Upravljanje elektroničkim dokumentima (EDF)- skup automatiziranih procesa za rad s dokumentima predanim u elektroničkom obliku bez uporabe papirnatih medija.

Elektronički dokumenti u odobrenim obrascima sastavni su dijelovi svih računovodstvenih programa, ali da bi elektronički dokument bio pravno priznat mora biti potpisan elektroničkim potpisom.

Vrste elektroničkih dokumenata

Elektronički dokument potpisan elektroničkim potpisom može se koristiti ako zakonodavstvo Ruske Federacije ne sadrži izravnu zabranu njegove uporabe.

Tako ugovori, razni računi, zahtjevi, izvješća, prijave, kao i otpremnice, akti i računi mogu biti elektronički dokumenti.

Također, elektroničke dokumente dijelimo na neformalne dokumente i formalizirane dokumente.

Neformalizirani dokumenti - pisma, ugovori, punomoći, tehnička dokumentacija i druga korespondencija - oslobođeni su strogih državnih propisa.

Za formalizirane dokumente u odvojenom zakonodavni akti Propisani su strogi zahtjevi za format i pravila prijenosa.

Formalizirani dokument je dokument izrađen prema formatu Federalne porezne službe.

Formalizirani dokumenti izravno utječu na točnost obračuna poreza, stoga je za njih važno pridržavanje svih postupaka prijenosa.

Formalizirani dokumenti su npr. elektronički računi.

Za neke primarne dokumente, Federalna porezna služba Rusije razvila je preporučeni format za teretni list u obrascu TORG-12 i potvrdu o prihvaćanju (rad) za usluge.

Unatoč činjenici da je naznačen preporučeni format za takve dokumente, to je format u kojem poduzeća te dokumente moraju poslati elektroničkim putem na zahtjev porezne uprave ako je potrebno potvrditi rashode poreza na dobit.

Mogućnosti elektroničkog upravljanja dokumentima

Postoje dvije mogućnosti za organiziranje sustava elektroničkog upravljanja dokumentima. Prvi je sklapanje ugovora o elektroničkom upravljanju dokumentima s drugim ugovornim stranama i razmjena dokumenata potpisanih elektroničkim potpisom putem elektroničke pošte. U tom slučaju možete koristiti jednostavan elektronički potpis.

Druga je mogućnost organizirati elektroničko upravljanje dokumentima putem posebnog operatera.

Ovom metodom tvrtka se pridružuje propisima za razmjenu elektroničkih dokumenata i može s drugim ugovornim stranama razmjenjivati ​​i formalizirane dokumente (za koje je Federalna porezna služba Rusije službeno odobrila format) i neformalne (ugovore, sporazume, izvješća o usklađivanju itd. .).

Glavne funkcije sustava za elektroničko upravljanje dokumentima

Glavne funkcije sustava za elektroničko upravljanje dokumentima su:

registracija dokumenata;

nadzor nad izvršenjem dokumenata;

stvaranje imenika i rad s njima;

kontrola kretanja papirnatih i elektroničkih dokumenata, vođenje povijesti rada s dokumentima;

stvaranje i uređivanje detalja dokumenta;

generiranje izvješća o tijeku dokumenata poduzeća;

uvoz dokumenata iz datotečnog sustava i interneta;

kreiranje dokumenta direktno iz sustava na temelju predloška (izravna integracija);

rad s verzijama dokumenata, složenim višekomponentnim i višeformatnim dokumentima, prilozima;

elektronička distribucija dokumenata;

rad s dokumentima u mapama;

primanje dokumenata putem skeniranja i prepoznavanja.

smanjenje troškova pristupa informacijama i obrade dokumenata.

Prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima

Glavne prednosti upravljanja elektroničkim dokumentima uključuju sljedeće:

centralizirano, strukturirano i sistematizirano čuvanje dokumenata u elektroničkom arhivu;

smanjenje troškova ispisa, poštarine i skladištenja papirnatih računa;

jedinstven pristup postupcima izrade i obrade dokumenta (registracija, odobrenje itd.);

smanjenje vremena za dostavu, registraciju i odobrenje dokumenata;

brzina potpisivanja dokumenata;

mogućnost obavljanja bilo kakvih operacija s dokumentima na mreži 24 sata: pretraživanje, preuzimanje, ispis, usklađivanje, odbacivanje, kao i praćenje njihovog kretanja;

brzo traženje dokumenata.

Povjerljivost razmjene osigurana je enkripcijom dokumenata.

Elektronički digitalni potpis (EDS) osigurava identifikaciju potpisnika i cjelovitost poslanih dokumenata.

Dostava elektronički dokumenti jamči operater protoka dokumenata.

Implementacija sustava za elektroničko upravljanje dokumentima

Da biste upravljali elektroničkim sustavom za upravljanje dokumentima, morate:

izraditi i odobriti postupak za upravljanje elektroničkim dokumentima;

imenovati odgovorne za njegovo održavanje;

organizirati elektroničku arhivu primljenih i poslanih dokumenata;

računovodstvenom politikom propisati pravila izrade, primanja i pohrane elektroničkih dokumenata, imenovati odgovorne za izradu i potpisivanje elektroničkih dokumenata.

Svaki zaposlenik koji je ovlašten za potpisivanje elektroničkih dokumenata mora imati elektronički potpis.

Stvorivši elektronički sustav za upravljanje dokumentima, organizacija ne može ispisivati ​​dokumente, već ih pohraniti u elektroničku arhivu.

Po potrebi se dokumenti pohranjeni u arhivi mogu isprintati za inspektore, te predočiti dokument potpisan elektroničkim potpisima stranaka, prethodno ih propisno ovjerivši.

EDI (elektronsko upravljanje dokumentima): detalji za računovođu

• Ulazimo u eru EDI-ja

  Usluga "1C-EDO". Prednosti “1C-EDO” Usluga “1C-EDO” je najprofitabilnija... preko EDO rade pojedinačne pošiljke, usluga “1C-EDO” dostupna je bez plaćanja. ... identifikator sudionika EDF-a.” Stvaranje profila postavki EDF-a Profil postavki EDF-a Nakon stvaranja... prijeđite na “Konfiguriranje EDF-a”. Postavke EDF-a U prozoru koji se otvori potrebno je... razmijeniti dokumente putem EDF-a Popis postavki EDF-a U poslanim "Postavke EDF-a" ... prikazuju se regulatorna tijela. EDI arhiv Korištenjem EDI sustava organizacije smanjuju troškove...

• Prilikom promjene adrese e-pošte i operatera EDF-a potrebno je obavijestiti poreznu upravu

  I postoji nekoliko sporazuma s EDF operaterima, tako da komuniciramo s njima... . Ako tvrtka odluči promijeniti EDF operatera, u pravilu se mijenja i elektronički... -6/19884@. Porezne vlasti također moraju biti obaviještene o promjeni operatera EDF-a.

• 8 argumenata za povezivanje s elektroničkim upravljanjem dokumentima u radu s leasing kućom

  Koju izdaje bilo koji akreditirani EDF operater. – Mnogo je operatera na tržištu. ...kao originali. Sam proces EDI reguliran je zakonima Ruska Federacija i ... i podršku elektroničkog sustava za upravljanje dokumentima (EDF) kod zakupaca i je ... koji izdaje bilo koji akreditirani EDF operater. – Mnogo je operatera na tržištu.. jednostavna procedura. Tipično, EDF operater omogućuje pristup osobni račun... U 2018. stručnjaci EDF operatora predviđaju povećanje protoka pravno značajnih...

• Odgovornost za nepravodobno podnošenje porezne prijave

  Sklopiti s operaterom elektroničkog upravljanja dokumentima (EDF) ugovor o pružanju usluga za... pružanje EDI-ja s poreznom upravom; ili dati... ovlasti za EDF sa Federalnom poreznom službom ovlaštenom predstavniku (posredniku...) koji ima ugovor s operaterom EDF-a i kvalificirani certifikat ključa za provjeru...

• Značajke odabira sustava elektroničkog izvješćivanja

  EDI sustave izvještavanja nudi nekoliko programera. Svaki softver... ? EDI sustave izvještavanja nudi nekoliko programera. Svaku softversku ... uslugu nudi više od sto EDF operatera. Svaki od njih ima status ... rješenja usmjerenih na različite EDI zadatke. Što se tiče odabira operatera prema...

• Što trebate znati o elektroničkim potpisima prije nego što ih implementirate

  Na platformi operatera za elektroničko upravljanje dokumentima (EDF) i svim radnjama za korištenje... razmjene dokumenata i kojeg EDF operatera koristi većina partnera kako bi se maksimizirao... * broj dokumenata prenesenih preko EDF operatera vanjskim ugovornim stranama. Kakve promjene čekaju...

Krajem svibnja 2011. Ministarstvo financija napravilo je još jedan korak prema implementaciji elektroničkog upravljanja dokumentima - izdana je naredba kojom je odobren postupak izdavanja i primanja elektroničkih računa. No, kako bi se dobio pravi ekonomski učinak od korištenja bezpapirnih tehnologija, važno je sav protok dokumenata* pretvoriti u elektronički oblik. Tvrtka 1C spremna je pružiti svojim korisnicima takve mogućnosti.

Porezni zakon Ruske Federacije

Umjetnost. 169 Poreznog zakona Ruske Federacije s izmjenama i dopunama. Savezni zakon od 27. srpnja 2010. br. 229-FZ).

Savezni zakon br. 63-FZ od 10. siječnja 2002. br. 1-FZ

od 25.04.2011 br. 50n

Idemo na razmjenu elektroničkih dokumenata s ugovornim stranama

Potreba za prelaskom na bespapirne tehnologije u gospodarstvu tinja već duže vrijeme. Uvođenje elektroničke razmjene dokumenata s drugim ugovornim stranama ima pozitivan ekonomski učinak: smanjenje troškova organizacija za potrošni materijal, poštanske usluge, održavanje arhive dokumenata na papiru (troškovi papira, osoblja, najma prostora za arhivu itd.), smanjenje vrijeme obrade i razmjene podataka, smanjenje broja grešaka, mogućnost brzog pretraživanja traženi dokument u elektronskoj arhivi.

Sada država puno radi u tom smjeru. Godine 2002. donesen je Zakon o elektroničkom digitalnom potpisu kojim je utvrđen pravni značaj elektroničkih dokumenata potpisanih elektroničkim potpisom. Nažalost, odredbe ovog zakona nisu se odnosile na račune, o čemu je postojala posebna odredba u Poreznom zakonu Ruske Federacije. Ovo je ograničenje sada ukinuto.

Prošlog ljeta unesene su izmjene u Porezni zakon Ruske Federacije koje predviđaju mogućnost sastavljanja i izdavanja računa u elektroničkom obliku uz međusobni pristanak stranaka u transakciji i dostupnost tehničkih sredstava i mogućnosti za primanje i obradu takvih fakture (članak 169. Poreznog zakona Ruske Federacije s izmjenama i dopunama Saveznim zakonom od 27. srpnja 2010. br. 229-FZ).

6. travnja 2011. predsjednik Ruske Federacije potpisao je Savezni zakon br. 63-FZ “O elektroničkim potpisima”. Novi zakon ima za cilj otkloniti nedostatke važećeg Saveznog zakona od 10. siječnja 2002. br. 1-FZ „O elektroničkim digitalnim potpisima”, kao i proširiti opseg uporabe elektroničkih potpisa.

I konačno, 25. svibnja 2011. objavljen je nalog Ministarstva financija Rusije od 25. travnja 2011. br. 50n „O odobrenju Postupka za izdavanje i primanje računa u elektroničkom obliku putem telekomunikacijskih kanala korištenjem elektroničkog digitalnog potpisa”. registrirano pri Ministarstvu pravosuđa Rusije (registracijski broj 20860) .

Rusko Ministarstvo pravosuđa registriralo je postupak izdavanja i primanja elektroničkih računa

Postupkom je utvrđeno da se izdavanje i zaprimanje računa u elektroničkom obliku obavlja putem jednog ili više operatera za upravljanje elektroničkim dokumentima s kompatibilnim tehničkim sredstvima. Napominjemo da je korištenje elektroničkih računa dopušteno samo uz međusobni dogovor stranaka u transakciji. Stoga je korištenje elektroničkih dokumenata pravo, a ne obveza, ugovornih strana. Procedurom je propisano koji se dan smatra datumom izdavanja, a datumom primitka elektroničkih računa te uređuje postupak ispravaka istih.

Postupak stupa na snagu od trenutka službene objave (točka 2 naloga Ministarstva financija Rusije od 25. travnja 2011. br. 50n). Zapravo, može se koristiti nakon pojave akreditiranih operatera za elektroničko upravljanje dokumentima* i odobrenja od strane Federalne porezne službe Rusije formata računa, dnevnika primljenih i izdanih računa, knjige kupnje i knjige prodaje u elektroničkom obliku obrazac (stavak 2. članka 9. članka 169. Poreznog zakona Ruske Federacije) .

Bilješka:
* Postupak akreditacije tvrtki kao operatera za elektroničko upravljanje dokumentima mora odobriti Federalna porezna služba Rusije. Nakon akreditacije operatera, s njima će se dogovoriti odgovarajući mehanizam razmjene i potom podržati u gospodarskim programima tvrtke 1C.

U gospodarskim programima tvrtke 1C, mogućnost sastavljanja i izdavanja računa u elektroničkom obliku bit će implementirana nakon odobrenja gore navedenih dokumenata i formata.

Uvođenje elektroničkih računa poslužilo je kao poticaj za što širu upotrebu ostalih knjigovodstvenih, poreznih i financijskih knjigovodstvenih isprava u elektroničkom obliku.

Razmjena elektroničkih dokumenata s drugim ugovornim stranama u "1C:Enterprise 8"

Već sada je program 1C: Trade Management 8 implementirao mogućnost razmjene dokumenata, čiji postupak razmjene nije reguliran zakonom (na primjer, fakture, fakture, katalozi proizvoda, cjenici, narudžbe, uključujući dokumente u slobodnom obliku) . Izravna razmjena “Prodavatelj - Kupac” moguća je iz programa (putem e-pošte ili dijeljenog direktorija datoteka na poslužitelju).

Prilikom razvoja mehanizma za razmjenu elektroničkih dokumenata u 1C:Enterprise 8, zadatak je bio implementirati jednostavan mehanizam za postavljanje i razmjenu s najprikladnijim sučeljem. Dokumenti se digitalno potpisuju i šalju primatelju pritiskom na gumb. Ako se sudionici razmjene međusobno dogovore da svi poslani dokumenti ne moraju biti pravno značajni, tada je za pojedine vrste dokumenata moguće ne koristiti elektronički potpis.

Radi lakšeg korištenja, sustav ima ugrađen sustav savjeta (korak po korak), koji informira korisnika o sljedećem potrebna radnja pri radu s elektroničkim dokumentom.

Radi praktičnosti korisnika, program također implementira:

• fleksibilna konfiguracija koraka u radu s elektroničkim dokumentima u korisničkom načinu rada;
• stvaranje elektroničkog dokumenta u nekoliko općeprihvaćenih formata koje odredi korisnik;
• povezivanje potpisnog certifikata s određenim vrstama potpisanih elektroničkih dokumenata, kao i provjera ispravnosti potpisnog certifikata prilikom slanja ili primanja;
• automatsko praćenje aktualne verzije elektroničkog dokumenta prema dokumentu računovodstvenog sustava;
• pregled popisa svih elektroničkih dokumenata s njihovim kratke karakteristike u vezi s dokumentom računovodstvenog sustava;
• vođenje detaljnog dnevnika događaja o radnjama s elektroničkim dokumentima;
• pregled sadržaja elektroničkog dokumenta na ekranu u ispisanom obliku poznatom korisniku, instaliranje digitalnog potpisa ili slanje autoru dokumenta na doradu, kao i mogućnost učitavanja elektroničkog dokumenta s ugrađenim digitalnim potpisom na imenik na disku;
• usporedba 2 verzije elektroničkih dokumenata.
• poseban ergonomski obrazac za obradu elektroničkih dokumenata pripremljenih za potpis, raščlanjen po certifikatima potpisa odgovornih zaposlenika organizacije;
• automatsko generiranje dokumenta računovodstvenog sustava na temelju sadržaja primljenog elektroničkog dokumenta.

U budućnosti će se razmjena elektroničkih dokumenata s protustrankama implementirati u druga rješenja na platformi 1C:Enterprise 8.

Zaključno, još jednom napominjemo da je uvođenjem elektroničke razmjene dokumenata s drugim ugovornim stranama moguće poboljšati razinu kvalitete obrade i razmjene ažurne informacije, smanjiti broj grešaka koje se javljaju tijekom "ručnog" unosa, kao i smanjiti intenzitet rada i vrijeme obrade dokumenta.

Ako se prije nekoliko godina moglo reći da je elektronički oblik razmjene informacija zanimljiv naprednim poduzetnicima, danas sa sigurnošću možemo reći da je elektronički dokumentarni protok između organizacija globalne naravi, te da je danas najbrži i najproduktivniji način razmjene informacija. informacija.

Što je i kako funkcionira elektronički protok dokumenata između organizacija?

Upravljanje elektroničkim dokumentima (EDF) način je interakcije između ugovornih strana korištenjem elektroničkih komunikacijskih sredstava, zakonski utvrđenih i tehnički podržanih suvremenih tehnologija.

Sustav protoka dokumenata između ugovornih strana prošao je mnoge faze, ali ovaj se format prijenosa informacija počeo aktivno provoditi kada su izvanproračunski fondovi i porezna tijela postavili zahtjeve za generiranje i pružanje izvješća ne samo na papiru, već iu elektroničkom obliku .

S vremenom su korisnici uvažili prednosti elektroničkog načina obrade i prijenosa informacija ugovornim stranama, a protok dokumenata u elektroničkom obliku postao je sveobuhvatan.

Elektronički protok dokumenata između organizacija: prednosti i mane

Poslovni svijet je cijenio prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima, te se ono danas koristi ne samo za interakciju s regulatornim tijelima, već i kao način razmjene poslovnih informacija s poslovnim partnerima, kao i za prijenos informacija unutar tvrtke.

Prednosti ove vrste razmjene informacija s drugim ugovornim stranama uključuju:

povećanje brzine rješavanja problema i transakcija poravnanja;

učinkovitost, sposobnost kontrole i analize;

optimizacija radnog vremena osoblja;

smanjenje troškova rada na obradi dokumenata.

Međutim, ne mogu se zanemariti neki nedostaci EDI-ja. U osnovi se odnose na sustav - programski proizvod koji osigurava informacijske cikluse, a koji također ima svoje nedostatke. Ukupno, nedostaci uključuju:

nemogućnost korekcija i dopuna nakon slanja dokumenta. Da bi ispravio pogreške, korisnik će morati upotrijebiti složeniju proceduru - poslati odgovarajuće popratno pismo obavijesti i novi, ispravljeni dokument drugoj ugovornoj strani;

Softver se ne ažurira automatski - morate kupiti dodatna ažuriranja sustava čim postanu dostupna.

Kako sustav funkcionira

Definirajmo što je elektronički dokumentarni protok između organizacija, kako funkcionira i što je potrebno za njegovo učinkovito funkcioniranje.

Trenutno je elektroničko upravljanje dokumentima sustav za rad s dokumentima u tehnološkom načinu rada bez papira, na temelju kojeg se izvornici generiraju izravno u elektroničkom obliku, u posebnom izbornom polju.

Glavni element sustava je elektronički dokument.

Da biste osigurali učinkovitu funkcionalnost sustava i osigurali njegovu održivost:

potencijalna druga ugovorna strana također mora biti povezana sa sustavom za elektroničko upravljanje dokumentima;

između sudjelujućih strana mora biti osigurana tehnička spremnost za razmjenu dokumenata u elektroničkom obliku;

djelovanje stranaka mora biti usklađeno i međusobno povezano.

Da bi dokument izrađen elektroničkim putem dobio pravni značaj, mora:

u skladu s određenim formatom;

biti ovjeren potpisom službene ili odgovorne osobe.

Koji su dokumenti uključeni u EDF?

Elektronskoj razmjeni podliježu tri vrste dokumenata:

formalizirana dokumentacija - sastavljena u standardiziranim obrascima reguliranim zakonodavstvom Ruske Federacije (na primjer, UPD, faktura, potvrda o završetku itd.);

neformalni dokumenti potpisani jednim potpisom - pošiljatelj (poslovna korespondencija, obavijesti, popratna pisma i dr.);

neformalni dokumenti koje istovremeno potpisuje više sudionika sustava.

Kako organizirati elektronički protok dokumenata između organizacija

Da bi se organizirao rad EDI-ja i osigurala njegova učinkovitost, potrebno je razviti i registrirati sve tehničke nijanse u lokalnom regulatornom aktu - posebnoj Uredbi o EDI-ju.

EDI sustav može uključivati ​​administrativne i računovodstvene dokumente različitog stupnja važnosti i povjerljivosti. Imajući to u vidu, u Pravilniku, navodeći popis isprava koje podliježu sustavu elektroničkog prometa, potrebno je naznačiti koje su ovjerene jednostavnim, a koje pojačanim elektroničkim potpisom službene osobe. Također, Pravilnik mora sadržavati popis osoba ovlaštenih za potpisivanje dokumenata generiranih elektroničkim putem.

Nakon usuglašavanja i odobravanja Pravilnika, korisnici sustava za upravljanje dokumentima trebat će riješiti niz organizacijskih pitanja:

odabrati operatera EDF-a i sklopiti ugovor s njim;

organizirati elektroničku arhivu – za naknadnu pohranu primljenih i preslika poslanih elektroničkih dokumenata;

unijeti podatke o prelasku na elektroničko vođenje dokumenata u lokal normativni akt– Računovodstvene politike poduzeća, izdavši ih kao dodatak dokumentu;

osigurati tehničku opremljenost za rad sustava;

rješavanje drugih organizacijskih pitanja.

Što je potrebno za elektronički protok dokumenata između organizacija

Kako bi ušli kao sudionik u EDF sustav, korisnici moraju:

spojiti se na EDF operatera;

kupiti (ili registrirati postojeći u sustav) certifikat za elektronički potpis, kao i sredstvo kriptografske zaštite;

zajedno s operaterom spojite svoje potencijalne ugovorne strane na vlastitu uslugu;

obavijestite svoje ugovorne strane o povezivanju kao sudioniku EDI sustava;

sklopiti ugovore s ugovornim stranama o razmjeni dokumenata i informacija elektroničkim putem putem EDI sustava.

Zamjenik generalnog direktora Taxkom LLC

Velika većina računovođa koristi se specijaliziranim računalnim programima i podnosi elektronička izvješća poreznoj upravi i fondovima. Dakle, zašto ne komunicirati "elektronički" sa svojim protustrankama? Zašto ispisivati ​​hrpe papira kada možete stvarati i pohranjivati ​​elektroničke dokumente? Kako to učiniti rekli su nam u tvrtki koja pruža usluge elektroničkog upravljanja dokumentima.

Igore Vladimiroviču, recite nam što je elektroničko upravljanje dokumentima?

I.V. Murashkintsev: Elektroničko upravljanje dokumentima je način organiziranja rada s dokumentima, kada se najveći dio njihovih izvornika stvara u elektroničkom obliku, bez uporabe papirnatih medija. Napominjemo da se ovakvim protokom dokumenata stvaraju izvornici u elektroničkom obliku, a ne samo elektroničke kopije papirnatih dokumenata. Elektronički dokumenti u odobrenim formatima mogu se sastaviti u većini računovodstvenih programa. No, da bi elektronički dokument bio pravno značajan, ne samo da mora biti u skladu s odobrenim formatima i imati obvezne podatke, već mora biti i potpisan elektroničkim potpisom.

Nakon što izradite dokument, možete ga odmah potpisati elektroničkim potpisom u mnogim, iako ne svim, računovodstvenim programima.

Ako se elektronički dokument šalje drugoj ugovornoj strani, mora biti poslan u skladu s postupkom za razmjenu elektroničkih dokumenata.

Kakav je to postupak razmjene elektroničkih dokumenata? Kojom vrstom elektroničkog potpisa treba potpisati elektronički dokument?

Zahvaljujemo glavnom računovođi doo “Firma “ANIS-98”” na predloženoj temi intervjua Olga Vladimirovna Saltykova, Moskva.

I.V. Murashkintsev: Ovaj će redoslijed biti različit za različite dokumente. Elektronički računi imaju posebne, strože zahtjeve. Moraju biti potpisani poboljšanim kvalificiranim elektroničkim potpisom i poslani preko operatera za upravljanje elektroničkim dokumentima Narudžba, odobrena. Nalogom Ministarstva financija od 25. travnja 2011. br. 50n.

Poboljšani kvalificirani elektronički potpis analogan je pečatu organizacije uz potpis odgovorne osobe. Prati ga kvalificirani certifikat ključa za provjeru. Samo akreditirani certifikacijski centri mogu izdavati takve elektroničke potpise Zakon od 06.04.2011 br. 63-FZ. Dokumenti koji su potpisani elektroničkim digitalnim potpisom prema starom Zakonu o EDS-u koji prestaje vrijediti od 1. srpnja Zakon od 10. siječnja 2002. broj 1-FZ, smatraju se potpisanima poboljšanim kvalificiranim elektroničkim potpisom.

U određenim industrijama, na primjer u proizvodnji nakita, preporučljivo je prenijeti preko operatera ne samo vanjske, već i neke unutarnje dokumente organizacije. Interni dokumenti obično ne moraju biti potpisani pojačanim kvalificiranim potpisom. Prema nahođenju same organizacije, pojačani nekvalificirani ili čak jednostavni elektronički potpis može biti dovoljan.

Poboljšane nekvalificirane potpise također izdaju certifikacijski centri, a mogu biti i jeftiniji od kvalificiranih. Jednostavan potpis je šifra ili lozinka koja vam omogućuje da identificirate autora dokumenta. Takav potpis možete dodati pomoću računalni program, a zahtijevat će manje troškove od kupnje poboljšanog potpisa.

Vanjski dokumenti, osim faktura, mogu se poslati drugim ugovornim stranama jednostavnom e-poštom. Prema dogovoru stranaka mogu biti potpisani pojačanim kvalificiranim ili pojačanim nekvalificiranim elektroničkim potpisom. Ali korištenje posebnog elektroničkog sustava za upravljanje dokumentima je praktičnije jer vam omogućuje da trenutno primite obavijest da je vaš partner primio dokument. On ga pak može odmah potpisati i poslati vam.

Koji je najbolji način za početak implementacije elektroničkog upravljanja dokumentima?

I.V. Murashkintsev: Tipično, tvrtke koje imaju mnogo ugovornih strana i veliki obujam vanjskog protoka dokumenata odlučuju prijeći na korištenje elektroničkih dokumenata. Budući da je razmjena elektroničkih dokumenata, posebice računa, moguća samo uz međusobni dogovor stranaka klauzula 1 čl. 169 Porezni zakon Ruske Federacije, tada najprije trebate razgovarati o mogućnosti prelaska na elektroničko upravljanje dokumentima sa svojim stalnim ugovornim stranama. Zatim morate odabrati operatera za elektroničko upravljanje dokumentima i s njim sklopiti ugovor. Popis operatera za elektroničko upravljanje dokumentima uključenih u Mrežu povjerenja Savezne porezne službe objavljen je na Web stranica Savezne porezne službe .

Koje kriterije treba voditi pri odabiru operatera?

I.V. Murashkintsev: U pravilu, operateri za upravljanje elektroničkim dokumentima pružaju mogućnost razmjene elektroničkih dokumenata s nekoliko drugih ugovornih strana u testnom načinu rada. Tijekom takvog "probnog rada" moći ćete razumjeti koje vam je sučelje prikladnije i hoće li biti lako kombinirati vaš računovodstveni program sa sustavom upravljanja dokumentima operatera.

Što je teže kombinirati računovodstveni program sa sustavom za elektroničko upravljanje dokumentima, to će biti veći trošak implementacije sustava. Obratite pozornost i na cijenu slanja elektroničkih dokumenata. Obično su troškovi dostave isti kao u mobilne komunikacije: Plaća “pozivatelj”, odnosno pošiljatelj elektroničkog dokumenta. Elektroničke dokumente često je potrebno poslati u kompletu. U tom slučaju može doći do naknade za slanje paketa dokumenata, na primjer fakture i potvrde o izvršenju radova ili fakture.

Je li potrebno istovremeno sklopiti ugovor s certifikacijskim centrom - organizacijom koja izdaje elektronički potpis?

I.V. Murashkintsev: Ovo je obavezno za vanjski protok dokumenata. Certifikacijski centar mora svim sudionicima u tijeku dokumenata osigurati elektronički potpis. Tvrtke koje elektronički dostavljaju izvješća već imaju sklopljene takve ugovore. Ako koristite samo interni protok dokumenata, onda to ovisi o vašoj želji. Interni dokumenti mogu se potpisivati ​​jednostavnim elektroničkim potpisom te u tom slučaju nije potrebno sklapati ugovor s certifikatorom.

Mogu li druge ugovorne strane koristiti različite sustave za upravljanje elektroničkim dokumentima? Ili je moguće primiti dokumente samo ako ih je vaš partner poslao preko istog operatera?

I.V. Murashkintsev: Trenutno, nažalost, ne postoji interni roaming između operatera. Dakle, za primanje dokumenata morate se povezati s istim operaterom kao i tvrtka koja šalje dokumente. Dakle, ako vaše druge ugovorne strane rade preko različitih operatera, da biste razmijenili dokumente s drugim ugovornim stranama, morat ćete sklopiti ugovor sa svakim od operatera.

Nadamo se da će roaming proraditi tijekom ove godine i tada će biti moguće primati dokumente poslane preko drugih operatera.

Je li u ugovorima s drugim ugovornim stranama potrebno posebno regulirati korištenje sustava elektroničkog upravljanja dokumentima?

I.V. Murashkintsev: Ne, ne moraš to učiniti. Dovoljno je razmijeniti obične e-mailove (ne moraju biti ovjereni elektroničkim potpisom) ili papirnata pisma faksom, gdje se potvrđuje pristanak na korištenje elektroničkih dokumenata Dopis Ministarstva financija od 01.08.2011. br. 03-07-09/26. Ili, na primjer, jedna od ugovornih strana može pozvati drugu preko svog operatera, kao što se događa kada se pozivaju "prijatelji" u društvenim mrežama, a drugi je prihvatiti ovaj poziv. Međutim, ako vaša druga ugovorna strana ne želi primati dokumente elektroničkim putem, morat ćete joj nastaviti slati papirnate dokumente.

Dobro, dogovorili smo se s našim partnerima, odabrali operatera ili čak nekoliko operatera. Što učiniti sljedeće?

I.V. Murashkintsev: Sada moramo prilagoditi poslovne procese tvrtke implementaciji elektroničkog upravljanja dokumentima u radu s izvođačima:

izraditi i odobriti postupak za upravljanje elektroničkim dokumentima;
imenovati odgovorne za njegovo održavanje;
organizirati elektroničku arhivu primljenih i poslanih dokumenata;
računovodstvenom politikom propisati pravila izrade, primanja i pohrane elektroničkih dokumenata, imenovati odgovorne za izradu i potpisivanje elektroničkih dokumenata.

Svaki zaposlenik koji je ovlašten za potpisivanje elektroničkih dokumenata mora imati elektronički potpis, jer svoj potpis ne možete prenijeti na druge osobe.

Trebam li ispisati i pohraniti elektroničke dokumente u papirnatom obliku?

I.V. Murashkintsev: Ne, nije potrebno, iako mnogi nastavljaju to raditi na starinski način. Svi poslani i primljeni elektronički dokumenti pohranjuju se u elektroničku arhivu. A vaša elektronička arhiva trebala bi biti organizirana na način da po potrebi, primjerice, na zahtjev porezne inspekcije, možete brzo pronaći tražene dokumente i poslati ih inspekciji elektroničkim putem, na način na koji se sada prenosi elektroničko izvješćivanje. .

A ako porezna uprava ili revizor zatraži papirnati primjerak elektroničkog dokumenta, hoće li biti jasno da se radi o preslici elektroničkog dokumenta i da je elektronički dokument potpisan od stranaka?

I.V. Murashkintsev: Možete ispisati elektronički dokument i dobiti kopiju na papiru. Ova će se kopija automatski ispisati da je to papirnata kopija elektroničkog dokumenta, a izvornik su stranke elektronički potpisale. Papirnata kopija, ako je propisno izrađena, odnosno ovjerena potpisom i pečatom organizacije ili ovjerena kod javnog bilježnika, može se koristiti na isti način kao i kopija izvorne papirnate isprave.

Mogu li se svi dokumenti izraditi elektronički?

I.V. Murashkintsev: Dokumente je moguće izraditi u papirnatom i elektroničkom obliku. Ako je elektronički dokument potpisan kvalificiranim elektroničkim potpisom, isti je istovjetan papirnatom dokumentu potpisanom rukom klauzula 5 čl. 9. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ; klauzula 1 čl. 6 Zakona od 06.04.2011 br. 63-FZ. Postoje elektronički formati odobreni od strane Savezne porezne službe za račun, teretni list TORG-12 i potvrdu o završetku radova. Ostali dokumenti mogu se izraditi u bilo kojem formatu, poput teksta ili pdf-a.

Ali postoji dokument koji mora biti sastavljen na papiru. Ovo je putni list. Još nije moguće omogućiti elektroničko čitanje tijekom putovanja.

Osim toga, dokumenti koji reguliraju odnos između poslodavca i zaposlenika, na primjer, molba za posao, ugovor o radu, također moraju biti sastavljeni u papirnatom obliku.

Koji su zahtjevi za opremu i računala povezana sa sustavom za elektroničko upravljanje dokumentima?

I.V. Murashkintsev: Isto kao i za računala s kojih se šalju elektronička izvješća poreznoj upravi i drugim nadležnim tijelima. Svako radno mjesto spojeno na sustav elektroničkog upravljanja dokumentima mora imati stabilan internetski kanal te mora biti instaliran program Crypto-Pro ili drugi sličan program za rad s elektroničkim ključevima.

Koje opasnosti mogu nastati pri izradi i slanju elektroničkih dokumenata i kako ih izbjeći?

I.V. Murashkintsev: Po mom mišljenju, nema ozbiljnih opasnosti. Jedino treba biti jako pažljiv, raditi sve na vrijeme i ne griješiti u elektroničkim dokumentima, pogotovo fakturama. Propisi za izdavanje i slanje računa su vrlo strogi. A da biste ispravili grešku u dostavljenom računu, morate ponovno poslati ispravljeni račun.

Ali ne možete knjižiti novu fakturu koristeći datum koji je već prošao.

Kontinuirano numeriranje računa događa se u računovodstvenom programu. Nije bitno šaljete li papirnate ili elektroničke račune te koristite li jednog ili više prijevoznika.

Koliki je okvirni trošak slanja i primanja elektroničkog dokumenta?

I.V. Murashkintsev: Stabilna cijena na tržištu ovih usluga tek je u nastajanju. Danas se može kretati od 1 do 5 rubalja. za slanje jednog elektroničkog dokumenta. Neki operateri dodatno naplaćuju pretplatu. Primanje elektroničkih dokumenata obično je besplatno.

U svakom slučaju jeftinije je od slanja dokumenata običnom poštom, pogotovo na veće udaljenosti. Plus, smanjenje troškova ispisa i pohrane papirnatih dokumenata.

Prema ocjenama tvrtki koje su počele implementirati elektroničko upravljanje dokumentima, uštede pri prelasku na elektroničku razmjenu dokumenata s drugim ugovornim stranama mogu iznositi oko 2% bruto prometa tvrtke.

Ako tvrtka planira prijeći na elektroničko upravljanje dokumentima, naše preporuke pomoći će vam u izradi akcijskog plana. Reći će vam kako pregovarati s izvođačima, odabrati ponuđača i pripremiti osoblje za promjene u radu.

Ako će tvrtka prijeći na elektroničko upravljanje dokumentima (EDF) s ugovornim stranama, unaprijed procijenite koji će se dio dokumenata moći prenijeti elektronički. O tome ovisi opseg projekta, plan rada za njega, troškovi rada i troškovi tvrtke.

Kako s izvođačima izraditi plan rada za prelazak na elektroničko upravljanje dokumentima

Podijelite rad na prelasku tvrtke na elektroničko upravljanje dokumentima u blokove:

• organizacijska pitanja;
• protustranke;
• protok dokumenata;
• osoblje;
• pružatelj usluga;
• proračun.

Navedite koji će se zadaci izvršiti unutar svakog bloka (vidi.

). Po potrebi prilagodite popis. Pretpostavimo da tvrtka možda ne treba automatizaciju: prikladno je pratiti status registracije dokumenata kroz računovodstveni sustav tvrtke, ali ako obujam protoka dokumenata nije velik, tada se troškovi automatizacije neće isplatiti.

Sami odlučite kojim ćete redoslijedom izvršiti gore navedene korake. Neki se poslovi mogu obavljati istovremeno, na primjer, izrada prezentacijskih materijala za osoblje i pregovaranje s izvođačima.

Kako pregovarati s drugim ugovornim stranama o prelasku na elektroničko upravljanje dokumentima

Podijelite druge ugovorne strane poduzeća u četiri skupine. Svaka skupina će morati zauzeti poseban pristup kako bi se dogovorili oko prelaska na elektroničko upravljanje dokumentima. Moguće je da se sve druge strane neće složiti, morat ćete nastaviti razmjenjivati ​​papirnate dokumente s njima ili prekinuti suradnju.

Značajne druge ugovorne strane koje koriste elektroničko upravljanje dokumentima. Takve tvrtke već surađuju sa svojim pružateljima usluga, možda ne s organizacijama s kojima vaša tvrtka namjerava surađivati. S protustrankama iz ove skupine možete postupati na sljedeći način:

1. Razmislite je li uputno sklopiti ugovor s ponuđačem s kojim kupac (dobavljač) surađuje.

2. Saznajte postoji li roaming između namjeravanog pružatelja vaše tvrtke i pružatelja druge ugovorne strane.

3. Pozovite drugu ugovornu stranu da sklopi ugovor s pružateljem usluga kojeg je odabrala vaša tvrtka.

Značajne druge ugovorne strane koje ne koriste elektroničko upravljanje dokumentima. Ako kupac (dobavljač) odbije koristiti elektroničko upravljanje dokumentima, a tvrtki je neisplativo prekinuti suradnju s njim, postupite prema jednom od scenarija:

1. Koristite s takvom drugom ugovornom stranom .

2. Ugovorite termin i pokušajte ih uvjeriti da koriste elektroničko upravljanje dokumentima.

Obećajte da ćete biti tolerantni prema mogućim nedostacima i pomoći uspostaviti elektronički dokumentotok u radu s Vašom tvrtkom.

Malidruge ugovorne strane koje koriste elektroničko upravljanje dokumentima. Na ovu skupinu kupaca i dobavljača mogu se primijeniti iste opcije kao iu odnosu na značajne druge ugovorne strane. Ali preporučljivo je voditi pregovore u obliku dopisivanja kako ne biste gubili dodatno vrijeme. Ako se ne može postići dogovor, možda je lakše odbiti suradnju.

Malidruge ugovorne strane koje ne koriste elektroničko upravljanje dokumentima. Ako kupac (dobavljač) nije jedan od ključnih partnera tvrtke, pokušajte ga motivirati da koristi elektroničko upravljanje dokumentima kod dobavljača koji vam odgovara. Mogućnosti:

1. Najavite da npr. od početka novog tromjesečja vaša tvrtka prihvaća i šalje dokumente samo u elektroničkom obliku.

2. Uzmite proviziju ako druga ugovorna strana izgubi i poslani duplikati; novčano ako je dostavio originalne dokumente nakon roka. Takve mjere primijeniti u odnosu na kupce (dobavljače) koji ne predaju papire na vrijeme.

Za male tvrtke koje razmjenjuju papirnate dokumente vrijedi pripremiti jasnu prezentaciju. Ako druge ugovorne strane razumiju nijanse elektroničkog upravljanja dokumentima, bit će ih lakše uvjeriti da promijene svoj radni postupak. Teško da je moguće upoznati sve male kupce i dobavljače tvrtke, stoga će prezentacija uvjeriti.

Kako odabrati pružatelja usluga upravljanja elektroničkim dokumentima

Ako tvrtka ima mnogo partnera, najvjerojatnije će morati raditi s nekoliko pružatelja usluga. Pokušajte minimizirati broj potonjih.

Odaberite pružatelje usluga:

• s kojima druge ugovorne strane tvrtke već rade i na koje možete prenijeti značajan obujam transakcija;
• koji imaju maksimalni roaming;
• koji mogu koristiti certifikate potpisa tvrtke (ako postoje).

Faktor cijene ne treba uzimati u obzir. Ako pružatelj nema roaming s pružateljima vaših sugovornika, nije prikladan, čak i ako su njegove usluge jeftinije.

Kako formalizirati dokumentaciju tvrtke

Prije prelaska na elektroničko upravljanje dokumentima potrebno je formalizirati kretanje dokumenata tvrtke. Sastavite ili prilagodite prema potrebi:

1. Popis dokumenata koje tvrtka koristi u radu s drugim ugovornim stranama.

2. Aktualni popis službenika uključenih u protok dokumenata. Navedite tko:

• stvara dokument - učitava ga na osobni račun pružatelja usluga;
• potpisuje dokument. Ovim će zaposlenicima trebati prijava i lozinka za unos osobnog računa i certifikata elektroničkog potpisa;
• kontrolira potpisivanje dokumenta od strane druge ugovorne strane;
• ispisuje dokument i arhivira ga u mapu ili sprema na poslužitelj tvrtke.

Ovaj popis se mora stalno ažurirati. Čim zaposlenik ode, njegov elektronički potpis mora se poništiti i izdati novoprimljenoj osobi.

Pripremiti i internim pravilnikom dokumentirati raspored kretanja dokumenata od trenutka nastanka do slanja u arhiv (vidi. ).

Kako pripremiti osoblje tvrtke za prelazak na elektroničko upravljanje dokumentima

Koliko brzo i uspješno će se tvrtka prebaciti na , ovisi o zaposlenicima. Kako bismo ih spriječili da sabotiraju projekt, važno ih je ne prisiliti, već ih uvjeriti u dobrobiti inovacije.

Značajna stavka troška kod implementacije elektroničkog upravljanja dokumentima je plaćanje radnog vremena zaposlenika koje će potrošiti na osposobljavanje za rad u novi sustav i rješavanje izvanrednih situacija. Provedite centralizirane napore u obuci i obuci kako biste smanjili te troškove.

Počnite objašnjavati i trenirati unaprijed - kada je menadžment odlučio prijeći na elektroničko upravljanje dokumentima. Organizirajte prezentaciju s objašnjenjem principa rada za sve zaposlenike tvrtke, uključujući i zaposlenike koji ne sudjeluju u elektroničkom upravljanju dokumentima.

Obratite posebnu pozornost na potpisnike obuke. Napravite im jasne i detaljne upute, po mogućnosti sa snimkama zaslona: koju stranicu posjetiti, koje podatke unijeti i gdje, koje gumbe pritisnuti iu kojem trenutku, kako raditi s potpisnim certifikatom.

Sljedeći argumenti pomoći će uvjeriti zaposlenike da podrže projekt uvođenja elektroničkog upravljanja dokumentima:

• U pogledu razine odgovornosti službenika, elektronički potpis se ne razlikuje od fizičkog;
• Elektroničko upravljanje dokumentima omogućuje vam brzo kreiranje i obradu dokumenata. Ne morate zvati i saznati kada će druga ugovorna strana potpisati i poslati traženi dokument;
• dokumenti neće biti izgubljeni. Bit će ih lakše pronaći.

Kako planirati troškove implementacije elektroničkog upravljanja dokumentima

sastoji se od sljedećih dijelova:

1. Trošak usluga davatelja je 10 000–20 000 rubalja. godišnje, ovisi o tarifni plan. Saznajte cijene i budžet za njih.

2. Trošak certifikata elektroničkog potpisa je 1000–2000 rubalja. godišnje, ovisi o tarifnom planu proizvođača certifikata.

3. Plaće zaposlenika - dodatno plaćanje ili trošak vremena koje će osoblje provesti izvan svojih izravnih dužnosti. Troškovi ovise o trajanju zadataka i cijeni jednog sata rada zaposlenika.

Radno intenzivne će biti sljedeće vrste poslova: sastanci i telefonski razgovori s izvođačima, priprema prezentacija i uputa za izvođače i zaposlenike Vaše tvrtke, obuka zaposlenika, rješavanje izvanrednih situacija (vidi. ). Planirajte koliko će trajati.

U proračun uključite ne samo plaće zaposlenika, već i socijalne doprinose iz njih.

4. Cijena automatizacije – ovisi o zadacima koje tvrtka želi riješiti, složenosti njihove implementacije, te cijeni sata rada programera.

Pripremljeno od materijala