Trenutno se razmjena dokumenata između poslovnih subjekata i pojedinaca postupno seli s papirnatog na elektronički. Elektronički sustav za upravljanje dokumentima ima niz prednosti u odnosu na obični papir - štedi vrijeme i povećava učinkovitost donesenih odluka. EDMS se može izgraditi unutar tvrtke i između različitih tvrtki putem Interneta.

Upravljanje elektroničkim dokumentima je sustav procesa za obradu dokumenata u elektroničkom obliku. Većina modernih računovodstvenih i kadrovskih programa može generirati elektroničke dokumente u standardnom formatu utvrđenom na zakonodavnoj razini. No, da bi takav dokument imao pravnu težinu, moraju ga potpisati obje strane elektroničkim potpisom.

Elektronički protok dokumenata može se podijeliti u dvije velike vrste - razmjena dokumenata unutar poduzeća ili između različitih poduzeća putem komunikacijskih kanala. Moguće je kombinirati ova dva sustava u jedan globalni.

Korištenje elektroničkog upravljanja dokumentima unutar tvrtke zahtijeva kupnju potrebnog programskog paketa (EDW platforma), kao i opreme za njegov rad (mrežna oprema, server i sl.).

Za razmjenu dokumenata između dvije tvrtke potreban je operater za elektroničko upravljanje dokumentima. Jamči dostavu poruka, kontrolira format poslanih dokumenata, zahtijeva ovjeru rada s podacima elektroničkim potpisom te pohranjuje arhivu dokumenata.

Pažnja! Jedan od takvih servisa je. Dokumenti primljeni putem njega pravno su značajni ako nose oznaku elektroničkog potpisa obiju strana tijeka dokumenata.

Prednosti i nedostaci EDI-ja

Glavne prednosti

Upravljanje elektroničkim dokumentima ima neosporne prednosti u odnosu na papir:

• Pojednostavljenje uredskog rada - sustav vam neće dopustiti dodjeljivanje istog broja različitim dokumentima, budući da će se to dogoditi redom i automatski;
• Praćenje pozicije svakog dokumenta - u svakom trenutku možete saznati tko točno radi s dokumentom. Zaposlenik ga neće moći oštetiti ili izgubiti. Dokument koji je izbrisan slučajno ili namjerno još uvijek se može obnoviti;
• Ubrzavanje obrade dokumenata - ako su odjeli tvrtke raštrkani u nekoliko zgrada, tada se papirnati dokument mora osobno nositi tamo na odobrenje. Uz EDI potreban dokument dolazi do zaposlenika u djeliću sekunde;
• Pogodan rad s verzijama - prilikom uređivanja sustav sprema svaku verziju. Ako je potrebno, možete pratiti tko je napravio izmjene u dokumentu i kada;
• 24-satni udaljeni pristup - po potrebi pristup EDF sustavu moguće je organizirati putem interneta s bilo kojeg računala u svijetu. Zaposlenik može raditi s dokumentima dok je na službenom putu, godišnjem odmoru ili bolovanju;
• Planiranje rada - određivanjem datuma izrade i datuma izvršenja možete planirati izvršenje ulaznih dokumenata prema redu čekanja;
• Pretraživanje dokumenata - možete pretraživati ​​opću bazu dokumenata pomoću ključnih riječi i izraza;
• Uštedite papir - nema potrebe ispisivati ​​sve dokumente u potrebnoj količini.

Glavni nedostaci

Unatoč očitim prednostima, EDI sustavi imaju i nedostatke koji mogu spriječiti tvrtku u njihovoj implementaciji.

To uključuje:

• Treba potrošiti unovčiti za kupnju sustava, koji, ovisno o broju korisnika, može iznositi do 100 tisuća rubalja;
• Nakon kupnje potrebno je dugo vremena za instalaciju, implementaciju i uklanjanje pogrešaka;
• Potrebno je osposobiti sve korisnike koji će u to biti uključeni;
• Osiguravanje sigurnosti sustava - ograničavanje pristupa između korisnika, izdavanje potrebnih elektroničkih potpisa, zaštita od vanjskog prodora;
• Tvrtka mora imati zaposlenog administratora koji će pratiti funkcioniranje sustava, obavljati servisne aktivnosti i rješavati korisničke probleme;
• U cilju zaštite podataka potrebno je izvršiti sigurnosna kopija baze podataka s dokumentima;
• Ako EDI nije dostupan od partnerskih tvrtki, potrebno je osigurati postojanje i elektroničkog i papirnatog sustava.

Funkcionalnost upravljanja elektroničkim dokumentima

Svaki sustav za upravljanje dokumentima mora osigurati izvršenje mnogih radnji:

• Raditi sa svim vrstama dokumenata - kreirati ih, izraditi, obraditi, registrirati, pratiti njihovu provedbu, koordinirati itd.;
• Organizirajte tijekove dokumenata - odredite rute unutar tvrtke, ograničite pristup između pojedinih korisnika, omogućite rad s jednim dokumentom za više osoba odjednom;
• Organizirajte arhivu dokumenata s mogućnošću pretraživanja i pohrane.

Pažnja! Elektroničko upravljanje dokumentima trebalo bi omogućiti istu mogućnost rada s dokumentima kao i tradicionalni papir.

Veliki razvijeni sustavi pružaju mogućnosti:

• Registracija svih prolaznih dokumenata - dolaznih, odlaznih, internih, s njihovim daljnjim preusmjeravanjem upravitelju;
• Osigurati jedinstvenu proceduru rada s dokumentima u svakom odjelu tvrtke;
• Rad s dokumentom pojedinačno i zajednički;
• Razmjena dokumenata između odjela i određenih zaposlenika;
• Ograničiti pristup dokumentima;
• Koristite standardne obrasce za sve dokumente;
• Kontrolirati da se odobrenje, izvedba i drugi poslovi s dokumentom završe na vrijeme;
• Generirajte izvješća - analitička, statistička itd.;
• Organizirati arhivsko skladištenje uz bilježenje datuma i vremena pristupa korisnika.

Je li moguće kombinirati papirnati dokumentotok s elektroničkim?

Nakon prelaska na elektroničko upravljanje dokumentima u organizaciji isprva još uvijek neće biti moguće potpuno napustiti papirnate dokumente.

To se može dogoditi iz nekoliko razloga:

• Ne koriste sve druge ugovorne strane EDI;
• Poduzeće već ima dosta papirnate dokumentacije pohranjene u arhivi.

Međutim, postoje temeljne razlike u radu s elektroničkim i papirnatim dokumentima. Primjerice, papirnati dokument potrebno je isprintati i donijeti voditelju na potpis, dok se elektronički dokument potpisuje u samom sustavu. Papirnati knjigovodstveni dokumenti poslani drugoj ugovornoj strani mogu se izgubiti poštom tijekom slanja, dok elektronski stižu do primatelja.

Glavna razlika između rada s dvije vrste dokumenata je njihova pohrana. Elektronički dokumenti odmah ulaze u sustav, gdje svi korisnici mogu s njima raditi. Za papirnate dokumente ipak treba organizirati arhivu gdje će se uredno čuvati. Istodobno, nakon što stigne u tvrtku, papirnati dokument potrebno je skenirati, te tu skeniranu kopiju učitati u sustav za daljnji rad.

Pažnja! Dakle, rad unutar tvrtke i dalje bi se trebao odvijati samo elektronički. Ako papirnati dokument stigne, mogu ga vidjeti samo oni koji ga primaju ili potpisuju. Istodobno, rad s elektroničkom kopijom omogućuje zaštitu izvornika od gotovo bilo kakvog gubitka i omogućuje više korisnika da s njim rade istovremeno.

Koji EDI programi postoje?

Na tržištu postoji mnogo sustava za upravljanje dokumentima, svaki sa svojim prednostima i nedostacima. Najčešći sustavi:

Interakcija elektroničkog dokumenta s drugim programima

Zauzevši svoje mjesto u elektroničkom okruženju organizacije, EDI sustav mora tijekom rada nesmetano podržavati druge poslovne aplikacije koje u njemu već djeluju. Na primjer, potrebno je slobodno obrađivati ​​knjigovodstvene isprave - fakture, akte, fakture, punomoći i sl.

Osim toga, sustav za elektroničko upravljanje dokumentima mora raditi dosljedno sa svima i raditi s istim podacima. Stoga je potrebno da sustav podržava imenike koji se koriste u elektroničkom okruženju i da ažurira podatke u njima.

Osim toga, potrebno je uzeti u obzir rad s vanjskim podacima - e-pošta, platforme za trgovanje itd.

Prilikom odabira sustava za elektroničko upravljanje dokumentima potrebno je obratiti pozornost na mogućnosti njegove interakcije s drugim alatima i izvorima podataka koji su dostupni u poduzeću. Obično popularni sustavi koji se aktivno razvijaju uključuju mnoge module za najpopularnije programe - 1C, Parus, Oracle i mnoge druge.

Na primjer, program za upravljanje elektroničkim dokumentima 1C može vam omogućiti da generirate, primate i šaljete elektroničke računovodstvene dokumente izravno iz njega, dok ih potvrđujete kvalificiranim potpisom.

Upravljanje papirnatim dokumentima postaje zastarjelo. Papirnati dokumenti izgubljeni su od dobavljača, tijekom isporuke drugoj ugovornoj strani ili od klijenta. Dokumente morate ponovno ispisati, potpisati i poslati. Sve je to vrijeme i novac.

Mnoge ljude od prijelaza na elektroničko upravljanje pravnim dokumentima (EDF) zaustavlja samo sumnja da će biti jeftiniji od papira; da će biti moguće primjereno i optimalno prenijeti poslovne procese u elektronički oblik; da to neće koštati pretjerano visoke iznose novca i niz drugih pitanja. Nadamo se da će ovaj materijal odgovoriti na njih i postati polazište za prijelaz na EDI.

Usporedimo papir
i elektroničkih dokumenata

Ključna pitanja na početku svakog projekta: koliko košta i što će se dogoditi na kraju. Za tvrtke je važno razumjeti koliko će ih koštati implementacija EDI-ja i kakve rezultate mogu očekivati. Usporedimo neke pokazatelje.

Novac Vrijeme

	Tijek papirnatih dokumenata	Upravljanje elektroničkim dokumentima
Cijena	papirni dokument za 1 list A4 formata - oko 1,5 paketa papirnatih dokumenata, što je u prosjeku 6 listova A4 formata - 9.	elektronički dokument bilo kojeg volumena - 0 paket elektroničkih dokumenata bilo kojeg volumena - 0 .
otprema	poštom - od 40-60 kurirom - nekoliko puta skuplje, u većini slučajeva - više od 10 puta, ovisno o izvođaču i odredištu.	besplatni inbox. Odlazni od 5 do 9 ovisno o EDI operateru. Ne ovisi o geografskoj udaljenosti.
Arhiva	prostor za arhiv koji stalno raste - cijene najma ovise o području i regiji.	Uvjeti pohrane elektroničkih dokumenata ovise o EDF operateru. SKB Kontur pohranjuje dokumente bez naknade i na neodređeno vrijeme.

	Tijek papirnatih dokumenata	Upravljanje elektroničkim dokumentima
Priprema dokumenata	Tiskanje, potpisivanje, stavljanje pečata na paket dokumenata - od jednog do nekoliko dana, ovisno o prisutnosti ili odsutnosti osobe ovlaštene za potpisivanje dokumenata na radnom mjestu. Kada postoje velike količine izlaznih dokumenata, svi zaposlenici računovodstva su zauzeti njihovom pripremom nekoliko dana svakog mjeseca.	Potpisivanje elektroničkih dokumenata od strane ovlaštenog djelatnika traje nekoliko minuta. Obavijesti o novim dokumentima ubrzavaju potpisivanje, a masovne radnje u EDI sustavima omogućuju potpisivanje mnogih dokumenata "jednim klikom".
otprema	Ovisno o odredištu: poštom - od nekoliko dana do dva tjedna; kurirskom službom - od jednog do četiri dana.	Bez obzira na regiju, primatelj prima dokumente nekoliko sekundi nakon slanja.
Povrat potpisanih primjeraka	Ovisno o odredištu: poštom - od nekoliko dana do mjesec dana; kurirskom službom - od jednog do četiri dana.	Ne oduzima vrijeme. Nakon što druga ugovorna strana potpiše EPC dokument, obje strane imaju pristup potpisanom izvornom dokumentu. U Diadocu se potpisivanje dolaznog dokumenta ne naplaćuje.

S protokom dokumenata od 500 dokumenata godišnje
uštedjet ćete 22.250

Kada koristite papirnate dokumente, Vaši godišnji troškovi će biti 25.750, dok je protok dokumenata kroz Diadoc 3.500.

Odabir metode rada s EDF-om

Implementacija EDI sustava u poslovanje poduzeća može trajati vrlo različito i zahtijevati različita financijska ulaganja. Ovisi o metodi rada s EDF-om koju odabere. Teoretski, sve što je potrebno za EDI je internet i digitalni elektronički dokument. U praksi tvrtka treba odlučiti kako će točno organizirati rad s elektroničkim dokumentima.

Web verzija

Najlakši način je raditi putem web verzije koja je dostupna svima. Neće zahtijevati nikakve intervencije u informacijskim sustavima tvrtke; dokumenti se razmjenjuju s drugim ugovornim stranama po principu e-pošte. U tom slučaju tvrtka plaća samo poslane dokumente.

Modul za 1C

Za korisnike 1C, Diadoc je razvio standardno rješenje za najpopularnije verzije ovog računovodstvenog sustava: svatko može jednostavno preuzeti modul s web stranice, instalirati ga i raditi s elektroničkim dokumentima iz poznatog programa.

Integracija s drugim računovodstvenim sustavima

Integracija s drugim računovodstvenim sustavima trajat će duže i biti će skuplja. To ovisi, prvo, o računovodstvenom sustavu i njegovoj konfiguraciji, a drugo, o operateru EDF-a.

Diadoc ima niz razvijenih integracijskih rješenja za Oracle, SAP ERP (certificirano rješenje), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Parus, ELAR Archive, Ensole Archive. Tu su i rješenja za integraciju na programskoj razini - Konektori, API.

EDI implementiramo korak po korak

Izmijenite svoje računovodstvene politike

Uključite u svoju računovodstvenu politiku mogućnost korištenja elektroničkih dokumenata, posebice da se primarni dokumenti mogu sastavljati u elektroničkom obliku i potpisivati ​​elektroničkim potpisom.

Upravljanje elektroničkim dokumentima (EDF) brz je način razmjene informacija temeljen na korištenju elektroničkih dokumenata s virtualnim potpisima. Odavno je stekao priznanje u razvijenim zemljama svijeta kao učinkovit alat za operativno poslovanje.

Suština

Elektronički protok dokumenata između organizacija skup je procesa za stvaranje, obradu, slanje, prijenos, primanje, pohranu, korištenje i uništavanje dokumenata. Svi ti procesi provode se nakon provjere cjelovitosti i potvrde da su dokumenti primljeni.

Pravila protoka dokumenata između pravne osobe provodi sporazumom stranaka. Informacije se razmjenjuju telekomunikacijskim putem, a dokumenti se pohranjuju na elektroničkim medijima. Razdoblje pohranjivanja računovodstvenih podataka ne bi trebalo premašiti ono što je utvrđeno zakonom.

Organizacije mogu međusobno razmjenjivati ​​formalne i neformalne dokumente s potpisima sudionika. U području poduzetničke djelatnosti to mogu biti: fakture, ugovori, fakture, nalozi, obavijesti, punomoći i sl. Informacije se mogu prenositi u obliku tekstualnih, tabličnih i grafičkih datoteka.

Svrha implementacije EDI

Preduvjeti za implementaciju EDI mogu biti:

• smanjenje rutinskog rada;
• smanjenje gubitka dokumenata;
• “transparentan” rad s dokumentima;
• povećanje izvedbene discipline - pribavljanje dokumenata u zadanom vremenskom roku i dr.

Neki od kvantitativnih ciljeva uključuju:

• Smanjenje vremena obrade dokumenata za 10 puta.
• Prepolovite uredske troškove.

Elektronički protok dokumenata između organizacija: kako to funkcionira

U skladu s domaćim zakonodavstvom, elektronički protok dokumenata između organizacija provodi se sporazumom dviju strana. Za razmjenu podataka potrebno je da svi sudionici budu spojeni na opremu jednog operatera. Zatim korisnik treba poslati zahtjev za dodavanje na popis protustranaka. Nakon potvrde zahtjeva, sudionici sustava mogu razmjenjivati ​​podatke.

EDI modul će morati obavljati sljedeće funkcije:

• Pozovite druge ugovorne strane na razmjenu podataka.
• Napravite adresar.
• Integrirajte s računovodstvenim softverom, na primjer, 1C.
• Potpišite i šifrirajte dokumentaciju.
• Korespondencija strukture.
• Pratite statuse e-pošte.

Elektronički protok dokumenata između organizacija provodi se pomoću certifikata. Spajanje na poslužitelj i autentifikacija se provodi putem osobnog digitalnog certifikata. Svakom korisniku sustava izdaje se elektronički digitalni potpis, pohranjen na elektroničkom mediju Tokena i zaštićen PIN kodom. Korisnik mora unijeti svoju prijavu i lozinku za svoj osobni račun. Tek nakon toga će imati pristup svojim dokumentima.

Svaki zaposlenik organizacije spojen na sustav može pokrenuti proces razmjene. Prije slanja dokumenta drugoj ugovornoj strani isti mora biti potpisan elektroničkim digitalnim potpisom. Ova operacija se izvodi pomoću programa Cryptopro. Dokument se šalje putem EDF-a. Zaposlenik druge ugovorne strane dobiva obavijest o primitku novog dokumenta. Ako ga prihvati, onda stavlja i elektronički potpis. Ako je potrebno izvršiti izmjene u dokumentu, izrađuje se nova elektronička verzija. Po završetku uređivanja potrebno je digitalno potpisati sve promjene. Zatim se dokument s promjenom šalje drugoj ugovornoj strani. Po potrebi se provodi elektronička koordinacija informacija.

Ako je potrebno ponovno napraviti izmjene, cijeli se postupak ponovno ponavlja. Ako tvrdi da nova verzija ne, onda se dokument poštuje. Konačni uzorak smatra se potpisanim s dva digitalna potpisa. Sve verzije dokumenta pohranjene su na poslužitelju i dostupne su za pregled. Nakon što je uzorku dodijeljen valjani status, neće biti moguće unositi izmjene u dokument. Frustriranim ugovorima dodjeljuje se status "Otkazano". Tako se odvija elektronički protok dokumenata između organizacija.

Oprema

Što je potrebno za elektronički protok dokumenata između organizacija? Najprije je potrebno odabrati telekom operatera i instalirati poseban softver za razmjenu informacija. Drugo, sa svakom drugom ugovornom stranom s kojom organizacija namjerava voditi elektroničku korespondenciju potrebno je sklopiti „Ugovor o razmjeni elektroničkih dokumenata“.

Također je potrebno instalirati EDF server na kojem će biti pohranjeni svi dokumenti. To može biti klijentska oprema ili pohrana u oblaku. Pristup podacima sustava izvana provodi se putem aplikacije koja je instalirana na opremi zaposlenika organizacije. Interakcija računala sa serverom odvija se putem HTTP protokola uz dodatnu SSL 128 enkripciju. Pristup dokumentima se vrši samo preko sučelja aplikacije i nakon autentifikacije.

EDI projekt

Projekt automatizacije procesa može trajati od nekoliko mjeseci do nekoliko godina. Razdoblje izravno ovisi o broju procesa koje je potrebno automatizirati, resursima i financijskim mogućnostima organizacije. Kratka shema za implementaciju EDI-ja je sljedeća:

• Formiranje radne grupe.
• Formiranje ciljeva, rokova i proračuna projekta.
• Istraživanje postojećih procesa.
• Razviti zadatke.
• Projektiranje EDI sustava.
• Potpisivanje ugovora za implementaciju EDMS-a.
• Odobrenje pravilnika o radu.
• Popunjavanje imenika sustava.
• Trening.
• Provođenje preliminarnih ispitivanja.
• Izdavanje Naredbe o implementaciji EDS-a.
• Unapređenje softvera i operativnih procedura.
• Pokretanje pilot projekta.
• Potpuni prijelaz na elektronički protok dokumenata.

Greške u implementaciji EDI-ja

Pritom se posebna pažnja mora obratiti na procese koji po zakonu moraju imati papirnate medije. Ne možete umnožiti papirnati dokument s elektroničkim. To značajno usporava radni proces i uzrokuje negativan stav prema procesu automatizacije u cjelini. Nitko ne plaća dodatno za dupli posao.

U procesu implementacije potrebno je izraditi nove propise za rad s dokumentima, osposobiti osoblje, a tek onda krenuti u punu implementaciju. To se može postići samo ako su zaposlenici upoznati s prednostima korištenja novih tehnologija.

Još jedna popularna pogreška je loš razvoj zahtjeva za EDMS. Ako korisnici moraju raditi u nekonfiguriranom sustavu, tada se EDI proces razlikuje od onoga što je prihvaćeno u organizaciji.

Elektronički protok dokumenata između organizacija: prednosti i mane

Prednosti:

• Smanjenje troškova slanja originalnih dokumenata poštom.
• Ušteda prostora za pohranu dokumentacije. Sve je pohranjeno elektronički.
• Jednostavnost korištenja. Dokument se šalje s jedne radne stanice. Brza pretraga dokumenta vrši se prema statusu (poslano, primljeno, prihvaćeno itd.).
• Trenutačna dostava. Sve poslane informacije stižu do primatelja u roku od nekoliko sekundi.
• Dokument se ne može izgubiti prije isteka roka pohrane u sustavu.

Mane:

• Za korištenje opreme potrebno je kupiti licencu, koja košta puno novca.
• Podaci se najčešće mogu razmjenjivati ​​samo između sudionika istog sustava.
• Elektronički protok dokumenata između organizacija u 1C ili pomoću bilo kojeg drugog softvera razlikuje se od prethodno korištene sheme. Uvođenjem novog algoritma, svi će zaposlenici imati pitanja kako obavljati svoj posao.
• Tehnička opremljenost. Prije implementacije EDI-ja, organizacija mora kupiti opremu i pripremiti zaposlenike za upravljanje novim sustavom.
• EDF se provodi elektroničkim potpisom koji vrijedi 1 godinu. Certifikate je potrebno nadzirati i ažurirati odmah. Također je potrebno kontrolirati rokove valjanosti potvrda druge ugovorne strane kako bi se izbjegli problemi s poreznim vlastima.

Pravna regulativa

Što propisi Je li reguliran elektronički protok dokumenata između organizacija? Zakonodavstvo Ruske Federacije uključuje Savezni zakon br. 63 „O elektroničkim potpisima“, pravila za podnošenje dokumenata Federalnoj poreznoj službi propisana su Naredbom Ministarstva financija br. MMV-7-2/168. EDI između organizacija provodi se na temelju Naredbe br. 50n Ministarstva financija. Pravila za razmjenu primarnih računovodstvenih dokumenata u elektroničkom obliku propisana su nalogom Federalne porezne službe broj MMV-7-6/36@. Svi operateri EDF-a u procesu aktivnosti moraju se rukovoditi nalogom Federalne porezne službe br. MMV-7-6/253@.

"VLSI"

Elektronički protok dokumenata između SBIS organizacija daje klijentima sljedeće prednosti:

• Dokumente možete poslati bilo kojoj organizaciji koja je registrirana u Ruskoj Federaciji. Ako druga ugovorna strana nije sudionik u sustavu SBIS, tada će zaposlenik tvrtke jednostavno kontaktirati predstavnika organizacije i poslati pozivnice za sudjelovanje u sustavu na njegovu e-mail adresu. Odmah nakon potvrde zahtjeva, razmjena informacija između sudionika će se izvršiti bez posrednika.
• Nema potrebe za instaliranjem softvera na vaše računalo. Sve što trebate je ažuran preglednik i pristup internetu.
• Ne trebate poseban program za rad s podacima. Ako je izvješće u početku pripremljeno u softveru treće strane, na primjer, 1C, tada možete konfigurirati integraciju podataka sa SLSIS sustavom.
• Standardni oblik dokumenta nije utvrđen. Možete slati tekst, datoteke proračunskih tablica, slike itd.

SKB "Kontur"

Jedan od prvih programera softvera u Rusiji također se bavi isporukom opreme uz pomoć koje se provodi elektronički protok dokumenata između organizacija. Kontur je razvio sustav Diadoc koji služi za razmjenu elektroničkih dokumenata. Posebnost sustava je da se pristup podacima može ostvariti iu inozemstvu. Tvrtka je razvila tarife za roaming posebno za tu svrhu. Ako želite, možete pristupiti podacima putem API-ja.

Što trebaš?

Za povezivanje EDI-ja, organizacija mora kupiti:

• licencirani softver;
• poslužitelj;
• ažurirati opremu;
• obučiti osoblje;
• konfigurirati i integrirati EDMS za rad s internim aplikacijama.

Takva su ulaganja potrebna kako bi se povezao elektronički protok dokumenata između organizacije? Uključivanje konzultacija o tehničkoj podršci, EDMS-a i ažuriranja softvera u troškove druga je faza ulaganja. Ti će se troškovi morati plaćati mjesečno.

Zaključak

Papirnati dokumentotok zamjenjuje se elektroničkim. Ne samo da smanjuje troškove organizacije za održavanje procesa, već i povećava učinkovitost poslovanja u cjelini. Da bi EDI uspješno funkcionirao, morate jasno formulirati ciljeve implementacije sustava i pravilno konfigurirati opremu.

Što tvrtka treba učiniti ako odluči prijeći na elektroničko upravljanje dokumentima? Koji je algoritam akcija, odakle početi?

Prvo što treba učiniti je razmisliti o tome kakve rezultate tvrtka želi postići. Trenutno postoje dva područja rada. To je B2G protok dokumenata, odnosno između poduzeća i državnih agencija. I B2B, odnosno razmjena papira između poduzeća. Što se tiče B2G, govorimo o povezivanju s potrebnim državnim agencijama za određeno poduzeće, ovisno o specifičnostima njegovih aktivnosti. Sve naše tvrtke prijavljuju se poreznoj upravi.

Tada sve ovisi o području djelatnosti - na primjer, jedna tvrtka trguje alkoholnim proizvodima, dok druga tijekom proizvodnje na neki način utječe okoliš, treća tvrtka koja se bavi uslugama osiguranja, tržište vrijedni papiri i tako dalje. Moramo pogledati koja druga tijela zahtijevaju izvješćivanje. Nakon što je određen popis odjela kojima ćemo odgovarati, moramo pogledati koje prijedloge operater za elektroničko upravljanje dokumentima može dati. Ovisno o tome, tvrtka odabire odgovarajuće tarifni plan. Zatim se sklapa ugovor, izrađuje potreban broj elektroničkih potpisa i potreban softver, održavaju se seminari kako bi naučili kako koristiti ovaj softver. To je sve – odvija se protok dokumenata s državnim tijelima.

- Recite nam nešto više o B2B?

Ovo je, kao što sam rekao, druga vrsta razmjene digitalnih dokumenata. Organizira se između poslovnih subjekata. Sve ovisi o konkretnom poduzeću. Neka vrsta opći recept početak slanja dokumenata ovdje ne postoji. Postoje situacije kada je poduzeće jednostavno primorano prijeći na elektroničko upravljanje dokumentima sa svojim ugovornim stranama samo kako bi preživjelo.

U vezi sa stupanjem na snagu nove norme od 1. siječnja 2014., svi korisnici digitalnog potpisa, bez iznimke, morat će se obratiti certifikacijskom centru radi zamjene certifikata ključeva. Za sada se svi virtualni papiri potpisani važećim certifikatom priznaju kao dokumenti ovjereni kvalificiranim elektroničkim potpisom.

Na primjer: jedan od velikih trgovačkih lanaca nedavno je počeo surađivati ​​sa svojim dobavljačima, razmjenjujući isključivo digitalne papire. Dakle, da bi opskrbljivao svoje proizvode ovoj mreži, poljoprivrednik mora prijeći na elektroničko upravljanje dokumentima.

Prednosti EDI-ja

Ima li koristi od prelaska na EDI za male i srednje tvrtke? Čini se da do sada "digitalno" može donijeti prave koristi samo velikim organizacijama.

Za mala i srednja poduzeća prelazak na elektronički protok dokumenata sada nije veliki zadatak. Ali možete ga bolje pogledati, "osjetiti". Brzina protoka dokumenata - to će biti prednost. No korištenje EDI-ja ne odnosi se samo na odnose s drugim ugovornim stranama. To uključuje odnose s državnim tijelima, a tu će gospodarstvenici biti prisiljeni seliti, nema opcija.

Još jedna vrlo važna točka koju bi mala i srednja poduzeća trebala zapamtiti je da je korištenje elektroničkog potpisa na platformama za trgovanje način da prošire svoje poslovanje. Od 2014. do 2015. 15 posto državnih narudžbi morat će se plasirati među malim i srednjim poduzetnicima. Sada je u tijeku ozbiljan rad na privlačenju tih tvrtki za ispunjavanje državnih naloga. A ovo je prava prilika da proširite svoje poslovanje. Tko bi odbio primiti ugovor za 100-200 tisuća rubalja uz zajamčeno plaćanje?

Postoje li pogodnosti za male tvrtke pri plaćanju usluga elektroničkog upravljanja dokumentima? Uostalom, mnoge organizacije ne prelaze na EDI zbog straha od visokih tarifa.

Danas sam na seminaru dao primjer: 995 rubalja - cijeli niz usluga za upravljanje dokumentima s državnim agencijama. Ako izračunate troškove putovanja po Moskvi u javnom prijevozu nekoliko puta godišnje kod tijela gdje trebate predati dokumente, a također iu oba smjera, tada će iznos troškova biti vrlo blizu troška koji sam najavio.

Ako računovođa nije prijatelj računala, je li moguće pogriješiti? Općenito, koliko je teško raditi s takvim programima?

Postoje elementi formatne i logičke kontrole. Ako prilikom izrade dokumenta nema zlonamjerne namjere, onda ga je gotovo nemoguće promašiti. Pa, ako je nešto napravljeno namjerno ili je korisnik nepažljiv, nijedan program nije osiguran da će osoba unijeti 1.000.000 umjesto 1000.

Digitalni potpis

Zašto, po Vašem mišljenju, prijelaz na elektroničko upravljanje dokumentima još nije postao raširen? Što plaši tvrtke?

Je li stvarno strašno? Da vidimo, u našem 63. [Savezni zakon od 04/06/2011 br. 63-FZ “O elektroničkim potpisima” - cca. ur.] zakon formulira koncept tri vrste digitalnog potpisa. Ovo je jednostavno, zapravo je kombinacija prijave i lozinke. Ojačani je potpis koji koristi kriptografsku zaštitu. A elektronički potpis je kvalificirani, onaj koji izdaje akreditirani certifikacijski centar. 90 posto ljudi u našoj zemlji koristi login i lozinku. Bilo na bankomatima, bilo na društvenim mrežama, bilo u mailu. Odnosno, možemo reći da gotovo svi koriste jednostavan potpis.

Toliki broj digitalnih potpisa koji se danas koriste nije nepovoljan ni za certifikacijske centre, ni za informacijske sustave, ni za korisnike. Nadam se da ćemo tijekom 2014.-2015. imati ujednačenost i da će se smanjiti broj potpisa.

Što se tiče kvalificiranog potpisa, on se još uvijek koristi na nekoliko mjesta. Ali koristi se npr. na portalu. I što više usluga može pružiti, to više ljudi primijenit će ovaj potpis. Njegova uporaba ograničena je ne toliko strahom ljudi koliko nedostatkom resursa na kojima bi se mogla koristiti.

U korporativnom sektoru je još lakše. Sada oko polovice poduzeća koristi elektroničke sustave izvješćivanja, a svi su implementirani s elektroničkim potpisom. A te tvrtke zapošljavaju iste ljude koji se, čini se, boje prijeći na elektroničko upravljanje dokumentima. Dakle, ovaj strah više liči na mit nego na stvarnost.

- Treba li očekivati ​​značajnije izmjene zakonodavstva u području elektroničkog tijeka dokumenata?

Uostalom, mnogi sada govore o nesavršenosti pravnog polja u ovoj oblasti... Ja to ne bih nazvao nesavršenošću, to je normalan proces razvoja zakonodavstva. Zapravo, aktivna uporaba elektroničkih potpisa u Rusiji je dobra ako postoji pet godina. Naravno, jednostavno je nemoguće formirati dobro uspostavljen regulatorni okvir u takvom razdoblju, uzimajući u obzir razvoj tehnologije. Trenutno je u tijeku sustavni proces razvoja zakonodavstva. Od onoga što vrijedi čekati: ovo je konačno stupanje na snagu 63. zakona o elektroničkim potpisima i ukidanje 1. zakona [Savezni zakon od 10. siječnja 2002. br. 1-FZ “O elektroničkim digitalnim potpisima”. Ova norma prestala je važiti od 1. srpnja ove godine - cca. ur.]. Zakon je, usput, sasvim adekvatan i kompetentan. U njemu nema očitih praznina. Prilično je strukturiran. Nadamo se da će se njegovim uvođenjem smanjiti broj vrsta digitalnih potpisa. Sada mnoge državne agencije i informacijski sustavi postavljaju vlastite zahtjeve za elektronički potpis, koji nisu uvijek u skladu sa zakonom.

Prisutnost tolikog broja digitalnih potpisa nije nepogodna ni za certifikacijske centre, ni za informacijske sustave, ni za korisnike. Zamislite da vam na privjesku za ključeve visi pet potpisa, ali morate imati na umu da je jedan za poreznu upravu, drugi za platformu za trgovanje, treći za Rosreestr i tako dalje. Nadam se da ćemo tijekom 2014.-2015. godine imati ujednačenost i da će se broj potpisa smanjiti.