Obecnie wymiana dokumentów pomiędzy podmiotami gospodarczymi a osobami fizycznymi stopniowo przechodzi z wersji papierowej na elektroniczną. Elektroniczny system zarządzania dokumentami ma szereg zalet w stosunku do zwykłego papieru – oszczędza czas i zwiększa efektywność podejmowanych decyzji. EDMS można zbudować zarówno wewnątrz firmy, jak i pomiędzy różnymi firmami za pośrednictwem Internetu.

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją to system procesów przetwarzania dokumentów w formie elektronicznej. Większość nowoczesnych programów księgowych i kadrowych może generować dokumenty elektroniczne w standardowym formacie ustalonym na poziomie legislacyjnym. Aby jednak taki dokument miał moc prawną, musi zostać podpisany przez obie strony podpisem elektronicznym.

Elektroniczny obieg dokumentów można podzielić na dwa duże typy – wymianę dokumentów wewnątrz firmy lub pomiędzy różnymi firmami za pośrednictwem kanałów komunikacji. Istnieje możliwość połączenia tych dwóch systemów w jeden globalny.

Stosowanie elektronicznego zarządzania dokumentacją w firmie wymaga zakupu niezbędnego pakietu oprogramowania (platforma EDW), a także sprzętu do jego obsługi (sprzęt sieciowy, serwer itp.).

Do wymiany dokumentów pomiędzy dwiema firmami niezbędny jest operator elektronicznego zarządzania dokumentami. Gwarantuje dostarczenie wiadomości, kontroluje format wysyłanych dokumentów, wymaga poświadczenia pracy z danymi podpisem elektronicznym, przechowuje archiwum dokumentów.

Uwaga! Jedną z takich usług jest. Dokumenty otrzymane za jego pośrednictwem mają znaczenie prawne, jeżeli są opatrzone znakiem pochodzącym z podpisu elektronicznego obu stron obiegu dokumentów.

Zalety i wady EDI

Główne zalety

Elektroniczne zarządzanie dokumentami ma niezaprzeczalną przewagę nad papierem:

• Usprawnienie pracy biurowej – system nie pozwoli na przypisanie tego samego numeru do różnych dokumentów, gdyż stanie się to uporządkowane i automatyczne;
• Śledzenie położenia każdego dokumentu - w każdej chwili możesz dowiedzieć się, kto dokładnie pracuje z dokumentem. Pracownik nie będzie mógł go uszkodzić ani zgubić. Dokument usunięty przypadkowo lub celowo nadal można przywrócić;
• Przyspieszenie przetwarzania dokumentów – jeśli działy firmy są rozproszone po kilku budynkach, wówczas dokument papierowy należy tam osobiście zanieść do akceptacji. Z EDI wymagany dokument dociera do pracownika w ułamku sekundy;
• Wygodna praca z wersjami - podczas edycji system zapisuje każdą wersję. W razie potrzeby możesz śledzić, kto i kiedy wprowadził zmiany w dokumencie;
• Całodobowy zdalny dostęp – w razie potrzeby dostęp do systemu EDF można zorganizować przez Internet z dowolnego komputera na świecie. Pracownik może pracować z dokumentami podczas podróży służbowej, urlopu lub zwolnienia lekarskiego;
• Planowanie pracy – podając datę utworzenia i datę realizacji, możesz zaplanować realizację przychodzących dokumentów według kolejki;
• Wyszukiwanie dokumentów - możesz przeszukiwać ogólną bazę dokumentów za pomocą słów kluczowych i wyrażeń;
• Oszczędność papieru – nie ma potrzeby drukowania wszystkich dokumentów w wymaganej ilości.

Główne wady

Pomimo oczywistych zalet, systemy EDI mają również wady, które mogą powstrzymać firmę przed ich wdrożeniem.

Obejmują one:

• Trzeba wydać gotówka na zakup systemu, który w zależności od liczby użytkowników może wynieść nawet 100 tysięcy rubli;
• Po zakupie instalacja, wdrożenie i debugowanie zajmuje dużo czasu;
• Konieczne jest przeszkolenie wszystkich użytkowników, którzy będą w to zaangażowani;
• Zapewnienie bezpieczeństwa systemu – ograniczenie dostępu pomiędzy użytkownikami, wystawienie niezbędnych podpisów elektronicznych, zabezpieczenie przed penetracją z zewnątrz;
• Firma musi mieć w składzie administratora, który będzie monitorował funkcjonowanie systemu, wykonywał czynności serwisowe i rozwiązywał problemy użytkowników;
• W celu ochrony informacji konieczne jest przeprowadzenie kopia zapasowa bazy danych z dokumentami;
• Jeżeli w firmach partnerskich nie ma możliwości korzystania z EDI, konieczne jest zapewnienie istnienia zarówno systemu elektronicznego, jak i papierowego.

Funkcjonalność elektronicznego zarządzania dokumentami

Każdy system zarządzania dokumentami musi zapewniać wykonanie wielu działań:

• Pracuj z dowolnymi typami dokumentów - twórz je, sporządzaj, przetwarzaj, rejestruj, monitoruj ich realizację, koordynuj itp.;
• Organizuj obieg dokumentów – wyznaczaj trasy wewnątrz firmy, ograniczaj dostęp pomiędzy poszczególnymi użytkownikami, zapewniaj możliwość pracy z jednym dokumentem kilku osobom jednocześnie;
• Organizuj archiwum dokumentów z możliwością ich wyszukiwania i przechowywania.

Uwaga! Elektroniczne zarządzanie dokumentami powinno zapewniać taką samą możliwość pracy z dokumentami jak tradycyjny papier.

Duże rozwinięte systemy dają możliwości:

• Rejestracja wszystkich przekazywanych dokumentów – przychodzących, wychodzących, wewnętrznych, z ich dalszym przekierowaniem do menadżera;
• Zapewnij jednolitą procedurę pracy z dokumentami w każdym oddziale firmy;
• Pracuj z dokumentem indywidualnie i zespołowo;
• Wymiana dokumentów pomiędzy działami i konkretnymi pracownikami;
• Ogranicz dostęp do dokumentów;
• Używaj standardowych formularzy dla wszystkich dokumentów;
• Kontroluj, czy zatwierdzenie, wykonanie i inne prace z dokumentem zostaną zakończone terminowo;
• Generowanie raportów - analitycznych, statystycznych itp.;
• Organizuj przechowywanie archiwalne z rejestracją daty i godziny dostępu użytkownika.

Czy można połączyć obieg dokumentów papierowych z elektronicznym?

Po przejściu na elektroniczny obieg dokumentów w organizacji, na początku nadal nie będzie możliwa całkowita rezygnacja z dokumentów papierowych.

Może się to zdarzyć z kilku powodów:

• Nie wszyscy kontrahenci korzystają z EDI;
• Przedsiębiorstwo posiada już w archiwum dużą ilość dokumentów papierowych.

Istnieją jednak zasadnicze różnice w pracy z dokumentami elektronicznymi i papierowymi. Przykładowo dokument papierowy trzeba wydrukować i przedstawić kierownikowi do podpisu, natomiast dokument elektroniczny trzeba podpisać w samym systemie. Papierowe dokumenty księgowe wysyłane do kontrahenta mogą zaginąć w poczcie w trakcie przesyłki, natomiast elektroniczne dotrą do adresata.

Główną różnicą pomiędzy pracą z obydwoma typami dokumentów jest sposób ich przechowywania. Dokumenty elektroniczne natychmiast trafiają do systemu, gdzie wszyscy użytkownicy mogą z nimi pracować. W przypadku dokumentów papierowych należy nadal zorganizować archiwum, w którym będą przechowywane w uporządkowany sposób. Jednocześnie po dotarciu do firmy należy zeskanować dokument papierowy i tę zeskanowaną kopię załadować do systemu w celu dalszej pracy.

Uwaga! Tym samym praca w firmie nadal powinna odbywać się wyłącznie drogą elektroniczną. Jeśli dotrze dokument papierowy, zobaczą go tylko ci, którzy go otrzymają lub podpiszą. Jednocześnie praca z kopią elektroniczną pozwala zabezpieczyć oryginał przed niemal każdą utratą i pozwala na jednoczesną pracę z nim kilku użytkownikom.

Jakie programy EDI istnieją?

Na rynku dostępnych jest wiele systemów zarządzania dokumentami, każdy ma swoje zalety i wady. Najpopularniejsze systemy:

Interakcja dokumentu elektronicznego z innymi programami

Zajmując swoje miejsce w elektronicznym środowisku organizacji, system EDI musi w trakcie działania swobodnie wspierać inne, już w nim działające aplikacje biznesowe. Na przykład konieczne jest swobodne przetwarzanie dokumentów księgowych - faktur, ustaw, faktur, pełnomocnictw itp.

Ponadto system elektronicznego zarządzania dokumentami musi współpracować spójnie ze wszystkimi i operować tymi samymi danymi. Dlatego konieczne jest, aby system obsługiwał katalogi wykorzystywane w środowisku elektronicznym i mógł aktualizować w nich zawarte dane.

Ponadto należy wziąć pod uwagę pracę z danymi zewnętrznymi - pocztą elektroniczną, platformami handlowymi itp.

Wybierając system elektronicznego zarządzania dokumentacją, należy zwrócić uwagę na możliwości jego interakcji z innymi narzędziami i źródłami danych dostępnymi w przedsiębiorstwie. Zazwyczaj popularne, a przez to aktywnie rozwijające się systemy, zawierają wiele modułów dla najpopularniejszych programów - 1C, Parus, Oracle i wielu innych.

Na przykład program do zarządzania dokumentami elektronicznymi 1C może umożliwiać generowanie, odbieranie i wysyłanie elektronicznych dokumentów księgowych bezpośrednio z niego, potwierdzając je kwalifikowanym podpisem.

Zarządzanie dokumentami papierowymi staje się przestarzałe. Dokumenty papierowe giną od dostawców, po dostarczeniu do kontrahenta lub od klienta. Trzeba ponownie wydrukować, podpisać i wysłać dokumenty. Wszystko to to czas i pieniądze.

Wiele osób powstrzymuje się przed przejściem na elektroniczne zarządzanie dokumentami prawnymi (EDF) jedynie ze względu na wątpliwości, czy będzie to tańsze niż papier; że możliwe będzie odpowiednie i optymalne przeniesienie procesów biznesowych do formy elektronicznej; że nie będzie to kosztować wygórowanych sum pieniędzy i szereg innych kwestii. Mamy nadzieję, że ten materiał odpowie na nie i stanie się punktem wyjścia do przejścia na EDI.

Porównajmy papier
i dokumenty elektroniczne

Kluczowe pytania na początku każdego projektu: ile to kosztuje i co się stanie na końcu. Dla firm ważne jest, aby wiedziały, ile będzie kosztować wdrożenie EDI i jakich rezultatów mogą się spodziewać. Porównajmy niektóre wskaźniki.

Pieniądze Czas

	Obieg dokumentów papierowych	Elektroniczne zarządzanie dokumentacją
Cena fabryczna	dokument papierowy na 1 arkusz formatu A4 – około 1,5 opakowania dokumentów papierowych, co średnio przypada na 6 arkuszy formatu A4 – 9.	dokument elektroniczny o dowolnej objętości - 0 pakiet dokumentów elektronicznych o dowolnej objętości - 0 .
Załatwić	pocztą - od 40-60, kurierem - kilkukrotnie drożej, w większości przypadków - ponad 10 razy, w zależności od kontrahenta i miejsca przeznaczenia.	bezpłatna skrzynka odbiorcza. Wychodzące od 5 do 9 w zależności od operatora EDF. Nie zależy od odległości geograficznej.
Archiwum	pomieszczenia na stale rozrastające się archiwum - ceny wynajmu uzależnione są od powierzchni i regionu.	Warunki przechowywania dokumentów elektronicznych zależą od operatora EFR. SKB Kontur przechowuje dokumenty bezpłatnie i bezterminowo.

	Obieg dokumentów papierowych	Elektroniczne zarządzanie dokumentacją
Przygotowanie dokumentów	Wydruk, podpisanie, opieczętowanie paczki dokumentów – od jednego do kilku dni, w zależności od obecności lub nieobecności osoby upoważnionej do podpisywania dokumentów w miejscu pracy. Kiedy dokumentów wychodzących jest dużo, wszyscy pracownicy księgowi zajmują się ich przygotowywaniem przez kilka dni w miesiącu.	Podpisanie dokumentów elektronicznych przez upoważnionego pracownika zajmuje kilka minut. Powiadomienia o nowych dokumentach przyspieszają podpisywanie, a masowe akcje w systemach EDI pozwalają na podpisanie wielu dokumentów „jednym kliknięciem”.
Załatwić	W zależności od kierunku: pocztą – od kilku dni do dwóch tygodni; przesyłką kurierską - od jednego do czterech dni.	Niezależnie od regionu odbiorca otrzymuje dokumenty już po kilku sekundach od wysłania.
Zwrot podpisanych egzemplarzy	W zależności od kierunku: pocztą – od kilku dni do miesiąca; przesyłką kurierską - od jednego do czterech dni.	Nie wymaga czasu. Po podpisaniu przez kontrahenta dokumentu EPC obie strony mają dostęp do podpisanego oryginału dokumentu. W Diadoc za podpisanie dokumentu przychodzącego nie pobiera się żadnych opłat.

Przy przepływie dokumentów 500 dokumentów rocznie
zaoszczędzisz 22 250

Korzystając z dokumentów papierowych, Twoje roczne koszty wyniosą 25 750, natomiast przy przepływie dokumentów przez Diadoc 3500.

Wybór metody pracy z EDF

Wdrożenie systemu EDI w działalności przedsiębiorstwa może zająć bardzo różne okresy czasu i wymagać różnych inwestycji finansowych. To zależy od metody pracy z EDF, którą wybierze. Teoretycznie do EDI wystarczy internet i cyfrowy dokument elektroniczny. W praktyce firma musi zdecydować, jak dokładnie będzie organizować pracę z dokumentami elektronicznymi.

Wersja internetowa

Najłatwiej jest pracować poprzez wersję internetową, która jest dostępna dla każdego. Nie będzie wymagało to żadnej ingerencji w systemy informatyczne firmy, wymiana dokumentów z kontrahentami odbywa się na zasadzie poczty elektronicznej. W takim przypadku firma płaci jedynie za przesłane dokumenty.

Moduł dla 1C

Dla użytkowników 1C Diadoc opracował standardowe rozwiązanie dla najpopularniejszych wersji tego systemu księgowego: każdy może po prostu pobrać moduł ze strony internetowej, zainstalować go i pracować z dokumentami elektronicznymi ze znanego programu.

Integracja z innymi systemami księgowymi

Integracja z innymi systemami księgowymi będzie trwała dłużej i będzie droższa. Zależy to po pierwsze od systemu księgowego i jego konfiguracji, a po drugie od operatora EDF.

Diadoc posiada szereg opracowanych rozwiązań integracyjnych dla Oracle, SAP ERP (rozwiązanie certyfikowane), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Parus, ELAR Archive, Ensole Archive. Istnieją również rozwiązania umożliwiające integrację na poziomie programu - Konektory, API.

Wdrażamy EDI krok po kroku

Wprowadź zmiany w swoich zasadach rachunkowości

Uwzględnij w swojej polityce rachunkowości możliwość korzystania z dokumentów elektronicznych, w szczególności, aby dokumenty pierwotne mogły być sporządzone w formie elektronicznej i podpisane podpisem elektronicznym.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami (EDF) to szybki sposób wymiany informacji oparty na wykorzystaniu dokumentów elektronicznych z wirtualnymi podpisami. Od dawna cieszy się uznaniem w rozwiniętych krajach świata jako skuteczne narzędzie prowadzenia biznesu operacyjnego.

Esencja

Elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy organizacjami to zestaw procesów tworzenia, przetwarzania, wysyłania, przekazywania, odbierania, przechowywania, wykorzystywania i niszczenia dokumentów. Wszystkie te procesy przeprowadzane są po sprawdzeniu integralności i potwierdzeniu otrzymania dokumentów.

Zasady przepływu dokumentów pomiędzy osoby prawne odbywa się za zgodą stron. Wymiana informacji odbywa się za pomocą telekomunikacji, a dokumenty przechowywane są na nośnikach elektronicznych. Okres przechowywania informacji księgowych nie powinien przekraczać okresu określonego przez prawo.

Organizacje mogą wymieniać między sobą formalne i nieformalne dokumenty z podpisami uczestników. W zakresie działalności gospodarczej mogą to być: faktury, umowy, faktury, zamówienia, zawiadomienia, pełnomocnictwa itp. Informacje mogą być przekazywane w formie plików tekstowych, tabelarycznych i graficznych.

Cel wdrożenia EDI

Warunkiem wdrożenia EDI może być:

• ograniczenie rutynowej pracy;
• ograniczenie utraty dokumentów;
• „przejrzysta” praca z dokumentami;
• zwiększenie dyscypliny wykonawczej – dostarczanie dokumentów w określonym terminie itp.

Niektóre z celów ilościowych obejmują:

• Skrócenie czasu przetwarzania dokumentów 10-krotnie.
• Obniż koszty biura o połowę.

Elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy organizacjami: jak to działa

Zgodnie z ustawodawstwem krajowym elektroniczny obieg dokumentów między organizacjami odbywa się za zgodą obu stron. Do wymiany danych konieczne jest, aby wszyscy uczestnicy byli podłączeni do sprzętu jednego operatora. Następnie należy wysłać wniosek o dodanie do listy kontrahentów. Po potwierdzeniu żądania uczestnicy systemu mogą wymieniać dane.

Moduł EDI będzie musiał realizować następujące funkcje:

• Zaproś kontrahentów do wymiany danych.
• Utwórz książkę adresową.
• Zintegruj z oprogramowaniem księgowym, na przykład 1C.
• Podpisuj i szyfruj dokumentację.
• Struktura korespondencji.
• Śledź statusy e-maili.

Elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy organizacjami odbywa się za pomocą certyfikatów. Połączenie z serwerem i uwierzytelnienie odbywa się za pomocą osobistego certyfikatu cyfrowego. Każdemu użytkownikowi systemu wydawany jest elektroniczny podpis cyfrowy, przechowywany na nośniku elektronicznym Tokena i chroniony kodem PIN. Użytkownik musi podać swój login i hasło do swojego konta osobistego. Dopiero wtedy będzie miał dostęp do swoich dokumentów.

Proces wymiany może zainicjować każdy pracownik organizacji podłączony do systemu. Przed wysłaniem dokumentu do kontrahenta należy go podpisać elektronicznym podpisem cyfrowym. Operację tę wykonuje się za pomocą programu Cryptopro. Dokument przesyłany jest za pośrednictwem EDF. Pracownik kontrahenta otrzymuje powiadomienie o otrzymaniu nowego dokumentu. Jeżeli ją zaakceptuje, wówczas składa także podpis elektroniczny. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w dokumencie tworzona jest nowa wersja elektroniczna. Po zakończeniu edycji należy zapisać wszystkie zmiany za pomocą podpisu cyfrowego. Następnie dokument ze zmianą wysyłany jest do kontrahenta. W razie potrzeby prowadzona jest elektroniczna koordynacja informacji.

W przypadku konieczności ponownego wprowadzenia zmian całą procedurę powtarza się od nowa. Jeśli twierdzi Nowa wersja nie, wówczas dokument jest szanowany. Ostateczną próbkę uważa się za podpisaną dwoma podpisami cyfrowymi. Wszystkie wersje dokumentu przechowywane są na serwerze i można je przeglądać. Po nadaniu próbie statusu ważnego nie będzie możliwości wprowadzenia zmian w dokumencie. Anulowane umowy otrzymują status „Anulowane”. W ten sposób odbywa się elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy organizacjami.

Sprzęt

Co jest potrzebne do elektronicznego przepływu dokumentów między organizacjami? Najpierw musisz wybrać operatora telekomunikacyjnego i zainstalować specjalne oprogramowanie do wymiany informacji. Po drugie, z każdym kontrahentem, z którym organizacja zamierza prowadzić korespondencję elektroniczną, konieczne jest zawarcie „Umowy o wymianie dokumentów elektronicznych”.

Niezbędne jest także zainstalowanie serwera EDF, na którym będą przechowywane wszystkie dokumenty. Może to być sprzęt kliencki lub pamięć masowa w chmurze. Dostęp do danych systemu z zewnątrz odbywa się poprzez aplikację instalowaną na sprzęcie pracowników organizacji. Interakcja komputerów z serwerem odbywa się poprzez protokół HTTP z dodatkowym szyfrowaniem SSL 128. Dostęp do dokumentów odbywa się wyłącznie poprzez interfejs aplikacji i po uwierzytelnieniu.

Projekt EDI

Projekt automatyzacji procesów może trwać od kilku miesięcy do kilku lat. Okres zależy bezpośrednio od liczby procesów, które należy zautomatyzować, zasobów i możliwości finansowych organizacji. Krótki schemat wdrożenia EDI jest następujący:

• Utworzenie grupy roboczej.
• Tworzenie celów, terminów i budżetu projektu.
• Badanie istniejących procesów.
• Opracuj zadania.
• Projekt systemu EDI.
• Podpisanie umowy na wdrożenie EDMS.
• Zatwierdzenie regulaminu pracy.
• Wypełnianie katalogów systemowych.
• Szkolenie.
• Przeprowadzenie testów wstępnych.
• Wydanie zamówienia w sprawie wdrożenia EDS.
• Udoskonalanie oprogramowania i procedur operacyjnych.
• Uruchomienie projektu pilotażowego.
• Pełne przejście na elektroniczny obieg dokumentów.

Błędy w implementacji EDI

Podczas tego procesu należy zwrócić szczególną uwagę na procesy, w których papier jest wymagany przez prawo. Nie można duplikować dokumentu papierowego z dokumentem elektronicznym. To znacznie spowalnia proces pracy i powoduje negatywne podejście do procesu automatyzacji jako całości. Nikt nie płaci dodatkowo za podwójną pracę.

W trakcie wdrożenia konieczne jest opracowanie nowych regulaminów pracy z dokumentami, przeszkolenie personelu, a dopiero potem podjęcie pełnego wdrożenia. Można to osiągnąć jedynie poprzez uświadomienie pracownikom korzyści płynących ze stosowania nowych technologii.

Innym popularnym błędem jest słabe opracowanie wymagań dla EDMS. Jeśli użytkownicy muszą pracować w nieskonfigurowanym systemie, wówczas proces EDI różni się od tego, co jest przyjęte w organizacji.

Elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy organizacjami: zalety i wady

Zalety:

• Obniżenie kosztów przesyłania oryginałów dokumentów pocztą.
• Oszczędność miejsca na przechowywanie dokumentacji. Wszystko jest zapisane w formie elektronicznej.
• Łatwość użycia. Dokument wysyłany jest z jednego stanowiska roboczego. Szybkie wyszukiwanie dokumentu odbywa się według statusu (wysłany, odebrany, zaakceptowany itp.).
• Natychmiastowa dostawa. Wszystkie przesłane informacje docierają do odbiorcy w ciągu kilku sekund.
• Dokument nie może zostać utracony przed upływem okresu jego przechowywania w systemie.

Wady:

• Aby korzystać ze sprzętu, należy wykupić licencję, która kosztuje dużo pieniędzy.
• Dane najczęściej mogą być wymieniane tylko pomiędzy uczestnikami tego samego systemu.
• Elektroniczny obieg dokumentów między organizacjami w 1C lub przy użyciu innego oprogramowania różni się od wcześniej stosowanego schematu. Wraz z wprowadzeniem nowego algorytmu wszyscy pracownicy będą mieli pytania dotyczące sposobu prowadzenia pracy.
• Wyposażenie techniczne. Przed wdrożeniem EDI organizacja musi zakupić sprzęt i przygotować pracowników do zarządzania nowym systemem.
• EDF dokonywany jest z wykorzystaniem podpisu elektronicznego, który jest ważny przez 1 rok. Certyfikaty należy monitorować i niezwłocznie aktualizować. Konieczna jest także kontrola okresów ważności zaświadczeń kontrahenta, aby uniknąć problemów z organami podatkowymi.

Regulacje prawne

Co przepisy prawne Czy elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy organizacjami jest regulowany? Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej obejmuje ustawę federalną nr 63 „O podpisach elektronicznych”, zasady składania dokumentów do Federalnej Służby Podatkowej określone są w rozporządzeniu Ministerstwa Finansów nr MMV-7-2/168. EDI pomiędzy organizacjami odbywa się na podstawie Rozporządzenia nr 50n Ministra Finansów. Zasady wymiany pierwotnych dokumentów księgowych w formie elektronicznej określa rozporządzenie Federalnej Służby Podatkowej nr ММВ-7-6/36@. Wszyscy operatorzy EDF w procesie działalności muszą kierować się zarządzeniem Federalnej Służby Podatkowej nr ММВ-7-6/253@.

„VLSI”

Elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy organizacjami SBIS daje klientom następujące korzyści:

• Możesz wysyłać dokumenty do dowolnej organizacji zarejestrowanej w Federacji Rosyjskiej. Jeżeli kontrahent nie jest uczestnikiem systemu SBIS, wówczas pracownik firmy po prostu skontaktuje się z przedstawicielem organizacji i prześle na jego adres e-mail zaproszenia do udziału w systemie. Niezwłocznie po potwierdzeniu żądania wymiana informacji pomiędzy uczestnikami będzie prowadzona bez pośredników.
• Nie ma potrzeby instalowania oprogramowania na komputerze. Wystarczy aktualna przeglądarka i dostęp do Internetu.
• Do pracy z danymi nie jest potrzebny specjalny program. Jeśli raport jest początkowo przygotowany w oprogramowaniu innej firmy, na przykład 1C, możesz skonfigurować integrację danych z systemem SLSIS.
• Nie ustalono standardowej formy dokumentu. Możesz wysyłać tekst, pliki arkuszy kalkulacyjnych, obrazy itp.

SKB „Kontur”

Jeden z pierwszych twórców oprogramowania w Rosji zajmuje się również dostawą sprzętu, za pomocą którego odbywa się elektroniczny obieg dokumentów między organizacjami. Kontur opracował system Diadoc, który służy do wymiany dokumentów elektronicznych. Cechą szczególną systemu jest to, że dostęp do danych można uzyskać będąc za granicą. Specjalnie w tym celu firma opracowała taryfy roamingowe. W razie potrzeby możesz uzyskać dostęp do danych za pośrednictwem interfejsu API.

Czego potrzebujesz?

Aby połączyć się z EDI, organizacja musi zakupić:

• licencjonowane oprogramowanie;
• serwer;
• zaktualizować sprzęt;
• personel szkolący;
• skonfigurować i zintegrować EDMS do pracy z aplikacjami wewnętrznymi.

Czy trzeba poczynić takie inwestycje, aby połączyć elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy organizacjami? Wliczenie w wydatki konsultacji w zakresie wsparcia technicznego, EDMS i aktualizacji oprogramowania to drugi etap inwestycji. Koszty te będą musiały być płacone co miesiąc.

Wniosek

Papierowy obieg dokumentów zastępowany jest elektronicznym. Nie tylko zmniejsza koszty organizacji związane z utrzymaniem procesów, ale także zwiększa efektywność przedsiębiorstwa jako całości. Aby EDI dobrze funkcjonowało, należy jasno sformułować cele wdrożenia systemu i odpowiednio skonfigurować sprzęt.

Co powinna zrobić firma, jeśli zdecyduje się przejść na elektroniczne zarządzanie dokumentami? Jaki jest algorytm działań, od czego zacząć?

Pierwszą rzeczą do zrobienia jest przemyślenie, jakie wyniki chce osiągnąć firma. Obecnie istnieją dwa obszary pracy. Jest to obieg dokumentów B2G, czyli pomiędzy przedsiębiorstwami a agencjami rządowymi. Oraz B2B, czyli wymiana dokumentów pomiędzy przedsiębiorstwami. W przypadku B2G mówimy o podłączeniu do niezbędnych dla danego przedsiębiorstwa agencji rządowych, w zależności od specyfiki jego działalności. Wszystkie nasze spółki raportują do urzędu skarbowego.

Wtedy wszystko zależy od dziedziny działalności – np. jedna firma handluje wyrobami alkoholowymi, a inna podczas produkcji w jakiś sposób wpływa na środowisko, trzecia firma zajmująca się usługami ubezpieczeniowymi, market cenne papiery i tak dalej. Musimy przyjrzeć się, jakie inne organy wymagają raportowania. Kiedy już ustalimy listę działów, do których będziemy raportować, warto przyjrzeć się, jakie propozycje może przedstawić operator elektronicznego obiegu dokumentów. W zależności od tego firma wybiera odpowiedni planu taryfowego. Następnie zostaje zawarta umowa, sporządzona zostaje wymagana liczba podpisów elektronicznych i wymagane oprogramowanie odbywają się seminaria, podczas których uczy się obsługi tego oprogramowania. To wszystko – odbywa się obieg dokumentów z agencjami rządowymi.

- Powiedz nam więcej o B2B?

To, jak powiedziałem, drugi rodzaj cyfrowej wymiany dokumentów. Jest organizowana pomiędzy podmiotami gospodarczymi. Wszystko zależy od konkretnego przedsiębiorstwa. Jakiś rodzaj ogólny przepis początek wysyłania dokumentów tutaj nie istnieje. Zdarzają się sytuacje, gdy przedsiębiorstwo jest po prostu zobowiązane do przejścia na elektroniczne zarządzanie dokumentacją u swoich kontrahentów, aby po prostu przetrwać.

W związku z wejściem w życie nowej normy od 1 stycznia 2014 r. wszyscy bez wyjątku użytkownicy podpisu cyfrowego będą musieli skontaktować się z centrum certyfikacji w celu wymiany kluczowych certyfikatów. Na chwilę obecną wszystkie dokumenty wirtualne podpisane ważnym certyfikatem uznawane są za dokumenty poświadczone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Przykład: jedna z dużych sieci handlowych rozpoczęła niedawno współpracę ze swoimi dostawcami, wymieniając wyłącznie papiery cyfrowe. Aby więc dostarczać swoje produkty do tej sieci, rolnik musi przejść na elektroniczne zarządzanie dokumentacją.

Zalety EDI

Czy przejście na EDI przyniesie korzyści małym i średnim firmom? Wydaje się, że na razie „cyfrowość” może przynieść realne korzyści jedynie dużym organizacjom.

Dla małych i średnich przedsiębiorstw przejście na elektroniczny obieg dokumentów nie jest obecnie poważnym zadaniem. Można jednak przyjrzeć się temu bliżej, „poczuć” to. Szybkość przepływu dokumentów – to będzie zaleta. Jednak wykorzystanie EDI to nie tylko relacje z kontrahentami. Obejmuje to relacje z agencjami rządowymi, a tutaj przedsiębiorcy będą zmuszeni się przenieść, nie ma opcji.

Kolejną bardzo ważną kwestią, o której małe i średnie przedsiębiorstwa powinny pamiętać, jest to, że korzystanie z podpisu elektronicznego na platformach handlowych jest sposobem na rozwój ich działalności. W latach 2014-2015 15 proc. zamówień rządowych będzie musiało trafiać do małych i średnich przedsiębiorstw. Obecnie trwają poważne prace mające na celu przyciągnięcie tych firm do realizacji zamówień rządowych. A to realna szansa na rozwój Twojego biznesu. Kto odmówiłby przyjęcia kontraktu na 100-200 tysięcy rubli z gwarantowaną płatnością?

Czy małe firmy płacą za usługi elektronicznego zarządzania dokumentami? Czy są jakieś korzyści dla małych firm? Przecież wiele organizacji nie przechodzi na EDI ze strachu przed wysokimi taryfami.

Podałem dziś przykład na seminarium: 995 rubli - pełny zakres usług zarządzania dokumentami w agencjach rządowych. Jeśli obliczysz koszt podróży po Moskwie komunikacją miejską kilka razy w roku w urzędzie, w którym musisz złożyć dokumenty, a także w obie strony, wówczas kwota wydatków będzie bardzo zbliżona do kosztów, które ogłosiłem.

Jeśli księgowy nie zna się na komputerze, czy można popełnić błąd? Ogólnie rzecz biorąc, jak trudno jest pracować z takimi programami?

Istnieją elementy formatu i kontroli logicznej. Jeśli podczas tworzenia dokumentu nie ma złośliwych zamiarów, prawie niemożliwe jest przeoczenie go. Cóż, jeśli coś jest zrobione celowo lub użytkownik jest nieuważny, żaden program nie jest ubezpieczony, że osoba wprowadzi 1 000 000 zamiast 1000.

Podpis cyfrowy

Dlaczego Twoim zdaniem przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentami nie stało się jeszcze powszechne? Co przeraża firmy?

Czy to naprawdę przerażające? Zobaczmy, w naszej 63. [Ustawie federalnej z dnia 04.06.2011 nr 63-FZ „O podpisach elektronicznych” - ok. red.] Ustawa formułuje koncepcję trzech rodzajów podpisu cyfrowego. To proste, w rzeczywistości jest to kombinacja loginu i hasła. Wzmocniony jest podpis wykorzystujący ochronę kryptograficzną. Natomiast podpis elektroniczny jest kwalifikowany, wystawiany przez akredytowane centrum certyfikacji. 90 procent ludzi w naszym kraju posługuje się loginem i hasłem. Albo w bankomatach, albo w sieciach społecznościowych, albo w e-mailu. Oznacza to, że możemy powiedzieć, że prawie każdy używa prostego podpisu.

Taka ilość stosowanych obecnie podpisów cyfrowych nie jest niewygodna ani dla centrów certyfikacji, ani dla systemów informatycznych, ani dla użytkowników. Mam nadzieję, że w latach 2014-2015 będziemy mieli jednolitość i liczba podpisów będzie się zmniejszać.

Jeśli chodzi o podpis kwalifikowany, to nadal jest on używany w niewielu miejscach. Ale jest używany na przykład w portalu. Im więcej usług może świadczyć, tym więcej ludzi zastosuje ten podpis. Jego użycie jest ograniczone nie tyle strachem ludzi, ile brakiem zasobów, na których można go użyć.

W sektorze korporacyjnym jest to jeszcze łatwiejsze. Obecnie około połowa przedsiębiorstw korzysta z elektronicznych systemów raportowania i wszystkie są wdrażane z podpisem elektronicznym. A w tych firmach pracują ci sami ludzie, którzy zdają się bać przejścia na elektroniczne zarządzanie dokumentami. Zatem ten strach bardziej przypomina mit niż rzeczywistość.

- Czy należy spodziewać się znaczących zmian w przepisach prawnych w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów?

Przecież wielu mówi teraz o niedoskonałości pola prawnego w tym obszarze... Nie nazwałbym tego niedoskonałością, to normalny proces tworzenia prawodawstwa. W rzeczywistości aktywne korzystanie z podpisów elektronicznych w Rosji jest dobre, jeśli trwa pięć lat. Oczywiście stworzenie w takim okresie solidnych ram regulacyjnych, biorąc pod uwagę rozwój technologii, jest po prostu niemożliwe. Obecnie trwa systematyczny proces rozwoju legislacyjnego. Z tego, na co warto czekać: jest to ostateczne wejście w życie 63. ustawy o podpisach elektronicznych i uchylenie 1. ustawy [Ustawa federalna z dnia 10 stycznia 2002 r. Nr 1-FZ „O elektronicznych podpisach cyfrowych”. Norma ta przestała obowiązywać od 1 lipca br. – ok. wyd.]. Nawiasem mówiąc, prawo jest całkiem odpowiednie i kompetentne. Nie ma w nim wyraźnych luk. To dość uporządkowane. Mamy nadzieję, że wraz z jego wprowadzeniem zmniejszy się liczba rodzajów podpisów cyfrowych. Obecnie wiele agencji rządowych i systemów informatycznych stawia własne wymagania dotyczące podpisów elektronicznych, które nie zawsze są zgodne z prawem.

Obecność takiej liczby podpisów cyfrowych nie jest uciążliwa ani dla centrów certyfikacji, ani dla systemów informatycznych, ani dla użytkowników. Wyobraź sobie, że masz pięć podpisów wiszących na breloczku do kluczy, ale musisz pamiętać, że jeden jest dla urzędu skarbowego, drugi dla platformy handlowej, trzeci dla Rosreestr i tak dalej. Mam nadzieję, że w latach 2014-2015 będziemy mieli jednolitość i liczba podpisów będzie się zmniejszać.