ปัจจุบันการแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างองค์กรธุรกิจและบุคคลกำลังค่อยๆ ย้ายจากกระดาษไปสู่อิเล็กทรอนิกส์ ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีข้อดีมากกว่ากระดาษธรรมดาหลายประการ โดยช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจ EDMS สามารถสร้างได้ทั้งภายในบริษัทและระหว่างบริษัทต่างๆ ผ่านทางอินเทอร์เน็ต

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คือระบบกระบวนการประมวลผลเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โปรแกรมการบัญชีและบุคลากรที่ทันสมัยส่วนใหญ่สามารถสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบมาตรฐานที่กำหนดขึ้นในระดับนิติบัญญัติ แต่เพื่อให้เอกสารดังกล่าวมีน้ำหนักตามกฎหมายจะต้องลงนามโดยทั้งสองฝ่ายด้วยลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์

การรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถแบ่งได้เป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ การแลกเปลี่ยนเอกสารภายในบริษัท หรือระหว่างบริษัทต่างๆ ผ่านช่องทางการสื่อสาร เป็นไปได้ที่จะรวมทั้งสองระบบเข้าด้วยกันเป็นหนึ่งเดียวทั่วโลก

การใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ภายในบริษัทจำเป็นต้องซื้อแพ็คเกจซอฟต์แวร์ที่จำเป็น (แพลตฟอร์ม EDW) รวมถึงอุปกรณ์สำหรับการดำเนินงาน (อุปกรณ์เครือข่าย เซิร์ฟเวอร์ ฯลฯ)

ในการแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างสองบริษัท จำเป็นต้องมีผู้ดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รับประกันการส่งข้อความ ควบคุมรูปแบบของเอกสารที่ส่ง ต้องมีการรับรองการทำงานกับข้อมูลด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และจัดเก็บเอกสารถาวร

ความสนใจ!หนึ่งในบริการดังกล่าวก็คือ เอกสารที่ได้รับผ่านทางเอกสารจะมีนัยสำคัญทางกฎหมายหากมีเครื่องหมายจากลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของทั้งสองด้านของการไหลของเอกสาร

ข้อดีและข้อเสียของ EDI

ข้อได้เปรียบหลัก

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีข้อได้เปรียบเหนือกระดาษอย่างปฏิเสธไม่ได้:

• ปรับปรุงการทำงานในสำนักงาน - ระบบจะไม่อนุญาตให้คุณกำหนดหมายเลขเดียวกันให้กับเอกสารต่าง ๆ เนื่องจากสิ่งนี้จะเกิดขึ้นตามลำดับและโดยอัตโนมัติ
• ติดตามตำแหน่งของเอกสารแต่ละฉบับ - คุณสามารถค้นหาได้ตลอดเวลาว่าใครกำลังทำงานกับเอกสารนั้น พนักงานจะไม่สามารถทำให้เสียหายหรือสูญหายได้ เอกสารที่ถูกลบโดยไม่ตั้งใจหรือโดยเจตนายังสามารถกู้คืนได้
• เร่งการประมวลผลเอกสาร - หากแผนกของบริษัทกระจัดกระจายไปตามอาคารหลายหลัง จะต้องนำเอกสารที่เป็นกระดาษไปที่นั่นเพื่อขออนุมัติเป็นการส่วนตัว ด้วยอีดีไอ เอกสารที่จำเป็นเข้าถึงพนักงานในเสี้ยววินาที
• ใช้งานได้สะดวกกับเวอร์ชัน - เมื่อแก้ไขระบบจะบันทึกแต่ละเวอร์ชัน หากจำเป็น คุณสามารถติดตามว่าใครทำการเปลี่ยนแปลงเอกสารและเมื่อใด
• การเข้าถึงระยะไกลตลอด 24 ชั่วโมง - หากจำเป็น คุณสามารถจัดระเบียบการเข้าถึงระบบ EDF ผ่านอินเทอร์เน็ตจากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ในโลก พนักงานสามารถทำงานกับเอกสารในระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ ลาพักร้อน หรือลาป่วย
• การวางแผนงาน - โดยการระบุวันที่สร้างและวันที่ดำเนินการ คุณสามารถวางแผนการดำเนินการของเอกสารขาเข้าตามคิวได้
• การค้นหาเอกสาร - คุณสามารถค้นหาฐานข้อมูลเอกสารทั่วไปโดยใช้คำสำคัญและสำนวน
• ประหยัดกระดาษ - ไม่จำเป็นต้องพิมพ์เอกสารทั้งหมดตามจำนวนที่ต้องการ

ข้อเสียเปรียบหลัก

แม้จะมีข้อได้เปรียบที่ชัดเจน แต่ระบบ EDI ก็มีข้อเสียที่ทำให้บริษัทไม่สามารถนำไปใช้ได้

ซึ่งรวมถึง:

• จำเป็นต้องใช้จ่าย เงินสดสำหรับการซื้อระบบซึ่งขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้สามารถมีมูลค่าสูงถึง 100,000 รูเบิล
• หลังจากการซื้อแล้ว จะใช้เวลานานในการติดตั้ง ใช้งาน และดีบัก
• จำเป็นต้องฝึกอบรมผู้ใช้ทุกคนที่จะมีส่วนร่วม
• รับประกันความปลอดภัยของระบบ - จำกัด การเข้าถึงระหว่างผู้ใช้ การออกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่จำเป็น ป้องกันการเจาะจากภายนอก
• บริษัทต้องมีผู้ดูแลระบบเป็นพนักงานที่จะติดตามการทำงานของระบบ ดำเนินกิจกรรมการบริการ และแก้ไขปัญหาของผู้ใช้
• เพื่อปกป้องข้อมูลจำเป็นต้องดำเนินการ การสำรองข้อมูลฐานข้อมูลพร้อมเอกสาร
• หากไม่มี EDI ที่บริษัทพันธมิตร จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีทั้งระบบอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ

ฟังก์ชั่นการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ระบบการจัดการเอกสารใดๆ จะต้องรับประกันการดำเนินการหลายประการ:

• ทำงานกับเอกสารทุกประเภท - สร้าง, ร่าง, ประมวลผล, ลงทะเบียน, ติดตามการใช้งาน, ประสานงาน ฯลฯ
• จัดระเบียบการไหลของเอกสาร - กำหนดเส้นทางภายในบริษัท จำกัดการเข้าถึงระหว่างผู้ใช้แต่ละราย ให้ความสามารถในการทำงานกับเอกสารเดียวสำหรับหลายคนในคราวเดียว
• จัดระเบียบเอกสารที่เก็บถาวรพร้อมความสามารถในการค้นหาและจัดเก็บ

ความสนใจ!การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ควรให้ความสามารถในการทำงานกับเอกสารเช่นเดียวกับกระดาษแบบดั้งเดิม

ระบบที่พัฒนาแล้วขนาดใหญ่ให้โอกาส:

• การลงทะเบียนเอกสารที่ส่งผ่านทั้งหมด - ขาเข้า, ขาออก, ภายในพร้อมการเปลี่ยนเส้นทางไปยังผู้จัดการเพิ่มเติม
• จัดให้มีขั้นตอนการทำงานกับเอกสารในแต่ละแผนกของบริษัทที่สม่ำเสมอ
• ทำงานกับเอกสารทั้งแบบเดี่ยวและแบบรวม
• แลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างแผนกและพนักงานเฉพาะราย
• จำกัดการเข้าถึงเอกสาร
• ใช้แบบฟอร์มมาตรฐานสำหรับเอกสารทั้งหมด
• ควบคุมการอนุมัติ การดำเนินการ และงานอื่นๆ กับเอกสารให้แล้วเสร็จตรงเวลา
• สร้างการรายงาน - เชิงวิเคราะห์ เชิงสถิติ ฯลฯ
• จัดระเบียบพื้นที่เก็บข้อมูลถาวรพร้อมบันทึกวันที่และเวลาที่ผู้ใช้เข้าถึง

เป็นไปได้หรือไม่ที่จะรวมการไหลของเอกสารแบบกระดาษเข้ากับแบบอิเล็กทรอนิกส์?

หลังจากเปลี่ยนมาใช้การรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรแล้ว ในตอนแรกก็ยังไม่สามารถละทิ้งเอกสารที่เป็นกระดาษได้โดยสิ้นเชิง

สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ:

• ไม่ใช่ทุกคู่สัญญาที่ใช้ EDI;
• องค์กรมีเอกสารกระดาษจำนวนมากเก็บไว้ในที่เก็บถาวรอยู่แล้ว

อย่างไรก็ตาม มีความแตกต่างพื้นฐานในการทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ ตัวอย่างเช่น จะต้องพิมพ์เอกสารที่เป็นกระดาษและนำไปให้ผู้จัดการเพื่อลงนาม ในขณะที่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะต้องลงนามในระบบเอง เอกสารการบัญชีกระดาษที่ส่งไปยังคู่สัญญาอาจสูญหายทางไปรษณีย์ระหว่างการขนส่ง ในขณะที่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะไปถึงผู้รับ

ข้อแตกต่างที่สำคัญระหว่างการทำงานกับเอกสารทั้งสองประเภทคือพื้นที่เก็บข้อมูล เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้าสู่ระบบทันที ซึ่งผู้ใช้ทุกคนสามารถดำเนินการได้ สำหรับเอกสารที่เป็นกระดาษ ควรจัดเก็บเอกสารสำคัญในตำแหน่งที่จะจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ ขณะเดียวกันเมื่อถึงบริษัทแล้วจะต้องสแกนเอกสารที่เป็นกระดาษและสำเนาที่สแกนนี้จะต้องโหลดเข้าระบบเพื่อดำเนินการต่อไป

ความสนใจ!ดังนั้นงานภายในบริษัทจึงควรดำเนินการด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น หากมีเอกสารกระดาษมาถึง เฉพาะผู้ที่ได้รับหรือลงนามเท่านั้นจึงจะมองเห็นได้ ในเวลาเดียวกัน การใช้สำเนาอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยให้คุณสามารถปกป้องต้นฉบับจากการสูญหายได้เกือบทั้งหมด และช่วยให้ผู้ใช้หลายคนสามารถทำงานกับต้นฉบับได้พร้อมๆ กัน

มีโปรแกรม EDI อะไรบ้าง?

มีระบบการจัดการเอกสารมากมายในท้องตลาด ซึ่งแต่ละระบบก็มีข้อดีและข้อเสียของตัวเอง ระบบที่พบบ่อยที่สุด:

การโต้ตอบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กับโปรแกรมอื่น

ในสภาพแวดล้อมทางอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กร ระบบ EDI จะต้องสนับสนุนแอปพลิเคชันทางธุรกิจอื่น ๆ ที่ดำเนินงานอยู่แล้วในระหว่างการดำเนินงานโดยอิสระ ตัวอย่างเช่น มีความจำเป็นต้องประมวลผลเอกสารทางบัญชีอย่างอิสระ - ใบแจ้งหนี้, การกระทำ, ใบแจ้งหนี้, หนังสือมอบอำนาจ ฯลฯ

นอกจากนี้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะต้องทำงานร่วมกับทุกคนอย่างสม่ำเสมอและดำเนินการโดยใช้ข้อมูลเดียวกัน ดังนั้นจึงจำเป็นที่ระบบจะสามารถรองรับไดเร็กทอรีที่ใช้ในสภาพแวดล้อมทางอิเล็กทรอนิกส์และสามารถอัปเดตข้อมูลในนั้นได้

นอกจากนี้ จำเป็นต้องคำนึงถึงการทำงานกับข้อมูลภายนอก เช่น อีเมล แพลตฟอร์มการซื้อขาย ฯลฯ

เมื่อเลือกระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องคำนึงถึงความเป็นไปได้ของการโต้ตอบกับเครื่องมือและแหล่งข้อมูลอื่น ๆ ที่มีอยู่ในองค์กร โดยทั่วไปแล้ว ระบบที่ได้รับความนิยมและกำลังพัฒนาอย่างกระตือรือร้นจะรวมโมดูลมากมายสำหรับโปรแกรมยอดนิยม - 1C, Parus, Oracle และอื่น ๆ อีกมากมาย

ตัวอย่างเช่น โปรแกรมการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ 1C ช่วยให้คุณสามารถสร้าง รับ และส่งเอกสารการบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยตรงจากโปรแกรมดังกล่าว ในขณะที่ยืนยันด้วยลายเซ็นที่ผ่านการรับรอง

การจัดการเอกสารกระดาษกำลังล้าสมัย เอกสารกระดาษสูญหายจากซัพพลายเออร์ เมื่อส่งมอบให้กับคู่สัญญา หรือจากลูกค้า คุณต้องพิมพ์ลงนามและส่งเอกสารอีกครั้ง ทั้งหมดนี้คือเวลาและเงิน

หลายๆ คนถูกหยุดไม่ให้เปลี่ยนมาใช้การจัดการเอกสารทางกฎหมายแบบอิเล็กทรอนิกส์ (EDF) เพียงเพราะสงสัยว่าจะมีราคาถูกกว่ากระดาษ จะสามารถถ่ายโอนกระบวนการทางธุรกิจไปเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างเพียงพอและเหมาะสมที่สุด ว่าจะไม่ต้องใช้เงินจำนวนมหาศาลและปัญหาอื่นๆ อีกจำนวนหนึ่ง เราหวังว่าเนื้อหานี้จะตอบคำถามเหล่านี้และกลายเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการเปลี่ยนไปใช้ EDI

มาเปรียบเทียบกระดาษกัน
และเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

คำถามสำคัญเมื่อเริ่มต้นโครงการ: มีค่าใช้จ่ายเท่าไรและจะเกิดอะไรขึ้นในที่สุด เป็นสิ่งสำคัญสำหรับบริษัทต่างๆ ที่จะต้องเข้าใจว่าการติดตั้ง EDI มีค่าใช้จ่ายสูงเพียงใด และคาดหวังผลลัพธ์อะไรได้บ้าง ลองเปรียบเทียบตัวบ่งชี้บางตัวกัน

เงิน เวลา

	การไหลของเอกสารกระดาษ	การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ราคา	เอกสารกระดาษสำหรับรูปแบบ A4 1 แผ่น - เอกสารกระดาษประมาณ 1.5 แพ็คเกจซึ่งโดยเฉลี่ยคือรูปแบบ A4 6 แผ่น - 9	เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทุกเล่ม - 0 แพ็คเกจเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทุกเล่ม - 0
จัดส่ง	ทางไปรษณีย์ - จาก 40-60 โดยจัดส่ง - แพงกว่าหลายเท่าในกรณีส่วนใหญ่ - มากกว่า 10 เท่าขึ้นอยู่กับผู้รับเหมาและปลายทาง	กล่องจดหมายฟรี ขาออกตั้งแต่ 5 ถึง 9 ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการ EDF ไม่ขึ้นอยู่กับระยะทางทางภูมิศาสตร์
คลังเก็บเอกสารสำคัญ	สถานที่สำหรับเก็บถาวรที่มีการเติบโตอย่างต่อเนื่อง - ราคาเช่าขึ้นอยู่กับพื้นที่และภูมิภาค	เงื่อนไขในการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขึ้นอยู่กับผู้ดำเนินการ EDF SKB Kontur จัดเก็บเอกสารโดยไม่มีค่าใช้จ่ายและไม่มีกำหนด

	การไหลของเอกสารกระดาษ	การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
การเตรียมเอกสาร	การพิมพ์ การลงนาม การติดแสตมป์บนชุดเอกสาร - ตั้งแต่หนึ่งถึงหลายวัน ขึ้นอยู่กับการมีหรือไม่มีบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้ลงนามในเอกสารในที่ทำงาน เมื่อมีเอกสารส่งออกจำนวนมาก พนักงานบัญชีทุกคนก็ยุ่งอยู่กับการเตรียมเอกสารหลายวันในแต่ละเดือน	การลงนามในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยพนักงานที่ได้รับอนุญาตใช้เวลาไม่กี่นาที การแจ้งเตือนเกี่ยวกับเอกสารใหม่จะเร่งการลงนาม และการดำเนินการจำนวนมากในระบบ EDI ช่วยให้คุณสามารถลงนามในเอกสารจำนวนมากได้ “ในคลิกเดียว”
จัดส่ง	ขึ้นอยู่กับปลายทาง: ทางไปรษณีย์ - จากหลายวันถึงสองสัปดาห์ โดยบริการจัดส่ง - จากหนึ่งถึงสี่วัน	ผู้รับจะได้รับเอกสารภายในไม่กี่วินาทีหลังจากส่งโดยไม่คำนึงถึงภูมิภาค
การส่งคืนสำเนาที่ลงนามแล้ว	ขึ้นอยู่กับปลายทาง: ทางไปรษณีย์ - จากหลายวันถึงหนึ่งเดือน โดยบริการจัดส่ง - จากหนึ่งถึงสี่วัน	ไม่ต้องใช้เวลา เมื่อคู่สัญญาลงนามในเอกสาร EPC ทั้งสองฝ่ายจะสามารถเข้าถึงเอกสารต้นฉบับที่ลงนามได้ ใน Diadoc ไม่มีค่าใช้จ่ายสำหรับการลงนามในเอกสารขาเข้า

ด้วยการไหลของเอกสาร 500 เอกสารต่อปี
คุณจะประหยัดได้ 22,250

เมื่อใช้เอกสารกระดาษ ค่าใช้จ่ายรายปีของคุณจะอยู่ที่ 25,750 ในขณะที่เอกสารไหลผ่าน Diadoc คือ 3,500

การเลือกวิธีการทำงานร่วมกับ EDF

การนำระบบ EDI ไปปฏิบัติในการดำเนินงานของบริษัทอาจใช้เวลาที่แตกต่างกันมากและต้องใช้เงินลงทุนที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับวิธีการทำงานร่วมกับ EDF ที่เธอเลือก ตามทฤษฎี สิ่งที่จำเป็นสำหรับ EDI คืออินเทอร์เน็ตและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ดิจิทัล ในทางปฏิบัติ บริษัทจำเป็นต้องตัดสินใจว่าจะจัดระเบียบงานเกี่ยวกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างไร

เวอร์ชันเว็บ

วิธีที่ง่ายที่สุดคือการทำงานผ่านเวอร์ชันเว็บซึ่งทุกคนสามารถใช้ได้ ไม่ต้องมีการแทรกแซงใดๆ ในระบบข้อมูลของบริษัท มีการแลกเปลี่ยนเอกสารกับคู่สัญญาโดยใช้หลักการของอีเมล ในกรณีนี้บริษัทจะชำระเฉพาะเอกสารที่ส่งไปเท่านั้น

โมดูลสำหรับ 1C

สำหรับผู้ใช้ 1C Diadoc ได้พัฒนาโซลูชันมาตรฐานสำหรับระบบบัญชีเวอร์ชันยอดนิยมนี้: ทุกคนสามารถดาวน์โหลดโมดูลจากเว็บไซต์ ติดตั้งและทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จากโปรแกรมที่คุ้นเคย

บูรณาการกับระบบบัญชีอื่นๆ

การบูรณาการกับระบบบัญชีอื่นจะใช้เวลานานกว่าและมีราคาแพงกว่า ขึ้นอยู่กับระบบบัญชีและการกำหนดค่าของมัน ประการแรก และประการที่สอง ขึ้นอยู่กับผู้ปฏิบัติงาน EDF

Diadoc มีโซลูชันบูรณาการที่พัฒนาแล้วมากมายสำหรับ Oracle, SAP ERP (โซลูชันที่ได้รับการรับรอง), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Parus, ELAR Archive, Ensole Archive นอกจากนี้ยังมีโซลูชันสำหรับการบูรณาการในระดับโปรแกรม - ตัวเชื่อมต่อ, API

เราใช้ EDI ทีละขั้นตอน

ทำการเปลี่ยนแปลงนโยบายการบัญชีของคุณ

รวมไว้ในนโยบายการบัญชีของคุณถึงความเป็นไปได้ในการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเอกสารหลักสามารถจัดทำในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDF) เป็นวิธีที่รวดเร็วในการแลกเปลี่ยนข้อมูลโดยอาศัยการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีลายเซ็นเสมือน ได้รับการยอมรับมายาวนานในประเทศที่พัฒนาแล้วของโลกว่าเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการดำเนินธุรกิจ

สาระการเรียนรู้แกนกลาง

การรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรคือชุดของกระบวนการสร้าง ประมวลผล ส่ง ถ่ายโอน รับ จัดเก็บ ใช้ และทำลายเอกสาร กระบวนการทั้งหมดนี้ดำเนินการหลังจากตรวจสอบความสมบูรณ์และยืนยันว่าได้รับเอกสารแล้ว

กฎเกณฑ์การรับส่งเอกสารระหว่าง นิติบุคคลดำเนินการโดยข้อตกลงของคู่สัญญา ข้อมูลมีการแลกเปลี่ยนโดยใช้โทรคมนาคม และเอกสารถูกเก็บไว้ในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ระยะเวลาจัดเก็บข้อมูลทางบัญชีไม่ควรเกินระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด

องค์กรสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการระหว่างกันพร้อมลายเซ็นของผู้เข้าร่วม ในด้านกิจกรรมของผู้ประกอบการอาจเป็น: ใบแจ้งหนี้, ข้อตกลง, ใบแจ้งหนี้, คำสั่งซื้อ, การแจ้งเตือน, หนังสือมอบอำนาจ ฯลฯ ข้อมูลสามารถส่งได้ในรูปแบบข้อความ ตาราง และไฟล์กราฟิก

วัตถุประสงค์ของการนำ EDI ไปใช้

ข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการนำ EDI ไปใช้อาจเป็น:

• การลดงานประจำ
• ลดการสูญหายของเอกสาร
• งาน "โปร่งใส" กับเอกสาร
• เพิ่มวินัยในการปฏิบัติงาน - จัดเตรียมเอกสารภายในกรอบเวลาที่กำหนด เป็นต้น

เป้าหมายเชิงปริมาณบางส่วนได้แก่:

• ลดเวลาในการประมวลผลเอกสารได้ถึง 10 เท่า
• ลดต้นทุนสำนักงานลงครึ่งหนึ่ง

การรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร: วิธีการทำงาน

ตามกฎหมายภายในประเทศ การรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรจะดำเนินการตามข้อตกลงของทั้งสองฝ่าย ในการแลกเปลี่ยนข้อมูล ผู้เข้าร่วมทุกคนจำเป็นต้องเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ของผู้ปฏิบัติงานรายเดียว จากนั้นผู้ใช้จะต้องส่งคำขอเพื่อเพิ่มลงในรายชื่อคู่สัญญา หลังจากยืนยันคำขอแล้ว ผู้เข้าร่วมระบบสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลได้

โมดูล EDI จะต้องทำหน้าที่ดังต่อไปนี้:

• เชิญคู่สัญญาแลกเปลี่ยนข้อมูล
• สร้างสมุดที่อยู่
• ผสานรวมกับซอฟต์แวร์การบัญชี เช่น 1C
• ลงนามและเข้ารหัสเอกสาร
• การโต้ตอบโครงสร้าง
• ติดตามสถานะอีเมล

การรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรดำเนินการโดยใช้ใบรับรอง การเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์และการรับรองความถูกต้องดำเนินการผ่านใบรับรองดิจิทัลส่วนบุคคล ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์จะออกให้กับผู้ใช้ระบบแต่ละราย โดยจัดเก็บไว้ในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ Token และได้รับการป้องกันด้วยรหัส PIN ผู้ใช้จะต้องป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบและรหัสผ่านสำหรับบัญชีส่วนตัวของเขา หลังจากนี้เขาจะสามารถเข้าถึงเอกสารของเขาได้

พนักงานขององค์กรที่เชื่อมต่อกับระบบสามารถเริ่มต้นกระบวนการแลกเปลี่ยนได้ ก่อนที่จะส่งเอกสารไปยังคู่สัญญาจะต้องลงนามด้วยลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ การดำเนินการนี้ดำเนินการโดยใช้โปรแกรม Cryptopro เอกสารจะถูกส่งผ่านทาง EDF พนักงานของคู่สัญญาได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการรับเอกสารใหม่ หากเขายอมรับ เขาจะใส่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ด้วย หากจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงเอกสาร จะมีการสร้างเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ เมื่อแก้ไขเสร็จแล้ว คุณจะต้องบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดโดยใช้ลายเซ็นดิจิทัล จากนั้นเอกสารที่มีการเปลี่ยนแปลงจะถูกส่งไปยังคู่สัญญา หากจำเป็น จะมีการประสานงานข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์

หากจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงอีกครั้ง ให้ทำซ้ำขั้นตอนทั้งหมดอีกครั้ง หากอ้างว่า เวอร์ชั่นใหม่ไม่ เอกสารนั้นก็ได้รับการเคารพ ตัวอย่างสุดท้ายจะถือว่าลงนามด้วยลายเซ็นดิจิทัลสองฉบับ เอกสารทุกเวอร์ชันจะถูกเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์และพร้อมสำหรับการดู เมื่อตัวอย่างได้รับสถานะที่ถูกต้องแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขเอกสารได้ สัญญาที่ยกเลิกจะถูกกำหนดสถานะเป็น "ยกเลิก" นี่คือวิธีดำเนินการรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร

อุปกรณ์

สิ่งที่จำเป็นสำหรับการรับส่งข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร? ขั้นแรกคุณต้องเลือกผู้ให้บริการโทรคมนาคมและติดตั้งซอฟต์แวร์พิเศษสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูล ประการที่สอง สำหรับคู่สัญญาแต่ละรายที่องค์กรประสงค์จะทำการติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์ด้วย จำเป็นต้องสรุป "ข้อตกลงในการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์"

นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องติดตั้งเซิร์ฟเวอร์ EDF ที่จะจัดเก็บเอกสารทั้งหมด นี่อาจเป็นอุปกรณ์ไคลเอนต์หรือที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ การเข้าถึงข้อมูลระบบจากภายนอกดำเนินการผ่านแอปพลิเคชันที่ติดตั้งบนอุปกรณ์ของพนักงานขององค์กร การโต้ตอบของคอมพิวเตอร์กับเซิร์ฟเวอร์นั้นดำเนินการผ่านโปรโตคอล HTTP พร้อมการเข้ารหัส SSL 128 เพิ่มเติม การเข้าถึงเอกสารจะดำเนินการผ่านอินเทอร์เฟซแอปพลิเคชันและหลังการตรวจสอบสิทธิ์เท่านั้น

โครงการอีดีไอ

โครงการกระบวนการอัตโนมัติอาจมีระยะเวลาตั้งแต่หลายเดือนจนถึงหลายปี ระยะเวลาโดยตรงขึ้นอยู่กับจำนวนกระบวนการที่ต้องทำให้เป็นอัตโนมัติ ทรัพยากร และความสามารถทางการเงินขององค์กร รูปแบบโดยย่อสำหรับการนำ EDI ไปใช้มีดังนี้:

• การสร้างคณะทำงาน.
• การกำหนดเป้าหมาย กำหนดเวลา และงบประมาณของโครงการ
• การวิจัยกระบวนการที่มีอยู่
• พัฒนางาน
• การออกแบบระบบ EDI
• การลงนามข้อตกลงในการดำเนินการ EDMS
• การอนุมัติระเบียบการทำงาน
• กรอกไดเร็กทอรีระบบ
• การฝึกอบรม.
• การดำเนินการทดสอบเบื้องต้น
• การออกคำสั่งการดำเนินการตาม EDS
• การปรับปรุงซอฟต์แวร์และขั้นตอนการปฏิบัติงาน
• เปิดตัวโครงการนำร่อง
• การเปลี่ยนแปลงเต็มรูปแบบไปสู่การรับส่งข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์

ข้อผิดพลาดในการใช้งาน EDI

ในระหว่างกระบวนการ จะต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษกับกระบวนการที่กฎหมายกำหนดให้ใช้กระดาษ คุณไม่สามารถทำซ้ำเอกสารกระดาษกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ สิ่งนี้ทำให้กระบวนการทำงานช้าลงอย่างมากและทำให้เกิดทัศนคติเชิงลบต่อกระบวนการอัตโนมัติโดยรวม ไม่มีใครจ่ายเงินเพิ่มสำหรับการทำงานซ้ำซ้อน

ในระหว่างขั้นตอนการดำเนินการ จำเป็นต้องพัฒนากฎระเบียบใหม่สำหรับการทำงานกับเอกสาร ฝึกอบรมพนักงาน และดำเนินการอย่างเต็มที่เท่านั้น สิ่งนี้จะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อพนักงานตระหนักถึงประโยชน์ของการใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ

ข้อผิดพลาดยอดนิยมอีกประการหนึ่งคือการพัฒนาข้อกำหนดสำหรับ EDMS ที่ไม่ดี หากผู้ใช้ต้องทำงานในระบบที่ไม่ได้กำหนดค่า กระบวนการ EDI จะแตกต่างจากที่ยอมรับในองค์กร

การรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร: ข้อดีและข้อเสีย

ข้อดี:

• ลดค่าใช้จ่ายในการส่งเอกสารต้นฉบับทางไปรษณีย์
• ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร ทั้งหมดจะถูกบันทึกด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์
• สะดวกในการใช้. เอกสารถูกส่งจากเวิร์กสเตชันเดียว การค้นหาเอกสารอย่างรวดเร็วจะดำเนินการตามสถานะ (ส่งแล้ว ได้รับ ยอมรับแล้ว ฯลฯ)
• จัดส่งทันที ข้อมูลที่ส่งทั้งหมดไปถึงผู้รับภายในไม่กี่วินาที
• เอกสารจะไม่สูญหายก่อนที่ระยะเวลาการจัดเก็บในระบบจะหมดอายุ

ข้อบกพร่อง:

• หากต้องการใช้อุปกรณ์ คุณต้องซื้อใบอนุญาตซึ่งต้องเสียเงินเป็นจำนวนมาก
• ข้อมูลส่วนใหญ่สามารถแลกเปลี่ยนได้เฉพาะระหว่างผู้เข้าร่วมในระบบเดียวกันเท่านั้น
• การรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรใน 1C หรือใช้ซอฟต์แวร์อื่นใดที่แตกต่างจากรูปแบบที่ใช้ก่อนหน้านี้ ด้วยการเปิดตัวอัลกอริธึมใหม่ พนักงานทุกคนจะมีคำถามเกี่ยวกับวิธีการปฏิบัติงาน
• อุปกรณ์ทางเทคนิค ก่อนที่จะนำ EDI ไปใช้ องค์กรจำเป็นต้องซื้ออุปกรณ์และเตรียมพนักงานให้พร้อมในการจัดการระบบใหม่
• EDF ดำเนินการโดยใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีอายุ 1 ปี ใบรับรองจะต้องได้รับการตรวจสอบและอัปเดตทันที นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องควบคุมระยะเวลาที่มีผลบังคับใช้ของใบรับรองคู่สัญญาเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหากับหน่วยงานด้านภาษี

กฎระเบียบทางกฎหมาย

อะไร กฎระเบียบการรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรได้รับการควบคุมหรือไม่ กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียรวมถึงกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 63 "ในลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์" กฎสำหรับการส่งเอกสารไปยัง Federal Tax Service ได้รับการกำหนดตามคำสั่งของกระทรวงการคลังหมายเลข MMV-7-2/168 EDI ระหว่างองค์กรดำเนินการตามคำสั่งหมายเลข 50n ของกระทรวงการคลัง กฎสำหรับการแลกเปลี่ยนเอกสารทางบัญชีหลักในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์กำหนดไว้ในคำสั่งบริการภาษีของรัฐบาลกลางหมายเลข ММВ-7-6/36@ ผู้ปฏิบัติงาน EDF ทั้งหมดในกระบวนการดำเนินกิจกรรมจะต้องได้รับคำแนะนำจากคำสั่งของ Federal Tax Service No. ММВ-7-6/253@

"วีแอลเอสไอ"

การรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร SBIS ช่วยให้ลูกค้ามีข้อดีดังต่อไปนี้:

• คุณสามารถส่งเอกสารไปยังองค์กรใด ๆ ที่ลงทะเบียนในสหพันธรัฐรัสเซีย หากคู่สัญญาไม่ใช่ผู้เข้าร่วมในระบบ SBIS พนักงานของบริษัทจะติดต่อตัวแทนขององค์กรและส่งคำเชิญให้เข้าร่วมในระบบไปยังอีเมลของเขา ทันทีหลังจากการยืนยันคำขอ การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างผู้เข้าร่วมจะดำเนินการโดยไม่มีคนกลาง
• ไม่จำเป็นต้องติดตั้งซอฟต์แวร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ สิ่งที่คุณต้องมีคือเบราว์เซอร์ที่ทันสมัยและการเข้าถึงอินเทอร์เน็ต
• คุณไม่จำเป็นต้องมีโปรแกรมพิเศษในการทำงานกับข้อมูล หากเริ่มแรกจัดทำรายงานในซอฟต์แวร์บุคคลที่สาม เช่น 1C คุณสามารถกำหนดค่าการรวมข้อมูลกับระบบ SLSIS ได้
• ยังไม่ได้กำหนดรูปแบบมาตรฐานของเอกสาร คุณสามารถส่งข้อความ ไฟล์สเปรดชีต รูปภาพ ฯลฯ

เอสเคบี "คอนตูร์"

หนึ่งในนักพัฒนาซอฟต์แวร์รายแรก ๆ ในรัสเซียยังมีส่วนร่วมในการจัดหาอุปกรณ์ด้วยความช่วยเหลือในการดำเนินการรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร Kontur ได้พัฒนาระบบ Diadoc เพื่อใช้แลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คุณสมบัติพิเศษของระบบคือสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ขณะอยู่ต่างประเทศ บริษัทได้พัฒนาอัตราค่าบริการโรมมิ่งเพื่อจุดประสงค์นี้โดยเฉพาะ หากต้องการ คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลผ่าน API ได้

อะไรที่คุณต้องการ?

หากต้องการเชื่อมต่อ EDI องค์กรจำเป็นต้องซื้อ:

• ซอฟต์แวร์ลิขสิทธิ์
• เซิร์ฟเวอร์;
• อัพเดตอุปกรณ์
• พนักงานรถไฟ
• กำหนดค่าและรวม EDMS เพื่อทำงานกับแอปพลิเคชันภายใน

จำเป็นต้องลงทุนดังกล่าวเพื่อเชื่อมโยงการรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรหรือไม่? รวมถึงการให้คำปรึกษาด้านการสนับสนุนทางเทคนิค EDMS และการอัปเดตซอฟต์แวร์เป็นค่าใช้จ่ายถือเป็นขั้นตอนที่สองของการลงทุน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะต้องจ่ายเป็นรายเดือน

บทสรุป

กระแสเอกสารกระดาษถูกแทนที่ด้วยกระแสอิเล็กทรอนิกส์ ไม่เพียงแต่ช่วยลดต้นทุนขององค์กรในการบำรุงรักษากระบวนการเท่านั้น แต่ยังเพิ่มประสิทธิภาพของธุรกิจโดยรวมอีกด้วย เพื่อให้ EDI ทำงานได้สำเร็จ คุณต้องกำหนดเป้าหมายการใช้งานระบบให้ชัดเจนและกำหนดค่าอุปกรณ์อย่างเหมาะสม

บริษัทควรทำอย่างไรหากตัดสินใจเปลี่ยนมาใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อัลกอริธึมของการกระทำคืออะไร จะเริ่มจากตรงไหน?

สิ่งแรกที่ต้องทำคือคิดถึงผลลัพธ์ที่บริษัทต้องการได้รับ ปัจจุบันมีงานสองด้าน นี่คือการไหลของเอกสาร B2G นั่นคือระหว่างองค์กรและหน่วยงานภาครัฐ และ B2B นั่นคือการแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างองค์กร สำหรับ B2G เรากำลังพูดถึงการเชื่อมต่อกับหน่วยงานภาครัฐที่จำเป็นสำหรับองค์กรหนึ่งๆ ขึ้นอยู่กับกิจกรรมเฉพาะของมัน บริษัทของเราทั้งหมดรายงานต่อสำนักงานภาษี

จากนั้นทุกอย่างขึ้นอยู่กับสาขาของกิจกรรม - ตัวอย่างเช่น บริษัท หนึ่งค้าขายผลิตภัณฑ์แอลกอฮอล์ในขณะที่อีกบริษัทหนึ่งส่งผลกระทบในทางใดทางหนึ่งระหว่างการผลิต สิ่งแวดล้อมบริษัทที่สามประกอบธุรกิจบริการประกันภัยการตลาด เอกสารอันทรงคุณค่าและอื่น ๆ เราต้องดูว่าหน่วยงานอื่นต้องการรายงานอะไรบ้าง เมื่อกำหนดรายชื่อแผนกที่เราจะรายงานแล้ว เราจำเป็นต้องดูว่าผู้ดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถเสนอข้อเสนออะไรบ้าง บริษัทจะเลือกสิ่งที่เหมาะสม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสิ่งนี้ แผนภาษี- จากนั้นจะมีการสรุปข้อตกลง จำนวนลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ต้องการจะถูกวาดขึ้น และจำนวนที่จำเป็น ซอฟต์แวร์,มีการจัดสัมมนาสอนการใช้งานซอฟต์แวร์นี้ นั่นคือทั้งหมด - การไหลของเอกสารกับหน่วยงานภาครัฐเกิดขึ้น

- บอกเราเพิ่มเติมเกี่ยวกับ B2B หน่อยได้ไหม?

อย่างที่ผมบอกไปแล้ว นี่คือการแลกเปลี่ยนเอกสารดิจิทัลประเภทที่สอง มันถูกจัดขึ้นระหว่างองค์กรธุรกิจ ทุกอย่างขึ้นอยู่กับองค์กรเฉพาะ บางชนิด สูตรทั่วไปไม่มีจุดเริ่มต้นการส่งเอกสารที่นี่ มีสถานการณ์ที่องค์กรจำเป็นต้องเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กับคู่สัญญาเพื่อความอยู่รอด

ในการเชื่อมต่อกับการบังคับใช้บรรทัดฐานใหม่ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2014 ผู้ใช้ลายเซ็นดิจิทัลทั้งหมดจะต้องติดต่อศูนย์รับรองเพื่อเปลี่ยนใบรับรองหลักโดยไม่มีข้อยกเว้น ในตอนนี้ เอกสารเสมือนทั้งหมดที่ลงนามด้วยใบรับรองที่ถูกต้องจะได้รับการยอมรับว่าเป็นเอกสารที่ได้รับการรับรองโดยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรอง

ตัวอย่างเช่น เครือข่ายค้าปลีกขนาดใหญ่แห่งหนึ่งเพิ่งเริ่มทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์ โดยแลกเปลี่ยนเอกสารดิจิทัลโดยเฉพาะ ดังนั้นเพื่อจัดหาผลิตภัณฑ์ของเขาให้กับเครือข่ายนี้ เกษตรกรจำเป็นต้องเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ข้อดีของอีดีไอ

การเปลี่ยนมาใช้ EDI สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางมีประโยชน์อะไรบ้าง? ดูเหมือนว่าจนถึงขณะนี้ดิจิทัลสามารถก่อให้เกิดประโยชน์ที่แท้จริงแก่องค์กรขนาดใหญ่เท่านั้น

สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง การเปลี่ยนไปใช้การรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่ใช่งานหลักในขณะนี้ แต่คุณสามารถมองมันให้ใกล้ขึ้นและ "รู้สึก" กับมันได้ ความเร็วของการไหลของเอกสาร - นี่จะเป็นข้อได้เปรียบ แต่การใช้ EDI ไม่เพียงแต่เกี่ยวกับความสัมพันธ์กับคู่สัญญาเท่านั้น ซึ่งรวมถึงความสัมพันธ์กับหน่วยงานภาครัฐด้วย และที่นี่ นักธุรกิจจะถูกบังคับให้ย้าย และไม่มีทางเลือกอื่น

จุดสำคัญอีกประการหนึ่งที่ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางควรจำไว้คือการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์บนแพลตฟอร์มการซื้อขายเป็นช่องทางหนึ่งในการขยายธุรกิจ ตั้งแต่ปี 2557-2558 คำสั่งของรัฐบาลร้อยละ 15 จะต้องอยู่ในกลุ่มธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง ขณะนี้งานจริงจังกำลังดำเนินการเพื่อดึงดูดบริษัทเหล่านี้ให้ปฏิบัติตามคำสั่งของรัฐบาล และนี่คือโอกาสที่แท้จริงในการขยายธุรกิจของคุณ ใครจะปฏิเสธที่จะรับสัญญา 100-200,000 รูเบิลพร้อมการรับประกันการชำระเงิน?

บริษัทขนาดเล็กมีประโยชน์อะไรบ้างเมื่อชำระค่าบริการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์? ท้ายที่สุดแล้ว หลายองค์กรไม่เปลี่ยนมาใช้ EDI เนื่องจากกลัวว่าจะมีการเรียกเก็บภาษีสูง

วันนี้ฉันยกตัวอย่างในงานสัมมนา: 995 รูเบิล - บริการครบวงจรสำหรับการจัดการเอกสารกับหน่วยงานภาครัฐ หากคุณคำนวณค่าใช้จ่ายในการเดินทางรอบมอสโกด้วยระบบขนส่งสาธารณะปีละหลายครั้งที่หน่วยงานที่คุณต้องส่งเอกสารและทั้งสองทิศทางจำนวนค่าใช้จ่ายจะใกล้เคียงกับค่าใช้จ่ายที่ฉันประกาศมาก

หากนักบัญชีไม่เป็นมิตรกับคอมพิวเตอร์ เป็นไปได้ไหมที่จะทำผิดพลาด? โดยทั่วไปแล้วการทำงานกับโปรแกรมดังกล่าวยากแค่ไหน?

มีองค์ประกอบของรูปแบบและการควบคุมเชิงตรรกะ หากไม่มีเจตนาร้ายเมื่อสร้างเอกสาร ก็แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะพลาด หากมีบางอย่างเกิดขึ้นโดยตั้งใจหรือผู้ใช้ไม่ตั้งใจ ไม่มีโปรแกรมใดรับประกันได้ว่าบุคคลจะป้อน 1,000,000 แทนที่จะเป็น 1,000

ลายเซ็นดิจิทัล

เหตุใดในความเห็นของคุณ การเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จึงยังไม่แพร่หลาย? อะไรทำให้บริษัทกลัว?

มันน่ากลัวจริงๆเหรอ? มาดูกันว่าใน [Federal Law of 04/06/2011 No. 63-FZ ครั้งที่ 63 “เกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์” ของเรา - ประมาณ ed.] กฎหมายกำหนดแนวคิดของลายเซ็นดิจิทัลสามประเภท นี่เป็นเรื่องง่าย อันที่จริงมันเป็นการผสมผสานระหว่างการเข้าสู่ระบบและรหัสผ่าน ความเข้มแข็งคือลายเซ็นโดยใช้การป้องกันการเข้ารหัส และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์นั้นผ่านการรับรอง ซึ่งเป็นลายเซ็นที่ออกโดยศูนย์รับรองที่ได้รับการรับรอง 90 เปอร์เซ็นต์ของผู้คนในประเทศของเราใช้ข้อมูลเข้าสู่ระบบและรหัสผ่าน ไม่ว่าจะที่ตู้ ATM หรือบนโซเชียลเน็ตเวิร์กหรือในอีเมล นั่นคือเราสามารถพูดได้ว่าเกือบทุกคนใช้ลายเซ็นธรรมดา

ลายเซ็นดิจิทัลจำนวนมากที่ใช้อยู่ในปัจจุบันไม่สะดวกทั้งสำหรับศูนย์ออกใบรับรอง หรือสำหรับระบบข้อมูล หรือสำหรับผู้ใช้ ฉันหวังว่าในช่วงปี 2557-2558 เราจะมีความสม่ำเสมอและจำนวนลายเซ็นจะลดลง

สำหรับลายเซ็นที่ผ่านการรับรองนั้น ยังคงใช้อยู่ในไม่กี่แห่ง แต่มีการใช้เช่นบนพอร์ทัล และยิ่งสามารถให้บริการได้มากเท่าไร ผู้คนมากขึ้นจะใช้ลายเซ็นนี้ การใช้งานถูกจำกัดไม่มากนักด้วยความกลัวของผู้คน เช่นเดียวกับการขาดแคลนทรัพยากรที่สามารถนำมาใช้ได้

มันง่ายยิ่งขึ้นในภาคองค์กร ขณะนี้ประมาณครึ่งหนึ่งขององค์กรใช้ระบบการรายงานทางอิเล็กทรอนิกส์ และทั้งหมดมีการใช้งานด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และบริษัทเหล่านี้จ้างคนกลุ่มเดียวกับที่ดูเหมือนจะกลัวที่จะเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้นความกลัวนี้จึงเป็นเหมือนตำนานมากกว่าความเป็นจริง

- เราควรคาดหวังการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในกฎหมายในด้านการรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือไม่

ท้ายที่สุดแล้ว หลายคนกำลังพูดถึงความไม่สมบูรณ์ของสาขากฎหมายในพื้นที่นี้... ฉันจะไม่เรียกมันว่าความไม่สมบูรณ์ นี่เป็นกระบวนการปกติในการพัฒนากฎหมาย ในความเป็นจริง การใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในรัสเซียนั้นดีถ้ามีเวลาห้าปี โดยธรรมชาติแล้ว เป็นไปไม่ได้เลยที่จะสร้างกรอบการกำกับดูแลที่ชัดเจนในช่วงเวลาดังกล่าว โดยคำนึงถึงการพัฒนาเทคโนโลยี ขณะนี้กระบวนการพัฒนากฎหมายอย่างเป็นระบบกำลังดำเนินการอยู่ จากสิ่งที่คุ้มค่าแก่การรอคอย: นี่เป็นการบังคับใช้ครั้งสุดท้ายของกฎหมายฉบับที่ 63 เกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และการยกเลิกกฎหมายฉบับที่ 1 [กฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 10 มกราคม พ.ศ. 2545 ฉบับที่ 1-FZ "เกี่ยวกับลายเซ็นดิจิทัลแบบอิเล็กทรอนิกส์" บรรทัดฐานนี้ใช้ไม่ได้ตั้งแต่วันที่ 1 กรกฎาคมของปีนี้ - ประมาณ เอ็ด.]. กฎหมายค่อนข้างเพียงพอและมีอำนาจ ไม่มีช่องว่างที่ชัดเจนในนั้น มันค่อนข้างมีโครงสร้าง เราหวังว่าการเปิดตัวนี้จะทำให้ประเภทของลายเซ็นดิจิทัลลดลง ขณะนี้หน่วยงานภาครัฐและระบบข้อมูลหลายแห่งได้เสนอข้อกำหนดของตนเองสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งไม่สอดคล้องกับกฎหมายเสมอไป

การมีอยู่ของลายเซ็นดิจิทัลจำนวนหนึ่งนั้นไม่สะดวกทั้งสำหรับศูนย์ออกใบรับรอง หรือสำหรับระบบข้อมูล หรือสำหรับผู้ใช้ ลองจินตนาการว่าคุณมีลายเซ็นห้าลายเซ็นห้อยอยู่บนพวงกุญแจของคุณ แต่คุณต้องจำไว้ว่าลายเซ็นหนึ่งสำหรับสำนักงานสรรพากร อีกลายเซ็นสำหรับแพลตฟอร์มการซื้อขาย ลายเซ็นที่สามสำหรับ Rosreestr และอื่นๆ ฉันหวังว่าในช่วงปี 2557-2558 เราจะมีความสม่ำเสมอและจำนวนลายเซ็นจะลดลง