För närvarande går utbytet av dokument mellan affärsenheter och individer gradvis från papper till elektroniskt. Ett elektroniskt dokumenthanteringssystem har en rad fördelar jämfört med enkelt papper – det sparar tid och ökar effektiviteten i fattade beslut. EDMS kan byggas både inom ett företag och mellan olika företag via Internet.

Elektronisk dokumenthantering är ett system med processer för att behandla dokument i elektronisk form. De flesta moderna redovisnings- och personalprogram kan generera elektroniska dokument i ett standardformat som fastställts på lagstiftningsnivå. Men för att en sådan handling ska ha juridisk tyngd måste den vara undertecknad av båda parter med en elektronisk signatur.

Elektroniskt dokumentflöde kan delas in i två stora typer – utbyte av dokument inom ett företag eller mellan olika företag via kommunikationskanaler. Det är möjligt att kombinera dessa två system till ett globalt system.

Användningen av elektronisk dokumenthantering inom ett företag kräver inköp av det nödvändiga mjukvarupaketet (EDW-plattform), samt utrustning för dess drift (nätverksutrustning, server, etc.).

För att utbyta dokument mellan två företag krävs en elektronisk dokumenthanteringsoperatör. Den garanterar leverans av meddelanden, styr formatet på skickade dokument, kräver certifiering av arbete med data med en elektronisk signatur och lagrar ett arkiv med dokument.

Uppmärksamhet! En av sådana tjänster är. Handlingar som tas emot genom den är juridiskt betydelsefulla om de bär ett märke från den elektroniska signaturen på båda sidor av dokumentflödet.

Fördelar och nackdelar med EDI

Huvudsakliga fördelar

Elektronisk dokumenthantering har obestridliga fördelar jämfört med papper:

• Effektivisering av kontorsarbete - systemet tillåter inte dig att tilldela samma nummer till olika dokument, eftersom detta kommer att ske i ordning och automatiskt;
• Spåra positionen för varje dokument - när som helst kan du ta reda på vem som exakt arbetar med dokumentet. En anställd kommer inte att kunna skada den eller förlora den. Ett dokument som raderats av misstag eller med avsikt kan fortfarande återställas;
• Påskynda dokumenthanteringen - om företagsavdelningar är utspridda över flera byggnader måste pappersdokumentet personligen bäras dit för godkännande. Med EDI krävs dokument når den anställde på en bråkdel av en sekund;
• Bekvämt arbete med versioner - vid redigering sparar systemet varje version. Om det behövs kan du spåra vem som gjort ändringar i dokumentet och när;
• 24-timmars fjärråtkomst - vid behov kan åtkomst till EDF-systemet organiseras via Internet från vilken dator som helst i världen. En anställd kan arbeta med dokument under en affärsresa, på semester eller på sjukskrivning;
• Arbetsplanering - genom att ange datum för skapande och utförandedatum kan du planera utförandet av inkommande dokument enligt kön;
• Dokumentsökning - du kan söka i den allmänna dokumentdatabasen med nyckelord och uttryck;
• Sparar papper - det finns ingen anledning att skriva ut alla dokument i önskad mängd.

Huvudsakliga nackdelar

Trots de uppenbara fördelarna har EDI-system också nackdelar som kan stoppa ett företag från att implementera dem.

Dessa inkluderar:

• Behöver spendera kontanter för köp av ett system, som, beroende på antalet användare, kan uppgå till upp till 100 tusen rubel;
• Efter köpet tar det lång tid att installera, implementera och felsöka;
• Det är nödvändigt att utbilda alla användare som kommer att vara involverade i det;
• Säkerställa systemsäkerhet - begränsa åtkomst mellan användare, utfärda nödvändiga elektroniska signaturer, skydda mot extern penetration;
• Företaget måste ha en administratör som ska övervaka systemets funktion, utföra serviceaktiviteter och lösa användarproblem;
• För att skydda information är det nödvändigt att utföra säkerhetskopiering databaser med dokument;
• Om EDI inte är tillgängligt hos partnerföretag är det nödvändigt att säkerställa att det finns både ett elektroniskt och papperssystem.

Elektronisk dokumenthanteringsfunktion

Varje dokumenthanteringssystem måste säkerställa utförandet av många åtgärder:

• Arbeta med alla typer av dokument - skapa dem, skapa dem, bearbeta dem, registrera dem, övervaka deras genomförande, samordna dem, etc.;
• Organisera dokumentflöden - bestäm vägar inom företaget, begränsa åtkomsten mellan enskilda användare, ge möjligheten att arbeta med ett dokument för flera personer samtidigt;
• Organisera ett arkiv med dokument med möjlighet att söka och lagra dem.

Uppmärksamhet! Elektronisk dokumenthantering ska ge samma förmåga att arbeta med dokument som traditionellt papper.

Stora utvecklade system ger möjligheter:

• Registrering av alla passerande dokument - inkommande, utgående, interna, med deras vidare omdirigering till chefen;
• Säkerställa ett enhetligt förfarande för att arbeta med dokument i varje division av företaget;
• Arbeta med dokumentet både individuellt och kollektivt;
• Utbyte av dokument mellan avdelningar och specifika anställda;
• Begränsa tillgången till dokument;
• Använd standardformulär för alla dokument;
• Kontrollera att godkännande, utförande och annat arbete med dokumentet kommer att slutföras i tid;
• Generera rapportering - analytisk, statistisk, etc.;
• Organisera arkivlagring med inspelning av datum och tid för användaråtkomst.

Är det möjligt att kombinera pappersdokumentflöde med elektroniskt?

Efter att ha bytt till elektroniskt dokumentflöde i en organisation kommer det till en början fortfarande inte att vara möjligt att helt överge pappersdokument.

Detta kan hända av flera anledningar:

• Inte alla motparter använder EDI;
• Företaget har redan en hel del pappersdokument lagrade i arkivet.

Det finns dock grundläggande skillnader i arbetet med elektroniska och pappersdokument. Till exempel behöver ett pappersdokument skrivas ut och lämnas till chefen för underskrift, medan ett elektroniskt dokument ska signeras i själva systemet. Bokföringshandlingar på papper som skickas till en motpart kan försvinna med posten under transporten, medan elektroniska når mottagaren.

Den största skillnaden mellan att arbeta med de två typerna av dokument är deras lagring. Elektroniska dokument kommer omedelbart in i systemet, där alla användare kan arbeta med dem. För pappershandlingar bör ett arkiv fortfarande vara organiserat där de kommer att förvaras på ett ordnat sätt. Samtidigt, efter att ha nått företaget, ska pappersdokumentet skannas, och denna skannade kopia ska laddas in i systemet för vidare arbete.

Uppmärksamhet! Arbete inom företaget bör alltså fortfarande utföras endast elektroniskt. Om det kommer en pappershandling är det bara de som tar emot eller undertecknar det som ser det. Samtidigt kan du genom att arbeta med en elektronisk kopia skydda originalet från nästan alla förluster, och flera användare kan arbeta med det samtidigt.

Vilka EDI-program finns?

Det finns många dokumenthanteringssystem på marknaden, alla med sina egna för- och nackdelar. De vanligaste systemen:

Interaktion av ett elektroniskt dokument med andra program

EDI-systemet tar sin plats i organisationens elektroniska miljö och måste under drift fritt stödja andra affärsapplikationer som redan finns i det. Till exempel är det nödvändigt att fritt behandla bokföringshandlingar - fakturor, handlingar, fakturor, fullmakter m.m.

Dessutom måste det elektroniska dokumenthanteringssystemet fungera konsekvent med alla och arbeta med samma data. Därför är det nödvändigt att systemet kan stödja kataloger som används i den elektroniska miljön och kunna uppdatera data i dem.

Dessutom är det nödvändigt att ta hänsyn till att arbeta med extern data - e-post, handelsplattformar etc.

När du väljer ett elektroniskt dokumenthanteringssystem måste du vara uppmärksam på möjligheterna för dess interaktion med andra verktyg och datakällor som finns tillgängliga i företaget. Vanligtvis inkluderar populära och därför aktivt utvecklande system många moduler för de mest populära programmen - 1C, Parus, Oracle och många andra.

Till exempel kan det elektroniska dokumenthanteringsprogrammet 1C låta dig generera, ta emot och skicka elektroniska bokföringsdokument direkt från det, samtidigt som du bekräftar dem med en kvalificerad signatur.

Pappersdokumenthantering håller på att bli föråldrad. Pappersdokument går förlorade från leverantörer, vid leverans till en motpart eller från en kund. Du måste skriva ut, underteckna och skicka dokument igen. Allt detta är tid och pengar.

Många människor hindras från att byta till elektronisk hantering av juridiska dokument (EDF) endast av tvivel om att det kommer att vara billigare än papper; att det kommer att vara möjligt att på ett adekvat och optimalt sätt överföra affärsprocesser till elektronisk form; att det inte kommer att kosta orimliga summor pengar och en rad andra frågor. Vi hoppas att detta material ska besvara dem och bli en startpunkt för övergången till EDI.

Låt oss jämföra papper
och elektroniska dokument

Nyckelfrågor i början av ett projekt: hur mycket kostar det och vad som kommer att hända i slutändan. Det är viktigt för företag att förstå hur dyrt det kommer att kosta dem att implementera EDI och vilka resultat de kan förvänta sig. Låt oss jämföra några indikatorer.

Pengar Tid

	Pappersdokumentflöde	Elektronisk dokumenthantering
Kostnad	pappersdokument för 1 ark i A4-format - cirka 1,5 paket med pappersdokument, vilket i genomsnitt är 6 ark i A4-format - 9.	elektroniskt dokument av valfri volym - 0 paket med elektroniska dokument av valfri volym - 0 .
Avsändande	per post - från 40-60 med bud - flera gånger dyrare, i de flesta fall - mer än 10 gånger, beroende på entreprenör och destination.	gratis inkorg. Utgående från 5 till 9 beroende på EDF-operatör. Beror inte på geografiskt avstånd.
Arkiv	lokaler för ett arkiv som ständigt växer - hyrespriserna beror på område och region.	Villkoren för att lagra elektroniska dokument beror på EDF-operatören. SKB Kontur lagrar dokument gratis och på obestämd tid.

	Pappersdokumentflöde	Elektronisk dokumenthantering
Utarbetande av dokument	Utskrift, signering, anbringande av stämplar på ett paket med dokument - från en till flera dagar, beroende på närvaron eller frånvaron av den person som är behörig att underteckna dokumenten på arbetsplatsen. När det är stora volymer av utgående dokument är alla redovisningsanställda upptagna med att förbereda dem under flera dagar varje månad.	Att signera elektroniska dokument av en behörig anställd tar några minuter. Meddelanden om nya dokument påskyndar signeringen och massåtgärder i EDI-system låter dig signera många dokument "med ett klick."
Avsändande	Beroende på destination: per post - från flera dagar till två veckor; med budtjänst - från en till fyra dagar.	Oavsett region får mottagaren dokument några sekunder efter att de skickats.
Återlämnande av signerade exemplar	Beroende på destination: per post - från flera dagar till en månad; med budtjänst - från en till fyra dagar.	Tar inte tid. När motparten undertecknar EPC-dokumentet har båda parter tillgång till det undertecknade originaldokumentet. I Diadoc debiteras ingen avgift för att signera ett inkommande dokument.

Med ett dokumentflöde på 500 dokument per år
du sparar 22 250

När du använder pappersdokument blir dina årliga kostnader 25 750, medan dokumentflödet genom Diadoc är 3 500.

Att välja en metod för att arbeta med EDF

Implementeringen av ett EDI-system i ett företags verksamhet kan ta mycket olika tidsperioder och kräva olika ekonomiska investeringar. Det beror på vilken metod hon väljer att arbeta med EDF. Teoretiskt sett är allt som behövs för EDI Internet och ett digitalt elektroniskt dokument. I praktiken måste företaget bestämma hur det ska organisera arbetet med elektroniska dokument.

Webbversion

Det enklaste sättet är att arbeta sig igenom webbversionen som är tillgänglig för alla. Det kommer inte att kräva några ingrepp i företagets informationssystem. Dokument utbyts med motparter med hjälp av e-postprincipen. I det här fallet betalar företaget endast för de dokument som skickas.

Modul för 1C

För 1C-användare har Diadoc utvecklat en standardlösning för de mest populära versionerna av detta redovisningssystem: vem som helst kan helt enkelt ladda ner modulen från webbplatsen, installera den och arbeta med elektroniska dokument från ett välbekant program.

Integration med andra redovisningssystem

Integration med andra redovisningssystem kommer att ta längre tid och bli dyrare. Detta beror för det första på redovisningssystemet och dess konfiguration, och för det andra på EDF-operatören.

Diadoc har ett antal utvecklade integrationslösningar för Oracle, SAP ERP (certifierad lösning), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Parus, ELAR Archive, Ensole Archive. Det finns även lösningar för integration på programnivå - Connectors, API.

Vi implementerar EDI steg för steg

Gör ändringar i dina redovisningsprinciper

Inkludera i din redovisningsprincip möjligheten att använda elektroniska dokument, i synnerhet att primära dokument kan upprättas i elektronisk form och undertecknas med elektronisk signatur.

Elektronisk dokumenthantering (EDF) är ett snabbt sätt att utbyta information baserat på användningen av elektroniska dokument med virtuella signaturer. Det har länge vunnit erkännande i utvecklade länder i världen som ett effektivt verktyg för operativ verksamhet.

Kärnan

Elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer är en uppsättning processer för att skapa, bearbeta, skicka, överföra, ta emot, lagra, använda och förstöra dokument. Alla dessa processer genomförs efter att man kontrollerat integriteten och bekräftat att dokumenten har tagits emot.

Regler för dokumentflöde mellan juridiska personer genomförs efter överenskommelse mellan parterna. Informationsutbyte sker via telekommunikation och dokument lagras på elektroniska medier. Lagringstiden för redovisningsinformation bör inte överstiga den som fastställs i lag.

Organisationer kan utbyta formella och informella dokument med varandra med underskrifter från deltagarna. Inom entreprenörsverksamheten kan dessa vara: fakturor, avtal, fakturor, beställningar, meddelanden, fullmakter m.m. Information kan överföras i form av text-, tabell- och grafikfiler.

Syftet med att implementera EDI

Förutsättningar för implementering av EDI kan vara:

• minskning av rutinarbete;
• minskning av dokumentförlust;
• ”transparent” arbete med dokument;
• öka prestationsdisciplinen - tillhandahålla dokument inom den angivna tidsramen, etc.

Några av de kvantitativa målen inkluderar:

• Minskar tiden för dokumentbehandling med 10 gånger.
• Sänk kontorskostnaderna med hälften.

Elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer: hur det fungerar

I enlighet med nationell lagstiftning utförs elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer efter överenskommelse mellan de två parterna. För att utbyta data är det nödvändigt att alla deltagare är anslutna till en operatörs utrustning. Därefter måste användaren skicka en begäran om att läggas till listan över motparter. Efter att ha bekräftat begäran kan systemdeltagare utbyta data.

EDI-modulen måste utföra följande funktioner:

• Bjud in motparter att utbyta data.
• Skapa en adressbok.
• Integrera med bokföringsprogram, till exempel 1C.
• Signera och kryptera dokumentation.
• Struktur korrespondens.
• Spåra e-poststatus.

Elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer utförs med hjälp av certifikat. Anslutning till servern och autentisering sker genom ett personligt digitalt certifikat. En elektronisk digital signatur utfärdas till varje användare av systemet, lagrad på Tokens elektroniska medium och skyddad av en PIN-kod. Användaren måste ange sitt användarnamn och lösenord för sitt personliga konto. Först efter detta får han tillgång till sina handlingar.

Alla anställda i organisationen som är anslutna till systemet kan initiera utbytesprocessen. Innan ett dokument skickas till en motpart måste det undertecknas med en elektronisk digital signatur. Denna operation utförs med hjälp av Cryptopro-programmet. Dokumentet skickas via EDF. Motpartens medarbetare får ett meddelande om mottagandet av en ny handling. Om han accepterar det, så sätter han också en elektronisk signatur. Om det är nödvändigt att göra ändringar i dokumentet skapas en ny elektronisk version. När redigeringen är klar måste du spara alla ändringar med en digital signatur. Därefter skickas dokumentet med ändringen till motparten. Vid behov genomförs elektronisk samordning av information.

Om det är nödvändigt att göra ändringar igen, upprepas hela proceduren igen. Om påstår sig ny version nej, då respekteras dokumentet. Det slutliga provet anses vara signerat med två digitala signaturer. Alla versioner av dokumentet lagras på servern och är tillgängliga för visning. När provet har tilldelats giltig status kommer det inte att vara möjligt att ändra dokumentet. Frustrerade kontrakt tilldelas statusen "Avbruten". Det är så elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer genomförs.

Utrustning

Vad behövs för elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer? Först måste du välja en teleoperatör och installera speciell programvara för informationsutbyte. För det andra, med varje motpart som organisationen avser att genomföra elektronisk korrespondens med, är det nödvändigt att ingå ett "avtal om utbyte av elektroniska dokument."

Det är också nödvändigt att installera en EDF-server där alla dokument kommer att lagras. Detta kan vara antingen klientutrustning eller molnlagring. Tillgång till systemdata utifrån sker genom en applikation som är installerad på utrustningen hos organisationens anställda. Datorers interaktion med servern utförs via HTTP-protokollet med ytterligare SSL 128-kryptering. Tillgång till dokument sker endast via applikationsgränssnittet och efter autentisering.

EDI-projekt

Ett processautomationsprojekt kan pågå från flera månader till flera år. Perioden beror direkt på antalet processer som behöver automatiseras, organisationens resurser och ekonomiska möjligheter. Ett kort schema för implementering av EDI är följande:

• Skapande av en arbetsgrupp.
• Utformning av mål, deadlines och budget för projektet.
• Forskning av befintliga processer.
• Utveckla uppgifter.
• Design av EDI-systemet.
• Undertecknande av avtal för implementering av EDMS.
• Godkännande av arbetsföreskrifter.
• Fyller i systemkataloger.
• Träning.
• Genomföra preliminära tester.
• Utfärdande av en order om implementering av EDS.
• Förbättring av mjukvara och driftprocedurer.
• Lansering av ett pilotprojekt.
• Fullskalig övergång till elektroniskt dokumentflöde.

Fel i EDI-implementering

Under processen ska särskild uppmärksamhet ägnas processer där papper krävs enligt lag. Du kan inte duplicera ett pappersdokument med ett elektroniskt. Detta saktar avsevärt ner arbetsprocessen och orsakar en negativ inställning till automationsprocessen som helhet. Ingen betalar extra för att göra dubbelarbete.

Under implementeringsprocessen är det nödvändigt att utveckla nya regler för att arbeta med dokument, utbilda personal och först därefter engagera sig i full implementering. Detta kan bara uppnås om de anställda görs medvetna om fördelarna med att använda ny teknik.

Ett annat populärt misstag är dålig utveckling av kraven för EDMS. Om användare måste arbeta i ett okonfigurerat system så skiljer sig EDI-processen från vad som är accepterat i organisationen.

Elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer: för- och nackdelar

Fördelar:

• Minska kostnaden för att skicka originaldokument med post.
• Sparar utrymme för att lagra dokumentation. Allt sparas elektroniskt.
• Enkel användning. Dokumentet skickas från en arbetsstation. En snabb sökning efter ett dokument utförs efter status (skickat, mottaget, accepterat, etc.).
• Omedelbar leverans. All skickad information når mottagaren inom några sekunder.
• Ett dokument kan inte gå förlorat innan dess lagringstid i systemet löper ut.

Brister:

• För att använda utrustningen måste du köpa en licens, vilket kostar mycket pengar.
• Data kan oftast endast utbytas mellan deltagare i samma system.
• Elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer i 1C eller med någon annan programvara skiljer sig från det tidigare använda schemat. I och med införandet av den nya algoritmen kommer alla anställda att ha frågor om hur de ska bedriva sitt arbete.
• Teknisk utrustning. Innan EDI implementeras måste en organisation köpa utrustning och förbereda de anställda för att hantera det nya systemet.
• EDF utförs med hjälp av en elektronisk signatur, som är giltig i 1 år. Certifikaten måste övervakas och uppdateras omgående. Det är också nödvändigt att kontrollera motpartscertifikatens giltighetstid för att undvika problem med skattemyndigheterna.

Rättslig reglering

Vad föreskrifterÄr elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer reglerat? Den ryska federationens lagstiftning inkluderar federal lag nr 63 "Om elektroniska signaturer", reglerna för att skicka in dokument till den federala skattetjänsten är föreskrivna i order från finansministeriet nr MMV-7-2/168. EDI mellan organisationer utförs på grundval av förordning nr 50n från finansdepartementet. Reglerna för utbyte av primära redovisningsdokument i elektronisk form är föreskrivna i Federal Tax Service ordernummer ММВ-7-6/36@. Alla EDF-operatörer i aktivitetsprocessen måste vägledas av ordern från Federal Tax Service nr. ММВ-7-6/253@.

"VLSI"

Elektroniskt dokumentflöde mellan SBIS-organisationer ger kunderna följande fördelar:

• Du kan skicka dokument till alla organisationer som är registrerade i Ryska federationen. Om motparten inte är en deltagare i SBIS-systemet, kommer en företagsanställd helt enkelt att kontakta en representant för organisationen och skicka inbjudningar att delta i systemet till sin e-post. Omedelbart efter bekräftelse av begäran kommer informationsutbytet mellan deltagare att genomföras utan mellanhänder.
• Du behöver inte installera programvara på din dator. Allt du behöver är en uppdaterad webbläsare och internetåtkomst.
• Du behöver inget speciellt program för att arbeta med data. Om rapporten initialt upprättas i tredjepartsprogramvara, till exempel 1C, kan du konfigurera dataintegration med SLSIS-systemet.
• Standardformen för dokumentet har inte fastställts. Du kan skicka text, kalkylbladsfiler, bilder osv.

SKB "Kontur"

En av de första mjukvaruutvecklarna i Ryssland är också engagerad i leverans av utrustning med hjälp av vilken elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer utförs. Kontur har utvecklat Diadoc-systemet som används för att utbyta elektroniska dokument. En speciell egenskap hos systemet är att tillgång till data kan erhållas utomlands. Företaget har utvecklat roamingtariffer speciellt för detta ändamål. Om så önskas kan du komma åt data via API:et.

Vad behöver du?

För att ansluta EDI måste en organisation köpa:

• licensierad programvara;
• server;
• uppdatera utrustning;
• tågpersonal;
• konfigurera och integrera EDMS för att fungera med interna applikationer.

Behöver sådana investeringar göras för att koppla ihop elektroniskt dokumentflöde mellan organisationen? Att inkludera tekniska supportkonsultationer, EDMS och mjukvaruuppdateringar i utgifterna är det andra investeringsstadiet. Dessa kostnader kommer att behöva betalas månadsvis.

Slutsats

Pappersdokumentflöde ersätts av elektroniskt. Det minskar inte bara organisationens kostnader för att underhålla processer, utan ökar också effektiviteten i verksamheten som helhet. För att EDI ska fungera framgångsrikt måste du tydligt formulera målen för att implementera systemet och korrekt konfigurera utrustningen.

Vad ska ett företag göra om det bestämmer sig för att gå över till elektronisk dokumenthantering? Vad är algoritmen för åtgärder, var ska man börja?

Det första du ska göra är att fundera på vilka resultat företaget vill få ifrån. Det finns för närvarande två arbetsområden. Detta är B2G-dokumentflöde, det vill säga mellan företag och statliga myndigheter. Och B2B, det vill säga utbyte av papper mellan företag. När det gäller B2G talar vi om att ansluta till de nödvändiga statliga myndigheterna för ett visst företag, beroende på detaljerna i dess verksamhet. Alla våra företag rapporterar till skatteverket.

Sedan beror allt på verksamhetsområdet - till exempel handlar ett företag med alkoholhaltiga produkter, medan ett annat under produktionen på något sätt påverkar miljö, ett tredje företag som ägnar sig åt försäkringstjänster, marknaden värdefulla papper och så vidare. Vi måste titta på vad andra myndigheter kräver rapportering. När listan över avdelningar som vi ska rapportera till har fastställts måste vi titta på vilka förslag den elektroniska dokumenthanteringsoperatören kan lägga fram. Beroende på detta väljer företaget lämpligt tariffplan. Därefter ingås ett avtal, det erforderliga antalet elektroniska signaturer upprättas och det erfordras programvara, seminarier hålls för att lära ut hur man använder denna programvara. Det är allt som krävs – dokumentflödet med statliga myndigheter äger rum.

– Berätta mer om B2B?

Detta är som sagt den andra typen av digitalt dokumentutbyte. Det är organiserat mellan affärsenheter. Allt beror på det specifika företaget. Någon form av allmänt recept början på att skicka dokument finns inte här. Det finns situationer då ett företag helt enkelt är skyldigt att byta till elektronisk dokumenthantering med sina motparter helt enkelt för att överleva.

I samband med att den nya normen träder i kraft från 1 januari 2014 kommer alla användare av digital signatur, utan undantag, behöva kontakta ett certifieringscenter för att ersätta nyckelcertifikat. För närvarande erkänns alla virtuella papper som är signerade med ett giltigt certifikat som dokument certifierade av en kvalificerad elektronisk signatur.

Till exempel: en av de stora detaljhandelskedjorna började nyligen arbeta med sina leverantörer och utbytte uteslutande digitala papper. För att kunna leverera sina produkter till detta nätverk måste bonden alltså byta till elektronisk dokumenthantering.

Fördelar med EDI

Finns det någon fördel med att byta till EDI för små och medelstora företag? Det verkar som att "digital" hittills bara kan ge verkliga fördelar för stora organisationer.

För små och medelstora företag är övergången till elektroniskt dokumentflöde ingen större uppgift nu. Men du kan titta närmare på det, "känna" det. Dokumentflödeshastighet - detta kommer att vara en fördel. Men användningen av EDI handlar inte bara om relationer med motparter. Detta inkluderar relationer med statliga myndigheter, och här kommer affärsmän att tvingas flytta, det finns inga alternativ.

En annan mycket viktig punkt som små och medelstora företag bör komma ihåg är att att använda en elektronisk signatur på handelsplattformar är ett sätt att utöka sin verksamhet. Från 2014-2015 kommer 15 procent av statliga beställningar att behöva läggas till små och medelstora företag. Ett seriöst arbete pågår nu för att locka dessa företag att uppfylla statliga order. Och det här är en riktig chans att utöka din verksamhet. Vem skulle vägra att ta emot ett kontrakt för 100-200 tusen rubel med garanterad betalning?

Finns det några fördelar för små företag när de betalar för elektroniska dokumenthanteringstjänster? Många organisationer går trots allt inte över till EDI på grund av rädsla för höga tullar.

Jag gav ett exempel idag på seminariet: 995 rubel - ett komplett utbud av tjänster för dokumenthantering med statliga myndigheter. Om du beräknar kostnaden för att resa runt Moskva med kollektivtrafik flera gånger om året hos den myndighet där du behöver lämna in dokument, och även åt båda hållen, kommer utgifterna att ligga mycket nära kostnaden som jag tillkännagav.

Om en revisor inte är datorvänlig, är det möjligt att göra ett misstag? Generellt sett, hur svårt är det att arbeta med sådana program?

Det finns element av format och logisk kontroll. Om det inte finns några skadliga avsikter när du skapar ett dokument är det nästan omöjligt att missa. Tja, om något görs med avsikt eller användaren är ouppmärksam, är inget program försäkrat att en person kommer att ange 1 000 000 istället för 1 000.

Digital signatur

Varför har övergången till elektronisk dokumenthantering enligt din mening ännu inte blivit utbredd? Vad skrämmer företag?

Är det verkligen läskigt? Låt oss se, i vår 63:e [federal lag av 04/06/2011 nr 63-FZ "Om elektroniska signaturer" - ca. red.] lagen formulerar begreppet tre typer av digital signatur. Detta är enkelt, i själva verket är det en kombination av inloggning och lösenord. Förstärkt är en signatur som använder kryptografiskt skydd. Och den elektroniska signaturen är kvalificerad, den som utfärdats av ett ackrediterat certifieringscenter. 90 procent av människorna i vårt land använder inloggning och lösenord. Antingen i uttagsautomater, eller på sociala nätverk eller i e-post. Det vill säga, vi kan säga att nästan alla använder en enkel signatur.

Ett sådant antal digitala signaturer som används idag är varken obekvämt för certifieringscenter, informationssystem eller användare. Jag hoppas att vi under 2014-2015 får enhetlighet och att antalet underskrifter kommer att minska.

När det gäller en kvalificerad signatur används den fortfarande på få ställen. Men det används till exempel på portalen. Och ju fler tjänster den kan tillhandahålla, desto fler människor kommer att tillämpa denna signatur. Dess användning begränsas inte så mycket av människors rädsla som av bristen på resurser som den kan användas på.

Med företagssektorn är allt ännu enklare. Nu använder ungefär hälften av företagen elektroniska rapporteringssystem, och de är alla implementerade med en elektronisk signatur. Och dessa företag anställer samma personer som verkar vara rädda för att byta till elektronisk dokumenthantering. Så denna rädsla är mer som en myt än en verklighet.

– Bör vi förvänta oss några betydande förändringar i lagstiftningen inom området elektroniskt dokumentflöde?

När allt kommer omkring talar många nu om ofullkomligheten i det juridiska området på detta område... Jag skulle inte kalla det ofullkomlighet, det här är en normal process för att utveckla lagstiftning. Faktum är att den aktiva användningen av elektroniska signaturer i Ryssland är bra om det finns fem år. Naturligtvis är det helt enkelt omöjligt att bilda ett väletablerat regelverk under en sådan period, med hänsyn till teknikens utveckling. En systematisk process för lagstiftningsutveckling pågår för närvarande. Av vad som är värt att vänta på: detta är det slutgiltiga ikraftträdandet av den 63:e lagen om elektroniska signaturer och upphävandet av den första lagen [Federal lag av 10 januari 2002 nr 1-FZ "Om elektroniska digitala signaturer". Denna norm har blivit ogiltig sedan 1 juli i år - ca. red.]. Lagen är för övrigt ganska adekvat och kompetent. Det finns inga uppenbara luckor i det. Det är ganska strukturerat. Vi hoppas att antalet typer av digitala signaturer kommer att minska med introduktionen. Nu ställer många statliga myndigheter och informationssystem sina egna krav på elektroniska signaturer, som inte alltid är i linje med lagen.

Förekomsten av ett sådant antal digitala signaturer är varken obekvämt för certifieringscenter eller för informationssystem eller för användare. Föreställ dig att du har fem signaturer hängande på din nyckelring, men du måste komma ihåg att en är för skatteverket, en annan för handelsplattformen, den tredje för Rosreestr, och så vidare. Jag hoppas att vi under 2014-2015 får enhetlighet och att antalet underskrifter kommer att minska.