Prov och mottagande av arbetslivsintyg för pensionsstiftelse. Arkiv över löner för beräkning av pension: hur man ansöker, vilka intyg behövs, hur man återställer dokument Begäran om arbetslivserfarenhet i en annan stad

26.10.2021 etnovetenskap

En begäran till arkivet om ett intyg för Pensionsfonden görs för att bekräfta arbetslivserfarenhet, därför är det viktigt att veta hur ett provdokument ser ut.

Hur man gör en förfrågan till arkivet på Internet

Vid tilldelning av pension kontrollerar pensionsfondanställda dokumenten noggrant.

Sedan 2002 kan information om tjänstetiden återställas med hjälp av personliga register.

Men för arbetsaktiviteter före 2002 finns ingen sådan möjlighet. Det är synd att tappa några års erfarenhet när man kan ta hänsyn till år av arbete och få en välförtjänt pension.

Bra att veta: Rosarkhiv hjälper dig att samla in information om din arbetslivserfarenhet. Ansökan kan lämnas in online.

2 möjliga sätt att skicka över Internet:

  1. Skicka via e-post [e-postskyddad] ;
  2. Använd det särskilda ansökningsformuläret på Rosarkhivs webbplats http://archives.ru/feedback.shtml.

För att skicka en förfrågan via webbplatsen måste du utföra flera åtgärder:

  1. I det här avsnittet måste du välja typ av överklagande. Ett uttalande som bekräftar din arbetslivserfarenhet och lön krävs.
  2. Fyll i formuläret:
  • ange sökandens fullständiga namn och organisationsnamn;
  • ange korrekt arbetsperioden i formuläret;
  • ange platsen för företaget;
  • den tjänst som sökanden hade vid den tidpunkten.

Provförfrågan till arkivet

Det finns ingen information i lagen om hur blanketten ska se ut.

Det finns dock detaljer som bör finnas i brevet:

  • Datum för skickad ansökan:
  • namn på arkivinstitution;
  • Fullständigt namn på den sökande, samt bostadsadress och telefonnummer för kontakt;
  • för att underlätta sökningen måste du klargöra namnet på företaget, den strukturella enheten där medborgaren arbetade;
  • ange din position.

Avslutningsvis måste du förtydliga att du samlar in information inte av tom nyfikenhet, utan för att tilldela en pension. Och sista handen är din signatur.

Ansökan till arkivet för bekräftelse av arbetslivserfarenhet

Om du inte tar med de nödvändiga uppgifterna i brevet kommer du inte att få något svar.

Svårigheten ligger i att få information om arbetet i ett företag som inte längre fungerar, och dokumenten försvinner i lagret.

Om det inte finns något exakt namn på företaget och uppgift om arbetsperioden, kommer begäran inte att accepteras för behandling.

Naturligtvis kan du försöka överklaga avslaget, men det är bättre att omedelbart samla in all nödvändig information för att få ett svar.

Tidsfristen för behandling av ansökningar fastställs av lagen "Om förfarandet för prövning av medborgarnas överklaganden och klagomål." Efter trettio dagar får de sökande svar.

Handläggningstiden ökar när ansökan överförs till annan arkivorganisation. I detta fall meddelas sökanden att hans skrivelse har överförts till institutionen.

Slutsats

Ett intyg från arkivet är nödvändigt för att tilldela pension om det finns "luckor" i arbetsboken. Du kan skicka din förfrågan per post eller elektroniskt. Det viktigaste är att ge så mycket information som möjligt om den begärda arbetsperioden.

Se videoinstruktioner om hur du begär intyg för arkivet för Pensionsfonden:

Vad som är fyllt med bristen på bevis för att en medborgare i Ryska federationen utförde någon officiell arbetsverksamhet (med betalning av skatter) är klart även för den genomsnittliga personen. Utan arbetsbok finns ingen rätt till arbetspension.

Därför övervägs bevis på arbetslivserfarenhet faktiska problem en modern person med ryskt medborgarskap.

Kära läsare! Artikeln talar om typiska sätt att lösa juridiska frågor, men varje fall är individuellt. Om du vill veta hur lösa exakt ditt problem- kontakta en konsult:

ANSÖKNINGAR OCH SAMTAL ACCEPTERAS 24/7 och 7 dagar i veckan.

Det är snabbt och GRATIS!

När allt kommer omkring beror den framgångsrika lösningen av detta problem på:

  • Pensionsålder.
  • Tillgänglighet för en uppsättning sociala tjänster
  • Mängden sociala betalningar.
  • Pensionsavsättningens belopp.

Vilka problem kan uppstå?

Formellt innebär registrering i det obligatoriska pensionsförsäkringssystemet och mottagande av SNILS att arbetsgivaren har börjat överföra medel till pensionens "spargris" på månadsbasis.

Men för den anställde är det också viktigt att alla nyanser som:

  • Det exakta datumet för anställningen.
  • Yrkets namn enligt bemanningstabellen.
  • Uppsägningsdatum och exakt lydelse under vilken artikel.
  • Det exakta namnet på den mottagande (avvisande) organisationen.
  • Period av avancerad utbildning.

Det händer att på grund av misstaget från en slarvig HR-specialist eller arbetsgivare görs inga poster i arbetsboken. Dessutom är ingen immun från det faktum att dokumenten innehåller fel, felaktigheter och ofullständig ifyllning.

Underlåtenhet att följa "Instruktioner för att fylla i arbetsböcker" leder till felaktig registrering av arbetslivserfarenhet. Fel är oacceptabla och måste åtgärdas!

Justeringen sker genom att man samlar in saknade och förtydligar handlingar. Utifrån dessa papper görs nya poster i arbetsboken. Vid behov rapporterar sökanden dem till den territoriella avdelningen för Ryska federationens pensionsfond.

Men detta sker när den tidigare arbetsgivaren har likviderats eller inte existerar av andra skäl.

Utifrån vilka arkivhandlingar kan felaktiga eller ofullständiga uppgifter återställas?

Intyg om arbetsplatser före 2002 och uppgifter om arbete i likviderade organisationer utfärdas av arkivinstitutionen utifrån de uppgifter som finns bevarade i förvaret.

Detta inkluderar följande permanenta lagrings- och personalfiler:

  • Personliga konton för enskilda anställda.
  • Beställningar till personal.
  • Egenskaper från arbetsplatsen.
  • Personliga saker.
  • Lönebesked.

Utdrag från dokument låter dig återställa din arbetshistorik. Men ett dokument som är officiellt upprättat har laga kraft. Samtidigt är arkivformen inte det enda villkoret. Dokumentet ska vara undertecknat av chefen och hänvisa till antalet arkivfiler och blad i dessa.

Hur man gör en förfrågan till arkivet för att bekräfta arbetslivserfarenhet

Alla uppgifter om likviderade organisationer finns i arkiven för kommuner, regioner och territorier. Varje vuxen medborgare har tillträde dit. Arkivspecialister kommer att förklara i detalj hur man gör en begäran till arkivet för att bekräfta din arbetserfarenhet.

I vilka fall ansöker den sökande?

Dagens pensionärer ställs inför många problematiska nyanser när de beräknar sina pensioner. Faktum är att för många institutioner under sovjetperioden är det praktiskt taget omöjligt att hitta juridiska efterträdare. Företagets "arvingar" vägrar att certifiera uppgifter om tidigare kommunistiska kamraters arbetserfarenhet.

Organisationen vägrar, och den tidigare anställde måste organisera en sökning efter arkivdata.

Under tiden påverkas tjänstgöringstiden och storleken på pensioner och sociala förmåner av:

  • Tillgång till förmånlig tjänstgöringstid.
  • Har speciell erfarenhet.
  • Erfarenhet av arbete i statliga (kommunala) institutioner.
  • Namn på yrket.

Att veta detta borde en framtida pensionär vara orolig om han upptäcker att:

  1. Posten i arbetsboken saknas eller ger felaktig information.
  2. Organisationens stämpel (anställning eller avskedande) har svårt att särskilja bokstavsbeteckningar.
  3. Det finns inga uppgifter om omorganisationen av institutionen (företaget).
  4. Företagsnamnet stämmer inte överens med organisationens namn i tryckt form.

Video: Samråd med en specialist

Klassificering av sökandeförfrågningar

Var och en av oss har rätt att besöka statsarkivets läsesal. Arkivspecialister arbetar och servar (hjälper) läsare under receptionens öppettider. De erbjuder sina tjänster gratis eller mot betalning av en statlig avgift.

Täckta tjänster inkluderar biografiska och genealogiska uppgifter. Sociala och juridiska förfrågningar behandlas kostnadsfritt. Vad tillhör dem?

Detta inkluderar följande information:

  • information om arbetslivserfarenhet;
  • lönedata;
  • utmärkelser;
  • användningen av förtryck och efterföljande rehabilitering;
  • hälsotillstånd vid en viss tidpunkt;
  • tjänstgöringsperioder i Von-enheterna.

Tjänster för tillhandahållande av arkivinformation

Denna tjänst ingår i listan över statliga tjänster och tillhandahålls genom:

  • Multifunktionellt centrum;
  • Vid personligt besök i arkivet;
  • Via e-post.
Alla ansökningar behandlas inom 30 dagar. Om arkivet inte är behörigt, omdirigeras det inom 7 dagar till den behöriga myndigheten med underrättelse till den sökande.

Resultat av tillhandahållande av tjänster

Att upprätta ett arkivintyg är en kostnadsfri tjänst.

Som ett resultat av behandlingen av personuppgifter utfärdas följande officiella papper:

  • Begäran om förtydligande av uppgifter som saknas i ansökan.
  • Berättigat avslag med hänvisningar till föreskrifter och ange skälen.
  • En kopia bestyrkt av arkivet.
  • Arkivavskrift.
  • Utdrag ur arkivdokument.

Vilka blanketter finns det för en sökande (med exemplet St. Petersburg)?

Begäran särskiljs av skäl: en allmän fråga eller en privat ansökan, för en specifik omständighet. Det rekommenderas att alla förfrågningar fylls i i tryckt form, med hjälp av Internet och moderna kommunikationsmetoder.

En exempelapplikation ser ut så här:

Ja. Fullständigt namn, passuppgifter, bor på adressen, jag ber dig att förse mig med en statlig tjänst och klargöra min arbetsplats för perioden från 1976-01-31 till 1984-12-31.

Jag har läst listan med skäl till avslag.

Privata förfrågningar

För medborgare i Ryska federationen erbjuds olika former av förfrågningar som lämnas in för övervägande till arkivet.

Exempel:

  • Lönebevis.

Påstående.

Ge mig information om lönebeloppet på företaget______ för perioden_______.

  • Information om evakuering från belägrade Leningrad.

Påstående.

Jag ber dig, fullständigt namn, passuppgifter, att ge mig information om evakueringen från det belägrade Leningrad.

Under andra världskriget bodde han på adressen:

Beräknat datum för evakuering och vem som evakuerade med:

  • Information om utmärkelser.

Vänligen bekräfta faktumet att tilldela medaljen "Veteran of Labor" (tilldela titeln "Bosatt i Siege Leningrad").

Fullständigt namn, kontaktuppgifter:______

Ungefärligt namn på den myndighet som genomför tilldelningsevenemangen:______

Begär krav

Begäran behandlas om följande krav är uppfyllda:

  1. Det behöver inte vara anonymt. Den innehåller den sökandes namn, postadress eller e-postadress.
  2. Ansökan måste vara begriplig och skriven på ryska.
  3. Begäran får inte innehålla svordomar.
  4. Begäran måste vara logisk.

Ansökningstiden

Arkivpersonal har specifika deadlines för att uppfylla förfrågningar. Om entreprenören inte håller tidsfristen inom en månad, är han skyldig att skicka ett interimistiskt svar som anger orsakerna till förseningen (till exempel informationssökning).

När blir en gratisförfrågan en betald förfrågan?

I vissa fall är det tillåtet att ta ut en avgift för sociala och juridiska förfrågningar.

Undantag från reglerna:

  1. Brådskande ansökningar, där tidsfristen för verkställighet är satt från en till fem dagar.
  2. Upprättande av flera exemplar av arkivintyg istället för ett.
  3. En begäran om tjänstgöringstid och lön för en ganska lång period – från fem år.
  4. Förfrågningar om äganderätt.
  5. Vid mottagande av en kopia av ett arkivintyg, om det första exemplaret förlorats eller skadats på grund av sökandens fel. (förutom force majeure - brand, översvämning etc.)
Listan över betaltjänster upprättas av FB. På denna grund gör varje regionarkiv kompletteringar.

Organisationen har till och med rätt att självständigt skapa en lista över förmånstagare. Detta inkluderar funktionshindrade, pensionärer, det vill säga alla som inte kan betala för arkivarbetares arbete.

När det finns ett behov av att återställa förlorade dokument eller återställa förlorad information, uppstår frågan: hur man gör en förfrågan till arkivet. För att begära den nödvändiga informationen måste du veta det exakta förfarandet för att kontakta denna institution. Vilken typ av procedur detta är och i vilken sekvens för att utföra åtgärderna kommer vi att berätta i den här artikeln.

Kort om arkiven

Vanligtvis är ett arkiv myndighet, som är utformad för att lagra data under vissa förutsättningar. Samtidigt garanteras säkerheten för innehållet i dokumenten. Målet med arkivet är inte bara att lagra data, utan även att tillhandahålla information på begäran statliga myndigheter eller privatpersoner.

Arkiv har funnits sedan urminnes tider. Så snart civilisationens utveckling nådde en viss nivå, började gradvis uppkomsten av arkivarbete. Idag är det känt att arkiv inte bara fanns i det medeltida Europa, Antikens Grekland och Bysans. Historiker har arkivdokument Antika Rom, Assyriska staten, Egypten, Babylon. Vid olika tidpunkter var arkiv indelade i centrala och regionala, överherrar och vasaller, kyrkoarkiv och även enskilda familjer.

Våra dagars arkiv

Idag bildas arkiv enligt departements- och statliga principer. Det vill säga att information samlas in inom en viss avdelning eller för ett visst territorium.

Baserat på detta delas arkiv vanligtvis in i:

Gemenskap, privat, offentligt;
urban, kommunal;
historisk, aktuell, statlig, regering, federal.

Varje person, organisation, inklusive myndigheter, kan göra en begäran till arkivet. I det senare fallet blir begäran till arkivet av servicekaraktär. Även utländska medborgare från utlandet kan göra en begäran till arkivet. I det här fallet kallas det konsulärt.

Förresten kan en begäran till arkivet göras inte bara för personuppgifter, utan också för historiska dokument. Vanligtvis är historiker, författare, manusförfattare och vetenskapsmän intresserade av sådana dokument. I det senare fallet, om informationen är nödvändig för avhandlingen, utöver passet, måste du tillhandahålla ett dokument som bekräftar ämnet för arbetet och statusen för den intresserade.

Var och hur man gör en förfrågan till arkivet

Vart man ska vända sig och hur man begär arkivet beror på vilken typ av information man behöver. Om du till exempel behöver personuppgifter om en medborgare kan du kontakta det regionala registerkontorets arkiv. Men vi måste ta hänsyn till att uppgifterna lagras där i högst 75 år. Efter denna period förs de över till regionarkivet. För att förnya en post i arbetsboken måste du lämna in en begäran till arkivet till den territoriella eller statliga militären, om vi talar om en militär personal, eller Central Naval, om vi pratar om en sjöman.

Sökningen i alla fall nödvändig information Det är alltid värt att börja med det centrala stadsarkivet för en persons arbetsplats eller bostad. Idag tillhandahåller många arkiv tjänster för datahämtning online.

Typer av arkivförfrågningar

En förfrågan till arkivet kan vara en av tre typer:

social-juridiska– Konsulära, officiella, privata personer, som syftar till att få information för att respektera organisationers och individers intressen och rättigheter.
genealogisk– att etablera släktskap, klargöra klanen eller familjens historia;
tematiska– en förfrågan till arkivet angående ett specifikt faktum, händelse eller ämne.

Förfarandet för att behandla förfrågningar fastställs av federal lag nr 125-FZ "On Archival Affairs in Ryska Federationen" I enlighet med den ska svar på en begäran till arkivet lämnas senast 30 dagar från ansökningsdagen. I vissa fall kan perioden förlängas med ytterligare 30 dagar. Men i det här fallet är den arkivanställde skyldig att skriftligen meddela den efterfrågade om förlängning av fristen.

Det finns tillfällen då en begäran görs till fel arkiv. Då är dess anställda skyldiga att omdirigera begäran till önskad adress inom fem dagar. Sökanden underrättas även om detta skriftligen.

Lämnar in en ansökan

Låt oss nu gå vidare till frågan om hur man gör en begäran till arkivet. För att få den information du är intresserad av måste du skriva en motsvarande ansökan. Det finns ingen strikt etablerad form av detta dokument. Men vissa anläggningar erbjuder exempel på begäran om arkiv att fylla ut. Den är skriven i fri form. Ansökan ska dock innehålla vissa uppgifter.

I rubriken står det:

Arkivets namn och det fullständiga namnet på dess chef;
den sökandes adress och fullständiga namn;
hans kontakttelefonnummer;
om begäran görs av en juridisk person, utgående ansökningsnummer, organisationsuppgifter och adress.

Då skrivs ordet i mitten "Påstående". Efter detta kan du skriva en detaljerad förfrågan till arkivet. Följande information ska lämnas här:

Ge information om vad begäran är och ange när du behöver få denna information;
förklara varför och varför informationen behövs;
e-postadress eller postadress som svaret ska skickas till;
Datum för begäran;
sökandens underskrift och sigill, om begäran görs av en juridisk person.

Exempel på en begäran till arkivet:

Hur man skickar in en förfrågan

Det räcker inte att skriva en begäran till arkivet korrekt. Det måste fortfarande presenteras korrekt. Du kan själv komma till arkivet med ditt pass och din ansökan och lämna in din ansökan. Eller skicka med rekommenderat brev. Idag är det även möjligt att lämna in en förfrågan via Internet. I så fall måste du meddelas via e-post att din förfrågan har tagits emot.

Vad ska man få i gengäld

På begäran utfärdar arkivet inte originalhandlingen utan tillhandahåller ett intyg på en särskild blankett, som innehåller alla uppgifter i enlighet med begäran. De kan också tillhandahålla ett arkivutdrag som innehåller innehållet i dokumentet. Du kan också få en arkivkopia av dokumentet.

Om informationen inte hittades meddelas den sökande per brev och ges rekommendationer om hur man hittar informationen. I allmänhet frågan hur man gör en förfrågan till arkivet, lösningen är enkel - kontakta bara det önskade arkivet med ett uttalande.

Oftast letar medborgarna efter följande information och referensdokument:

  • om det så kallade civilståndet (nu skulle vi säga om: plats och datum för födelse eller död, äktenskap eller skilsmässa, adoption och liknande);
  • om utbildning;
  • om arbetsaktivitet;
  • om äganderätt (främst rätten till mark och bostad).

Denna lista är inte uttömmande. Detaljer om hur arkiv arbetar med förfrågningar om utfärdande av olika certifikat, vilket ansvar parterna har, förklaras i "Metodologiska rekommendationer för verkställande av förfrågningar av social och juridisk karaktär" (godkänd av Rosarkhiv den 2 juli 2012 ). Samma dokument innehåller en samling exempel på arkivreferenser (75 exempel för de vanligaste förfrågningarna).

Om arbetslivserfarenhet

Enligt statistik från Rosarkhiv är förfrågningar om bekräftelse av fakta relaterade till arbetsaktivitet de vanligaste, så vi kommer att överväga dem först.

Oftast börjar anställda oroa sig för att bekräfta sin arbetslivserfarenhet före pensioneringen eller för att få titeln "Veteran of Labor" - i dessa fall måste de hitta sina tidigare arbetsgivare och få dokumentär bekräftelse från dem. Ofta förvandlas en sådan sökning till en deckare: trots allt har många organisationer som fanns på 1990-2000-talet för länge sedan stängts. Var och hur man letar efter dem - det finns inga tydliga recept, men det kan finnas några tips.

  1. I en sökmotor på Internet, i sökfältet, ange exakt namnet på organisationen som anges i arbetsboken. Om du hittar en organisation, kontakta HR-avdelningen.
  2. Om du inte kunde hitta organisationen på det här sättet, leta i avdelningarnas arkiv (oftast finns de inom branscher som bygg, energi, transport och kultur).
  3. Du kan också kontakta stadsarkivet, både direkt och genom Public Service Centers (MFC).

Prov på ett arkivintyg på arbetslivserfarenhet

Formen för ett sådant dokument är inte fastställt i lag - det vill säga det är upprättat godtyckligt. Den måste dock innehålla nödvändiga uppgifter:

  • organisationens fullständiga namn (som anger adress, löpande kontonummer, BIC, INN, etc.);
  • varaktigheten av den anställdes arbete ("från ... till ...");
  • den position som den anställde innehar;
  • en uppgift om de handlingar på grundval av vilka anställningen och uppsägningen genomfördes (förordnande om anställning nr __ daterad___, beslut om uppsägning nr __ daterad___);
  • beräkning av löner för arbetsperioden per månad (valfritt);
  • information om orsaken till att dokumentet utfärdades;
  • direktörens och revisionschefens underskrifter, sigill, utfärdandedatum.

Exempel på arkivintyg som bekräftar arbetslivserfarenhet

Arkivintyg blankett 9 "Vid registrering"

På andra plats när det gäller frekvensen av förfrågningar efter dokument som bekräftar arbetslivserfarenhet är registreringsbevis i blankett 9 (se exempel). De krävs, till exempel:

  • vid intagning av barnet till dagis eller skolan;
  • när du lämnar in dokument för privatisering;
  • för fastighetsaffärer.

Detta dokument listar alla medborgare som är registrerade på en specifik adress, vilket anger graden av relation, och ger också egenskaper hos bostadsutrymmet.

Blankett 9

I vissa fall kan ett registreringsdokument krävas på den adress där medborgaren tidigare var registrerad, men avregistrerad - i det här fallet kommer ett arkivintyg på blankett 9 att krävas."

Var får man ett arkiverat certifikat formulär 9

Både enkla dokument och arkivhandlingar utfärdas av stadsdels- eller stadsbostadsförmedlingar. Det enklaste sättet att få dem är dock på Public Service Centers (MFC).

I enlighet med bestämmelserna för denna tjänst, när du personligen begär ett arkivintyg, måste det tillhandahållas senast 2 arbetsdagar efter det att handlingarna tillhandahållits (pass, militärt ID, intyg om registrering av minderårig).

I allas liv kan det finnas behov av att få tillgång till arkivhandlingar. Medborgare skriver förfrågningar om det är nödvändigt att återställa dokument, rekonstruera historiska händelser, etablera släktskap eller vetenskaplig forskning. En otvivelaktig fördel är den omfattande utvecklingen av ett nätverk av arkiv på Ryska federationens territorium. Tillsammans med statliga, som har den rikaste dokumentärbasen, finns det även privata.

Behovet av att lämna in ansökningar beror på arkivens komplexa struktur. Tusentals fonder, samlingar av dokument, fotomaterial och andra källor gör det svårt att hitta den information du behöver. Därför bör du beskriva din begäran så specifikt som möjligt. Ju mer fakta du känner till, desto snabbare kommer medarbetaren att svara på förfrågan.

Funktioner av sammanställning

Arkiv av Ryssland indelade i typer:

  • regering;
  • kommunal;
  • avdelnings;
  • arkiv för organisationer;
  • privat.

Alla medborgare i Ryska federationen kan vända sig till vilken organisation som helst för att få hjälp, det viktigaste är att veta hur man skickar in en ansökan korrekt.

Typer av förfrågningar:

  • social-juridiska– att klargöra de fakta som är nödvändiga för att respektera rättigheter och intressen individer eller företag. Förfrågningar inkluderar individer och juridiska personer, konsulär (från utländska medborgare, tjänsteman);
  • genealogisk– att klargöra och klargöra fakta om förfädernas biografi, för att beskriva släktforskningen för klanen, familjen;
  • tematiska– görs i syfte att erhålla dokument om ett separat faktum i en persons historia eller liv. Sådana förfrågningar är typiska för forskningsverksamhet.

Först måste du bestämma vilken kategori frågan passar in i och vilket arkiv som kan innehålla informationen av intresse.

Du kan ansöka:

  • hos registraren eller hos MFC (pass krävs);
  • per brev via rysk post;
  • elektroniskt eller via portalen för statliga tjänster.

Modern teknik och närvaron av en singel Statens portal låter dig skicka ansökningar utan att lämna ditt hem, vilket förenklar arbetet med ryska städers arkiv.

Information tillhandahålls gratis, detta regleras av den federala lagen "Om organisationen av tillhandahållande av statliga och kommunala tjänster" daterad 27 juli 2010 N 210-FZ. Det enda arkivförvaltningen kan sätta ett pris på är behandlingen av uppgifter och sammanställningen av ett nytt forskningsarbete av anställda utifrån de efterfrågade handlingarna.

Utöver lagstiftningsakter finns det interna föreskrifter, stadgar och föreskrifter som reglerar de anställdas arbete. Reglerna för arbetet med organisationers arkiv som utarbetats av styrelsen för det ryska arkivet reglerar arbetet i små arkiv.

Arkivens allmänna verksamhetsprincip är tillgänglighet och öppenhet. De skapades för att bevara viktiga dokument för att tillhandahålla dem till medborgarna på begäran. Det finns dock begränsningar för tillgången till vissa sekretessbelagda material. Det kan vara handlingar från Inrikesdepartementets, Försvarsmaktens arkiv eller personliga samlingar kända människor överlämnats av anhöriga.