Elektronisk dokumenthantering (EDF)- en uppsättning automatiserade processer för att arbeta med dokument som lämnas in i elektronisk form utan användning av pappersmedia.

Elektroniska dokument i godkända former är komponenter i alla redovisningsprogram, men för att ett elektroniskt dokument ska kunna erkännas juridiskt måste det signeras med en elektronisk signatur.

Typer av elektroniska dokument

Ett elektroniskt dokument undertecknat med en elektronisk signatur kan användas om Rysslands lagstiftning inte innehåller ett direkt förbud mot dess användning.

Således kan kontrakt, olika fakturor, ansökningar, rapporter, ansökningar samt följesedlar, handlingar och fakturor vara elektroniska dokument.

Elektroniska dokument är också uppdelade i informella dokument och formaliserade dokument.

Icke-formaliserade dokument - brev, kontrakt, fullmakter, teknisk dokumentation och annan korrespondens - är fria från strikt reglering av staten.

För formaliserade dokument separat rättsakter Strikta krav på sändningens format och föreskrifter föreskrivs.

Ett formaliserat dokument är ett dokument skapat enligt Federal Tax Service-formatet.

Formaliserade dokument påverkar direkt riktigheten i skatteberäkningarna, så det är viktigt för dem att följa alla överföringsförfaranden.

Formaliserade dokument är till exempel elektroniska fakturor.

För vissa primära dokument har Rysslands federala skattetjänst utvecklat ett rekommenderat format för en fraktsedel i TORG-12-formuläret och ett godkännandebevis (arbete) för tjänster.

Trots att det rekommenderade formatet för sådana dokument anges, är detta formatet i vilket företag måste skicka dessa dokument elektroniskt på begäran av skattekontoret om det är nödvändigt att bekräfta inkomstskattekostnader.

Alternativ för elektronisk dokumenthantering

Det finns två alternativ för att organisera ett elektroniskt dokumenthanteringssystem. Det första är att sluta avtal om elektronisk dokumenthantering med motparter och utbyta dokument undertecknade med elektronisk signatur via e-post. I det här fallet kan du använda en enkel elektronisk signatur.

Det andra alternativet är att organisera elektronisk dokumenthantering genom en speciell operatör.

Med denna metod ansluter sig företaget till reglerna för utbyte av elektroniska dokument och kan utbyta med motparter både formaliserade dokument (för vilka den federala skattetjänsten i Ryssland har officiellt godkänt formatet) och informella (kontrakt, avtal, avstämningsrapporter, etc. .).

Huvudfunktioner i det elektroniska dokumenthanteringssystemet

Huvudfunktionerna i det elektroniska dokumenthanteringssystemet är:

registrering av dokument;

kontroll över utförande av dokument;

skapa kataloger och arbeta med dem;

kontroll av rörelsen av papper och elektroniska dokument, upprätthålla historien om arbetet med dokument;

skapa och redigera dokumentdetaljer;

generering av rapporter om företagets dokumentflöde;

importera dokument från filsystemet och Internet;

skapa ett dokument direkt från systemet baserat på en mall (direkt integration);

arbeta med dokumentversioner, komplexa dokument med flera komponenter och flera format, bilagor;

elektronisk distribution av dokument;

arbeta med dokument i mappar;

ta emot dokument genom skanning och igenkänning.

minska kostnaderna för att få tillgång till information och bearbeta dokument.

Fördelar med elektronisk dokumenthantering

De främsta fördelarna med elektronisk dokumenthantering inkluderar följande:

centraliserad, strukturerad och systematiserad lagring av dokument i ett elektroniskt arkiv;

minska kostnaderna för utskrift, porto och lagring av pappersfakturor;

ett enhetligt tillvägagångssätt för förfarandena för att skapa och behandla ett dokument (registrering, godkännande, etc.);

minskning av tid för leverans, registrering och godkännande av dokument;

hastigheten för att underteckna dokument;

förmågan att utföra alla operationer med dokument online dygnet runt: söka, ladda ner, skriva ut, stämma av, avvisa, samt spåra deras rörelse;

snabbsökning efter dokument.

Sekretessen för utbytet säkerställs genom dokumentkryptering.

En elektronisk digital signatur (EDS) säkerställer identifieringen av undertecknaren och integriteten hos de överförda dokumenten.

Leverans elektroniska dokument garanteras av dokumentflödesoperatören.

Implementering av elektroniskt dokumenthanteringssystem

För att driva ett elektroniskt dokumenthanteringssystem måste du:

utveckla och godkänna en procedur för elektronisk dokumenthantering;

utse de ansvariga för dess underhåll;

organisera ett elektroniskt arkiv med mottagna och skickade dokument;

föreskriva i redovisningsprincipen regler för att skapa, ta emot och lagra elektroniska dokument, utse ansvariga för generering och signering av elektroniska dokument.

Varje anställd som är behörig att underteckna elektroniska dokument ska ha en elektronisk signatur.

Efter att ha skapat ett elektroniskt dokumenthanteringssystem kan en organisation inte skriva ut dokument, utan lagra dem i ett elektroniskt arkiv.

Vid behov kan dokument som lagras i arkivet skrivas ut för inspektörer, och ett dokument som är signerat med parternas elektroniska signaturer kan visas upp, efter att de först har bestyrkts.

EDI (elektronisk dokumenthantering): detaljer för en revisor

• Vi går in i EDI:s era

  Tjänst "1C-EDO". Fördelar med "1C-EDO" Tjänsten "1C-EDO" är den mest lönsamma... de gör enstaka leveranser genom EDO, tjänsten "1C-EDO" är tillgänglig utan betalning. ... EDF-deltagaridentifierare." Skapa en EDF-inställningsprofil EDF-inställningsprofil Efter skapandet... fortsätt till “Konfigurera en EDF”. EDF-inställningar I fönstret som öppnas behöver du... utbyta dokument via EDF Lista över EDF-inställningar I "EDF-inställningar" visas skickade... tillsynsmyndigheter. EDI-arkiv Genom att använda EDI-systemet minskar organisationer kostnaderna...

• När du ändrar din e-postadress och EDF-operatör måste du meddela skattemyndigheten

  Och det finns flera avtal med EDF-operatörer, så att kommunicera med dem... . Om ett företag bestämmer sig för att byta EDF-operatör ändras i regel även den elektroniska... -6/19884@. Skattemyndigheterna måste också meddelas om bytet av EDF-operatör.

• 8 argument för att koppla upp sig till elektronisk dokumenthantering när man jobbar med ett leasingbolag

  Som utfärdas av alla ackrediterade EDF-operatörer. – Det finns många operatörer på marknaden. ...som original. Själva EDI-processen regleras av lagar Ryska Federationen och... och stöd för det elektroniska dokumenthanteringssystemet (EDF) med hyrestagare och är... som utfärdas av alla ackrediterade EDF-operatörer. – Det finns många operatörer på marknaden... en enkel procedur. Vanligtvis ger EDF-operatören tillgång till Personligt område... Under 2018 förutspår EDF-operatörsspecialister en ökning av flödet av juridiskt betydande...

• Ansvar för sen inlämning av skattedeklaration

  Ingå ett avtal med operatören för elektronisk dokumenthantering (EDF) om tillhandahållande av tjänster för... tillhandahållande av EDI med skattemyndigheten; eller ge... befogenheter för EDF med Federal Tax Service till en auktoriserad representant (mellanhand...) som har ett avtal med EDF-operatören och ett kvalificerat verifieringsnyckelcertifikat...

• Funktioner för att välja ett elektroniskt rapporteringssystem

  EDI-rapporteringssystem erbjuds av flera utvecklare. Varje mjukvara...? EDI-rapporteringssystem erbjuds av flera utvecklare. Varje programvara... tjänst erbjuds av mer än hundra EDF-operatörer. Var och en av dem har status som... lösningar fokuserade på olika EDI-uppgifter. Angående val av operatör...

• Vad du behöver veta om elektroniska signaturer innan du implementerar det

  På plattformen för operatören för elektronisk dokumenthantering (EDF), och alla åtgärder för att använda... utbyta dokument, och vilken EDF-operatör används av de flesta partner för att maximera... * antalet dokument som överförs via EDF-operatören till externa motparter. Vilka förändringar väntar...

I slutet av maj 2011 tog finansdepartementet ytterligare ett steg mot implementeringen av elektronisk dokumenthantering – en order utfärdades som godkände förfarandet för att utfärda och ta emot elektroniska fakturor. Men för att få en verklig ekonomisk effekt av att använda papperslösa teknologier är det viktigt att omvandla allt dokumentflöde* till elektronisk form. 1C-företaget är redo att ge sina användare sådana möjligheter.

Ryska federationens skattelag

Konst. 169 i Ryska federationens skattelag i dess ändrade lydelse. Federal lag av den 27 juli 2010 nr 229-FZ).

Federal lag nr. 63-FZ av 10 januari 2002 nr. 1-FZ

daterad 2011-04-25 nr 50n

Vi går mot utbyte av elektroniska dokument med motparter

Behovet av att byta till papperslösa teknologier har växt i ekonomin under lång tid. Införandet av elektroniskt dokumentutbyte med motparter har en positiv ekonomisk effekt: minska organisationers kostnader för förbrukningsmaterial, posttjänster, upprätthålla ett arkiv av dokument på papper (kostnader för papper, personal, hyra utrymme för arkivet, etc.), minska tid för databehandling och utbyte, minska antalet fel, möjligheten att snabbt söka det dokument som krävs i det elektroniska arkivet.

Nu gör staten mycket åt det här hållet. År 2002 antogs lagen "om elektronisk digital signatur", som fastställde den juridiska betydelsen av elektroniska dokument undertecknade med en elektronisk signatur. Tyvärr gällde inte bestämmelserna i denna lag för fakturor, om vilka det fanns en särskild bestämmelse i Ryska federationens skattelag. Denna begränsning har nu hävts.

Förra sommaren gjordes ändringar i Ryska federationens skattelag som ger möjlighet att upprätta och utfärda fakturor i elektronisk form med ömsesidigt samtycke från parterna i transaktionen och tillgången till tekniska medel och möjligheter för att ta emot och bearbeta sådana fakturor (Artikel 169 i Ryska federationens skattelag, ändrad av den federala lagen av den 27 juli 2010 nr 229-FZ).

Den 6 april 2011 undertecknade Rysslands president federal lag nr 63-FZ "Om elektroniska signaturer". Den nya lagen syftar till att eliminera bristerna i den nuvarande federala lagen av den 10 januari 2002 nr 1-FZ "Om elektroniska digitala signaturer", samt att utöka användningsområdet för elektroniska signaturer.

Och slutligen, den 25 maj 2011, var ordern från Rysslands finansministerium daterad den 25 april 2011 nr 50n "Om godkännande av förfarandet för att utfärda och ta emot fakturor i elektronisk form via telekommunikationskanaler med hjälp av en elektronisk digital signatur" registrerad hos Rysslands justitieministerium (registreringsnummer 20860) .

Det ryska justitieministeriet har registrerat förfarandet för att utfärda och ta emot elektroniska fakturor

Förfarandet slår fast att utfärdande och mottagande av fakturor i elektronisk form sker genom en eller flera elektroniska dokumenthanteringsoperatörer med kompatibla tekniska medel. Observera att användningen av elektroniska fakturor endast är tillåten efter ömsesidig överenskommelse mellan parterna i transaktionen. Användningen av elektroniska dokument är således en rättighet, inte en skyldighet, för motparter. Förfarandet anger vilken dag som anses vara utfärdandedatum och datum för mottagande av elektroniska fakturor, och reglerar förfarandet för att göra korrigeringar av dem.

Förfarandet träder i kraft från det ögonblick då det offentliggörs (klausul 2 i ordern från Rysslands finansministerium daterad 25 april 2011 nr 50n). Faktum är att den kan användas efter uppkomsten av ackrediterade elektroniska dokumenthanteringsoperatörer* och godkännande av Federal Tax Service i Ryssland av formaten för fakturor, en logg över mottagna och utfärdade fakturor, en inköpsbok och en försäljningsbok i elektronisk form blankett (punkt 2 i klausul 9 i artikel 169 i Ryska federationens skattelag).

Notera:
* Förfarandet för ackreditering av företag som operatörer för elektronisk dokumenthantering måste godkännas av Rysslands federala skattetjänst. Efter ackreditering av operatörer kommer motsvarande utbytesmekanism att överenskommas med dem och sedan stödjas i 1C-företagets ekonomiska program.

I 1C-företagets ekonomiska program kommer möjligheten att upprätta och utfärda fakturor i elektronisk form att implementeras efter godkännandet av ovanstående dokument och format.

Införandet av elektroniska fakturor tjänade som ett incitament för största möjliga användning av andra bokförings-, skatte- och ekonomidokument i elektronisk form.

Utbyte av elektroniska dokument med motparter i "1C:Enterprise 8"

Redan nu har 1C: Trade Management 8-programmet implementerat möjligheten att utbyta dokument, vars utbytesförfarande inte är reglerat i lag (till exempel fakturor, fakturor, produktkataloger, prislistor, beställningar, inklusive dokument i fri form) . Direkt utbyte "Säljare - Köpare" är möjligt från programmet (via e-post eller en delad filkatalog på servern).

När man utvecklade en mekanism för utbyte av elektroniska dokument i 1C:Enterprise 8 var uppgiften att implementera en enkel installation och utbytesmekanism med det mest bekväma gränssnittet. Dokument signeras digitalt och skickas till mottagaren med ett knapptryck. Om deltagarna i utbytet är överens om att inte alla skickade dokument måste vara juridiskt betydelsefulla, så är det för vissa typer av dokument möjligt att inte använda en elektronisk signatur.

För enkel användning har systemet ett inbyggt tipssystem (steg för steg), som informerar användaren om följande nödvändig handling när du arbetar med ett elektroniskt dokument.

För användarnas bekvämlighet implementerar programmet också:

• flexibel konfiguration av steg för att arbeta med elektroniska dokument i användarläge;
• generering av ett elektroniskt dokument i flera allmänt accepterade format specificerade av användaren;
• länka signaturcertifikatet till vissa typer av signerade elektroniska dokument, samt kontrollera att signaturcertifikatet är korrekt vid sändning eller mottagning;
• automatisk spårning av den aktuella versionen av det elektroniska dokumentet enligt bokföringssystemets dokument;
• visa listan över alla elektroniska dokument med sina korta egenskaper i samband med redovisningssystemdokumentet;
• upprätthålla en detaljerad logg över händelser om åtgärder med elektroniska dokument;
• se innehållet i ett elektroniskt dokument på skärmen i en tryckt form som användaren känner till, installera en digital signatur eller skicka den till författaren av dokumentet för revision, samt möjligheten att ladda upp ett elektroniskt dokument med installerade digitala signaturer till en katalog på disken;
• jämförelse av 2 versioner av elektroniska dokument.
• ett separat ergonomiskt formulär för bearbetning av elektroniska dokument förberedda för underskrift, uppdelade på signaturcertifikat från ansvariga anställda i organisationen;
• automatisk generering av ett redovisningssystemsdokument baserat på innehållet i det mottagna elektroniska dokumentet.

I framtiden kommer utbytet av elektroniska dokument med motparter att implementeras i andra lösningar på plattformen 1C:Enterprise 8.

Sammanfattningsvis konstaterar vi återigen att med införandet av elektroniskt dokumentutbyte med motparter blir det möjligt att förbättra kvaliteten på behandlingen och utbytet aktuell information, minska antalet fel som uppstår under "manuell" inmatning, samt minska arbetsintensiteten och tiden för dokumentbehandling.

Om man för några år sedan kunde säga att den elektroniska formen för informationsutbyte är av intresse för avancerade entreprenörer, kan vi idag med säkerhet säga att elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer är globalt till sin natur, och idag är det snabbaste och mest produktiva sättet att utbyta information.

Vad är och hur fungerar elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer?

Elektronisk dokumenthantering (EDF) är ett sätt för interaktion mellan motparter som använder elektroniska kommunikationsmedel, lagligt etablerade och tekniskt understödda moderna tekniker.

Dokumentflödessystemet mellan motparter har gått igenom många stadier, men detta format för informationsöverföring började aktivt implementeras när fonder utanför budgeten och skattemyndigheter ställde krav på generering och tillhandahållande av rapporter inte bara på papper utan också i elektronisk form .

Med tiden uppskattades fördelarna med den elektroniska metoden att bearbeta och överföra information till motparter av användarna, och dokumentflödet i elektroniskt format blev omfattande.

Elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer: för- och nackdelar

Näringslivet har uppskattat fördelarna med elektronisk dokumenthantering, och idag används den inte bara för att interagera med tillsynsmyndigheter, utan också som ett sätt att utbyta affärsinformation med affärspartners, samt för att överföra information inom företaget.

Fördelarna med denna typ av informationsutbyte med motparter inkluderar:

öka hastigheten för att lösa problem och avvecklingstransaktioner;

effektivitet, förmåga att kontrollera och analysera;

optimering av personalens arbetstid;

minskning av kostnader för dokumenthanteringsarbete.

Vissa nackdelar med EDI kan dock inte ignoreras. I grund och botten relaterar de till systemet - en mjukvaruprodukt som ger informationscykler, vilket också har sina nackdelar. Sammantaget inkluderar nackdelarna:

omöjlighet att göra justeringar och tillägg efter att dokumentet har skickats. För att korrigera fel måste användaren använda en mer komplex procedur - skicka motsvarande följebrev och ett nytt, korrigerat dokument till motparten;

Programvaran uppdateras inte automatiskt - du måste köpa ytterligare systemuppdateringar när de blir tillgängliga.

Hur systemet fungerar

Låt oss definiera vad elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer är, hur det fungerar och vad som är nödvändigt för att det ska fungera effektivt.

För närvarande är elektronisk dokumenthantering ett system för att arbeta med dokument i ett "papperslöst" teknikläge, på grundval av vilket original genereras direkt i elektronisk form, i ett speciellt valfritt fält.

Huvudelementet i systemet är ett elektroniskt dokument.

För att säkerställa effektiv systemfunktionalitet och säkerställa dess livskraft:

den potentiella motparten måste också vara ansluten till det elektroniska dokumenthanteringssystemet;

mellan de samverkande parterna måste teknisk beredskap säkerställas för utbyte av dokument i elektronisk form.

parternas agerande måste samordnas och sammankopplas.

För att ett dokument som skapats elektroniskt ska få juridisk betydelse måste det:

överensstämmer med ett specifikt format;

intygas genom underskrift av en tjänsteman eller ansvarig person.

Vilka dokument ingår i EDF?

Tre typer av dokument är föremål för elektroniskt utbyte:

formaliserad dokumentation - upprättad i standardiserade former som regleras av Rysslands lagstiftning (till exempel - UPD, faktura, intyg om slutförande, etc.);

informella dokument undertecknade med en signatur - den sändande motparten (affärskorrespondens, meddelanden, följebrev, etc.);

informella dokument undertecknade samtidigt av flera deltagare i systemet.

Hur man organiserar elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer

För att organisera EDI:s arbete och säkerställa dess effektivitet är det nödvändigt att utveckla och registrera alla tekniska nyanser i en lokal regleringsakt - en speciell EDI-förordning.

EDI-systemet kan innefatta administrativa och redovisningshandlingar av olika grad av betydelse och sekretess. Med hänsyn till detta, i förordningarna, som listar listan över handlingar som omfattas av det elektroniska cirkulationssystemet, är det nödvändigt att ange vilka av dem som är certifierade av en enkel och vilka av en förstärkt elektronisk signatur från en tjänsteman. Dessutom måste föreskrifterna innehålla en förteckning över personer som är behöriga att underteckna dokument som genereras elektroniskt.

Efter samordning och godkännande av föreskrifterna kommer användare av dokumenthanteringssystemet att behöva lösa ett antal organisatoriska frågor:

välja en EDF-operatör och ingå ett avtal med denne;

organisera ett elektroniskt arkiv - för efterföljande lagring av mottagna och kopior av skickade elektroniska dokument;

ange information om övergången till elektronisk dokumenthantering i lokalen normativ handling– Företagets redovisningsprinciper, efter att ha utfärdat dem som ett tillägg till dokumentet;

tillhandahålla teknisk utrustning för driften av systemet;

lösa andra organisatoriska frågor.

Vad som behövs för elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer

För att logga in som deltagare i EDF-systemet måste användare:

ansluta till EDF-operatören;

köpa (eller registrera ett befintligt i systemet) ett elektroniskt signaturcertifikat, såväl som ett kryptografiskt skyddsverktyg;

tillsammans med operatören koppla dina potentiella motparter till din egen tjänst;

informera dina motparter om att ansluta som deltagare i EDI-systemet;

sluta avtal med motparter om utbyte av dokument och information elektroniskt genom EDI-systemet.

Biträdande generaldirektör för Taxkom LLC

De allra flesta revisorer använder sig av specialiserade datorprogram och lämnar in elektroniska rapporter till skatteverket och fonder. Så varför inte kommunicera "elektroniskt" med dina motparter? Varför skriva ut pappershögar när du kan skapa och lagra elektroniska dokument? Vi fick veta hur man gör detta av ett företag som tillhandahåller elektroniska dokumenthanteringstjänster.

Igor Vladimirovich, berätta för oss vad elektronisk dokumenthantering är?

I.V. Murashkintsev: Elektronisk dokumenthantering är ett sätt att organisera arbetet med dokument, när huvuddelen av deras original genereras i elektronisk form, utan användning av pappersmedia. Observera att med ett sådant dokumentflöde skapas original i elektronisk form, och inte bara elektroniska kopior av pappersdokument. Elektroniska dokument i godkända format kan sammanställas i de flesta redovisningsprogram. Men för att ett elektroniskt dokument ska vara juridiskt betydelsefullt måste det inte bara överensstämma med godkända format och ha obligatoriska uppgifter, utan även vara undertecknat med en elektronisk signatur.

Efter att ha skapat ett dokument kan du omedelbart signera det med en elektronisk signatur i många, men inte alla, redovisningsprogram.

Om ett elektroniskt dokument skickas till en motpart ska det skickas i enlighet med förfarandet för utbyte av elektroniska dokument.

Vad är det för förfarande för utbyte av elektroniska dokument? Vilken typ av elektronisk signatur ska ett elektroniskt dokument signeras?

Vi tackar chefsrevisorn för LLC "Firm "ANIS-98"" för det föreslagna intervjuämnet Olga Vladimirovna Saltykova, Moskva stad.

I.V. Murashkintsev: Denna ordning kommer att vara olika för olika dokument. Elektroniska fakturor har speciella och hårdare krav. De måste undertecknas med en förbättrad kvalificerad elektronisk signatur och skickas via en elektronisk dokumenthanteringsoperatör Beställning, godkänd. Genom förordning av finansdepartementet den 25 april 2011 nr 50n.

En förbättrad kvalificerad elektronisk signatur är en analog av en organisations sigill tillsammans med den ansvariga personens signatur. Den åtföljs av ett kvalificerat verifieringsnyckelcertifikat. Endast ackrediterade certifieringscenter kan utfärda sådana elektroniska signaturer Lag av den 6 april 2011 nr 63-FZ. Dokument som undertecknades med en elektronisk digital signatur enligt den gamla EDS-lagen, som inte längre kommer att gälla från och med den 1 juli Lag av den 10 januari 2002 nr 1-FZ, anses vara undertecknade med en förbättrad kvalificerad elektronisk signatur.

I vissa branscher, till exempel inom smyckesproduktion, är det tillrådligt att överföra genom en operatör inte bara externa, utan också vissa interna dokument från organisationen. Interna dokument behöver vanligtvis inte undertecknas med en förstärkt kvalificerad signatur. Enligt organisationens eget gottfinnande kan det räcka med en förstärkt okvalificerad eller till och med en enkel elektronisk signatur.

Förbättrade okvalificerade signaturer utfärdas också av certifieringscenter, och de kan vara billigare än kvalificerade. En enkel signatur är ett chiffer eller lösenord som låter dig identifiera skaparen av dokumentet. Du kan lägga till en sådan signatur med hjälp av datorprogram, och det kommer att kräva mindre kostnader än att köpa en förbättrad signatur.

Externa dokument, förutom fakturor, kan skickas till motparter via enkla e-postmeddelanden. Efter överenskommelse mellan parterna kan de undertecknas antingen med en förstärkt kvalificerad eller förstärkt okvalificerad elektronisk signatur. Men att använda ett speciellt elektroniskt dokumenthanteringssystem är bekvämare, eftersom det låter dig omedelbart få ett meddelande om att din partner har tagit emot dokumentet. Han i sin tur kan omedelbart underteckna den och skicka den till dig.

Vad är det bästa sättet att börja implementera elektronisk dokumenthantering?

I.V. Murashkintsev: Vanligtvis beslutar företag som har många motparter och en stor volym externt dokumentflöde att gå över till att använda elektroniska dokument. Eftersom utbyte av elektroniska dokument, särskilt fakturor, endast är möjligt efter ömsesidig överenskommelse mellan parterna klausul 1 art. 169 Ryska federationens skattelag, då måste du först diskutera möjligheten att byta till elektronisk dokumenthantering med dina vanliga motparter. Då måste du välja en elektronisk dokumenthanteringsoperatör och ingå ett avtal med denne. Listan över elektroniska dokumenthanteringsoperatörer som ingår i Trust Network of Federal Tax Service publiceras på Federal Tax Service webbplats .

Vilka kriterier ska du titta efter när du väljer operatör?

I.V. Murashkintsev: Operatörer för elektronisk dokumenthantering ger som regel möjlighet att utbyta elektroniska dokument med flera motparter i testläge. Under en sådan "provoperation" kommer du att kunna förstå vilket gränssnitt som är mer bekvämt för dig och om det är lätt att kombinera ditt redovisningsprogram med operatörens dokumenthanteringssystem.

Ju svårare det är att kombinera ett redovisningsprogram med ett elektroniskt dokumenthanteringssystem, desto högre blir kostnaden för att implementera systemet. Var också uppmärksam på priset för att skicka elektroniska dokument. Vanligtvis är fraktkostnaderna desamma som i mobil kommunikation: ”Uppringaren”, det vill säga avsändaren av det elektroniska dokumentet, betalar. Elektroniska dokument behöver ofta skickas som en uppsättning. I det här fallet kan det tillkomma en avgift för att skicka ett paket med dokument, till exempel en faktura och ett intyg om slutförande av arbete eller en faktura.

Är det nödvändigt att samtidigt ingå ett avtal med ett certifieringscenter - en organisation som utfärdar elektroniska signaturer?

I.V. Murashkintsev: Detta är obligatoriskt för externt dokumentflöde. Certifieringscentralen ska förse alla deltagare i dokumentflödet med elektroniska signaturer. Företag som lämnar rapporter elektroniskt har redan slutit sådana avtal. Om du bara använder internt dokumentflöde, så beror det på din önskan. Interna dokument kan undertecknas med en enkel elektronisk signatur och i det här fallet behöver man inte ingå avtal med en certifieringsmyndighet.

Kan motparter använda olika elektroniska dokumenthanteringssystem? Eller är det möjligt att få dokument endast om din partner skickat dem via samma operatör?

I.V. Murashkintsev: För närvarande finns det tyvärr ingen intern roaming mellan operatörer. För att ta emot dokument behöver du därför koppla upp dig till samma operatör som företaget som skickar dokumenten. Så om dina motparter arbetar via olika operatörer, för att kunna utbyta dokument med motparter, måste du ingå ett avtal med var och en av operatörerna.

Vi hoppas att roaming ska fungera inom detta år och då kommer det att vara möjligt att ta emot dokument som skickas via andra operatörer.

Är det nödvändigt att separat ange användningen av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem i avtal med motparter?

I.V. Murashkintsev: Nej, du behöver inte göra det här. Det räcker med att utbyta regelbundna e-postmeddelanden (de behöver inte vara certifierade med elektroniska signaturer) eller pappersbrev via fax, där överenskommelse om att använda elektroniska dokument bekräftas Finansdepartementets skrivelse daterad 2011-08-01 nr 03-07-09/26. Eller till exempel kan en av motparterna bjuda in en annan genom sin operatör, vilket händer när man bjuder in "vänner" till i sociala nätverk, och den andra är att acceptera denna inbjudan. Men om din motpart inte vill ta emot dokument elektroniskt måste du fortsätta skicka pappersdokument till dem.

Jo, vi kom överens med våra partners, valde en operatör eller till och med flera operatörer. Vad göra här näst?

I.V. Murashkintsev: Nu behöver vi anpassa företagets affärsprocesser till implementeringen av elektronisk dokumenthantering när vi arbetar med entreprenörer:

utveckla och godkänna en procedur för elektronisk dokumenthantering;
utse de ansvariga för dess underhåll;
organisera ett elektroniskt arkiv med mottagna och skickade dokument;
föreskriva i redovisningsprincipen regler för att skapa, ta emot och lagra elektroniska dokument, utse ansvariga för generering och signering av elektroniska dokument.

Varje anställd som har behörighet att signera elektroniska dokument måste förses med en elektronisk signatur, eftersom du inte kan överföra din signatur till andra personer.

Behöver jag skriva ut och lagra elektroniska dokument i pappersform?

I.V. Murashkintsev: Nej, det är inte nödvändigt, även om många fortsätter att göra det på gammaldags sätt. Alla skickade och mottagna elektroniska dokument lagras i ett elektroniskt arkiv. Och ditt elektroniska arkiv bör vara organiserat på ett sådant sätt att du vid behov, till exempel på begäran av skatteinspektionen, snabbt kan hitta de efterfrågade handlingarna och skicka dem till inspektionen elektroniskt, på samma sätt som elektronisk rapportering nu överförs .

Och om skatteverket eller revisorn begär en papperskopia av ett elektroniskt dokument, kommer det att stå klart att detta är en kopia av det elektroniska dokumentet och att det elektroniska dokumentet är signerat av parterna?

I.V. Murashkintsev: Du kan skriva ut det elektroniska dokumentet och få en papperskopia. Denna kopia kommer automatiskt att skrivas ut att det är en papperskopia av ett elektroniskt dokument och originalet har undertecknats elektroniskt av parterna. En papperskopia, om den är korrekt utförd, det vill säga bestyrkt av organisationens signatur och sigill eller attesterad, kan användas på samma sätt som en kopia av originaldokumentet.

Kan alla dokument skapas elektroniskt?

I.V. Murashkintsev: Dokument kan skapas både i pappersform och elektronisk form. Om ett elektroniskt dokument är signerat med en kvalificerad elektronisk signatur är det likvärdigt med ett pappersdokument signerat för hand punkt 5 art. 9 i lagen av den 6 december 2011 nr 402-FZ; klausul 1 art. 6 i lagen av 2011-06-04 nr 63-FZ. Det finns elektroniska format som godkänts av Federal Tax Service för fakturan, fraktsedel TORG-12 och intyget om slutförande av arbetet. Andra dokument kan skapas i valfritt format, som text eller pdf.

Men det finns ett dokument som måste upprättas på papper. Detta är en fraktsedel. Det är ännu inte möjligt att ge möjligheten att läsa den elektroniskt under resan.

Dessutom ska handlingar som reglerar förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare, till exempel en arbetsansökan, ett anställningsavtal, också upprättas i pappersform.

Vilka är kraven på utrustning och datorer kopplade till det elektroniska dokumenthanteringssystemet?

I.V. Murashkintsev: Samma som för datorer från vilka elektronisk rapportering skickas till skatteverket och andra tillsynsmyndigheter. Varje arbetsplats ansluten till det elektroniska dokumenthanteringssystemet ska ha en stabil internetkanal och programmet Crypto-Pro eller annat liknande program för att arbeta med elektroniska nycklar ska vara installerat.

Vilka faror kan uppstå när man skapar och skickar elektroniska dokument och hur undviker man dem?

I.V. Murashkintsev: Enligt min åsikt finns det inga allvarliga faror. Det enda är att du måste vara väldigt försiktig, göra allt i tid och inte göra fel i elektroniska dokument, särskilt fakturor. Reglerna för att utfärda och skicka fakturor är mycket strikta. Och för att rätta till felet i den inskickade fakturan måste du skicka om den korrigerade fakturan.

Men du kan inte bokföra en ny faktura med ett datum som redan har passerat.

Löpande numrering av fakturor sker i redovisningsprogrammet. Det spelar ingen roll om du skickar pappers- eller elektroniska fakturor och om du använder en eller flera transportörer.

Vad är den ungefärliga kostnaden för att skicka och ta emot ett elektroniskt dokument?

I.V. Murashkintsev: Ett stabilt pris på marknaden för dessa tjänster håller bara på att dyka upp. Idag kan det variera från 1 till 5 rubel. för att skicka ett elektroniskt dokument. Vissa operatörer tar dessutom ut en abonnemangsavgift. Att ta emot elektroniska dokument är vanligtvis gratis.

Det är i alla fall billigare än att skicka dokument med vanlig post, speciellt över långa avstånd. Dessutom minskar kostnaderna för att skriva ut och lagra pappersdokument.

Enligt granskningar från företag som börjat implementera elektronisk dokumenthantering kan besparingar vid övergång till elektroniskt utbyte av dokument med motparter uppgå till cirka 2 % av företagets bruttoomsättning.

Om ett företag planerar att byta till elektronisk dokumenthantering hjälper våra rekommendationer dig att skapa en handlingsplan. De kommer att berätta hur du förhandlar med entreprenörer, väljer leverantör och förbereder personalen för förändringar i arbetet.

Om ett företag ska gå över till elektronisk dokumenthantering (EDF) med motparter, utvärdera i förväg vilken del av dokumenten som kommer att kunna överföras elektroniskt. Projektets omfattning, arbetsplanen för det, arbetskostnader och företagets kostnader beror på detta.

Hur man gör upp en arbetsplan för övergången till elektronisk dokumenthantering med entreprenörer

Dela upp arbetet med företagets övergång till elektronisk dokumenthantering i block:

• organisatoriska frågor;
• motparter;
• dokumentflöde;
• personal;
• leverantör;
• budget.

Lista de uppgifter som ska utföras inom varje block (se.

). Justera listan vid behov. Låt oss anta att ett företag kanske inte behöver automatisering: det är bekvämt att spåra statusen för dokumentregistrering genom företagets redovisningssystem, men om volymen av dokumentflödet inte är stort, kommer kostnaderna för automatisering inte att löna sig.

Bestäm själv i vilken ordning du ska utföra ovanstående steg. En del arbete kan utföras samtidigt, till exempel att ta fram presentationsmaterial för personal och förhandla med entreprenörer.

Hur man förhandlar med motparter om övergången till elektronisk dokumenthantering

Dela in företagets motparter i fyra grupper. Varje grupp kommer att behöva ta ett särskilt tillvägagångssätt för att komma överens om övergången till elektronisk dokumenthantering. Det är möjligt att inte alla motparter kommer överens, du måste fortsätta att utbyta pappersdokument med dem eller avsluta samarbetet.

Betydande motparter som använder elektronisk dokumenthantering. Sådana företag arbetar redan med sina leverantörer, kanske inte med de organisationer som ditt företag avser att samarbeta med. Du kan hantera motparter från denna grupp enligt följande:

1. Överväg om det är lämpligt att ingå avtal med den leverantör som köparen (leverantören) samarbetar med.

2. Ta reda på om det finns roaming mellan ditt företags tilltänkta leverantör och motpartens leverantör.

3. Bjud in motparten att ingå ett avtal med den leverantör som ditt företag valt.

Betydande motparter som inte använder elektronisk dokumenthantering. Om köparen (leverantören) vägrar att använda elektronisk dokumenthantering och det är olönsamt för företaget att sluta samarbeta med honom, fortsätt enligt ett av scenarierna:

1. Använd med en sådan motpart .

2. Boka en tid och försök övertyga dem att använda elektronisk dokumenthantering.

Lova att du är tolerant mot eventuella brister och hjälper till att etablera elektroniskt dokumentflöde i arbetet med ditt företag.

Småmotparter som använder elektronisk dokumenthantering. Samma alternativ kan tillämpas på denna grupp av köpare och leverantörer som för betydande motparter. Men det är tillrådligt att föra förhandlingar i form av korrespondens för att inte slösa bort extra tid. Om en överenskommelse inte kan nås kan det vara lättare att vägra samarbete.

Småmotparter som inte använder elektronisk dokumenthantering. Om köparen (leverantören) inte är en av företagets nyckelpartner, försök motivera honom att använda elektronisk dokumenthantering med en leverantör som passar dig. Alternativ:

1. Meddela att till exempel från början av det nya kvartalet accepterar och skickar ditt företag dokument endast i elektronisk form.

2. Ta en provision om motparten förlorar och skickade dubbletter; böter om han lämnat in originalhandlingar efter tidsfristen. Tillämpa sådana åtgärder i förhållande till köpare (leverantörer) som inte lämnar över papper i tid.

För små företag som utbyter pappersdokument är det värt att förbereda en tydlig presentation. Om motparter förstår nyanserna i elektronisk dokumenthantering blir det lättare att övertyga dem om att ändra sin arbetsprocedur. Det är knappast möjligt att träffa alla företagets små köpare och leverantörer, så presentationen kommer att övertyga.

Hur man väljer en leverantör av elektronisk dokumenthantering

Om ett företag har många motparter kommer det troligen att behöva arbeta med flera leverantörer. Försök att minimera antalet av de senare.

Välj leverantörer:

• med vilka företagets motparter redan arbetar och som du kan överföra en betydande mängd transaktioner till;
• som har maximal roaming;
• som kan använda företagets signaturcertifikat (om sådana finns).

Prisfaktorn behöver inte beaktas. Om leverantören inte har roaming med dina motparters leverantörer är det inte lämpligt även om dess tjänster är billigare.

Hur man formaliserar företagets dokumentflöde

Innan du byter till elektronisk dokumenthantering måste du formalisera förflyttningen av företagsdokument. Komponera eller justera vid behov:

1. Lista över dokument som företaget använder när de arbetar med motparter.

2. Aktuell lista över tjänstemän som är involverade i dokumentflödet. Ange vem:

• skapar ett dokument – ​​laddar upp det till leverantörens personliga konto;
• undertecknar dokumentet. Dessa anställda kommer att behöva en inloggning och ett lösenord för att ange sitt personliga konto och elektroniska signaturcertifikat;
• kontrollerar undertecknandet av dokumentet av motparten;
• skriver ut dokumentet och arkiverar det i en mapp eller sparar det på företagets server.

Denna lista måste ständigt uppdateras. Så snart en anställd slutar ska dennes elektroniska signatur makuleras och utfärdas till den nyutnämnde.

Förbered och dokumentera i de interna reglerna ett schema för förflyttning av dokument från skapandet till att skickas till arkivet (se. ).

Hur man förbereder företagets personal för övergången till elektronisk dokumenthantering

Hur snabbt och framgångsrikt företaget kommer att byta till , beror på de anställda. För att hindra dem från att sabotera projektet är det viktigt att inte tvinga, utan att övertyga dem om fördelarna med innovation.

En betydande kostnadspost vid implementering av elektronisk dokumenthantering är betalning för anställdas arbetstid, som de kommer att lägga på utbildning för att arbeta i nytt system och lösning av nödsituationer. Genomför centraliserade uppsökande och utbildningsinsatser för att minska dessa kostnader.

Börja förklara och träna i förväg – när ledningen beslutade sig för att gå över till elektronisk dokumenthantering. Organisera en presentation som förklarar arbetsprinciperna för all personal på företaget, inklusive anställda som inte deltar i elektronisk dokumenthantering.

Var särskilt uppmärksam på att utbilda undertecknare. Skapa tydliga och detaljerade instruktioner för dem, gärna med skärmdumpar: vilken sida man ska gå till, vilken information man ska ange och var, vilka knappar man ska trycka på och i vilket ögonblick, hur man arbetar med signeringscertifikatet.

Följande argument kommer att hjälpa till att övertyga anställda att stödja projektet med att införa elektronisk dokumenthantering:

• När det gäller en tjänstemans ansvarsnivå skiljer sig en elektronisk signatur inte från en fysisk;
• Elektronisk dokumenthantering gör att du snabbt kan skapa och bearbeta dokument. Du behöver inte ringa och ta reda på när motparten kommer att underteckna och skicka det nödvändiga dokumentet;
• dokument kommer inte att gå förlorade. Det blir lättare att hitta dem.

Hur man planerar kostnaderna för att implementera elektronisk dokumenthantering

består av följande delar:

1. Kostnaden för leverantörens tjänster är 10 000–20 000 rubel. per år, beror på tariffplan. Ta reda på priser och budget för dem.

2. Kostnaden för ett elektroniskt signaturcertifikat är 1000–2000 rubel. per år, beror på certifikattillverkarens tariffplan.

3. Anställdas löner - ytterligare betalning eller kostnad för den tid som personalen inte kommer att lägga på sina direkta arbetsuppgifter. Kostnaderna beror på arbetsuppgifternas varaktighet och kostnaden för en timmes anställds arbete.

Följande typer av arbete kommer att vara arbetskrävande: möten och telefonsamtal med entreprenörer, förbereda presentationer och instruktioner för entreprenörer och anställda på ditt företag, utbilda anställda, lösa akuta situationer (se. ). Planera hur lång tid det tar.

Budgetera inte bara anställdas löner, utan även sociala avgifter från dem.

4. Kostnaden för automatisering - beror på de uppgifter som företaget vill lösa, komplexiteten i deras implementering och kostnaden för en timmes utvecklararbete.

Tillverkad av material