy wysyłasz faktury w formie papierowej czy elektronicznej i czy korzystasz z jednego, czy kilku przewoźników.

Jaki jest przybliżony koszt przesłania i odbioru dokumentu elektronicznego?

I.V. Murashkintsev: Stabilna cena na rynku tych usług dopiero się kształtuje. Dziś może wynosić od 1 do 5 rubli. za przesłanie jednego dokumentu elektronicznego. Niektórzy operatorzy pobierają dodatkowo opłatę abonamentową. Otrzymywanie dokumentów elektronicznych jest zazwyczaj bezpłatne.

W każdym razie jest to tańsze niż wysyłanie dokumentów pocztą, szczególnie na duże odległości. Ponadto zmniejszenie kosztów drukowania i przechowywania dokumentów papierowych.

Z opinii firm, które rozpoczęły wdrażanie elektronicznego zarządzania dokumentami, wynika, że ​​oszczędności przy przejściu na wymianę dokumentów z kontrahentami drogą elektroniczną mogą wynieść około 2% obrotu brutto firmy.

Jeśli firma planuje przejść na elektroniczne zarządzanie dokumentami, nasze rekomendacje pomogą Ci stworzyć plan działania. Podpowiedzą jak negocjować z wykonawcami, wybrać dostawcę i przygotować kadrę na zmiany w pracy.

Jeśli firma zamierza przejść na elektroniczne zarządzanie dokumentami (EDF) z kontrahentami, należy z góry ocenić, jaka część dokumentów będzie mogła być przesyłana elektronicznie. Od tego zależy skala projektu, plan pracy, koszty pracy i wydatki firmy.

Jak sporządzić plan pracy dotyczący przejścia na elektroniczne zarządzanie dokumentacją z kontrahentami

Podziel pracę nad przejściem firmy na elektroniczne zarządzanie dokumentacją na bloki:

• sprawy organizacyjne;
• kontrahenci;
• obieg dokumentów;
• personel;
• dostawca;
• budżet.

Wypisz zadania do wykonania w ramach każdego bloku (patrz.

). W razie potrzeby dostosuj listę. Załóżmy, że firma może nie potrzebować automatyzacji: wygodnie jest śledzić status rejestracji dokumentów za pośrednictwem systemu księgowego firmy, ale jeśli wielkość przepływu dokumentów nie jest duża, koszty automatyzacji się nie zwrócą.

Zdecyduj sam, w jakiej kolejności wykonać powyższe kroki. Część prac można wykonywać jednocześnie, np. opracowywanie materiałów prezentacyjnych dla pracowników i negocjacje z wykonawcami.

Jak negocjować z kontrahentami w sprawie przejścia na elektroniczne zarządzanie dokumentami

Podziel kontrahentów firmy na cztery grupy. Każda grupa będzie musiała przyjąć specjalne podejście, aby uzgodnić przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentami. Możliwe, że nie wszyscy kontrahenci się zgodzą, będziesz musiał kontynuować wymianę dokumentów papierowych z nimi lub zakończyć współpracę.

Istotni kontrahenci korzystający z elektronicznego zarządzania dokumentami. Takie firmy już współpracują ze swoimi dostawcami, być może nie z organizacjami, z którymi Twoja firma zamierza współpracować. Z kontrahentami z tej grupy możesz postępować w następujący sposób:

1. Zastanów się, czy wskazane jest zawarcie umowy z dostawcą, z którym współpracuje kupujący (dostawca).

2. Dowiedz się, czy istnieje roaming pomiędzy dostawcą docelowym Twojej firmy a dostawcą kontrahenta.

3. Zaproś kontrahenta do zawarcia umowy z wybranym przez Twoją firmę dostawcą.

Istotni kontrahenci nie korzystający z elektronicznego zarządzania dokumentami. Jeżeli kupujący (dostawca) odmówi korzystania z elektronicznego zarządzania dokumentacją, a zaprzestanie z nim współpracy przez firmę będzie nieopłacalne, należy postępować według jednego ze scenariuszy:

1. Skorzystaj z takiego kontrahenta .

2. Umów się na spotkanie i spróbuj przekonać ich do korzystania z elektronicznego zarządzania dokumentami.

Obiecaj, że będziesz tolerancyjny wobec ewentualnych niedociągnięć i pomożesz w ustanowieniu elektronicznego obiegu dokumentów we współpracy z Twoją firmą.

Małykontrahentów korzystających z elektronicznego zarządzania dokumentami. W stosunku do tej grupy odbiorców i dostawców można zastosować te same opcje, co w przypadku znaczących kontrahentów. Wskazane jest jednak prowadzenie negocjacji w formie korespondencyjnej, aby nie tracić dodatkowego czasu. Jeśli nie uda się osiągnąć porozumienia, łatwiej będzie odmówić współpracy.

Małykontrahentów, którzy nie korzystają z elektronicznego zarządzania dokumentami. Jeśli kupujący (dostawca) nie jest jednym z kluczowych partnerów firmy, spróbuj zmotywować go do korzystania z elektronicznego zarządzania dokumentami u dogodnego dla Ciebie dostawcy. Opcje:

1. Ogłoś, że np. od początku nowego kwartału Twoja firma przyjmuje i wysyła dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej.

2. Weź prowizję, jeśli kontrahent przegra i wysłał duplikaty; grzywny, jeśli przedłożył oryginały dokumentów po terminie. Stosuj takie środki w stosunku do odbiorców (dostawców), którzy nie przekazują dokumentów w terminie.

Dla małych firm wymieniających dokumenty papierowe warto przygotować przejrzystą prezentację. Jeśli kontrahenci zrozumieją niuanse elektronicznego zarządzania dokumentami, łatwiej będzie ich przekonać do zmiany trybu pracy. Niemożliwe jest poznanie wszystkich małych odbiorców i dostawców firmy, dlatego prezentacja będzie przekonywająca.

Jak wybrać dostawcę elektronicznego zarządzania dokumentami

Jeśli firma ma wielu kontrahentów, najprawdopodobniej będzie musiała współpracować z kilkoma dostawcami. Spróbuj zminimalizować liczbę tych ostatnich.

Wybierz dostawców:

• z którymi kontrahenci firmy już współpracują i któremu możesz przekazać znaczny wolumen transakcji;
• które mają maksymalny roaming;
• które mogą korzystać z certyfikatów podpisu firmy (jeśli istnieją).

Nie trzeba brać pod uwagę czynnika ceny. Jeśli dostawca nie ma roamingu u dostawców Twoich kontrahentów, nie jest to odpowiednie, nawet jeśli jego usługi są tańsze.

Jak sformalizować obieg dokumentów w firmie

Przed przejściem na elektroniczne zarządzanie dokumentami należy sformalizować obieg dokumentów firmowych. Skomponuj lub dostosuj, jeśli to konieczne:

1. Lista dokumentów, z których korzysta firma podczas współpracy z kontrahentami.

2. Aktualna lista urzędników zaangażowanych w obieg dokumentów. Proszę wskazać kto:

• tworzy dokument – ​​przesyła go na konto osobiste dostawcy;
• podpisuje dokument. Pracownicy ci będą potrzebowali loginu i hasła, aby wejść na swoje konto osobiste oraz certyfikatów podpisu elektronicznego;
• kontroluje podpisanie dokumentu przez kontrahenta;
• drukuje dokument i archiwizuje go w folderze lub zapisuje na serwerze firmowym.

Lista ta musi być stale aktualizowana. Zaraz po odejściu pracownika jego podpis elektroniczny musi zostać unieważniony i wydany nowo powołanej osobie.

Przygotuj i udokumentuj w regulaminie wewnętrznym harmonogram przepływu dokumentów od momentu ich utworzenia do przesłania do archiwum (patrz. ).

Jak przygotować personel firmy do przejścia na elektroniczne zarządzanie dokumentacją

Jak szybko i skutecznie firma przejdzie na , zależy od pracowników. Aby zapobiec sabotowaniu projektu, ważne jest, aby nie zmuszać, ale przekonać o korzyściach płynących z innowacji.

Istotną pozycją kosztową przy wdrażaniu elektronicznego zarządzania dokumentami jest zapłata za czas pracy pracowników, który przeznaczą oni na szkolenia przygotowujące do pracy nowy system i rozwiązywanie sytuacji awaryjnych. Przeprowadzić scentralizowane działania informacyjne i szkoleniowe, aby zmniejszyć te koszty.

Zacznij wyjaśniać i szkolić z wyprzedzeniem – kiedy kierownictwo zdecydowało się przejść na elektroniczne zarządzanie dokumentami. Zorganizuj prezentację wyjaśniającą zasady pracy całego personelu firmy, w tym pracowników, którzy nie uczestniczą w elektronicznym zarządzaniu dokumentacją.

Zwróć szczególną uwagę na szkolenie sygnatariuszy. Stwórz dla nich jasne i szczegółowe instrukcje, najlepiej ze zrzutami ekranu: na którą stronę wejść, jakie informacje wpisać i gdzie, jakie przyciski nacisnąć i w jakim momencie, jak pracować z certyfikatem podpisującym.

Do wsparcia projektu wprowadzenia elektronicznego zarządzania dokumentami pomogą przekonać pracowników następujące argumenty:

• Pod względem zakresu odpowiedzialności urzędnika podpis elektroniczny nie różni się od podpisu fizycznego;
• Elektroniczne zarządzanie dokumentami pozwala na szybkie tworzenie i przetwarzanie dokumentów. Nie musisz dzwonić i dowiedzieć się, kiedy kontrahent podpisze i wyśle ​​wymagany dokument;
• dokumenty nie zostaną utracone. Łatwiej będzie je znaleźć.

Jak zaplanować koszty wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentami

składa się z następujących części:

1. Koszt usług dostawcy wynosi 10 000–20 000 rubli. rocznie, zależy od planu taryfowego. Poznaj ich ceny i budżet.

2. Koszt certyfikatu podpisu elektronicznego wynosi 1000–2000 rubli. rocznie, zależy od planu taryfowego producenta certyfikatu.

3. Wynagrodzenia pracowników – dodatkowa opłata lub koszt czasu, który pracownik spędzi nie na swoich bezpośrednich obowiązkach. Koszty uzależnione są od czasu trwania zadań oraz kosztu jednej godziny pracy pracownika.

Pracochłonne będą następujące rodzaje prac: spotkania i rozmowy telefoniczne z kontrahentami, przygotowywanie prezentacji i instrukcji dla wykonawców i pracowników Twojej firmy, szkolenie pracowników, rozwiązywanie sytuacji awaryjnych (patrz. ). Zaplanuj, ile czasu to zajmie.

Budżetuj nie tylko pensje pracowników, ale także składki na ubezpieczenia społeczne od nich.

4. Koszt automatyzacji – zależy od zadań, jakie firma chce rozwiązać, złożoności ich realizacji oraz kosztu godziny pracy programisty.

Przygotowane z materiałów