Elektrooniline dokumendihaldus (EDF)- automatiseeritud protsesside komplekt elektroonilisel kujul esitatud dokumentidega töötamiseks ilma paberkandjat kasutamata.

Kinnitatud vormis elektroonilised dokumendid on kõigi raamatupidamisprogrammide koostisosad, kuid selleks, et elektrooniline dokument oleks juriidiliselt tunnustatud, peab see olema allkirjastatud elektroonilise allkirjaga.

Elektrooniliste dokumentide liigid

Elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektroonilist dokumenti saab kasutada juhul, kui Vene Föderatsiooni õigusaktid ei sisalda selle kasutamise otsest keeldu.

Seega võivad elektroonilisteks dokumentideks olla nii lepingud, erinevad arved, taotlused, aruanded, taotlused kui ka saatelehed, aktid ja arved.

Samuti jagunevad elektroonilised dokumendid mitteametlikeks ja vormistatud dokumentideks.

Vormistamata dokumendid - kirjad, lepingud, volikirjad, tehniline dokumentatsioon ja muu kirjavahetus - on vabad riigi rangest regulatsioonist.

Vormistatud dokumentide jaoks eraldi seadusandlikud aktid Edastuse formaadile ja reeglitele on ette nähtud ranged nõuded.

Vormistatud dokument on föderaalse maksuteenistuse vormingus loodud dokument.

Vormistatud dokumendid mõjutavad otseselt maksuarvestuse täpsust, mistõttu on nende jaoks oluline kõigi üleandmisprotseduuride järgimine.

Vormistatud dokumendid on näiteks elektroonilised arved.

Mõnede esmaste dokumentide jaoks on Venemaa föderaalne maksuteenistus välja töötanud TORG-12 saatelehe ja teenuste vastuvõtmistunnistuse (töö) soovitatava vormingu.

Vaatamata sellele, et on märgitud selliste dokumentide soovitatav vorm, peavad ettevõtted maksuameti nõudmisel need dokumendid elektrooniliselt saatma, kui on vaja tulumaksukulu kinnitada.

Elektroonilise dokumendihalduse võimalused

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi korraldamiseks on kaks võimalust. Esimene on sõlmida osapooltega elektroonilise dokumendihalduse leping ja vahetada elektroonilise allkirjaga allkirjastatud dokumente e-posti teel. Sel juhul saate kasutada lihtsat elektroonilist allkirja.

Teine võimalus on korraldada elektrooniline dokumendihaldus spetsiaalse operaatori kaudu.

Selle meetodi abil ühineb ettevõte elektrooniliste dokumentide vahetamise eeskirjadega ja saab vastaspooltega vahetada nii ametlikke dokumente (mille vormingu on ametlikult heaks kiitnud Venemaa föderaalne maksuteenistus) kui ka mitteametlikke (lepingud, kokkulepped, vastavusaruanded jne). .).

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi põhifunktsioonid

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi põhifunktsioonid on:

dokumentide registreerimine;

kontroll dokumentide täitmise üle;

kataloogide loomine ja nendega töötamine;

paber- ja elektrooniliste dokumentide liikumise kontroll, dokumentidega töötamise ajaloo pidamine;

dokumendi üksikasjade loomine ja redigeerimine;

ettevõtte dokumendivoo aruannete genereerimine;

importida dokumente failisüsteemist ja Internetist;

dokumendi loomine otse süsteemist malli alusel (otsene integreerimine);

töötamine dokumendiversioonide, keerukate mitmekomponentsete ja mitmeformaadiliste dokumentidega, manustega;

dokumentide elektrooniline levitamine;

kaustades olevate dokumentidega töötamine;

dokumentide vastuvõtmine skaneerimise ja tuvastamise kaudu.

teabele juurdepääsu ja dokumentide töötlemise kulude vähendamine.

Elektroonilise dokumendihalduse eelised

Elektroonilise dokumendihalduse peamised eelised on järgmised:

dokumentide tsentraliseeritud, struktureeritud ja süstematiseeritud säilitamine elektroonilises arhiivis;

paberarvete trükkimise, postikulu ja säilitamise kulude vähendamine;

ühtne lähenemine dokumendi koostamise ja menetlemise protseduuridele (registreerimine, kinnitamine jne);

dokumentide kohaletoimetamise, registreerimise ja kinnitamise aja lühendamine;

dokumentide allkirjastamise kiirus;

võimalus ööpäevaringselt veebis dokumentidega toiminguid teha: otsida, alla laadida, printida, ühitada, tagasi lükata ja jälgida nende liikumist;

dokumentide kiire otsimine.

Vahetuse konfidentsiaalsus on tagatud dokumentide krüpteerimisega.

Elektrooniline digitaalallkiri (EDS) tagab allkirjastaja tuvastamise ja edastatavate dokumentide terviklikkuse.

Kohaletoimetamine elektroonilised dokumendid garanteerib dokumendivoo operaator.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juurutamine

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutamiseks peate:

töötab välja ja kinnitab elektroonilise dokumendihalduse korra;

määrab selle hooldamise eest vastutavad isikud;

korraldama saabunud ja saadetud dokumentide elektroonilist arhiivi;

sätestab arvestuspoliitikas elektrooniliste dokumentide loomise, vastuvõtmise ja säilitamise reeglid, määrab elektrooniliste dokumentide koostamise ja allkirjastamise eest vastutajad.

Igal töötajal, kellel on õigus elektroonilistele dokumentidele alla kirjutada, peab olema elektrooniline allkiri.

Pärast elektroonilise dokumendihaldussüsteemi loomist ei saa organisatsioon dokumente printida, vaid säilitada neid elektroonilises arhiivis.

Vajadusel saab inspektoritele välja printida arhiivis säilitatavaid dokumente ning esitada osapoolte elektrooniliste allkirjadega allkirjastatud dokumendi, olles need eelnevalt nõuetekohaselt tõestanud.

EDI (elektrooniline dokumendihaldus): andmed raamatupidajale

• Oleme sisenemas EDI ajastusse

  Teenus "1C-EDO". "1C-EDO" eelised "1C-EDO" teenus on kõige tulusam... nad teostavad üksikuid saadetisi EDO kaudu, teenus "1C-EDO" on saadaval tasuta. ... EAF-i osaleja identifikaator. EDF-i sätete profiili loomine EDF-i sätete profiil Pärast loomist... jätkake jaotisega „EDFi seadistamine”. EDF-i seaded Avanevas aknas peate... vahetama dokumente EDF-i kaudu EDF-i sätete loend EDF-i seadete loendis on saadetud... reguleerivad asutused. EDI arhiiv EDI süsteemi kasutades vähendavad organisatsioonid kulusid...

• E-posti aadressi ja EDFi operaatori muutmisel tuleb teavitada maksuametit

  Ja EDFi operaatoritega on mitu lepingut, nii et nendega suhelda... . Kui ettevõte otsustab vahetada EDFi operaatorit, siis reeglina muutub ka elektrooniline... -6/19884@. EDF operaatori vahetusest tuleb teavitada ka maksuhaldurit Lisaks...

• 8 argumenti liisingufirmaga töötamisel elektroonilise dokumendihaldusega liitumiseks

  Mis on välja antud mis tahes akrediteeritud EDFi operaatori poolt. – Turul on palju operaatoreid. ...originaalidena. EDI protsess ise on reguleeritud seadustega Venemaa Föderatsioon ja... ja elektroonilise dokumendihaldussüsteemi (EDF) tugi rentnikega ja on... mille väljastab iga akrediteeritud EDF operaator. – Turul on palju operaatoreid... lihtne protseduur. Tavaliselt pakub EDF-i operaator juurdepääsu Isiklik ala... 2018. aastal prognoosivad EDFi operaatorispetsialistid juriidiliselt olulise...

• Vastutus maksudeklaratsiooni hilinenud esitamise eest

  Sõlmida elektroonilise dokumendihalduse (EDF) operaatoriga... maksuhalduriga EDI osutamise teenuse osutamise leping; või andma... EDFi volitused föderaalse maksuteenistusega volitatud esindajale (vahendajale...), kellel on leping EDFi operaatoriga ja kvalifitseeritud kinnitusvõtme sertifikaat...

• Elektroonilise aruandlussüsteemi valimise omadused

  EDI aruandlussüsteeme pakuvad mitmed arendajad. Iga tarkvara...? EDI aruandlussüsteeme pakuvad mitmed arendajad. Iga tarkvara... teenust pakub enam kui sada EDF operaatorit. Igaühel neist on staatus... erinevatele EDI ülesannetele keskendunud lahendused. Mis puudutab operaatori valikut...

• Mida peate teadma elektrooniliste allkirjade kohta enne selle rakendamist

  Elektroonilise dokumendihalduse (EDF) operaatori platvormil ja kõik toimingud, et kasutada... dokumente vahetada ja millist EDFi operaatorit kasutab enamik partnereid, et maksimeerida... * EDFi operaatori kaudu edastatavate dokumentide arvu välistele vastaspooltele. Millised muutused ootavad...

2011. aasta mai lõpus astus Rahandusministeerium järjekordse sammu elektroonilise dokumendihalduse juurutamise suunas - anti välja korraldus, millega kinnitati elektrooniliste arvete väljastamise ja vastuvõtmise kord. Kuid selleks, et saada paberivaba tehnoloogiate kasutamisest reaalset majanduslikku efekti, on oluline kogu dokumendivoog* muuta elektrooniliseks vormiks. Ettevõte 1C on valmis oma kasutajatele selliseid võimalusi pakkuma.

Vene Föderatsiooni maksuseadustik

Art. Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikkel 169 muudetud kujul. 27. juuli 2010 föderaalseadus nr 229-FZ).

10. jaanuari 2002 föderaalseadus nr 63-FZ nr 1-FZ

25.04.2011 nr 50n

Liigume elektrooniliste dokumentide vahetamise suunas osapooltega

Vajadus minna üle paberivabadele tehnoloogiatele on majanduses juba ammu olnud. Elektroonilise dokumendivahetuse kasutuselevõtul osapooltega on positiivne majanduslik efekt: vähenevad organisatsioonide kulud tarbekaupadele, postiteenustele, paberkandjal dokumentide arhiivi pidamisele (paberi-, personali-, arhiivipinna rentimise kulud jne), vähenemine. aeg andmete töötlemiseks ja vahetamiseks, vigade arvu vähendamine, kiire otsimise võimalus nõutav dokument elektroonilises arhiivis.

Nüüd teeb riik selles suunas palju. 2002. aastal võeti vastu elektroonilise digitaalallkirja seadus, millega kehtestati elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektrooniliste dokumentide õiguslik tähendus. Kahjuks ei kehtinud selle seaduse sätted arvetele, mille kohta oli Vene Föderatsiooni maksuseadustikus erisäte. See piirang on nüüdseks tühistatud.

Eelmisel suvel tehti Vene Föderatsiooni maksuseadustikus muudatused, mis nägid ette võimaluse tehingupoolte vastastikusel nõusolekul koostada ja väljastada arveid elektroonilisel kujul ning tehniliste vahendite ja võimaluste olemasolu selliste arvete vastuvõtmiseks ja töötlemiseks. arved (Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikkel 169, muudetud 27. juuli 2010. aasta föderaalseadusega nr 229-FZ).

6. aprillil 2011 kirjutas Vene Föderatsiooni president alla föderaalseadusele nr 63-FZ "Elektrooniliste allkirjade kohta". Uue seaduse eesmärk on kõrvaldada praeguse 10. jaanuari 2002. aasta föderaalseaduse nr 1-FZ “Elektrooniliste digitaalallkirjade kohta” puudused ning laiendada elektrooniliste allkirjade kasutusala.

Ja lõpuks, 25. mail 2011 võeti vastu Venemaa rahandusministeeriumi 25. aprilli 2011. aasta korraldus nr 50n "Elektroonilisel kujul arvete väljastamise ja vastuvõtmise korra kinnitamise kohta telekommunikatsioonikanalite kaudu, kasutades elektroonilist digitaalallkirja". registreeritud Venemaa justiitsministeeriumis (registrinumber 20860) .

Venemaa justiitsministeerium on registreerinud elektrooniliste arvete väljastamise ja vastuvõtmise korra

Kord kehtestab, et elektroonilisel kujul arvete väljastamine ja vastuvõtmine toimub ühe või mitme ühilduvate tehniliste vahenditega elektroonilise dokumendihaldusoperaatori kaudu. Juhime tähelepanu, et elektrooniliste arvete kasutamine on lubatud ainult tehingu poolte vastastikusel kokkuleppel. Seega on elektrooniliste dokumentide kasutamine vastaspoolte õigus, mitte kohustus. Kord täpsustab, millist päeva loetakse elektrooniliste arvete väljastamise ja laekumise kuupäevaks, ning reguleerib nendes paranduste tegemise korda.

Kord jõustub selle ametliku avaldamise hetkest (Venemaa Rahandusministeeriumi 25. aprilli 2011. a korralduse nr 50n punkt 2). Tegelikult saab seda kasutada pärast akrediteeritud elektroonilise dokumendihaldusoperaatorite* ilmumist ja Venemaa föderaalse maksuteenistuse poolt arvete vormingute, vastuvõetud ja väljastatud arvete logi, osturaamatu ja elektroonilise müügiraamatu heakskiitmist. vorm (Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 169 punkti 9 lõige 2) .

Märge:
* Ettevõtete elektroonilise dokumendihalduse operaatoriks akrediteerimise kord peab olema kooskõlastatud Venemaa föderaalse maksuteenistusega. Pärast operaatorite akrediteerimist lepitakse nendega kokku vastav vahetusmehhanism ja seejärel toetatakse seda ettevõtte 1C majandusprogrammides.

Ettevõtte 1C majandusprogrammides rakendatakse elektroonilisel kujul arvete koostamise ja väljastamise võimalust pärast ülaltoodud dokumentide ja vormingute kinnitamist.

Elektrooniliste arvete kasutuselevõtt oli stiimuliks muude raamatupidamis-, maksu- ja finantsarvestuse dokumentide võimalikult laialdaseks kasutamiseks elektroonilisel kujul.

Elektrooniliste dokumentide vahetamine osapooltega teenuses 1C:Enterprise 8

Juba praegu on programmis 1C: Trade Management 8 juurutatud võimalus vahetada dokumente, mille vahetamise protseduur ei ole seadusega reguleeritud (näiteks arved, arved, tootekataloogid, hinnakirjad, tellimused, sh vabas vormis dokumendid) . Otsevahetus “Müüja – Ostja” on võimalik programmist (e-posti või serveris jagatud failikataloogi kaudu).

1C:Enterprise 8 elektrooniliste dokumentide vahetamise mehhanismi väljatöötamisel oli ülesandeks rakendada kõige mugavama liidesega lihtne häälestus- ja vahetusmehhanism. Dokumendid allkirjastatakse digitaalselt ja saadetakse adressaadile ühe nupuvajutusega. Kui vahetuses osalejad lepivad omavahel kokku, et kõik saadetud dokumendid ei pea olema juriidiliselt olulised, siis teatud tüüpi dokumentide puhul on võimalik elektroonilist allkirja mitte kasutada.

Kasutusmugavuse huvides on süsteemil sisseehitatud vihjesüsteem (samm-sammult), mis teavitab kasutajat järgmisest vajalik tegevus elektroonilise dokumendiga töötamisel.

Kasutajate mugavuse huvides rakendab programm ka:

• elektrooniliste dokumentidega töötamise sammude paindlik konfigureerimine kasutajarežiimis;
• elektroonilise dokumendi genereerimine mitmes kasutaja määratud üldtunnustatud vormingus;
• allkirjasertifikaadi sidumine teatud tüüpi allkirjastatud elektrooniliste dokumentidega, samuti allkirjasertifikaadi õigsuse kontrollimine saatmisel või vastuvõtmisel;
• elektroonilise dokumendi jooksva versiooni automaatne jälgimine vastavalt raamatupidamissüsteemi dokumendile;
• kõigi elektrooniliste dokumentide loendi vaatamine lühikesed omadused seoses raamatupidamissüsteemi dokumendiga;
• elektrooniliste dokumentidega toimingute kohta üksikasjaliku sündmuste logi pidamine;
• elektroonilise dokumendi sisu vaatamine ekraanil kasutajale tuttaval prinditud kujul, digiallkirja paigaldamine või dokumendi autorile läbivaatamiseks saatmine, samuti võimalus laadida üles paigaldatud digiallkirjadega elektrooniline dokument kataloog kettal;
• elektrooniliste dokumentide 2 versiooni võrdlus.
• eraldi ergonoomiline vorm allkirjastamiseks ettevalmistatud elektrooniliste dokumentide töötlemiseks, mis on liigendatud organisatsiooni vastutavate töötajate allkirjasertifikaatide kaupa;
• raamatupidamissüsteemi dokumendi automaatne genereerimine saadud elektroonilise dokumendi sisu põhjal.

Edaspidi rakendatakse elektrooniliste dokumentide vahetamist osapooltega ka teistes 1C:Enterprise 8 platvormi lahendustes.

Kokkuvõtteks märgime veel kord, et elektroonilise dokumendivahetuse kasutuselevõtuga osapooltega on võimalik parandada töötlemise ja vahetamise kvaliteeti. ajakohast teavet, vähendage "käsitsi" sisestamisel ilmnevate vigade arvu, samuti vähendage töömahukust ja dokumentide töötlemise aega.

Kui veel paar aastat tagasi võis väita, et elektrooniline infovahetuse vorm pakub huvi edasijõudnud ettevõtjatele, siis täna võib julgelt väita, et organisatsioonidevaheline elektrooniline dokumendivoog on oma olemuselt globaalne ning täna on see kiireim ja produktiivseim viis. info vahetamine.

Mis on ja kuidas toimib elektrooniliste dokumentide liikumine organisatsioonide vahel?

Elektrooniline dokumendihaldus (EDF) on osapoolte vahelise suhtluse viis, kasutades elektroonilisi sidevahendeid, seaduslikult kehtestatud ja tehniliselt toetatud kaasaegseid tehnoloogiaid.

Osapooltevaheline dokumendivoo süsteem on läbinud mitmeid etappe, kuid seda teabeedastuse vormi hakati aktiivselt rakendama, kui eelarvevälised fondid ja maksuamet kehtestasid nõuded aruannete koostamiseks ja esitamiseks mitte ainult paberkandjal, vaid ka elektroonilisel kujul. .

Aja jooksul hakkasid kasutajad hindama elektroonilise teabe töötlemise ja osapooltele edastamise meetodi eeliseid ning elektroonilises vormingus dokumendivoog muutus terviklikuks.

Elektrooniline dokumendivoog organisatsioonide vahel: plussid ja miinused

Ärimaailm on hinnanud elektroonilise dokumendihalduse eeliseid ja tänapäeval kasutatakse seda mitte ainult reguleerivate asutustega suhtlemiseks, vaid ka võimalusena äriteabe vahetamiseks äripartneritega, aga ka ettevõttesiseseks teabe edastamiseks.

Seda tüüpi teabevahetuse eelised osapooltega on järgmised:

probleemide lahendamise ja arveldustehingute kiiruse suurendamine;

efektiivsus, kontrolli- ja analüüsivõime;

personali tööaja optimeerimine;

kulude vähendamine dokumenditöötlustöödele.

Siiski ei saa tähelepanuta jätta mõningaid EDI puudusi. Põhimõtteliselt on need seotud süsteemiga – tarkvaratootega, mis pakub infotsükleid, millel on ka omad miinused. Kokkuvõttes on puudused järgmised:

kohanduste ja täienduste tegemise võimatus pärast dokumendi saatmist. Vigade parandamiseks tuleb kasutajal kasutada keerukamat protseduuri – saata vastaspoolele vastav teatise kaaskiri ja uus parandatud dokument;

Tarkvara ei uuendata automaatselt – peate ostma täiendavaid süsteemivärskendusi, kui need kättesaadavaks muutuvad.

Kuidas süsteem töötab

Määratleme, mis on organisatsioonidevaheline elektrooniline dokumendivoog, kuidas see toimib ja mis on selle efektiivseks toimimiseks vajalik.

Praegu on elektrooniline dokumendihaldus süsteem dokumentidega töötamiseks "paberivaba" tehnoloogiarežiimis, mille alusel genereeritakse originaalid otse elektroonilisel kujul, spetsiaalsel valikulisel väljal.

Süsteemi põhielement on elektrooniline dokument.

Süsteemi tõhusa funktsionaalsuse ja selle elujõulisuse tagamiseks:

potentsiaalne vastaspool peab olema ühendatud ka elektroonilise dokumendihaldussüsteemiga;

suhtlevate poolte vahel peab olema tagatud tehniline valmisolek elektroonilisel kujul dokumentide vahetamiseks;

poolte tegevused peavad olema kooskõlastatud ja omavahel seotud.

Selleks, et elektrooniliselt loodud dokument omandaks õigusliku tähenduse, peab see:

vastama kindlale vormingule;

olema kinnitatud ametniku või vastutava isiku allkirjaga.

Millised dokumendid on EAFiga seotud?

Elektrooniliselt vahetatakse kolme tüüpi dokumente:

vormistatud dokumentatsioon - koostatud Vene Föderatsiooni õigusaktidega reguleeritud standardvormides (näiteks - UPD, arve, täitmistunnistus jne);

ühe allkirjaga allkirjastatud mitteametlikud dokumendid - saatja vastaspool (ärikirjavahetus, teated, kaaskirjad jne);

mitteametlikud dokumendid, millele on samaaegselt alla kirjutanud mitu süsteemis osalejat.

Kuidas korraldada elektroonilist dokumendivoogu organisatsioonide vahel

EDI töö korraldamiseks ja selle efektiivsuse tagamiseks on vaja kõik tehnilised nüansid välja töötada ja registreerida kohalikus normatiivaktis - spetsiaalses EDI määruses.

EDI-süsteem võib hõlmata erineva tähtsuse ja konfidentsiaalsusega haldus- ja raamatupidamisdokumente. Seda arvesse võttes tuleb elektroonilise ringluse süsteemile kuuluvate dokumentide loetelu loetlevates määrustes märkida, millised neist on kinnitatud ametniku liht- ja millised täiustatud elektroonilise allkirjaga. Samuti peavad eeskirjad sisaldama elektrooniliselt koostatud dokumente allkirjastama volitatud isikute nimekirja.

Pärast eeskirjade kooskõlastamist ja kinnitamist peavad dokumendihaldussüsteemi kasutajad lahendama mitmed organisatsioonilised probleemid:

vali EDFi operaator ja sõlmi temaga leping;

korraldada elektrooniline arhiiv - vastuvõetud elektrooniliste dokumentide ja saadetud koopiate hilisemaks säilitamiseks;

sisestada info elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku kohta kohalikus normatiivakt– ettevõtte arvestuspõhimõtted, mis on väljastanud need dokumendi lisana;

varustada tehnilisi seadmeid süsteemi tööks;

lahendada muid korralduslikke küsimusi.

Mida on vaja organisatsioonidevaheliseks elektrooniliseks dokumendi liikumiseks

EAFi süsteemis osalejana sisenemiseks peavad kasutajad:

ühendada EDFi operaatoriga;

ostma (või registreerima süsteemis olemasoleva) elektroonilise allkirja sertifikaadi, samuti krüptokaitsevahendi;

ühendage koos operaatoriga potentsiaalsed vastaspooled oma teenusega;

teavitama oma vastaspooli liitumisest EDI süsteemis osalejana;

sõlmima vastaspooltega lepinguid dokumentide ja teabe elektrooniliseks vahetamiseks EDI süsteemi kaudu.

Taxkom LLC peadirektori asetäitja

Valdav enamus raamatupidajaid kasutab spetsiaalseid arvutiprogramme ning esitab maksuametile ja fondidele elektroonilisi aruandeid. Miks siis mitte suhelda oma vastaspooltega "elektrooniliselt"? Miks printida välja paberivirnasid, kui saate luua ja salvestada elektroonilisi dokumente? Kuidas seda teha, rääkis meile elektroonilist dokumendihaldusteenust pakkuv ettevõte.

Igor Vladimirovitš, palun rääkige meile, mis on elektrooniline dokumendihaldus?

I.V. Muraškintsev: Elektrooniline dokumendihaldus on dokumentidega töö korraldamise viis, mil suurem osa nende originaalidest genereeritakse elektroonilisel kujul, paberkandjaid kasutamata. Pange tähele, et sellise dokumendivoo korral luuakse originaalid elektroonilisel kujul, mitte ainult paberdokumentide elektroonilised koopiad. Heakskiidetud vormingus elektroonilisi dokumente saab koostada enamikus raamatupidamisprogrammides. Kuid selleks, et elektrooniline dokument oleks juriidiliselt oluline, peab see mitte ainult vastama kinnitatud vormingutele ja omama kohustuslikke andmeid, vaid olema allkirjastatud ka elektroonilise allkirjaga.

Pärast dokumendi loomist saate selle koheselt allkirjastada elektroonilise allkirjaga paljudes, kuigi mitte kõigis raamatupidamisprogrammides.

Kui vastaspoolele saadetakse elektrooniline dokument, tuleb see saata järgides elektrooniliste dokumentide vahetamise korda.

Mis on see elektrooniliste dokumentide vahetamise kord? Mis tüüpi elektroonilistele allkirjadele tuleb elektrooniline dokument allkirjastada?

Täname LLC “Firma “ANIS-98” pearaamatupidajat pakutud intervjuuteema eest Olga Vladimirovna Saltõkova, Moskva linn.

I.V. Muraškintsev: See järjekord on erinevate dokumentide puhul erinev. Elektroonilistel arvetel on erilised, rangemad nõuded. Need tuleb allkirjastada täiustatud kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga ja saata elektroonilise dokumendihaldusoperaatori kaudu Tellimus, kinnitatud. Rahandusministeeriumi 25. aprilli 2011 korraldusega nr 50n.

Täiustatud kvalifitseeritud elektrooniline allkiri on organisatsiooni pitsati analoog koos vastutava isiku allkirjaga. Sellega on kaasas kvalifitseeritud kinnitusvõtme sertifikaat. Selliseid elektroonilisi allkirju võivad anda ainult akrediteeritud sertifitseerimiskeskused 04.06.2011 seadus nr 63-FZ. Dokumendid, mis olid allkirjastatud elektroonilise digiallkirjaga vana EDS seaduse alusel, mis ei kehti alates 1. juulist 10. jaanuari 2002. aasta seadus nr 1-FZ, loetakse allkirjastatuks täiustatud kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga.

Teatud tööstusharudes, näiteks ehete tootmisel, on soovitav operaatori kaudu edastada mitte ainult väliseid, vaid ka mõningaid organisatsioonisiseseid dokumente. Sisedokumente ei ole tavaliselt vaja täiustatud kvalifitseeritud allkirjaga allkirjastada. Organisatsiooni enda äranägemisel võib piisata tugevdatud kvalifitseerimata või isegi lihtsast elektroonilisest allkirjast.

Täiustatud kvalifitseerimata allkirju annavad välja ka sertifitseerimiskeskused ja need võivad olla odavamad kui kvalifitseeritud allkirjad. Lihtne allkiri on šifr või parool, mis võimaldab tuvastada dokumendi looja. Sellise allkirja saate lisada kasutades arvutiprogramm, ja see nõuab vähem kulutusi kui täiustatud allkirja ostmine.

Väliseid dokumente, välja arvatud arveid, saab saata osapooltele lihtsa e-kirjaga. Poolte kokkuleppel saab need allkirjastada kas täiustatud kvalifitseeritud või täiustatud kvalifitseerimata elektroonilise allkirjaga. Kuid spetsiaalse elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutamine on mugavam, kuna see võimaldab teil koheselt saada teate, et teie partner on dokumendi kätte saanud. Tema omakorda saab selle kohe allkirjastada ja teile saata.

Kuidas on kõige parem alustada elektroonilise dokumendihalduse juurutamist?

I.V. Muraškintsev: Tavaliselt otsustavad elektrooniliste dokumentide kasutamisele üle minna ettevõtted, kellel on palju vastaspooli ja suur hulk väliseid dokumendivooge. Kuna elektrooniliste dokumentide, eelkõige arvete vahetamine on võimalik ainult poolte vastastikusel kokkuleppel punkt 1 art. 169 Vene Föderatsiooni maksuseadustik, siis tuleb esmalt arutada tavaliste vastaspooltega elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku võimalust. Seejärel tuleb valida elektroonilise dokumendihalduse operaator ja sõlmida temaga leping. Föderaalse maksuteenistuse usaldusvõrgustikku kuuluvate elektrooniliste dokumendihaldusoperaatorite loend on postitatud Föderaalse maksuteenistuse veebisait .

Milliseid kriteeriume tuleks operaatori valimisel jälgida?

I.V. Muraškintsev: Reeglina annavad elektroonilise dokumendihalduse operaatorid võimaluse vahetada elektroonilisi dokumente mitme osapoolega testrežiimis. Sellise “proovoperatsiooni” käigus saate aru, milline liides on teile mugavam ja kas on lihtne ühendada oma raamatupidamisprogrammi operaatori dokumendihaldussüsteemiga.

Mida keerulisem on ühendada raamatupidamisprogrammi elektroonilise dokumendihaldussüsteemiga, seda suuremaks läheb süsteemi juurutamine. Palun pöörake tähelepanu ka elektrooniliste dokumentide saatmise hinnale. Tavaliselt on saatmiskulud samad, mis kirjas mobiilside: Maksab “helistaja”, st elektroonilise dokumendi saatja. Elektroonilised dokumendid tuleb sageli saata komplektina. Sellisel juhul võib dokumentide paketi, näiteks arve ja tööde sooritamise tõendi või arve saatmise eest olla tasuline.

Kas on vaja samaaegselt sõlmida leping sertifitseerimiskeskusega – elektroonilisi allkirju väljastava organisatsiooniga?

I.V. Muraškintsev: See on välise dokumendivoo jaoks kohustuslik. Sertifitseerimiskeskus peab varustama kõiki dokumendivoos osalejaid elektrooniliste allkirjadega. Elektrooniliselt aruandeid esitavad ettevõtted on sellised lepingud juba sõlminud. Kui kasutate ainult sisemist dokumendivoogu, sõltub see teie soovist. Sisedokumente saab allkirjastada lihtsa elektroonilise allkirjaga ning sel juhul ei ole vaja sertifitseerimisasutusega lepingut sõlmida.

Kas vastaspooled saavad kasutada erinevaid elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme? Või on võimalik dokumente saada ainult siis, kui partner saatis need sama operaatori kaudu?

I.V. Muraškintsev: Hetkel kahjuks sisemine rändlus operaatorite vahel puudub. Seega tuleb dokumentide vastuvõtmiseks ühenduda dokumente saatva ettevõttega sama operaatoriga. Seega, kui teie vastaspooled töötavad erinevate operaatorite kaudu, peate vastaspooltega dokumentide vahetamiseks sõlmima lepingu iga operaatoriga.

Loodame, et selle aasta sees roaming toimib ja siis on võimalik vastu võtta ka teiste operaatorite kaudu saadetud dokumente.

Kas osapooltega sõlmitavates lepingutes on vaja eraldi sätestada elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutamine?

I.V. Muraškintsev: Ei, sa ei pea seda tegema. Piisab tavaliste e-kirjade (neid ei pea olema kinnitatud elektrooniliste allkirjadega) või paberkirjade vahetamisest faksi teel, kus kinnitatakse nõustumine elektrooniliste dokumentide kasutamisega Rahandusministeeriumi kiri 01.08.2011 nr 03-07-09/26. Või näiteks võib üks osapooltest kutsuda teise oma operaatori kaudu, nagu juhtub "sõpru" kutsudes. sotsiaalvõrgustikes, ja teine ​​​​on see kutse vastu võtta. Kui aga teie vastaspool ei soovi dokumente elektrooniliselt saada, peate jätkama talle paberdokumentide saatmist.

Noh, leppisime oma partneritega kokku, valisime operaatori või isegi mitu operaatorit. Mida edasi teha?

I.V. Muraškintsev: Nüüd peame töövõtjatega töötades kohandama ettevõtte äriprotsesse elektroonilise dokumendihalduse juurutamisega:

töötab välja ja kinnitab elektroonilise dokumendihalduse korra;
määrab selle hooldamise eest vastutavad isikud;
korraldama saabunud ja saadetud dokumentide elektroonilist arhiivi;
sätestab arvestuspoliitikas elektrooniliste dokumentide loomise, vastuvõtmise ja säilitamise reeglid, määrab elektrooniliste dokumentide koostamise ja allkirjastamise eest vastutajad.

Iga töötaja, kes on volitatud allkirjastama elektroonilisi dokumente, peab olema varustatud elektroonilise allkirjaga, sest te ei saa oma allkirja teistele isikutele edasi anda.

Kas ma pean paberkandjal elektroonilisi dokumente printima ja säilitama?

I.V. Muraškintsev: Ei, see pole vajalik, kuigi paljud jätkavad seda vanamoodsalt. Kõik saadetud ja vastuvõetud elektroonilised dokumendid säilitatakse elektroonilises arhiivis. Ja oma elektrooniline arhiiv peaks olema korraldatud selliselt, et vajadusel näiteks maksuinspektsiooni nõudmisel leiaksite kiiresti üles küsitud dokumendid ja edastaksite need inspektsioonile elektrooniliselt, samamoodi edastatakse nüüd ka elektrooniline aruandlus. .

Ja kui maksuamet või audiitor nõuab elektroonilise dokumendi paberkoopiat, kas siis on selge, et tegemist on elektroonilise dokumendi koopiaga ja elektrooniline dokument on poolte poolt allkirjastatud?

I.V. Muraškintsev: Saate elektroonilise dokumendi printida ja saada paberkoopia. See koopia prinditakse automaatselt välja, et tegemist on elektroonilise dokumendi paberkoopiaga ja pooled allkirjastasid originaali elektrooniliselt. Paberkoopiat, kui see on nõuetekohaselt vormistatud, see tähendab organisatsiooni allkirja ja pitseriga kinnitatud või notariaalselt kinnitatud, saab kasutada samamoodi nagu paberdokumendi originaalkoopiat.

Kas kõiki dokumente saab koostada elektrooniliselt?

I.V. Muraškintsev: Dokumente saab koostada nii paberkandjal kui ka elektroonilisel kujul. Kui elektrooniline dokument on allkirjastatud kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga, on see samaväärne käsitsi allkirjastatud paberdokumendiga punkt 5 art. 6. detsembri 2011. aasta seaduse nr 402-FZ artikkel 9; punkt 1 art. 6. 04.06.2011 seaduse nr 63-FZ artikkel 6. Arve, saatelehe TORG-12 ja tööde lõpetamise tõendi jaoks on föderaalse maksuteenistuse poolt heaks kiidetud elektroonilised vormingud. Muid dokumente saab luua mis tahes vormingus, näiteks teksti- või pdf-vormingus.

Kuid on dokument, mis tuleb vormistada paberil. See on saateleht. Reisil olles pole veel võimalik pakkuda elektroonilise lugemise võimalust.

Lisaks tuleb paberkandjal vormistada ka tööandja ja töötaja vahelisi suhteid reguleerivad dokumendid, näiteks tööavaldus, tööleping.

Millised on nõuded elektroonilise dokumendihaldussüsteemiga ühendatud seadmetele ja arvutitele?

I.V. Muraškintsev: Sama, mis arvutite puhul, millest saadetakse elektrooniline aruandlus maksuametile ja teistele reguleerivatele asutustele. Igal elektroonilise dokumendihaldussüsteemiga ühendatud töökohal peab olema stabiilne Interneti-kanal ning installitud programm Crypto-Pro või muu sarnane programm elektrooniliste võtmetega töötamiseks.

Millised ohud võivad tekkida elektrooniliste dokumentide loomisel ja saatmisel ning kuidas neid vältida?

I.V. Muraškintsev: Minu arvates tõsiseid ohte ei ole. Ainus asi on see, et peate olema väga ettevaatlik, tegema kõik õigeaegselt ja mitte tegema vigu elektroonilistes dokumentides, eriti arvetes. Arvete väljastamise ja saatmise regulatsioonid on väga karmid. Ja esitatud arvel oleva vea parandamiseks peate parandatud arve uuesti saatma.

Kuid te ei saa postitada uut arvet, kasutades juba möödunud kuupäeva.

Arvete pidev nummerdamine toimub raamatupidamisprogrammis. Pole vahet, kas saadate paber- või elektroonilisi arveid ja kas kasutate ühte või mitut kandjat.

Kui suur on ligikaudne elektroonilise dokumendi saatmise ja vastuvõtmise maksumus?

I.V. Muraškintsev: Nende teenuste stabiilne hind turul on alles tekkimas. Täna võib see olla vahemikus 1 kuni 5 rubla. ühe elektroonilise dokumendi saatmiseks. Mõned operaatorid võtavad lisaks liitumistasu. Elektrooniliste dokumentide vastuvõtmine on tavaliselt tasuta.

Igal juhul on see odavam kui tavapostiga dokumentide saatmine, eriti pikkade vahemaade tagant. Lisaks väheneb paberdokumentide printimise ja säilitamise kulud.

Elektroonilise dokumendihalduse juurutamist alustanud ettevõtete arvustuste kohaselt võib osapooltega elektroonilisele dokumentide vahetamisele üleminekul kokkuhoid moodustada ligikaudu 2% ettevõtte brutokäibest.

Kui ettevõte plaanib minna üle elektroonilisele dokumendihaldusele, aitavad meie soovitused koostada tegevusplaani. Nad räägivad teile, kuidas pidada läbirääkimisi töövõtjatega, valida pakkuja ja valmistada töötajaid ette töömuudatusteks.

Kui ettevõte läheb koos osapooltega üle elektroonilisele dokumendihaldusele (EDF), hinnake eelnevalt, millist osa dokumentidest on võimalik elektrooniliselt edastada. Sellest sõltub projekti mastaap, selle tööplaan, tööjõukulud ja ettevõtte kulud.

Kuidas koostada tööplaani elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekuks töövõtjatega

Jaga ettevõtte elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku töö plokkideks:

• korralduslikud küsimused;
• vastaspooled;
• dokumendivoog;
• personal;
• pakkuja;
• eelarve.

Loetlege, millised ülesanded igas plokis täidetakse (vt.

). Vajadusel kohandage loendit. Oletame, et ettevõte ei pruugi vajada automatiseerimist: dokumentide registreerimise seisu on mugav jälgida ettevõtte raamatupidamissüsteemi kaudu, kuid kui dokumendivoo maht ei ole suur, siis automatiseerimise kulud ei tasu end ära.

Otsustage ise, millises järjekorras ülaltoodud toiminguid teha. Osa töid saab teha samaaegselt, näiteks töötajatele esitlusmaterjalide väljatöötamine ja töövõtjatega läbirääkimised.

Kuidas pidada läbirääkimisi osapooltega elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku üle

Jagage ettevõtte vastaspooled nelja rühma. Iga rühm peab elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekus kokku leppima erilise lähenemise. Võimalik, et kõik vastaspooled ei nõustu, peate nendega jätkama paberdokumentide vahetamist või koostöö lõpetama.

Olulised vastaspooled, kes kasutavad elektroonilist dokumendihaldust. Sellised ettevõtted juba teevad koostööd oma pakkujatega, võib-olla mitte organisatsioonidega, kellega teie ettevõte kavatseb koostööd teha. Selle rühma osapooltega saate suhelda järgmiselt.

1. Mõelge, kas on otstarbekas sõlmida leping pakkujaga, kellega ostja (tarnija) koostööd teeb.

2. Uurige välja, kas teie ettevõtte kavandatud teenusepakkuja ja vastaspoole teenusepakkuja vahel on rändlus.

3. Kutsu vastaspool sõlmima leping teie ettevõtte valitud pakkujaga.

Olulised vastaspooled, kes ei kasuta elektroonilist dokumendihaldust. Kui ostja (tarnija) keeldub elektroonilise dokumendihalduse kasutamisest ja ettevõttel ei ole kasulik temaga koostööd lõpetada, toimige ühe stsenaariumi järgi:

1. Kasutage sellise vastaspoolega .

2. Leppige kokku kohtumine ja proovige veenda neid kasutama elektroonilist dokumendihaldust.

Luba, et oled tolerantne võimalike puudujääkide suhtes ning aitad luua elektroonilist dokumendivoogu töös oma ettevõttega.

Väikeosapooled, kes kasutavad elektroonilist dokumendihaldust. Selle ostjate ja tarnijate rühma puhul saab kasutada samu valikuid, mis oluliste vastaspoolte puhul. Kuid läbirääkimisi on soovitatav pidada kirjavahetuse vormis, et mitte raisata lisaaega. Kui kokkuleppele ei jõuta, võib olla lihtsam koostööst keelduda.

Väikeosapooled, kes ei kasuta elektroonilist dokumendihaldust. Kui ostja (tarnija) ei kuulu ettevõtte võtmepartnerite hulka, proovige teda motiveerida kasutama elektroonilist dokumendihaldust teile sobiva pakkuja juures. Valikud:

1. Teatage, et näiteks uue kvartali algusest võtab teie ettevõte vastu ja saadab dokumente ainult elektroonilisel kujul.

2. Võtke vahendustasu, kui vastaspool kaotab ja saatis duplikaadid; trahvi, kui ta esitas originaaldokumendid pärast tähtaega. Rakendage selliseid meetmeid ostjate (tarnijate) suhtes, kes ei anna pabereid õigel ajal üle.

Väikeettevõtetel, kes vahetavad paberdokumente, tasub ette valmistada selge esitlus. Kui vastaspooled mõistavad elektroonilise dokumendihalduse nüansse, on neid lihtsam veenda oma tööprotseduuri muutma. Vaevalt on võimalik kohata kõiki ettevõtte väikeostjaid ja -tarnijaid, nii et esitlus veenab.

Kuidas valida elektroonilise dokumendihalduse pakkujat

Kui ettevõttel on palju vastaspooli, siis tõenäoliselt peab ta tegema koostööd mitme pakkujaga. Proovige viimaste arvu minimeerida.

Valige pakkujad:

• kellega ettevõtte vastaspooled juba töötavad ja kellele saate üle kanda märkimisväärse mahu tehinguid;
• millel on maksimaalne rändlus;
• mis saavad kasutada ettevõtte allkirjasertifikaate (kui neid on).

Hinnategurit pole vaja arvestada. Kui teenusepakkujal puudub rändlus teie vastaspoolte pakkujatega, siis see ei sobi, isegi kui tema teenused on odavamad.

Kuidas vormistada ettevõtte dokumendivoogu

Enne elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekut peate vormistama ettevõtte dokumentide liikumise. Koostage või kohandage vastavalt vajadusele:

1. Dokumentide loetelu, mida ettevõte kasutab vastaspooltega töötamisel.

2. Dokumendivooga seotud ametnike jooksev nimekiri. Palun märkige, kes:

• loob dokumendi - laadib selle üles teenusepakkuja isiklikule kontole;
• allkirjastab dokumendi. Need töötajad vajavad oma isikliku konto ja elektroonilise allkirja sertifikaatide sisestamiseks sisselogimist ja parooli;
• kontrollib dokumendi allkirjastamist vastaspoole poolt;
• prindib dokumendi ja salvestab selle kausta või salvestab ettevõtte serverisse.

Seda nimekirja tuleb pidevalt uuendada. Niipea kui töötaja lahkub, tuleb tema elektrooniline allkiri tühistada ja anda äsja ametisse nimetatud isikule.

Koostage ja dokumenteerige sise-eeskirjas dokumentide liikumise ajakava loomise hetkest kuni arhiivi saatmiseni (vt. ).

Kuidas valmistada ette ettevõtte personali üleminekuks elektroonilisele dokumendihaldusele

Kui kiiresti ja edukalt ettevõte üle läheb , oleneb töötajatest. Et nad ei saaks projekti saboteerida, on oluline mitte sundida, vaid veenda neid innovatsiooni kasulikkuses.

Elektroonilise dokumendihalduse juurutamisel on oluliseks kuluartikliks töötajate tööaja eest tasumine, mis kulub töötamise koolitusele. uus süsteem ja hädaolukordade lahendamine. Nende kulude vähendamiseks viige läbi tsentraliseeritud teavitus- ja koolitustegevus.

Alusta selgitamist ja koolitamist juba ette – kui juhtkond otsustas elektroonilisele dokumendihaldusele üle minna. Korraldage tööpõhimõtteid selgitav ettekanne kõigile ettevõtte töötajatele, sh töötajatele, kes ei osale elektroonilises dokumendihalduses.

Pöörake erilist tähelepanu allakirjutanute koolitamisele. Loo neile selged ja üksikasjalikud juhised, soovitavalt koos ekraanipiltidega: millisele saidile minna, millist teavet ja kuhu sisestada, milliseid nuppe ja mis hetkel vajutada, kuidas allkirjastamissertifikaadiga töötada.

Järgmised argumendid aitavad veenda töötajaid elektroonilise dokumendihalduse juurutamise projekti toetama:

• Ametniku vastutuse taseme poolest ei erine elektrooniline allkiri füüsilisest;
• Elektrooniline dokumendihaldus võimaldab kiiresti dokumente koostada ja töödelda. Te ei pea helistama ja uurima, millal vastaspool nõutud dokumendi allkirjastab ja saadab;
• dokumendid kaotsi ei lähe. Neid on lihtsam leida.

Kuidas planeerida elektroonilise dokumendihalduse juurutamise kulusid

koosneb järgmistest osadest:

1. Pakkuja teenuste maksumus on 10 000–20 000 rubla. aastas, oleneb tariifiplaan. Uurige nende hindu ja eelarvet.

2. Elektroonilise allkirja sertifikaadi maksumus on 1000–2000 rubla. aastas, sõltub sertifikaadi tootja tariifiplaanist.

3. Töötajate palgad – lisatasu või ajakulu, mille töötaja ei kuluta otseste tööülesannete täitmisele. Kulud sõltuvad tööülesannete kestusest ja töötaja ühe töötunni maksumusest.

Töömahukad on järgmised tööd: kohtumised ja telefonivestlused töövõtjatega, esitluste ja juhiste koostamine töövõtjatele ja teie ettevõtte töötajatele, töötajate koolitamine, hädaolukordade lahendamine (vt. ). Planeerige, kui kaua see aega võtab.

Eelarvestada mitte ainult töötajate palkasid, vaid ka nendelt sotsiaalmakseid.

4. Automatiseerimise maksumus - sõltub ülesannetest, mida ettevõte soovib lahendada, nende teostamise keerukusest ja arendajatöö tunni maksumusest.

Valmistatud materjalidest